Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh thái nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN THỊ THU NGÂN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TRẦN THỊ THU NGÂN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. ĐOÀN THỊ HÒA

HÀ NỘI – 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nêu trong luận ăn là trung thực, có xuất xứ rõ ràng. Những kết
luận trong luận văn chƣa công bố trong bất cứ công trình nào. Tôi xin chịu
trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Thu Ngân


LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, Quý thầy cô Khoa
sau Đại học, cùng Lãnh đạo các Khoa, Phòng tại Học viện Hành chính Quốc
gia, Cô chủ nhiệm lớp đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi
giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại Học viện.
Đặc biệt, em xin kính gửi lòng biết ơn đến TS. Đoàn Thị Hòa đã tận
tình hƣớng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện luận văn.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ
và các đồng nghiệp đã giúp đỡ, tạo điều kiện để tôi vƣợt qua khó khăn, hoàn
thành tốt công tác cũng nhƣ nhiệm vụ học tập và nghiên cứu.
Sau cùng tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến gia đình đã luôn tạo điều
kiện tốt nhất cho tôi trong cuộc sống cũng nhƣ trong suốt quá trình công tác,
học tập và nghiên cứu.
Do nhiều điều kiện chủ quan, khách quan và kinh nghiệm nghiên cứu

khoa học chƣa nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất
mong nhận đƣợc sự góp ý của Quý thầy cô, các anh, chị học viện và các bạn
đồng nghiệp.
Học viên

Trần Thị Thu Ngân


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BNV – Bộ Nội vụ
CCVTLT- Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ
CT – Chỉ Thị
QĐ – Quyết định
UBND - Ủy ban nhân dân
SNV – Sở Nội vụ


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 3
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TRONG QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC VỀ LƢU TRỮ ...................................................................................... 9
1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 9
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác lƣu trữ ............................................................ 9
1.1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ .................... 12
1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................... 23
1.2.1. Các văn bản chính của Đảng và nhà nƣớc về lƣu trữ từ năm 1945 đến nay 23
1.2.2. Hệ thống các văn bản hiện hành về quản lý nhà nƣớc đối với công tác
lƣu trữ .............................................................................................................. 26
1.2.3. Thẩm quyền quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ............................... 28
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ...... 28

1.3.1. Khái niệm .............................................................................................. 28
1.3.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ .... 30
1.3.3. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ .... 32
Tiểu kết chƣơng 1............................................................................................ 36
CHƢƠNG 2. HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ TẠI
TỈNH THÁI NGUYÊN ................................................................................... 37
2.1. Tổ chức bộ máy quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái
Nguyên ............................................................................................................ 37
2.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở
tỉnh

Thái

Nguyên ............................................................................................................ 37
2.1.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở
tỉnh Thái Nguyên ............................................................................................. 41
2.2. Tình hình công chức, viên chức làm lƣu trữ ............................................ 42
2.2.1. Thực trạng công chức, viên chức làm lƣu trữ ....................................... 42
2.2.2. Đánh giá năng lực của cán bộ lƣu trữ ................................................... 46


2.3. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
của nhà nƣớc về công tác lƣu trữ .................................................................... 49
2.3.1. Thực trạng công tác ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật của nhà nƣớc về công tác lƣu trữ .......................................... 49
2.3.2. Đánh giá công tác ban hành và triển khai thực hiện các văn bản quản lý
lƣu trữ .............................................................................................................. 59
2.4. Công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ .................................... 60
2.4.1. Thực trạng công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ ............... 60
2.4.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý nghiệp vụ lƣu trữ...................... 71

2.5. Công tác thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm và thi đua khen thƣởng trong
lĩnh vực lƣu trữ ................................................................................................ 75
2.5.1. Thực trạng công tác thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm và thi đua khen
thƣởng trong lĩnh vực lƣu trữ .......................................................................... 75
2.5.2. Đánh giá hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm và thi đua
khen thƣởng trong lĩnh vực lƣu trữ ................................................................. 78
2.6. Công tác tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động lƣu trữ ........................................................... 80
2.6.1. Thực trạng công tác tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý lƣu trữ ............................ 80
2.6.2. Đánh giá hiệu quả hoạt công tác tổ chức, quản lý hoạt động nghiên cứu
khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực lƣu trữ................. 82
2.7. Hoạt động thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê định kỳ trong
công tác lƣu trữ................................................................................................ 83
2.7.1. Thực trạng hoạt động thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê
định kỳ trong công tác lƣu trữ ......................................................................... 83
2.7.2. Đánh giá việc thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo thống kê định kỳ
trong công tác lƣu trữ ...................................................................................... 84
2.8. Nhận xét chung về hoạt động quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở
tỉnh Thái Nguyên ............................................................................................. 85
1


