THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI
TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM
---o0o---
2.1.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM
2.1.1.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
2.1.1.1.Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty chè
Tổng công ty chè Việt Nam là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh chè
lớn nhất trong số hơn 600 doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh chè Việt Nam.
Tiền thân là Liên hiệp các xí nghiệp công nông nghiệp chè Việt Nam.
Ngày 19/04/1974, Liên hiệp các xí nghiệp công nông nghiệp chè Việt
Nam được thành lập theo quyết định số 95/CP của Hội đồng Chính phủ , do Bộ
lương thực và công nghiệp thực phẩm quản lý. Liên hiệp bao gồm 11 đơn vị
thành viên với nhiệm vụ chính là thu mua , chế biến và xuất khẩu chè Việt Nam
Ngày 02/03/1979, Hội đồng chính phủ ra quyết định số 75/CP về việc
thống nhất tổ chức ngành chè ,hợp nhất hai khâu trồng trọt và chế biến, giao cho
các nông trường chè của địa phương ,chịu sự quản lý của Trung ương.
Năm 1987, Liên hiệp chè đã tiếp nhận Công ty xuất – khẩu chè
Vinalimex hình thành nên Công ty xuất – nhập khẩu và Đầu tư phát triển chè
( VINATEA ) - đầu mối ký kết các hợp đồng kinh tế và xuất khẩu chè và nhập
khẩu vật tư hàng hóa, thiết bị phục vụ cho sản xuất chè trong nước.
Mô hình quản lý của Liên hiệp không còn thích hợp nữa. Trước tình hình
đó ,Bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ra quyết định số
394NN-TCCB/QĐ tháng 12 năm 1995 cho phép thành lập Tổng công ty chè
Việt Nam.
- Tên giao dịch quốc tế : The Vietnam National Tea Corporation
- Tên viết tắt : VINATEA CORP
- Trụ sở chính đặt tại : 92 Võ Thị Sáu – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
Phòng Kế hoạch đầu tưPhòng Kế toán tài chínhPhòng kỹ thuật Phòng KCSPhòng tổ chức pháp chếVăn phòngPhòng Kinh doanh 1,2,3
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCPHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
2.1.1.2.Tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty
Trong giai đoạn năm 2003 – 2007 thì sản lượng chè giảm mạnh nhất năm
2003 do chiến tranh tại Iraq. Kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty cũng biến
đổi không đều .Về thị trường , tuy sản phẩm Tổng công ty đã có mặt hơn 40
quốc gia nhưng thị trường vẫn luôn là khâu bị động. Điều này thể hiện rất rõ khi
năm 2003, thị trường Iraq có sự biến động .Tuy nhiên , Tổng công ty đã mạnh
dạn mở rộng thị trường tại Nga , Đức , các nước Đông Âu , Trung Cận Đông và
Pakista….Vì vậy , từ năm 2004 đến năm 2007, kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của tổng công ty không ngừng được cải thiện , gia tăng qua các năm
.Riêng năm 2005 , Kết quả hoạt động kinh doanh không tốt lắm, lỗ
4.156.491.679 đ.
2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại cơ quan Văn phòng Tổng công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, mô hình tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty chè Việt Nam, bộ máy quản lý của Văn phòng Tổng công ty được sắp
xếp như sau :
Kế toán công nợ Thủ quỹKế toán tiền lương và các khoản trích theo lươngKế toán tài sản cố định Kếtoán thanh toán ngân hàngKế toán thu mua và xuất nhập khẩu
Trưởng phòng kế toán tài chính
Phó phòng kinh doanh Phó phòng sản xuất
 Lãnh đạo điều hành gồm Tổng giám đốc, 01 Phó Tổng giám đốc phụ
trách sản xuất, KHKT và Pháp chế; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Thị trường
và kinh doanh XNK; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Nội chính – Văn phòng.
 Các phòng quản lý gồm 6 phòng :
- Phòng Tài chính – Kế toán : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản
trị , Tổng giám đốc về lĩnh vực tài chính , đầu tư tài chính , hạch toán kế toán ,
phân tích hoạt động kinh tế đối với mọi hoạt động đầu tư , sản xuất kinh doanh
của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc công ty Mẹ
- Phòng Kế hoạch – Đầu tư : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị

, Tổng giám đốc trong các lĩnh vực : kế hoạch và các chiến lược trong sản xuất
kinh doanh , đầu tư , hợp tác liên doanh , liên kết .
- Phòng Kỹ thuật : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng
giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật nông nghiệp , công nghiệp , thiết bị máy móc và
xây dựng cơ bản
- Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm :Tham mưu , giúp việc cho Hội
đồng Quản trị , Tổng giám đốc về kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm chè.
- Phòng Tổ chức – Pháp chế : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng Quản
trị , Tổng giám đốc về các lĩnh liên quan
- Văn phòng : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám
đốc về công tác trong lĩnh vực văn phòng
 Có 3 phòng kinh doanh : Phòng kinh doanh số 1, 2, 3.
2.1.2.Đặc điểm công tác kế toán tại cơ quan văn phòng Tổng công ty
2.1.2.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Văn phòng Tổng công ty
Tổng công ty chè Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức hỗn
hợp. Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập thì có phòng kế toán riêng , được
tự chủ về các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về tài chính. Còn các chi
nhánh và các đơn vị hạch toán phụ thuộc thì không đặt phòng kế toán, mọi
nghiệp vụ kế toán được giao cho một nhân viên chuyên trách chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của phòng kế toán tài chính của Tổng công ty chè .
Sự phân công lao động trong bộ máy kế toán đặt tại cơ quan văn phòng
TCT
♦ Trưởng phòng KT – TC kiêm Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều phối mọi
hoạt động trong phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi
hoạt động của phòng .
♦ Phó phòng phụ trách kinh doanh: quản lý những vấn đề về vốn kinh doanh
xuất nhập khẩu tại Tổng công ty và báo cáo cho trưởng phòng
♦ Phó phòng phụ trách sản xuất : quản lý những vấn đề về đầu tư , hợp tác
liên doanh liên kết , chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng .

♦ Kế toán tài sản cố định : theo dõi tình hình TSCĐ , định kỳ tính khấu hao
và thanh lý khi hết hạn sử dụng.
♦ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :chấm công , tổng hợp
lương và các khoản trích theo lương như BHYT , BHXH , KPCĐ ……
♦ Kế toán thu mua và xuất nhập khẩu : theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn kho
và công nợ người mua.
♦ Kế toán thanh toán ngân hàng
♦ Kế toán công nợ : theo dõi công nợ người mua , công nợ phải thu , phải trả
….
♦ Thủ quỹ phụ trách thu chi tiền mặt , theo dõi tồn quỹ hàng ngày và đối
chiếu với kế toán thanh toán.
2.1.2.2.Hình thức kế toán
Hiện nay Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam đang sử dụng hình thức
kế toán Chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST.


2.1.2.3.Chính sách kế toán
 Chế độ kế toán áp dụng : Tổng công ty áp dụng chế độ toán Việt Nam
theo quyết định số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, các
chuẩn mực kế toán doanh nghiệp ban hành và các văn bản sửa đổi bổ xung
hướng dẫn thực hiện kèm theo.
 Kỳ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
 Đơn vị tiền tệ hạch toán : VND.
 Nguyên tắc xác định các khoản tiền : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền
đang chuyển gồm :
- Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền : Là các khoản đầu tư
ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và
không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư
đó tại thời điểm báo cáo.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền

đang sử dụng trong kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Bảng cân đối SPS các tài khoản
- Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản
- Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết tiền vay
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết hàng hóa
- Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng
được qui đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam
công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng
công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh
trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài
chính.
 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho :
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc ( giá mua và các chi
phí có liên quan cho việc nhập kho hàng hóa).
Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho:
+ Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua
không đúng qui cách, phẩm chất.

