Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục đại học

TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
ThS. Nguyễn Quang Giao
Trường Đại học Ngoại ngữ-Đại học Đà Nẵng
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, thông tin (TT) đóng vai trò cực
kỳ quan trọng bởi lẽ nó góp phần tăng sức cạnh tranh của một tổ chức trong
một môi trường hoạt động và thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Có thể
nói không quá rằng thông tin là phương tiện để thống nhất hệ thống giáo dục và
hệ thống quản lý giáo dục. Nó là phương tiện cung cấp đầu vào cho hệ thống
quản lý, đồng thời cũng là phương tiện để thay đổi cách cư xử và để tác động
lên sự thay đổi. Trong quản lý giáo dục (QLGD), hệ thống TT QLGD hữu hiệu
góp phần nâng cao hiệu quả công tác QLGD và cao hơn nữa là chất lượng của
toàn bộ hệ thống giáo dục. Vì vậy, nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin
QLGD là việc làm cấp bách và cần thiết. Trong đó, việc tăng cường ứng dụng
CNTT là một trong những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của hệ
thống thông tin QLGD nói chung, hệ thống thông tin QLGD đại học nói riêng.
Trước hết, có thể định nghĩa TT là bộ phận tri thức được sử dụng để
định hướng, để tác động tích cực, để điều khiển, nghĩa là nhằm duy trì tính đặc
thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống. Đối với giáo dục, thông tin nhằm
những mục đích cụ thể như sau: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu phát triển
giáo dục cũng như các mục tiêu QLGD; Lập các kế hoạch giáo dục, kế hoạch
quản lý để đạt được các mục tiêu giáo dục và mục tiêu QLGD; Tổ chức nguồn
nhân lực và các nguồn lực khác theo cách có hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu
giáo dục và QLGD. Đồng thời TT còn nhằm lựa chọn, phát triển và đánh giá
các thành viên của tổ chức cũng như lãnh đạo, hướng dẫn, điều khiển, thúc đẩy
và tạo môi trường thuận lợi cho việc phát huy tính chủ động, sáng tạo của
những tổ chức hoặc cá nhân trong và ngoài ngành giáo dục tham gia xây dựng
giáo dục. Bên cạnh đó, TT còn kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ.
Việc thu nhận, xử lý TT hiệu quả, kịp thời và chính xác là chìa khóa vạn
năng dẫn đến thành công cho nhà quản lý. Trong QLGD, hệ thống TT QLGD

là công cụ hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác QLGD đặc biệt trong
giai đoạn hiện nay QLGD được coi là giải pháp đột phá để nâng cao chất lượng
giáo dục. Hoạt động của hệ thống TT QLGD có hiệu quả khi nó đáp ứng được
các yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng thực trạng: cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà
QLGD có căn cứ hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách
riêng cho từng khu vực.

104


- Tính kịp thời: TT phải được cập nhật thường xuyên nhằm giúp các nhà
QLGD điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời
các quyết định quản lý.
- Tính hệ thống, tổng hợp: TT được kết hợp các loại khác nhau và những
tin tức gắn bó với nhau về mặt lịch sử hoặc logic, thu nhận được theo thứ tự
nghiêm ngặt mới có thể phục vụ cho việc quản lý một cách có hiệu quả.
- Tính đầy đủ, cô đọng và logic: cần tránh tình trạng thiếu hoặc thừa TT,
trong khi đó TT cần thì lại không có. Hơn thế nữa, các TT phải có tính nhất
quán, tính luận cứ, không có các chi tiết thừa hoặc tự mâu thuẫn.
- TT được xử lý và chọn lọc theo yêu cầu đặc thù của người quản lý: chỉ
có TT được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị
trong quản lý. Do đó nó phải gắn liền với việc lựa chọn TT theo các chỉ số có
giá trị phục vụ cho việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý.
- TT phải có tính dự báo: TT không chỉ phản ảnh những sự việc đã diễn
ra, dang diễn ra mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán những
khả năng vận động, biến đổi trong quá trình quản lý.
Hệ thống thông tin QLGD đại học Việt Nam hiện nay trên thực tế tuy đã
có đủ các thành phần hợp thành hệ thống nhưng chưa được xem là hệ thống
hoàn chỉnh và hiệu quả hoạt động của hệ thống này chưa cao do cơ cấu tổ chức