2.8.1. Ƣu điểm ................................................................................................. 85
2.8.2. Hạn chế.................................................................................................. 86
2.8.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 87
Tiểu kết chƣơng 2............................................................................................ 88
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC VỀ LƢU TRỮ TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN ................................... 89
3.1. Kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ và ổn định tổ

chức lƣu trữ cấp huyện .................................................................................................. 89
3.1.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự của Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ ................ 89
3.1.2. Tổ chức bộ máy và biên chế của Lƣu trữ cấp huyện, xã ...................... 90
3.2. Đẩy mạnh tuyên truyền về lƣu trữ cho tất cả công chức, viên chức........ 91
3.3. Tiếp tục đổi mới công tác đào tạo, bồi dƣỡng, kết hợp với quy hoạch cán
bộ ngành văn thƣ, lƣu trữ ................................................................................ 93
3.4. Nâng cao chất lƣợng quản lý hoạt động nghiệp vụ.................................. 94
3.4.1. Nâng cao chất lƣợng quản lý việc lập hồ sơ hiện hành ........................ 94
3.4.2. Đảm bảo kinh phí cho các hoạt động lƣu trữ ........................................ 95
3.5. Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ............... 97
3.6. Phân loại đối tƣợng thanh tra, kiểm tra, tăng cƣờng hoạt động giám sát
sau thanh tra, kiểm tra ..................................................................................... 98
3.7. Đƣa công tác lƣu trữ vào chấm điểm bình xét thi đua hàng năm của cá
nhân, tổ chức ................................................................................................. 100
3.8. Thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học về lƣu trữ .................... 100
3.9. Đẩy mạnh xã hội hóa về công tác lƣu trữ .............................................. 101
Tiểu kết chƣơng 3.......................................................................................... 103
KẾT LUẬN ................................................................................................... 104
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 106
PHẦN PHỤ LỤC .......................................................................................... 117

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài luận văn
Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển chung của đất nƣớc,
cải cách hành chính trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, công tác lƣu trữ cả
nƣớc nói chung và công tác lƣu trữ của tỉnh Thái Nguyên nói riêng đã có
nhiều chuyển biến tích cực, từng bƣớc đi vào nề nếp, ổn định góp phần quan

trọng trong việc xây dựng nâng cao uy tín và chất lƣợng hoạt động của toàn
ngành. Phục vụ có hiệu quả yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh.
Tỉnh Thái Nguyên là trung tâm chính trị, kinh tế của khu Việt Bắc nói
riêng, của vùng trung du miền núi đông bắc nói chung, là cửa ngõ giao lƣu
kinh tế xã hội giữa vùng trung du miền núi với vùng đồng bằng Bắc bộ.
Hiện nay, tỉnh Thái Nguyên có 9 đơn vị hành chính: Thành phố Thái
Nguyên; Thành phố Sông Công; Thị xã Phổ Yên và 6 huyện: Phú Bình, Đồng
Hỷ, Võ Nhai, Định Hóa, Đại Từ, Phú Lƣơng. Tổng số gồm 180 xã, trong đó
có 125 xã vùng cao và miền núi.
Với các đặc điểm trên cho thấy rằng, khối tài liệu hành chính của tỉnh
Thái Nguyên có ý nghĩa vô cùng quan trọng, phản ánh lịch sử và quá trình
phát triển của tỉnh, phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trên mọi
lĩnh vực, góp phần ổn định chính trị, giữ vững an ninh quốc phòng, phát triển
kinh tế xã hội của tỉnh.
Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của công tác lƣu trữ, lãnh đạo các
cấp, các ngành đã triển khai thực hiện tốt các văn bản quy định hƣớng dẫn về
công tác lƣu trữ.Trên thực tế, công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
trong những năm vừa qua có những bƣớc chuyển biến đáng kể.
Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức vẫn chƣa nhận thức đầy đủ về tầm
quan trọng của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ đối với hoạt động của cơ
quan nói riêng và đối với xã hội nói chung; đội ngũ công chức, viên chức làm
3


