Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120

Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung
Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm
120
Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cho thấy sự vận dụng linh
hoạt lý thuyết tổ chức kế toán nói chung áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vào
điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Thông qua đó, em muốn đa ra một số nhận xét và ý
kiến của mình góp phần hoàn thiện những mặt, theo em, cha thật tốt trong tổ chức kế
toán của đơn vị, rút ngắn khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, tạo tiền đề cho em có
cơ sở lý luận và thực tiễn phù hợp với yêu cầu của bài viết và môn học.
Từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trờng
có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp Việt Nam phải hoạt động trong một môi
trờng kinh doanh với nhiều thành phần kinh tế và đa hình thức sở hữu. Đây là một
thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong tiến trình mở rộng thị trờng và quan hệ đối
tác nhng đồng thời cũng là thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong chiến lợc
cạnh tranh gay gắt nhằm khẳng định vị thế của mình trên thơng trờng. Bên cạnh đó,
đứng trớc xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đang ngày càng đợc
đẩy mạnh, các doanh nghiệp không những không thể tách mình ra khỏi cộng đồng đó
mà còn phải không ngừng đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoàn thiện
tổ chức công tác quản lý, nhất là tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công
tác kế toán nói riêng, bởi đó không chỉ là công việc tính toán ghi chép thuần tuý về
nguồn vốn và quá trình tuần hoàn vốn mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông
tin, công cụ thiết yếu của quản lý, hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp nắm bắt chính
xác và kịp thời tình hình tài chính và kinh doanh cua doanh nghiệp mình.
Với bề dày kinh nghiệm gần 30 năm hoạt động trên thơng trờng cùng với đội ngũ
cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, bộ máy kế toán đợc tổ chức khoa
học và hiệu quả, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã ngày càng khẳng định vị thế của mình
trong cơ chế đổi mới hiện nay. Mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp là loại có tính năng
đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe con ngời nên Xí nghiệp phải chịu sức ép từ rất
nhiều bên hữu quan, tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán hợp lý đã giúp cho đơn vị
Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 1
Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung

vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác nhau đáp ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại
vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Có thể nói, tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp đã đạt đợc những thành công
nhất định. Điều này còn nhờ vào việc tổ chức hệ thống sổ và bộ máy kế toán một cách
hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
Một số u nhợc điểm trong tổ chức kế toán của Xí nghiệp:
Việc vận dụng hình thức kế toán và sổ sách kế toán: Hình thức Chứng từ-ghi sổ đợc
áp dụng có cải tiến trên máy vi tính đã giúp Xí nghiệp khai thác khả năng chuyên môn
của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm tối đa những sai sót trong tính toán ghi chép, nâng
cao năng suất lao động, giảm thiểu lao động kế toán mà vẫn bảo đảm tốt chức năng,
nhiệm vụ của công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ
yêu cầu cầu của công tác quản lý và điều hành. Hình thức này tuy áp dụng phù hợp với
thiết kế hệ thống sổ trên máy nhng lại bỏ qua sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ do đó, chỉ
phản ánh đợc các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế trên cơ sở các Bảng kê
chứng từ mà không phản ánh đợc trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ.
Tổ chức công tác kế toán của các phần hành: Tại Xí nghiệp tuy không tổ chức
nhiều phần hành, khối lợng công tác kế toán mỗi phần hành không nhiều nhng tất cả
đều thống nhất theo trình tự kế toán từ chứng từ, tính giá, đối ứng đến tổng hợp và cân
đối tạo thuận lợi cho công tác kế toán diễn ra liên tục, nhất quán, tạo điều kiện cho
công tác kiểm tra kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc lập, ghi chép trên chứng
từ và luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính, vận
dụng vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Giai đoạn tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức
sổ tài khoản và lập báo cáo kế toán đợc thực hiện tự động nhờ máy vi tính đã rút ngắn
rất nhiều thời gian giữa các bớc trong trình tự kế toán, rút ngắn thời gian tổng hợp
thông tin để cung cấp cho ngời ra quyết định.
Tổ chức kế toán vật liệu: Xí nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống định mức vật liệu
dùng cho sản xuất nhằm loại trừ việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, bảo đảm sử
dụng tiết kiệm và hiệu quả.
Xí nghiệp cũng đã xây dựng sổ danh mục vật liệu theo thứ tự sắp xếp chữ cái đầu
tiên của tên vật liệu từ A-Z hợp lý giúp cho công tác theo dõi và quản lý vật liệu dễ

