THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XI MĂNG

Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
I. Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh
doanh và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng
1. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công
ty Xuất nhập khẩu xi măng
1.1. Quá trình hình thành và chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty xuất
nhập khẩu xi măng
Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company
Tên viết tắt: VINACIMEX.
Địa chỉ: 228 Đờng Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.
Tel: 84.4.8512424 Fax: 84.4.8513748
Email:
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổng
công ty xi măng Việt Nam. Đảng và Nhà nớc đã quyết định thành lập Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào:
+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính
phủ), Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989 của Hội đồng Bộ trởng.
+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ Ngoại
thơng.
+ Quyết định số 692/BXD TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyết
định thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
+ Quyết định số 025A/BXD TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng về việc
thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theo quyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991
của Hội đồng Bộ trởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập
khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991, có tên giao dịch quốc tế là
VINACIMEX (Vietnam National Cement Trading Company). Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là
một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và

có con dấu riêng theo mẫu qui định. Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại
tệ tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sung là:
6.418.000.000đ.
Trong đó: + Vốn cố định : 362.000.000đ.
+ Vốn lu động : 6.056.000.000đ.
Theo nguồn vốn:
+ Vốn Ngân sách cấp : 3.151.000.000đ.
+ Vốn Công ty tự bổ sung : 3.627.000.000đ.
+Nguồn vốn Công ty đợc Nhà nớc cho phép huy động thêm là :35.000.000 đ.
Trong hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã không ngừng
tìm tòi phát triển, và khẳng định vị trí của mình. Liên tục trong hơn 10 năm qua:
+ Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho
vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng.
+ Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng.
+ Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nớc trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000 tỷ
đồng.
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng:
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:
- Xuất khẩu xi măng.
- Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ, vật
t cho ngành sản xuất xi măng.
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ và quyền
hạn chính nh sau:
- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng.
- Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xây dựng kế hoạch
xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn.
- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới, khả năng
hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhập khẩu vật t thiết bị phụ tùng lẻ chuyên
ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trờng giá cả trên thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty..
- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối
với Nhà nớc.
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập khẩu
trực tiếp.
- Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài để ký kết
các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t.
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế th-
ơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ
phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trờng trong
nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển đợc
vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc theo luật định.
Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số công việc cho các Công ty liên doanh nh
t vấn trong thơng thảo hợp đồng, tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành.
Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:
Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanh các
mặt hàng:
+Vật t: Clinker, thạch cao, Giấy Krat, hạt nhựa PP, gạch chịu lửa, vữa chịu
lửa, sợi amiăng, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máy gạch kiềm
tính VN.
+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây truyền sản xuất
xi măng, các loại xe chuyên dùng nh xe ủi, xe xúc, xe trọng tải lớn và các phụ
tùng thay thế trong dây truyền sản xuất.
+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy máy xi măng mới công suất từ 1,2 đến 1,4 triệu tấn/1 năm.
+ Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu. T vấn cho các dự án
xây dựng các nhà máy xi măng.

Đặc điểm về thị trờng kinh doanh:
Thị trờng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty là những đơn vị trong
ngành sản xuất xi măng: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Hà
Tiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Bút Sơn, ... Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng
trong ngành.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thơng mại
và tiến hành xuất khẩu xi măng sang thị trờng Lào, Campuchia .
Đơn đặt hàng của
các Công ty
xi măng
Gọi thầu
Mở thầu
Ký kết hợp
đồng nhập khẩu
Mở L/C
cho nhà
cung cấp
Giao hàng cho các Công ty
xi măng
Thu tiền
Trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng:
Sơ đồ 14: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty
Xuất nhập khẩu Xi măng
Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
VINACIMEX là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, vì thế
hoạt động kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo, hớng dẫn, điều hành của Tổng
công ty xi măng. Công ty tuy thành lập mới hơn 10 năm nhng các qui chế về tổ
chức quản lý, điều hành tổ chức kinh doanh về mọi mặt đều đợc quán triệt xây

dựng trên cơ sở nhiệm vụ chính trị đợc giao theo chế độ quản lý của Nhà nớc.
Hiện nay, Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh đợc thể hiện ở sơ đồ trên.
Các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ
sở chức năng, nhiệm vụ đã đợc phân công để cùng thực hiện tốt nhiệm vụ chung
của Công ty.
Giám đốc
Kế toán trởng
Phó Giám đốc 1
Phó Giám đốc 2
Phòng Kế toán tài chính
Phòng
Tổng
hợp
Phòng
Dự án
Phòng XNK TB phụ tùng
Phòng XNK Vật t xi măng
Chi nhánh tại TP HCM
Chi nhánh tại Hải Phòng
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 15: Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đặc điểm
của cơ cấu này là mối quan hệ này giữa các thành viên đợc thực hiện theo đờng
thẳng. Ngời thừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp
trên trực tiếp. Ngời phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những
ngời dới quyền mình.
1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng trong một số năm gần đây
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng ngày một hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, hoạt động ngày càng đi

vào ổn định, với mục tiêu bù đắp chi phí, có lợi nhuận, đồng thời tạo phối hợp với
các đơn vị trong ngành để thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao. Điều này thể hiện rõ
qua việc Công ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà
nớc.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Năm 2003 2004)
(Đơn vị tính: VNĐ)
Phần 1: Lãi (lỗ)
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ
(%)
1 2 3 4 = 3 - 2 5
Tổng doanh thu
Trong đó: Doanh thu xuất khẩu
Các khoản giảm trừ
449.614.278.210
0
0
484.342.145.419
0
0
34.727.867.209 108
1 Doanh thu thuần 449.614.278.210 484.342.145.419 34.727.867.209 108
2 Giá vốn hàng bán 434.126.370.489 458..205.148..228 24.078.777.739 106
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 15.487.907.721 26.136.997.191 10.649.089.470 169
4 Doanh thu hoạt động tài chính 2.004.191.844 5.025.593.983 3.021.402,139 251
5 Chi phí hoạt động tài chính 719.551.506 4.807.157.659 4.087.606.153 668
6 Chi phí bán hàng 9.310.456.429 18.820.736.958 9.510.280.529 202
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.741.349.714 6.189.052.022 447.702.308 108
8 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.720.741.916 1.345.644.535 (375.097.381) 78