+ Chi phí bảo quản hàng tồn kho
+ Chi phí bán hàng
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên
 Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ
TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc ( giá mua sắm, xây dựng hoàn thành, các
chi phí liên quan đến việc hình thành tài sản theo qui định), trong quá trình sử
dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ ( hữu hình, vô hình, thuê tài chính ) :
Khấu hao được tính theo phương pháp đường thằng, thời gian khấu hao áp dụng
cho khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ –
BTC.
2.2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM.
2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ kế toán xuất khẩu hàng hóa
 Mặt hàng xuất khẩu : Chè xuất khẩu đạt sản lượng trên 30.000 tấn / 1
năm với các loại khác nhau như Chè đen (Orthordox, CTC), chè Oolong,
Pouchung, chè Gunpowder, chè xanh kiểu Nhật, các loại chè dược thảo, chè
ướp hương hoa quả, ..
 Phương thức và hình thức xuất khẩu :
Tổng công ty xuất khẩu theo phương thức tự cân đối. Tổng công ty chủ
động nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch kinh doanh, tìm nguồn hàng,tìm bạn
hàng, ký kết hợp đồng và làm thủ tục xuất khẩu.
Văn phòng Tổng công ty chỉ áp dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp, tức là
Tổng công ty trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài, giao nhận
hàng hóa và thanh toán tiền hàng trên cơ sở cân đối về tài chính.
 Thị trường xuất khẩu : Sản phẩm của Tổng công ty đã có mặt tại hơn 50
quốc gia và vùng lãnh thổ. Iraq , Gordani , Lyban , Angieri và một phần trong
thị trường Trung đông……. ( phòng kinh doanh số 1 ); SNG , Đức , Pakistan ,

Thổ Nhĩ Kỳ , Iran , châu Phi , châu Mỹ …..( phòng kinh doanh số 2 ).
 Phương thức thanh toán : Thanh toán chủ yếu theo phương thức T.T.R-
điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu.
 Giá bán chè xuất khẩu : Chủ yếu là giá FOB tại cảng Hải Phòng, ngoài ra
còn sử dụng giá CIF, C&F.
 Giá vốn chè xuất khẩu : Kế toán tính theo phương pháp bình quân gia
quyền. Thực tế tại Tổng công ty, kế toán áp dụng cả phương pháp bình quân
liên hoàn và bình quân cả kỳ dự trữ ( theo quí ).
Đối với bao bì chè xuất khẩu hoặc chè xuất khẩu sau khi thu mua trong
nước không cần tái chế, đấu trộn thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân
liên hoàn, giá vốn được áp ngay sau mỗi lần xuất hàng đi xuất khẩu và kế toán
sử dụng phiếu xuất kho.
Đối với chè xuất khẩu mà sau khi thu mua trong nước cần tái chế, đấu
trộn… thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ ( theo quí ). Cuối mỗi
quí, kế toán xác định mức tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, từ đó xác định xuất
dùng trong kỳ để viết 01 phiếu xuất kho cho cả quí.
 Thời điểm hàng hóa xác định là xuất khẩu để kế toán ghi nhận doanh thu
là ngày ghi trên hóa đơn GTGT.
 Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán : Các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá giao dịch
thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ
được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng công bố vào ngày kết thúc niên độ kế
toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh
thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính
2.2.2.Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty chè
2.2.2.1.Hạch toán ban đầu
Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại Văn phòng Tổng công
ty chè Việt Nam sử dụng các chứng từ sau :
- Hợp đồng xuất khẩu
- Hóa đơn thương mại

- Vận đơn
- Giấy kiểm nhận hàng hóa
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu
- Hóa đơn GTGT
- Những chứng từ thanh toán khác : giấy báo nợ, báo có, phiếu thu, phiếu
chi, ủy nhiệm chi….
Ví dụ về qui trình luân chuyển một bộ chứng từ xuất khẩu :
Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu số VNT/SC07- 6 ngày 11 tháng 10 năm
2007, Phòng kinh doanh tiến hành các hoạt động phục vụ cho nghiệp vụ xuất
khẩu từ khâu chuẩn bị hàng, mua bảo hiểm, làm thu tục thông quan xuất
khẩu…. và giao hàng theo những qui định đã được ký kết trong hợp đồng.
Khi hàng được gửi đi xuất khẩu, kế toán Tổng công ty chè không hạch
toán bút toán nào cả và cũng chưa xuất phiếu xuất kho.
Khi hàng đã được xác định xuất khẩu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn do
hãng tàu biển xác nhận. Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu, phòng kinh