THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM.
1.1. Những đặc điểm kinh tế_ kỹ thuật của Công ty Cổ phần XNK và
Hợp tác đầu tư Vilexim ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết
quả tiêu thụ hàng hóa.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim.
Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim là một doanh nghiệp đa
ngành, đa chức năng trực thuộc Bộ Thương mại, được thành lập năm 1967 với
tên ban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại thương lúc đó quản lý.
Trong 9 năm đầu (1967-1976), Công ty được giao nhiệm vụ tiếp nhận
hàng hoá viện trợ của các nước XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng
hoá đó sang Lào và Campuchia.
Năm 1976, Tổng công ty XNK Biên giới chuyển thành Tổng công ty XNK
Việt nam trực thuộc Bộ Ngoại thương có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ
từ các nước XHCN, đồng thời thực hiện các hoạt động XNK theo chỉ tiêu kế
hoạch của Nhà nước .
Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào.
Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay
là Chính phủ) về việc sắp xếp lại DNNN, Bộ Thương mại đã ra Quyết định 332
TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK với Lào.
SV: Phan Chính Mơ 56
Lớp: HCKTA1_K6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Năm 2003, Bộ Thương mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTM
ngày 08/08/2003 đổi tên Công ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tác
đầu tư Vilexim.
Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ
Thương mại, Công ty XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim đã chính thức đi vào Cổ
phần hoá từ ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác
đầu tư Vilexim.

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM
+ Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM IMPORT EXPORT AND CO-OPERATION
INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
+ Tên viết tắt: VILEXIM.
- Trụ sở Công ty: 170 đường Giải phóng – Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà
Nội.
- Loại hình Công ty:
+ Theo thành phần kinh tế: Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nước.
+ Theo phân cấp quản lý: Doanh nghiệp Trung ương.
- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa.
- Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ. Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu:
Số tiền Tỷ lệ
+ Vốn Nhà nước: 9.180.000.000đ 51%
+ Vốn của CB, NV trong Công ty: 6.660.000.000đ 37%
+ Vốn của các Cổ đông khác: 2.160.000.000đ 12%
Vốn hiện có trên Báo cáo tài chính: 18.449.017.671đ, tăng vốn điều lệ của
Công ty lên 449.017.671đ tương ứng với mức tăng khoảng 2,5%.
Cổ phần hóa doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho Vilexim huy
động vốn của xã hội, nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp
2
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
trong tiến trình hội nhập với sự phát triển kinh tế của đất nước và thế giới.
Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từ
một công ty với kim ngạch XNK chỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kim
ngạch XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với những mặt hàng XNK
đa dạng và phong phú như nông - lâm - thủy sản, vật tư, nguyên liệu, thiết bị
máy móc đồng bộ phục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa,

Vilexim còn hoạt động trên lĩnh vực đầu tư liên doanh và xuất khẩu lao động.
Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và
Hợp tác đầu tư Vilexim những năm gần đây:
Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là
11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD.
Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch được
giao đạt 109%, so với năm 2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USD
đạt 96,5% kế hoạch được giao và so với cùng kì năm trước bằng 99,4%; NK là
13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trước bằng
99%.
Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch được
giao đạt 104,9%, so với năm 2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000
USD đạt 82,9% kế hoạch được giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 87,7%; NK
là 15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng
119,7% .
Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch được
giao đạt 154% , so với năm 2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạt
thành tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kế hoạch được
giao, so với cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kế
hoạch được giao và so với năm 2002 bằng 158%.
3
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so với kế
hoạch được giao và bằng 123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệu
USD và NK là 37,34 triệu USD.
Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm
2004 – Trong đó, XK là 16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là

42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004.
Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuất
khẩu. Vì thế, lợi nhuận của Công ty tăng cao, đời sống của người lao động được
cảIithiện. Cụ thể như sau:
Biểu 1.1. BẢNG SO SÁNH KẾT QUẢ KINH DOANH CÁC NĂM 2004, 2005
Năm

Chỉ tiêu

2004

2005
Tỷ lệ %
so với
năm 2004
Tỷ lệ %
so với kế
hoạch
Bộ TM
giao
Doanh thu
721 tỷ đồng 896 tỷ đồng 124,27% 144,51%
Lợi nhuận
1,6 tỷ đồng 4,1 tỷ đồng 256,25% 393,47%
Nộp Ngân sách
77 tỷ đồng 98,68 tỷ
đồng
128,16% 182,74%
TNBQ/người/thán
g

