CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
1.1.1 Tổ chức
Tổ chức có rất nhiều cách hiểu với những định nghĩa và các đặc điểm khác nhau.
“ Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau cùng làm việc
hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ
cấu nhất định ”
1

Theo định nghĩa này tổ chức có những đặc điểm:
+ Nhấn mạnh tổ chức do con người tập hợp lại, có tầm quan trọng hơn máy móc,
thiết bị.
+ Con người trong tổ chức cần làm việc cùng hướng tới mục tiêu chung và tạo được
hiệu quả cho tổ chức.
+ Mối quan hệ làm việc của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu
nhất định.
Định nghĩa trên nhấn mạnh về yếu tố con người, tầm quan trọng của con người
trong tổ chức thì định nghĩa sau lại nhấn mạnh sự phối hợp giữa các nỗ lực trong tổ
chức là nền tảng tạo nên tổ chức.
“ Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt
động với nhau nhằm đạt được các mục tiêu chung ”
2
Theo định nghĩa này, tổ chức có đặc điểm sau:
+ Mọi người trong tổ chức đều làm việc hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
+ Phối hợp nỗ lực làm việc là nền tảng tạo nên tổ chức.
+ Ngoài nguồn lực con người tổ chức cần có các nguồn lực khác như: nguồn lực
tài chính, công nghệ,… để đảm bảo hoạt động của tổ chức.
Để kết hợp các nỗ lực làm việc của con người trong tổ chức, để sử dụng một
cách có hiệu quả các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần có hệ thống
quản lý và điều hành hợp lý. Hệ thống đó cần được thiết kế phù hợp với tổ chức với

những con người đáp ứng được yêu cầu, đề ra được những mục tiêu chung cho tổ chức
và phối hợp nỗ lực của các thành viên trong tổ chức một cách hiệu quả và hợp lý.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cũng được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau.
1 Ducan, Giáo trình Hành vi tổ chức, tr.207, NXB Thống kê, 2003
2 Giáo trình Hành vi tổ chức, tr.208, NXB Thống kê, 2003
“ Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực
nhằm duy trì sự hoạt động của các tổ chức ”
3
“ Cơ cấu tổ chức xác định các công việc, được chính thức phân công, tập hợp và
phối hợp như thế nào ”
4
Tóm lại, mục đích của cơ cấu tổ chức là chuyên môn hóa công việc, phân công hiệp
tác giữa các thành viên trong tổ chức để đạt mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức được thể
hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, cho biết
các cấp quản lý trong tổ chức, các mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin trong tổ
chức. Tùy theo điều kiện tình hình của từng tổ chức, cơ cấu tổ chức được chia thành
nhiều tầng, nhiều lớp khác nhau. Thông thường, tổ chức có thể cắt dọc, cắt ngang, cắt
chéo tạo thành các loại cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng thường được chia thành: cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất. Để đánh giá hiệu quả hay tính hợp
lý của cơ cấu tổ chức rất phức tạp phải dựa vào những yếu tố khách quan, yếu tố chủ
quan, yếu tố tổng hợp. Trong quá trình phát triển của nền kinh tế hiện nay các hoạt
động của tổ chức ngày càng đa dạng, biến đổi vì thế cơ cấu tổ chức ngày càng biến đổi
và đa dạng theo.
1.1.3 Bộ máy quản lý
Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức điều hành, giám sát, kiểm tra các
nguồn lực và các hoạt động của tổ chức, nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức, đạt hiệu
quả cao trong môi trường biến động liên tục.
Bộ máy quản lý của tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của
tổ chức (nhà xưởng, máy móc, công nghệ, thiết bị…) liên kết với nhau theo một số

nguyên tắc và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn
bộ hệ thống nhằm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy quản lý là đầu não của doanh
nghiệp nên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được xây dựng tốt thì doanh nghiệp hoạt động được
hiệu quả nếu không sẽ dẫn dễ đến sự trì trệ, phá sản.
Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng.
+ Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý tác
động vào đối tượng quản lý.
+ Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định, phân công rõ ràng
cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức.
3 Grifin và Moorhead, Giáo trình Hành vi tổ chức, tr.208, NXB Thống kê, 2003
4 Robbin, Giáo trình Hành vi tổ chức, tr.208, NXB Thống kê, 2003
Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm
việc của bộ máy tổ chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu
quả hoặc sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý
của bộ máy quản lý, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các hoạt động quản lý trong tổ
chức và những người thực hiện các hoạt động đó, định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, chức
năng của từng bộ phận, cá nhân, các mối quan hệ phân công, phối hợp giữa các bộ phận
này trong khi tiến hành các công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt
động và đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Mục tiêu của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp tạo nên môi trường
làm việc thuận lợi cho mỗi bộ phận phòng ban, từng cá nhân phát huy được năng lực,
tiềm năng đóng góp cao nhất vào sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân, của từng phòng ban từ đó
mỗi cá nhân, đơn vị phòng ban biết được vị trí, vai trò của mình trong tổ chức, những
việc họ phải làm để phục vụ tổ chức.
+ Xác định quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân, của từng đơn vị phòng

