Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.13 MB, 293 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------
Trần Thị Loan
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội - 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------
Trần Thị Loan
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM
Chuyên ngành:
Lưu trữ học
Mã số:
62 32 24 01
LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
1. PGS.TS. Dương Văn Khám
2. TS. Nguyễn Liên Hương
Hà Nội - 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi.
Tên luận án không trùng với bất cứ nghiên cứu nào đã đƣợc công bố. Các số
liệu, tài liệu tham khảo trong luận án đều trung thực và có nguồn gốc xuất xứ rõ
ràng. Các kết luận khoa học trong luận án chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ
công trình nào của ngƣời khác.
Nghiên cứu sinh
Trần Thị Loan
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.............................................................................................................................................. 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................................... 4
MỞ ĐẦU................................................................................................................................................. 5
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................................... 5
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài........................................................................................... 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài......................................................................................... 6
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận án............................................................ 7
5. Giả thuyết nghiên cứu............................................................................................................ 8
6. Phƣơng pháp nghiên cứu...................................................................................................... 8
7. Nguồn tài liệu, tƣ liệu tham khảo................................................................................... 10
8. Đóng góp của luận án.......................................................................................................... 10
9. Bố cục của luận án................................................................................................................ 11
Chƣơng 1. TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU
LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN................................................................................................... 13
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu
................................................................................................................................................................... 13
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu về công cụ xác định giá trị tài liệu...........24
1.3. Những vấn đề luận án tập trung nghiên cứu.................................................................... 33
Tiểu kết chương 1
...................................................................................................................................................................
35
Chƣơng 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM.................................................................. 36
2.1. Giải thích các khái niệm có liên quan................................................................................ 36
2.1.1. Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ”
...........................................................................................................................................................
36
2.1.2. Khái niệm “Giá trị thực tiễn” và “Giá trị lịch sử”
...........................................................................................................................................................
36
2.1.3. Khái niệm “Thời hạn bảo quản tài liệu”
...........................................................................................................................................................
37
2.1.4. Khái niệm “Đánh giá giá trị tài liệu” và “Xác định giá trị tài liệu”
...........................................................................................................................................................
38
2.2. Cơ sở lý luận về công cụ xác định giá trị tài liệu của trƣờng đại học...................42
2.2.1. Khái niệm “Công cụ xác định giá trị tài liệu” và “Hệ thống công cụ
xác định giá trị tài liệu trường đại học”
...................................................................................................................................................................
42
2.2.2. Hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của trường đại học
...........................................................................................................................................................
43
2.2.3. Sự cần thiết xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu
của các trường đại học
...................................................................................................................................................................
50
1
2.2.4. Trách nhiệm xây dựng và áp dụng công cụ xác định giá trị tài liệu
trong các trường đại học
...................................................................................................................................................................
55
2.2.5. Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng hệ thống công cụ hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu
...................................................................................................................................................................
58
2.3. Cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành
trong hoạt động của các trƣờng đại học.................................................................................... 60
2.3.1. Các quy định của Nhà nước
...........................................................................................................................................................
60
2.3.2. Các quy định của Bộ Giáo dục Đào tạo
...........................................................................................................................................................
63
2.3.3. Nhận xét
...........................................................................................................................................................
73
Tiểu kết chương 2
...................................................................................................................................................................
75
Chƣơng 3. THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC.................................. 76
3.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tổ chức lƣu trữ
của trƣờng Đại học............................................................................................................................ 76
3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
...........................................................................................................................................................
76
3.1.2. Cơ cấu tổ chức và tổ chức lưu trữ của trường đại học
...........................................................................................................................................................
78
3.2. Thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu của trƣờng Đại học.................... 81
3.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu của các trường đại học
...........................................................................................................................................................
81
3.2.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ của trường đại học
...........................................................................................................................................................
88
3.2.3. Giá trị tài liệu lưu trữ của các trường đại học
...........................................................................................................................................................
90
3.3. Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu
của các trƣờng đại học..................................................................................................................... 97
3.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu của các trường đại học
...........................................................................................................................................................
97
3.3.2. Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu
của các trường đại học.................................................................................................................. 105
3.3.3. Nhận xét, đánh giá...................................................................................................... 115
Tiểu kết chương 3........................................................................................................................... 119
Chƣơng 4. HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC.................... 120
4.1. Hƣớng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ của trƣờng đại học.................................... 120
