LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
I. KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH VÀ HỆ THỐNG KẾ HOẠCH TRONG TỔ CHỨC
1. Khái niệm lập kế hoạch
Chúng ta biết rằng quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra. Có thể thấy lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản lý, là nền
tảng cho việc thực hiện các chức năng khác của quản lý. Công tác lập kế hoạch gắn liền
với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý
xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Có nhiều khái niệm khác nhau về công tác lập kế hoạch tùy thuộc vào từng góc
độ nghiên cứu. Chúng ta xem xét một số khái niệm sau:
Trên góc độ ra quyết định thì: Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để
xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ.
“Trong bốn chức năng cơ bản của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý. Có thể
hình dung lập kế hoạch bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó mọc lên các “
nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra”.
(1)
Với cách tiếp cận theo quá trình thì: “ Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn
phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ
chức”
(2)
Lập kế hoạch được xem là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi
trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể
của tổ chức.

Trong đó kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy
trôn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới
lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo
đúng mục tiêu đã đề ra.
(3)

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò
(4)
:
(1)
(1,2)
Khoa học quản lý tập I –Khoa khoa học quản lý –NXB khoa học và kỹ thuật 2004 –Trang 333
(2)
Theo RONNER: “Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những
hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh
nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh”.
Theo HENRYPAYH: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của
quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích
xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các
hoạt động sản xuất kinh doanh.”
Trên đây là những quan điểm khác nhau nhưng tất cả đều hướng về bản chất của
chức năng này: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương
thức để đạt được các mục tiêu đó. Như vậy công tác lập kế hoạch giải quyết hai nhiệm
vụ cơ bản là: thứ nhất là xác định, xây dựng mục tiêu mà tổ chức hướng đến và cần đạt
được trong tương lai; thứ hai là tìm ra phương thức để đạt được mục tiêu với hiệu quả
cao nhất. Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thúc đẩy tổ chức phát
triển đúng hướng theo con đường đã chọn.
2. Vai trò của công tác lập kế hoạch
Có thể thấy lập kế hoạch có một vai trò đặc biệt quan trọng và là công việc
không thể thiếu ở mọi tổ chức. Kế hoạch là công cụ của nhà quản lý, là vật truyền dẫn
tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Lập kế hoạch có chức năng định
hướng cho mọi hoạt động của tổ chức thông qua việc thiết lập các mục tiêu và phương
thức thực hiện chúng, định hướng tổ chức đi theo con đường đã chọn. Kế hoạch là một
trong những công cụ quan trọng trong việc liên kết, thống nhất mọi hoạt động của tổ
chức. Các hoạt động sẽ vận hành theo kế hoạch định sẵn, tránh sự chồng chéo lên nhau,
từ đó giảm được các hoạt động lãng phí. Bên cạnh đó lập kế hoạch còn sắp xếp thứ tự

ưu tiên các mục tiêu, đưa ra các chương trình, các kế hoạch tác nghiệp cụ thể trong từng
giai đoạn, tiến từng bước đến mục tiêu chiến lược của tổ chức.

(3)
Lý thuyết quản trị kinh doanh – TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ - Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB KHKT – 1997
(4)
Những vấn đề cốt yếu của quản lý – Harold koontz, cyril odonnell, Heinz weihrich – NXB khoa học và kỹ
thuật – 1992
Trong xu thế hội nhập hiện nay, môi trường kinh doanh ngày càng biến động,
các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần nâng cao hơn nữa khả năng lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch là quá trình thích ứng với những thay đổi
trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Một kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp
đánh giá được đối thủ và nguồn lực hiện có của mình, đưa ra những phương án có độ
an toàn cao nhất nhằm tránh được những tổn thất có thể mang lại.
Nhờ có kế hoạch mà người quản lý có thể tổ chức và khai thác con người cũng
như các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo
điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát đạt được kết quả cao, đồng thời phối hợp và
thúc đấy nỗ lực của các nhân viên nhằm đạt được mục tiêu tối cao của tổ chức.
Như vậy lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là điểm khởi đầu của mọi quá trình
quản lý. Việc so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch cho phép tổ chức đánh giá
được hiệu quả hoạt động, qua đó rút kinh nghiệm, tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu
và đưa ra được những kế hoạch, phương án tốt hơn trong kỳ kế tiếp.
3. Hệ thống kế hoạch của tổ chức
(5)
Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác
nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm
thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức. Tùy theo từng cách tiếp cận ta có thể phân chia
hệ thống kế hoạch theo các tiêu thức khác nhau. Sau đây là một số tiêu thức cơ bản:
3.1. Theo thời gian thực hiện kế hoạch
Theo thời gian thực hiện, kế hoạch được chia thành 3 loại sau:

- Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định mục
tiêu dài hạn của tổ chức, được thể hiện qua chiến lược, chính sách… Đây là những mục
tiêu quan trọng, định hướng cho việc thiết lập các mục tiêu trung hạn và ngắn hạn. Kế
hoạch dài hạn được lập nên bởi những nhà quản lý cấp cao, mang tính tập trung cao và
linh hoạt.
(5)
Khoa học quản lý tập I -PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB KH & KT 2004
- Kế hoạch trung hạn: Là loại kế hoạch cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn, được
thực hiện cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương trình
trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế
hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao, tính tập trung và linh hoạt
không cao như kế hoạch dài hạn.
- Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn ( < 1 năm), thường
là những kế hoạch tác nghiệp. Nó là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa
vào mục tiêu chiến lược, luôn đi theo định hướng của kế hoạch dài hạn và trung hạn,
được thể hiện qua các kế hoạch hàng năm, bản kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
Kế hoạch ngắn hạn do các chuyên gia quản lý điều hành lập nên, không mang tính chất
tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt .
Có thể thấy kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, là kim chỉ nam định hướng
triển khai các kế hoạch trung hạn và ngắn hạn.
3.2. Theo mức độ tổng quát

Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch tác nghiệp
Sứ mệnh
Kế hoạch đơn dụng:
- Chương trình
- Dự án
- Ngân quỹ
Kế hoạch thường trực:

- Chính sách
- Quy tắc
- Thủ tục
3.2.1. Sứ mệnh
Sứ mệnh nêu lên lý do và mục đích tồn tại của tổ chức, là cơ sở đầu tiên để xác
định mục tiêu chiến lược của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt
thời gian tồn tại của mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản
của tổ chức. Sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi: Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Sứ mệnh
của một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức
đó, những giả định về mục đích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường
hoạt động của nó .
3.2.2. Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể và phương thức
cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí của tổ chức trong môi
trường đó. Đây thường là kế hoạch dài hạn do nhà quản lý cấp cao định ra, có vai trò
định hướng cho sự phát triển của tổ chức. Có thể chia chiến lược theo 3 cấp như mô
hình sau:
Chiến lược cấp tổ chức là chiến lược do bộ phận quản lý cao nhất lập ra nhằm
nắm bắt được những mối quân tâm và hoạt động trong một tổ chức, cho biết lĩnh vực
hoạt động của tổ chức, mục tiêu và kỳ vọng trong mỗi lĩnh vực đó ..., định hướng cho
kế hoạch cấp dưới.
Chiến lược cấp tổ chức
Chiến lược cấp ngành
Chiến lược cấp chức năng
Chiến lược cấp ngành quan tâm đến một lĩnh vực, một ngành nhất định của tổ
chức, xác định loại sản phẩm, dịch vụ, định hướng khách hàng và các nguồn lực bổ
sung cần thiết cho lĩnh vực đó.
Chiến lược cấp chức năng là sự chi tiết hóa của chiến lược cấp ngành trong quá
trình phát triển của tổ chức gồm các chiến lược về nhân sự, tài chính, marketing... Đây
là cấp chiến lược thấp nhất trong một tổ chức.

3.2.3. Kế hoạch tác nghiệp
Trong các cấp kế hoạch thì kế hoạch tác nghiệp là kế hoạch chi tiết nhất. Đó là
những kế hoạch cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến lược, điều hành, phối hợp và phân
bổ nguồn lực của tổ chức để giải quyết các công việc có tính chất ngắn hạn và những
công việc hàng ngày của tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai loại là
kế hoạch tác nghiệp đơn dụng và kế hoạch tác nghiệp thường trực.
Các kế hoạch tác nghiệp đơn dụng được xây dựng một lần sử dụng một lần cho
những hoạt động không lặp lại. Bao gồm:
- Chương trình: gồm các chính sách, thủ tục, qui tắc và các nguồn lực cần thiết có
thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối.
Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. Một chương trình quan trọng
thường ít khi đứng một mình, nó thường là một bộ phận của một hệ thống phức tạp các
chương trình.
- Dự án: thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng và mang tính độc lập tương đối.
Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả nguồn lực theo thời
gian và không gian.
- Ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số. Ngân quỹ có thể là
tiền, nguồn nhân lực, máy móc, thiết bị…
Các kế hoạch tác nghiệp thường trực, xây dựng một lần sử dụng nhiều lần cho
những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm:
- Chính sách: Là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định
trong tổ chức. Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành động và giúp cho việc thống nhất
các kế hoạch khác nhau trong tổ chức.
- Quy tắc: Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có
thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch hướng dẫn hành