mô tả hoạt động của một hệ thống thông tin của một doanh nghiệp (tự chọn) từ đó xác định các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu, biểu đồ phân cấp chức năng, các biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống đó

PHẦN I
HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin ngày càng hiện
đại, đã dẫn đến việc mua sắm của con người cũng ngày càng dễ dàng hơn, chính vì thế
mà xu hướng quản lý bán hàng ngày càng phổ biến hơn.
Việc quản lý bán hàng không hề đơn giản, rất dễ nhầm lẫn cũng chính vì thế mà
hệ thống quản lý bán hàng đã ra đời.
Phần mềm quản lý bán hàng không còn xa lạ với những doanh nghiệp, công ty
hay kể cả những cửa hàng tạp hóa. Và đặc biệt trong thời đại công nghệ mở như hiện
nay, sự phát triển của công nghệ và mạng internet thì những phần mềm quản lý giúp
con người lại càng lên ngôi.
Hệ thống quản lý bán hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, mỗi
doanh nghiệp muốn quản lý tốt thì phải có hệ thống quản lý bán hàng để có thể kiểm
soát tốt hơn.

1


I. Hệ thống quản lý bán hàng Sales Management System
1. Khái niệm
Hệ thống quản lý bán hàng là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người
dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cách chặt
chẽ hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu : Nhập
hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…
2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng:
Hệ thống quản lý bán hàng là hàng loạt những công việc được người phụ trách
mảng này làm đi làm lại trong suốt khoảng thời gian dài. Cũng chính vì thế mà hệ
thống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh
nghiệp được.
Một doanh nghiệp, công ty có quy trình gần như giống nhau. Đều bắt đầu bằng

việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại,
email, tin nhắn, fax,… theo đó sẽ tiếp nhận thông tin đặt hàng, sản phẩm đặt hàng sau
đó lưu vào kho đơn đặt hàng của tất cả các khách hàng. Sau đó thì người quản lý hệ
thống sẽ lên lịch hẹn đàm phán với khách.
Đối với những đơn đặt hàng đã đến hẹn thì nhân viên bán hàng phải là người xử
lý đơn đó, nếu không có người nhận đơn đó thì đơn đặt hàng đó sẽ được hủy bỏ tạm
thời. Hệ thống quản lý bán hàng giống như một phương thức để chủ thể giám sát được
hoạt động bán hàng của nhân viên xem nhân viên đó có trung thực hay không.
Sau khi làm hết những việc liên quan đến đơn hàng và xử lý đơn hàng thì người
bán hàng và người phụ trách phải tổng hợp đầy đủ thông tin rồi gửi lên phòng phụ
trách kinh doanh của doanh nghiệp.

2


3. Các thành phần cấu thành:
Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm bốn yếu tố chính: quản lý sản phẩm, kho
hàng, nhân viên và quản lý khách hàng.
+ Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm sẽ được quản lý bởi các mã vạch. Mỗi mã
vạch này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về từng sản phẩm.
+ Quản lý kho hàng: Mọi thông tin và danh mục hàng hóa cần được cập nhật lên
hệ thống thường xuyên để bạn có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa, tránh tình trạng
thất thoát chi phí.
+ Quản lý nhân viên: Đây là bộ phận nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng,
quản lý bộ phận này bao gồm việc theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc.
+ Quản lý khách hàng: Khách hàng là đối tượng mang lại lợi nhuận cho các
doanh nghiệp, vì vậy quản lý khách hàng sẽ giúp bạn tương tác tốt hơn với khách
hàng, đồng thời đưa ra những chương trình ưu đãi phù hợp đối với các khách hàng
thân thiết.
Xây dựng mô hình phân cấp là một bước quan trọng, cần phải định hình phạm vi

của hệ thống cần quản lý. Đây cũng là công cụ giúp nhân rộng và phát triển hệ thống
khi có nhu cầu.
Đào tạo đội ngũ nhân viên là điều cần thiết. Nhân viên cần phải am hiểu về cách
vận hành hệ thống quản lý để có thể áp dụng tốt trong thực tế.
Bản thân lãnh đạo cũng cần phải sử dụng thành thạo hệ thống quản lý, như vậy
phần mềm mới có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong vấn đề kinh doanh.
4. Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng:

3


Có một hệ thống giúp quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hoạt
động kinh doanh của mình, cụ thể thông qua những chức năng của hệ thống quản lý
bán hàng.

