Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại NH Nông nghiệp và phát triển nông thôn đông hà nội

Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo ph-
ơng thức tín dụng chứng từ tại NH Nông nghiệp và phát
triển nông thôn đông hà nội
I. Tổng quan về NHNo &PTNT Đông Hà Nội.
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của NHNo&PTNT Đông Hà Nội.
Chi nhánh NHNo & PTNT Đông Hà Nội đợc thành lập theo quyết định
170/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 2/7/2003 của Chủ tịch HĐQT HNNo & PTNT Việt
Nam để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh và cạnh tranh trên thị trờng của
NHNo&PTNT VN. Cơ sở vật chất và nhân sự của chi nhánh chủ yếu là tiếp nhận
từ Tổng công ty Vàng Bạc Đá Quý Việt Nam và một chi nhánh Bà Triệu đợc tách
ra từ chi nhánh Láng Hạ.Trụ sở chính của chi nhánh đặt tại 23b Quang Trung, đây
cũng là trụ sở do Tổng công ty VBĐQ Việt Nam chuyển giao. Hiện tại biên chế
cán bộ toàn chi nhánh là 87 ngời, chi nhánh có 7 phòng ban hoạt động tại trụ sở
chính, một chi nhánh trực thuộc đóng tại Bà Triệu và hai phòng giao dịch, phòng
giao dịch 1 đóng tại số 8 Kim Mã, phòng giao dịch 2 đóng tại 39 Nguyễn Công
Trứ.
Chi nhánh NHNo & PTNT Đông Hà Nội là đại diện ủy quyền của NHNo &
PTNT Việt Nam, là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc NHNo Việt Nam và có
con dấu, mã số thuế, có bảng cân đối để hạch toán các hoạt động kinh doanh theo
luật định.
Chỉ sau hai năm hoạt động, đến nay NH Đông Hà Nội đã và đang phát triển
mạnh mẽ, luôn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao đồng thời liên tục hoàn
thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của NH Đông Hà Nội.
Nhiệm vụ:
- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn và các nguồn lực của NHNo.
- Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh đảm bảo an toàn hiệu quả phục vụ
phát triển kinh tế, xã hội của đất nớc.
- Chấp hành quy chế của Ngân hàng Nhà nớc, NHNo về dự trữ bắt buộc, báo
cáo thống kê, kiểm tra kiểm toán...
- Thực hiên các nghĩa vụ về tài chính theo quy định của pháp luật và thực

hiện một số nhiệm vụ khác do tổng giám đốc NHNo giao.
Để hoàn thành nhiệm vụ đ ợc giao NHNo có quyền thực hiện:
- Thực hiện các nhiệp vụ huy động vốn bằng cách phát hành các loại chứng
chỉ tiền gửi, tín phiếu, kỳ phiếu, trái phiếu NH... và nghiệp vụ tín dụng nh nhận
tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán của các tổ chức dân c trong ngoài nớc bằng
VNĐ và ngoại tệ.
- Cho vay trung dài hạn, ngắn hạn bằng VNĐ và ngoại tệ đối với các tổ chức
kinh tế, cá nhân, hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế theo cơ chế tín dụng
của Ngân hàng Nhà Nớc và quy định của NHNo Việt Nam.
- Thực hiện các nghiệp vụ, dịch vụ ngân hàng nh thanh toán quốc tế, bảo
lãnh, tái bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ, kinh doanh ngoại tệ, rút
tiền tự động, dịch vụ thẻ tín dụng, dịch vụ ngân quỹ, t vấn, chuyển tiền trong nớc
và quốc tế...
- Thực hiện quan hệ đại lý thanh toán và dịch vụ ngân hàng đối với các ngân
hàng nớc ngoài.
- Đầu t dới nhiều hình thức nh: liên doanh mua cổ phần... với các doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế khác khi đợc NHNo VN cho phép.
- Thực hiện các nghiệp vụ t vấn về tiền tệ, quản lý tiền vốn, các dự án đầu t
phát triển...
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh.
Căn cứ Quyết định169/QĐ-HĐQT ngày 7/9/2000 của Chủ tịch HĐQT-
NHNo&PTNT Việt Nam, đợc sự cho phép của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt
Nam tại văn bản số 2481/NHNo-TCCB ngày 5/8/2003, Chi nhánh NHNo&PTNT
Đông Hà Nội có cơ cấu sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
Ban giám đốc: Gồm giám đốc và 2 phó giám đốc.
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu Chi nhánh, trực tiếp điều hành mọi hoạt động
của Chi nhánh NHNo&PTNT Đông Hà Nội
- Phó giám đốc: Giúp việc Giám đốc điều hành công tác của Chi nhánh, phụ
trách một hoặc một số lĩnh vực nghiệp vụ, chỉ đạo một hoặc một số phòng theo

