ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI PHÁT TRIỂN THIỀU HIỀN

ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
PHÁT TRIỂN THIỀU HIỀN
I. Vài nét khái quát chung về Cơng ty TNHH TM&PT Thiều Hiền:
1. Q trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền được thành lập từ ngày 28/11/2001
và chính thức được cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 02/08/2001 theo số
127173,cho đến nay cơng ty đã có 7 năm hình thành và phát triển, với chức
năng chuyên kinh doanh các loại bình lọc nước Inox, bồn chứa,đồ gia
dụng...phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.Cơng ty có trụ sở chính
tại Trương Định-HBT-Hà Nội. Hàng năm cơng ty ln hoàn thành vượt mức kế
hoạch đề ra, năm sau cao hơn năm trước và là một trong những đơn vị kinh
doanh có đóng góp khơng nhỏ vào NSNN.
Do khối lượng công việc ngày một lớn,nhiều hơn trước, số lượng công
nhân viên ngày một tăng.Vì vậy cơng ty đã quyết định mở rộng kinh doanh ra
các tỉnh thành trong nước.
Từ khi được thành lập tới nay Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền ln áp
dụng những hình thức kinh doanh mới nhất và quá trình tìm hiểu thị trường
nên các mặt hàng của công ty kinh doanh luôn được thị trường chấp nhận và
uy tín của cơng ty ngày một nâng cao.
2. Vai trị chức năng, nhiệm vụ của cơng ty:
+ Nhiệm vụ cơ bản, chức năng của Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền:
- Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền được giao nhiệm vụ cơ bản chuyên
kinh doanh bình lọc nước, bình chứa, bồn chứa, đồ gia dụng Inox và bằng nhựa
- Với nhiệm vụ và chức năng này thì cơng ty đã đem hết khả năng để hoàn
thành nhiệm vụ, đa dạng mẫu mã,chủng loại các sản phẩm tạo nhiều việc làm
cho công nhân viên.


+ Vai trị của cơng ty:
Cung cấp ra thị trường các mặt hàng bình chứa,bồn nước,đồ gia
dụng...phục vụ nhu cầu trên toàn quốc và xuất khẩu sang các nước trong khu

vực...tạo nên sự đa dạng về chủng loại hàng hoá trên thị trường trong nước.
3. Thuận lợi và khó khăn của công ty:
3.1. Thuận lợi:
+ Thứ nhất: Với quyền sử dụng diện tích mặt bằng thì cơng ty TNHH
TM&PT Thiều Hiền có rất nhiều thuận lợi để xây dựng văn phòng đại lý
lớn,nhỏ để mở rộng kinh doanh phục vụ nhu cầu kinh doanh đem lại lợi nhuận
cho công ty mình.
+ Thứ hai:Cơng ty có trụ sở chính tại Hà Nội là thủ đô- trái tim của cả
nước, là trung tâm văn hố, kinh tế, chính trị nên cơng ty hấp dẫn các nhà đầu
tư nước ngoài đồng thời thu hút cho mình nguồn lao động lớn.Trong số cơng
nhân viên của cơng ty nhiều người có trình độ ĐH, CĐ, THCN; cịn cơng nhân
kinh doanh đều đã được đào tạo nghiệp vụ bán hàng.Đồng thời với việc đa
dạng hoá các loại sản phẩm có mẫu mã đẹp, chất lượng cao nên đã thu hút
được sự chú ý của khách hàng trong nước cũng như ngồi nước; uy tín của
cơng ty ngày một nâng cao trên thị trường.
+ Thứ ba: Ban lãnh đạo cơng ty ln quan tâm tìm tịi và mở rộng thị
trường cũng như quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của cơng nhân
viên trong tồn cơng ty nên cơng nhân viên có việc làm ổn định, tăng thu
nhập,đời sống được nâng cao. Từ đó họ đã đem hết nhiệt tình và khả năng của
mình vào quá trình kinh doanh của cơng ty,đưa các sản phẩm đạt tiêu chuẩn
cao đến tay khách hàng, thị trường ngày càng mở rộng.
3.2 Bên cạnh những thuận lợi thì Cơng ty TNHH TM&PT Thiều Hiền
cũng gặp phải một số khó khăn nhất định:


+ Thứ nhất: Do nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trường nên
công ty luôn phải cạnh tranh với các mặt hàng cùng chủng loại trên thị
trường.
+ Thứ hai: Cơng nhân cần cù, chịu khó học hỏi kinh nghiệm nhưng chưa
có tác phong cơng nghịêp,chưa năng động trong kinh doanh.