 Chức năng quản lý đơn hàng
Đương nhiên không thể không kể tới chức năng quản lý đơn hàng của các phần
mềm quản lý, đây là chức năng tối quan trọng giúp việc bán hàng và quản lý bán hàng
hiệu quả hơn

4


 Chức năng quản lý kho hàng hóa
Bất kể người kinh doanh nào cũng biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trong
kho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó chức năng quản lý hàng hóa
của phần mềm quản lý bán hàng là chức năng vô cùng quan trọng, không thể thiếu.

 Chức năng báo cáo
Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng thì không thể không quan tâm

đến việc báo cáo. Vì thế phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗ
trợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất. Có thể chia các dạng báo cáo thành
bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần
hay tháng.

 Quản lý tài chính
Phần mềm còn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh về vấn đề quản lý tài chính kế
toán, quản lý tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu
hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… và các khoản thu chi khác trong kinh doanh.

 Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng
nhận biết khách hàng là khách mới hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán
hàng và tri ân hợp lý.
5. Tình hình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Việt Nam
Ngày nay, việc quản lý bán hàng không hề đơn giản, và cũng rất dễ gây nhầm
lẫn. Cũng chính vì thế mà các công ty, các doanh nghiệp đã cho ra đời các hệ thống
thông tin quản lý bán hàng hiệu quả. Những phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp cho
người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp sẽ kiểm soát, quản lý được hàng hóa chặt chẽ

5


hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: nhập hàng,
quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,… nhằm
vận hành và quản trị tốt hệ thống quản lý bán hàng của mình
Hiện nay, với sự tiến bộ của công nghệ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của
thương mại điện tử, đã có nhiều doanh nghiệp cũng nắm bắt được mình nên làm gì để
đẩy mạnh sự phát triển doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp dần dần chuyển đổi
sang bán hàng trực tuyến thông qua các trang web, các sàn thương mại điện tử. dần

dần cũng tiếp cận và ứng dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý và kinh doanh các
sản phẩm của mình như là quản lý hồ sơ, quản lý sản phẩm bán hàng, quản lý các
trang bán hàng của doanh nghiệp. Do thời đại công nghệ số thì việc mua bán trao đổi
qua những trang web, các sàn không còn mấy xa lạ thì việc quản lý ngành hàng mình
đang kinh doanh một các tối ưu nhất thì việc sử dụng hệ thống thông tin trong quản lý
bán hàng là một lựa chọn có hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất cũng như đơn hàng bán
ra được quản lý một cách có hệ thống hơn, dễ dàng hơn, tốn ít nguồn nhân lực hơn so
với trước đây. Ví dụ như một doanh nghiệp hệ thống quản lý cho khâu sản xuất lắp ráp
máy tính thì tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng áp dụng đã tăng hơn rất nhiều so
với trước, chỉ số trung bình hàng tồn linh kiện cũng giảm nhiều hơn. Đây là những
thông số tích cực cho việc áp dụng hệ thống quản lý vào một doanh nghiệp. Có thể
thấy hệ thống thống tin hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp
doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ đó giúp
tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra. Hơn nữa, cũng giúp rút ngắn và liên
kết khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp. Hỗ trợ việc ra quyết
định của doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn

6


cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ra
những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả. Hỗ trợ trong nghiệp
vụ, hoạt động kinh doanh, cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như
thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi
phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru
và tiết kiệm thời gian.
Có thể nói, hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay phải giúp
các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh tranh tối ưu trên thị
trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế. Chính vì thế, nó đóng
một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.