ban để họ biết mình có những quyền gì, trách nhiệm họ phải hoàn thành.
+ Quy định các mối quan hệ chính thức giữa các thành viên và nguồn lực trong bộ
máy quản lý tổ chức để đạt mục tiêu. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý giúp người quản
lý biết sử dụng các nguồn lực như thế nào, kết hợp chúng để hoàn thành công việc với
hiệu quả cao.
+ Phân chia các nguồn lực trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp ra thành những
bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, trách nhiệm để đạt được mục tiêu
chung của tổ chức.
1.1.5 Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp chính là trung tâm đầu não của doanh nghiệp, là nơi
chỉ đạo và điều hành, gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục
tiêu chung của tổ chức. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển trên thị
trường cần có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả. Bộ máy quản lý sẽ quyết định cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của tổ
chức sẽ thúc đẩy tổ chức phát triển, sử dụng tốt nhất các nguồn lực, đặc biệt là nguồn
lực con người. Sự phân công, hiệp tác lao động khoa học giúp người lao động hiểu
chức năng, nhiệm vụ của mình, chủ động hiệp tác với những người lao động khác cùng
hướng tới mục tiêu chung của tổ chức tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Qua
đó các nhà quản lý nắm bắt được khả năng, tiềm năng của nhân viên để sử dụng, kết
hợp họ sao cho phù hợp, tạo hiệu quả cao.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tinh giản, gọn nhẹ, hợp lý sẽ giảm bớt chi phí quản
lý, giúp hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế vận
động thay đổi liên tục thì các doanh nghiệp cũng tìm cách hoàn thiện bộ máy quản lý,
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của mình sao cho thích ứng để phát triển, đứng vững
trên thị trường.
1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh
nghiệp
Để có thể đánh giá một cách chính xác và toàn diện về cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý trong doanh nghiệp, chúng ta cần tính đến những nhân tố bên trong và nhân tố bên