2,2 triệu
đồng
3,0 triệu
đồng
133,33% 136,36%
Với những thành tích đạt được, Công ty đã vinh dự được Chính phủ, Bộ
Thương mại, UBND thành phố Hà Nội tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý:
4
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Huân chương lao động hạng nhì và hạng ba, cờ thi đua của Bộ Thương mại,
bằng khen của thành phố Hà Nội. Ngày 04/09/2005, hội đồng chung tuyển
toàn quốc giải thưởng năm 2005 đã chính thức công nhận thương hiệu Vilexim
đạt giải thưởng Sao vàng đất Việt năm 2005 trong số 171 Doanh nghiệp và 10
Bộ, ngành trong cả nước.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim.
Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung. Đứng đầu
công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty. Hội đồng quản trị
ra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công ty theo chế độ, chính
sách của nhà nước. Giám đốc là người thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn
thể cán bộ công nhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại
diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật, trước cơ quan
quản lý cấp trên.
Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc. Một Phó giám đốc điều hành kinh
doanh, một Phó giám đốc điều hành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và
một Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động. Phó giám đốc phải chịu
trách nhiệm trước Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc được
giao.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
( Xem trang bên)
5
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Biểu 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty

Chi nhánh TP HCM
Trung tâm XKLĐ
Chi nhánh Hải Phòng
Chi nhánh Hà Tây
VP đại diện tại Lào
Đại hội đồng cổ đông
hội đồng quản trị
ban kiểm soát
Ban Giám Đốc
P. Kinh doanh 1,2,3
P. Tổng hợp & Marketing
P. Kiến thiết xây dựng
P. Tài Chính Kế toán
P.Tổ chức hành chính
Đội xe
Kho Tứ Kì
Kho Cổ Loa
6
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân

ĐH Kinh tế quốc dân
Chức năng nhiệm vụ:
1) Đại hội đồng Cổ đông
- Thông qua, phê chuẩn các báo cáo của HĐQT, báo cáo quyết toán năm tài
chính, phương án phân phối lợi nhuận, sử dụng lợi nhuận.
- Quyết định việc tăng giảm vốn điều lệ, tài sản, mức cổ tức, thù lao cho HĐQT,
Ban kiểm soát.
- Quyết định giải thể hoặc tổ chức lại công ty, các chi nhánh, văn phòng đại
diện, các đơn vị trực thuộc.
2) Hội đồng quản trị
- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành, chiến lược phát triển
của công ty.
- Quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xử lý sai phạm của các cán bộ quản lý
trong công ty.
3) Ban kiểm soát
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh
doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty.
- Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động. Báo cáo Đại hội Cổ
đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng
từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
- Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty.
4) Phòng Kinh doanh 1, 2, 3
7
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh XNK trong phạm vi giấy phép kinh doanh
và các quy định của công ty.

- Xây dựng các phương án kinh doanh, tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ
kinh doanh hiệu quả như giao dịch ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng, làm
các thủ tục khác có liên quan đến mua bán hàng hoá.
- Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các
doanh nghiệp ở trong nước và nước ngoài.
5) Phòng Tài chính Kế toán
- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá
trình sản xuất, kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực,
phương pháp kế toán quy định.
- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty. Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông
tin kế toán cho các đối tượng sử dụng có liên quan.
- Kiểm tra, giám sát và chấp hành các chính sách chế độ về quản lý tài chính.
- Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đưa ra các
giải pháp hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của
công ty.
6) Phòng Tổng hợp và Marketing
- Lập kế hoạch kinh doanh chung toàn công ty và phân bổ kế hoạch đó cho từng
phòng kinh doanh cụ thể.
- Theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị
thông tin như FAX, TELEX…
8
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng nghiệp vụ để lập
báo cáo trình lên Giám đốc.
7) Phòng Kiến thiết xây dựng
- Lập dự án, phương án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và phát