dàng hơn.
Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 2
Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung
Tổ chức lập, luân chuyển và lu trữ chứng từ nhập, xuất vật liệu tơng đối tốt, phù
hợp điều kiện thực tế của Xí nghiệp, không xảy ra tình trạng chứng từ không hợp lệ vẫn
đợc phép luân chuyển và thực hiện nghiệp vụ.
Tổ chức Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tự động trên máy vi tính và sử dụng phơng
pháp kê khai thờng xuyên đã cung cấp thông tin kịp thời và đa dạng về tình hình biến
động nguyên vật liệu, hạn chế việc sai sót trong ghi chép tên và ký mã hiệu rất khó đọc,
khó viết của các hoá chất.
Vật liệu đợc bảo quản trong điều kiện đảm bảo về nhiệt độ, ánh sáng, có ngăn
chứa đựng riêng cho mỗi loại, thuận lợi cho việc vận chuyển nhập, xuất vật liệu và công
tác kế toán theo dõi và ghi chép.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Do có sự trợ giúp của máy tính, kế toán đã
bỏ qua một số chỉ tiêu cần phản ánh trên chứng từ. Tuy việc này không ảnh hởng đến
quá trình luân chuyển chứng từ nhng làm giảm tính hợp lệ của chứng từ khi có bất th-
ờng xảy ra bởi vì chứng từ gốc là bằng chứng xác thực có giá trị nhất xác minh nghiệp
vụ kinh tế thực sự phát sinh. Ví dụ: Phiếu nhập, xuất kho vật liệu do luôn luôn do
phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất cấp trên giao nên chỉ có chữ ký của giám
đốc mà không có chữ ký của phụ trách cung tiêu. Bên cạnh đó, kế toán còn bỏ qua việc
định khoản trên chứng từ gốc, ghi số lợng nhập xuất theo yêu cầu nhng không phản ánh
số thực tế nhập xuất. Đối với nhiều vật liệu phản ánh trên cùng 1 chứng từ nhập xuất,
kế toán không ghi thành tiền từng loại mà chỉ tính số tổng cộng, điều này gây khó khăn
cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Ngoài ra, bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất đợc bố
trí ở hai nơi cách nhau tơng đối xa có ảnh hởng không nhỏ đến thời gian luân chuyển
của chứng từ.
Tổ chức phân loại và đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất và sử
dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp với vật
liệu và sản phẩm dợc của Xí nghiệp, tuy nhiên, việc định giá xuất kho theo phơng pháp
bình quân liên hoàn gây khó khăn trong việc tính toán, nhất là khi có nhiều nghiệp vụ

nhập một loại vật liệu trong cùng 1 tháng. Kế toán máy giảm nhẹ đợc công tác tính
toán thủ công nhng không phải là không có sai sót, vẫn phải thực hiện kiểm tra, tính
toán lại bằng tay. Việc tập hợp chi phí để tính giá vốn thành phẩm nhập kho hay xuất
Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 3
Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung
bán phải thực hiện tách riêng trên phần mềm Excel để tránh nhầm lẫn nên gây mất
nhiều thời gian hơn cho công tác tính giá.
Tổ chức ghi sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo cho các phần hành đợc thực hiện tự
động trên cơ sở đối ứng kế toán mà kế toán phần hành cập nhật. Chính điều này tạo
nhiều thuận lợi cho công tác kế toán trong việc phản ánh số liệu tổng hợp chính xác
trên sổ sách, báo cáo nhng đồng thời rất khó kiểm soát khi xảy ra chênh lệch do sai sót
hay gian lận (nếu có), nhất là trong điều kiện chỉ có một máy vi tính dùng cho cho cả
phòng Tài chính.
Tổ chức chi tiết và tổng hợp công tác kế toán vật liệu cơ bản là tốt nhng chỉ đối
chiếu sổ sách, không kiểm kê thực tế mà 6 tháng mới kiểm kê một lần. Chủng loại vật
liệu rất nhiều và rất dễ nhầm lẫn nên rất khó tìm ra sai sót phát sinh tháng nào khi có
chênh lệch giữa sổ sách và thực tế đồng thời khó kiểm tra vật liệu ít sử dụng bị kém
phẩm chất.
Tổ chức bộ máy: Với quy mô sản xuất và quản lý không lớn, việc áp dụng hình
thức kế toán tập trung của Xí nghiệp tỏ ra rất phù hợp vì nó bảo đảm sự thống nhất,
phát huy đầy đủ vai trò và chức năng giám đốc kiểm tra của mình, tránh lãng phí thời
gian, tiền của và công sức. Bên cạnh đó, sự kiêm nhiệm một số phần hành kế toán đã
tiết kiệm nhân lực, vật lực của Xí nghiệp mà vẫn phát huy u thế của phân công lao động
và chuyên môn hoá.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và quan hệ lao động kế toán trực tuyến
hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quản lý tại Xí nghiệp nhng lại tập trung
quyền lực vào ngời đứng đầu bộ máy. Bởi vì đặc thù riêng của đơn vị là sản xuất thuốc
chữa bệnh, Xí nghiệp không chỉ yêu cầu đội ngũ kế toán có chuyên môn nghiệp vụ mà
còn phải nắm vững về chủng loại, tính chất và cách ghi chép các loại hoá chất dợc liệu
nên đó cũng là một hạn chế trong tổ chức quản lý của Xí nghiệp khi mà không phải ai

