Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------

Dƣ Thị Vụ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ
LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội, 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------

Dƣ Thị Vụ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ
LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 60320301

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

PGS.TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội, 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn
này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tôi
xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

HỌC VIÊN

Dư Thị Vụ

năm 2020

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.........................................................................................................1
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................4
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài..................................................................7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................8
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................9
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng ................................................ 10
6. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 11
7. Đóng góp của Đề tài ............................................................................. 12
8. Bố cục của đề tài ................................................................................... 12
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............................................................... 13
1.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 13
1.1.1. Các khái niệm liên quan ....................................................................... 13
1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ....................... 18
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................ 19
1.1.4. Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ............................ 19
1.1.5. Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ......................................... 20
1.2. Cơ sở pháp lý .......................................................................................... 20
1.2.1. Văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ ................ 20
1.2.2. Các loại hình dịch vụ lưu trữ hiện nay ................................................. 23
Nhận xét chung.............................................................................................. 23
- Về ưu điểm .................................................................................................... 24
- Về hạn chế .................................................................................................... 25
- Nguyên nhân ................................................................................................. 30

1


Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 32
2.1. Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn ... 32
2.1.1. Vài nét về chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ .................................... 32
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ ............................. 32
2.2. Tình hình tổ chức của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lƣu trữ .....34
2.2.1. Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ....................................................... 34
2.2.2. Về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc ................................ 36
2.2.3. Về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................. 37
2.2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động dịch vụ hành nghề..... 38
2.2.5. Về chế độ và chính sách đãi ngộ đối với người lao động .................... 39
2.3. Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên
địa bàn thành phố Hà Nội ............................................................................ 40
2.3.1. Cơ quan, đơn vị quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn ......... 40
2.3.2. Ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến
hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 44
2.3.3. Tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện
hành nghề lưu trữ............................................................................................ 44
2.3.4. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ..................................... 47
2.3.5. Báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ................. 49
2.4. Kết quả hoạt động dịch vụ lƣu trữ của các doanh nghiệp ................. 50
2.4.1. Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 50
2.4.2. Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ..................................................... 50
2.4.3. Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ......................................................... 51
2.4.4. Về dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ........................................... 52

2.4.5. Về dịch vụ nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ ....................................................................... 52

2


Nhận xét chung.............................................................................................. 52
- Về ưu điểm .................................................................................................... 52
- Về hạn chế .................................................................................................... 53
- Nguyên nhân ................................................................................................. 54
Chƣơng 3: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................... 58
3.1. Nhóm giải pháp về pháp lý và tổ chức ......................................................... 58
3.1.1. Hoàn thiện hành lang pháp lý về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ... 58
3.1.2. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
ở Trung ương và địa phương .......................................................................... 64
3.2. Nhóm giải pháp về chuyên môn trong tổ chức quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ .................................................................................................. 68
3.2.1. Tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật liên quan đến
hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 68
3.2.2. Kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực
hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 71
3.2.3. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc
quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................................. 73
3.2.4. Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận
đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................................................... 75
3.2.5. Xử phạt nghiêm minh các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực
hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 76
3.2.6. Nâng cao chất lượng báo cáo, tổng kết hoạt động dịch vụ lưu trữ ...... 77

KẾT LUẬN .................................................................................................... 79
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 81
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 86

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hoạt động dịch vụ lưu trữ đã xuất hiện cách đây cũng khá lâu, hoạt
động này gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã
hội chủ nghĩa. Tuy nhiên, cụm từ “Hoạt động dịch vụ lưu trữ” chính thức
được nhắc đến và được dùng nhiều nhất kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc
hội khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011.
Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ
lưu trữ; cấp, cấp lại và thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ
lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu
trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và
sử dụng dịch vụ lưu trữ. Theo quy định tại Điều 11, Thông tư số 09/2014/TTBNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Sở Nội vụ có trách nhiệm sau:
- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ
lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân
tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý;
- Xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu
trữ theo thẩm quyền;
- Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản
lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch
vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.
Tại Khoản 3, Điều 36, Luật Lưu trữ quy định các hoạt động dịch vụ lưu
trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số

hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư
vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế
hiện nay chỉ có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ số hóa tài liệu
lưu trữ đang được quan tâm và phát triển mạnh mẽ. Việc ký kết các hợp đồng