6. Các sản phẩm ( phần mềm )
Ngày nay trên thị trường có rất nhiểu phần mềm quản lý bán hàng online khác
nhau. Sau đây là một số phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả không thể bỏ lỡ :
6.1. KiotViet
KiotViet – Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất với hơn 70.000 cửa hàng
đang sử dụng. Nhân viên cửa hàng chỉ mất 15 phút làm quen để bắt đầu bán hàng với
KiotViet. Giao diện đơn giản, thân thiện, thao tác dễ dàng giúp triển khai công việc
quản lý nhanh chóng.
Cùng với các chuyên gia bán hàng dày kinh nghiệm, phần mềm được thiết kế phù
hợp đến hơn 15 ngành hàng dành cho cả bán buôn và bán lẻ.
KiotViet cung cấp 2 gói sản phẩm:
 Gói hỗ trợ cho hộ kinh doanh nhỏ với giá ưu đãi 160.000đ/tháng.

7


 Gói chuyên nghiệp dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp,
giá 240.000đ/tháng.
Cả hai gói đều không giới hạn các tính năng như lập hóa đơn, quản lý đổi trả
hàng, quản lý nhân viên, báo cáo kinh doanh, quản lý thu/chi/công nợ.
6.2. Sapo
Sapo POS chính là sự lựa chọn tốt nhất khi tìm kiếm một phần mềm vừa hồ trợ
tốt việc quản lý bán hàng tại của hàng, vừa bán hàng online hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS đã giúp hơn 67,000 chủ shop quản lý bán
hàng dễ dàng nhờ các tính năng ưu việt:
- Bán hàng nhanh chóng trong 10 giây
- Quản lý cửa hàng chính xác
- Hỗ trợ bán online trên Facebook hiệu quả
- Xem báo cáo theo ngày
6.3. Hararetail

Hararetail là phần mềm quản lý bán hàng đa nền tảng tới từ thương hiệu Haravan
nổi tiếng. Phần mềm này hứa hẹn đem đến cho các doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ
những trải nghiệm kinh doanh hoàn toàn mới với cam kết chốt đơn hàng nhanh hơn và
tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi mua hàng thành công.
Hararetail cho phép đồng bộ dữ liệu từ nền tảng bán hàng offline và online. Sự
vận hành linh hoạt này giúp nhà bán lẻ tiết kiệm thời gian và chi phí trong khuân quản
lý và điều hành các khía cạnh tài chính trong kinh doanh.
Ngoài ra, Hararetail còn tích hợp hệ thống trung tâm quản lý đơn hàng (OPC).
Hệ thống này giúp doanh nghiệp xử lý một đơn hàng hoàn chỉnh từ khi nhận order,

8


thông báo tình trạng kho, vận chuyển, thu tiền tới giải quyết khiếu nại tới từ khách
hàng.
Hiện Hararetail đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn trên Việt Nam,
bao gồm: Vinamilk, Juno, Biti’s, AEON, The Coffee House và VPP Thiên Long.
6.4. Nhanh.vn
Nhanh.vn là một nền tảng quản lý bán hàng được nền doanh nghiệp và nhà bán lẻ
lớn tại Việt Nam lựa chọn sử dụng, bao gồm: chuỗi thời trang Bò Sữa, Captot.vn,
KitchenArt, Torano…
Khi sử dụng dịch vụ của Nhanh.vn, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như:
 Tiết kiệm chi phí hoạt động và quản lý cửa hàng (chỉ bằng 1/20 lương của nhân
viên giám sát cửa hàng),
 Giảm tới 50% thất thoát do nhầm lẫn trong quá trình quản trị, kiểm kho, chủ
doanh nghiệp hoàn toàn có thể cập nhật tình trạng kinh doanh của các chuỗi cửa hàng
một cách dễ dàng, kịp thời thông qua các nền tảng kỹ thuật số…
Các dịch vụ mà Nhanh.vn đang cung cấp tới người dùng bao gồm: Phần mềm
quản lý hệ thống bán hàng trong cửa hàng vật lý (POS), phần mềm quản trị bán hàng
đa nền tảng (Omnichannel), dịch vụ quản trị kinh doanh trên các nền tảng mạng xã hội

(Vpage), thiết kế Website bán hàng chuyên nghiệp, giải pháp kết nối đơn vị vận
chuyển và dịch vụ thu tiền hộ COD…
6.5. CRMViet
Quản trị bán hàng đối với các doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng kinh doanh là một
trong những tính năng nổi bật trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp của
CRMViet.

