Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1: Chương 1 - Vũ Quốc Thông (2018)

Vũ Quốc Thông

12/06/2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1

CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Dẫn nhập…

Nghề kế toán
1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì?
2.Ai sử dụng sản phẩm?
3.Công cụ làm việc?

2

1


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Nghề kế toán
Công cụ làm việc?

3

Mục tiêu
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
• Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan
• Chuẩn bị môi trƣờng kế toán bảng tính

4

2


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Hệ thống thông tin kế toán
(HTTTKT)

5

Hệ thống thông tin kế toán
Một lĩnh vực riêng biệt nhƣng kết hợp…

(Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008, Thông 2015…)
6

3


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Hệ thống thông tin kế toán
Accounting Information System (AIS)
+ Là hệ thống thông tin;
+ Các thành phần: con ngƣời, thiết bị máy móc…
+ Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán.

(Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013…)

7

Hệ thống thông tin kế toán (*)
Phần mềm
/Phƣơng tiện

Phần cứng
Dữ
liệu
(chứng
từ…)

Thông
tin

(báo
cáo kế
toán)

Con
người
Tổ chức
dữ liệu

Thao tác
xử lý / thủ tục

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
8

4


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

HTTTKT dưới tác động
của CNTT

9

Dẫn nhập …
Từ thao tác bằng tay, người kế toán
mong muốn?

10

5


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số?
2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán?
3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ?

11

Các cấp độ ứng dụng CNTT
Hệ thống quản lý
doanh nghiệp

Phần mềm kế toán

Bảng tính Excel

(Thông, 2012)

12

6

Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Hệ thống thông tin từ góc nhìn *
ngƣời kế toán TheIS_Accountant Perspective.pdf

13

Quan điểm đúng
…về kế toán máy:
+ Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ;
+ Hƣớng trình bày và phân tích thông tin.

Phần mềm ứng dụng không thể
thay thế con ngƣời trong kế toán.

14

7


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Nghề nghiệp liên quan đến
HTTTKT

15

Sự phát triển nghề nghiệp…
Nhà tƣ
vấn H/T

Nhà quản trị hệ
thống kế toán

Nhà thiết kế H/T

Ngƣời trình
bày thông tin
kế toán

Kiểm toán
viên
16

8


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Accounting Information System (AIS)
Nghề kế toán với HTTTKT (AIS)
• Viết, phát triển AIS
• Đánh giá, tƣ vấn AIS

• Kiểm toán AIS
• Quản trị, kiểm soát AIS
• Sử dụng các chức năng của AIS

(www.acs.org.au)
17

Môi trƣờng kế toán máy
Bảng tính

+ Microsoft Excel
+ Apache OpenOffice Calc
+ Kingsoft Spreadsheets Free
…
18

9


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Danh mục tài khoản

19

Nghiệp vụ phát sinh

20

10


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

Bảng tính và kế toán
• Các kiểu dữ liệu trong Excel
• Các hàm hỗ trợ xử lý
• Một số công cụ thƣờng dùng

Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.4.xls
21

CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Kiểu chuỗi
Kiểu số học
Kiểu ngày tháng

Kiểu công thức

VD: số hiệu, tên tài khoản
(1311.001, tiền mặt, rỗng “”…)
VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh
(con số, số 0)
VD: ngày tháng giao dịch
(11/01/2014 >> tùy định dạng)
VD: lập công thức excel

=IF(LEFT(…);…;….)
22

11


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Hàm IF
Truy xuất dữ liệu
theo yêu cầu

Hàm OR
Hàm AND

23

CÁC HÀM TRONG EXCEL

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản
Tên tài khoản
Ngày CT Số CT

Nội dung

1121
Tiền gởi ngân hàng Việt Nam
TK đối
Số tiền nợ Số tiền có
ứng

Số dư đầu kì
01/01/2014

Lãi thu được từ tiền cho
GBC
vay

260.763.105
515

[1]

Lấy dữ liệu cho ô [1]

[2]

24

12


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

D/L nghiệp vụ
A

B

C

D

Hàm IF

E

F

G

H

I

Nhật kí chung
Năm 2014

1
2
3

4

STT Loại CT Tháng Ngày CT

Số CT

Nội dung

TK Nợ TK Có

Lãi thu được từ tiền
1121
cho vay

5

1

GBC

1

01/01/2014

6

2

GBN

1

01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền

6427

Số tiền

515

1.200.000

1121

11.000

[1]
=IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0)

25

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Hàm LEFT

Truy xuất phần bên trái của 1
chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự

Hàm MID

Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại
1 vị trí xác định

Hàm LEN

Đếm số ký tự trong 1 chuỗi
26

13


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL
D/L nghiệp vụ
A

B

C

Hàm LEFT

Hàm IF
D

E

F

G

H

I

Nhật kí chung
Năm 2014

1
2
3
4

STT Loại CT Tháng Ngày CT

Số CT

Nội dung

TK Nợ TK Có

Số tiền

5

1

Phiếu
thu

1

01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ

1111

1121

12.000.000

6

2

GBN

1

01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền

6427

1121

11.000

[1]

=IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0)
27

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô

[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121

28

14


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112

29

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Hàm VLOOKUP
Hàm HLOOKUP

-

Dò tìm dữ liệu
Liên kết dữ liệu
giữa các sổ kế toán

Hàm MATCH

30

15


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL
Lấy dữ liệu
cho ô [1]
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản
Tên tài khoản
Ngày CT Số CT

1121
[1]
TK đối
Số tiền nợ Số tiền có
ứng

Nội dung
Số dư đầu kì

Lãi thu được từ tiền cho
GBC
vay

01/01/2014

260.763.105
515

-

3.000.000

-

31

CÁC HÀM TRONG EXCEL

A

B

C

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1

3
4

1111

Tiền mặt việt nam

N

5

1112
1113

Ngoại tệ
Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý

N
N

Tiền gởi ngân hàng

N

Tiền gởi ngân hàng Việt Nam

N

6
7
8

112
1121

Tên TK

BÊN SỐ DƯ
N

Mã TK
111

2

Tiền mặt

[1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0)

32

16


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:

- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho
ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121.

33

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Hàm SUM
Hàm SUMIF
Hàm DSUM

-

Tính toán các số
liệu kế toán tổng
hợp.
Kiểm tra giá trị
các số liệu kế

toán.

Hàm SUBTOTAL
34

17


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

A

B

C

D

E

F

G

H

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014
1

TK

Tên tài khoản
Dư nợ

111 Tiền mặt

2

520.406.313

3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105

31/12/2014

Phát Phát
sinh sinh
Có
Dư có Nợ
[1]

-

Dư
có

Dư nợ

[2]

721.656.767

-

963.144.937

-

-

Lấy dữ liệu
cho ô [1]
35

CÁC HÀM TRONG EXCEL

D/L nghiệp vụ
A

B

C

D

Hàm SUMIF

E

F

G

H

I

Nhật kí chung
Năm 2014

1
2
3
4

STT Loại CT Tháng Ngày CT

Số CT

Nội dung

TK Nợ TK Có

Số tiền

5

1

Phiếu
thu

1

01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ

1111

1121

12.000.000

6

2

GBN

1

01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền

6427

1121

11.000

[1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”,
SOKTMAY!I5:I1700)
36

18


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công
thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát
sinh của Tài khoản 111.

37

CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm SUBTOTAL Tính tổng giá trị danh sách đã lọc
A

B

C

D

E

F

G

H

I

Nhật kí chung
Năm 2014

1
2

[1]

3

Loại
Tháng Ngày CT
CT

Số
CT

Nội dung

TK Nợ TK Có

Số tiền

4

STT

64

59

Hóa
đơn

1

04/01/2014

Bán bàn họp CN
80x130x300

131

511

55.000.000

65

60

Hóa
đơn

1

04/01/2014

Bán bàn họp ovan
80x130x300

131

511

97.500.000

[1]
=SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700)

38

19


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm SUBTOTAL

Tính cả giá trị ẩn

Hàm

1

AVERAGE()

2

COUNT()

3
4
5
6

COUNTA()
MAX()
MIN()
PRODUCT()

7

STDEV()

8

STDEVP()

9

SUM()

10

VAR()

11

VARP()
39

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Hàm MAX

Trả về giá trị lớn nhất

Hàm MIN

Trả về giá trị nhỏ nhất

40

20


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL
A

B

C

D

E

G

F

H

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014

1

TK

31/12/2014

Tên tài khoản

Phát sinh Nợ
Dư nợ

Dư có

2

111 Tiền mặt

520.406.313

-

3

112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105

-

653.321.160

Phát sinh Có
Dư nợ

Dư có

[1]

[2]

452.070.706

25.951.244.011 32.248.862.179

-

Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1]
41

CÁC HÀM TRONG EXCEL
SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm
SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có

SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS
giảm – SDĐK bên có

Tránh trường hợp SDCK âm
SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng
– SPS giảm – SDĐK bên có)
42

21


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC HÀM TRONG EXCEL
A

B

C

D

E

G

F

H

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
01/01/2014

1

TK

31/12/2014

Tên tài khoản

Phát sinh Nợ
Dư nợ

Dư có

2

111 Tiền mặt

520.406.313

-

3

112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105

-

653.321.160

Phát sinh Có
Dư nợ

Dư có

[1]

[2]

452.070.706

25.951.244.011 32.248.862.179

-

[1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2)
43

CÁC HÀM TRONG EXCEL

Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết

lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số
dư cuối kỳ của Tài khoản 111.

44

22


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

• Data Filter
• Pivot Table
• Paste Special
•…

45

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

Dựa vào sheet SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Anh/chị hãy xác định các tài
khoản có phát sinh liên quan
đến TK 111

- Tính tổng số tiền phát sinh
giữa các TK này và TK 111
46

23


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

Insert/Pivot table

47

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

48

24


Vũ Quốc Thông

12/06/2018

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

Bên tay Phải, có
Pivot table List,
- Row:
TK_CO 1
TK_NO 1
-Value: Sum of
Số tiền

49

CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL

Lọc và phân tích dữ liệu
Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ
……

53

25