9 Thu nhập khác 1.072.166.253 62.296..289 1.009.869.964 6
10 Chi phí khác 39.676.445 502.789 (39.173.656) 1.3
11 Lợi nhuận khác 1.032.489.808 61.793.500 (970.696.308) 5,98
12 Tổng lợi nhuận trớc thuế 2.753..231.724 1.407.438.035 (1.705.793.689) 51
13 Thuế TNDN 780.350.044 554.909.295 (225.440.749) 71
14 Lợi nhuận sau thuế 1.972.881.680 852.528.740 1.120.352.940 43,21
Qua số liệu trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2
năm gần đây. Các chỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trớc thuế, và lợi
nhuận sau thuế ở mức ổn định. Doanh số của Công ty ngày một tăng cao. Cụ thể:
Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2004 so với năm 2003 tăng là:
484.342.145.419
= 108%
449.614.278.210

Tơng ứng là 34.727.867.209 (đồng), việc giữ ổn định và tăng doanh thu là do do
nhiệm vụ chính trị phải tăng cờng nhập khẩu số lợng lớn Clinker để bình ổn thị tr-
ờng năm 2004, một số dự án xây dựng các nhà máy xi măng đi vào quá trình thực
hiện tạo doanh thu ủy thác cho Công ty, Công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ
thuật vào quá trình kinh doanh cũng nh việc mở rộng thị trờng tạo thêm nhiều bạn
hàng. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của Công ty đã giảm đáng kể, cụ thể lợi
nhuận sau thuế năm 2004 giảm so với năm 2003 là 1.120.352.940 (đồng), tơng
ứng là 43.21%. Việc giảm lợi nhuận này nguyên nhân là do:
+ Giá cả của thị trờng có nhiều biến động, đặc biệt giá Clinker nhập khẩu luôn
tăng cao trong khi đó giá bán Clinker cho các nhà máy không đợc tăng (do nhiệm
vụ chính trị đợc giao) để góp phần ổn định giá xi măng trên thị trờng. Do đó trong
năm 2004, Công ty càng nhập khẩu nhiều Clinker hơn năm 2003 thì mặt hàng
Clinker này càng làm giảm lợi nhận của Công ty so với năm 2003.
+ Các chi phí (cớc tàu biển tăng cao) cho hoạt động nhập khẩu của Công ty ngày
một tăng cao.
Mặc dù so với năm 2003, lợi nhuận của Công ty năm 2004 có giảm đi, nhng nhìn

chung, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2004 có chiều
hớng tơng đối tốt, đã hoàn thành kế hoạch và nhiệm vụ chính trị năm 2004 do cấp
trên và Chính phủ giao. Để đạt đợc kết quả trên ngoài sự nỗ lực, cố gắng phấn đấu
để hoàn thành nhiệm vụ, Công ty còn nhận đợc sự hỗ trợ tích cực của các bạn
hàng và sự chỉ đạo sát sao của Tổng công ty.
Nhiệm vụ chính của Công ty trong năm 2005:
Năm 2005 là năm cuối cùng của kế hoạch 5 năm 2001 2005, nên có ý nghĩa
rất quan trọng đối với việc phấn đấu thực hiện hoàn thành các mục tiêu chiến lợc
phát triển kinh tế xã hội do Đại hội Đảng lần thứ IX đã đề ra. Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng có thuận lợi cơ bản là Chính phủ sẽ có nhiều biện pháp để thúc đẩy
phát triển kinh tế đạt mức tăng trởng cao (GDP 8,5%), đầu t xây dựng dự kiến tiếp
tục tăng, nhu cầu xi măng toàn xã hội dự kiến khoảng 28 29 triệu tấn, tăng 8
12% so với năm 2004. Nhng bên cạnh đó kinh tế thế giới còn nhiều diễn biến
phức tạp, ảnh hởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế Việt Nam nói chung và
ngành công nghiệp xi măng nói riêng nh giá vật t thiết bị, than, xăng dầu, tỷ giá
ngoại tệ, giá nhập khẩu clinker, thạch cao,... tiếp tục tăng cao và không ổn định.
Thấy đợc những thuận lợi và khó khăn đó, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đa
ra những biện pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, từng bớc cải tiến cách nghĩ cách làm,
đồng thời đặt ra nhiệm vụ chính trong năm 2005:
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của một đơn vị thành viên đối với công tác phát triển
ngành mà trớc tiên phải thực hiện đầy đủ những điều khoản của hợp đồng đã ký.
Tham gia cùng các đơn vị liên quan triển khai các dự án đầu t mới.
Để thực hiện tốt việc nhập khẩu thiết bị, phụ tùng cho sản xuất, toàn bộ cán bộ
công nhân viên phải quán triệt các mục tiêu sau:
+ Duy trì và phát triển các mối quan hệ với nhiều bạn hàng nớc ngoài.
+ Tăng cờng quan hệ và phối hợp chặt chẽ với các Công ty xi măng để tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác nhập khẩu, đa hàng kịp thời phục vụ cho sản xuất.
+ Đảm bảo quyền lợi cho các Công ty mua hàng bằng cách yêu cầu các nhà
cung cấp nớc ngoài phải đảm bảo trách nhiệm sau bán hàng.
+ Ngoài nhiệm vụ nhập khẩu vật t phục vụ sản xuất cần đầu t nhiều vào mặt

hàng clinker, trong quá trình thực hiện hợp đồng phải có nhiều thông tin để có thể
tiên lợng đợc khả năng thực hiện hợp đồng để có nhiều phơng án tìm thêm nguồn
hàng, quyết tâm nhập khẩu đủ 500.000 tấn clinker cho năm 2005.
Công ty phấn đấu tạo thêm việc làm, đảm bảo doanh thu, tăng lợi nhuận, đảm
bảo nghĩa vụ nộp ngân sách, các khoản trích nộp theo Luật định, nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng
Kế toán trởng
Phó phòng Kế toán
Kế toán thanh toán tiền VN
Kế toán thanh toán ngoại tệ
Kế toán công nợ
Kế toán tổng hợp
Kế toán TSCĐ
Kế toán tiền lơng
Thủ quỹ
Sơ đồ 16: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máy kế
toán theo hình thức tập trung. Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty đợc
thể hiện cụ thể nh sau:
Phòng kế toán đợc bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc
giao. Phòng có 7 ngời, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việc cụ thể,
thực tế:
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo gọn
nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo
toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế
của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành chế độ quản