9


CRMViet cho phép bạn upload các dữ liệu bán hàng từ Excel, từ đó đồng bộ các
thông tin về khách hàng trên một hệ thống chung; ghi âm và hiển thị thông tin của
khách hàng để thuận tiện cho bộ phận sales, chăm sóc khách hàng; thêm mới và quản
lý báo giá; kiểm soát kho hàng…
Hiện nay, CRMViet đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam
như Viettel, VPBank, Steame Garten hay Blue Sky Travel. Với sự đồng hành của
CRMViet, tỷ lệ chốt sale của doanh nghiệp bạn được kỳ vọng tăng 32%, năng suất làm
việc của nhân viên vì thế cũng tăng 40%.
Điều này càng khẳng định chất lượng của dịch vụ này trong mắt khách hàng.
6.6. POS365
Phần mềm quản lý bán hàng POS365 là công cụ đang được ưu tiên lựa chọn hàng
đầu để quản lý các công việc liên quan đến kinh doanh. Phần mềm kiểm soát kinh
doanh bằng cách cung cấp các tính năng, báo cáo mạnh mẽ giúp chủ cửa hàng có thể
bao quát tình hình kinh doanh tức thời.
Quản lý hàng hoá không giới hạn và dễ dàng tra cứu lịch sử xuất – nhập, giảm
thiểu tối đa khả năng thất thoát. Đồng thời, phần mềm cũng giúp bạn quản lý tiền quỹ
theo từng tài khoản, nắm bắt tình hình thu chi, tồn quỹ. Ngoài ra còn hỗ trợ các dịch
vụ chăm sóc khách hàng. Giúp ích rất nhiều cho công việc quản lý cửa hàng hiệu quả.
6.7. MshopKeeper – Phần mềm bán hàng MISA
MShopKeeper là phần mềm chuyên cung cấp các dịch vụ quản lý liên quan đến

lĩnh vực thời tranh như: Quần áo, mũ nón, mắt kính, túi xách,… Ở bất kỳ nơi đâu bạn
vẫn luôn nắm được tình hình hoạt động của cửa hàng thông qua phần mềm quản lý bán
hàng MShopKeeper.

10


Phần mềm được đánh giá chất lượng cao theo chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn ISO
9000 – CMMi 3. Trên 22 năm kinh nghiệm cùng với hơn 100 giải thưởng các loại
MShopKeeper tự hào là phần mềm quản lý bán hàng uy tín hàng đầu Việt Nam.
MShopKeeper với những tính năng như quản lý chuỗi cửa hàng, báo cáo kinh
doanh, hỗ trợ đọc mã vạch, gia tăng doanh số bằng SMS Marketing, liên thông với các
phần mềm kế toán,…
6.8. Suno
Suno là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay. Là phần
mềm có cải tiến hơn khi cung cấp thêm tính năng tạo đơn hàng online và có kết nối với
các đơn vị vận chuyển để ship hàng.
Phần mềm Suno cũng giúp người chủ quản lý mọi mặt của cửa hàng: từ tính tiền
bán hàng, quản lý tồn kho hàng hoá, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng
đến phân tích kết quả kinh doanh dễ dàng. Siêu đơn giản, rất dễ sử dụng kể cả với
người không rành máy tính.

11


PHẦN II :
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT
DOANH NGHIỆP (TỰ CHỌN) TỪ ĐÓ XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN NGOÀI,
CÁC KHO DỮ LIỆU, BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG, CÁC BIỂU ĐỒ
LUỒNG DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG ĐÓ

LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn đất nước đang phát triển đi lên công nghiệp hóa, hiện đại hóa
kéo théo sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin. Điều đó đã đem lại những
thành tựu to lớn trong việc phát triển đất nước. Việc sử dụng phần mềm ứng dụng
trong đời sống không còn xa lạ với chúng ta. Những chương trình phần mềm ứng dụng
quản lý ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công đã được xử lý bằng các phần
mềm chuyên dụng giảm đáng kể thật nhiều thời gian, công sức, nâng cao chất lượng
xử lý. Phần mềm chuyên dụng đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý nó là
công cụ hỗ trợ đắc lực và hầu như không thể thiếu. Để có thể xây dựng được những
phần mềm ứng dụng ta cần phải biết phân tích hệ thống một cách cụ thể để tiến hành
xây dựng một hệ thống mới hoàn chỉnh hơn.
Chương trình quản lý bán hàng của công ty sách Thái Hưng là một chương trình
được xây dựng nhằm đáp ứng những đòi hỏi đặt ra trong quá trình quản lý bán hàng
của một cửa hàng sách: Nhập và lưu trữ tên sách,các loại sách,giá sách,lập danh sách
quản lý việc xuất nhập sách,tính toán và quản lý việc buôn bán của cửa hàng bán
sách… Tất cả những công việc trên nếu làm một cách thủ công sẽ rất mất thời gian và
vẫn xảy ra sai sót. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin mua bán của doanh nghiệp, chúng

12


em xin chọn mô hình của công ty sách Thái Hưng để tìm hiểu. Trong quá trình làm
bài, với lượng kiến thức có hạn, bài làm chúng em còn nhiều sai sót. Mong cô góp ý để
bài làm của chúng em hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn !

13

1. MÔ TẢ BÀI TOÀN
I.1. Hệ thống thông tin bán hàng
Hệ thống thông tin bán hàng là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho
người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cách
chặt chẽ hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu :
Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách
hàng,…
I.2. Hệ thống các chức năng cơ bản cần có của hệ thống thông tin bán hàng
Có một hệ thống giúp quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hoạt
động kinh doanh của mình, cụ thể thông qua những chức năng của hệ thống quản lý
bán hàng.

 Chức năng quản lý đơn hàng
Đương nhiên không thể không kể tới chức năng quản lý đơn hàng của các phần
mềm quản lý, đây là chức năng tối quan trọng giúp việc bán hàng và quản lý bán hàng
hiệu quả hơn

14


 Chức năng quản lý kho hàng hóa
Bất kể người kinh doanh nào cũng biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trong
kho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó chức năng quản lý hàng hóa
của phần mềm quản lý bán hàng là chức năng vô cùng quan trọng, không thể thiếu.

 Chức năng báo cáo
Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng thì không thể không quan tâm
đến việc báo cáo. Vì thế phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗ
trợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất. Có thể chia các dạng báo cáo thành
bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần

hay tháng.

 Quản lý tài chính
Phần mềm còn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh về vấn đề quản lý tài chính kế
toán, quản lý tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu
hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… và các khoản thu chi khác trong kinh doanh.

 Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng
nhận biết khách hàng là khách mới hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán
hàng và tri ân hợp lý.
I.3. Các yêu cầu chức năng : Yêu cầu công việc -> Biểu đồ phân cấp chức năng
I.3.1. Khái niệm
Biểu đồ phân cấp chức năng diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ tổng thể
đế chi tiết, mối nút trong biểu đồ là một chức năng. Đặc điểm của biểu đồ phân rã chức

15


năng cho cái nhìn khái quát, từ tổng thể đến chi tiết, dễ thành lập, có tính tĩnh, thiếu sự
trao đổi giữa các thông tin chức năng
I.3.2. Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng :
Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ
bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công
việc con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Đặc điểm
của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ
hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập
bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống).
Như vậy, việc xây dựng mô hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác
định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là

phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống.
Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức
một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp.
I.3.3. Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống
Để xây dựng được mô hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý thông
tin thư viện, tôi có sử dụng kết hợp cả hai phương pháp bottom-up và phương pháp
top-down. Áp dụng cụ thể vào hệ thống quản lý thông tin thư viện, ta sẽ làm lần lượt
các bước (có áp dụng hai phương pháp trên) như sau:
 Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm những chức năng chi tiết được
nêu trong phân mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống.
 Sử dụng phương pháp bottom-up để góm nhóm các chức năng chi tiết được
liệt kê ở trên thành các chức năng ở mức cao hơn.

