THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ
VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn Kiến trúc xây dựng
2.1.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm
Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu thì một trong những yêu cầu đòi
hỏi là phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu
theo từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại. Với việc tổ chức
hạch toán chi tiết vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu này. Công việc hạch toán
chi tiết được thực hiện đồng thời ở kho, ở phòng kế toán theo phương pháp thẻ
song song. Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song là phương pháp
mà ở phòng kế toán và ở kho cùng sử dụng thẻ kho để ghi sổ chi tiết nguyên
vật liệu. Các chứng từ kế toán về vật liệu của Trung tâm được tổ chức theo
trình tự thời gian do kế toán vật liệu phụ trách quy định, gắn liền với quá trình
nhập kho và xuất kho vật liệu.
Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết vật liệu
TK 152
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Thẻ kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
TK 152
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Thẻ kho
- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu:
Thủ kho chuyển CT cho kế toán:

Công việc của Thủ kho:
Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho sẽ tiến hành vào thẻ kho,
mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh
điểm vật liệu. Sau đó, hàng ngày thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất
kho cho kế toán thống kê ở các đội ghi sổ. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng
cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu.
Công việc của kế toán:
Sau khi nhận được chứng từ xuất, nhập kho kế toán đội phải kiểm tra, đối
chiếu ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ
nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi cho từng danh điểm vật liệu tương ứng
với thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi
2
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
2
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
cả về mặt giá trị. Mỗi danh điểm vật liệu được mở một trang để theo dõi. Cuối
tháng kế toán đội sẽ cộng sổ kế toán chi tiết vật liệu sau đó đối chiếu tính khớp
đúng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào sổ này kế toán đội sẽ lập “bảng tổng
hợp nhập- xuất- tồn” sử dụng tại công trình.Cuối tháng, cuối quý kế toán đội đối
chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất-
tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ
gốc có liên quan lên phòng Tài chính kế toán.
2.1.2. Các chứng từ và thủ tục nhập kho;

Trường hợp nhập kho do mua ngoài: Khi vật liệu được mua về thì ban
kiểm nghiệm cùng thủ kho và nhân viên cung ứng sẽ kiểm tra tính đúng chủng
loại, quy cách, chất lượng, số lượng vật liệu phù hợp với “Hóa đơn bán hàng”
của đơn vị bán. Sau đó căn cứ vào hóa đơn bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu
nhập kho”, phiếu này được lập thành 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ và ghi thẻ
kho sau đó chuyển cho kế toán, 1 giao cho người nhập.

Đối với những NVL mua ngoài chịu thuế GTGT thì kế toán căn cứ vào
Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp vào sổ thuế GTGT, cuối tháng tính ra số
thuế GTGT được khấu trừ làm căn cứ để lập tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ
quan thuế.
3
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
3
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp nhập kho vật liệu sau khi đã xuất dùng hoặc thu hồi phế liệu
trong sản xuất: Căn cứ vào “tờ kê danh sách vật liệu nhập” về đã có chữ ký của
thủ kho (Hàng đã dùng rồi nhập lại), Kế toán vật tư tổ chức kiểm kê, đánh giá
giá trị còn lại của vật liệu thu hồi và xác định lại giá nhập, sau đó làm thủ tục
nhập kho như trường hợp mua ngoài nhưng 1 liên phiếu nhập được dùng để đóng
vào chứng từ thanh toán quyết toán khi công trình hoàn thành, làm cơ sở giảm
chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu.
Trường hợp nhập kho do điều chuyển giữa các công trình: Căn cứ vào yêu
cầu điều chuyển của Giám đốc, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển nội bộ”, nhân viên cung ứng sẽ mang hai liên đến thủ kho xuất hàng
và ghi thẻ kho, ký nhận ở phần thực xuất. Sau đó giữ lại một liên giao cho kế
toán đội, 1 liên giao cho người nhận để giao cho thủ kho nhập hàng và ký nhận ở
phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho giao cho kế toán ở các đội
hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
2.1.3. Chứng từ và thủ tục xuất kho vật liệu tại Trung tâm;