mảng nghiệp vụ liên quan.
Phòng Nguồn vốn và Kế hoạch tổng hợp thực hiện:
- Tham mu cho ban lãnh đạo về kế hoạch, chiến lợc kinh doanh, huy động
nguồn vốn, tổ chức điều phối kinh doanh, nguồn nhân lực...
- Phòng đảm nhận việc thực hiện toàn bộ các công việc do ban lãnh đạo giao
thuộc nhiệm vụ thờng xuyên hoặc đột xuất trong khoảng thời gian yêu cầu và đạt
kết quả tốt.
Phòng Tín dụng :
- Tiến hành vay ngắn trung và dài hạn bằng VNĐ và ngoại tệ, cho vay chiết
khấu các giấy tờ có giá, cho vay theo dự án...,tổng hợp phân tích thông tin kinh tế,
quản lý danh mục khách hàng, phân loại khách hàng có quan hệ tín dụng, tổ chức
thực hiện thông tin phòng ngừa, xử lý rủi ro về tín dụng.
Phòng Thẩm định:
- Là bộ phận chuyên môn, có chức năng tham mu cho Giám đốc chi nhánh
trong việc quản lý, chỉ đạo hoạt động thẩm định tại chi nhánh và trực tiếp thẩm
định các dự án, phơng án đầu t tín dụng, bảo lãnh vợt quyền phán quyết của Giám
đốc chi nhánh cấp dới, các món vay do Tổng giám đốc, Giám đốc Chi nhánh quy
định, chỉ định. Tổ chức học tập nghiệp vụ và tiếp thu công nghệ mới để hoàn
thành nhiệm vụ trong từng thời kỳ.
Phòng Thanh toán quốc tế:
+ Đảm nhận dịch vụ TTQT theo yêu cầu của khách hàng.
+ Tổ chức mua bán, thu đổi ngoại tệ và thanh toán khác mà NHNN, NHNo
cho phép.
+ Cân đối nguồn vốn ngoại tệ đảm bảo yêu cầu thanh toán của khách hàng,
đảm bảo trạng thái ngoại tệ...
Phòng Kế toán- Ngân quỹ:
-Trực tiếp triển khai thực hiện các nghiệp vụ về tài chính, kế toán, ngân quỹ
nh công tác hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, thanh toán, ngân quỹ để quản
lý và kiểm soát nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn, quản lý tài sản, vật t, thu nhập,
chi phí, xác định kết quả kinh doanh của Chi nhánh NHNo&PTNT Đông Hà Nội.

- Thực hiện hớng dẫn và kiểm tra chuyên đề tài chính, kế toán, ngân quỹ đối
với các đơn vị trực thuộc theo chỉ đạo của Ban giám đốc.
Phòng Kiểm tra- Kiểm toán nội bộ:
- Phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ Chi nhánh NHNo&PTNT Đông Hà Nội
là bộ phận tham mu, giúp việc cho Giám đốc về công tác kiểm tra, kiểm toán nội
bộ, thực hiện việc xét khiếu nại tố cáo, công tác đấu tranh chống tham nhũng,
tham ô lãng phí trong toàn Chi nhánh
- Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ đợc đặt dới sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp
của giám đốc chi nhánh và quyền điều hành của kiểm tra trởng chi nhánh, hoạt
động theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, trung thực, khách quan và đúng pháp
luật.
- Những ngời trong phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ không kiêm nhiệm các
công việc khác của chi nhánh.
Phòng Hành chính-Nhân sự
- Với chức năng hành chính, phòng hành chính nhân sự thực hiện công tác
văn th, hành chính, quản trị tuyên truyền, tiềp thị, lễ tân, tiếp khách nhằm thực
hiện mục tiêu xây dựng Ngân hàng văn minh, lịch sự. Với chức năng nhân sự,
phòng giúp Giám đốc quy hoạch và xắp xếp cán bộ ngân hàng, thực hiện các
quyết định khen thởng và kỷ luật, thực hiện các chế độ, chính sách đối với ngời
lao động và đề xuất cán bộ của ngân hàng đi học tập tham quan.
1.3. Tình hình hoạt động chung tại NH Đông Hà Nội:
1.4.1. Tình hình huy động vốn:
Nguồn vốn tăng trởng cao, đến 31/12/2004 chỉ tiêu nguồn đã vợt xa so với kế
hoạch, tốc độ tăng trởng gấp 2,5 lần nếu so với cùng thời điểm 2003. Xét về thành
phần, chủ yếu là của TCTD, chiếm tỷ trọng 57%. Nguồn từ khu vực dân c giảm và
chiếm tỷ trọng thấp. Nguyên nhân chủ yếu do tâm lý của ngời dân lo ngại sự mất
giá của đồng tiền trớc các biến động tăng giá tiêu dùng. Mặt khác trên địa bàn có
quá nhiều ngân hàng cạnh tranh. Nhiều kênh huy động vốn của các tổ chức khác
cũng đợc tăng cờng nh trái phiếu Chính phủ, kho bạc, giáo dục...đợc phát hành với
lãi suất hấp dẫn đã thu hút hàng nghìn tỷ đồng từ dân c.

Bảng 1: Phân tích tốc độ tăng trởng nguồn vốn
Đơn vị tỷ đồng
STT
Chỉ tiêu
31/12/03 31/12/04
Tăng giảm KH Tăng giảm
so năm 2003 2004 so KH
Số
tiền
% Số tiền %
1 Tổng nguồn 594 1513 910 155% 987 526 53%
Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh NH Đông Hà Nội
1.4.2. Tình hình đầu t vốn:
Bảng 2: Tình hình đầu t vốn Đơn vị tỷ đồng
STT
Chỉ tiêu
31/12/03 31/12/04
Tăng giảm KH Tăng giảm
so năm 2003
2004
so KH
Số tiền % Số tiền %
I Tổng d nợ
300 700 400 134% 505 196 39%
1 D nợ theo thời hạn

Ngắn hạn 239 458 219 92% 348 110
Trung hạn
61
149

237 76% 157 86 54%
Dài hạn 92
Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh NH Đông Hà Nội
Đánh giá chung: tính đến 31/12/2004, đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch đợc
giao. Tốc độ tăng trởng d nợ khá. Tuy nhiên 6 tháng cuối năm, thực hiện chủ tr-
ơng chung, hạn chế tốc độ tăng trởng tín dụng cùng với hạn mức tăng trởng tín
dụng do NHNo quy định, chi nhánh đã phải hạn chế cho vay và hầu hết chỉ giải
ngân cho các hợp đồng tín dụng đã ký. Nhìn chung cơ cấu d nợ là hợp lý, theo
đúng định hớng của NHNo. Cơ cấu trên đã tác động tăng hơn lãi suất đầu ra đảm
bảo đợc hiệu quả kinh doanh đồng thời về mặt kinh tế xã hội, sự đầu t đúng hớng
đã phát huy tác dụng của nguồn lực, thúc đẩy phát triển kinh tế đất nớc.
1.4.3. Tình hình kinh doanh ngoại tệ:
Trong năm 2004, doanh số mua bán ngoại tệ tiếp tục tăng trởng ở mức khá.
Kết quả này cho thấy sự nỗ lực cao của các cán bộ phòng TTQT vì đây là năm
NHNo & PTNT Đông Hà Nội thực hiện cơ chế kinh doanh ngoại tệ tập trung.
Phòng TTQT là đầu mối thực hiện mua ngoại tệ phục vụ thanh toán cho toàn chi
nhánh
Chỉ Tiêu 2003 2004
Tăng Giảm %
Doanh số mua ngoại tệ từ
khách hàng tổ chức, cá nhân

8.177.900 41.360.654 405.76%
Doanh số bán ngoại tệ
cho Trụ sở chính
6.972.300 34.992.988 401.88%
Bảng 4: Doanh số mua bán ngoại tệ đơn vị: USD
Nguồn: Báo cáo tổng kết phòng TTQT- NH Đông Hà Nội
. 1.4.4. Kết quả tài chính:
Thu nhập năm 2004 tăng cao, tăng 325% so với năm trớc. Nguyên nhân do

Chi nhánh mới thành lập, chủ yếu nguồn thu ban đầu là từ hoạt động của chi
nhánh Bà Triệu. Trong 1 năm, quy mô tăng trởng cao, mạng lới mở rộng đã dẫn
đến tăng trởng doanh số hoạt động cao.
II. quy trình thanh toán L/C xuất nhập khẩu tại NHNo
Đông Hà Nội.
Để thực hiện nghiệp vụ Thanh toán quốc tế một cách hiệu quả, an toàn và
thuận lợi, Giám đốc Chi nhánhNHNo Đông Hà Nội đã có văn bản hớng dẫn thực
hiện Quy trình thanh toán quốc tế tại chi nhánh. Về cơ bản hớng dẫn này tuân
theo quy định chung về quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế trong toàn bộ hệ
thống NHNo &PTNT Việt Nam.
2.1. Quy trình thanh toán L/C Nhập khẩu:
2.1.1. L/C Nhập khẩu trả ngay:
a) Tiếp nhận, xử lý hồ sơ mở L/C của khách hàng:
1- Phòng TTQT tổ chức tiếp nhận hồ sơ mở L/C do khách hàng xuất trình
theo quy định tại Điều 5 Quyết định 447/QĐ-NHNo-QHQT. Hồ sơ gồm: Th yêu
cầu mở L/C theo mẫu; bản sao có xác nhận sao y bản chính về hợp đồng xuất
nhập khẩu, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy
chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần
đầu).
2- Thanh toán viên thuộc phòng TTQT chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung
th yêu cầu mở L/C, tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ xuất trình. Nếu
nội dung không rõ, mâu thuẫn hoặc có sự khác biệt với các điều kiện liên quan
trong hợp đồng nhập khẩu cần thông báo cho khách hàng và hớng dẫn khách hàng
sửa chữa, hoàn chỉnh trớc khi mở.
3- Xác định mức ký quỹ:
- Đối với khách hàng không có quan hệ tín dụng: Thanh toán viên đợc phân
công phụ trách khách hàng căn cứ vào mức độ rủi ro của mặt hàng, uy tín của
khách hàng, để đề xuất mức ký quỹ, lập tờ Trình duyệt mở L/C, Giấy đề nghị
trích quỹ với số tham chiếu phản ánh số của L/C tơng ứng và chuyển toàn bộ hồ
sơ trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.

Đối với khách hàng đáp ứng một trong ba điều kiện sau đây sẽ không yêu
cầu có Giấy đề nghị vay vốn và Giấy nhận nợ ký sẵn trong hồ sơ xin mở L/C:
+ Khách hàng đã ký quỹ 100%
+ Khách hàng đợc giám đốc duyệt đa vào dạng quy hoạch, có chính
sách u tiên.
+ Là khách hàng lâu năm, không có nợ quá hạn, thờng xuyên có quan hệ
tiền gửi ở mức 1.000.000.000 VNĐ (một tỷ) trở lên, mặt hàng nhập khẩu của
L/C là mặt hàng u tiên hoặc dễ tiêu thụ.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng (kể cả khách hàng đề nghị mở L/C
thanh toán bằng vốn vay lẫn vốn tự có):
+ Thanh toán viên chuyển hồ sơ mở L/C kèm phiếu Yêu cầu xác định mức
ký quỹ cho phòng Tín dụng.
+ Phòng tín dụng chịu trách nhiệm xác định mức ký quỹ mở L/C, lập Phiếu
đề nghị mức ký quỹ mở L/C trình lãnh đạo duyệt. Việc xác định mức ký
quỹ phải đợc thực hiện trong vòng 8 tiếng làm việc và Phiếu đề nghị mức
ký quỹ mở L/C cùng hồ sơ liên quan phải đợc chuyển cho phòng TTQT tr-
ớc 14h30 hàng ngày để thực hiện mở L/C
4- Trờng hợp khách hàng đề nghị cầm cố, thế chấp tài sản để đảm bảo cho giao
dịch mở L/C:
- Đối với khách hàng không có quan hệ tín dụng: Giao cho phòng TTQT thực
hiện các thủ tục cầm cố, thế chấp theo quy định.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng(kể cả khách hàng đề nghị mở L/C
thanh toán vốn vay lẫn vốn tự có): Giao cho phòng tín dụng thực hiện các thủ tục
cầm cố, thế chấp làm căn cứ mở L/C, có ký nhận của phòng TTQT. Thời gian cuối
cùng để phòng TTQT nhận hồ sơ mở L/C trong ngày là 14h30.
5- Thanh toán viên chịu trách nhiệm kiểm tra số d trên tài khoản khách hàng
đảm bảo số tiền ký quỹ theo yêu cầu. Trởng phòng Kế toán xác nhận số d trên tài
khoản khách hàng theo mẫu Xác nhận số d trên tài khoản khách hàng.
6- Tùy theo yêu cầu của khách hàng, tình hình ngoại tệ trên thị trờng, khả
năng cân đối ngoại tệ của chi nhánh, Phòng TTQT có thể tiến hành thủ tục bán

ngoại tệ cho khách hàng để ký quỹ.
7- Sau khi hoàn tất các thủ tục trên thanh toán viên hoàn tất bộ hồ sơ mở L/C
trình Phụ trách phòng, lãnh đạo ký duyệt.
b) Mở L/C:
Sau khi lãnh đạo duyệt mở L/C, phòng TTQT theo mạng SWIFT-IN, truyền
L/C lên phòng SWIFT sở quản lý, kinh doanh vốn và ngoại tệ để chuyển ra nớc
ngoài theo quy định. Trớc đây, khi mở L/C tất cả các chi nhánh truyền L/C lên sở
giao dịch nay truyền lên sở nguồn vốn.
Thanh toán viên chuyển hồ sơ cho phòng Kế toán để hạch toán, có ký xác
nhận của phòng Kế toán. Hồ sơ gồm:
+ Trình duyệt mở L/C
+ Yêu cầu mở L/C
+ Một bản L/C đã phê duyệt
+ Phiếu báo nợ
+ Giấy đề nghị trích ký quỹ(nếu phát sinh)
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ(nếu phát sinh)
NH Đông Hà Nội sẽ đăng ký số tham chiếu L/C, chọn ngân hàng thông báo.
Nếu khách hàng không chỉ định Ngân hàng thông báo thì u tiên chọn ngân hàng
thông báo có quan hệ đại lý với NHNo Việt Nam.
Cán bộ phòng TTQT đa dữ liệu vào máy để mở L/C, có thể mở L/C bằng
điện hoặc bằng th.
Nếu là mở L/C xác nhận, ngời mua hoặc ngời bán phải trả phí xác nhận. Tr-
ờng hợp ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận phải ghi rõ và chỉ
rõ trong L/C ai chịu phí xác nhận. Nếu ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khách
hàng phải ký quỹ một khoản không nhỏ hơn số tiền mà NH Đông Hà Nội phải ký
quỹ với ngân hàng xác nhận.
Trong L/C phải chỉ định ngân hàng hoàn trả, ủy quyền cho ngân hàng đòi
tiền đợc đòi tiền từ ngân hàng hoàn trả khi chứng từ phù hợp. Uỷ quyền hoàn trả
sẽ do NHNo Đông Hà Nội cấp mã hoặc bằng th có đầy đủ chữ ký đợc ủy quyền,
trong đó yêu cầu ngân hàng hoàn trả khi nhận đợc lệnh thanh toán từ ngân hàng