lý kinh tế và pháp luật Nhà nớc.
Phó phòng kế toán: Là ngời thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kế toán
trởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trởng Công ty tham gia quản lý phòng và
phụ trách công việc đợc phân công.
Thủ
quỹ
Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho
quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đối kế
toán.
Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt Nam, có
nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiền mặt
của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập Báo cáo quản
trị.
Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ. Là ngời kiểm tra
và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nớc ngoài,
các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập
các Báo cáo quản trị.
Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của Công ty với ngời cung
cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác. Mở L/C, lập hoá đơn
bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị.
Kế toán TSCĐ: Là ngời theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp
thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàn
doanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng
xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm, tạm ứng
cho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, tập
hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội.
Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền
mặt và ngoại tệ.
Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chi

nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn
Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định đúng
đắn.
2.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
2.2.1. Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
áp dụng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ
- BTC ngày 25/10/2000, Thông t 89/2002/TT BTC hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo
Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, Thông t số 105/2003/TT - BTC ngày
4/11/2003 của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định
165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành
và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam.
2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạch toán tập trung tại Công
ty. Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành
theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài Chính và Quyết
định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của Tổng công ty xi măng
Việt Nam.
Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh
của đơn vị, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đăng ký với Bộ Tài chính hệ
thống tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể từng đối tợng. Số lợng tài khoản đang đ-
ợc sử dụng tại Công ty là 774 tài khoản kế toán, trong đó số TK cấp 1 là 74, cấp 2
là 221, cấp 3 là 214 và cấp 4 là 265. Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc Công ty
sử dụng theo đúng quy định của Bộ tài Chính. Các tài khoản cấp 3 và cấp 4 đợc
lập ra phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết của Công ty.

2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Căn cứ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý,
cũng nh yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng đã thống nhất lựa chọn hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Sổ
kế toán Nhật ký chung.
Từ năm 2004, Công ty áp dụng phần mềm kế toán fast accounting 2003
vào công tác tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính, nhằm nâng cao hiệu quả,
tăng tính chính xác và để đáp ứng đợc việc hạch toán một khối lợng lớn nghiệp vụ
phát sinh.
Để sử dụng phần mềm kế toán này, trớc hết cần tổ chức mã hoá các đối tợng
quản lý.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán gồm:
+ Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
+ Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ tuỳ theo sự phân
công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành lựa
chọn những tài khoản cần sử dụng.
Vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông
tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực
hiện theo quy trình:
Chứng từ gốc
Mã
hoá
Nhập chứng từ vào máy
Chứng từ trên máy
Xử lý của phần mềm kế toán trên MVT

Xem
in
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ cái TK
- BCTC
- Báo cáo khác
Sơ đồ 17: Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong
hệ thống kế toán tự động
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đợc xử lý bằng phần mềm kế
toán với các bớc nh sau:
Bớc 1: Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp
lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhập dữ liệu vào máy.
Bớc 2: Theo đúng trình tự đã lập cho máy, máy sẽ căn cứ từ những dữ liệu từ các
chứng từ mã hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chuyên dùng).
Các chứng từ đợc ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời đợc máy tính xử lý để ghi
trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan đã nhập vào máy.
Bớc 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung số liệu sẽ đợc xử lý vào sổ Cái các tài khoản.
Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập Bảng Tổng hợp số liệu chi tiết.
Bớc 4: Thực hiện điều chỉnh. Cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tự động,
lập Bảng cân đối số phát sinh.
Bớc 5: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ
Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập Bảng cân đối kế toán
và các báo cáo kế toán khác.
2.2.5. Vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toán tại Công ty. Báo cáo
cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, năng lực tài chính và hiệu quả
kinh doanh cho Tổng công ty, cho các nhà quản trị doanh nghiệp, các cơ quan
chức năng, cho nhà đầu t, cho các tổ chức cho vay... Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng sử dụng 4 mẫu báo cáo bắt buộc:

- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Bảng thuyết minh bổ sung báo cáo
Ngoài ra, Công ty còn lập các Báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanh
toán, về lợi nhuận để nộp cho Tổng công ty xi măng Việt Nam, Cục thuế, Tổng
cục thống kê... Các Báo cáo thuế GTGT đợc lập và nộp cho cục thuế trớc ngày 10
hàng tháng.
Mỗi tháng một lần Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) từ hai chi nhánh của
Công ty ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh gửi đến Công ty. Công ty có
trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành Báo cáo tổng hợp cho toàn
Công ty.
Các Báo cáo tháng, quý đợc lập sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, quý đó.
Các Báo cáo năm đợc lập sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
Công ty còn lập một số Báo cáo nh: Báo cáo xuất nhập tồn, Báo cáo Doanh thu,
Báo cáo quản trị.
II. Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập
khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
1. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế th-
ơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ
phục vụ sản xuất xi măng trong ngành. Công ty nhập khẩu giấy krat, hạt nhựa PP
dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng...
Ngoài ra, Công ty nhập các thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản xuất xi
măng, các loại xe ủi, xe xúc...các phụ tùng thay thế trong dây chuyền sản xuất. Vì
vậy hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là một trong những công việc chủ
yếu và thờng xuyên trong công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Ngay từ đầu năm, dựa vào kế hoạch đợc giao, đợc phê duyệt của tất cả các Công
ty thành viên trong Tổng công ty đã giúp Công ty luôn nắm bắt đợc nhu cầu về vật
t, thiết bị của các đơn vị thành viên. Dựa trên nhu cầu đó, Công ty Xuất nhập khẩu