+ Thứ ba:Dù được sự quan tâm của các cấp công ty đã đầu tư cơ sở hạ
tầng, vật chất nhưng vẫn cịn thiếu thốn và gặp khó khăn nên đã hạn chế phần
nào kết quả kinh doanh.
Tuy nhiên với những lợi thế mà cơng ty có được thì công ty vẫn tiếp tục
phát huy mạnh hơn nữa và cơng ty sẽ khắc phục những khó khăn này trong
tương lai.
4. Một số chỉ tiêu đạt được:
- Mặc dù là một công ty TNHH vừa kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm đến
tay người tiêu dùng nhưng vẫn được người tiêu dùng bình chọn và sử dụng
ngày một nhiều hơn.Qua đó khẳng định được vị thế của cơng ty cũng như
thương hiệu của sản phẩm trên thị trường.
- Chất lượng sản phẩm của công ty không chỉ đạt tiêu chuẩn chất lượng
cao nhất mà còn ở giá cả hợp lý phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng.
Với điều kiện thuận lợi như vậy, công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đã
đạt được doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hố là tương đối lớn. Do vịng
quay của vốn nhanh nên tổng doanh thu của các năm đã tăng dần. Năm 2002
doanh thu chỉ đạt 17 tỷ đồng đến năm 2012 đã tăng lên 22 tỷ đồng. Như vậy
đã tăng gấp 1,3 lần. Doanh thu tăng mạnh nên lợi nhuận của công ty đạt được
cũng tăng; Năm 2012 đã tăng so với năm 2002 là 1,3 lần.
Do công việc của công ty ngày một nhiều nên số công nhân viên cũng
tăng. Năm 2002 chỉ có 200 lao động đến năm 2012 đã tăng lên 220 lao động.
Thu nhập bình quân theo đầu người tăng dần theo thời gian.
Cụ thể được thể hiện theo bảng sau:



ĐV: 1000 đ
Một số thơng tin về tài chính
của cơng ty

Năm 2002

Năm 2003

Năm 2004

Tổng doanh thu

17.000.000

18.000.000

22.000.000

Tổng lợi nhuận

850.000

900.000

1100.000

Thuế và các khoản phải nộp
Nhà nước

350.000

370.000

450.000

Lao động(người)

150

150

170

Thu nhập bình quân

870

910

1.181.000

Tổng vốn

19.100.000

18.350.000

17.780.000

Vốn cố định

17,000,000

15.150.000

13.080.000

Vốn lưu động
2.000.000
II. Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty:

3.200.000

4.700.000

1. Được thể hiện qua sơ đồ sau:
GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc

Giám đốc kinh doanh Marketing

Giám đốc tài chính Kế tốn

Chi nhánh phân phối hàng hố

2. Vai trị chức năng của từng bộ phận:


- Giám đốc cơng ty là người có quyền quyết định cao nhất trong cơng ty,
chức năng thâu tóm mọi hoạt động của cơng ty.
- Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc đồng thời trực tiếp quản lý về lao
động nhân sự cùng với đời sống vật chất tinh thần cán bộ cơng nhân viên.
- Phịng tài chính kế tốn: chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về tình hình

tài chính và cơng tác kế tốn của đơn vị.
- Phịng kinh doanh maketing: chịu trách nhiệm về q trình tiêu
thụ sản phẩm và các chiến lược quảng bá sản phẩm của cơng ty trên thị
trường.
Với cách bố trí khoa học này đã đảm bảo được sự hoạt động liên tục,
thông suốt của công ty.
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
I.

Sơ đồ bộ máy kế toán của đơn vị:
Kế tốn trưởng

Kế tốn
cơng nợ

Thủ quỹ

Kế tốn
thuế

Kế tốn
lương

Kế tốn trưởng là người nắm quyền điều hành trong phòng, giao nhiệm vụ
cho từng kế toán viên chịu trách nhiệm từng khâu hoặc từng phần cơng việc
trong khâu đó.Từ đó hình thành mối quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân
viên kế tốn trong phịng.
Các nhân viên trong phịng kế tốn chịu trách nhiệm trực tiếp các phần kế
toán được giao. Đồng thời cũng có trách nhiệm giúp đỡ lẫn nhau để hồn
thành cơng việc của phịng kế tốn.

II.

Hình thức kế toán đơn vị áp dụng:


III.

Cơng ty TNHH TM&PT Thiều Hiền áp dụng hình thức kế toán “chứng từ
ghi sổ” theo chế độ chứng từ QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Trình tự

-

Chứng từ gốc

1

1

1
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết

Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ

4

2a

2

3
Bảng tổng hợp chi
tiết

2b
Sổ cái

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Bảng đối chiếu số phát
sinh

4

5

5
4

Bảng cân đối kế toán và
các báo cáo kế toán
5

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu

*.Ưu điểm: Với hình thức này thì có nhiều ưu điểm, sổ đơn giản, rõ ràng, dễ làm,
thuận lợi cho việc phân cơng lao động kế tốn và áp dụng các phương tiện kỹ
thuật trong tính tốn. Tuy nhiên nó cũng cịn tồn tại một số hạn chế.