hệ thống; việc đầu tư, khai thác các trang thiêt bị hiện đại; về hệ thống chỉ số
thông tin và sự phối hợp giữa các đơn vị làm TT giáo dục chưa chặt chẽ. Để
góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của nhà trường, một trong những nhiệm
vụ quan trọng của các trường đại học là phải đẩy mạnh hoạt động của hệ thống
TT QLGD. Trong đó việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là
một trong những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống
thông tin quản lý giáo dục.
Theo định nghĩa của UNESCO, CNTT bao gồm các phương pháp khoa
học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy
tính, mạng truyền thông và hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức,
lưu trữ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực
hoạt động kinh tế, xã hội, văn hoá của con người. CNTT tạo khả năng giúp con
người lãnh đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát
triển trong tương lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch định các
hành động, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch,... bằng cách cung cấp
các phương tiện truy cập thuận lợi đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần
thiết, tổ chức các hệ thống thông tin và các hệ thống trợ giúp ra quyết định theo
yêu cầu của các cấp lãnh đạo. Việc ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả hoạt
động của hệ thống thông tin QLGD ở các trường đại học có tiềm năng rất lớn.

105


Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin QLGD ở các
trường đại học trong thời gian đến đáp ứng yêu cầu của hội nhập quốc tế,
chúng tôi đề xuất các giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý:
+ Bồi dưỡng, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo về hệ thống
thông tin QLGD. Các nhà quản lý đóng vai trò thiết yếu trong mọi sự hợp tác
có tổ chức, cũng như ở mọi cấp độ quản lý của một tổ chức. Trong xu thế phát
triển kinh tế-xã hội toàn cầu hiện nay, các nhà quản lý không thể quản lý có

hiệu quả nếu không được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Do
vậy, ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đặc biệt bổ sung kiến thức về thông
tin QLGD cho các nhà quản lý là vấn đề cấp thiết hiện nay. Để nâng cao nhận
thức của các cấp lãnh đạo nhà trường theo tôi cần tổ chức các biện pháp dưới
đây:
- Tổ chức các lớp học ngắn hạn, các khoá bồi dưỡng kiến thức về TT
QLGD và kỹ năng tin học cho cán bộ quản lý nhà trường, các khoa và phòng
ban trong trường.
- Có sự chỉ đạo nhất quán, xuyên suốt của các cấp lãnh đạo cao nhất của
nhà trường về triển khai và ứng dụng CNTT trong quản lý cũng như hệ thống
TT QLGD.
+ Đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn và tin học cho đội ngũ cán
bộ làm công tác thông tin, thống kê, tổng hợp ở các cấp quản lý. Thực tế hiện
nay cho thấy hầu hết cán bộ, công chức ở các trường đại học đã có trình độ tin
học cơ sở. Tuy nhiên để duy trì có hiệu quả việc quản lý được tin học hóa, cán
bộ, công chức, cần được bồi dưỡng sâu thêm về kiến thức tin học, đặc biệt các
khâu, các bước trong quá trình chuyển giao ứng dụng CNTT vào quản lý. Bên
cạnh đó, cần bổ sung, trang bị cho họ các kiến thức và kỹ năng về thông tin
QLGD. Để làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng này, theo tôi cần tiến hành một
số hoạt động sau:
- Nâng cao trình độ tin học thường xuyên cho các cán bộ, chuyên viên
thông qua các khóa học dài hạn, ngắn hạn dưới nhiều hình thức khác nhau như
tập trung, tại chức, bồi dưỡng ngắn ngày, tham gia hội thảo khoa học...Các
khoá học cho các cán bộ, công chức này nên dành nhiều thời gian thực hành,
chuyển giao công nghệ, ứng dụng thực tiễn các hoạt động như thu thập, xử lý,
báo cáo TT về giáo dục, các kỹ năng về quản trị mạng, trao đổi, thu nhận và
cung cấp thông tin qua mạng...
- Ban hành chế độ khen thưởng phù hợp và động viên các cán bộ,
chuyên viên có các sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượng công việc, đặc
biệt việc ứng dụng CNTT trong công việc hằng ngày.

