Cách trình bày powperpoint - qui chuẩn ppt

KỸ NĂNG LÀM BÁO
CÁO BẰNG
POWERPOINT
Đà nẵng, ngày 27/08/2020


NỘI DUNG CHÍNH
Các bước thiết lập 1 bài báo cáo Powerpoint hoàn
chỉnh
II. Định dạng 1 bài báo cáo hoàn chỉnh
III. Sử dụng biểu đồ
IV. Sử dụng hình hoạt họa
V. Kích thước chuẩn cho PPT
VI. Những lưu ý khi thiết kế và
trình bày PPT
I.


I. CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
1/ Sườn & nội dung bài báo cáo
2/ Hình ảnh minh họa
3/ Tinh chỉnh, làm gọn nội dung báo cáo
4/ Kiểm tra tổng thể


I. CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
1/ Sườn & nội dung bài báo cáo

✓ Mục tiêu & phạm vi khảo sát
✓ Các quy trình quản lý và vận
✓

✓
✓
✓
✓
✓

hành
Phân tích điểm vấn đề
Tổng hợp điểm vấn đề
Giải pháp đề xuất
Dự đoán hiệu quả
Kế hoạch triển khai
Chi phí

5 slide
5 slide
3 slide

… slide


I. CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
2/ Hình ảnh minh họa

• Đưa các hình ảnh
minh họa vào bài
báo cáo: dễ hiểu &
mang tính giải thích
cho nội dung cần
trình bày

I. CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
3/ Tinh chỉnh báo cáo
✓ Mục tiêu & phạm vi khảo sát
✓ Các quy trình quản lý và vận
hành
✓ Phân tích điểm vấn đề
✓ Tổng hợp điểm vấn đề
✓ Giải pháp đề xuất
✓ Dự đoán hiệu quả
✓ Kế hoạch triển khai
✓ Chi phí Không cần phải có một
câu văn hoàn chỉnh

Đọc & kiểm
tra lại để loại
bỏ những từ
ngữ hoặc ý
không thực
cần thiết: làm
gọn & ngắn
bớt câu chữ


I. CÁC BƯỚC THIẾT LẬP
4/ Kiểm tra tổng thể

Check lại tổng thể
& tiếp tục tinh giảm

câu chữ 1 cách hợp
lý. Canh lại bố cục
tổng thể cho bài báo
cáo


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
1/ Thống nhất format và màu nền duy nhất

Nên: Màu nền đơn giản & đặc
trưng của c.ty


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
2/ Mỗi slide phải có tiêu đề
Tránh: Đặt riêng
tiêu đề ở 1 silde khác
rồi trình bày nội dung
ở 1 slide khác
Nên: Tiêu đề trên
mỗi slide cũng giống
như bảng chỉ đường,
đơn giản nhưng phải
truyền tải được ý
tưởng của toàn slide
1 cách nhanh chóng


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
3/ Mỗi slide chỉ truyền đạt 1 ý tưởng hay 1 nội dung

Nên: slide chỉ đề cập
đến ‘’Quy trình làm
kế hoạch’’
Không nên: đề cập
cả ‘’Quy trình làm kế
hoạch & …’’


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
4/ Font chữ - cỡ chữ
Font chữ:
- Nên nhất quán 01 font
chữ
- Đơn giản, dễ đọc (Time
New Roman, Arial,
Tahoma…)
- Tránh trang trí chữ bằng
shadow, hạn chế in
nghiêng, gạch chân
- Có thể In đậm cho từ
khóa
- Tránh quá nhiều từ viết
hoa

Cỡ chữ:
- Tiêu đề: 36-44
- Cỡ chữ: 28 trở lên

- Chú thích, biểu đồ: 12-16

**Chú ý: Arial size 16 =
Times New Roman size 18


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
5/ Màu chữ - màu nền
- Đỏ: bất thường, sai trái, NG
- Vàng: hiện trạng trước thay
đổi
- Xanh: sự đồng tình, đạt, OK
& hiện trang sau thay đổi
- Hội trường nhỏ hoặc giảng
dạy: chữ tối & nền sáng.
- Hội trường rộng lớn: chữ sáng
& nền tối.


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
6/ Viết Slide theo công thức Telegraphic
- Viết ngắn gọn như tựa đề bản tin:
+ Không văn phạm / Không câu hoàn chỉnh
+ Lược bỏ từ ngữ
+ Chọn từ, câu ngắn nhất và không lặp (nếu
dùng bullet hoặc gạch đầu dòng)
- Mục đích:
+ Tác giả không đọc slide
+ Khán giả ít đọc và nghe nhiều
+ Khán giả “tiêu hóa” thông tin nhanh
- số lượng chữ: không quá nhiều, công thức X by X

(X dòng & mỗi dòng là X chữ (mặc định X<7)).


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
7/ Layout – Bố cục 1 slide


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
7/ Layout – Bố cục 1 slide
- Vị trí tiêu đề, kích thước căn lề, sắp xếp đoạn
văn bản, khoảng cách giữa các đoạn, dòng và
khoảng trắng, vị trí đặt ảnh…
- 4 nguyên tắc layout căn bản sau:
+ Cân bằng ( balance): Đối xứng và bất đối
xứng
+ Nhấn mạnh (emphasis)
+ Nhất quán (unity)
+ Chuyển động (movement)
Cân bằng

Nhất quán

Nhấn mạnh
Chuyển động


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng
- Cân bằng đối xứng (symmetrical balance): slide
chia 2 phần, các yếu tố thiết kế (hình ảnh/ icon/

chữ/ …) ở vị trí tương tự, cùng kích cỡ.


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng

- Cân bằng bất đối xứng (asymmetrical
balance): slide chia 2 phần, các yếu tố thiết kế
(hình ảnh/ icon/ chữ/ …) ở mỗi phần khác nhau
về vị trí và kích cỡ, nhưng vẫn tạo sự cân bằng.


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc cân bằng


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc nhấn mạnh (emphasis)

Nên tạo vài yếu tố nổi bật và thu hút sự chú ý
của người xem. Có thể tăng kích cỡ, in đậm chữ,
sử dụng màu sắc nổi bật hoặc xem xét vị trí của
ảnh/ icon/ .v.v..


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout - Nguyên tắc nhấn mạnh (emphasis)


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout – Nguyên tắc nhất quán (unity)
• Đảm bảo tính nhất quán của các yếu tố.Vị trí của
các yếu tố thiết kế đều có một mục đích nào đó và
chúng sẽ liên quan tới nhau.


II. ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO
Layout – Nguyên tắc nhất quán (unity)