Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.1 ý nghĩa của hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong
doanh nghiệp thơng mại và sự cần thiết phải quản lý.
Bán hàng (hay tiêu thụ hàng hoá) là giai đoạn cuối cùng của giai đoạn tuần hoàn vốn trong doanh
nghiệp, là quá trình thực hiện mặt giá trị của hàng hoá. Trong mối quan hệ này, doanh nghiệp phải chuyển giao
hàng hoá cho ngời mua và ngời mua phải chuyển giao cho doanh nghiệp số tiền mua hàng tơng ứng với giá trị
của hàng hoá đó, số tiền này đợc gọi là doanh thu bán hàng. Quá trình bán hàng đợc coi là hoàn thành khi có đủ
2 điều kiện sau:
- Gửi hàng cho ngời mua
- Ngời mua đã trả tiền thanh toán hay chấp nhận thanh toán
Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận đợc tiền
hoặc giấy chấp nhận thanh toán của ngời mua, hai việc này có thể diễn ra đồng
thời cùng một lúc hoặc không đồng thời tuỳ theo phơng thức bán hàng của doanh
nghiệp. Có thể nói công tác bán hàng là cực kì quan trọng đối với doanh nghiệp,
thể hiện ở nội dung sau:
- Đối với sản xuất, sản xuất và tiêu thụ có mối quan hệ biện chứng với
nhau. Sản xuất là tiền đề của tiêu thụ cũng nh hoạt động mua vào trong kinh
doanh thơng mại và ngợc lại, tiêu thụ lại ảnh hởng quyết định tới sản xuất, tới việc
thu mua hàng hoá. Nếu sản xuất ra không tiêu thụ đợc hay mua hàng về không
bán đợc sẽ dẫn đến kinh doanh bị ứ đọng, ảnh hởng tới tình hình sản xuất kinh
doanh cũng nh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do vậy thực hiện tốt công
tác bán hàng đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay vốn
kinh doanh, từ đó đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và mở rộng hoạt động
kinh doanh.
- Việc tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp còn ảnh hởng tới nhiều đối tợng
khác nhau. Chẳng hạn, nếu mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp này là nguyên
vật liệu của nhiều doanh nghiệp khác thì việc đảm bảo tiêu thụ của mình sẽ tạo
đIều kiện cho các doanh nghiệp này hoạt động có hiệu quả hơn, đảm bảo cùng tồn

tại và phát triển trong sự ràng buộc của hệ thống phân công lao động xã hội. Tổ
chức công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng nh vậy, nhng mối quan tâm không
chỉ dừng lại ở đây mà là kết quả của việc tổ chức thực hiện đó. Đây cũng là qui
luật tất yếu trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều muốn biết mình
đang và sẽ thu đợc gì sau hàng loạt các hành vi tác nghiệp.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: kết quả của hoạt
động sản xuất kinh doanh, kết quả của hoạt động tài chính, kết quả của hoạt động
khác. Đối với doanh nghiệp thơng mại, kết quả hoạt động kinh doanh thực chất là
kết quả bán hàng nó sẽ là nguồn lợi chính, là chênh lệch giữa doanh thu thuần
(tổng doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi khoản giảm doanh thu, thuế tiêu thụ
đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp) với trị
giá vốn hàng đã bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp , đợc xác
định theo công thức:
Kết quả bán hàng = DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ- giá vốn của
hàng bán CFBH, CFQLDN phân bổ cho số hàng đã bán.
Trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá, tự do thơng mại và tự do cạnh
tranh làm cho sự khác biệt giữa thị trờng trong nớc và ngoài nớc ngày càng mờ
nhạt, điều đó vừa tạo ra cơ hội mở rộng thị trờng tiêu thụ nhng lại đặt ra cho các
doanh nghiệp trong nớc lớn hơn do đối thủ cạnh tranh ngày một nhiều và mạnh.
Đứng trớc tình hình này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một
chính sách sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa
dạng của thị trờng và tăng hiệu quả kinh doanh.
Để quản lý tốt quá trình bán hàng, tiết kiệm chi phí và tối đa hoá lợi nhuận
cần đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hóa, theo chỉ tiêu số
lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị của chúng. Đối với từng loại hàng hoá không
chỉ theo dõi về các chỉ tiêu tổng hợp mà cần phải mở sổ chi tiết để quản lý chặt
chẽ.
- Để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cần nắm vững thị tr-
ờng, xác định đúng giá cả, lựa chọn phơng thức tiêu thụ cho phù hợp và xây dựng