công tác lƣu trữ còn thiếu về số lƣợng, hạn chế về chất lƣợng, chƣa đáp ứng
đủ yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; trang thiết bị, kinh phí đầu tƣ cho hoạt
động lƣu trữ còn hạn chế; khối lƣợng tài liệu tích đống, rời lẻ chƣa đƣợc lập
hồ sơ còn rất nhiều; chế độ thông tin báo cáo về công tác lƣu trữ chƣa thực
hiện nghiêm túc, kịp thời….Nguyên nhân của thực trạng trên là do một phần
lớn xuất phát từ công tác quản lý còn kém hiệu quả. Mặc dù nhà nƣớc đã ban

hành nhiều văn bản quan trọng về công tác lƣu trữ, về hoạt động quản lý nhà
nƣớc trong công tác lƣu trữ ở địa phƣơng song hoạt động quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ cấp tỉnh (trong đó có tỉnh Thái Nguyên) vẫn còn nhiều bất
cập, làm ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Vì thế
một trong những yêu cầu cấp bách hiện nay là phải nâng cao chất lƣợng hiệu
quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ƣơng.
Với mong muốn qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất
các giải pháp nhằm đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính nói chung và
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái
Nguyên nói riêng, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu quả
quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài luận văn Thạc
sỹ ngành Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ không phải là hƣớng đề tài
nghiên cứu mới. Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác lƣu trữ đã
có những công trình đƣợc thực hiện một cách quy mô, có đóng góp quan
trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành.
Về giáo trình và sách chuyên khảo có thể kể đến các cuốn sách sau đây:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại
4


học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990). Trong cuốn sách này tác giả
đã dành trọn chƣơng 9 và chƣơng 10 để phân tích những nội dung của quản lý
công tác lƣu trữ gồm hệ thống tổ chức ngành lƣu trữ Việt Nam, tổ chức chỉ
đạo của các cơ quan lƣu trữ, công tác thanh tra, lập kế hoạch và thống kê lƣu
trữ, chế độ thông tin, báo cáo, tổ chức lao động khoa học và nghiên cứu khoa
học trong cơ quan lƣu trữ.

“ Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên (NXB,
Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987). Đây là một công trình nghiên cứu quan trọng
có tính chất tổng kết lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ Việt Nam qua một
thời kỳ phát triển. Trong cuốn sách này ngoài các chuyên đề nghiên cứu về hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam và
tổ chức sử dụng TLTL cũng có một chƣơng nói về quản lý công tác lƣu trữ.
“Lưu trữ Việt Nam- Những chặng đường phát triển” của tác giả
Nguyễn Văn Thâm và Nguyễn Kỳ Hồng, xuất bản năm 2006. Trong công
trình nghiên cứu này tác giả đã nêu lên những phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, giải
pháp quan trọng nhằm phát triển lƣu trữ nƣớc ta trong thời gian tới.
“ Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” là công trình đầu tiên giới thiệu một cách
tƣơng đối toàn diện và có hệ thống về toàn bộ tiến trình Lịch sử lƣu trữ Việt
Nam trong mấy trăm năm qua, giới thiệu về tổ chức, quản lý và tình hình thực
hiện công tác lƣu trữ của các thời kỳ này, đặc biệt các tác giả cũng đã dành
một phần để đúc kết bài học kinh nghiệm từ quá khứ và một số vấn đề phát
triển Lƣu trữ Việt Nam trong giai đoan tới.
“Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng chủ
biên (NXB Hà Nội, 2006). Đây là cuốn sách cung cấp nhiều kiến thức cơ bản
về nghiệp vụ của công tác lƣu trữ.
Bên cạnh đó, vấn đề quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ còn thể
hiện trên những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành.
5


Ngoài ra, chúng ta có thể kể đến một số khóa luận tốt nghiệp có nội
dung liên quan đến quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ:
“Tăng cường quản lý nhà nước về đào tạo và bồi dưỡng cán bộ văn
thư, lưu trữ ở nước ta hiện nay” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý Hành chính công
của Nguyễn Xuân An, TPHCM, 2008). Đây là luận văn khái quát thực trạng
và đƣa ra các giải pháp có tầm vĩ mô về quản lý nhà nƣớc và đào tạo bồi