trong bộ máy kế toán đều am hiểu tờng tận các loại thuốc.
Việc tự động hoá trên máy vi tính cũng có mặt trái khi mà ngời làm kế toán không
cần phải hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán, chỉ cần đảm nhiệm phần hành của mình
hiệu quả nên nhiều khi họ có thể cập nhật số liệu và lên báo cáo chính xác nhng lại
không hiểu rõ quy trình kế toán, gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu
của bên ngoài cũng nh bên trong đơn vị.
Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 4
Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung
Sử dụng một máy vi tính duy nhất trong phòng Tài chính gây ảnh hởng cho công
tác cập nhật số liệu khi mà hai kế toán viên kế toán viên cùng vào số liệu tại một thời
điểm hay khi kế toán trởng muốn lên báo cáo vào thời điểm bất kỳ lại phải đợi kế toán
phần hành hoàn thành công việc của mình.
Có thể nói, những khó khăn tồn đọng của Xí nghiệp không phải là nhiều song nó
sẽ ảnh hởng rất lớn đến quá trình sản xuất cũng nh hiệu quả hoạt động kinh doanh và
quản lý của Xí nghiệp nếu nh không có những cải tiến thay đổi trong toàn Xí nghiệp.
Không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến công nghệ sản xuất, hoàn thiện
công tác quản lý và kế toán là xu hớng tất yếu của mọi doanh nghiệp muốn đứng vững
trong thị trờng mở cửa hiện nay. Xí nghiệp 120 sẽ không duy trì đợc vị thế của mình
nếu không tuân theo quy luật đó, nhất là khi ngày càng nhiều doanh nghiệp ra đời hoạt
động trong lĩnh vực Công nghiệp dợc, ngày càng nhiều tổ chức quan tâm và đầu từ cho
lĩnh vực này.
Đời sống nhân dân đang dần đợc cải thiện. Một khi cuộc sống khá hơn con ngời ta
bắt đầu đòi hỏi nhiều hơn đến nhu cầu khám chữa bệnh, không chỉ phát hiện bệnh kịp
thời, không chỉ có thuốc chữa mà còn phải là thuốc tốt, có hiệu quả. Qua đó, có thể
nhận thức đợc tầm quan trọng của Xí nghiệp Dợc phẩm 120 trong nhiệm vụ sản xuất d-
ợc phục vụ nhân dân. Và không gì khác ngoài hiệu quả của công tác kế toán, nhằm
cung cấp thông tin phục vụ quản lý, là một trong những yếu tố quyết định đến vị thế
của Xí nghiệp trong xu thế hội nhập, cạnh tranh toàn cầu, trong vai trò kế thừa và phát
huy những thành tựu trớc đó của ngành Công nghiệp dợc Việt Nam.
Với quan điểm nh trên, dới đây là những suy nghĩ chủ quan của riêng em nhằm

góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của Xí nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác quản
lý.
Về tổ chức bộ sổ kế toán: So với Chế độ kế toán, Xí nghiệp đều không có sổ Đăng
ký chứng từ-ghi sổ trên máy cũng nh khi in ra giấy. Xí nghiệp nên có sự bổ sung sổ
Đăng ký chứng từ-ghi sổ trên phần mềm kế toán của mình cho phù hợp với quy định tổ
chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Đây là việc không
phải thực hiện đợc ngay nhng có thể kết hợp với công việc khác cần làm sẽ trình bày d-
ới đây.
Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 5