triển của Công ty.
- Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phương, khu công
nghiệp để làm thủ tục và các giấy tờ xin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất
đai được giao, triển khai xây dựng.
8) Phòng Tổ chức hành chính
- Xây dựng mô hình tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
trong công ty; Xây dựng các nội quy, quy chế của công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng nguồn nhân lực, các chính sách lao
động, tiền lương, tính lương hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên cũng như
các khoản tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch,
làm việc với công ty, tổ chức bảo vệ hàng ngày.
9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng,
đội xe...)
- Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thương vụ xuất nhập
khẩu do công ty giao. Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề
như thanh toán nợ, nghiên cứu thị trường.
- Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vật
chất được giao.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim.
9
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
1.1.3.1. Phương thức hoạt động kinh doanh.
Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu tư Vilexim
do các Phòng kinh doanh phụ trách. Các phòng kinh doanh trước hết làm
nhiệm vụ tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thị trường,
xem thị trường có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ

hàng hoá như thế nào, kết quả thu được ra sao... Sau khi có được đầu ra cho
hàng hoá, các phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận
mua hàng, đồng thời, lên kế hoạch lập phương án kinh doanh. Sau đó, phương
án kinh doanh được trình lên Phòng Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng
tài chính của Công ty hiện thời có đáp ứng được yêu cầu của phương án đó hay
không? Nếu khả năng tài chính cho phép, phương án kinh doanh được cho là
khả thi thì sẽ trình lên Giám đốc công ty phê duyệt.
Khi phương án kinh doanh được chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến
hành các nghiệp vụ kinh doanh bao gồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp
trong nước, hợp đồng ngoại thương với phía nước ngoài, tổ chức thực hiện
hợp đồng, làm các thủ tục liên quan đến mua bán hàng hoá. Chẳng hạn, với
hoạt động nhập khẩu hàng hoá, hoạt động thường xuyên của Công ty, Phòng
kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu; theo dõi việc giao hàng của phía nước ngoài;
Khi bộ chứng từ hàng hóa về tới Ngân hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ
chứng từ hàng hoá để làm căn cứ đi nhận hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan.
Sau khi có hàng, sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng trong nước theo hợp
đồng kinh tế đã ký kết.
Với đặc điểm kinh doanh cơ bản như trên, quá trình kế toán bán hàng tại
Công ty được tổ chức xử lý, theo dõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lô
hàng mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
1.1.3.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
10
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác
các mặt hàng nông lâm sản, hóa chất, dược liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệu
xây dựng, thủ công mỹ nghệ.
- Xuất khẩu lao động đi nước ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định

hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nước ngoài.
- Kinh doanh vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép
các loại), phương tiện vận tải và hàng tiêu dùng.
- Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng.
- Kinh doanh vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng,
mặt hàng giấy.
- Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu
- Cho thuê nhà văn phòng, nhà xưởng, kho bãi.
Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt
động xuất nhập
1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim.
1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toán
của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tập trung với hình
thức phân tán: Các đơn vị trực thuộc được tổ chức bộ phận kế toán riêng như
Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng
hợp toàn bộ công tác tài chính kế toán, định kỳ lập Báo cáo kế toán gửi về
Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty.
Ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm chưa đủ trình độ quản lý, chưa được
phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao như Trung tâm Xuất
11
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
khẩu Lao động, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thì không tổ chức
kế toán riêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm
tra hạch toán ban đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ
bộ các chứng từ đó để chuyển về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty.

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phát
sinh tại Trụ sở Công ty và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán
riêng; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế
toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty.
Mô hình kế toán áp dụng như trên tại Công ty có nhiều ưu điểm hơn so với
các mô hình kế toán khác và tương đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình
kế toán tương đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim có quy mô
vừa nhưng hoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc
vào địa bàn hoạt động; Công ty Vilexim được trang bị và sử dụng các phương
tiện kỹ thuật hiện đại, thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Văn phòng Công
ty, cũng như thông tin viễn thông với các đơn vị trực thuộc. Do đó, thông tin kế
toán được cung cấp khá kịp thời.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
( Xem trang bên)
Biểu 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
KT
Tiền mặt
Kế toán trưởnG
KT Ngân hàng và Thuế
KT Hàng tồn kho
12
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Kế toán Công nợ
Kế toán Tổng hợp
P.Kế toán tại CN Tp HCM, CN Hải Phòng
Nhân viên kế toán tại các CN khác
KT Tiền lương

Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp thông tin
13
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân


Chú thích:


Trong đó:
- Kế toán trưởng là người điều hành công việc chung, chỉ đạo, hướng dẫn
và kiểm tra công tác tổ chức kế toán theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp số liệu để lập các báo
cáo tài chính.
- Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty.
14
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân
hàng và thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước.
- Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá.
- Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng
và các nhà cung cấp từ đó xác định được số nợ còn phải thu cũng như số nợ còn
phải trả của từng đối tượng.
- Kế toán Tiền lương tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương của

cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệu
phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, Phòng kế toán đã đưa phần mềm kế
toán Fast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast 2003.f. Phần
mềm được thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức
tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK
và hợp tác đầu tư Vilexim.
Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim như sau:
( Xem trang bên)
Biểu 1.4. Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim
15
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Trước khi đưa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế
toán Vilexim đã phải làm các công việc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phần
mềm. Các công việc đã thực hiện bao gồm:
- Xác định các yêu cầu về quản lý.
- Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán;
- Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin.
16
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn
vị cơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng…).
- Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn.
- Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính.

- Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ.
- Xác định số dư đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế.
- Xác định danh sách người dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập.
Các công việc chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán đã được các
cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng bởi
mọi người đã xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc
tới việc khai thác thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh
phải sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.
1.1.4.2. Quản trị người sử dụng.
Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trưởng có thể quản trị
người dùng, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông
qua chức năng phân quyền. Chức năng này để khai báo những người sử dụng
chương trình và phân quyền sử dụng chương trình cho từng người sử dụng.
Mỗi nhân viên kế toán được cung cấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để
sử dụng chương trình.
Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Như Trang phụ trách kế toán
hàng tồn kho, cách làm như sau:
- Chọn menu “Hệ thống” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau
đó chọn tiếp menu “Quản lý người sử dụng” rồi vào menu “Khai báo
người sử dụng và phân quyền”
Biểu 1.5. Khai báo người sử dụng và phân quyền truy nhập
17
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “Thêm NSD” rồi tiến hành
nhập dữ liệu tuần tự như sau:
+ Tên: TRANG
+ Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Như Trang

+ Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho
phép người được phân quyền và kế toán trưởng truy cập vào phần kế toán
hàng tồn kho.
+ Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trưởng cho phép nhân viên
này được sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0.
+ Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo.
- Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho người sử dụng bằng cách di chuyển
con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Như Trang rồi kích chuột
vào nút “Phân quyền”, chọn cột “Chức năng không được sử dụng”, kích chuột để
đánh dấu phần “Kế toán hàng tồn kho”. Sau đó, kích vào nút “Thêm quyền” cuối
cùng là nút “Nhận”.
18
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trưởng có thể
kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định được cụ thể trách nhiệm
thuộc về người nào khi xảy ra sai sót. Việc phân quyền rất đa dạng như:
- Phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chức năng (menu) của
chương trình. Ví dụ: Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả, nhân viên
Trang chỉ được truy cập đầy đủ các menu “Kế toán hàng tồn kho”, “Kế toán bán
hàng và xác định kết quả”, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” và một số chức
năng thuộc các menu “Hệ thống”, “Kế toán tổng hợp”, “Kế toán tiền mặt, tiền
gửi và tiền vay”.
- Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng được quyền tạo mới, sửa, xoá,
xem các chứng từ.
- Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ
và mã của người tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và
mã của người thực hiện sửa chữa lần cuối cùng. Nhờ đó có thể xác định trách

nhiệm cụ thể thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót.
Các phần hành kế toán trong chương trình Fast Accounting có mối liên
hệ chặt chẽ với nhau (Xem sơ đồ), bao gồm:
- Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên
kết số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.
- Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh
toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.
- Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và
công nợ phải thu.
- Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả để quản lý bán hàng và
công nợ phải trả.
- Phân hệ Kế toán hàng tồn kho để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, tính
giá hàng tồn kho.
19
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
- Phân hệ Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng : Tập hợp chi phí và phân bổ chi
phí, xác định kết quả lãi lỗ theo từng lô hàng.
- Phân hệ Kế toán tài sản cố định : Quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn
lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng…
- Báo cáo thuế : Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập
nhật ở các phân hệ khác.
- Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của
Bộ Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị
nội bộ doanh nghiệp.
Các phần hành kế toán được giao cho từng bộ phận kế toán tương ứng
trong Phòng kế toán:
- Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt

và bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm.
- Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả;
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận
Kế toán Công nợ phải trả.
- Bộ phận Kế toán tổng hợp đảm nhiệm phân hệ Kế toán tổng hợp; Chi phí
và lãi lỗ lô hàng, Kế toán TSCĐ, Báo cáo Tài chính…
Giữa các bộ phận trong phòng kế toán thường xuyên có sự trao đổi, kiểm tra
đối chiếu lẫn nhau trong quá trình xử lý hạch toán chứng từ ban đầu.
Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting được thể hiện qua sơ đồ
sau:
( Xem sơ đồ trang bên)
Số liệu cập nhật được lưu ở phân hệ của mình
Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp
Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ khác tùy theo từng trường hợp cụ
thể.
Báo cáo bán hàng, SCT công nợ
20
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Báo cáo mua hàng, SCT công nợ
Thẻ kho, NXT…
Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao…
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH…
Tổng
Hợp
Vốn bằng tiền
Phiếu thu, phiếu chi Báo nợ, báo có
Bán hàng&Phải thu

Hóa đơn, ctừ phải thu
Nghiệp vụ khác
Bảng kê, Bảng phân bổ, Phiếu kế toán
Tài sản cố định
Hàng tồn kho
PN,PX, Cuyển kho
Mua hàng&Phải trả
Hóa đơn, ctừ phải trả
SCT tài khoản, Sổ cái TK, CTGS,…
Báo cáo Quản trị
Báo cáo thuế
Báo cáo chi phí và giá thành
Báo cáo Tài chính
Biểu 1.6. Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting
21
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
22
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Ghi chú:

1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim.
1.1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty Vilexim thường xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống
những Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê thay đổi trong chế độ kế

toán- tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các
phần hành kế toán của đơn vị mình. Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo
Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính.
- Niên độ kế toán: tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến
ngày 31/12 hàng năm.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kê
định kỳ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu
ích hoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH, TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-
BTC ngày 12/12/2003.
1.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán.
Trong phạm vi quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “ Chế độ Kế
toán doanh nghiệp” và các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên,
Công ty Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn nhằm phù hợp
với đặc điểm kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty.
23
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ được
Fast tự động mã hoá cho từng loại chứng từ, quy định cho từng màn hình cập
nhật chứng từ và không được sửa. Mã chứng từ có tác dụng giúp chương trình
nhận biết được dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ giao diện
màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên của chứng từ được chương trình khai báo tự động. Tuy nhiên, người
sử dụng có thế sửa lại cho phù hợp bằng cách vào menu “Hệ thống” => “Danh
mục từ điển và tham số tuỳ chọn” => “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.
Muốn sửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn
hình, như dưới đây:
Biểu 1.7. Sửa các thông số của mã chứng từ
24
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐH Kinh tế quốc dân
ĐH Kinh tế quốc dân
Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi
khi thêm một chứng từ mới thì chương trình tự động đánh số tăng thêm 1.
Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có
cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có
cùng một mã chứng từ mẹ cho chương trình nhận biết để đánh số tự động. Mã
chứng từ mẹ là mã một chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong
trường hợp màn hình có hệ thống đánh số thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ
trùng với mã chứng từ trong danh mục chứng từ

MÃ CHỨNG TỪ
TÊN CHỨNG TỪ
PT1 Phiếu thu tiền mặt
PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
PC1 Phiếu chi tiền mặt
PCA Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)
BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
BN1 Giấy báo nợ của ngân hàng (chi)
BNA Giấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNA
Phiếu nhập kho (nhập mua)
PNB Phiếu nhập mua nhập khẩu
PNC
Phiếu nhập tiền chi phí
PND Phiếu nhập kho (nội bộ)
PNE Phiếu nhập điều chuyển
PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
PXD Phiếu xuất kho
PXE Phiếu xuất điều chuyển
PXF Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho
HD1 Hoá đơn dịch vụ
HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ
PN1 Hoá đơn mua dịch vụ
PN2 Phiếu thanh toán tạm ứng
PN9 Ctừ phải trả khác, ctừ bù trừ công nợ
PK1 Phiếu kế toán tổng hợp
PK3 Bút toán kết chuyển tự động
25
SV: Phan Chính Mơ Lớp: HCKTTA1_K6
25