16


 Thực hiện kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến khi thu được chức năng của
toàn bộ hệ thống.
I.4. Các yêu cầu phi chức năng : Mô tả - Biểu đồ luồng dữ liệu
I.4.1. Khái niệm
Biểu đồ luồng dữ liệu là môt loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả môt quá trình tự
xử lý thông tin với các yêu cầu sau : Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu
hỏi: “Làm gì?” mà bỏ qua câu hỏi “làm như thế nào”. Chỉ rõ các chức năng phải thực
hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa
các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
I.4.2. Vai trò
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính :
Phân tích: được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. Thiết kế DFD dùng để
vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng
khi thiết kế hệ thống mới. Biểu đồ DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích

viên hệ thống và người dùng. Tài liệu DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ
thống một cách đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích. DFD cung cấp cho người sử dụng một cái
nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu truyền thông tin trong hệ thống đó
I.4.3.

Mục đích : giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra

trong hệ thống
I.4.4.

Kỹ thuật phân tích

Biểu dồ DFD dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm ba
kỹ thuật phân tích chính :
+ Biểu đồ DFD mô tả quan hệ giữa quá trình xử lý và các luồng dữ liệu

17


+ Từ điển định nghĩa dữ liệu mô tả các phẩn tử luồng dữ liệu
+ Xác định quá trình xử lý, mô tả quá trình xử lý một cách chi tiết.
2. XÂY DỰNG VÀ PHÂN TÍCH
1.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại Thái Hưng
1.1.1.

Địa chỉ

Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Thương mại Thái Hưng
Tên giao dịch quốc tế : Thai Hung Trading Joint-Stock Company
Trụ sở : Tổ 14- P.Gia Sàng- TP. Thái Nguyên-Tỉnh Thái Nguyên

Web : www.thaihung.com.vn
Email :
1.1.2.

Khái quát về ngành nghề công ty hoạt động

Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng được thành lập năm 2003 với các ngành
nghệ kinh doanh :
- Mua bán vật liệu xây dựng, hàng kim khí, sắt thép, phế liệu kim loại, xi măng,
xăng dầu, ngói lợp các loại, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng máy móc, quặng kim loại
Mangan, Fero Mangan; Xuất nhập khẩu quặng sắt, phôi thép và các sản phẩm thép;
- Mua bán, xuất nhập khẩu than cốc, than điện cực, ô tô các loại, máy móc thiết
bị phục vụ ngành công nghiệp, xây dựng;
- Sản xuất, mua bán và cho thuê giàn giáo, cốp pha thép;
- Kinh doanh bất động sản, khách sạn; Cho thuê máy móc, thiết bị, phương tiện
vận chuyển và các động sản khác;
- Mua bán rượu, bia, thuốc lá, nước giải khát, bánh kẹo, văn phòng phẩm;
- Sửa chữa, cải tạo, hoán cải, đóng mới thùng bệ ô tô;

18


- Xây dựng dân dụng, công nghiệp;
- Sản xuất gia công cơ khí phục vụ cho xây dựng dân dụng, công nghiệp;
- Vận tải hàng hoá và hành khách đường bộ (bao gồm cả vận chuyển khách du
lịch);
- Kinh doanh dịch vụ cân, cho thuê kho bãi;
- Kinh doanh các hoạt động dịch vụ văn hoá thể thao, giải trí;
- Khai thác, sản xuất, gia công chế biến, mua bán, xuất nhập khẩu vật liệu xây
dựng;

- Khai thác, sản xuất gia công chế biến, mua bán, xuất nhập khẩu khoáng sản;
- Sản xuất phôi thép và thép xây dựng.
1.1.3.

Bộ máy quản lý

 Chủ tịch HDDQT: Ông Nguyễn Quốc Thái
 Tổng Giám Đốc: Bà Nguyễn Thị Cải
 Phó TGĐ Tổ chức: Ths.Lê Hồng Khuê
 Phó TGĐ sản xuất: Ths. Nguyễn Văn Tuấn
 Phó TGĐ kinh doanh: TGĐ.Nguyễn Thị Vinh
 Phó TGĐ Tài chính:Ths.Nguyễn Thị Quy
 Phó TGĐ Vật Tư – Thiết bị: Ths Trịnh Gia Tâm
1.1.4. Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần thương mại Thái Hưng

19


20


1.2. Thực trạng hoạt động của siêu sách trung tâm
1.2.1.

Giới thiệu chung về siêu thị sách trung tâm

- Là một đơn vị thuộc công ty cổ phần và thương mại Thái Hưng với chức năng
chính là phát hành sách
- Nhà xuất bản gồm ba bộ phận nghiệp vụ chính : Của hàng sách, kho lưu trữ,
kế toán

- Các hoạt động của siêu thị sách : Quản lý kho và quản lý bán sách

1.2.2.

