GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP THOÁT NƯỚC SỐ 2 HÀ NỘI

GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP THOÁT NƯỚC SỐ 2 HÀ NỘI
3.1 Phương hướng, mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí Nghiệp
Thoát nước số 2 Hà nội trong thời gian tới
 Thách thức trong giai đoạn 2010- 2015
+ Hà nội sau mở rộng sẽ phát triển mạnh mẽ, quá trình đô thị hóa sẽ diễn ra nhanh
hơn, mạnh hơn. Yêu cầu về chất lượng phục vụ thoát nước cũng như giải quyết ô nhiễm
do nước thải gây ra đòi hỏi cao hơn.
+ Thời tiết diễn biến phức tạp khó lường do ảnh hưởng của biến đổi khí hậu toàn
cầu.
+ Dự án thoát nước giai đoạn 2 được triển khai, nhiều công trình sẽ hoàn thành góp
phần tích cực vào chống úng ngập và cải thiện môi trường nhưng những hạng mục công
trình thiết bị thuộc dự án giai đoạn 1 sau thời gian vận hành sẽ xuống cấp, dễ hư hỏng.
 Mục tiêu trong giai đoạn 2010- 2015
+ Không để úng ngập xảy ra với trận mưa có cường độ 310mm/ 2 ngày trên địa bàn
XN được cải tạo theo dự án thoát nước.
+ Mở rộng địa bàn phục vụ thoát nước theo quy mô phát triển của thành phố. Phối
hợp các đơn vị liên quan để tiếp nhận, vận hành các công trình thuộc dự án thoát nước
giai đoạn 2, các công trình bàn giao các dự án khác.
+ Sử dụng có hiệu quả kinh phí đặt hàng của thành phố, sử dụng tối đa công suất
thiết bị cơ giới. Tập trung đẩy mạnh dịch vụ tăng doanh thu (phần ngoài đặt hàng của
thành phố mỗi năm tăng 10%).
+ Từng bước thực hiện xử lý nước thải, nhất là các hồ được giao quản lý, đảm bảo
vệ sinh môi trường theo quy hoạch và kế hoạch của thành phố.
 Mục tiêu cụ thể của xí nghiệp trong năm 2010
+ Nạo vét bùn mương sông : 16.386 m3
+ Nạo vét bùn cống ngầm : 2.994 m3
+ Nạo vét bùn cống ngang : 24.250 lần
+ Quản lý cống : 45.007 km
+ Quản lý mương sông : 23.316 km
+ Thu gom phế thải mương sông : 11.658 km

Những thách thức đặt ra cùng những mục tiêu định hướng cho thời gian sắp tới đòi
hỏi sự cố gắng, nỗ lực hơn nữa của đội ngũ CBCNV tại XN đặc biệt là sự chỉ đạo,
hướng dẫn của bộ máy quản lý. Nhận thức tầm quan trọng của việc phải hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý để hướng tới các mục tiêu lâu dài, Công ty đã quán triệt
những quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cho toàn bộ Công ty, các Xí
nghiệp là:
+ Quan điểm gọn nhẹ và hiệu quả cao: tinh giản bộ máy quản lý, bớt đầu mối, tập
trung sự chỉ đạo và điều hành không chồng chéo, không bỏ sót chức năng nhiệm vụ
nào. Quan điểm hiệu quả cao khẳng định việc hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ đảm bảo sự
vận hành của bộ máy dần đạt tới mức tối ưu, làm cho các quyết định quản lý có hiệu
lực và khả thi.
+ Quan điểm xây dựng đội ngũ quản lý có năng lực và phẩm chất để thực thi nhiệm
vụ quản lý điều hành Công ty, Xí nghiệp: từng bước làm trong sạch và nâng cao chất
lượng cán bộ quản lý, gắn liền với công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao
phẩm chất chính trị cho đội ngũ quản lý.
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại XN
Thoát nước số 2 Hà nội
3.2.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Từ phân tích thực trạng về chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, sự bố trí nhân lực
giữa các phòng ban nhận thấy XN cần tiến hành điều chỉnh, bổ sung một số vị trí sao
cho phù hợp.
Ban giám đốc có số lượng và chất lượng nguồn nhân lực là phù hợp nhưng tuổi đời
khá cao nên XN cần đề xuất với Công ty về sự trẻ hóa trong ban lãnh đạo XN để tăng
sự nhạy bén, linh hoạt với sự thay đổi của thị trường, tăng sự chủ động, sáng tạo trong
các hoạt động quản lý. Bên cạnh đó Công ty cũng cần có những chính sách trọng dụng
người tài, phát huy năng lực của lớp trẻ, đào tạo trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo
đức để trở thành lớp kế cận.
Phòng Tổ chức – hành chính có khối lượng công việc nhiều nhưng lại có số lượng,
chất lượng nhân viên là chưa phù hợp. Thực tế XN Thoát nước số 2 chỉ có một cán bộ
chuyên trách có trình độ chuyên môn về Lao động tiền lương quản lý hơn 200 người lao

