Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng.

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hng.
I. Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
1. Công tác quản lý nguyên vật liệu.
Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty xây dựng
Đông Hng có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là
phục vụ xây dựng cơ bản nên sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây
dựng cơ bản vừa và nhỏ
Các loại nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều, đa dạng về chủng loại. Điều
này đòi hỏi Công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật
liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất.
Trong giá thành sản phẩm của Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ
trọng khá lớn (khoảng 70- 75%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên
vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy phải tổ chức quản lý tốt
nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng
nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu đợc mua từ các nguồn hàng trong nớc với
các bạn hàng ổn định, thờng xuyên, có uy tín nh công ty Thép Thái Nguyên, công ty
Xi măng Hải Phòng Đây là một thuận lợi cho Công ty trong việc thu mua, cung ứng
nguyên vật liệu.
2. Phân loại nguyên vật liệu.
ở công ty xây dựng Đông Hng nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng
của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này
nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá
trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của
1

1
sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi Trong mỗi
loại chia thành nhiều thứ khác nhau nh: Thép tròn phi 6, phi 8.

- Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên
thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá
trình sản xuất nh: ốc vít, que hàn, phông bạt,
- Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu, phục vụ cho máy thi công
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc nh galê, vòng
bi, dây côroa,
Việc phân loại trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đa ra
hình thức hạch toán phù hợp.
3. Đánh giá nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu mua ngoài đợc doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế.
3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho.
Trị giá vật liệu nhập kho =Giá mua cha thuế+ Chi phí thu mua .
Trong đó:
- Giá mua cha thuế không bao gồm thuế suất thuế GTGT.
- Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi.
Ví dụ: Ngày 20/1/2007 Công ty nhâp kho gạch Tuylen trị giá cha thuế GTGT
21.600.000, chi phí vận chuyển bốc dỡ 5%.
21.600.000+ 1.080.000 = 22.680.000
3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân =
Gia quyền Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập trong kỳ
2

2
Ví dụ: Ngày 25/1/2007 xuất kho gạch Tuylen 50.000viên,
Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng : 355đ/1viên
Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng: 360đ/1viên

Số lợng tồn đầu tháng là 30.000viên
Số lợng vật liệu nhập trong tháng là 80.000viên.
10.650.000 + 28.800.000 358,634
30.000 + 80.000
II. Công tác kế toán nguyên vật liệu.
1. Trình tự luân chuyển chứng từ.
1.1- Các chứng từ sử dụng.
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT).
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT).
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 04-VT).
- Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến.
- Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến.
- Biên bản kiểm nghiệm vật t.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ đợc luân chuyển nh sau:
*.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến
hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải
đợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của
vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ
thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của ngời cung cấp và hợp
đồng mua hàng (trờng hợp cha có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để
3

3
kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa,
thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác

định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp thì công ty
có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật
liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập Biên bản
kiểm nghiệm vật t. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm vật t, hóa đơn bán hàng của ng-
ời cung cấp, phòng kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t. Phiếu nhập kho vật t
lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển
lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho ngời cung cấp).
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại
vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định.
4

4
Ví dụ 1: Ngày 4/1/2006 Công ty mua vật liệu của Công ty XD Thành Đạt và nhận đ-
ợc các chứng từ sau:
Biểu1
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng CD/08-B
Ngày 4 tháng 1 năm 2007
N0: 096196
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đạt
Địa chỉ: Khu 3- TT Đông Hng Số tài khoản:
Ngân hàng: No Đông Hng- Thái Bình
Điện thoại: 036.851.240 MST: 1000129314
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Công Minh
Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hng
Địa chỉ: Cụm công nghiệp xã Đông La- Đông Hng Số TK : 421.101.000.096
Sở giao dịch No- ĐH

Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản
Số
TT
Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá
(đồng)
Thành tiền
(đồng)
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Thép cuộn USU 0.4 Kg 584,4 27.619 16.140.543
2 Thép cuộn USU 0.6 Kg 240,2 24.286 5.833.497
Cộng tiền hàng 21.974.040
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702
Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742
Số tiền mặt bằng chữ: (Hai mơi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn
hai đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
5

5
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 05- VT
Theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài Chính
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 4 tháng 1 năm 2006
Số:06
Căn cứ vào Hóa đơn số 096196 ngày 4/1/2006 của công ty TNHH XD Thành

Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Đỗ Hữu Quân - Phòng kỹ thuật - Trởng ban
Bà: Hoàng thị Liên - Phòng kỹ thuật - ủy viên
Ông: Nguyễn văn Hùng - Thủ kho - ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách vật t
Mã
số
Phơng thức
kiểm
nghiệm
ĐV
tính
SL theo
hóa đơn
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú
SL đúng
QCPC
SL không
đúng QCPC
1 Thép cuộn USU- 0.4 Cân, đo kg 584,4 584,4 Không
2 Thép cuộn USU- 0.6 nt kg 240,2 240,2 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật t đạt chất lợng độ bóng BA, đúng qui cách phẩm
chất.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
6

6
Biểu 3:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 01- VT

Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 1 năm 2006
Số: 20
Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Nợ:
Theo biên bản kiểm nghiệm số 20 ngày 4 tháng 1 năm 2006.
Nhập tại kho: Vật t kim khí.
S
tt
Tên,nhãn hiệu, qui cách,
phẩm chất
Mã
số
Đv
tính
Số lợng Đơn
giá
Thành tiền
Theo
hóa đơn
Thực
nhập
1 Thép cuộn USU- 0.4 Kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543
2 Thép cuộn USU- 0.6 Kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497
Cộng 21.974.040
Số tiền bằng chữ:(Hai mơi mốt triệu chín trăm bảy mơi t ngàn không trăm bốn
mơi đồng).