dƣỡng đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở
nƣớc ta.
“Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình” (Luận văn
Thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đinh Thị Thu Huyền, Hà Nội, 2015).
Luận văn đề cấp đến vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến tổ chức công
tác lƣu trữ của tỉnh Ninh Bình.
Nhìn chung, đến nay chƣa có một giáo trình hay công trình nghiên cứu
chuyên đề nào đi sâu nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ
tại tỉnh Thái Nguyên. Cho nên có thể nói đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên” là một đề tài nghiên cứu có mục
tiêu rõ ràng, cụ thể khác với các đề tài trƣớc đó. Tuy vậy, đề tài vẫn kế thừa
đƣợc những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu
trƣớc đó ở một mức độ nhất định.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
Mục đích: Trên cơ sở phản ánh thực trạng quản lý nhà nƣớc trong công
tác lƣu trữ của tỉnh Thái Nguyên, từ đó đề xuất một số giải pháp cơ bản để
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ của tỉnh.
Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu lý luận về công tác lƣu trữ và quản lý nhà nƣớc trong
công tác lƣu trữ. Phân tích nguyên tắc, yêu cầu của quản lý nhà nƣớc trong
công tác lƣu trữ nói chung và công tác lƣu trữ tỉnh Thái Nguyên nói riêng;
6


- Nghiên cứu thực trạng, ƣu điểm và hạn chế, nguyên nhân của những
hạn chế về quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh trong thời gian qua.
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái Nguyên.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
* Đối tƣợng nghiên cứu:

Đối tƣợng nghiên cứu của để tại tập trung nghiên cứu là hiệu quả của
hoạt động quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
* Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc về lƣu
trữ ở cấp tỉnh. Ngoài ra cũng sẽ đề cập đến hoạt động quản lý nhà nƣớc về lƣu
trữ ở cấp huyện và cấp xã.
Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lý công tác lƣu trữ trên
địa bàn tỉnh Thái Nguyên từ năm 2010 đến đầu năm 2017. Năm 2010 là năm
thành lập Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Thái Nguyên trực thuộc Sở Nội vụ
Tỉnh Thái Nguyên.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp sau:
- Phƣơng pháp luận: Phƣơng pháp luận đƣợc vận dụng để nghiên cứu
trong luận văn là các nguyên lý của Chủ nghĩa Mác - Lê nin. Các nguyên lý
này giúp cho ngƣời nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một
cách biện chứng, từ đó nhìn nhận vấn đề một các toàn diện, là cơ sở cho
những đánh giá cũng nhƣ những kết quả mà đề tài đƣa ra.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ƣu điểm để phát
huy, phá triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế về
quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ.
7


- Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành bằng cách khảo sát trực
tiếp tình hình quản lý công tác lƣu trữ tại cơ quan thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ để nắm đƣợc tình hình quản lý.
- Phƣơng pháp phân tích chức năng đƣợc sử dụng để phân tích năng lực
quản lý của cơ quan, đơn vị trên cơ sở đối chiếu với việc thực hiện các nhiệm
vụ đƣợc giao.
- Các phƣơng pháp logic, tổng hợp và thống kê đƣợc sử dụng xuyên

suốt trong quá trình thực hiện luận văn để tổng hợp, so sánh, đối chiếu nhằm
tìn ra những số liệu đúng thực tế cũng nhƣ phát hiện những vấn đề hoặc nội
dung cần đƣợc phân tích khoa học
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Hệ thống lại và bổ sung thêm lý luận chung về quản lý nhà nƣớc trong
công tác lƣu trữ ở địa phƣơng nói chung và của tỉnh Thái Nguyên nói riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu
quả vào thực tiễn quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Thái Nguyên.
Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp
cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Văn thƣ – Lƣu trữ
chƣa có điều kiên tiếp cận với thực tế.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn đƣợc chia thành 3
chƣơng:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ.
Chương 2: Hiệu quả quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại tỉnh Thái Nguyên.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về lƣu
trữ tại tỉnh Thái Nguyên.
8


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Trên thế giới, thuật ngữ “lƣu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng

Hy Lạp “arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau đƣợc dùng
chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng đƣợc sử dụng
rộng rãi và trở thành một phƣơng tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của
nhà nƣớc chiếm hữu nô lệ Hy Lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở
thành tƣợng trƣng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nƣớc.
Thuật ngữ “lƣu trữ” của nhiều nƣớc Châu Âu ngày nay vẫn mang dấu
ấn đậm nét của gốc tiếng Hi Lạp cổ xƣa này, nhƣ archives (Pháp), archive
(Đức, Tiệp)…Ngày nay ở một số nƣớc này, thuật ngữ này đƣợc định nghĩa là
cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo
quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế
quốc dân, xã hội, văn hóa…gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện
Lƣu trữ.
Ở Việt Nam, “lƣu trữ” có nghĩa rộng là lƣu lại, giữ lại. Đối với công
văn, tài liệu thì “Lƣu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan,
đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Về Khái niệm tài liệu lƣu trữ, lƣu trữ học Mác xít giải thích: Tài liệu
lƣu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn
thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
lịch sử và các ý nghĩa khác đƣợc bảo quản trong các phòng, kho lƣu trữ.
9


Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nƣớc bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến bảo quản và tổ
việc chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. [36;15].
Năm 2011 khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực, một số khái niệm liên quan
đến công tác lƣu trữ đã đƣợc quy định trong Luật Lƣu trữ nhƣ:
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ.
Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính trong trƣờng hợp còn bản

gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của nƣớc
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ
chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lƣu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam và Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam
1.1.1.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
“Công tác Lƣu trữ là một ngành hoạt động của nhà nƣớc (xã hội) bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ”[36;15]. Công tác lƣu trữ ra đời do sự
đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Công
tác lƣu trữ có hai nhiệm vụ cơ bản sau:
Một là: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lƣu trữ
Quốc gia Việt Nam;
Hai là: Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ vào các mục đích quản lý xã
hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.
10


Thực hiện tốt hai nhiệm vụ này là góp phần vào việc hoàn thành thắng lợi các
nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nƣớc đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.
Hai nhiệm vụ của công tác lƣu trữ trên đây có liên quan chặt chẽ với
nhau, nhiệm vụ thứ nhất làm tốt tức là tạo tiền đề vật chất để làm tốt nhiệm vụ
thứ hai. Thực nhiệm nhiệm vụ thứ hai chính là nhằm mục đích cuối cùng của
công tác lƣu trữ.
1.1.1.3. Mục đích của công tác lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ là hƣớng tới việc phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin

quá khứ có trong tài liệu lƣu trữ. Mục đích cao cả của công tác lƣu trữ là
hƣớng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của
mỗi con ngƣời.
Do vậy nếu công tác lƣu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp đƣợc tổ
chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối quốc gia, địa phƣơng, các cơ
quan và toàn xã hội.
Trƣớc hết, công tác lƣu trữ đƣợc tổ chức tốt sẽ giúp cơ quan, doanh
nghiệp lƣu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc
Nội dung của nhiều tài liệu lƣu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, công tác lƣu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thể hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ
ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại, công tác lƣu trữ là một ngành, một lĩnh đƣợc tổ chức, triển
khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm
vụ của cán bộ lƣu trữ là phải lƣu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài
11


liệu để phục vụ hoạt động quản lý của ngƣời lãnh đạo. Vì vậy cán bộ lƣu trữ
cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lƣu trữ để có thể làm tốt các
nghiệp vụ chuyên môn.
1.1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ
1.1.2.1. Một số khái niệm cơ bản
- Khái niệm quản lý
Xét trên phƣơng diện nghĩa của từ, quản lý thƣờng đƣợc hiểu là chủ trì
hay phụ trách một công việc nào đó. Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu
khác nhau mà có những giải thích khác nhau về thuật ngữ quản lý nhƣ sau:

- Trong cuốn “Thuật ngữ hành chính của Viên Nghiên cứu hành chính”
đã định nghĩa “ Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con ngƣời
nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn, kiểm tra… các quá
trình xã hội và hoạt động của con ngƣời để hƣớng chúng phát triển phù hợp
với quy luật xã hội, đặt đƣợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quả lý với
chi phí thấp nhất
- “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể lên đối
tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu dự kiến” [50;09].
- Khái niệm quản lý nhà nƣớc
Nhà nƣớc ra đời là một tất yếu trong lịch sử để đảm bảo nhận sứ mệnh
cao cả là duy trì sự ổn định phát triển chung toàn xã hội thông quan các hoạt
động quản lý. Có thể hiểu “ Quản lý nhà nƣớc là một dạng quản lý xã hội đặc
biệt, mang tính quyền lực nhà nƣớc và sử dụng pháp luật để điều chỉnh hành
vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan
trong bộ máy nhà nƣớc thực hiện nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định
và phát triển của xã hội”[51;29].
Nhƣ vậy, quản lý nhà nƣớc là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất
hiện và tồn tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của Nhà nƣớc. Quản lý nhà
12


