Ôn tập môn hệ thống thông tin kế toán

1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN HT TTKT HỌC PHẦN 3

• Đối tượng sinh viên: sinh viên hệ chính quy
• Nội dung chính: hệ thống hóa kiến thức quan trọng trong học phần HT TTKT phần
3 (Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán)
• Ghi chú: tài liệu này chỉ có tính chất tham khảo
PHẦN 1: LÝ THUYẾT
Để hiểu và làm được bài tập, sinh viên cần nắm vững phần lý thuyết từ đó vận dụng vào
từng tình huống cụ thể. SV cần học các phần sau:
• SV cần nắm vững tất cả nội dung môn học (trong sách và slide giảng viên cung
cấp)
• Tìm hiểu các quy định theo Luật hiện hành về Kế toán, phần mềm kế toán, chứng
từ điện tử, ….
• Tìm hiểu thực trạng ứng dụng Phần mềm kế toán trong công tác kế toán tại Việt
Nam, …
GHI CHÚ: Đề thi HT TTKT HP3 khóa K33 Chính quy, KHÔNG có phần trắc nhiệm, chỉ
thi tự luận.
PHẦN 2: TỰ LUẬN
Phần này được ra dưới dạng bài tập tình huống.
Đề bài
Cho một doanh nghiệp giả định và yêu cầu thực hiện các nội dung để tổ chức công tác kế
toán trong điều kiện tin học hóa công tác kề toán.
Hướng giải quyết
BƯỚC 1: Phân tích kỹ đặc điểm của doanh nghiệp được đưa ra, cụ thể:
• Xác định loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mặt hàng kinh doanh,
…
2

• Xác định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp; phân chia trách nhiệm giữa các bộ

phận
• Tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, phân chia trách nhiệm trong bộ máy kế
toán (nếu doanh nghiệp có sẵn bộ máy kế toán và cần tái tổ chức công tác kế toán
để đưa Phần mềm kế toán vào sử dụng)
• Đối với chu trình doanh thu: cần xác định các chính sách của công ty về bán hàng
như:
- Khách hàng được chia thành bao nhiêu nhóm (Xác định nhóm khách hàng thông
qua xem xét chính sách bán hàng, thông thường mỗi nhóm khách hàng khác nhau
có chính sách bán hàng khác nhau như: bán buôn, bán qua đại lý, …)
- Khu vực hay phạm vi bán hàng (thị trường bán hàng của doanh nghiệp được chia
thành những khu vực nào? Trong mỗi khu vực có chia thành từng vùng nhỏ hơn?
…)
- Chính sách bán hàng và chính sách về hạn mức tín dụng đối với từng Khách hàng
hay từng nhóm khách hàng (bán chịu hay bán thu tiền ngay? Thời hạn nợ là bao
lâu? Giới hạn tín dụng như thế nào? Có chính sách về chiết khấu thanh toán
không? Lãi phạt đối với nợ quá hạn?, …)
- Phương thức giao nhận hàng đối với khách hàng (nhận tại kho công ty hay vận
chuyển đến cho khách hàng? Nếu công ty vận chuyển đến địa điểm khách hàng
yêu cầu thì chi phí vận chuyển bên nào chịu? Doanh nghiệp có thuê đơn vị ngoài
vận chuyển không?...)
- Có chính sách cho khách hàng dùng thử hàng? (thời hạn dùng thử? ), khách hàng
được đổi hay trả hàng không? (thủ tục để đổi, trả hàng?)
- Có chính sách giảm giá hàng mua hay chiết khấu thương mại hay không? (thủ tục
như thế nào?)
- Thời điểm lập Hóa đơn, giao khách hàng và ghi sổ kế toán
- Phương thức thanh toán của khách hàng (tiền mặt – khách hàng đến công ty trả
tiền hay công ty đến địa điểm khách hàng nhận tiền; chuyển khoản; séc; …) và thủ
tục đối với từng phương thức thanh toán.
3

- Chính sách về bảo hành sản phẩm hay sửa chữa sản phẩm sau khi bán (thời hạn
bảo hành?, quy định về bảo hành?, thủ tục tiến hành bảo hành? Chi phí bảo hành?
Đối với các phụ kiện khách hàng mua thêm hay sữa chữa thì hạch toán như thế
nào?…)
- Các quy định khác về bán hàng
- Ngoài ra nếu loại hình kinh doanh là dịch vụ (nhà hàng, khách sản, tổ chức tour
du lịch, …) hay mang tính chất đặc thù riêng như: doanh nghiệp xây lắp, doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, … SV cần tìm hiểu thêm về các đặc
điểm đặc thù của từng ngành nghề này (nên tìm hiểu sách kế toán về các ngành
này)
• Đối với chu trình chi phí: cần xác định chính sách của công ty về mua hàng như:
- Nhà cung cấp được chia thành bao nhiêu nhóm (theo chính sách mua hàng – trả
tiền ngay hay mua chịu?; theo khu vực địa lý – trong nước, ngoài nước?, …)
- Chính sách mua hàng và chính sách về hạn mức tín dụng của Nhà cung cấp hay
từng nhóm nhà cung cấp đối với doanh nghiệp (mua chịu hay mua trả tiền ngay?
Thời hạn nợ là bao lâu? Giới hạn tín dụng như thế nào? Có chính sách về chiết
khấu thanh toán không? Lãi phạt đối với nợ quá hạn?, …)
- Phương thức giao nhận hàng đối của nhà cung cấp (nhận tại kho công ty hay công
ty đến nhận hàng tại kho NCC? Chi phí vận chuyển do bên nào chịu? …)
- Doanh nghiệp có được đổi hay trả hàng không? (thủ tục để đổi, trả hàng?)
- Có chính sách giảm giá hàng mua hay chiết khấu thương mại hay không? (thủ tục
như thế nào?)
- Thời điểm nhận hàng, nhận Hóa đơn, ghi sổ kế toán
- Phương thức thanh toán đối với nhà cung cấp (tiền mặt – NCC đến công ty thu
tiền hay công ty đến địa điểm NCC thu tiền; chuyển khoản; séc; L/C…) và thủ tục
đối với từng phương thức thanh toán.
- Chính sách về bảo hành sản phẩm hay sửa chữa sản phẩm sau khi mua (thời hạn
bảo hành?, quy định về bảo hành?, thủ tục tiến hành bảo hành? Chi phí bảo hành?
Đối với các phụ kiện mua thêm hay sữa chữa thì bên nào chịu, hạch toán như thế
nào?…)

4

- Các quy định khác về mua hàng
- Ngoài ra, nếu sản phẩm mua là dịch vụ hay các sản phẩm mang tính riêng biệt
như phần mềm kế toán, công nghệ sản xuất, … SV cần tìm hiểu các điểm riêng
biệt đối với loại sản phẩm này.
Thông thường tình huống chỉ đưa ra về một trong hai chu trình trên (doanh thu hoặc chi
phí) nhưng cũng có thể đưa thêm các chu trình khác. SV cũng c ần nắm bắt quy trình cơ
bản của các chu trình khác như chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài
chính, …

BƯỚC 2: Xác định yêu cầu của đề bài và tìm hướng giải quyết
a/ Nếu đề bài yêu cầu: Xác định các yêu cầu thông tin kế toán cần cung cấp để đáp ứng
nhu cầu ghi nhận và cung cấp thông tin doanh nghiệp yêu cầu
Hướng giải quyết:

• Đọc lại đề xem nếu có nội dung đề cập đến “yêu cầu quản lý” của doanh nghiệp
hay ban giám đốc (bộ phận khác) thì khi làm phần này SV cần bám sát vào yêu
cầu.
• Nếu đề bài không đề cập đến nội dung “yêu cầu quản lý”, SV phải tự suy luận
căn cứ vào các đặc điểm được phân tích ở Bước 1 để đưa ra các thông tin kế toán
mà SV cho rằng cần thiết đối với loại hình doanh nghiệp đó, hay trong điều kiện
cụ thể của doanh nghiệp đó.
Mẫu biểu bài làm cần được trình bày theo mẫu sau (nếu đề bài đưa ra sẵn mẫu hay yêu
cầu các nội dung chính cần trình bày thì làm theo yêu cầu đề)
STT
(1)
Người sử
dụng thông
tin (2)

Mục tiêu
(3)
Nội dung
thông tin
(4)
Bộ phận
cung
cấp (5)
Phạm vi sử dụng
Bên trong
DN (6)
Bên
ngoài DN
(7)


5



(2) Người sử dụng thông tin: mỗi thành viên trong Ban giám đốc là một đối tượng sử
dụng thông tin hay cả Ban giám đốc là một đối tượng sử dụng thông tin; căn cứ vào cơ
cấu tổ chức xác định các bộ phận khác trong doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán;
xem xét chính bộ phận kế toán có cần cung cấp thông tin kế toán nào cho chính nó; các
đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiêp như cơ quan thuế, nhà đầu tư, chủ
nợ, …(thường ít đề cập tới, nếu đề bài không yêu cầu, SV không cần trình bày phần này)
(4) Nội dung thông tin & (3) mục tiêu: sau khi xác định đối tượng sử dụng thông tin cần
xác định nội dung thông tin cần cung cấp (phần này không dùng từ “báo cáo” ví dụ như
Báo cáo nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ là không đúng; chỉ trình bày thông tin cung
cấp như: nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ vì một báo cáo có thể trình bày nhiều nội

dung thông tin khác nhau). Tương ứng với mỗi thông tin được cung cấp là một hay nhiều
mục tiêu sử dụng thông tin (tức sử dụng thông tin đó để làm gì? Ra quyết định nào?)
(5) Bộ phận cung cấp: Luôn luôn là bộ phận kế toán (nếu biết chính xác do phần hành kế
toán nào cung cấp thì trình bày cụ thể - chỉ trình bày chính xác tên phần hành kế toán
cung cấp thông tin đó nếu như đề bài đề cập đến phần hành kế toán đó)
GHI CHÚ: thông tin được trình bày từ tổng hợp đến chi tiết cho mỗi đối tượng sử dụng
thông tin

b/ Nếu đề bài yêu cầu: Xây dựng danh mục đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi
tiết cho chu trình … (doanh thu/ chi phí/ khác), mã hóa đối tượng quản lý chi tiết
• Căn cứ vào các phân tích ở bước một và chu trình cần xây dựng đối tượng kế toán,
đối tượng quản lý chi tiết để xác định.
• Có thể dựa vào các đối tượng kế toán theo Luật kế toán quy định để áp dụng vào
doanh nghiệp (nên nhớ: đối tượng kế toán không phải là tài khoản kế toán)
• Tương ứng với mỗi đối tượng kế toán sẽ có một, nhiều hay không cần có đối
tượng quản lý chi tiết (căn cứ vào phân tích ở bước 1 và yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp)
• Xem lại các nguyên tắc xây dựng mã cho các đối tượng quản lý chi tiết.