Ngồi hình thức này thì một số Doanh nghiệp cịn áp dụng các hình thức
kế tốn khác như:
Hình thức kế toán: nhật ký chung,nhật ký sổ cái,nhật ký chứng từ.


Phần Thứ Hai:Một Số Vấn Đề Lý Luận cơ Bản Về Hạch Tốn
Kế Tốn Vốn Bằng Tiền &Thực Trạng Cơng Tác Kế TốnVốn
Bằng Tiền Tại Cơng Ty TNHH TM & PT Thiều Hiền
CHƯƠNG I:MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN.

I. Tổng quát về vốn bằng tiền
1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là tồn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu,
tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh tốn
trong q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại
tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch
chính thức đối với tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức
trên thị trưịng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP),
phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) ...

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ
yếu là vì mục tiêu an tồn hoặc một mục đích bất thường khác chứ khơng phải
vì mục đích thanh tốn trong kinh doanh.
- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp
bao gồm:


- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý,
ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi
tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá
quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong q trình vần động để hồn thành
chức năng phương tiện thanh tốn hoặc đang trong q trình vận động từ
trạng thái này sang trạng thái khác.
2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:
Đặc điểm vốn bằng tiền.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm
vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc
thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mơ vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi
doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính ln
chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong q
trình hạch tốn vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự
ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó địi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền
cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà
nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng
ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã
thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay
cho Ngân hàng.

Nhiệm vụ.
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện
các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng
loại vốn bằng tiền.


- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật
thanh toán, kỷ luật tín dụng.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối
chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp
thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt
nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để
ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ
áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý
phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng
loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, cịn giá xuất
có thể được tính theo một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các
lần nhập trong kỳ.
+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước.
+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo
đối tượng, chất lượng ... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ
vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính tốn để có được giá

trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch tốn vốn bằng
tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc
thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
II. Tổ chức cơng tác kế toán vốn bằng tiền:


1. Luân chuyển chứng từ:
Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài
sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh
của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng
từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể
tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu
và phương pháp tính tốn, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ
cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội
dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu
trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ ...
Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động
của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân
chuyển đó được xác định bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa
dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm
khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu
thu, chi hay các hợp đồng ... mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ
phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có
liên quan.
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có

liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được
kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế tốn: cung cấp nhanh
thơng tin cho người quản lý phần hành này:


+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù
hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
+ Lập định khoản và ghi sổ kế tốn chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán,
chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là
tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ
hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc.
+ Chứng từ không bị mất.
+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng.
+ Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ.
2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu
cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền
giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ
, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá q ...
Để hạch tốn chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung
tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền
mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê
nghiêm cấm thủ quỹ khơng được trực tiếp mua, bán hàng hố, vật tư, kiêm nhiệm
công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm cơng việc kế tốn.
2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có

chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở
các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận
được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi
đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “


Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để
ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền
tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế
tốn.
Ngồi phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch tốn vào tài khoản 111
cịn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi
như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán
hàng, biên lai thu tiền ...
Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt như sau:
Đơn vị:
Phiếu thu
Ngày .................
Nợ ...............
Có ................

Số ...................
Mẫu 01-TT.
QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1/ 11/ 1995
của BTC.

Họ và tên người nộp
: ......................................
Địa chỉ

: ......................................
Lý do nộp
: .....................................
Số tiền
:
....................................
(Viết
bằng
chữ) ..................................................................................................................
Kèm theo ........................chứng từ gốc.
Ngày tháng
năm.
Thủ trưởng
đơn vị

Kế toán
trưởng

Người lập
biểu

Người
nộp

Thủ
quỹ


Đơn vị:

Số: .............KT/ KR
Ngày: ..................

Phiếu chi
TK Nợ

Trả cho: ..............................................................
Do ông (bà) .......................................................
CMT ............cấp ngày.........................................
................................. ..................... ký nhận.