động thuộc xí nghiệp là một trách nhiệm rất lớn. Bên cạnh đó trưởng phòng kiêm nhiệm
các hoạt động hành chính, công đoàn nên công việc dễ bị chồng chéo, quá tải, tạo áp
lực lớn trong công việc, trong khi các nhân viên khác không có trình độ chuyên môn về
những công việc này. Hiện tại phòng chỉ có một nhân viên tốt nghiệp sơ cấp kế toán
thực hiện công việc hành chính, một số hoạt động quản trị nhân lực là không hợp lý. Để
đảm bảo hoạt động của phòng đạt hiệu quả cao, phòng cần đề xuất với XN bổ sung
thêm một nhân viên nhân sự tốt nghiệp chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc kinh tế lao
động. Nhân viên này sẽ đảm nhận các hoạt động quản trị nhân lực như BHXH, BHYT,
lương, thưởng, các phúc lợi… trợ giúp cho trưởng phòng trong các hoạt động quản trị
nhân lực. Nhân viên văn thư sẽ được đào tạo thêm nghiệp vụ, chuyên môn về hành
chính, văn thư để chuyên tâm vào công việc văn thư.
Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật phần lớn đã đáp ứng được nhu cầu công việc với mỗi
nhân viên phụ trách một mảng công việc. Tuy nhiên trong phòng còn một vài vị trí có
trình độ chuyên môn chưa phù hợp với yêu cầu công việc. Nhân viên quản lý hệ thống
điện chỉ có trình độ trung cấp điện chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi trình độ đại học.
Nhân viên duy tu xe máy, thiết bị tốt nghiệp đại học Công đoàn là chưa phù hợp cần
đào tạo thêm chuyên môn về ngành nghề duy tu, bảo dưỡng. CBKT rác thực tế có trình
độ sơ cấp mà yêu cầu công việc cần người có trình độ đại học khối ngành kỹ thuật cũng
cần phải đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn về kỹ thuật để đáp ứng được yêu cầu
công việc.
Phòng Kế toán hiện tại đang thừa một nhân viên thống kê do nhiệm vụ công việc chỉ
cần một nhân viên thống kê đảm nhận là đủ. Trong phòng còn chồng chéo nhiệm vụ,
chức năng giữa nhân viên kế toán và nhân viên thống kê nên sự bố trí trong phòng chưa
hợp lý. Nhân viên này có thể chuyển sang làm nhân viên văn thư cho phòng Tổ chức-
Hành chính do chức năng, nhiệm vụ công việc không có nhiều thay đổi. Đồng thời sắp
xếp nhiệm vụ chức năng giữa nhân viên kế toán, nhân viên thống kê cho phù hợp. Các
vị trí khác trong phòng đã đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng, chất lượng.
Như vậy, sau khi sắp xếp, bố trí lại, số lượng nhân viên các phòng ban như sau:
Bảng 3.1: Số lượng nhân viên các phòng, ban sau khi điều chỉnh

