Giới thiệu về dự án và quản lý dự án (Phần 1)

Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN
1.1. Một số khái niệm về dự án
Dự án là gì ? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực
hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và
ngân sách.
Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau :
a. Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cố gắng lượng
hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể.
Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết
quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.
b. Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất đònh (thường < 3năm), nghóa là phải có thời điểm bắt đầu
và thời điểm kết thúc.
Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm
thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất đònh để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ
chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới.
Nghóa là mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều
giai đoạn khác nhau:
+ Khởi đầu dự án
+ Triển khai dự án
+ Kết thúc dự án
% hoàn thành
dự án

Chậm

100%

Nhanh

Chậm
Thời gian
Điểm bắt đầu

Khởi đầu



Triển khai

Kết thúc

1

Điểm kết thúc

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase)
+ Khái niệm (Conception):

+ Đònh nghóa dự án là gì ? (Definition)
+ Thiết kế (Design)
+ Thẩm đònh (Appraisal)
+ Lựa chọn (Selection)
+ Bắt đầu triển khai
Triển khai (Implementation phase)
+ Hoạch đònh (Planning)
+ Lập tiến độ (Scheduling)
+ Tổ chức công việc (Organizing)
+ Giám sát (Monitoring)
+ Kiểm soát (Controlling)
Kết thúc (Termination phase)
+ Chuyển giao (Handover)
+ Đánh giá (Evaluation)
Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiến trình chậm - nhanh – chậm
Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau
Mức nỗ lực
của DA
(Level of Effort)

Khái niệm

Đỉnh (Peak)

Lựa chọn

HĐ, lập tiến độ,
giám sát, kiểm soát

Đánh giá

Thời gian

Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và đònh nghóa.
Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn
cuối sẽ không bằng không.



2

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

Chi phí của dự án (Cost of project)

Chi phí của DA

Thời gian

Ở giai đoạn khởi đầu ---> chi phí thấp
Ở giai đoạn triển khai ---> chi phí tăng
Càng về sau thì chi phí càng tăng
+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều.
+ Theo thời gian tính chất bất đònh của chi phí sẽ tăng dần lên
c. Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bò hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực,

nguyên vật liệu, ngân sách.
Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn. Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong
một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts)
Mâu thuẫn ở đâu ra?

+ Giữa các bộ phận trong dự án
+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ
+ Giữa dự án và khách hàng

d. Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện
dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án.
1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ
Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật
ngữ, chương trình được dùng đồng nghóa với dự án.
Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được
thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực
và ngân sách.
Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ
chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.


3

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Hệ thống
(System)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

Chương trình 1
Chương trình 2

Dự án 1
Dự án 2

Nhiệm vụ 1
Nhiệm vụ 2

Chương trình i

Dự án i

Nhiệm vụ i

Chương trình n
(Program )

Dự án n
(Project)

Nhiệm vụ n
(Task)

1.3 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
Dự án
1. Có chu kỳ hoạt động rõ ràng

Phòng ban chức năng

1. Tồn tại lâu dài, từ năm này sang
năm khác
2. Không có đặc điểm cụ thể liên quan
đến ngày lòch (ngoại trừ ngân sách
tài chính hàng năm)
3. Tồn tại liên tục

2. Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo
ngày lòch
3. Dự án có thể kết thúc đột ngột khi
không đạt mục tiêu
4. Do tính độc đáo của dự án, công
việc không bò lặp lại
5. Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành
trong ràng buộc về thời gian và
nguồn lực
6. Việc dự báo thời gian hoàn thành
và chi phí gặp khó khăn
7. Liên quan đến nhiều kỹ năng và kỷ
luật trong nhiều tổ chức và thay đổi
theo giai đoạn dự án
8. Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên
tục
9. Bản chất năng động

4. Thực hiện các công việc và chức
năng đã biết

5. Công việc tối đa được thực hiện với
ngân sách sàn / trần hàng năm
(ceiling budget)
6. Tương đối đơn giản
7. Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng
và kỷ luật trong một tổ chức
8. Tương đối ổn đònh
9. Bản chất ổn đònh