xi măng tiến hành nhập khẩu theo phơng thức nhập khẩu phù hợp, đó là nhập
khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Hàng hoá của Công ty chủ yếu đợc thực hiện
theo điều kiện giá CIF và vận chuyển theo các loại hình đờng biển và đờng không.
Việc thanh toán tiền hàng đợc thực hiện theo phơng thức mở th tín dụng L/C và
thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR). Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đến cuối kỳ, kế toán tiến hành điều
chỉnh tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế do Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công
bố tại thời điểm cuối kỳ.
Gạch chịu lửa là một trong những mặt hàng nhập khẩu quan trọng phục vụ cho
ngành sản xuất xi măng. Công ty nhập khẩu gạch chịu lửa cho các nhà máy xi
măng nhằm thay thế sửa chữa lò nung Clinker, giúp đảm bảo và ổn định sản xuất.
Hiện nay ở Việt Nam chỉ có một nhà máy có thể sản xuất gạch chịu lửa( Nhà máy
gạch Kiềm tính Việt Nam), nhng chất lợng cha cao, giá thành cha cạnh tranh,
không đáp ứng đủ nhu cầu trong nớc, vì thế Công ty Xuất nhập khẩu xi măng phải
nhập khẩu gạch chịu lửa, cung cấp cho các nhà máy xi măng. Đây là mặt hàng đ-
ợc các Công ty xi măng đặt hàng tơng đối ổn định nh Công ty xi măng Hà Tiên 2,
Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty XM Bỉm sơn các chủng loại gạch chịu
lửa đợc cung cấp bởi các nhà cung cấp nớc ngoài có uy tín nh REFRATECHNIK,
thông qua hình thức đấu thầu lựa chọn chất lợng tốt và giá cả hợp lý.
Gạch chịu lửa là vật liệu chính để lót và xây lò quay nung Clinker. Nó đợc ví nh
trái tim của lò quay nung Clinker, tạo độ bền, chịu lửa, góp phần tạo nên chất lợng
của xi măng. Lò quay đợc dùng để nung đá vôi, phối hợp với sét, quặng Bôxit tạo
ra tạo ra Clinker. Clinker là thành phần chính tạo ra và quyết định tới chất lợng xi
măng. Đất nớc ta đang trên đà phát triển, các cơ sở vật chất, kiến trúc hạ tầng cần
đợc xây dựng nhiều, nhu cầu xi măng trong nớc tăng cao, các Công ty xi măng
thành viên phải phát huy tối đa năng suất thiết bị, đặc biệt là các lò quay, giảm
thiểu những h hỏng, thời gian sửa chữa, làm ngng đọng quá trình sản xuất, tận
dụng tối đa năng lực sản xuất. Vì thế, việc nhập khẩu gạch chịu lửa có chất lợng
tốt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị
thành viên, nhằm nâng cao và giữ ổn định chất lợng xi măng, đáp ứng tốt nhất thị

hiếu và nhu cầu của ngời tiêu dùng, tăng thêm uy tín trên thơng trờng. Hiện nay
và trong những năm tới (2003 2010) Tổng công ty xi măng Việt Nam đang
thực hiện công tác đầu t xây dựng thêm các nhà máy xi măng nh: dự án xi măng
Hải phòng mới, dự án xi măng Tam Điệp, dự án xi măng Hoàng thạch 3, dự án xi
măng Bình Phớc,... Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đóng góp vào sự phát triển
của toàn ngành, đợc giao nhiệm vụ nhập khẩu gạch chịu lửa và các dây chuyền
sản xuất xi măng.
Gạch chịu lửa cũng là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ lực, tạo lợi
nhuận lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty. Báo cáo kết quả thực hiện năm 2004
của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, giá trị nhập khẩu gạch chịu lửa đạt
3.595.112,21 USD.
Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập khẩu phụ tùng thiết bị theo các quy định
về công tác quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nớc, các quy chế, quy định của Tổng
công ty xi măng Việt Nam và của Công ty, đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ sản xuất
của các Công ty xi măng. Quy trình mua sắm, đấu thầu, xét chọn thầu đợc thực
hiện theo quy chế quản lý mua sắm vật t thiết bị ban hành kèm theo quyết định số
1191/XMVN - HĐQT của Hội đồng quản trị -Tổng công ty xi măng Việt Nam và
các nghị định hiện hành của Nhà nớc. Báo cáo kết quả thực hiện năm 2004 cho
thấy giá trị nhập khẩu phụ tùng, thiết bị lẻ đạt 2.528.759 USD. Theo qui định
Công ty có nhiệm vụ và chức năng nhập khẩu thiết bị lẻ nhằm phục vụ cho công
tác sửa chữa, thay thế và nâng cao công suất của các thiết bị trong dây chuyền sản
xuất xi măng. Hiện tại các dây chuyền sản xuất xi măng của các Công ty xi măng
đợc áp dụng công nghệ tiên tiến nhất cho nên danh mục và chủng loại thiết bị lẻ
rất đa dạng và phức tạp. Máy tiện vạn năng là 1 trong những thiết bị lẻ đợc các
Công ty XM dùng để gia công chế tạo các thiết bị, công cụ phục vụ công tác sửa
chữa, hỗ trợ cho dây chuyền sản xuất xi măng.
Xuất phát từ những ý nghĩa trên, em xin trình bày nội dung kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu: phơng thức nhập khẩu trực tiếp đối với mặt hàng gạch chịu
lửa, và phơng thức nhập khẩu uỷ thác đối với mặt hàng thiết bị lẻ máy tiện vạn
năng. Hai mặt hàng trên đợc đặt mua bởi Công ty xi măng Hà Tiên 2.

2. Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
2.1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi
măng
Các mặt hàng kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh gạch chịu lửa...
đợc nhập khẩu trực tiếp chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị thành viên trong
Tổng công ty xi măng Việt Nam. Dựa trên kế hoạch đợc phê duyệt của các Công
ty thành viên trong Tổng công ty xi măng, Công ty nắm bắt đợc nhu cầu về thiết
bị, vật t của các đơn vị thành viên. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng mua hàng và
bán lại cho các nhà máy xi măng.
Trình tự nhập khẩu trực tiếp của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh sau:
- Đơn đặt hàng là cơ sở ban đầu cho các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu. Khi nhận
đợc đơn đặt hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu vật t thiết bị nào, dựa
vào số lợng, đặc điểm, giá cả, thời gian giao hàng đợc ghi trên đơn đặt hàng, và
kinh nghiệm của mình, phòng nghiệp vụ và phòng kế toán Công ty sẽ tính và lên
các phơng án giá mặt hàng đó, sau đó Công ty tổ chức gọi và đấu thấu lô hàng với
các nhà cung cấp nớc ngoài. Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp,
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và các Nhà máy xi măng sẽ lựa chọn đợc nhà
cung cấp thoả mãn tốt nhất các đơn đặt hàng Công ty gọi thầu và thực hiện ký kết
Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu. Nhà cung cấp này sẽ gửi cho Công
ty Xuất nhập khẩu xi măng một bản Hợp đồng ngoại thơng (Contract), trong đó
nêu rõ các điều khoản về giá cả, số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng
thức thanh toán... Hợp đồng đợc lập thành hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt,
là cơ sở pháp lý cho sự ký kết và thực hiện.
Trong trờng hợp Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có mối quan hệ bạn hàng lâu
dài với nhà cung cấp trên thì sau khi ký kết Hợp đồng ngoại thơng có giá trị trong
thời hạn 1 năm, khi hết thời hạn Hợp đồng, nếu hai bên vẫn tiếp tục thực hiện
quan hệ buôn bán với nhau thì chỉ ký thêm phụ lục (Annex 01, Annex 02...).
Trên cơ sở Hợp đồng đã đợc ký, Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của
Bộ thơng mại (với các mặt hàng theo quy định của nhà nớc). Giấy phép nhập khẩu

là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý việc nhập khẩu. Từ các giấy tờ đ-
ợc xác nhận và Giấy phép nhập khẩu, cán bộ phòng nghiệp vụ làm đơn xin mở
L/C (Letter of Credit) cùng với cam kết thanh toán với Ngân hàng, chuyển cho
phòng kế toán để giao dịch với Ngân hàng (thờng là Ngân hàng ngoại thơng Việt
Nam).
Thủ tục mở L/C đợc tiến hành nh sau:
+ Trớc khi mở L/C, phòng kế toán đối nguồn vốn hiện có, từ đó xác định nguồn
vốn của Công ty có đủ khả năng thanh toán hàng nhập khẩu không.
+ Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Sau đó Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng dựa vào căn cứ đó điền vào Giấy xin mở tín dụng khoản
nhập khẩu. Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng
và giấy phép nhập khẩu đợc chuyển đến Ngân hàng ngoại thơng cùng với 2 uỷ
nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ
nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho Ngân hàng về việc mở L/C.
+ Tiếp theo Công ty tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ tại
Ngân hàng Ngoại thơng. Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng để thanh toán nếu
không đủ ngoại tệ. Số tiền ký quỹ do Ngân hàng quy định, tuỳ theo độ tin cậy và
mối quan hệ giữa Công ty với Ngân hàng, thờng giao động từ 10% - 50% giá trị lô
hàng.
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính của Công ty
Xuất nhập khẩu xi măng, nếu thấy không có gì bất hợp lý, Ngân hàng tiến hành
mở L/C.
+ Sau khi mở L/C, Ngân hàng Ngoại thơng gửi cho bên bán thông qua Ngân hàng
của họ (Ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho VINACIMEX một bản.
Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy sai sót thì báo cho Ngân hàng ngoại
thơng biết và cùng thoả thuận sửa đổi.
+ Nếu hai bên chấp thuận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ gửi cho Ngân
hàng một bộ chứng từ trớc khi tiến hành giao hàng. Bộ chứng từ thờng bao gồm:
Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice)
Vận đơn (Bill of Lading)

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurence)
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Bộ chứng từ quy định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C. Khi Công ty chấp nhận
thanh toán bộ chứng từ do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ngoại thơng, và báo
cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ trích từ tài khoản của Công ty tại Ngân hàng để
thanh toán cho bên cung cấp. Khi đó Công ty mới nhận đợc chứng từ để đi nhận
hàng.
- Nếu giữa Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và bên xuất khẩu có quá trình hợp
tác buôn bán lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng áp dụng phơng thức thanh toán
TTR (điện chuyển tiền) mà không cần mở L/C.
- Khi đợc thông báo hàng đã về đến cảng, sân bay, cán bộ tại các chi nhánh Hải
Phòng hoặc Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra nhận hàng. Ngời đại diện nhận
hàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến, thông thờng chỉ cần mang Vận đơn
(Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing list), và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O:
Certificate of origin).
- Khi đến cảng hoặc sân bay nhận hàng, cán bộ nhận hàng sẽ xuất trình Vận đơn
và Phiếu đóng gói cho ngời chuyên chở đến dỡ hàng. Đồng thời, cán bộ nhận
hàng làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cần thiết.
- Trờng hợp hàng nhập khẩu thiếu hụt hoặc sai quy cách, Công ty phát hiện sẽ có
FAX giao dịch với bên bán và hai bên sẽ thống nhất giải quyết trong trờng hợp
này. Hàng nhập khẩu sẽ đợc giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng về tận kho của
ngời mua.
Trình tự hạch toán các khoản phải nộp liên quan đến hàng nhập khẩu:
+ Sau khi nhận đợc Thông báo thuế, Biên lai thu lệ phí hải quan, Công ty xác định
số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp để thanh toán cho
nhà nớc. Công ty phải thanh toán số thuế này trong thời hạn không quá 30 ngày.
Nếu quá thời hạn Công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bị phạt do chậm nộp, tiền
phạt bằng 1% số thuế.