4
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
4
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Vật liệu chủ yếu được xuất cho các đội thi công công trình, căn cứ vào số
lượng vật liệu yêu cầu được giám đốc duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu
xuất” gồm 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế
toán, 1 liên người nhận giữ.
Sau khi có đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất với đầy đủ chữ ký, thủ kho sẽ
tiến hành vào thẻ kho phần nhập, phần xuất, rút số lượng tồn trên thẻ kho.
Hàng ngày kế toán nhận chứng từ do thủ kho gửi lên làm căn cứ lập sổ chi
tiết vật liệu theo dõi chi tiết cho từng danh điểm vật liệu.
Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết vật
liệu của kế toán, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp
nhập- xuất- tồn sử dụng tại công trình.
Cuối tháng, cuối quý kế toán đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi
tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng
tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ gốc có liên quan lên phòng Tài
chính kế toán trung tâm.
5
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
5
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Tại phòng tài chính kế toán, khi nhận được các chứng từ có liên quan đến
việc sử dụng NVL cho công trình( Phiếu NK, phiếu XK, hóa đơn…) sau khi
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 621: Chi tiết cho từng công trình
Có TK 152 : Chi tiết cho từng công trình
Và tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung và các chứng
từ khác có liên quan được làm cơ sở pháp lý để kế toán ghi vào sổ cái, sổ chi

tiết. Sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và sổ cái TK
621. Kế toán kết chuyển chi phí NVLTT sang TK 154 để tính giá thành khối
lượng công tác xây lắp thực hiện trong quý, sau đó ghi bút toán kết chuyển
vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký liên quan khác.
Nợ TK 154: Chi tiết cho từng công trình
Có TK 621: Chi tiết cho từng công trình
Để đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh lực lượng dự trữ được chính
xác và trên cơ sở đó tăng cường giám sát bảo vệ an toàn vật tư, hàng hóa trong
kho.Trung tâm tiến hành kiểm kê Nguyên vật liệu tại kho hai lần một năm vào
thời điểm ngày 1/1 và 1/7 hàng năm.
Qua kiểm kê có thể phát hiện những biến động của những nguyên vật
liệu chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, phát hiện các trường hợp thừa thiếu,
kém mất phẩm chất, ứ đọng, hư hỏng để có biện pháp kịp thời giải quyết, hạn
chế và giảm bớt thiệt hại, tiến hành điều chỉnh sổ sách để số liệu của kế toán
luôn khớp với số liệu thực tế.
2.1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm;
6
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
6
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho
và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời
số lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến
động của nguyên vật liệu.
7
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
7
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp mua hàng về nhập kho:
VD: Ngày 15/03/2010 tạm ứng cho Nguyễn Thanh Hải đội trưởng đội

XDCT số 1 mua xi măng, đá 2*4, cát vàng… cho công trình Phân xưởng 01
số tiền là : 48.000.000đ
Khi đó, kế toán định khoản:
Nợ TK 141( Anh Hải) : 48.000.000
Có TK 111 : 48.000.000
Cụ thể:
Biểu 2.1:
Đơn vị: Trung tâm Tư
vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A,
Chung cư văn Quán,
Phúc La, Hà Đông, Hà
Nội.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM
ỨNG
Ngày15 /03/2010
Mẫu số: 03-TT
QĐ số
15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 03
năm 2006 của Bộ
trưởng BTC
Số:
Kính gửi: Giám đốc Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng
Tên tôi là: Nguyễn Thanh Hải
Địa chỉ: Trung tâm tư vấn Kiến trúc Xây dựng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 48.000.000đ (viết bằng chữ): Bốn tám triệu
đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Chi tiền mua vật liệu cho công trình Phân xưởng đúc
Đông Đô.

Thời hạn thanh toán: 3 ngày
Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký)
Kế toán
trưởng
Phụ trách bộ
phận
Người đề nghị tạm
ứng
8
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
8
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Sau khi được giám đốc duyệt kế toán sẽ lập phiếu chi có mẫu sau:
Biểu 2.2:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn
Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
PHIẾU CHI
Ngày 15/03/2010
Số: 10
Nợ TK: 141
Có TK:
111.1
Mẫu số:02-TT
QĐsố:15/2006/QĐ-
BTC

Ngày 20 tháng 03
năm 2006 của Bộ
Tài Chính
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hải.
Địa chỉ: Đội XD số 1
Lý do chi: Mua nguyên vật liệu cho công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ
Long, Số tiền: 48.000.000 ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc: GĐNTƯ
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 03 năm 2010
Giám đốc
( Đã ký)
Kế toán
trưởng
(Đã ký)
Thủ quỹ
(Đã ký)
Người lập
phiếu
(Đã ký)
Người nhận
tiền
(Đã ký)
Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho, thủ kho công
trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng, số
lượng nguyên vật liệu, đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp sau đó tiến
hành vào phiếu nhập kho.
9
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
9

GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán sẽ vào sổậ chi tiết
nguyên vật liệu sau đó vào sổ nhật ký chung.
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 15/03/2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL-01
AB/2010T
0088687
Đơn vị bán hàng: Công ty KD Vật Liệu Xây Dựng Trường Thành
Địa chỉ: 51- Võng Thị - Tây Hồ - Hà Nội.
Số tài khoản:
Điện thoại MST: 0101197276
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hải
Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Thiết kế Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058
S
T
T
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =2x1

1 Xi măng Tấn 20 1100.000 22.000.000
2 Đá 2*4 M
3
50 250.000 12.500.000
3 Cát vàng M
3
30 300.000 9.000.000
Cộng tiền hàng: 43.500.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.350.000
Tổng tiền thanh toán: 47.850.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bẩy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng
( Đã ký)
Người bán hàng
( Đã ký )
Thủ trưởng đơn vị
( Đã ký, đóng dấu )
10
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
10
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Biểu 2.3:
Đơn vị: Trung tâm Tư
vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A,
Chung cư văn Quán,
Phúc La, Hà Đông, Hà
Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO

Ngày
15/03/2010
Số: 16
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/Q
Đ-BTC.
Ngày20/03/20
06 của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Hải
Theo hóa đơn số: 0088687 ngày 15/03/2010
Nhập tại kho: Phân xưởng 01.
S
T
T
Tên, quy
cách Vật tư
Đ
V
T
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
CT
Thực
nhập

1 Xi măng Tấ
n
20 20
1100.0
00
22.000.00
0
2 Đá 2*4 M
3
50 50
250.0
00
12.500.00
0
3 Cát vàng M
3
30 30
300.0
00
9.000.000
Tổng 43.500.00
0

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0088687
11
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
11
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Ngày 15 tháng 03 năm 2010

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán
trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Khi nhân viên cung ứng đã mua hàng về và làm đầy đủ các thủ tục nhập
kho theo ví dụ trên kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung như sau:
Nợ TK 152 – PX 01 : 43.500.000
Nợ TK 133: 4.350.000
Có TK 141: ( Anh Hải ) : 47.850.000
Sau khi ghi nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái có liên quan.
Trường hợp NVL mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến chân
công trình:
Ví dụ: Ngày 20/03/2010 tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Lâm đội
trưởng đội XDCT số 4 để mua nguyên vật liệu xây dựng công trình Đường
bao biển lán bè - Cột 8, Hạ Long, Quảng Ninh . Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 141 – Anh Lâm: 120.000.000
12
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
12
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Có TK 111 : 120.000.000
Khi vật liệu mua về và được đưa thẳng tới công trình, kế toán căn cứ vào
hóa đơn của người bán hàng mà nhân viên cung ứng mang về để nhập vào kho
vật liệu như các trường hợp thu mua bên ngoài. Trong trường hợp này khi viết
phiếu nhập thì đồng thời bộ phận cung ứng cũng viết luôn phiếu xuất kho cho
công trình luôn. Các phiếu nhập, xuất đều được phản ánh vào sổ kế toán giống
như từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất.
HÓA ĐƠN
GÍA TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 20/03/2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL
AM/2010T
0080452
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Hải
Địa chỉ: Xóm 3 - Xuân Dục - Yên Thường - Gia Lâm - Hà Nội.
Điện thoại MST: 0102253560
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Quang Lâm
Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058
S
T
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
13
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
13
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
T
A B C 1 2 3 =2x1
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 14.500 21.750.000
4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 14.500 29.000.000

5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 14.400 17.280.000
6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 14.300 21.450.000
7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 14.300 14.300.000
Cộng tiền hàng: 108.430.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.843.000
Tổng tiền thanh toán: 119.273.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu hai trăm bẩy ba ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng
( Đã ký)
Người bán hàng
( Đã ký )
Thủ trưởng đơn vị
( Đã ký, đóng dấu )
Biểu 2.4:
Đơn vị: Trung tâm Tư
vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A,
Chung cư văn Quán,
Phúc La, Hà Đông, Hà
Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày
15/03/2010
Số: 17
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/Q
Đ-BTC.

Ngày20/03/20
06 của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quang Lâm
Theo hóa đơn số: 0080452 ngày 20/03/2010
Nhập tại kho: Hạ Long, Quảng Ninh .
14
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
14