nƣớc là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nƣớc, đƣợc sử dụng quyền
lực nhà nƣớc để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Quản lý nhà nƣớc đƣợc xem
là một hoạt động chức năng của nhà nƣớc trong quản lý xã hội và có thể xem
là hoạt động chức năng đặc biệt. Trong thực tế quản lý nhà nƣớc đƣợc hiểu
theo hai nghĩa.
Theo nghĩa rộng quản lý nhà nƣớc là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà
nƣớc từ cơ quan quyền lực nhà nƣớc: Quốc hội và Hội đồng nhân dân các
cấp; các cơ quan hành chính nhà nƣớc: Chính phủ, các Bộ, Ủy ban nhân dân
các cấp; cơ quan kiểm sát. Theo nghĩa này, quản lý nhà nƣớc bao gồm toàn bộ

hoạt động của bộ máy nhà nƣớc, tức là toàn bộ các hoạt động từ ban hành các
văn bản luật, văn bản mang tính luật đến việc chỉ đạo trực tiếp hoạt động của
đối tƣợng quản lý cần thiết của Nhà nƣớc. Nói cách khác, quản lý nhà nƣớc
bao gồm từ hoạt động lập pháp, hoạt động hành pháp đến hoạt động tƣ pháp.
Theo nghĩa hẹp quản lý nhà nƣớc là hoạt động của riêng hệ thống cơ
quan hành chính nhà nƣớc (quản lý hành chính nhà nƣớc): Chính phủ, các bộ,
cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các Sở, phòng
ban chuyên môn của UBND. Theo nghĩa này, quản lý nhà nƣớc chỉ bao gồm
hoạt động hành pháp, đây là một hình thức hoạt động của Nhà nƣớc đƣợc
thực hiện trƣớc hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nƣớc, có nội
dung là bảo đảm sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của các cơ quan
quyền lực nhà nƣớc, nhằm tổ chức và chỉ đạo một cách trực tiếp và thƣờng
xuyên công cuộc xây dựng kinh tế - văn hóa - xã hội và hành chính - chính trị.
Căn cứ vào các khái niệm trên và qua phân tích, có thể khái quát rằng :
Quản lý nhà nƣớc là hoạt động thực thi quyền lực nhà nƣớc của các cơ quan
trong bộ máy nhà nƣớc bằng cách sử dụng pháp luật và chính sách mang tính
cƣỡng chế để điều chỉnh hành vi cùa tất cả mọi cá nhân và tổ chức trong xã hội,
trên tất cả các mặt của đời sống xã hội nhằm mục tiêu phục vụ lợi ích chung của
13


nhân dân, duy trì sự ổn định và phá triển của xã hội theo định hƣớng thống nhất
của nhà nƣớc.
- Quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ
Trong cuốn “ Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam”
của PGS. TS Dƣơng Văn Khảm có nêu nghĩa của quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ
nhƣ sau: “ Quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ là theo dõi, điều hành, kiểm tra các
hoạt động lƣu trữ của Nhà nƣớc”. Giải thích này của tác giả phù hợp với
nghĩa hẹp của quản lý nhà nƣớc.
1.1.2.2. Đặc điểm của quản lý nhà về lưu trữ

* Đặc điểm của quản lý nhà nƣớc
- Quản lý nhà nƣớc mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức cao và
tính mệnh lệnh đơn phƣơng của nhà nƣớc. Quản lý nhà nƣớc đƣợc thiết lập
trên cơ sở mối quan hệ “ quyền uy” và “ sự phục tùng”
- Quản lý nhà nƣớc mang tính tổ chức và điều chỉnh, tổ chức ở đây
đƣợc hiểu nhƣ một khoa học về thiết lập những mối quan hệ giữa con ngƣời
nhằm thực hiện quá trình quản lý xã hội. Tính điều chỉnh đƣợc hiểu là nhà
nƣớc dựa trên các công cụ pháp luật để buộc đối tƣợng bị quản lý phải thực
hiện theo quy luật xã hội khách quan nhằm đạt đƣợc sự cân bằng trong xã hội.
- Quản lý nhà nƣớc mang tính khoa học, kế hoạch, đặc trƣng này đòi
hỏi nhà nƣớc phải tổ chức các hoạt động quản lý của mình lên đối tƣợng quản
lý phải có một chƣơng trình nhất quán, cụ thể và theo những kế hoạch đƣợc
vạch ra từ trƣớc trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học.
- Quản lý nhà nƣớc là những tác động mang tính liên tục và ổn định lên
các quá trình xã hội và hệ thống các hành vi xã hội. Cùng với sự vận động
biến đổi của đối tƣợng quản lý, hoạt động quản lý nhà nƣớc phải diễn ra
thƣờng xuyên, liên tục, không bị gián đoạn. Các quyết định của nhà nƣớc phải
có tính ổn định, không đƣợc thay đổi quá nhanh. Việc ổn định các quyết định
14


