Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu

NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Giảng viên: TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
1

TS.GVC. Nguyễn Lệ


CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

I.
II.
III.
IV.
V.

2

Khái niệm về xác định giá trị tài liệu
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu
Công cụ xác định giá trị tài liệu
Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

TS.GVC. Nguyễn Lệ


I. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

(XĐGTTL)
1.
2.
3.
4.
5.

3

Khái niệm
Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL
Yêu cầu của việc XĐGTTL
Giá trị của tài liệu
Nội dung công tác XĐGTTL
TS.GVC. Nguyễn Lệ


1. Khái niệm

XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu
chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:
- quy định THBQ cho từng loại TL hình thành
trong quá trình h/động của CQ, tổ chức, cá nhân
theo giá trị của chúng về các mặt k.tế, chính trị,
kh, ls…
- lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa vào
bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị để
tiêu huỷ.
4

TS.GVC. Nguyễn Lệ


2. Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL






5

Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT
Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các PLT,
nhằm tối ưu hố thành phần PLT QGVN, nâng cao
hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT
Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL.
Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ
TL một cách tuỳ tiện.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


3. Yêu cầu của việc XĐGTTL




6

XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa
quyết định đến số phận của TL,
Yêu cầu: những người làm c/tác LT phải có hiểu biết
về phơng TL đưa ra XĐGT, phải có tinh thần trách
nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện
đầy đủ các quy định của Nhà nước và các h/dẫn
nghiệp vụ về XĐGTTL.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4. Giá trị của tài liệu




7

Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng trong TL,
phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử
trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, XH, KHKT
…
Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4.1 Giá trị thực tiễn




8

Là những thông tin chứa đựng trong TL có thể
phục vụ h/động hiện hành của các CQ, cá nhân
(VD để xem xét lại những công việc đã kết thúc
nhưng còn liên quan đến hiện tại, cần được khảo
cứu).

TS.GVC. Nguyễn Lệ


4.2 Giá trị lịch sử





9

Là giá trị của những thông tin chứa đựng trong TL để
phục vụ cho y/cầu ng/cứu lịch sử.
Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số
TL được hình thành.(khoảng 1-10% )
Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn
trong các lưu trữ lịch sử.

TS.GVC. Nguyễn Lệ

5. Nội dung công tác XĐGTTL







10

Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn để XĐGTTL
Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác
XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS
Xác định THBQ cho từng hồ sơ TL
Lựa chọn những TL có giá trị để đưa vào bảo quản tại
các lưu trữ
Tổ chức kiểm tra và loại ra những TL hết giá trị để tiêu
hủy
TS.GVC. Nguyễn Lệ


II. Các nguyên tắc XĐGTTL

1.
2.

11

Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc
XĐGTTL
Các nguyên tắc XĐGTTL

TS.GVC. Nguyễn Lệ


1. Ý nghĩa của việc ng/cứu các ng/tắc XĐGTTL







12

giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.
Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn những
v/đề liên quan đến giá trị của các TL sẽ được lựa
chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN
Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết các
nhiệm vụ cụ thể
Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ quan
điểm sai lầm.

TS.GVC. Nguyễn Lệ

2. Các nguyên tắc XĐGTTL

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)
2.2 Nguyên tắc lịch sử
2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

13

TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)
- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phục vụ
cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc
gia và cho Đảng.
- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc
gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng lịch sử, nguồn
sử liệu tin cậy để ng/cứu lịch sử chính xác nhất. Việc
XĐGTTL phải đứng trên quan điểm bảo vệ di sản
dân tộc.

14

- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chế độ khác
nhau
TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.2 Nguyên tắc lịch sử





15

TLLT chứa đựng thông tin quá khứ cả về nội dung
và hình thức.
Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàn cảnh lịch
sử, điều kiện và thời gian mà TL hình thành.
Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có thể xác
định đúng được ý nghĩa của TL.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


2.3 Ngun tắc tồn diện và tổng hợp





Khi XĐGTTL khơng được tách rời từng TL riêng biệt mà
phải đặt TL vào mối q/hệ với những TL có liên quan.



16

Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung th/tin của TL,
m/đích sử dụng của người ng/cứu, vì vậy khi xem xét

giá trị của TL phải có quan điểm tồn diện và tổng hợp.

Khi xem xét giá trị TL phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc,
ý nghĩa đ/phương, của từng ngành kh/học.

TS.GVC. Nguyễn Lệ


III. Các tiêu chuẩn XĐGTTL
1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL
2. Tiêu chuẩn tác giả TL
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phơng
4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL
5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL
8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm
bề ngoài của TL
17

TS.GVC. Nguyễn Lệ


1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung TL









18

Nội dung TL là những thơng tin chứa đựng trong TL.
Có thể nói, nội dung là linh hồn của TL, giá trị các
mặt của TL chủ yếu do nội dung quyết định.
Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải đặt TL
trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của
ĐVHTP.
Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách riêng
rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xem xét
=> Cách vận dụng:
TS.GVC. Nguyễn Lệ


2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu






19

Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL
Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ
quan hoặc cá nhân làm ra TL.
Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ quan cấp
trên; cơ quan hình thành phơng; cơ quan hữu quan;

cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử => toàn
bộ tài liệu sẽ được giữ lại.
TS.GVC. Nguyễn Lệ


3. Tiêu chuẩn ý nghĩa CQ, ĐVHTP







20

Cơ quan, đvhtp là những cq, cá nhân trong quá trình
h/động của mình đã sản sinh ra PTL
Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ý nghĩa CQ,
ĐVHTP.
Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan trọng
trong BMNN, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì TL
của những cq, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung
quan trọng nhất cho PLTQG.
Những CQ có vị trí ít quan trọng trong BMNN thì TL sản
sinh ra sẽ được b/quản tại KLT của CQ nhằm phục vụ
cho h/động hàng ngày cũng như phục vụ việc ng/cứu
lịch sử của CQ.
TS.GVC. Nguyễn Lệ

4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL




21

Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dung
của TL này trong các TL khác.
Sự trùng lặp thơng tin có thể xảy ra trong phạm vi 1
CQ hoặc trong nhiều CQ
Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có 2 dạng:
+Trùng lặp do việc sao in
+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin

TS.GVC. Nguyễn Lệ


5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL




22

Về thời gian
Về địa điểm

TS.GVC. Nguyễn Lệ

6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất
lượng của PLT






23

Phơng lưu trữ hồn chỉnh?
PLT có chất lượng cao?
Thực trạng các phông lưu trữ của nước ta?
Cách vận dụng:

TS.GVC. Nguyễn Lệ


7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện
ở cả 2 mặt:
+ thể thức
+ nội dung

24

TS.GVC. Nguyễn Lệ

8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và
các đặc điểm bề ngồi của TL




25

Ngơn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta gồm: chữ
Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của 1 số dân tộc ít
người…
Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của nước ta
gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy bạc, giấy gió,
giấy trắng, đĩa, băng…

TS.GVC. Nguyễn Lệ