1.4 Các loại dự án
a. Dự án hợp đồng (Contractual project)

- Sản xuất sản phẩm
- Dòch vụ
b. Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project)
c. Dự án xây dựng (Contruction Project)
d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)
e. Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project)
f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
g. Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public / Welfare / Development Project)



4

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

2. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1. Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý dự án là một quá trình hoạch đònh (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo
(Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các
mục tiêu đã đònh.
2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

Thành quả
Yêu cầu về
thành quả

Mục tiêu
Chi phí
Ngân sách
cho phép

Thời hạn
quy đònh
Thời gian
Một dự án thành công có các đặc điểm sau :

- Hoàn thành trong thời hạn quy đònh (Within Time)
- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)
- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)
- Sử dụng nguồn lực được giao một cách :
+ Hiệu quả (Effective)
+ Hữu hiệu (Efficiency)
2.3. Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management)

- Độ phức tạp của dự án
- Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
- Cấu trúc lại tổ chức
- Rủi ro trong dự án
- Thay đổi công nghệ
- Kế hoạch và giá cả cố đònh


5

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

2.4. Các chức năng quản lý dự án
a. Chức năng hoạch đònh
---> Xác đònh cái gì cần phải làm ?
- Xác đònh mục tiêu
- Đònh phương hướng chiến lược
- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp
với môi trường hoạt động.
b. Chức năng tổ chức
---> Quyết đònh công việc được tiến hành như thế nào ?
---> Là cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch
- Làm việc gì ?
- Ai làm ?
- Phối hợp công việc ra sao ?

- Ai báo cáo cho ai ?
- Chỗ nào cần ra quyết đònh ?
(Cụ thể hóa ra sơ đồ tổ chức)

c. Chức năng lãnh đạo
- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên.
- Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả.
- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức.
---> Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
d. Chức năng kiểm soát
Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu.
Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai.



6

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

3. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM)
PM : Là người chòu trách nhiệm trong việc QLDA
3.1. Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility)
a. Vò trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án

Parent Organization

(Tổ chức Mẹ)

Project Team
(Tổ Dự án)

Client/Beneficiary
(Người hưởng thụ từ DA)

PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn:
• Các dự án cạnh tranh về nguồn lực
• Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án
• Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu
• Các nhà quản lý của tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí
---> Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này
b. Vai trò của nhà quản lý dự án
• Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA
• Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng :
- Quản lý dự án
- Kỹ thuật của dự án
• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
• Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án
---> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional Manager)
• Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)
• Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)
---> Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra
trong điều kiện giới hạn của dự án


7

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

c. Trách nhiệm của nhà QLDA.

Cost

Relations
Time

Quality

PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố : Chi phí, Thời gian và Chất lượng

3.2. Các kỹ năng và phẩm chất của PM
a. Các kỹ năng (Required Skills)

Kỹ năng quản
lý thời gian &
lập tiến độ

Kỹ năng
kỹ thuật

Kỹ năng lập

ngân sách

Kỹ năng
lãnh đạo

Kỹ năng tiếp thò
và ký hợp đồng
với khách hàng
Kỹ năng
thương lượng

Kỹ năng quan
hệ con người
và quản lý
nguồn lực
Kỹ năng
truyền đạt

b. Phẩm chất của nhà QLDA
•
•
•
•

Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)
Khả năng ra quyết đònh (Decision Making Ability)
Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)
Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)

8

G.V. Cao Hào Thi


Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)

Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án

c. Chọn lựa PM :
• Generalist > Specialist
Biết tổng quát > chuyên sâu
•

Synthesizer > Analyst
Mang đầu óc tổng hợp > mang đầu óc phân tích

•

Facilatator > Supervisor
Người làm cho mọi việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) > Giám sát

Tùy theo quy mô của dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi

Yêu cầu

Kỹ năng quan hệ
con người
Kỹ năng

chuyên môn / kỹ thuật

Quy mô dự án
Câu hỏi:
Ai là người thích hợp với quản lý dự án ?
---> Trả lời :
By Training, Experience & Educational Background
---> Loại người + Industrial Engineer
+ Engineering Manager



9

G.V. Cao Hào Thi