thơng hiệu cho doanh nghiệp. Ngoài yếu tố giá cả và chất lợng và thơng hiệu là
một nhân tố tích cực thúc đẩy tốc độ tăng doanh số bán.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả CFBH, CFQLDN nhằm tối đa hoá lợi nhuận
và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc, quản lý chặt chẽ việc chấp hành chế
độ tài chính về phân phối kết quả.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán
hàng.
Từ những yêu cầu chung của quá trình quản lý bán hàng, kế toán với t cách
là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế, khi kế toán doanh thu bán hàng và
xác định kết quả bán hàng đợc tổ chức khoa học hợp lý sẽ cung cấp đợc những
thông tin có ích cho nhà quản lý trong việc ra quyết định sản xuất và tiêu thụ cho
phù hợp, có hiệu quả. Muốn vậy doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng
phải thực hiện của các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lợng hàng hoá bán ra về tiêu thụ nội bộ,
tính toán đúng trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán
hàng.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thanh
toán với ngời mua với ngân sách nhà nớc.
- Cung cấp thông tin chính xác trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng
và xác định kết quả bán hàng.
Nh vậy kế toán bán hàng và xác định kết quả là công tác quan trọng của
doanh nghiệp nhằm xác định số lợng, giá trị của lợng hàng hoá bán ra cũng nh
doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Song để phát huy đợc vai trò
và thực hiện các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán
thật khoa học, hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của việc
tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
1.2 Lý luận về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Các phơng thức bán hàng
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trờng để thúc đẩy quá trình tiêu thụ các

doanh nghiệp sử dụng rất linh hoạt các phơng thức bán hàng. Phơng thức bán
hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình
hình xuất kho hàng hóa. Đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xác định
thời điểm bán hàng và ghi nhận doanh thu, tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi
nhuận. Căn cứ vào điều kiện ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định là bán
hàng có thể chia quá trình bán hàng thành hai phơng thức:
Phơng thức bán hàng trực tiếp
Phơng thức gửi bán
1.2.1.1 Phơng thức bán hàng trực tiếp
Theo phơng thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng thì đồng thời khách
hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay. Nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu
diễn ra đồng thời. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn lợi ích và rủi ro gắn với quyền sở hữu hàng hoá cho
khách hàng và ngay lúc chuyển giao hàng đã thoả mãn đầy đủ các điều kiện ghi nhận doanh thu. Phơng thức bán
hàng trực tiếp giúp cho quá trình bán hàng đợc thực hiện nhanh chóng, dứt khoát tiết kiệm đợc các chi phí về vận
chuyển, bảo quản hàng hoá và giảm rủi ro cho doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần đầu t nhiều thời gian
và chi phí vào các hoạt động marketing, mở rộng và tiếp cận thị trờng, tìm kiếm các khách hàng mới. Do đợc xác
định là nghiệp vụ bán hàng ngay khi chuyển giao hàng hoá, kế toán bán hàng trong trờng hợp này sử dụng
TK632 để phản ánh trị giá vốn hàng bán và TK511 để phản ánh doanh thu mà không cần sử dụng TK157- Hàng
gửi đi bán
1.2.1.2 Phơng thức gửi bán
Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp theo những thoả thuận đã ghi trong hợp đồng. Khách hàng
có thể là những đơn vị mua một lần hoặc những khách hàng mua thờng xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất
kho hàng hoá giao cho khách hàng thì số hàng hoá đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp bởi ch a thoả
mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Chỉ đến khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán doanh nghiệp mới ghi
nhận doanh thu.
Đối với phơng thức bán hàng này, kế toán cần phải chú ý thời điểm và các
điều kiện ghi nhận doanh thu. Đồng thời cần phải mở các tài khoản tổng hợp và
chi tiết để theo dõi, quản lý hàng hoá gửi bán và thực hiện trích lập dự phòng
giảm giá hàng tồn kho nếu có các dấu hiệu giảm giá. Bán hàng theo phơng thức
gửi bán đạt hiệu quả cao trong nền kinh tế thị trờng, khi mà sự phân công lao