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
7

7
*.Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu.
Xuất kho cho sản xuất sản phẩm.
Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết
với khách hàng, phòng Kế hoạch vật t tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo
tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xởng cùng với
cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ và định mức vật t để ghi các
danh mục vật t cần sử dụng, cụ thể nh: số lợng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đa danh
mục lên phòng kế hoạch vật t và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định
mức vật t và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật t duyệt số lợng vật liệu cần
thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t.
Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật
liệu, khi xuất kho thủ kho sẽ ghi số lợng thực vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho
sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán còn một liên giao cho đơn vị lĩnh
vật t giữ.
8

8
Ví dụ: Ngày 16/1/2007 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xởng sản xuất chính có nhu cầu
sử dụng Thép cuộn USU 0,4 để cắt và uốn 20 bộ cho đổ sà dầm. Quản đốc phân xởng
đề nghị làm giấy xuất kho.
Biểu 4:
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do Hạnh phúc
Giấy đề nghị xuất kho

Kính gửi: Phòng kế hoạch vật t Công ty xây dựng Đông Hng.
Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tờng - Đội trởng đội sản xuất số 2.
Đội của chúng tôi có nhiệm vụ phải hoàn thành 20 sà dầm.
Số tt Tên vật t Đơn vị tính Số lợng
1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502
Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Thái Bình, ngày 16 tháng 1 năm 2007
Duyệt Ngời viết giấy
(Ký tên)
Sau khi giấy đề nghị trên đợc duyệt, phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho.



9

9
Biểu 5:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 02- VT
Phiếu xuất kho
Ngày 16/1/2007
Số: 21
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Mạnh Tờng - Đội trởng đội sản xuất số 2.
Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm.
Xuất tại kho: Vật t kim khí.
Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách, phẩm chất
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành
tiền

Yêu cầu Thực xuất
1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502
Cộng 502 502
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ trởng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên
10

10
1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song
song.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
(Sơ đồ số: 07)


Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu.
Ghi cuối tháng.
*Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất
NVL theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho đợc
đóng thành quyển dùng cho cả năm.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ,
hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến
hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu
xuất đợc thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về
11

Phiếu nhập kho
Sổ kế toán tổng

hợp NVL
Sổ chi tiết
NVL
Bảng tổng hợp
N-X-T NVL
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
11
phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lợng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu
số lợng với kế toán.
Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận đợc các phiếu nhập và phiếu xuất nh
sau:
Biểu 6:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 06- VT
Kho: VTKK Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 1/11/1995
thẻ kho
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t: Thép cuộn USU 0,4.
Đơn vị tính: Kg
Mã số:
S
tt
Chứng từ Diễn giải Đ
VT
Số lợng Xác
nhận
của KT
Số phiếu Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất

Kiểm kê ngày
31/12/2005
1650
01 ...........................
20 4/1 Thép cuộn USU 0,4
Thép cuộn USU 0,6
kg 584,4
240,2
..........................
21 16/1 Thép cuộn USU 0,4 kg 502
...........................
Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4
Tồn kho cuối tháng 1 2279
Ngời lập
(Ký, ghi họ tên)
12

12
*Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tơng ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5
ngày một lần Kế toán xuông kho lấy các chứng từ nhập, xuất đã đợc thủ kho phân
loại theo từng tập. Khi nhận đợc các chứng từ này Kế toán phải kiểm tra lại tính hợp
lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý
cha. Nếu nh các chứng từ đã hợp lý, hợp pháp thì Kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và
mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ
khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ tại thời điểm cuối tháng. Căn
cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ chi tiết.
Giá bình quân đ ợc tính nh sau:
Ví dụ tính giá bình quân của Thép cuộn USU 0,4 (số liệu kế toán đợc lấy trong sổ kế
toán chi tiết).
Đơn giá 40.857.300 + (16.140.543đ + 51.978.845đ + 35.821.843đ)

bình quân =
trong tháng 1.650kg + (584,4kg + 1915kg + 1297kg)

144.798.531đ
= = 26.586,0992đ/kg
5.446,4kg
Trị giá hàng xuất kho của Thép cuộn USU 0,4
3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ
Trị giá hàng tồn kho của Thép cuộn USU 0,4
1650 + 584,4 502 = 1.732,4
Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho các
chứng từ xuất kho.
13

13
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 21 ( Biểu 5), xuất kho 502kg thép cuộn USU 0,4 đợc hoàn
thiện chứng từ nh sau:
Biểu 7:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 02- VT
Phiếu xuất kho
Ngày 16/1/2007
Số: 21
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Mạnh Tờng - Đội trởng đội sản xuất số 2.
Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm.
Xuất tại kho: Vật t kim khí.
Stt Tên, nhãn hiệu, qui
cách, phẩm chất
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất
1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 27.619 13.864.738
Cộng 502 502 13.864.738
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ trởng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên
14

14
Với phơng pháp ghi sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng ph-
ơng pháp này còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lợng. Mặt khác việc kiểm
tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra.

15

15
Biểu 7:
Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 6 tháng 1 năm 2006
Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Thép cuộn USU 0,4
Quy cách phẩm chất:
Đơn vị tính: Kg
Mã số:
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Kiểm kê

31/12/2005
1650 40.857.300
..................
20 4/1 -Nhập kho Thép
USU 0,4
-Nhập kho Thép
USU 0,6
331
331
27.619
27.143
584,4
240,2
16.140.543
5.833.497,2
.....................
21 16/1 Xuất kho Thép
USU 0,4
154 27.619 502 13.864.738
...........................
Tồn cuối tháng 3796,4 103.941.231 3167,4 84.208.811 2279 60.859.720
Ngời ghi sổ
16

16