Thực trạng hoạt động

Qua quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của siêu thị sách trung tâm, em thấy
hoạt động quản lý kho và thống kê lượng sách bán ra trong ngày vẫn còn là thủ công
và tin học hoá không đồng bộ. Cho nên việc phản ánh lượng sách bán ra trong ngày
với số lượng là bao nhiêu, doanh thu trong từng ngày thế nào đối với mỗi đầu sách,
cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo. Bên cạnh đó, việc

21


bộ phận kế toán thực hiện kế toán thủ công cũng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ
trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng.
Có thể thấy hiện tại việc cả ba bộ phận: kho, cửa hàng và kế toán vẫn tiến hành
theo cách thủ công, tin học hoá không đồng bộ và chưa có sự liên kết giữa các bộ phận
làm cho hoạt động của siêu thị sách luôn trong tình trạng thụ động.
1.3. Tác nhân ngoài
Tác nhân ngoài còn được gọi là Đối tác, là một người, một nhóm người hay một
tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có tiếp xúc, trao đổi
thông tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ
htoongs, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Với hệ thống bán hàng thì bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận
kho hàng vẫn là các tác nhân ngoài
Khách hàng
Nhà cung cấp
Quản lý cửa hàng

Các tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp
thông tin cho hệ thống cũng nhưu chứng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống
1.4. Các kho dữ liệu
Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó
một hay một vài chức năng xử lý, hay tác nhân sử dụng.
1.4.1.

Kho dữ liệu Phiếu nhập

Tên kho dữ liệu : Phiếu nhập sách
Diễn giải : Lưu trữ thông tin về phiếu nhập sách
Cấu trúc dữ liệu : SOPN, NGAYNHAP
Chi tiết :
STT

Tựa sách

Thể loại

22

Số lượng

Giá bìa TKCK


1.4.2.

Kho dữ liệu Hóa đơn

Tên kho dữ liệu : Hóa đơn
Diễn giải : Lưu trữ thông tin về hóa đơn mua sách
Cấu trúc dữ liệu : SOHD, NGAYHD, HOTENKH
Chi tiết :
STT

Tựa sách

Số lượng

1.4.3.

23

Giá bán


1.4.4.

Kho dữ liệu sách

Tên kho dữ liệu : Sách
Diễn giải : Lưu trữ thông tin về sách
Cấu trúc dữ liệu : MASACH, TENSACH, GIABIA, TLCK
1.4.5. Kho dữ liệu Nhà xuất bản
Tên kho dữ liệu : Nhà xuất bản
Diễn giải : Lưu trữ thông tin về nhà xuất bản
Cấu trúc dữ liệu : MANXB, TENNXB, DIACHI, DIENTHOAI
1.4.6. Kho dữ liệu Thể loại
Tên kho dữ liệu : Thể loại

Diễn giải : Lưu trữ thông tin về các thể loại sách
Cấu trúc dữ liệu : MATL, TENTL
1.4.7. Kho dữ liệu Phiếu kiểm kê
Tên kho dữ liệu : Phiếu kiểm kê
Diễn giải : Lưu trữ thông tin kiểm kê sách mỗi tháng
Cấu trúc dữ liệu : MSPKK, NAMTHANG
STT

Tựa sách

Thể
loại

1.4.8.

NXB

Số lượng Số
theo số

lượng

kiểm kê

Kho dữ liệu Công nợ

Tên kho dữ liệu : Công nợ
Diễn giải : Lưu trữ thông tin về công nợ đối với các nhà xuất bản
Cấu trúc dữ liệu : STTCN, NAMTHANG, NODK, NOCK, PHATSINH,
CHITRA

1.5. Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ sau cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng, dễ thành lập, gần gũi với
sơ đồ tổ chức.

24


1.6. Biểu đồ luồng dữ liệu
1.6.1.

Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

25