4.1.1. Căn cứ xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học................................. 121
4.1.2. Yêu cầu xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học................................ 124
4.1.3. Hướng dẫn phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của trường đại học .. 126
4.1.4. Hướng dẫn cấu tạo của danh mục hồ sơ, tài liệu của trường đại học....127
2
4.1.5. Hướng dẫn quy trình xây dựng danh mục hồ sơ............................................. 128
4.1.6. Hướng dẫn sử dụng danh mục hồ sơ của trường đại học............................135
4.2. Hƣớng dẫn xây dựng và sử dụng danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
của trƣờng đại học........................................................................................................................... 138
4.2.1. Vai trò của danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.................................... 138
4.2.2. Hướng dẫn xây dựng danh mục............................................................................. 138
4.3. Hƣớng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của trƣờng đại học.......................................................................................... 142
4.3.1. Vai trò của bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu........................................ 142
4.3.2. Hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu....................143
4.3.3. Hướng dẫn áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến.................147
4.4. Điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng
đại học.................................................................................................................................................. 148
4.4.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò công tác lưu trữ cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị và các viên chức thực thi nhiệm vụ........................................................... 148
4.4.2. Tăng cường trách nhiệm của cơ quan quản lý lưu trữ các trường
đại học.................................................................................................................................................. 152
4.4.3. Đổi mới cơ chế tuyển dụng, sắp xếp vị trí đối với người làm công tác
lưu trữ................................................................................................................................................... 154
4.4.4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ trong trường đại học....156
4.5. Một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu............................................................................ 157
Tiểu kết chương 4........................................................................................................................... 158
KẾT LUẬN....................................................................................................................................... 159
DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN
ĐẾN LUẬN ÁN.............................................................................................................................. 162
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................... 163
PHỤ LỤC.......................................................................................................................................... 172
3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1. CTSV
Công tác sinh viên
2. CCXĐGTTL
Công cụ xác định giá trị tài liệu
3. DMHS
Danh mục hồ sơ
4. GD- ĐT
Giáo dục - Đào tạo
5. GS, PGS
Giáo sƣ, Phó giáo sƣ
6. HC-TC
Hành chính - Tổ chức
7. HTQT
Hợp tác Quốc tế
8. KHTC
Kế hoạch tài chính
9. KTĐBCL
Khảo thí đảm bảo chất lƣợng
10. NXB
Nhà xuất bản
11. NCKH
Nghiên cứu khoa học
12. NGƢT
Nhà giáo ƣu tú
13.NGND
Nhà giáo nhân dân
14. UBND
Ủy ban nhân dân
15. QLĐT
Quản lý đào tạo
16. QLKHSĐH
Quản lý đào tạo sau Đại học
17. QTTB
Quản trị thiết bị
18. TKXDCB
Thiết kế xây dựng cơ bản
19. TCCB
Tổ chức cán bộ
20. TTTV
Thông tin thƣ viện
21. TN
Thanh niên
22. THBQ
Thời hạn bảo quản
23. THCN
Trung học chuyên nghiệp
24.TW
Trung ƣơng
25. XĐGTTL
Xác định giá trị tài liệu
26. VV
Vĩnh viễn
4
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Theo thống kê của Bộ Giáo dục - Đào tạo, tính đến năm học 2016 -2017, hệ
thống giáo dục Đại học quốc dân hiện có 235 trƣờng đại học, học viện trong đó bao
gồm 170 trƣờng công lập, 60 trƣờng tƣ thục và dân lập, 5 trƣờng có 100% vốn nƣớc
ngoài, 37 Viện nghiên cứu khoa học đƣợc giao nhiệm vụ đào tạo ở trình độ tiến sĩ, 33
trƣờng cao đẳng sƣ phạm. Trong quá trình hoạt động của các trƣờng đại học, tài liệu
sản sinh ra có khối lƣợng lớn với nội dung phản ánh chức năng đào tạo nguồn nhân lực
bậc đại học và sau đại học; nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và chuyển giao
công nghệ. Tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học có ý
nghĩa trên các lĩnh vực của đời sống xã hội, phục vụ phát triển kinh tế
- chính trị, văn hóa - xã hội của của dân tộc nói chung, của các trƣờng đại học Việt
Nam nói riêng. Tuy nhiên, để khối tài liệu của các trƣờng đại học Việt Nam đƣợc
xác định giá trị đúng đắn cần phải thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ
trong đó đặc biệt là việc xác định giá trị tài liệu.
Trên thực tế hiện nay công tác lƣu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu
nói riêng của các trƣờng đại học vẫn còn chƣa đi vào nề nếp, đặc biệt là việc lựa
chọn tài liệu trong quá trình lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ, tài liệu còn nhiều bất cập, thiếu cơ sở khoa học và vai trò định
hƣớng của cơ quan quản lý ngành lƣu trữ, đặc biệt là chƣa có hệ thống công cụ
hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu hợp lý và toàn diện dẫn đến thực trạng khối tài
liệu này hầu nhƣ còn trong tình trạng chƣa đƣợc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu,
thậm chí là bó gói, chất đống trong kho, hoặc tản mạn ở các đơn vị chức năng,
không đƣợc quản lý tập trung, tổ chức khoa học, phát huy giá trị của tài liệu, gây
nên sự lãng phí rất lớn về những tri thức, kinh nghiệm kết tinh trong tài liệu lƣu trữ.
Ngoài ra, một trong những nhiệm vụ cấp thiết trong hoạt động lƣu trữ của các
cơ quan, tổ chức nói chung và xác định giá trị tài liệu trong các trƣờng đại học Việt
Nam nói riêng là phải tối ƣu hoá về thành phần, nội dung của tài liệu, với tiêu chí giữ
lại tối thiểu nhƣng hàm lƣợng thông tin cần phải tối đa. Việc thống nhất trong lựa chọn
tài liệu là vấn đề mang tính khoa học, đòi hỏi phải đƣợc trang bị kiến
5
thức về lý luận xác định giá trị tài liệu, đồng thời phải có một hệ thống công cụ xác
định giá trị tài liệu. Bởi lẽ, hệ thống công cụ này sẽ là phƣơng tiện giúp cho các
trƣờng đại học đảm bảo sự thống nhất về xác định giá trị tài liệu, phân biệt đƣợc
giá trị của các loại tài liệu, xác định tài liệu lƣu giữ ở đâu và thời gian lƣu giữ cũng
nhƣ tránh đƣợc tình trạng hủy nhầm tài liệu có giá trị...từ đó phục vụ cho thu thập,
thống kê, bảo quản và nâng cao hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Xuất phát từ các lí do đó, tác giả lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống công
cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học
Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu luận án tiến sĩ chuyên ngành Lƣu trữ của mình.
2.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
-
Hệ thống và làm rõ những cơ sở lý luận, pháp lý về công cụ xác định giá trị
tài liệu nói chung và tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt
Nam nói riêng
- Đánh giá đƣợc thực trạng về công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng
đại học
-
Đề xuất xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt
động của các trƣờng đại học
-
Hƣớng dẫn xây dựng một số công cụ (phổ biến) xác định giá trị tài liệu
hình thành trong hoạt động của trƣờng đại học
3.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra, luận án cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công cụ xác định giá trị tài liệu
-
Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức từ đó làm rõ thành phần,
nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu; tổ chức lƣu trữ của các trƣờng đại học
-Khảo sát thực trạng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành
trong hoạt động của các trƣờng đại học
- Đề xuất xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng
đại học
-
Hƣớng dẫn quy trình, phƣơng pháp xây dựng hệ thống công cụ xác định
giá trị tài liệu phổ biến áp dụng cho trƣờng đại học
6
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận án
- Về đối tƣợng và khách thể nghiên cứu
Hiện nay, có nhiều trƣờng đại học đƣợc thành lập với các loại hình khác
nhau đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, luận án của chúng tôi chỉ
giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các trƣờng đại học công lập Việt
Nam. Sở dĩ tác giả luận án chọn mẫu nhƣ vậy là vì theo kết quả thống kê năm học
2016-2017, số lƣợng các trƣờng đại học công lập chiếm tỉ lệ lớn trong tổng số các
trƣờng đại học của hệ thống giáo dục Đại học quốc dân (170/235 trƣờng đại học),
ngoài ra các trƣờng đại học công lập ở Việt Nam hiện nay vẫn chiếm ƣu thế về chất
lƣợng đào tạo chuyên ngành và đa ngành (Đại học Quốc gia, đại học vùng). Phần
lớn các trƣờng đại học công lập đƣợc Chính phủ, Bộ Giáo dục Đào tạo thành lập có
bề dày lịch sử trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, nằm trong danh sách các
trƣờng đại học có uy tín.
- Về thời gian nghiên cứu
Đề tài và tập trung nghiên cứu vấn đề xây dựng hệ thống công cụ xác định
giá trị tài liệu của các trƣờng đại học công lập Việt Nam từ khi thành lập cho đến
nay. Tuy nhiên, do lịch sử quá trình hoạt động của các trƣờng đại học có bề dày
khác nhau nên khối lƣợng tài liệu cũng không giống nhau, vì vậy chúng tôi cũng
tiến hành khảo sát trực tiếp tài liệu trong các năm từ 1975 đến nay ở một số trƣờng
đại học nhƣ Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học Ngoại ngữ
thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Ngoại thƣơng, Đại học Sƣ phạm Kỹ thuật
Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Y Dƣợc
Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Mỹ thuật Hồ Chí Minh, Đại học Bách khoa Hà
Nội, Đại học Thƣơng mại, Đại học Quản trị Kinh doanh, Đại học Hà Nội, Đại học
Nội vụ Hà Nội; đại học vùng nhƣ đại học Đà Nẵng, Đại học Thái Nguyên.
- Về nội dung nghiên cứu
Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, luận án chỉ tập trung nghiên
cứu giải quyết các vấn đề có liên quan tới xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị
tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học công lập tại Việt Nam.
7
5.
Giả thuyết nghiên cứu
Các câu hỏi nghiên cứu đƣợc đặt ra trong luận án là: Tại sao phải xây dựng
hệ thống công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu trong các trƣờng đại học? Dựa
trên cơ sở nào để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu cho các trƣờng
đại học? Hiện nay ở các trƣờng đại học đã xây dựng và sử dụng những công cụ nào
để xác định giá trị tài liệu? Giải pháp cho việc xây dựng và sử dụng hệ thống công
cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học là những giải pháp nào?
Qua nghiên cứu và quá trình khảo sát thực tế cho thấy tài liệu của phần lớn
các trƣờng đại học Việt Nam chƣa đƣợc xác định giá trị do thiếu một hệ thống
công cụ nhằm thống nhất trong việc lựa chọn và xác định giá trị của các tài liệu vì
vậy chƣa thể phát huy tối đa giá trị nhiều mặt của khối tài liệu này. Nếu các trƣờng
đại học xây dựng đƣợc hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu và sử dụng các
công cụ này một cách khoa học thì sẽ có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động quản lý, cải cách công tác giáo dục, đào tạo của trƣờng, đồng thời
còn là minh chứng sống động phản ánh lịch sử của các trƣờng đại học.
Chính vì vậy, việc đề xuất xây dựng một hệ thống công cụ hƣớng dẫn khoa
học phù hợp với thực tiễn hoạt động hiện nay và xu thế phát triển trong tƣơng lai
của các trƣờng đại học nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lƣu trữ của các trƣờng
đại học Việt Nam là một vấn đề đáng đƣợc quan tâm.
6.
Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện luận án, tác giả trực tiếp sử dụng các phƣơng pháp
nghiên cứu nhƣ: phƣơng pháp phân tích tổng hợp, phƣơng pháp sử liệu học,
phƣơng pháp hệ thống, phƣơng pháp phân loại, phƣơng pháp phỏng vấn, lấy ý
kiến trực tiếp qua khảo sát tại bộ phận làm công tác lƣu trữ của các trƣờng đại học.
Thứ nhất, phƣơng pháp phân tích tổng hợp
Đây là phƣơng pháp quan trọng nhất đối với các công trình nghiên cứu khoa
học nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng. Đề cập tới lý luận và thực tiễn
xác định giá trị tài liệu có rất nhiều công trình khoa học nhƣ giáo trình, bài viết,
sách chuyên khảo, luận văn, luận án về vấn đề này, do vậy phải trên cơ sở nghiên
cứu, phân tích, đánh giá các luận điểm để làm rõ các khái niệm cơ bản nhƣ xác định
8
giá trị tài liệu, giá trị tài liệu, công cụ xác định giá trị tài liệu, danh mục nguồn và
thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh
mục tài liệu hủy giản đơn... để vận dụng vào việc xác định giá trị tài liệu của các
trƣờng đại học.
Thứ hai, phƣơng pháp sử liệu học
Tài liệu lƣu trữ là một trong các nguồn sử liệu chính xác nhất để nghiên cứu
lịch sử. Mỗi tài liệu đều phản ánh sự kiện lịch sử đã qua. Vì vậy, khi xây dựng công
cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại
học cần phải vận dụng phƣơng pháp sử liệu học để thấy đƣợc giá trị của tài liệu
gắn với từng giai đoạn lịch sử của nhà trƣờng, phản ánh đúng các nhiệm vụ chính
trị của trƣờng đại học qua từng hồ sơ tài liệu, qua đó cũng khẳng định đƣợc tính
chân thực của các tài liệu thông qua phƣơng pháp xác minh nguồn gốc xuất xứ của
tài liệu, tính chính xác của nội dung thông tin trong tài liệu.
Thứ ba, phƣơng pháp hệ thống
Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trong các chƣơng nhằm đảm bảo tính thống
nhất trong quá trình nghiên cứu. Trên cơ sở phân tích lý luận về xác định giá trị tài
liệu và công cụ xác định giá trị tài liệu, tác giả đi đến khái quát mang tính hệ thống
về vấn đề này, việc vận dụng các nguyên tắc tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
trong các trƣờng đại học nằm trong cùng một hệ thống giáo dục Quốc dân cần phải
đƣợc áp dụng hệ thống công cụ thống nhất để xác định giá trị tài liệu.
Thứ tư, phƣơng pháp phân loại
Là phƣơng pháp đƣợc tác giả sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu.
Phƣơng pháp phân loại giúp cho tác giả xác định đƣợc các đặc trƣng cơ bản để phân
loại tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ, phân loại hồ sơ và xác định các tiêu chí để
hƣớng dẫn xác định nguồn và thành phần tài liệu. Ngoài ra phƣơng pháp phân loại còn
giúp cho việc xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ đƣợc chính xác.
Thứ năm, phƣơng pháp khảo sát trực tiếp và qua phiếu hỏi
Đây là phƣơng pháp thực tiễn mà tác giả rất chú trọng trong quá trình thực
hiện luận án. Cụ thể là, tác giả đã lập phiếu khảo sát và trực tiếp đến một số cơ sở
giáo dục đại học nhƣ: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hà Nội,
9
thành phố Hồ Chí Minh (liên tục trong các năm 2016-2017), đại học Y Dƣợc Thành
phố Hồ Chí Minh, Đại học Mỹ thuật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà
Nội...để phỏng vấn các lãnh đạo và viên chức làm công tác văn thƣ - lƣu trữ về xây
dựng công cụ xác định giá trị tài liệu và các vấn đề liên quan tới luận án.
7. Nguồn tài liệu, tƣ liệu tham khảo
Để thực hiện luận án này, tác giả đã sử dụng các nguồn tài liệu, tƣ liệu sau:
-
Các sách về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, lý luận và phƣơng pháp
công tác lƣu trữ, lƣu trữ học, lịch sử lƣu trữ Việt Nam, lƣu trữ học đại cƣơng...
-
Các bài viết về công tác xác định giá trị tài liệu và công cụ hƣớng dẫn xác
định giá trị tài liệu
-
Các đề tài, luận án, luận văn có liên quan đến xác định giá trị tài liệu và
công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu
-
Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp
vụ lƣu trữ trong ngành giáo dục đào tạo nhƣ Luật Lƣu trữ, Luật giáo dục đại học,
Điều lệ trƣờng đại học, các văn kiện của Đảng và các Quyết định của Thủ tƣớng
Chính phủ về thành lập trƣờng đại học, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
trƣờng đại học, các Chỉ thị, Thông tƣ hƣớng dẫn về bảng thời hạn bảo quản tài liệu
phổ biến và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục, các văn bản quy
định về công tác văn thƣ lƣu trữ của các trƣờng đại học...
8. Đóng góp của luận án
Về lý luận: Hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận, pháp lý cơ bản về công cụ
xác định giá trị tài liệu, hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là việc vận
dụng những vấn đề lý luận này vào thực tiễn công tác xây dựng hệ thống công cụ xác
định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt Nam.
Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận án là cơ sở cho các trƣờng đại học
tổ chức xây dựng đƣợc một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lƣu trữ, từ đó
vận dụng xác định giá trị tài liệu đƣợc thống nhất, góp phần nâng cao chất lƣợng
phông tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu
lƣu trữ của các trƣờng đại học. Ngoài ra, sản phẩm của luận án còn đƣợc sử dụng
làm học liệu tham khảo trong giảng dạy và học tập của giảng viên, sinh viên các cơ
sở đào tạo chuyên ngành Lƣu trữ bậc Đại học.
10
9.
Bố cục của luận án
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài đƣợc chia làm 4 chƣơng nhƣ sau :
Chƣơng 1. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận án
Chƣơng này của luận án tập trung nghiên cứu về tình hình nghiên cứu ở
trong và ngoài nƣớc có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công cụ xác định giá
trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt Nam đã đƣợc
công bố dƣới nhiều loại hình khác nhau. Đồng thời khẳng định việc nghiên cứu xây
dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các
trƣờng đại học là vấn đề còn đang bỏ ngỏ cần đƣợc khai phóng.
Chƣơng 2. Cơ sở lý luận để xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị
tài liệu hình thành trong hoạt động của các trƣờng đại học Việt Nam
Chƣơng này tác giả luận án giải thích các khái niệm có liên quan đến đề tài;
các loại công cụ xác định giá trị tài liệu của trƣờng đại học; vai trò của hệ thống
công cụ xác định giá trị tài liệu; cơ sở pháp lý để xây dựng hệ thống công cụ xác
định giá trị tài liệu của trƣờng đại học.
Chƣơng 3. Thực trạng về xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài
liệu của trƣờng đại học
Trên cơ sở khái quát về hệ thống tổ chức của các trƣờng đại học để phân tích
thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ của các trƣờng đại học,
thực trạng về hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học Việt
Nam và rút ra những nhận xét, đánh giá, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế về
xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học.
Chƣơng 4. Hƣớng dẫn xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài
liệu của các trƣờng đại học
Từ các kết quả phân tích, đánh giá thực trạng việc xây dựng hệ thống công
cụ xác định giá trị tài liệu của các trƣờng đại học tại chƣơng 3, trong chƣơng 4 của
luận án tác giả đề xuất và hƣớng dẫn quy trình xây dựng hệ thống công cụ xác định
giá trị của các trƣờng đại học, điều kiện để xây dựng hệ thống công cụ này và các
vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu.
11
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận án, tác giả đã gặp không ít khó
khăn khi tiến hành khảo sát tài liệu tại một số trƣờng đại học do các điều kiện khách
quan. Tuy nhiên, đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo, lãnh đạo Văn phòng, viên
chức Văn thƣ Lƣu trữ của các trƣờng đại học nên đã có những thông tin bƣớc đầu về
tình hình công tác lƣu trữ nói chung việc xây dựng và sử dụng hệ thống công cụ xác
định giá trị tài liệu nói riêng của các trƣờng đại học công lập Việt Nam để hoàn thành
công trình nghiên cứu khoa học của mình. Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm
nghiên cứu của bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã có nhiều cố gắng
nhƣng chắc chắn luận án còn nhiều thiếu sót cần đƣợc bổ sung góp ý để hoàn thiện
hơn. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy Cô,
các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp để luận án đạt chất lƣợng cao hơn.
Qua đây tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học
và Quản trị văn phòng thuộc trƣờng Đại học và Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại
học Quốc gia Hà Nội), Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm, tạo điều kiện
để tác giả thực hiện và hoàn thành luận án này. Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm
ơn PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm, TS. Nguyễn Liên Hƣơng, những thầy cô đã trực
tiếp hƣớng dẫn khoa học để tác giả hoàn thành luận án.
12
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU
LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, các tiêu chuẩn
xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị
để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phƣơng diện để tiêu hủy
theo quy định.
Qua nghiên cứu nguồn tƣ liệu về xác định giá trị tài liệu đƣợc xuất bản bằng
tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài hiện đang bảo quản tại Thƣ viện Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thƣ Lƣu trữ, tác giả luận án thống kê đƣợc có 182 sƣu tập
tƣ liệu đăng trên các tạp chí của Việt Nam, Nga, Đức, Trung Quốc cùng các bài mới
giới thiệu trên website của Lƣu trữ các nƣớc Đức và Trung Quốc trong giai đoạn
1962-2013. Trong đó tƣ liệu Tiếng Việt có 69 bài, tiếng Nga 28 bài, tiếng Đức 33
bài và tiếng Trung có 52 bài, chiếm dung lƣợng 809 trang. Ngoài ra còn có 48 đầu
sách đƣợc xuất bản trong và ngoài nƣớc bằng các thứ ngôn ngữ đang đƣợc bảo
quản tại Thƣ viện gồm: 22 đầu sách tiếng Nga, 04 đầu sách tiếng Đức, 08 đầu sách
tiếng Trung cũng đề cập tới lý luận và thực tiễn xác định giá trị tài liệu, vấn đề xây
dựng bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài
liệu nộp lƣu vào lƣu trữ.
Từ những năm 80-90 ở Nga đã có sự chú ý đặc biệt đối với việc nghiên cứu
lý luận và thực tiễn của công tác đánh giá mà kết quả là phƣơng pháp thống nhất
trong việc xác định giá trị của tài liệu. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã
hình thành, đã có sự thừa nhận chung hai phƣơng pháp đánh giá tài liệu (đánh giá
trực tiếp và đánh giá theo bảng kê), hệ thống các cơ quan đánh giá đã đƣợc vận
dụng (cho đến nay hầu nhƣ không có sự thay đổi) và đã hình thành một cơ cấu nhất
định của việc tiến hành công tác đánh giá.
Lƣu trữ Liên bang Nga là tổng hợp nguồn tài liệu phản ánh nền văn minh vật
chất và văn minh tinh thần của nhân dân Nga. Nó đƣợc tạo lập và phát triển từ nhiều
thế kỷ, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của lịch sử Lƣu trữ từ Liên bang Xô Viết
13
đến Liên bang Nga ngày nay. Tài liệu lƣu trữ của Liên bang Nga luôn đƣợc bổ sung
vào các cơ quan lƣu trữ hàng năm. Chỉ tính riêng từ năm 1993 đến năm 2000, các cơ
quan tổ chức thuộc nguồn nộp bổ sung tài liệu vào lƣu trữ đã hình thành đƣợc 1 triệu
hồ sơ đƣa vào bảo quản thƣờng xuyên. Quá trình bổ sung tài liệu vào lƣu trữ Liên
bang Nga tƣơng đối phức tạp và có nhiều ý nghĩa. Cho tới cuối những năm 90 của thế
kỉ 20, lƣu trữ Liên bang Nga dành sự chú ý đặc biệt tới việc mất mát tài liệu gốc của
các cơ quan tổ chức kinh tế nhà nƣớc, cơ quan dịch vụ...Điều này đã trở nên báo động
cho cơ quan quản lý lƣu trữ toàn Liên bang là Cục Lƣu trữ Liên bang Nga. Tài liệu
lƣu trữ của Liên bang Nga phản ánh cuộc sống xã hội với rất nhiều màu sắc và cung
bậc khác nhau. Lý luận khó có thể đi liền làm một với thực tiễn. Xác định giá trị tài
liệu đặt ra và giải quyết nhiệm vụ nghiên cứu và lựa chọn tài liệu đƣa vào lƣu trữ, bảo
đảm là những tài liệu đó phản ánh đầy đủ mọi mặt cuộc sống xã hội. Vì vậy trong tổng
số tài liệu đƣợc sản sinh ra ngƣời ta chỉ lựa chọn những tài liệu có giá trị cao hơn.
Hiện nay vấn đề xác định giá trị tài liệu ở Nga đã có những quan điểm mới về khái
niệm cũng nhƣ việc vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị. Về khái niệm xác định
giá trị tài liệu - đó là đƣa vào bảo quản những tài liệu đã đƣợc lựa chọn kĩ lƣỡng, có
hệ thống công cụ tra cứu cụ thể. Vấn đề này trở nên cấp thiết hơn đối với các loại hình
tài liệu mà vật mang tin không phải là truyền thống. Trong số đó không chỉ nói đến tài
liệu điện tử mà cả tài liệu nghe nhìn. Liệu các nhà lƣu trữ có còn coi trọng nguyên tắc
chính trị trong lựa chọn tài liệu nữa hay không? Hoặc đối với tiêu chuẩn lựa chọn bản
gốc, hay bản sao cũng đƣa vào bảo quản với tƣ cách là tài liệu lƣu trữ? Sự tác động
của khoa học công nghệ hiện hiện đại kéo theo sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu
trên các vật mang tin mới. Điều này cũng làm cho các nhà nghiên cứu có giải pháp hệ
thống về bảo quản song song cả 2 loại truyền thống và hiện đại. Câu hỏi về nguồn gốc
tài liệu điện tử sẽ đƣợc tìm thấy trong phạm vi công nghệ và kĩ thuật chế bản cũng nhƣ
bảo quản tài liệu đó. Nhiệm vụ của các nhà lƣu trữ là khẳng định lại ý nghĩa của tài
liệu, đặc biệt là giá trị thông tin. Về cơ bản, tài liệu đƣợc đƣa vào lƣu trữ tuy bằng
nhiều phƣơng thức khác nhau, nhƣng bản chất chỉ có một- đó là cung cấp đầy đủ
thông tin cho nhu cầu của xã hội, đem đến quan niệm đúng đắn về thông tin và sự
phong phú của thông tin. Sẽ là nhƣ
14
vậy đối với thế kỉ kỹ thuật giấy cũng nhƣ với thế kỉ kỹ thuật điện tử. Việc xuất hiện
ngày càng nhiều tài liệu điện tử trong hoạt động của các trƣờng đại học cũng sẽ có
tác động tích cực tới hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Bởi lẽ việc thông tin
hóa lĩnh vực lƣu trữ cho phép giải quyết đƣợc một nhiệm vụ là xác định đƣợc danh
mục nguồn tài liệu cần thu thập vào chế độ tự động hóa. Hiện nay ở Liên bang Nga
đang tiến hành thực hiện đề tài “Phƣơng pháp thiết lập cơ sở tự động hóa quy trình
xác định thành phần và thời hạn bảo quản tài liệu hình thành ở các cơ quan tổ
chức”. Đề tài đặc biệt ở chỗ, nó không chỉ đơn giản đƣợc hình thành trên cơ sở
thông tin đã có mà còn thống nhất cả quá trình thiết lập, làm sáng tỏ, viện dẫn, thẩm
qyền sử dụng và tìm kiếm thông tin. Luật Lƣu trữ hiện hành khẳng định quyền
thông qua và phê duyệt quy chuẩn và các loại biểu mẫu thống kê tài liệu của các tổ
chức lƣu trữ thuộc các chi nhánh của Liên bang. Từ năm 2000 Nga đã thông qua
quy chuẩn qui trình thống kê tài liệu đối với các tổ chức phi chính phủ, thiết lập quy
chuẩn tài liệu quản lý và tài liệu khoa học công nghệ cũng nhƣ hồ sơ về từng cơ
quan nhà nƣớc, nơi mà thành phần tài liệu tƣơng ứng hoặc thời hạn bảo quản
chúng không đúng nhƣ qui chuẩn. Vai trò của pháp luật trong việc xác định thời
hạn bảo quản tài liệu cũng tăng lên, bởi vì rất nhiều tài liệu đƣợc đƣa vào hệ thống
bảo quản nhằm đáp ứng quyền lợi pháp lý của các công dân và các tổ chức, đồng
thời cần thiết cho việc ứng dụng tự động hóa kĩ thuật lập hồ sơ, trao đổi hồ sơ, bảo
quản và sử dụng chúng.
Ở
Đức lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ cũng đƣợc đề cập
trong nhiều cuốn sách, trong đó đáng lƣu ý là cuốn “Công tác xác định giá trị tài
liệu lƣu trữ hành chính hiện đại” của Schellenberg do Trung tâm Lƣu Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc
dịch từ tiếng Đức năm 2018. Cuốn sách có nội dung về vấn đề xác định giá trị tài
liệu lƣu trữ hành chính hiện đại. Mặc dù đã đƣợc viết từ hơn 50 năm trƣớc nhƣng
đến nay cuốn sách này vẫn đƣợc nhìn nhận nhƣ một cuốn cẩm nang đối với công
tác lƣu trữ hiện đại. Những đề xuất của nó đóng góp một vai trò to lớn trong tƣơng
lai đối với các tranh luận về xác định giá trị tài liệu lƣu trữ của Đức. Schellenberg
đại diện cho quan điểm rằng hoạt động lƣu trữ trƣớc hết là việc phân tích. Đó là sự
15
phân tích về những mối quan hệ nguồn gốc, về sự liên kết giữa nhiệm vụ quản lý cũng
nhƣ về từng phần của phông tài liệu - đây chính là cơ sở và điều kiện đối với việc xác
định giá trị tài liệu. Cũng theo quan điểm này, Schellenberg cho rằng tiêu chí quyết
định là sự khác biệt giữa giá trị xuất xứ và giá trị sử dụng. Trong giáo trình giảng dạy
thuộc bộ môn khoa học lƣu trữ của ông ở trƣờng Đại học Lƣu trữ Marburg, nguyên
tắc cơ bản của xác định giá trị tài liệu là việc phân tích những giá trị đầu tiên của tài
liệu, tức là mức đo về tính hiệu quả của tài liệu lƣu trữ đối với sự hoàn thành công việc
trong công tác quản lý. Ngoài ra Schellenberg còn đƣa ra giá trị bằng chứng nhƣ là
tiêu chí xác định giá trị quan trọng nhất và giá trị thông tin của tài liệu hành chính nhƣ
là sự bổ sung đặc biệt. Tài liệu lƣu trữ hành chính đƣợc lƣu trữ làm bằng chứng đối
với công việc của các cơ quan, tổ chức. Schellenberg đã có 2 quyển sách là “Các Viện
lƣu trữ hiện đại” (xuất bản năm 1956) và “Công tác quản lý các Viện lƣu trữ” (xuất
bản năm 1965) đã đƣợc dịch ra nhiều thứ ngôn ngữ. Trong những năm cuối cùng trƣớc
khi nghỉ hƣu Ông đã đƣa vào những xu hƣớng mới bởi công tác xác định giá trị rất
quan trọng trong định hƣớng đối với các cơ quan giao nộp tài liệu. Ông đã chuẩn bị
con đƣờng cho vị trí dẫn đầu của Viện Lƣu trữ Quốc gia Mỹ ngày nay trong công tác
xác định giá trị và thu thập tài liệu điện tử cả về lý thuyết và thực tế. Ông cũng chính là
tác giả cuốn sách “Lƣu trữ hiện đại: Những nguyên tắc và kỹ thuật” (xuất bản ở
Melbourne và Chicago, nƣớc Mỹ năm 1956). Có thể thấy, các nhà Lƣu trữ của Châu
Âu đã phát triển quy mô công tác xác định giá trị tài liệu. Đặc biệt là lƣu trữ của Đức
rất chú trọng công tác này.
Ở
nƣớc Phổ, một thời gian ngắn trƣớc chiến tranh thế giới thứ 2, Viện Lƣu
trữ Nhà nƣớc Geheime đã sử dụng một Ủy ban nhằm diễn giải những nguyên lý/cơ
sở của công tác xác định giá trị. Tuy nhiên Ủy ban này hoạt động không có kết quả
và đã ngừng hoạt động vào năm 1940. Mặc dù vậy, hoạt động của nó vẫn tạo ra một
suy nghĩ về vấn đề xác định giá trị tài liệu đối với các nhà lƣu trữ của Đức. Vào
ngày Lƣu trữ ở Gotha vào năm 1937 Meisner đã nhấn mạnh vai trò của nguyên lý
xác định giá trị tài liệu và khẳng định rằng tài liệu không phải là những văn bản tách
biệt rời nhau mà chúng có thể đƣợc đánh giá giá trị chỉ trong mối quan hệ với các
tài liệu khác.
16
Các nhà Lƣu trữ học của Anh cũng đã nhấn mạnh cần phải lƣu trữ những tài
liệu quan trọng. Vị trí của công tác xác định giá trị tài liệu đã đƣợc nhắc đến lần
đầu tiên trong một bản ghi nhớ do Ủy ban tài liệu Anh công bố vào năm 1943 trƣớc
khi tiêu hủy giấy tờ cũ thuộc về chiến tranh. Trong khái niệm về công tác đánh giá
giá trị tài liệu hành chính dƣới tiêu đề "Những khái niệm về đánh giá, loại hủy tài
liệu trong các Viện Lƣu trữ công hoặc tƣ nhân" họ cũng đã đề cập tới vấn đề này.
Trong bài viết "Vấn đề xác định giá trị tài liệu của các tổ chức phi chính phủ
ở Liên bang Nga" của V.D.Ba-na-xlu-ke-vích (Nghiên cứu viên cao cấp -Viện
NCKH Nga về văn kiện học và công tác lƣu trữ) do dịch giả Triệu Văn Cƣờng
lƣợc dịch đăng trên tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 4/2009 có quan điểm rằng việc bổ
sung cho Phông lƣu trữ Liên bang Nga các tài liệu của các tổ chức phi chính phủ có
những vấn đề cần nghiên cứu giải quyết tiếp, trong đó có các vấn đề tổ chức nghiệp
vụ đánh giá giá trị tài liệu cần dựa trên bản hƣớng dẫn là các bảng kê dùng để xác
định giá trị tài liệu. Từ quan điểm lý luận, các nhiệm vụ cần đƣợc ƣu tiên hàng đầu
là phân tích thành phần tài liệu Phông lƣu trữ Quốc gia Liên bang Nga, nghiên cứu
các khía cạnh pháp lý và nghiệp vụ của công tác thu thập, bổ sung, xác định giá trị
tài liệu trong phạm vi cả nƣớc.
Trong bài viết: "Tìm hiểu lý luận về xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu của
lƣu trữ Oxtralia" của tác giả Nguyễn Minh Phƣơng đăng trên “Sƣu tập tƣ liệu toàn
văn công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ 1962-2013 qua tƣ liệu bảo quản tại
Thƣ viện” của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thƣ Lƣu trữ (thuộc Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc) cũng cho rằng: "Oxtralia là một trong những quốc
gia đƣợc xếp vào loại có nền lƣu trữ học phát triển trên thế giới. Theo tác giả, vấn
đề xác định giá trị tài liệu cần phải dựa trên nền tảng các lý thuyết căn bản nhƣ khái
niệm xác định giá trị tài liệu, giá trị tài liệu (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử), các
tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các giai đoạn xác định giá trị tài liệu và đặc biệt
cần có công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu"[42].
Năm 2018, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã có Báo cáo kết quả chuyên đề: “Tổng quan lý
luận, pháp lý và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan, tổ chức
hiện nay trong đó có tiến hành nội dung khảo sát về vấn đề xác định giá trị tài liệu
17
nhƣ xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, vấn
đề áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phƣơng pháp khi tổ chức xác định giá trị tài
liệu...Báo cáo là một tƣ liệu tổng hợp giúp cho các nhà nghiên cứu có cái nhìn khái
quát về lý luận, pháp lý và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu tại các cơ quan,
một trong các hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học và độ phức tạp cao.
Ở
Việt Nam, công tác lƣu trữ đã đƣợc Đảng và Nhà nƣớc ta quan tâm từ trƣớc
tới nay, đặc biệt là xác định giá trị tài liệu đã đƣợc đặt thành trọng tâm nghiên cứu
khoa học của ngành lƣu trữ ngay từ khi mới thành lập Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ
tƣớng (năm 1962). Ngay từ đầu những năm 1960, Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng đã cho
dịch và phổ biến giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ ở
Liên Xô.
Xuất phát từ tình hình thực tế công tác lƣu trữ ở nƣớc ta, việc nghiên cứu, tham
khảo, học tập và tiếp thu có chọn lọc lý luận và kinh nghiệm của giới lƣu trữ học các
nƣớc là hết sức cần thiết. Từ những năm 80, 90 của thế kỉ XX, những nghiên cứu về lý
luận và thực tiễn công tác lƣu trữ nói chung và về xác định giá trị tài liệu nói riêng đã
đƣợc giới lƣu trữ học nƣớc ta rất quan tâm. Kết quả nghiên cứu về xác định giá trị tài
liệu đƣợc in trong các sách giáo khoa, sách chuyên khảo dùng để giảng dạy và tham
khảo cho sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học trong các trƣờng Đại học. Trong đó phải
kể đến một số sách chuyên khảo và giáo trình đƣợc sử dụng rộng rãi nhƣ: “Công tác
lƣu trữ Việt Nam” (Sách chuyên khảo - từ trang 110 đến trang 150 Nhà xuất bản Khoa
học Xã hội xuất bản năm 1987), “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” (Đào Xuân
Chúc, Nguyễn văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: giáo trình dùng cho
sinh viên Đại học Lƣu trữ, NXB Đại học và THCN, xuất bản năm 1990), Giáo trình
“Văn bản và lƣu trữ học đại cƣơng” (Vƣơng Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm, NXB
Giáo dục, Hà Nội, 1997), “Phƣơng pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan”
(TS. Dƣơng Văn Khảm, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 1999), giáo trình “Lý luận và
phƣơng pháp công tác lƣu trữ” (giáo trình dùng cho sinh viên trong trƣờng Đại học
Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Lao động, xuất bản năm 2016). Đề cập tới lý luận và
phƣơng pháp xác định giá trị tài liệu các giáo trình này cơ bản chỉ ra rằng trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, nhiều loại tài liệu đã đƣợc hình thành nhằm những
mục đích khác
18
nhau do chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan quy định. Trong đó có những tài
liệu sau khi giải quyết xong công việc thì không cần sử dụng đến nữa; có những tài
liệu cần lƣu lại để tiếp tục sử dụng. Thời gian lƣu giữ dài hay ngắn là tùy thuộc vào
ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa...của chúng. Ngoài ra, trong các tài liệu
đó cũng có không ít các tài liệu chứa thông tin trùng lặp, có thể loại bỏ bớt. Vì vậy,
trƣớc khi đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ những tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan cũng nhƣ những tài liệu khác, cần có sự lựa chọn trên cơ
sở xác định giá trị của những tài liệu đó. Đồng thời cũng phải xác định rõ đối với
những tài liệu không đƣợc đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ nhà nƣớc, thì
cần bảo quản ở mức độ nào, thời gian bao lâu? Các giáo trình cũng thống nhất đƣa
ra rằng việc xác định giá trị tài liệu cần đƣợc tiến hành dựa trên các nguyên tắc và
phƣơng pháp khoa học. Nói cách khác phải có quan điểm đúng đắn để chỉ đạo công
tác này. Khi xác định giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để cơ quan nhà nƣớc bảo
quản, cần căn cứ vào các tiêu chuẩn cụ thể. Mặt khác cũng nhấn mạnh là xác định
giá trị tài liệu không phải chủ yếu nhằm loại hủy tài liệu hết giá trị, mặc dù lẽ
đƣơng nhiên khi lựa chọn tài liệu để đƣa vào bảo quản thì một khối lƣợng tài liệu
khá lớn sẽ không đƣợc đƣa vào kho lƣu trữ. Loại hủy tài liệu cần đƣợc xem là hệ
quả tất yếu chứ không phải là mục đích cuối cùng của xác định giá trị tài liệu. Vì
xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, nên một
yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng. Chính vì thế khi
thực hiện xác định giá trị tài liệu còn cần phải có những công cụ hƣớng dẫn thích
hợp. Xuất phát từ những nội dung và yêu cầu này các giáo trình đều thống nhất đƣa
ra một số nhiệm vụ cần thiết phải tiến hành nhƣ sau:
-
Nghiên cứu và làm sáng tỏ các nguyên tắc, các phƣơng pháp cần thiết của
công tác xác định giá trị và cách thức vận dụng những nguyên tắc, phƣơng pháp đó
trong thực tế
-
Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thƣớc đo chung cho quá
trình lựa chọn tài liệu
- Nghiên cứu xây dựng các loại công cụ xác định giá trị tài liệu
-
Tiến hành xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu, lựa chọn những
tài liệu có giá trị đƣa vào bảo quản trong các kho lƣu trữ nhà nƣớc.
19
Nhìn chung, các giáo trình trên đã trình bày rất cụ thể về các vấn đề lý luận
có liên quan tới lý luận xác định giá trị tài liệu nhƣ: khái niệm về xác định giá trị tài
liệu, các nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời
hạn bảo quản tài liệu, tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu. Về nội dung xây
dựng các loại công cụ cho công tác xác định giá trị tài liệu các giáo trình đã giới
thiệu khái quát về danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhƣng chƣa
hƣớng dẫn chi tiết về phƣơng pháp xây dựng, điều kiện thực hiện và cách sử dụng
các công cụ này đối với việc xác định giá trị tài liệu nói chung và tài liệu của các
trƣờng đại học nói riêng.
Lĩnh vực xác định giá trị tài liệu cũng đã trở thành đối tƣợng nghiên cứu của
một số luận án Tiến sỹ, Phó Tiến sỹ nhƣ đề tài: “Vấn đề xác định giá trị tài liệu
Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam và công tác thu thập của các Viện Lƣu trữ Nhà
nƣớc” (Luận án Tiến sỹ của Nguyễn Văn Thâm - NGND.GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm); đề tài “Xác định giá trị tài liệu bổ sung phông lƣu trữ Nhà nƣớc. So sánh
giữa Liên Xô và Cộng hòa Dân chủ Đức” (Luận án Tiến sỹ của Dƣơng Văn Khảm);
Ngoài ra, còn nhiều bài viết tiêu biểu đƣợc đăng tại “Kỷ yếu Hội nghị khoa học
xác định giá trị tài liệu” [34, 32] do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1994 nhƣ bài
viết của PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng “Những kết quả nghiên cứu về XĐGTTL và
nhiệm vụ của nó đến năm 2000”, tác giả cho rằng: xác định giá trị tài liệu chiếm một vị
trí quan trọng trong công tác lƣu trữ. Cán bộ trong ngành lƣu trữ đã dành khá nhiều
công sức, thời gian để nghiên cứu vấn đề khó khăn và phức tạp này. Bài viết của tác giả
cũng đã trình bày tóm tắt những kết quả nghiên cứu lý luận xác định giá trị tài liệu và
bƣớc đầu kết luận về những nguồn tài liệu và những loại tài liệu có giá trị thuộc diện
giao nộp vào Lƣu trữ Nhà nƣớc ở Trung ƣơng và địa phƣơng. Mặt khác báo cáo cũng
nêu lên những nguồn và loại tài liệu có giá trị thực tiễn cần bảo quản ở Lƣu trữ cơ
quan và những tài liệu không cần đƣa vào lƣu trữ. Riêng về xác định giá trị tài liệu
chuyên ngành có nhiều đặc thù cho nên báo cáo cũng chƣa đề cập tới. Ngoài ra báo
cáo cũng nêu lên những vấn đề đƣợc tranh luận trong cán bộ lƣu trữ đối với các vấn đề
XĐGTTL. Tác giả bài viết cũng mong muốn
20