của nhà nƣớc giúp cho các chủ thể quản lý có điều kiện kiện toàn hoạt động
của mình và hệ thống hành vi xã hội ổn định.
* Quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ngoài những đặc điểm chung
của quản lý nhà nƣớc cũng có những đặc điểm, tính chất riêng có đặc thù của
ngành:
- Tính cơ mật
Tài liệu lƣu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin
trong tài liệu lƣu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác,
vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lƣu trữ còn có giá trị nhƣ một

minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong
việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tƣợng.
Về lý thuyết, tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quá khứ và đƣợc lƣu
lại, giữ lại đề phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các
yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Nhƣ vậy, tài liệu lƣu
trữ cần đƣợc đƣa ra phục vụ.
Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lƣu trữ mà nội dung của tài liệu chứa
đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của
các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí
mật trong tài liệu lƣu trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với
đối tƣợng độc giả này nhƣng lại hạn chế sử dụng với đối tƣợng độc giả
khác… vì vậy, công tác lƣu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để
bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lƣu trữ. Cán bộ làm công tác lƣu
trữ phải là những ngƣời có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác nghộ
quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc quyền lợi chính đáng của các cơ quan,
các cá nhân có tài liệu trong lƣu trữ, luôn cảnh giác với âm mƣu, thủ đoạn của
các thể lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành
nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lƣu trữ quốc gia.
15


Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về
tính cơ mật trong công tác lƣu trữ. Những nội dung thông tin khai thác đƣợc
trong tài liệu lƣu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng
của cá nhân song không đƣợc làm ảnh hƣởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ
quan và lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của
mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lƣu trữ và độc giả đến khai
thác, sử dụng tài liệu.
- Tính xã hội
Tài liệu lƣu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ

cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội nhƣ: hoạt động chính trị, hoạt động
quản lý nhà nƣớc, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều
hoạt động khác trong xã hội. Công tác lƣu trữ cần nghiên cứu ra những hình
thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng đƣợc những
nhu cầu đó của xã hội.
Nội dung của tài liệu lƣu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã
hội trong lịch sử phát triển của loài ngƣời. Thông qua tài liệu lƣu trữ có thể
làm sáng tỏ các mối quan hệ xă hội của một giai đoạn lịch sử của đất nƣớc
hoặc của một con ngƣời cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một
tầng lớp xã hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lƣu trữ cũng có mối quan hệ xã
hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời
sống xã hội.
1.1.2.3. Nguyên tắc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Nguyên tắc quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ đƣợc hiểu là những
luận điểm cơ bản chỉ đạo việc lựa chọn nội dung, phƣơng pháp, cách thức
quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Cũng
giống nhƣ xác định bất kỳ một hệ thống nguyên tắc nào, nguyên tắc quản lý
nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ phải đƣợc hình thành trên cơ sở các quy luật
16


khách quan, các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đối với công
tác lƣu trữ nói chung và quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ nói riêng.
- Nguyên tắc thứ nhất, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác
lƣu trữ
Cũng nhƣ các nƣớc XHCN khác, ở nƣớc ta tài liệu lƣu trữ đƣợc xem là tài
sản chung của toàn dân, vì vậy, cần đƣợc nhà nƣớc quản lý tập trung thống nhất,
đây cũng chính là nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất đối với quản lý nhà
nƣớc trong công tác lƣu trữ. Nguyên tắc này đƣợc thể hiện cụ thể nhƣ sau:
+ Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lƣu trữ

Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lƣu trữ thể hiện ở chỗ,tài liệu
phông lƣu trữ nhà nƣớc do cơ quan của nhà nƣớc thống nhất quản lý. Tài liệu
phông lƣu trữ nhà nƣớc đƣợc đăng ký, thống kê và bảo quản trong mạng lƣới
các trung tâm, các kho lƣu trữ từ Trung ƣơng đến địa phƣơng. Quản lý tập
trung thống nhất tài liệu phông lƣu trữ nhà nƣớc không có nghĩa là tập trung
bảo quản ở một nơi. Tài liệu Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam do Cục Văn
thƣ – Lƣu trữ nhà nƣớc (thuộc Bộ Nội vụ) quản lý và đƣợc tập trung bảo quản
bởi hệ thống trung tâm lƣu trữ, phòng lƣu trữ nhƣ: ở Trung ƣơng có các
Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia; cấp bộ, ngành có phòng Văn thƣ – Lƣu trữ; ở
địa phƣơng có Lƣu trữ Lịch sử tỉnh và các Lƣu trữ hiện hành. Toàn bộ tài liệu
lƣu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam cho dù
đƣợc bảo quản ở Lƣu trữ lịch sử hay Lƣu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý
thống nhất của nhà nƣớc.
+ Quản lý thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lƣu trữ
Thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất có nghĩa là việc quản
lý đƣợc thể hiện trong cách thức tổ chức, bao gồm một hệ thống các cơ quan lƣu
trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng: các cơ quan quản lý ngành lƣu trữ, mạng lƣới
các kho và các trung tâm lƣu trữ,đảm bảo sự phâm cấp thẩm quyền giữa các cơ
quan quản lý nhằm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lƣu trữ.
17


Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lƣu trữ ở Việt Nam bao gồm:
Đứng đầu là Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức
năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ
quốc gia thuộc Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam theo quy định của pháp
luật. Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lƣu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đƣợc tổ chức thống nhất theo các văn bản
hƣớng dẫn của Nhà nƣớc. Tại địa phƣơng, ở cấp tỉnh có Chi cục Văn thƣ –
Lƣu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ, ở cấp huyện có Phòng Nội vụ trực thuộc

UBND huyện. Sau khi ban hành Luật lƣu trữ năm 2011 và Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lƣu trữ. Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số 15/2014/TTBNV ngày 31/10/2014 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Theo
tinh thần của Thông tƣ này ở cấp tỉnh thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử là
đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ để làm nhiệm vụ
quản lý tài liệu lƣu trữ của tỉnh và các hoạt động sự nghiệp lƣu trữ.
Nhƣ vậy, hê thống các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ
cũng nhƣ hệ thống các phòng kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lƣu trữ đƣợc
tổ chức thống nhất trong cả nƣớc.
Quản lý tập trung thống nhất về nghiệp vụ lƣu trữ cùng có nghĩa là Nhà
nƣớc phải ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
hƣớng dẫn, chỉ đạo công tác lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị địa
phƣơng trên phạm vi cả nƣớc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Thu
thập, bổ sung tài liệu; phân loại, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo
quản tài liệu; tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu… tại Trung tâm Lƣu
trữ quốc gia và lƣu trữ các cơ quan từ trung ƣơng đến địa phƣơng đều đƣợc
18


thực hiện theo hƣớng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc và
các cơ quan chuyên môn trên cơ sở pháp luật hiện hành.
- Quản lý nhà nƣớc trong công công tác lƣu trữ phải đƣợc đảm bảo
bằng pháp luật
Nếu nhƣ quản lý tập trung thống nhất đƣợc coi là nguyên tắc đặc thù,
cơ bản trong quản lý công tác lƣu trữ thì bên cạnh đó là một nguyên tắc khác
đƣợc coi là tất yếu, đƣơng nhiên đối với công tác quản lý nhà nƣớc ở mọi lĩnh
vực trong đó có công tác lƣu trữ, đó chính là hoạt động quản lý nhà nƣớc của
các lĩnh vực nói trên đều phải thực hiện thống nhất theo quy định của pháp

luật. Pháp luật tuy không phải là phƣơng tiện duy nhất, nhƣng là công cụ quan
trọng nhất để bảo đảm cho hoạt động quản lý nhà nƣớc đạt hiệu quả cao.
Thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi hoạt động quản lý nhà nƣớc trong
công tác lƣu trữ phải đƣợc thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật với hệ
thống pháp luật hoàn chỉnh, theo những quy định về địa vị pháp lý, quy mô và
thẩm quyền của nó. Nghĩa là cơ quan thực hiện chức năng quản lý không
đƣợc thực thiện hoạt động quản lý vƣợt quá thẩm quyền đƣợc giao, đồng thời
cũng không đƣợc buông lỏng lĩnh vực thuộc thẩm quyền. Mặt khác, khi cơ
quan phạm phải sai lầm hoặc vi phạm pháp luật thì phải chịu trách nhiệm
trƣớc những sai lầm đó, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thƣờng hoặc bị xử lý về
hành chính hoặc bị truy tố trƣớc pháp luật.
Nâng cao hiệu quản quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ trên cơ sở
nguyên tắc trên nhằm đảm bảo tính pháp lý và cơ chế hoạt động phối hợp của
các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa
phƣơng thông quan một công cụ pháp lý quan trọng đó là luật pháp.
1.1.2.4. Yêu cầu của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ
- Đảm bảo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ phải có đủ thẩm quyền
để thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc có hiệu quả
19