+ Nhận đợc thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi hoặc sử dụng séc
chuyển khoản nhờ Ngân hàng thanh toán thuế.
+ Sau khi ngân hàng ghi nợ tài khoản của Công ty số tiền thuế phải nộp, Công ty
sẽ nhận đợc Sổ phụ thu Ngân hàng (Giấy báo nợ), Biên lai thuế nhập khẩu, thuế
GTGT hàng nhập khẩu.
Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:
+ Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng thức bán hàng là bán vận chuyển thẳng.
Theo phơng thức này Công ty nhập hàng về không qua kho mà giao bán thẳng cho
khách hàng. Khi ngời mua hàng ký nhận vào chứng từ bán hàng của Công ty và
chấp nhận thanh toán thì lúc này số hàng hoá đó đợc xác định là đã đợc tiêu thụ
và ghi nhận vào doanh thu. Hàng hoá có thể do chính Công ty vận chuyển giao
cho khách hàng hoặc Công ty thuê ngoài vận chuyển giao hàng cho khách hàng.
+ Phơng thức thanh toán áp dụng tại Công ty: Phơng thức chủ yếu bán hàng tại
Công ty là theo phơng thức bán hàng trả chậm. Tiền hàng đợc thanh toán thông
qua hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
+ Cán bộ giao hàng sẽ lập Biên bản bàn giao vật t thiết bị trên cơ sở các bên liên
quan: Bên giao hàng (Công ty Xuất nhập khẩu xi măng), Bên nhận hàng ( Tên
Công ty ngời mua), và các bên hữu quan tham gia (Giám định VINACONTROL
HCM, Giám định Công ty bảo hiểm HCM, Hải quan)... cùng với chữ ký của ngời
giao hàng, ngời nhận hàng, và thủ trởng đơn vị giao hàng tại chi nhánh Hồ Chí
Minh. Đồng thời, Công ty lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1 (liên đen): Lu lại phòng kế toán
Liên 2 (liên đỏ): Giao cho khách hàng
Liên 3 (liên xanh): Dùng để thanh toán
Căn cứ vào hoá đơn GTGT phòng kế toán kiểm tra và hạch toán.
2.2. Thủ tục nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Lu chuyển hàng hóa gạch chịu lửa gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hoá và tiêu
thụ hàng nhập khẩu. Để thấy đợc thủ tục nhập khẩu mặt hàng này, em xin trình
bày một giao dịch kinh tế giữa bên mua là Công ty xi măng Hà Tiên 2, bên bán là
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, và bên xuất khẩu là hãng REFRATECHNIK

CEMENT GMBH (CH Liên bang Đức).
Nhận đợc đơn đặt hàng của Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty tiến hành tính
toán phơng án giá và thực hiện đàm phán ký kết Hợp đồng nội với Cty XM Hà
Tiên 2.
Ngày 12/08/2004: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiến hành ký kết hợp đồng nội
với Công ty xi măng Hà Tiên 2.
Biểu 1:
Tổng Công ty xi măng việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Công ty xuất nhập khẩu xi măng Độc lập Tự do Hạnh phúc

Hợp đồng
Mua bán gạch chịu lửa
Số: 04112/XNK TH
Ngày 12 tháng 08 năm 2004
- Căn cứ Luật thơng mại của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Pháp lệnh
hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 25/9/1989.
- Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trởng (Nay là
Chính phủ) quy định chi tiết việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu số 001/2004/HĐUT- HT2 ngày 02/01/2004 ký
giữa hai Công ty.
...
Hai bên chúng tôi gồm có:
I- Bên bán: Công ty XNK xi măng (Gọi tắt là bên A)
Địa chỉ: Số 228 đờng Lê Duẩn - Hà Nội
Điện thoại: 04.8512424 Fax: 04.8513748
Email:
Tài khoản: 1020100000188829 tại Ngân hàng công thơng - Hai Bà Trng - Hà Nội
Mã số thuế: 0100105260
Đại diện là: Ông Vũ Văn Đại Chức vụ: Giám đốc
II- Bên mua: Công ty xi măng Hà tiên 2 (Gọi tắt là bên B)

Địa chỉ: Thị trấn Kiên Lơng - Huyện Kiên Lơng - Tỉnh Kiên Giang
Điện thoại: 077.853235 Fax: 077.853640
Tài khoản: 710A - 00091 tại Ngân hàng công thơng Kiên Giang
Mã số thuế: 1700101407 - 1
Đại diện là: Ông Lý tân huệ Chức vụ: Giám đốc
Sau khi thảo luận, bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản
sau:
Điều 1: Nội dung:
Tên hàng: Bên A bán cho bên B gạch chịu lửa
Khối lợng: 244 tấn
Trị giá hợp đồng:
Trong đó: - Giá nhập khẩu CIF TP. HCM: 191.540,01 USD
- Phí dịch vụ 1,3% giá CIF (bao gồm tất cả các loại phí)
2.490,02 USD
Tổng cộng: 194.030,03 USD
(Bằng chữ: Một trăm chín mơi t nghìn không trăm ba mơi phẩy không ba đô la Mỹ)
Trị giá trên cha bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo luật định.
Điều 2: Số lợng, quy cách, chất lợng và tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá
STT Chủng loại gạch Trọng lợng
(tấn)
Đơn giá
(USD/tấn)
Thành tiền (USD)
1 B322 86,924 785 68.235,34
2 B622 152,777 785 119.929,95
3 BP22 2,584 785 2.028,44
4 BP + 22 1,715 785 1.346,28
Tổng cộng 244 191.540,01
- Bao bì đóng gói: Hàng đợc đóng pallet gỗ, ngoài bọc cacton và màng PF xếp trong
container theo tiêu chuẩn hàng nhập khẩu, đảm bảo vận chuyển đờng dài ngoài bì đợc