Đơn vị: Người
Phòng ban Thực tế Kế hoạch +/-
Tổ chức- Hành chính 8 10 +2
Kế toán 6 5 -1
Kế hoach- Kỹ thuật 8 8 0
Tổng 21 22 +1
Nguồn: Tác giả tự điều tra, 2010
3.2.2 Hoàn thiện các chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Qua phân tích thực trạng tại XN nhận thấy sự chồng chéo trong chức năng
nhiệm vụ, sự bất hợp lý trong việc phân chia, sắp xếp công việc giữa các nhân viên vẫn
còn tồn tại. Công tác phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí không hợp lý sẽ
dẫn tới công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc thiếu chính xác, dễ gây tâm lý bất
mãn cho người lao động. Đặc biệt nếu giao công việc có yêu cầu năng lực chuyên môn
thấp hơn trình độ chuyên môn của người thực hiện sẽ làm giảm hứng thú công việc,
giảm khả năng sáng tạo của người lao động.
Việc hoàn thiện các chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý là chính là việc
hoàn thiện hệ thống phân tích công việc. Quá trình phân tích công việc phải được thực
hiện nghiêm túc, chính xác kết hợp các phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phỏng vấn. Từ đó xây dựng được hệ thống phân tích công việc một cách phù hợp cho
từng vị trí công việc với ba sản phẩm bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với
người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện. Hiện nay, trong các phòng ban, bản phân
tích công việc còn khá sơ sài, chưa cập nhật những yêu cầu năng lực với người thực
hiện công việc được gọi là bản tiêu chuẩn chức danh công việc. Việc áp dụng các tiêu
chuẩn chung của Công ty cho các Xí nghiệp làm tiêu chuẩn chức danh công việc mang
tính chung chung, chưa chỉ rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Vì
vậy xây dựng hệ thống phân tích công việc là cần thiết trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại XN.
Bảng 3.2 : Bản phân tích công việc của trưởng phòng TCHC
Bản mô tả công việc
1. Chức danh công việc: Trưởng phòng Tổ chức- Hành chính

2. Báo cáo với: Phó giám đốc phụ trách nội chính
3. Ngạch lương: Chuyên viên
Nhiệm vụ và trách nhiệm
- Tham mưu, giúp việc Phó giám đốc nội chính, Ban giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Phụ trách phòng, chỉ đạo, phân công, kiểm tra đôn đốc và giải quyết vướng mắc các
bộ phận.
- Trực tiếp thực hiện công tác về xây dựng tổ chức bộ máy, bảo mật và nhân sự theo
chỉ đạo, xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tổ chức hiện tại và lâu dài về nhân sự đào tạo,
tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy Xí nghiệp.
- Giải quyết các công việc về hành chính, quản trị, y tế đáp ứng yêu cầu sản xuất,
phục vụ và các hoạt động khác của Xí nghiệp.
- Phụ trách thực hiện các chế độ cho người lao động: BHXH, BHYT, thi đua, khen
thưởng, kỷ luật….
- Quản lý công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng.
- Phụ trách Công đoàn Xí nghiệp: xây dựng, tổ chức bồi dưỡng CBCNV Xí nghiệp.
- Quản lý, mua sắm, cấp phát, sửa chữa toàn bộ tài sản, trang thiết bị Xí nghiệp.
Điều kiện làm việc
- Không gian làm việc: phòng Tổ chức – Hành chính
- Trang thiết bị làm việc: 1 máy tính để bàn, 1 máy in, 1 máy fax
- Thời giờ làm việc: Sáng :7h 30 - 12h
Chiều :13h - 16h30
Phải luôn ở tình trạng sẵn sàng với nhiệm vụ, ứng trực khi cần thiết.
Yêu cầu công việc với người thực hiện công việc
- Trình độ học vấn: tốt nghiệp Đại học hệ chính quy chuyên ngành Quản trị nhân lực
hoặc Kinh tế lao động.
- Trình độ chuyên môn: Có kiến thức cơ bản về quản trị nhân lực, nắm vững các chế
độ, chính sách, quy định của Nhà nước về lao động, hành chính, quân sự với các
doanh nghiệp Nhà nước.
- Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu tâm lý lao động, xã hội

học lao động, quản trị nguồn nhân lực như phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn, điều tra
xã hội học… Có kỹ năng giao tiếp, quan hệ tốt với người lao động, kỹ năng sử dụng
phần mềm văn phòng thành thạo.
- Khả năng: khả năng bao quát, tổng hợp ra quyết định nhanh, làm việc độc lập, sáng
tạo, xử lý được những tình huống nhạy cảm, xung đột, nắm bắt được những thay đổi,
tiến bộ quản lý Nhà nước vận dụng linh hoạt vào Xí nghiệp
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, hoạt động công
tác Đảng, Đoàn tốt
- Sức khỏe: Có sức khỏe tốt đảm bảo được công việc
- Tuổi : Trên 35
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Chỉ đạo tốt các hoạt động quản trị nhân lực, hành chính, đảm bảo trật tự an ninh
trong Xí nghiệp.
- Giảm và giải quyết triệt để những xung đột, khiếu kiện trong Xí nghiệp.
- Phân công, bố trí công việc hợp lý.
- Xây dựng, phát động được các phong trào thi đua hàng tháng, hàng quý, vận động
được hơn 90% người lao động tham gia.
- Xây dựng hệ thống kỷ luật lao động, nguyên tắc hoạt động Xí nghiệp đảm bảo tất
các CBCNV đều chấp hành thực hiện.
Nguồn: Tác giả tự xây dựng, 2010
3.2.3 Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của cán bộ quản lý
Đánh giá thực hiện công việc có vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Công tác đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ
giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá đúng năng lực của nhân viên từ đó bố trí, sắp xếp
lao động một cách hợp lý, tạo được động lực làm việc cho người lao động. Tuy nhiên
hiện nay công tác đánh giá vẫn chưa thực sự được Công ty và các XN trực thuộc coi
trọng đúng mức dẫn đến những đánh giá chỉ mang tính hình thức chung chung, cào
bằng, chưa thực sự công bằng và thuyết phục người lao động. Vì vậy nâng cao hiệu quả
đánh giá thực hiện công việc cũng là một bước cần thực hiện để hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tại XN.

Hiện nay, Công ty xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc cho CBNV
khối phòng ban được áp dụng với tất cả các xí nghiệp trực thuộc. Kết quả của quá trình
đánh giá thực hiện công việc là xác định hệ số năng suất của từng cá nhân với các hệ số
0,8; 1,0; 1,1 làm căn cứ tính lương cho người lao động. Nhìn chung các tiêu thức đã
phần nào đánh giá được kết quả làm việc của người lao động của người lao động nhưng
một vài tiêu thức còn chung chung, khó định lượng nên nhiều lúc công tác đánh giá
thiếu chính xác. Mức độ hoàn thành công việc chưa được đánh giá một cách rõ ràng,
các hệ số dãn cách nhau không đáng kể nên khó tạo được động lực cho người lao động.
Do vậy để công tác đánh giá thực hiện công việc thực sự mang lại hiệu quả trước
tiên Công ty phải lựa chọn phương pháp đánh giá, tiêu thức đánh giá phù hợp, khoa
học. Các tiêu thức đánh giá cần được nghiên cứu, thiết kế một cách chi tiết, cụ thể hơn,
các chỉ tiêu có thể định lượng được, giảm những ý kiến chủ quan của người thực hiện
đánh giá. Tránh tình trạng bệnh hình thức, cả nể, bình quân trong đánh giá đặc biệt là
trong bộ máy lãnh đạo vẫn còn tồn tại cá nhân yếu kém, ỷ lại làm việc không hiệu quả.
Nhằm cải tiến công tác đánh giá thực hiện công việc tại XN, em xin đề xuất phương
pháp đánh giá thang đo đồ họa. Phương pháp này gồm 2 phần: các tiêu thức và thang đo
các tiêu thức. Các tiêu thức được lựa chọn bao gồm các tiêu thức về số lượng, chất
lượng công việc, về nỗ lực, sáng tạo của người lao động để đánh giá công việc. Tất cả
các tiêu thức được lượng hóa theo thang điểm.
Bảng 3.3: Mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc
STT Tiêu chí
Điểm
tối đa
Tự đánh
giá
Bộ phận
đánh giá
Trưởng
phòng đánh
giá

I Đánh giá kết quả công việc 50
1
Mức độ hoàn thành công việc được
giao
30
1.1
Hoàn thành tốt công việc được giao,
chất lượng cao, kịp tiến độ, sẵn sàng
nhận thêm nhiệm vụ mới
30
1.2
Nếu vi phạm một trong các nội dung
dưới đây sẽ bị trừ điểm. Cụ thể:
1.2a
Giải quyết công việc chậm trễ dẫn
đến kết quả công việc không đảm
bảo thời gian quy định
- 5
1.2b
Thực hiện công việc không đảm bảo
chất lượng
- 4
1.2c Trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy - 5