động xã hội và chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc từ khâu sản xuất đến tiêu
dùng. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ giảm đợc các khoản đầu t vào khâu bán hàng
để tập trung vào khâu sản xuất. Tuy nhiên, phơng thức này có nhợc điểm là khó
quản lý các sản phẩm, hàng hoá đã gửi bán, khả năng rủi ro cao. Các nhà quản lý
cần theo dõi, đôn đốc việc thu tiền từ các khách hàng khi sản phẩm, hàng hoá đã
đợc xác định bán. Để phản ánh trị giá vốn sản phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán,
kế toán sử dụng TK 157- Hàng gửi đi bán. Chỉ khi đã xác định là nghiệp vụ bán
hàng, kế toán mới ghi nhận giá vốn và doanh thu bán hàng ở TK632, TK511 và
các tài khoản liên quan.
1.2.2 Doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kì
hạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Doanh thu đợc xác
định bằng các khoản đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc sau khi trừ đi các khoản CKTM,
GGHB và giá trị hàng bán bị trả lại. Tuỳ theo loại hình sản xuất kinh doanh có các
loại doanh thu:
- Doanh thu bán hàng
- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đợc chia
Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu đợc hoặc số thu đợc từ các giao
dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu nh bán sản phẩm,hàng hoá cho khách hàng
bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Nếu doanh
nghiệp có doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ thì doanh thu đợc qui đổi ra đồng
Việt Nam theo tỷ giá thực tế của nghiệp vụ phát sinh hoặc tỷ giá bình quân trên
thị trờng liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm
phát sinh nghiệp vụ. Trong kì kế toán, doanh thu bán hàng thuần mà doanh nghiệp
thực hiện đợc có thể thấp hơn doanh thu bán hàng ghi nhận ban đầu do các
nguyên nhân: doanh nghiệp chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng đã bán cho
khách hàng hoặc hàng đã bán bị trả lại (do không đảm bảo điều kiện về qui cách,
phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế) và doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thụ đặc

biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp đợc tính trên doanh thu
bán hàng thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện đợc trong kì kế toán.
Theo chuẩn mực kế toán số 14- Doanh thu và thu nhập khác, doanh thu chỉ
đợc ghi nhận khi thoả mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền
sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho ngời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu
hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
-Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Doanh nghiệp phải xác định đợc thời điểm chuyển giao phần lớn lợi ích
và rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng trong từng trờng hợp
cụ thể. Hầu hết các trờng hợp thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời
điểm chuyển giao lợi ích. Nếu doanh nghiệp vẫn phải chịu phần lớn rủi ro và lợi
ích thì doanh thu không đợc ghi nhận. Nếu lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ đợc ghi nhận doanh thu khi các yếu
tố này đã xử lý xong. Mặt khác, doanh thu và chi phí của cùng một giao dịch phải
đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Khoản tiền nhận trớc của khách
hàng không đợc ghi nhận là doanh thu mà phải ghi nhận là một khoản nợ phải trả
tại thời điểm nhận trớc của khách hàng.
1.2.3 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu nh chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán,
hàng bán bị trả lại, thuế GTGT nộp theo phơng pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu đợc
tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu. Để xác định doanh thu thuần cuối kỳ phải
kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK511- Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ. Nh vậy để tăng doanh thu thuần một mặt phải tăng lợng hàng
tiêu thụ, một mặt ta phải hạn chế các khoản giảm trừ doanh thu có nh thế mới tăng
đợc kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần theo dõi,
phản ánh chi tiết, riêng biệt từng khoản giảm trừ doanh thu để cung cấp thông tin