đòi tiền phải thông báo cho NH Đông Hà Nội trớc khi ghi nợ 2 ngày làm việc.
Đối với các L/C cho phép tự động ghi nợ, trong nội dung của L/C phải quy
định rõ chỉ thị ghi Nợ phải đợc thông báo cho ngân hàng mở L/C trớc 2 ngày làm
việc
c) Tu chỉnh và tra soát.
Sau khi L/C đợc phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, khách hàng lập và xuất
trình th yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu, kèm theo văn bản thỏa thuận giữa ngời
mua và ngời bán. Chi nhánh phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thông báo và giao 1
bản gốc cho khách hàng có dấu, chữ ký của lãnh đạo chi nhánh.
d) Xử lý điện, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
Chi nhánh sau khi nhận đợc bộ chứng từ, thanh toán viên ký nhận, kiểm tra
tất cả các chứng từ trớc khi giao cho khách hàng. Cần kiểm tra, đối chiếu chứng từ
với hồ sơ L/C, sự phù hợp về nội dung, số lợng chứng từ so với các điều kiện, điều
khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp
giữa các chứng từ với nhau và ghi ý kiến của mình lên phiếu kiểm tra chứng từ rồi
thông báo cho khách hàng sau khi báo cáo với lãnh đạo.
Nếu kiểm tra thấy chứng từ không có sai sót hoặc có sai sót nhng sau khi
thông báo với khách hàng, khách hàng chấp nhận sai sót đó, thanh toán viên lập
điện thông báo chấp nhận chứng từ, thực hiện trả tiền và đòi phí sai sót.
Trờng hợp sai sót không đợc khách hàng chấp nhận, thanh toán viên lập điện
từ chối và đòi hoàn trả tiền(nếu đã trả tiền), đồng thời nếu sau 10 ngày thông báo
cho ngời nớc ngoài và 5 ngày tiếp theo thông báo cho khách hàng mà nếu không
nhận đợc chỉ thị của các bên thì sẽ chủ động hoàn trả nguyên trạng bộ chứng từ n-
ớc ngoài.
Trờng hợp khách hàng chấp nhận thanh toán một phần, thông báo cho ngân
hàng nớc ngoài biết và chờ chỉ thị của họ để xử lý.
e) Bảo lãnh nhận hàng:
Khi khách hàng đề nghị ngân hàng phát hành bảo lãnh / ký hậu vận đơn để
nhận hàng:
- Nếu khách hàng thanh toán bằng vốn tự có: Phòng TTQT yêu cầu khách

hàng nộp đủ 100% trị giá phải thanh toán bộ chứng từ.
- Nếu khách hàng đề nghị thanh toán bằng tiền vay: Thanh toán viên đợc
phân công phụ trách đơn vị có trách nhiệm thông báo cho cán bộ tín dụng
phụ trách đơn vị và tiến hành các thủ tục cần thiết để ký hậu vận đơn/
phát hành bảo lãnh nhận hàng.
- Thanh toán viên hoàn tất hồ sơ trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký
duyệt.
f) Thanh toán L/C :
- Cán bộ phụ trách mua bán ngoại tệ phục vụ doanh nghiệp của phòng TTQT căn
cứ vào giá trị thanh toán của L/C và số d tài khoản USD của Chi nhánh NHNo
Đông Hà Nội tại sở quản lý, KD vốn và ngoại tệ, sẽ tiến hành mua ngoại tệ nếu
cần thiết và phải đảm bảo trên tài khoản của Chi nhánh NHNo Đông Hà Nội tại sở
quản lý, KD vốn và ngoại tệ có đủ số d khi chuyển điện thanh toán L/C (điện
MT202) lên sở.
- Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng vốn tự có: phòng TTQT thực hiện các thủ
tục thanh toán L/C nh quy định của NHNo.
- Trờng hợp khách hàng thanh toán L/C có sử dụng vốn vay:
+ Phòng TTQT có trách nhiệm thông báo cho phòng Tín dụng ngày dự
định thanh toán khi nhận đợc bộ chứng từ.
+ Đến ngày thanh toán: Phòng Tín dụng có trách nhiệm chuyển 01 bản
Giấy nhận nợ của khách hàng cho phòng TTQT trớc 14h30 hàng ngày để
phòng TTQT thực hiện thủ tục thanh toán L/C.
- Thanh toán viên hoàn tất hồ sơ thanh toán L/C, trình phụ trách phòng và lãnh
đạo ký duyệt.
- Sau khi lãnh đạo ký duyệt, phòng TTQT thực hiện thanh toán L/C theo quy định.
- Thanh toán viên chuyển hồ sơ cho phòng Kế toán hạch toán, bao gồm:
+ Điện chuyển tiền đã đợc phê duyệt
+ Phiếu báo Nợ
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu phát sinh)
2.1.2 L/C nhập khẩu trả chậm:

a) Đối với khách hàng không có quan hệ tín dụng và đề nghị ngân hàng mở
L/C trả chậm ký quỹ 100% hoặc có đảm bảo bằng giấy tờ có giá:
Giao cho phòng Thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ, xem xét và trình lãnh
đạo duyệt mở L/C.
b) Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng hoặc khách hàng đề nghị mở L/C
trả chậm thanh toán bằng vốn vay:
- Giao cho phòng Tín dụng tiếp nhận hồ sơ, xem xét và trình lãnh đạo
duyệt mở L/C trả chậm của khách hàng.
- Sau khi lãnh đạo phê duyệt đề nghị mở L/C trả chậm, phòng Tín dụng
chuyển hồ sơ cho phòng TTQT để thực hiện nghiệp vụ mở L/C theo quy
định. Riêng đối với L/C trả chậm thời hạn quá 1 năm thì phải đợc sự chấp
nhận của Tổng giám đốc NHNo Đông Hà Nội.
c) Các giao dịch khác liên quan đến L/C trả chậm: Thực hiện nh đối với L/C
nhập khẩu trả ngay.
Phân công trách nhiệm:
- Phòng TTQT có trách nhiệm thông báo tình hình liên quan đến L/C cho các
phòng ban liên quan.
- Bộ phận nào đề xuất mức ký quỹ phải giải trình cơ sở của việc áp dụng mức ký
quỹ đó trớc Ban giám đốc (nếu có yêu cầu) và phải chịu trách nhiệm theo dõi khả
năng thanh toán của khách hàng, đôn đốc thanh toán khi đến hạn và làm đầu mối
quan hệ với khách hàng trong phối hợp công tác với các phòng ban khác thuộc chi
nhánh.
- Khi gặp rủi ro thanh toán đối với khách hàng do bộ phận mình đề xuất ký quỹ và
khách hàng không chuyển vốn về thanh toán đúng hạn thì bộ phận đó phải chịu
trách nhiệm làm thủ tục, báo cáo Ban giám đốc, xử lý theo ý kiến chỉ đạo cho đến
khi hoàn tất vụ việc.
- Việc xử lý cho vay bắt buộc áp dụng trong trờng hợp L/C đã đến hạn thanh toán
nhng khách hàng không chuyển đủ vốn để thanh toán. Việc cho vay bắt buộc đợc
thực hiện nh sau:
+ Cán bộ phụ trách điền đầy đủ thông tin vào Giấy đề nghị vay vốn, Giấy nhận