Diễn giải: ....................................................
......................... đ
........................
Kèm ..................................chứng từ gốc.
Ngày
Ngày ..................
Trưởng phịng
Người nhận ký tên: ....
kế tốn

Tháng
Kiểm

Năm

Thủ Người lập
soát
quỹ
phiếu

SỔ QUỸ TIỀN MẶT
(Kiêm báo cáo quỹ)
Ngày ......tháng .......năm....
Số hiệu chứng từ
Thu
Chi

Diễn giải

Số tiền
Thu

Số dư đầu ngày
Phát sinh trong ngày
.......................................
Cộng phát sinh
Số dư cuối ngày
Kèm theo .............

chứng từ thu

............ chứng từ chi.
Ngày ...........tháng...........năm....
Thủ quỹ ký

2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Chi

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết
cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá
quý nhập quỹ, nhập kho.
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.
Bên có:
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc
hiện còn tồn quỹ.
+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.
- Dư nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
hiện còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu,
tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu,
điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc,
kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế.
Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu cịn cơ sở để ghi Có TK 111 là
các phiếu chi.
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác
ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch tốn như các loại tài sản bằng

tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải
làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định
chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký
quỹ trên dấu niêm phong.
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập,
xuất vàng, bạc, kim khí q, đá q và có đủ chữ ký của người nhận, người
giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch
toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo
trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc,
kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc,
kim khí qúy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên
một phần sổ.
- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các
nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ.
Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến
hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế tốn. Nếu có chênh lệch kế toán và
thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp
xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.
2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:
a) Các nghiệp vụ tăng :
Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ.
Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hố, lao vụ dịch vụ.
Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính.
Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thường.
Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng.
Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu.

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn
hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền.
b) Các nghiệp vụ giảm :
Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.
Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn
Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn.

Nợ

TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng.
Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.
Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho ( theo phương
pháp kê khai thường xuyên)
Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)
Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả.
Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác
cho ngân sách, thanh tốn lương và các khoản cho CNV.
..........................................
Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ.
2.2.2. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :
Đối với ngoại tệ, ngồiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế tốn cịn phải theo dõi
nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại". Việc quy đổi ra đồng Việt
Nam phải tuân thủ các quy định sau:
- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hố, tài sản cố
định .... dù doanh nghiệp có hay khơng sử dụng tỷ giá hạch tốn, khi có phát
sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt
Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời
điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các

tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua
vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh.


Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được
hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá.
- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử
dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh
lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ
kinh tế phát sinh được hach toán vào tài khoản 413.
Kết cấu tài khoản 007:
Bên Nợ

: Ngoại tệ tăng trong kỳ.

Bên Có

: Ngoại tệ giảm trong kỳ.

Dư Nợ

: Ngoại tệ hiện có.

Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá.
Bên Nợ :

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư,

hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ.
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải

trả có gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Bên Có :

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư,

hàng hố và nợ phải thu có gốc ngoại tệ.
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải
trả có gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ.
Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý.
Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại.
Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được sử lý (ghi tăng
hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ
quan có thẩm quyền.


Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ
mua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế
phát sinh. Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ được
hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK
811- Chi phí cho hoạt động tài chính.
Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :
- Các loại tỷ giá :
+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ được xác định theo các căn cứ có tính
chất khách quan như giá mua, tỷ giá do ngân hàng cơng bố.
+ Tỷ giá hạch tốn: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thường
được xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ.
- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do
Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách
hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ.
+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập
trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại .....
+ Tỷ giá các khoản cơng nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tại
thời điểm ghi nhận nợ.
+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực
tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)
Trình tự hạch tốn:
a) Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :
Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch tốn)
Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)
Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lượng nguyên tệ mua vào.


- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch tốn
Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi :

Nợ TK 007: Lượng nguyên tệ thu vào.

- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 131
Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lượng nguyên tệ thu vào.

- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán.
Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch tốn,
Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán.
Đồng thời ghi: Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra.
- Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế
Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch tốn
Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra.
- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:
Nợ TK 331
Có TK 111 (111.2)
Đồng thời

Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ.
Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến
hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng ... đồng thời dựa vào mức chênh
lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh.


Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch tốn thì phần chênh
lệch do tỷ giá tăng kế tốn ghi:
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 413
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch tốn thì mức chênh lệch
do tỷ giá giảm được ghi ngược lại:

Nợ TK 413
Có TK 111 (111.2)
b) Trường hợp doanh nghiệp khơng sử dụng tỷ giá hạch tốn :
- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế
Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế
Đồng thời: Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ.
- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế.
Nợ TK 131 : Tỷ giá hạch tốn.
Có TK 511 : Tỷ giá thực tế.
- Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ
Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế
Có TK 131 : Theo tỷ giá bình qn thực tế nợ
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ
nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế)
(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình
quân thực tế)
- Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hố, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 .. (Tỷ giá thực tế)
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân.


Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực
tế bình qn)
Đồng thời: Có TK 007: Lượng nguyên tệ xuất quỹ.
- Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán:
Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ
Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế.

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)
Đồng thời : Có TK 007 : Lượng nguyên tệ đã chi ra.
Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá
lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối
quý.


+ Nếu chênh lệch giảm:
Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
Có TK 111 (1112)
+ Nếu chênh lệch tăng:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413