ghi rõ nớc sản xuất, trọng lợng gạch...
Điều 3: Thời gian, địa điểm và phơng thức giao hàng
- Thời gian giao hàng: Hàng đợc giao làm 01 đợt: 191,540 (01 chuyến) - Giao hàng tại
cảng Thành phố Hồ Chí Minh trong khoảng cuối tháng 11 đến đầu tháng 12 năm 2004.
- Địa điểm giao hàng: Giao hàng trên phơng tiện bên A, tại cảng TP. HCM.
Điều 4: Phơng thức thanh toán:
- Bên B thanh toán cho bên A bằng đồng Việt Nam theo phơng thức chuyển khoản.
- Việc thanh toán đợc chia làm 3 lần:
Lần 1: Căn cứ vào hợp đồng do bên A ký với nớc ngoài (theo đúng quy định của
Tổng công ty xi măng Việt Nam) và giấy đề nghị chuyển tiền của bên A (cho từng lần
giao nhận hàng), bên B chuyển cho bên A 30% giá trị tiền hàng (theo giá CIF cho từng
lần giao nhận hàng). Trong thời hạn 07 ngày (kể từ khi bên B chuyển tiền) bên A phải
mở L/C để mua hàng. Nếu quá thời hạn nêu trên mà bên A cha mở L/C thì bên A phải
trả lãi Ngân hàng cho bên B tính từ thời gian trễ hạn (theo lãi suất tiền vay 12 tháng
của Ngân hàng mà bên B đã chuyển tiền).
Lần 2: Thanh toán hết số còn lại (giá CIF) cho bên A khi nhận đợc Invoice hoặc hối
phiếu đòi tiền của nớc ngoài.
Lần 3: Thanh toán nốt phí dịch vụ sau khi nhận đợc hoá đơn và các hồ sơ.
- Tỷ giá thanh toán đợc tính theo tỷ giá ngoại tệ bán ra của Ngân hàng ngoại thơng
ngay tại thời điểm bên B tạm ứng tiền và tại thời điểm bên A lập hoá đơn (của số tiền
còn lại phải thanh toán tiếp).
Điều 5: Các thoả thuận khác:
Điều 6: Điều khoản chung:
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng đã ký kết.
Mọi sự thay đổi phải đợc hai bên bàn bạc, thống nhất và ký văn bản bổ sung mới có
giá trị thực hiện.
- Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến hết ngày 31/01/2005.
- Hợp đồng này đợc lập thành 10 bản mỗi bên 05 bản có giá trị nh nhau.
đại diện bên A Đại diện bên B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Sau khi Hợp đồng nội đợc ký kết, VINACIMEX tiến hành mời thầu các nhà cung
cấp nớc ngoài, sau đó Công ty chọn một nhà cung cấp thích hợp là hãng
REFRATECHNIK CEMENT GMBH, Công ty ký một hợp đồng mua bán ngoại
thơng với nhà cung cấp nớc ngoài, có nội dung chủ yếu nh sau:
Biểu 2: Hợp đồng
Số: 0484/XNK - HT2- REF
Ngày: 08/09/2004
Bên mua: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Việt Nam - VINACIMEX - Hà Nội
Địa chỉ: 228 Lê Duẩn Str. Hà Nội, Việt Nam
Bên bán: Hãng REFRATECHNIK GMBH (Đức)
Địa chỉ: Rudolf - Winkal - Strasse 1 D - 37079 Gottingen, Germany
Tên hàng: Gạch chịu lửa
Khối lợng: 244 tấn
Trị giá: + Giá nhập khẩu CIF TP HCM: 191.540,01 USD
STT Chủng loại gạch Trọng lợng
(tấn)
Đơn giá
(USD/tấn)
Thành tiền (USD)
1 B322 86,924 785 68.235,34
2 B622 152,777 785 119.929,95
3 BP22 2,584 785 2.028,44
4 BP + 22 1,715 785 1.346,28
Tổng cộng 244 191.540,01
Điều kiện giao hàng: CIF HO CHI MINH
Phơng thức thanh toán: Thanh toán 100% trị giá lô hàng bằng L/C qua Ngân hàng
ngoại thơng Việt Nam.
Ngày 14/10/2004 Công ty làm đơn xin mở L/C cùng với giấy cam kết thanh toán
tiền cho Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (Vietcombank).
Ngày 29/11/2004: Công ty nhận đợc thông báo của Vietcombank về chấp nhận

thanh toán bộ chứng từ cho lô gạch chịu lửa.
Ngày 29/11/2004: Khi hàng về đến cảng TP Hồ Chí Minh, Công ty cử cán bộ ở
chi nhánh TP. Hồ Chí Minh mang hồ sơ chứng từ ra nhận hàng. Hàng đợc giao
theo số lợng ghi trên Vận đơn. Cán bộ chi nhánh tiến hành kê khai hàng nhập
khẩu với Hải quan thông qua tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Đồng thời ghi nhận các
khoản thuế phải nộp của hàng nhập khẩu.
Biểu 3:
Hải quan Việt Nam Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
Bản lu ngời khai hải quan
Tổng cục hải quan
Cục Hải quan: TP. Hồ Chí Minh
Chi cục Hải quan: CK Cảng SG
KV4/ICD3
Tờ khai số: 2604../NK
Ngày đăng ký: 29/11/2004
Số lợng phụ lục tờ khai: 01
Cán bộ đăng ký
(Ký, ghi rõ họ tên)
A Phần dành cho ngời khai hải quan kê khai và tính thuế
1. Ngời nhập khẩu: 0100105260- 1
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng (Vinacimex)
Số: 228 Đờng Lê Duẩn, Đống Đa Hà Nội
Chi nhánh 19 Hồ tùng mậu Quận 1- TP.
HCM
5. Loại hình:
KD ĐT
GC
SXXK NTX
TN
6. Giấy phép (nếu

có)
Số:
Ngày:
Ngày hết hạn:
7. Hợp đồng:
Số: 0484/XNK
HT2- REF
Ngày: 08.09..2004
Ngày hết hạn:
2.Ngời xuất khẩu:
REFRATECHNIK CEMENT GMBH
Rudolf Winkal Strasse 1 D 37079
Gottingen,
Germany
Tel: (0049) 551 6941 166
8. Hoá đơn thơng
mại
Số:
173354
Ngày:
28.10.2004
9. Phơng tiện vận
tải
Tên, số hiệu:
PIONEER STAR
V.0437
Ngày đến:
28.11.2004
10. Vận tải đơn
Số:

HAM 059776
Ngày:
29.10.2004
3. Ngời uỷ thác 11. Nớc xuất
khẩu:
Germany
12. Cảng, địa
điểm xếp hàng:
ROTTERDAC
PORT
13. Cảng, địa điểm
dỡ hàng:
ICD TRASIMEX
4. Đại lý làm thủ tục hải quan 14. Điều kiện giao
hàng:
CIF/HCM
CITY PORT
15. Đồng tiền
thanh toán: USD
Dolla Mỹ
Tỷ giá tính thuế:
15.740,00
VND/USD
16. Phơng thức thanh
toán:L/C
001337100402891
17.Tên hàng, quy cách, phẩm chất 18.
Mã
số
hàng

hoá
19. Xuất xứ 20. L-
ợng
21. Đơn
vị tính
22. Đơn
giá
nguyên
tệ
23. Trị giá
nguyên tệ
Gạch chịu lửa các loại thuộc phụ tùng
lò nung Clinker sản xuất xi măng (Phụ
lục đính kèm)
Hàng mới 100% (Do Refratechnik Sx)
Germany 244,00 Tấn 785 191.540,01
USD
Tổng cộng: 224 kiện
GW:249.600,00kgs/NW:244.000,00
kgs
Cộng 190.540,01
USD
24. Thuế nhập khẩu
25. Thuế GTGT (hoặc TTĐB) 26.Thu khác
Trị giá tính thuế Thuế
suất
(%)
Tiền thuế Trị
giá
tính

thuế
Thuế
suất
(%)
Tiền thuế Tỷ
lệ
(%)
Số
tiền
3.014.839.757,40 301.483.976,00 331.632.374,00
Cộng 301.483.976,00 VNĐ 331.632.374,00 VNĐ 0
27. Tổng số tiền thuế bằng số: 633.116.350,00
28. Bằng chữ: Sáu trăm ba mơi ba triệu một trăm mời sáu nghìn ba trăm năm mơi
đồng
Chứng từ kèm:
Hợp đồng thơng
mại
Hoá đơn thơng
mại
Bản kê chi tiết
Vận tải đơn
HĐ uỷ thác +
Giấy uỷ quyền
...
Bản chính
0
01
01
01
Bản sao

01
-
01
01
01
29. Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trớc pháp luật
về những nội dung khai báo trên tờ khai này.
Ngày 29 tháng 11 năm 2004
(Ngời khai báo ghi rõ họ tên, chức danh, ký tên và
đóng dấu)
B. Phần dành cho kiểm tra của hải quan
Phần ghi kết quả kiểm tra của hải quan
Ngời quyết định hình thức kiểm tra: (ghi rõ họ tên)
Hình thức kiểm tra: Miễn kiểm tra Kiểm tra xác suất Tỷ lệ:10...% Kiểm tra toàn bộ
Địa điểm kiểm tra:
Kết quả kiểm tra:
Ngày 29/11/2004: Thanh toán phí hải quan, lu bãi, bốc xếp,... của lô hàng gạch
chịu lửa từ Cảng Sài Gòn về Hà Tiên 2:
STT Nội dung chi phí Số tiền Thuế
GTGT
Chứng từ thanh
toán
1 Lệ phí Hải Quan 600.000 0 BL 0016184
2 Phí trải bãi rút rột xe nâng 3.657.143 182.857 HĐ 0044562
3 Phí xếp dỡ cầu cảng - sà lan 7.754.349 387.717 HĐ 0044563
4 Phí chuyển Cont 3.155.800 0 HĐ 0093697
5 Phí D/O 150.000 0 HĐ 0093698
Tổng cộng 15.317.292 570.574
Ngày 07/12/2004: Nộp phí giám định cho Vinacontrol (Căn cứ vào Hóa đơn
GTGT).

Biểu 4:
HOCHIMINH BRANCH VINACONTROL
Add: 80 Ba Huyen Thanh Quan St., Ho Chi Minh City
Phone: (84.8) 9316704 9316 323 Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu việt nam
Fax: (84.8) 9316 961 the vietnam superintendence and inspection company
Mã số thuế: 0100107772 005 1
Hoá đơn (GTGT) Ký hiệu: BG/02
Invoice (V.A.T) No: 0009778
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày(date): 07/12/2004
-Ngời yêu cầu: Chi nhánh VINACIMEX TP. Hồ Chí Minh Mã số thuế của khách hàng
Applicant: 19 Hồ Tùng Mậu, Q1 TP HCM Tax code of applicant
0100105260 -1
- Giấy yêu cầu giám định: 04G5HN1492 Ngày: 30/11/2004
Word order No: Date:
- Tên hàng: Gạch chịu lửa - Phơng tiện vận tải: PIONEER STAR V.0437
Commodity Mean of transport
- Số/khối lợng khai báo: 224 Kiện - Thời gian giám định: 30/11/2004
Declared quantity/weight Time of inspection
Chứng th giám định về Số: 04G5HN1492 Ngày:
Survey report on: Số lợng, tìnhtrạng No Date:
Tiền giám định (Inspection Charge);
191.540* 0,1% = 191,54USD*15.754VNĐ
2.743.201 VNĐ
Thuế suất GTGT (%) (Tax rates(%)): 10%
Thuế GTGT (Value added tax): 274.320 VNĐ
Tổng số tiền thanh toán: 3.017.521 VNĐ
Total amount:
Bằng chữ: Ba triệu không trăm mời bảy ngàn năm trăm hai mơi mốt đồng
Đề nghị trả vào tài khoản số: 007.100.0005324
Please pay into our account No:

Ngân hàng (Bank): Ngân hàng ngoại thơng HCM
Khách hàng ký Chi nhánh giám định HH XNK TP.HCM
(Ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ngày 02/12/2004: Công ty nhận đợc giấy báo nợ của Ngân hàng thông báo đã
thanh toán cho bên xuất khẩu.
Ngày 22/12/2004: Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu cho Nhà nớc
căn cứ vào Biên lai thuế Nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và Giấy báo nợ
của Ngân hàng.
Ngày 27/12/2004: Cán bộ giao hàng giao hàng cho Công ty xi măng Hà Tiên 2,
đồng thời lập hoá đơn GTGT:
Biểu 5: Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT 3LL
Giá trị gia tăng EA/2004B
Liên 2: Giao cho khách hàng 0057191
Ngày 27 tháng 12 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty XNK xi măng - VINACIMEX