nợ, trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.
+ Xử lý ngay bộ chứng từ, cử ngời đi nhận hàng, đa hàng về kho của ngân
hàng bảo quản. Tiến hành các thủ tục cần thiết để phát mại lô hàng thu hồi
vốn.
- Các chi nhánh trực thuộc cũng tuân thủ các quy trình nh trên.
-Các cá nhân thực hiện nghiệp vụ chịu trách nhiệm theo quy chế của
NHNo&PTNT VN và quy định của chi nhánh NHNo&PTNT Đông Hà Nội.
2.2. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu:
a) Kiểm tra thông báo L/C:
Sau khi L/C do ngân hàng nớc ngoài chuyển đợc sở nguồn vốn kiểm tra. Nếu
L/C gửi bằng TELEX đợc xác nhận mã đúng, bằng SWIFT đúng với mẫu điện quy
định, bằng th có chữ ký đúng. Sở nguồn vốn sẽ chuyển L/C tới NHNo Đông Hà
Nội.
Khi nhận đợc L/C, sửa đổi L/C, ngân hàng Đông Hà Nội kiểm tra xem L/C
đã có mã khoá đúng hoặc chữ ký đúng cha, một số trờng hợp phải có dẫn chiếu
UCP 500, kiểm tra tên, địa chỉ ngời hởng lợi, các chỉ dẫn của ngân hàng phát hành
về thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay qua ngân hàng thứ hai), loại L/C để
chọn hình thức thông báo cho phù hợp và tiến hành đăng ký số tham phiếu, lập
thông báo để gửi khách hàng.
Sau khi hoàn tất công việc kiểm tra, kiểm soát, đóng dấu, ghi ngày ký, giao
một bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C kèm nh thông báo cho ngời thụ hởng hoặc
ngân hàng của ngời thụ hởng. Lu một bản có chữ ký khách hàng. Nếu đợc yêu
cầu, phải thông báo cho ngân hàng phát hành về việc nhận đợc L/C, sửa đổi L/C
hoặc ý kiến khách hàng về việc sửa đổi L/C.
b) Tiếp nhận bộ chứng từ:
Khách hàng xuất trình bộ chứng từ kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C có liên
quan (nếu có) cùng th thông báo L/C có xác nhận mã, chữ ký đúng của ngân hàng
thông báo và th yêu cầu thanh toán theo mẫu. Thanh toán viên tiến hành kiểm tra
sơ bộ trớc khi ký nhận, sau đó sẽ kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lợng chứng
từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan

(nếu có), kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ với nhau và với UCP 500.
Những chứng từ nào cần sửa chữa hoặc thay thế thì giao lại cho khách hàng
thực hiện sửa chữa, thay thế trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép của L/C.
Nếu L/C quy định chứng từ xuất trình thanh toán tại ngân hàng phát hành
hoặc ngân hàng do ngân hàng phát hành chỉ định thì nếu khách hàng yêu cầu,
NHNo Đông Hà Nội có thể giúp khách hàng kiểm tra chứng từ mà không chịu
trách nhiệm gì và trên th gửi chứng từ không xác nhận tình trạng bộ chứng từ.
c) Gửi chứng từ và đòi tiền:
Trờng hợp chứng từ phù hợp, thanh toán viên lập điều đòi tiền kèm th gửi
chứng từ. Th gửi chứng từ lập theo quy định của L/C, phải có 01 bản kèm 01 bản
sao hoá đơn và bộ chứng từ sao lu hồ sơ L/C. Nếu L/C quy định đòi tiền bằng th
thì lập th đòi tiền.
Trờng hợp chứng từ không phù hợp:
Chứng từ sai sót không thể thay thế, sửa chữa đợc, trớc hết đề nghị khách
hàng yêu cầu ngời mua sửa đổi L/C. Nếu không:
- Đối với L/C quy định đòi tiền bằng điện:
+ Trờng hợp L/C quy định đòi tiền trực tiếp ngân hàng phát hành, thanh toán
viên lập điện đòi tiền gửi ngân hàng phát hành nêu rõ các điểm không phù hợp và
chỉ thị trả tiền nếu đợc chấp nhận, đồng thời lập th gửi chứng từ cũng với nội dung
trên.
+ Trờng hợp L/C quy định đòi tiền ngân hàng hoàn trả thì không điện đòi tiền
ngân hàng hoàn trả mà lập điện gửi ngân hàng phát hành trớc đồng thời yêu cầu
ngân hàng phát hành khi chấp nhận thanh toán điện báo cho NHNo Đông Hà Nội
để đòi tiền ngân hàng hoàn trả. Bộ chứng từ kèm th thanh toán gửi ngân hàng phát
hành cũng phải ghi rõ các điểm không phù hợp nh nội dung điện.