+ Đảm bảo các điều kiện cơ bản cho phát triển và duy trì mạng thông
tin của trường. Việc đầu tư cơ sở hạ tầng tin học đã được lãnh đạo các trường
đại học quan tâm tạo điều kiện, tuy nhiên việc đầu tư còn mang tính nhất thời,
chắp vá. Để đảm bảo cho việc tin học hoá hệ thống TT QLGD điều kiện cơ bản
về cơ sở vật chất cho hệ thống này là: các máy tính, modem, điện thoại, các
phần mềm đi kèm với máy tính, tài khoản điện thư, Internet và một hệ thống
chương trình xây dựng và quản trị cơ sở dự liệu trên mạng diện rộng. Tăng
106


cường đầu tư cơ sở vật chất cho các khoa, phòng chức năng, trung tâm để áp
dụng CNTT, kết nối với mạng nội bộ (LAN) của nhà trường và mạng diện rộng
(WAN). Bên cạnh đó, cần bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác QLGD trong
đó đội ngũ cán bộ thông tin là những người được đào tạo, bồi dưỡng bài bản và
phải có năng lực làm việc trong lĩnh vực thông tin quản lý, có kiến thức tin học,
sử dụng thành thạo máy tính để có thể trao đổi TT trên mạng, biết cách thu
thập, xử lý, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin, có khả năng phân tích và
tổng hợp thông tin. Đồng thời lãnh đạo nhà trường cần đảm bảo kinh phí tối
thiểu cho các hoạt động TT QLGD.
+ Xây dựng phần mềm thống kê dữ liệu giáo dục với các tiêu chuẩn
thống nhất. Đối với việc triển khai áp dụng CNTT vào một tổ chức, thông
thường, sau khi có thiết kế chi tiết mới thực hiện khâu trang bị máy tính và các
thiết bị khác để đảm bảo khả năng thiết bị đáp ứng đúng yêu cầu của phần mềm
thiết kế, mặt khác giá trị thiết bị ngày càng giảm, khi trang bị mà chưa có phần
mềm phù hợp sẽ gây lãnh phí không nhỏ. Để xây dựng phần mềm thống kê dữ
liệu giáo dục, điều quan trọng là các tác giả viết phần mềm cùng các cán bộ
QLGD cần thực hiện khảo sát hiện trạng hoạt động của các kênh thông tin ở
các cấp quản lý, các chỉ số TT giáo dục, các mối liên hệ ..., sau đó phân tích,
thiết kế hệ thống TT QLGD cần xây dựng. Khi xây dựng phần mềm thống kê
dữ liệu giáo dục cần quan tâm đến các tiêu chí nổi bật như sau:

- Chuẩn hoá: Phần mềm được lựa chọn cần tuân thủ và tương thích với
các chuẩn nghiệp vụ quản lý được qui định.
- Qui chuẩn dữ liệu: Trong nội bộ phần mềm, những thông tin phải được
chuẩn hóa thống nhất và dùng chung cho các phòng, ban, trung tâm trong
trường và chung cho các trường.
- Tích hợp: Các phần mềm quản lý phải có khả năng tích hợp được với
các phần mềm khác và đặc biệt nhanh chóng tích hợp các thông tin trên mạng
Internet và Intranet của nhà trường.
- Trao đổi: Phần mềm phải cho phép trao đổi giữa các phòng, ban, khoa,
bộ môn trong trường hoặc các trường đại học khác, làm giảm công việc nhập
dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Ngoài ra phần mềm này cần có tính năng
cho phép đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận trong trường và giữa các trường
với nhau.
Một trong những điểm mạnh của CNTT là nó có thể tạo khả năng, điều
này không có nghĩa CNTT làm thay công việc của con người mà nó tạo ra
những khả năng to lớn giúp con người phát huy năng lực của mình để làm tốt
hơn, có hiệu quả hơn những công việc của mình trong mọi lĩnh vực. Vì vậy,
việc tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý nói chung, trong việc quản lý
hệ thống TT QLGD nói riêng không chỉ nâng cao hiệu quả công tác quản lý mà
còn góp phần thúc đẩy tiến trình hội nhập quốc tế của đất nước.

107


Tài liệu tham khảo
1. Jonathan Anderson (1986), Developing computer use in education:
Guidelines, trends and issues, UNESCO/PROAP.
2. Vương Thanh Hương (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ ở các trường đại học, Đề tài
nghiên cứu cấp Bộ B2002-52-26, Hà Nội.

3. Trần Kiểm (2004), Khoa học quản lý giáo dục - Một số vấn đề lý luận và
thực tiễn, NXB Giáo dục, Hà Nội.

108