ngoài ảnh hưởng tới xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh
nghiệp.
 Nhân tố bên trong
+ Chiến lược kinh doanh: Cơ cấu tổ chức được hình thành để có thể đảm bảo cho quá
trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện cách thức phân bổ quyền lực do đó nó phải phù
hợp và đáp ứng với yêu cầu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.Chiến lược kinh
doanh đề ra mục tiêu, cách thức hiện bộ máy quản lý chính là người thực hiện đạt đến
đích cảu chiến lược để ra. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi đáp ứng sự
thay đổi thị trường nên đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý nhanh nhạy nắm bắt được nhu cầu thị trường tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh
nghiệp.
+ Quy mô doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý càng phức tạp với nhiều cấp quản trị, có xu hướng chuyên môn
hóa, bộ phận hóa cao hơn các doanh nghiệp nhỏ. Thông thường khi quy mô doanh
nghiệp mở rộng thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng gia tăng nhưng không theo
cùng tỉ lệ như mở rộng quy mô. Quy mô doanh nghiệp còn tác động đến sự lựa chọn
mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường lựa chọn
mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản như mô hình trực tuyến, trực tuyến- chức năng, còn
các doanh nghiệp lớn đa phần lựa chọn mô hình trực tuyến- tham mưu, mô hình ma
trận.
+ Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp luôn có những đặc thù
của mình về vốn, công nghệ kỹ thuật, quy trình công nghệ. Do đó việc khai thác, sử
dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu đã định là khác nhau. Bên cạnh đó nhiệm vụ kinh
doanh của các doanh nghiệp qua các thời kỳ cũng khác nhau, do đó việc xây dựng một
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý linh hoạt, gọn nhẹ, ít đầu mối nhưng vẫn đảm bảo hiệu
quả là một yêu cầu bức thiết với mọi tổ chức.
+ Công nghệ kinh doanh: Công nghệ kinh doanh là sự kết hợp của các nguồn lực, kiến
thức, kỹ thuật, sản xuất để tạo sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp. Do đó công nghệ
kinh doanh của doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý. Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao, tự động hóa, chuyên môn
hóa cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ có xu hướng tinh giảm, cán bộ quản lý có
trình độ chuyên môn cao. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh
nghiệp có xu hướng tập trung vào chức năng marketing, tiêu thụ sản phẩm.
+ Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị: Nguyên tắc hiệu quả trong quản trị
là cách sử dụng các quản trị viên có năng lực vào những vị trí thích hợp. Với đội ngũ
quản trị viên có trình độ kinh nghiệm hợp lý với yêu cầu công việc thì doanh nghiệp chỉ
cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn đảm bảo chất lượng công việc cao hơn so với
sử dụng số lượng viên lớn hơn những trình độ, kinh nghiệm lại không đáp ứng được.
Mặt khác số lượng nhân viên ít hơn sẽ làm bộ máy quản lý trong doanh nghiệp nhỏ gọn,
tăng hiệu quả, chất lượng công việc.
Cùng với yếu tố trình độ quản trị viên, việc trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ
công tác quản lý là rất quan trọng. Xu hướng hiện nay các công tác quản lý được công
nghệ hóa nhằm làm giảm thời gian, công sức cho công tác quản trị nhưng vẫn đạt hiệu
quả cao.
 Nhân tố bên ngoài
+ Nhân tố vĩ mô: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp luôn chịu ảnh
hưởng chặt chẽ của các nhân tố vĩ mô như: chính sách, pháp luật, kinh tế, chính trị, xã
hội…Các chính sách ra đời nhằm quy định, hướng dẫn các doanh nghiệp hoạt động
theo đúng cơ chế, đảm bảo sự công bằng, hiệu quả giữa các loại hình doanh nghiệp.
Đặc biệt với các doanh nghiệp Nhà nước các chính sách này được quy định chặt chẽ
hơn.
Môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi nên để thích ứng các doanh
nghiệp thường xuyên thay đổi, đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng nhanh
chóng biến đổi sao cho phù hợp. Tính ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất
lớn đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Phần lớn các doanh
nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ chức theo kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế
kế hoạch hóa tập trung, bao cấp. Khi chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh
doanh không ổn định, các doanh nghiệp phải lập chiến lược kinh doanh để tồn tại, đứng
vững trên thị trường thì đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải linh hoạt, thích ứng với môi trường

kinh doanh.
+ Nhân tố vi mô: Các nhân tố như đối thủ cạnh tranh, khách hàng, các đối thủ chuẩn bị
gia nhập thị trường, đối tác… có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp luôn phải trả lời câu hỏi: Lựa chọn mô
hình nào tạo lợi thế cạnh tranh với đối thủ, tạo được hiệu quả cao, giá thành, chi phí
thấp?... Để có thể lựa chọn được một mô hình phù hợp, hoạt động hiệu quả là một điều
khó khăn nhưng để phát triển trên thị trường thì đó là câu hỏi các doanh nghiệp luôn
luôn phải đi tìm lời giải. Trên thực tế không có mô hình nào là hoàn toàn đúng, hợp lý
với doanh nghiệp trong tất cả các thời kỳ, giai đoạn đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng
hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp.
Để xây dựng và đánh giá tính phù hợp, hiệu quả của cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý trong doanh nghiệp cần xác định rõ ảnh hưởng của từng yếu tố khách quan, chủ quan
sao cho chính xác.
1.3 Yêu cầu cơ bản khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong
doanh nghiệp
1.3.1 Các yếu tố cần thiết để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
 Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa hay phân công lao động là sự phân chia các công việc của tổ chức
thành những bước công việc và những nhiệm vụ khác nhau, được thực hiện bởi những
người lao động khác nhau trong tổ chức.
Bản chất của chuyên môn hóa công việc là mỗi cá nhân chỉ chuyên về một phần,
một bước công việc trong toàn bộ công việc của cả nhóm. Chuyên môn hóa công việc
tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ tay nghề khi thực hiện chuyên sâu
một công việc, từ đó nâng cao hiệu quả, nâng cao năng suất lao động của người lao
động. Xu hướng hiện nay là tăng cường độ làm việc trí óc, giảm cường độ làm việc
chân tay càng làm tăng áp lực cho người lao động. Chuyên môn hóa quá cao, phân công
lao động hẹp trong thời gian ngắn sẽ tạo sự nhàm chán, căng thẳng vượt qua các giới
hạn tâm lý của người lao động sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng
công việc. Để hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực của chuyên môn hóa công việc đến
người lao động có thể áp dụng việc luân chuyển công tác cho người lao động, thêm bớt

các nội dung làm mới công việc, giảm cường độ lao động, tăng thời gian nghỉ ngơi.
 Bộ phận hóa