4


chỉnh lý tài liệu cũng như số hóa tài liệu cần có sự quản lý, phối hợp chặt chẽ
của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đặc biệt là Sở Nội vụ các
tỉnh để nhằm nâng cao chất lượng của hồ sơ, tài liệu và thực hiện thống nhất
theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ ngày càng có sự tham gia của
nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (viết tắt là các đơn vị cung cấp
dịch vụ lưu trữ, bao gồm: các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ các
tỉnh; các tổ chức trực thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các Trung tâm
thuộc Liên hiệp các Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam như Trung tâm Chuyển
giao công nghệ về văn thư, lưu trữ…).
Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 36, Luật Lưu trữ:
- Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau
đây: có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh; có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để
thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu
trữ của tổ chức phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện
sau: có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện
hoạt động dịch vụ lưu trữ; có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ thành
phố Hà Nội).

Tuy nhiên, trên địa bàn thành phố Hà Nội còn nhiều tổ chức, cá nhân
chưa thực hiện đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định.
Trong quá trình thực hiện các dịch vụ lưu trữ, đã xuất hiện những mặt hạn
chế, bất cập như: chất lượng dịch vụ lưu trữ chưa cao, chưa đảm bảo các yêu
cầu theo quy định của Luật Lưu trữ về nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu.
Nguyên nhân là do quản lý còn buông lỏng, chưa chặt chẽ của các cơ quan
quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ.

5


Đến nay, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành Nghị định, Thông tư
hướng dẫn về việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, đây là hành lang pháp lý
để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia vào các hoạt động
dịch vụ lưu trữ dùng làm căn cứ để thực hiện một cách có hiệu quả và đảm
bảo chất lượng các sản phẩm về lưu trữ phục vụ tốt nhất nhu cầu của cơ quan
nhà nước và xã hội, cụ thể như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật
Lưu trữ, Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ,
Thông tư Liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28/5/2015
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy
chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sau đăng
ký thành lập. Tuy nhiên, hệ thống văn bản này vẫn còn thiếu và còn nhiều
vướng mắc, bất cập dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Vì
vậy, để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ một cách chặt chẽ, thống nhất và có
hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức,
cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; đồng thời vừa khuyến khích, vừa tạo điều
kiện cho các tổ chức, cá nhân cung cấp các dịch vụ hoạt động đúng hướng và

ngày càng có hiệu quả, trở thành những nhân tố góp phần thúc đẩy quá trình
xã hội hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức quản
lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm luận văn cao
học chuyên ngành lưu trữ học. Luận văn đi sâu vào hai lĩnh vực hoạt động
dịch vụ lưu trữ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ. Vì đây là
hai lĩnh vực phổ biến nhất dành được sự quan tâm của các cơ quan nhà nước,
doanh nghiệp; đồng thời được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức thi
và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

6


2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đặt ra 03 mục tiêu cơ bản cần đạt
được như sau:
Một là, làm rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; đánh giá những ưu điểm,
hạn chế của hoạt động dịch vụ lưu trữ và nguyên nhân của những hạn chế đó;
Hai là, đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ
lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay;
Ba là, đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ
chức quản lý nhà nước đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành
phố Hà Nội.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà Đề tài đặt ra, chúng tôi phải
thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và các quy định của Nhà nước hiện nay về quản
lý dịch vụ lưu trữ và vai trò, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về
lĩnh vực lưu trữ trong việc hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu

trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ;
- Tìm hiểu về thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của
các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn
thành phố Hà Nội. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý quản lý nhà nước
và tìm hiểu kinh nghiệm thực tiễn quản lý hoạt động kinh doanh của một số
ngành, lĩnh vực nhằm quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ trê địa bàn thành
phố Hà Nội được thống nhất, chặt chẽ và hiệu quả.

7


3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là vấn đề tổ chức quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài nghiên cứu về tình hình tổ
chức hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về việc
tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội từ
năm 2011 đến nay và thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của Hà Nội
hiện nay. Trên cơ sở đó, đề xuất hình thức và cách thức tổ chức quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội cho những năm tiếp theo
đạt hiệu quả hơn.
Năm 2011, Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua, là một mốc quan
trọng đánh dấu bước phát triển mới của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ đã
có nhiều chuyển biến tích cực, đặc biệt là công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã
được hầu hết các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư kinh phí để xây dựng và
triển khai thực hiện các đề án về giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích

đống. Chính sự quan tâm này đã khuyến khích hoạt động dịch vụ lưu trữ phát
triển mạnh mẽ.
Vì vậy, đây là khoảng thời gian đủ dài để chúng ta có thể nhìn nhận,
đánh giá về tình hình tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ lưu
trữ cũng như thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ hiện nay.
- Phạm vi nghiên cứu về nội dung, gồm các nội dung chính sau:
Thứ nhất là ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến
hoạt động dịch vụ lưu trữ;
Thứ hai là tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều
kiện hành nghề lưu trữ;

8


Thứ ba là kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ;
Thứ tư là báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hoạt động dịch vụ lưu trữ đã xuất hiện khá lâu, nhưng vấn đề này mới
được đề cập đến trong Luật Lưu trữ năm 2011, tiếp đó là Nghị định số
01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 09/2014/TT-BNV.
Từ trước đến nay, ngành Lưu trữ chưa có nhiều bài viết hoặc đề tài
nghiên cứu về vấn đề này. Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số bài viết liên
quan đến các vấn đề như: xã hội hóa công tác lưu trữ, Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ được đăng tải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như:
Tác giả Trần Hoàng có bài viết “Bàn về khái niệm xã hội hóa công tác lưu trữ
trong Dự thảo Luật Lưu trữ” (số 5/2011) [43:9]; Tác giả Trần Việt Hà có bài
viết “Bàn về một số giải pháp xã hội hóa công tác lưu trữ ở nước ta” (số
7/2011) [44:9]; Tác giả Dương Văn Khảm có bài viết “Chứng chỉ hành nghề

và việc quản lý nhân sự trong lưu trữ” (số 7/2012) [21:9]; bài viết của tác giả
Vũ Thị Thanh Thủy và tác giả Nguyễn Thị Thùy Dung “Một số quy định mới
của Luật Lưu trữ về công tác lưu trữ tại địa phương so với những văn bản
trước đây” được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trong đó có đề
cập đến nội dung mới là hoạt động dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ; bài viết của các nhà khoa học liên quan đến hoạt động lưu trữ như bài
viết về:“Xã hội hóa hoạt động lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm [22:9];
“Một số vấn đề xã hội hóa các dịch vụ công và sự vận dụng trong lĩnh vực
lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Thâm [29:9]; “Nhận thức khoa học về xã
hội hóa công tác lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Hàm và tác giả Cam Anh
Tuấn [30:9]; bài viết, bài tham luận của tác giả Đinh Thế Vinh, Nguyễn Thị
Hà - đại diện phía các doanh nghiệp viết về “Vai trò và một số bất cập của hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật về xã hội hóa hoạt động lưu trữ ở Việt
Nam[25:9]”, “Những đóng góp của doanh nghiệp trong việc xã hội hóa công

9


tác lưu trữ” [31:9] được in trong cuốn tọa đàm xã hội hóa hoạt động lưu trữ
và vai trò của các doanh nghiệp (tháng 4/ 2018) do Hội Văn thư và lưu trữ
Việt Nam phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. Đây là
những bài viết có sự đóng góp rất to lớn cho sự nghiệp lưu trữ, góp phần xây
dựng ngành Lưu trữ ngày càng phát triển.
Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết năm 2015, học viên Lã Thị Mai đã
bảo vệ thành công luận văn với Đề tài: “Nghiên cứu các biện pháp quản lý
hoạt động dịch vụ về lưu trữ ở Việt Nam” [28:10]. Luận văn này là công trình
nghiên cứu có hệ thống các quy định của Nhà nước về quản lý hoạt động dịch
vụ lưu trữ của các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam; phân tích, đánh giá
những khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn và đề xuất các biện pháp quản lý
hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam nhằm giúp cho các cơ quan quản lý nhà

nước về lưu trữ quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam đạt hiệu quả,
chất lượng và có thể áp dụng trong thực tế. Đây là Đề tài mới được bảo vệ và
có một số điểm tương đồng so với Đề tài mà tôi nghiên cứu. Tuy nhiên, vấn
đề nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam
chỉ là một trong các nội dung nằm trong Đề tài mà tôi nghiên cứu.
Có thể nói các Đề tài và các bài viết có liên quan đến quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ là rất ít và nội dung không đi sâu về vấn đề mà tôi nghiên cứu.
Vì vậy, trên cơ sở nội dung của đề tài và các bài viết trên, tôi đã tham khảo và
có kế thừa một số nội dung đã được nghiên cứu trước. Tuy nhiên, nội dung
nghiên cứu trong đề tài của tôi hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất cứ đề
tài nghiên cứu trước đây.
5. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng
Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi sử dụng một số nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về lĩnh vực lưu trữ, hoạt động
dịch vụ lưu trữ và một số ngành, lĩnh vực khác có liên quan đến các hoạt động
dịch vụ;

10


- Văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội
vụ các tỉnh, thành phố;
- Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học có liên quan;
- Các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến xã hội hóa công tác lưu
trữ, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Văn bản quản lý của một số tỉnh, thành phố trực thuộc về quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả vận dụng phương pháp luận của

Lưu trữ học gồm: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn
diện và tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương
hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề
về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta. Ngoài phương pháp luận,
chúng tôi vận dụng một số phương pháp cụ thể sau đây:
- Phương pháp phân tích, đánh giá: đây là phương pháp được tác giả
vận dụng trong suốt quá trình thực hiện Đề tài;
- Phương pháp khảo sát: nắm bắt về tình hình hoạt động của một số
doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Phương pháp trao đổi, phỏng vấn qua điện thoại: để xin ý kiến đóng
góp của những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý tại Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ một số tỉnh. Trong quá trình
làm việc cũng tranh thủ ý kiến của Ban Lãnh đạo và đồng nghiệp tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội;
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: qua tìm hiểu, khảo sát thực tế,
chúng tôi thu thập được thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kê của
Sở Nội vụ trong hồ sơ năng lực, hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ
lưu trữ và báo cáo tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp
để sử dụng trong Luận văn.

11


7. Đóng góp của Đề tài
Kết quả nghiên cứu của Đề tài có thể là tài liệu tham khảo đối với cơ quan
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố Hà Nội để nghiên cứu, ban
hành một số quyết định quản lý nhà nước về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng
dịch vụ lưu trữ; từ đó góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của quản lý nhà nước
đối với hoạt động này trên địa bàn thành phố Hà Nội.
8. Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung được kết cấu thành 3
chương sau đây:
Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ về lưu
trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
Chương 3: Các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội.

12


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1 Cơ sở lý luận
1.1.1. Các khái niệm liên quan
1.1.1.1.. Khái niệm “tổ chức”
Ở góc độ danh từ, khái niệm “tổ chức” được hiểu là một nhóm người
được hình thành và liên kết để thực hiện một công tác nhất định. Ở góc độ là
động từ, khái niệm “tổ chức” là hoạt động của một thực thể như bố trí sắp
xếp nhân lực; công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Khái niệm “quản lý”
Nguyên nghĩa của “quản lý” là “trông coi”, “giữ gìn” theo những yêu
cầu nhất định. Quản lý cũng được hiểu là việc “tổ chức điều khiển các hoạt
động” theo những yêu cầu nhất định. Cũng có thể giải thích: quản lý là những
hoạt động cần thiết phải thực hiện khi những con người kết hợp với nhau
trong các nhóm, tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
Hoạt động quản lý được bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động.
Hoạt động quản lý phải có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh

để phát huy tối đa các nguồn lực trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu. Như
vậy, hoạt động quản lý chỉ xuất hiện khi có tổ chức. Tổ chức là nền tảng của
hoạt động quản lý. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của
các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.
Từ cốt lõi của khái niệm quản lý, các nhà nghiên cứu đã có những giải
thích như sau:
Theo Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục
tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt
động của những người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa
học - Kỹ thuật, 1993) [26:13].

13


Với tác giả Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều
khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người
nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc
gia, Hà Nội 1997) [32:14].
Cùng chung quan điểm trên, Giáo trình “Khoa học quản lý” của tác giả
Đỗ Hoàng Toàn chủ biên cho rằng “ Quản lý là một hoạt động có tổ chức, có
định hướng của chủ thể quản lý nên đối tượng quản lý và khách thể quản lý
nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt
được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường” [24:14].
Giáo trình “Luật hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Hà Nội cũng
cho rằng: “- Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối
với các đối tượng quản lý;
- Quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có
hoạt động chung của con người;
- Mục đích của hoạt động quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động
chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo

thành một hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và phương hướng hoạt
động chung đó theo những phương hướng thống nhất nhằm đạt được mục tiêu
đã định trước” [23:14].
Qua các định nghĩa và giải thích nói trên, có thể khái quát khái niệm
quản lý như sau: Quản lý là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của chủ thể
quản lý lên đối tượng quản lý theo một quy trình với những nguyên tắc,
phương pháp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện kinh tế - xã
hội nhất định.
1.1.1.3. Khái niệm “dịch vụ”
Chữ “Dịch vụ” nói chung trong kinh tế học được hiểu là những hoạt
động và kết quả mà một bên là (người bán) có thể cung cấp cho bên kia
(người mua) và chủ yếu là vô hình, không mang tính sở hữu. Dịch vụ có thể
gắn liền, hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất.

14


Cũng có thể hiểu “Dịch vụ” là một lĩnh vực bao gồm những hoạt động
hết sức rộng lớn, gồm rất nhiều các loại hình hoạt động và nghiệp vụ trao đổi
trong các lĩnh vực ở cấp độ khác nhau.
[Nguồn: Hội Văn thư và Lưu trữ Việt Nam (2018). Tọa đàm, “Xã hội
hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp”]
Ngoài ra, chúng tôi cũng tìm hiểu cách định nghĩa về khái niệm dịch vụ
của một số ngành, lĩnh vực như: dịch vụ giáo dục và đào tạo, dịch vụ y tế,
dịch vụ du lịch, dịch vụ môi trường, cụ thể như:
Khái niệm dịch vụ giáo dục và đào tạo có nghĩa rộng (bao quát chung)
và nghĩa hẹp (các dịch vụ cụ thể). Nghĩa rộng là, coi toàn bộ hoạt động giáo
dục và đào tạo thuộc khu vực dịch vụ (trong tương quan với hai khu vực khác
là công nghiệp và nông nghiệp). Trong Hiệp định chung về Thương mại Dịch
vụ (GATS - General Agreement on Trade in Services) mà Việt Nam đã ký kết

khi tham gia vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) cũng đã xếp giáo dục
và đào tạo vào lĩnh vực dịch vụ.
Nghĩa hẹp của khái niệm dịch vụ giáo dục và đào tạo gắn với các hoạt
động giáo dục, đào tạo cụ thể. Quá trình giáo dục và đào tạo được thực hiện với
sự tham gia của rất nhiều các yếu tố, quá trình khác nhau, có thể là vật chất
(như cơ sở vật chất, trang thiết bị,...), có thể là phi vật chất (như quá trình
truyền thụ tri thức, giảng dạy trực tiếp,...), có thể là chứa đựng cả hai yếu tố vật
chất và phi vật chất (như nội dung chương trình, sách giáo khoa cho giáo dục
và đào tạo,...). Các yếu tố, quá trình giáo dục và đào tạo phi vật thể được gọi
là dịch vụ thuần; các sản phẩm là hàng hóa vật thể gọi là hàng hóa thuần; còn
các sản phẩm chứa đựng cả yếu tố vật chất và yếu tố phi vật chất được gọi
chung là hàng hóa dịch vụ không thuần. Vì vậy, trong giáo dục và đào tạo có
rất nhiều các loại dịch vụ cụ thể phục vụ cho nhà trường, phục vụ cho người
dạy, phục vụ cho người học, phục vụ cho quá trình giáo dục và đào tạo. Hiện
nay, trên thế giới hình thành và phát triển thị trường hàng hóa dịch vụ giáo dục
- đào tạo rất đa dạng: Dịch vụ tư vấn thiết kế và xây dựng cơ sở vật chất giáo

15


dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp trang thiết bị cho nghiên cứu - giảng dạy - học
tập; dịch vụ cung cấp các chương trình giáo dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp
phương pháp giáo dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp các khóa giáo dục - đào tạo;
dịch vụ kiểm tra, đánh giá và kiểm định chất lượng; dịch vụ tư vấn giáo dục đào tạo; tư vấn du học; dịch vụ tư vấn quản trị cơ sở giáo dục - đào tạo; các
dịch vụ hỗ trợ cho nhà trường, cho giáo viên và cho người học,...[40:15-16]
Theo Tổ chức y tế thế giới (WHO): Dịch vụ y tế bao gồm tất cả các dịch
vụ về chẩn đoán, điều trị bệnh tật và các hoạt động chăm sóc, phục hồi sức khoẻ.
Chúng bao gồm các dịch vụ y tế cá nhân và các dịch vụ y tế công cộng.
Theo PGS.TS Lê Chi Mai: Dịch vụ y tế bao gồm dịch vụ về khám chữa
bệnh, tiêm chủng, phòng chống bệnh tật…. Đây được xem như một quyền cơ

bản của con người, vì vậy không thể để cho thị trường chi phối mà đó là trách
nhiệm của nhà nước.
Như vậy, Dịch vụ y tế chính là một loại hàng hóa dịch vụ công đặc thù,
đáp ứng những nhu cầu cơ bản của người dân và cộng đồng bao gồm hai
nhóm dịch vụ thuộc khu vực công mở rộng: Nhóm dịch vụ khám, chữa bệnh
theo yêu cầu (mang tính chất hàng hóa tư nhiều hơn có thể áp dụng cơ chế
cạnh tranh trong thị trường này) và nhóm dịch vụ y tế công cộng như phòng
chống dịch bệnh (mang tính chất hàng hóa công nhiều hơn)…do Nhà nước
hoặc tư nhân đảm nhiệm [41:16].
Dịch vụ du lịch là việc cung cấp các dịch vụ về lữ hành, vận chuyển,
lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, thông tin, hướng dẫn và những dịch vụ khác
nhằm đáp ứng nhu cầu của khách du lịch (Khoản 11, Điều 4, Luật Du lịch
năm 2005).
Dịch vụ môi trường là hoạt động của một doanh nghiệp, một tổ chức
chuyên về lĩnh vực môi trường, xử lý các vấn đề liên quan đến môi trường
như: tư vấn cho khách hàng về Quy định bảo vệ môi trường của nhà nước, tư
vấn các văn bản pháp lý liên quan, lập các báo cáo về môi trường cho các
doanh nghiệp, thiết kế thi công các công trình môi trường [42:16].

16


1.1.1.4. Khái niệm “ tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ”
Khái niệm về hoạt động dịch vụ được hiểu đơn giản hơn, như thỏa
thuận nhận làm những công việc, tạo ra sản phẩm cụ thể mà cơ quan, tổ chức,
cá nhân trong xã hội yêu cầu và được trả công lao động theo hình thức như
một bản cam kết hoặc một hợp đồng. Những nội dung thỏa thuận làm dịch vụ
phải trong phạm vi được pháp luật cho phép.
Hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ không còn là một vấn đề mới mẻ
đối với chúng ta, tuy nhiên khái niệm về dịch vụ lưu trữ vẫn chưa được đề cập

trong bất cứ văn bản pháp luật hay công trình nghiên cứu nào trước đây. Vì
vậy, để đưa ra khái niệm về hoạt động dịch vụ lưu trữ chúng tôi đã tìm hiểu
một số khái niệm có liên quan như sau:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: Hoạt động
lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử
dụng tài liệu lưu trữ;
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Luật Lưu trữ năm 2011: Phạm vi
hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ,
khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh
mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao
công nghệ lưu trữ;
Theo quy định tại Điều 36, khoản 2 và 3 của Luật Lưu trữ năm 2011
quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ như sau:
“2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các
điều kiện sau đây:
a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh”.

17


“3. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa
tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;
b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ
Xuất phát từ những khái niệm ở trên, chúng tôi đưa ra khái niệm định
nghĩa về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ lưu trữ như sau:
Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ là hoạt động (hoặc quá

trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới các doanh
nghiệp kinh doanh liên quan đến lĩnh vực lưu trữ như: bảo quản, chỉnh lý, tu
bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc
danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển
giao công nghệ lưu trữ để thực hiện những mục tiêu chung và đáp ứng nhu
cầu của xã hội.
1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những văn bản,
giấy tờ và những văn bản, giấy tờ có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Đây là những văn bản gốc, văn bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và văn bản đó có giá trị pháp lý rất cao.
Mặc dù công tác lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài
lịch sử của dân tộc, sự hình thành của các cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay,
trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài
năm trở lại đây và đó chỉ là công việc “nhỏ nhặt”, sự vụ, giấy tờ của những
người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm về công tác này. Đây
là những suy nghĩ cần phải được nhìn nhận lại. Chính vì những suy nghĩ như
vậy mà hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đang chất đống, bó gói, bỏ trong cặp ba dây, bao
tải... Chính vì lẽ đó, nhu cầu cấp thiết đặt ra là phải chỉnh lý dứt điểm, hoàn

18


chỉnh khối tài liệu đang tồn đọng, tích đống để bảo quản khoa học, thuận lợi
cho việc tra cứu, cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo,
điều hành của cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng nhu cầu trên của xã hội, của các cơ quan, tổ chức, rất nhiều

doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ đã được thành lập, nhằm cung
cấp những dịch vụ tốt nhất về lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, để
thực hiện các dịch vụ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải có đủ điều
kiện được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 (Điều 36). Chính vì vậy,
vấn đề đặt ra đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ làm thế nào để
quản lý thật tốt và hiệu quả các hoạt động dịch vụ lưu trữ của các doanh
nghiệp đi vào nề nếp, tuân thủ theo quy định của nhà nước, mang lại chất
lượng tốt nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cơ quan, tổ chức, phát
huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm 04 nguyên
tắc cơ bản sau:
- Đảm bảo thực hiện nguyên tắc bình đẳng, tuân thủ các quy định của
pháp luật;
- Đảm bảo đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo các quy định của
pháp luật như: đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, có Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ, có cơ sở vật chất và nguồn nhân lực phù hợp;
- Đảm bảo về chất lượng các dịch vụ lưu trữ;
- Đảm bảo về đạo đức nghề nghiệp khi tham gia vào các hoạt động dịch
vụ lưu trữ.
1.1.4. Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
Nội dung của tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm các
vấn đề cơ bản sau:
- Một là, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động dịch
vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch

19


vụ lưu trữ và các tổ chức, cá nhân cung cấp các dịch vụ lưu trữ nhằm mục

đích thực hiện các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ đạt hiệu quả;
đó là tổ chức hội nghị quán triệt các văn bản quy định của nhà nước về quản
lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và cung cấp dịch vụ lưu trữ; hội thảo với các
doanh nghiệp tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ với các chuyên đề nâng cao
chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ;
Hai là, tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận về hành
nghề lưu trữ theo quy định;
Ba là, kiểm tra thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ;
Bốn là, tiếp nhận thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ của doanh nghiệp;
Năm là, báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ.
1.1.5. Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà
Nội, gồm:
- Xây dựng văn bản hướng dẫn về quản ly hoạt động dịch vụ lưu trữ và
sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Tổ chức Hội nghị triển khai các văn bản của Trung ương, UBND
Thành phố, Sở Nội vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức
sử dụng dịch vụ lưu trữ và các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;
- Xây dựng Kế hoạch tổ chức kiểm tra, thanh tra hoạt động dịch vụ lưu
trữ tại các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ.
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1. Văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ
Trên cơ sở các quy định của Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐCP, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu Bộ Nội vụ ban hành một số
văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ như: Thông tư số
09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý

20

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; Văn bản số
1084/BNV-VTLTNN ngày 12/3/2015 của Bộ Nội vụ về thực hiện Thông tư số
09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; Quyết định số
744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành
chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ, trong đó có thủ tục cấp,
cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
UBND Thành phố ban hành Quyết định số 3756/QĐ-UBND ngày
25/7/2018 của UBND thành phố về việc công bố Danh mục thủ tục hành
chính lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ
thành phố Hà Nội; Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1748/SNV-CCVTLT về
quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
Mặc dù hiện nay, hệ thống các văn bản quản lý hướng dẫn về hoạt động
dịch vụ lưu trữ tương đối đầy đủ và được các cơ quan, tổ chức nghiêm túc
thực hiện. Tuy nhiên, tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động
dịch vụ lưu trữ giao cho Sở Nội vụ (trực tiếp thực hiện là Chi cục Văn thư Lưu trữ) quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ nhưng trong quá trình triển khai
thực hiện gặp một số khó khăn, bất cập như:
Việc đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ đã được Sở Nội vụ
ban hành văn bản hướng dẫn và yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức đến đăng
ký thông tin hoạt động dịch vụ và định kỳ báo cáo tình hình hoạt động dịch vụ
lưu trữ, tuy nhiên một số doanh nghiệp chưa chấp và hành nghiêm túc thực
hiện mặc dù Sở Nội vụ thường xuyên đôn đốc và nhắc nhở nhưng một số
doanh nghiệp chưa chủ động phối hợp để thực hiện;
Hoạt động thanh tra, kiểm tra chưa có quy định chế tài xử phạt do đó
khi Sở Nội vụ kiểm tra khó có thể đưa ra hình thức xử lý, răn đe để doanh

21

nghiệp thực hiện các hợp đồng tiếp theo đạt chất lượng tốt hơn và tuân thủ
đúng với các quy định, hướng dẫn của Trung ương và Thành phố.
Hiện nay, một số cơ quan, tổ chức đã ban hành một số văn bản hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ hàng năm;
Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…nhằm phục vụ cho hoạt
động chuyên môn cũng như việc lập hồ sơ công việc và chỉnh lý tài liệu lưu
trữ đảm bảo theo quy định của pháp luật và quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ
của cơ quan, ví dụ như Sở Y tế, Sở Văn hóa và Thể thao, UBND quận Ba
Đình, UBND huyện Thanh Oai…
Về dịch vụ số hóa đã ban hành Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày
23/6/2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ, Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 11/5/2012 của
Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt
động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước,
Quyết định số 2378/QĐ-BTTTT ngày 30/12/2016 của Bộ Thông tin và
Truyền thông công bố định mức chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ngân sách nhà nước. Một số cơ quan,
tổ chức đã thực hiện số hóa hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho công tác tra cứu và
sử dụng hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng, nâng cao chất lượng hiệu quả trong
thực thi nhiệm vụ như: Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hà Nội, Sở Tài nguyên và
Môi trường, Sở Quy hoạch kiến trúc, Phòng Người có công thuộc Sở Lao
động Thương binh và xã hội…
Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ: đã ban hành Thông tư hướng dẫn
xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng (Thông tư số 09/2007/TT-BNV); Quy
trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và Quy trình Vệ sinh tài liệu lưu trữ (Quyết
định số 262/QĐ-VTLTNN); Quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình số
hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng (Quyết định
số 176/QĐ-VTLTNN.

22