đầy đủ, chính xác kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
1.2.3.1 Chiết khấu thơng mại
Chiết khấu thơng mại (CKTM) là khoản tiền mà doanh nghiệp bán đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho
ngời mua hàng do ngời mua hàng mua với khối lợng lớn theo thoả thuận về CKTM đã ghi trên hợp đồng kinh tế
mua bán hoặc các cam kết mua hàng. Cần phân biệt chiết khấu thanh toán là khoản tiền ngời bán giảm cho ngời
mua trừ vào số tiền phải trả do thanh toán trớc thời hạn đã ghi trong hợp đồng còn CKTM là khoản ngời bán
giảm cho ngời mua do mua nhiều hoặc do khách hàng quen bất kể là đã thanh toán ngay hay cha. Đây là một
biện pháp các doanh nghiệp khuyến khích ngời mua hàng nhằm tăng doanh thu và giữ mối quan hệ tốt với khách
hàng. Kế toán cần theo dõi chi tiết các khoản CKTM với từng khách hàng.
1.2.3.2 Giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán (GGHB) là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách
hoặc lạc hậu thị hiếu. Thông thờng, doanh nghiệp vẫn bán sản phẩm, hàng hoá và phát hành hóa đơn theo giá
niêm yết. Nhng khi giao hàng cho ngời mua, bên nhận thờng kiểm tra hàng hoá trớc khi nhập kho. Nếu phát hiện
không đảm bảo chất lợng, quy cách đã ghi trong hợp đồng thì bên mua sẽ yêu cầu bên bán giảm giá hàng bán
hoặc trả lại lô hàng đó. Doanh nghiệp nếu chấp thuận thì sẽ tiến hành giảm giá cho bên mua bằng cách trừ vào
số tiền còn phải trả hoặc nếu đã thanh toán thì trả lại tiền. Nếu doanh nghiệp đã viết hoá đơn cho khách hàng thì
có thể viết hoá đơn theo giá đã giảm và khi đó không hạch toán vào TK532 Giảm giá hàng bán nữa và doanh
thu đợc ghi nhận theo giá hoá đơn. Giảm giá hàng bán không chỉ làm giảm doanh thu và kết quả bán hàng của
doanh nghiệp mà còn ảnh hởng đến uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Do vậy doanh nghiệp cần quản
lý tốt chất lợng sản phẩm, hàng hoá và đảm bảo các điều kiện về giao nhận hàng để hạn chế tối đa các khoản
giảm giá hàng bán.
1.2.3.3 Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhng bị khách hàng trả
lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế nh hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng
loại. Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của ngời mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lợng hàng bị trả lại,
giá trị hàng bị trả lại và trờng hợp trả lại toàn bộ thì phải trả lại hoá đơn. Hàng bán bị trả lại cũng là khoản làm
giảm doanh thu bán hàng thuần của doanh nghiệp và do vậy làm giảm kết quả kinh doanh chung của doanh
nghiệp. Mặt khác, nó làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng. Doanh nghiệp cần quản lý, theo dõi chi
tiết các khoản hàng bán bị trả lại và có giải pháp hạn chế. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể giảm giá hợp lý
cho khách hàng để tiêu thụ đợc hàng hoá.

1.2.4 Giá vốn hàng tiêu thụ
Khi ghi nhận doanh thu bán hàng phải đồng thời với việc ghi nhận các
khoản chi phí liên quan làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh. Giá vốn
của hàng đã tiêu thụ bao gồm hai thành phần: giá vốn hàng xuất bán và chi phí
bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng đã bán.
Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho và thông t 89 của Bộ Tài Chính, giá vốn
của hàng tồn kho (vật t, thành phẩm, hàng hoá) đợc xác định bằng một trong bốn
phơng pháp sau:
Phơng pháp thực tế đích danh: