PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Luận văn tốt nghiệp
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ TÀI
SẢN CỐ ĐỊNH
I. NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1. Qui trình quản lý Tài sản cố định
Các khái niệm về Tài sản cố định
Theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ tài chính
ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm
2003.
Tài sản cố định: Là một bộ phận của Tài sản dài hạn thường thỏa mãn hai
tiêu chuẩn sau có giá trị lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng và thời gian sử dụng
lớn hơn hoặc bằng 1 năm. Tuy nhiên một số tài sản không thỏa mãn đồng thời
hai tiêu chuẩn trên muốn xếp vào TSCĐ phải được phép của bộ tài chính bằng
văn bản.
Phân loại TSCĐ
- Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) là những tư liệu lao động chủ yếu có
hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống
gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức
năng nhất định) thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia
vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu
như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị....
- Tài sản cố định vô hình (TSCĐVH) là những tài sản không có hình thái vật
chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài
sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một sô chi phí
liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành; bằng phát minh;
bằng sáng chế ; bản quyền tác giả...
- Tài sản cố định thuê tài chính là những tài sản mà doanh nghiệp thuê của
công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa
chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện thỏa thuận trong
hợp đồng thuê tài chín. Tổng số tiền thuê một loại tài sản qui định tại hợp đồng
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 1 -

Luận văn tốt nghiệp
thuê tài chính, ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm kí
hợp đồng.
Nguyên giá của TSCĐ.
- Nguyên giá TSCĐHH là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để
có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản cố định đó vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng.
- Nguyên giá TSCĐVH là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có
tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.
Thời gian sử dụng TSCĐ: Là thời gian doanh nghiệp dự tính sử dụng tài
sản cố định vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc xác định theo số lượng,
khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất được từ việc sử dụng tài sản cố định theo
quy định hiện hành, ở điều kiện bình thường phù hợp với các thông số kinh tế -
kỹ thuật của tài sản cố định và các yếu tố khác có liên quan đến sự hoạt động của
tài sản cố định.
Hao mòn TSCĐ: Là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của tài sản cố
định do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, do hao mòn của tự nhiên,
do tiến bộ kỹ thuật... trong quá trình hoạt động của tài sản cố định.
Giá trị hao mòn lũy kế: Là tổng cộng giá trị hao mòn của tài sản cố định
tính đến thời điểm báo cáo.
Khấu hao TSCĐ: Là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống
nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian
sử dụng của tài sản cố định.
Số khấu hoa lũy kế: Llà tổng cộng số khấu hao đã trích vào chi phí sản
xuất kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính đến thời điểm
báo cáo.
Giá trị còn lại TSCĐ trên sổ sách là hiệu số giữa nguyên giá của tài sản
cố định và số khấu hao lũy kế (hoặc giá trị hao mòn lũy kế) của tài sản cố định
tính đến thời điểm báo cáo.
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 2 -

Luận văn tốt nghiệp
Sửa chữa TSCĐ: Là việc tu sửa, bảo dưỡng, sửa chữa những hư hỏng
phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo
trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.
Nâng cấp TSCĐ: Là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ xung thêm
cho tài sản cố định nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng áp
dụng của tài sản cố định so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của
tài sản cố định; đưa vào áp dụng các qui trình sản xuất mới làm giảm chi phí
hoạt động của tài sản cố định so với trước.
Phương pháp tính khấu hao Tài Sản Cố Định
Qui định của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt
Nam về các loại Tài Sản Cố Định không trích khấu hao:
- TSCĐ phục vụ cho các hoạt động phúc lợi được hình thành từ nguồn
vốn quĩ phúc lợi của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông
Thôn Việt Nam
- TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng
- TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài
- TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh
a. Phương pháp trích khấu hao
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam thống nhất
áp dụng phương pháp trích khấu hao đường thẳng.
Nội dung cuả phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
- TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo
phương pháp đường thẳng.
- Các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao
nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp
đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. TSCĐ tham gia vào hoạt động
kinh doanh được trích khấu hao nhanh là máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc đo
lường, thí nghiệm, thiết bị và phương tiện vận tải, dụng cụ quản lý, súc vật, vườn
cây lâu năm, Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo

kinh doanh có lãi.
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 3 -
Luận văn tốt nghiệp
b. Công thức trích khấu hao
- Công thức tính khấu hao với những tài sản mua mới
Khấu hao tháng =(Nguyên giá TSCĐ) / (Thời gian sử dụng (năm)*12)
Khấu hao quí = (Nguyên giá TSCĐ)/(Thời gian sử dụng (năm))*3
Khấu hao năm = (Nguyên giá TSCĐ)/(Thời gian sử dụng (năm))
Hay khấu hao năm = (NG)/T
Tỷ lệ % khấu hao năm = (1/T)*100%
Tỷ lệ khấu hao TSCĐ = GTCL/NG
- Đối với tài sản do mua cũ, điều chuyển
Khấu hao tháng = GTCL1/T1
Trong đó
T là thời gian sử dụng của TSCĐ tính theo năm
NG là nguyên giá TSCĐ
GTCL là giá trị còn lại của TSCĐ
GTCL1: Là giá trị còn lại do hội đồng hay ban quản lý TS đánh giá
T1 : Là thời gian sử dụng còn lại của TS đó
c. Biểu thời gian sử dụng TSCĐ
Biểu thời gian sử dụng của Tài Sản Cố Định được qui định cố định theo năm
và được áp dụng thống nhất trong hệ thống Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát
Triển Nông Thôn Việt Nam.
Thời gian sử dụng TSCĐ áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam
đính kèm văn bản số 569 / NHNo-TCKT ngày 27/2/2004
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 4 -
Luận văn tốt nghiệp
Tên Nhóm Tài Sản Thời gian sử dụng (Năm)
Đối với các chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam
Máy móc thiết bị động lực

Máy phát điện
Máy biến áp và thiết bị nguồn điện
Máy móc thiết bị động lực khác
Máy móc thiết bị công tác
Máy móc thiết bị viễn thông, thông tin, điện tử, tin học và truyền hình
Thiết bị phương tiện vận tải
Phương tiện vận tải đường bộ
Phương tiện vận tải đường thủy
Phương tiện bốc dỡ, nâng hàng
Thiết bị và phương tiện vận tải khác
Dụng cụ quản lý
Máy móc thiết bị thông tin, điện tử và phần mềm tin học phục vụ cho
quản lý
Phương tiện và dụng cụ quản lý khác
Nhà cửa, vật kiến trúc
Nhà cửa kiên cố bậc I,II
Nhà cửa có độ bền vững bậc III, IV và nhà cửa khác
Tài sản khác
Tài sản vô hình (trừ quyền sử dụng đất)

7 - 10
7 - 10
6 - 10
3 - 15
6 - 10
7 - 15
6 - 10
6 - 10
3 - 8
5 - 10

25 -50
6 -25
5 - 25
5
Đối với các công ty độc lập thuộc NHNo&PTNTVN
Trường hợp các công ty có các tài sản chuyên dùng, TS thuê tài chính
khác.
Thời gian sử dụng TSCĐ là thời gian
tối thiểu được qui định
2. Phương pháp quản lí Tài sản cố định hiệu quả
Trong NHNN&PTNT Nam Hà Nội các TSCĐ phần nhiều được cấp từ
NHNN&PTNT Việt Nam theo qui định đối với TSCĐ được cấp được quản lý
như sau:
Nguyên giá TSCĐHH được cấp là giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ
ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển... hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội
đồng giao nhận cộng các chi phí mà bên nhận TS phải chi ra tính đến thời điểm
đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi
phí nâng cấp, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có)...
Riêng nguyên giá TSCĐHH điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch
toán phụ thuộc trong doanh nghiệp là nguyên giá trị phản ánh ở đơn vị bị điều
chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào
nguyên giá, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 5 -
Luận văn tốt nghiệp
TSCĐ đó để phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan đến việc điều
chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc.
Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp chỉ được phép thay đổi khi:
- Đánh giá lại TSCĐ theo qui định của pháp luật
- Nâng cấp TSCĐ
- Tháo gỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ

Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các
căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế
toán, số khấu hao lũy kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo qui định hiện
hành.
Việc phản ánh tăng giảm nguyên giá TSCĐ được thực hiện tại thời điểm
tăng, giảm TSCĐ
Nguyên tắc quản lý TSCĐ
Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm có
biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có
liên quan). TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được
theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo
dõi TSCĐ.
Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá
trị còn lại trên sổ kế toán:
Giá trị còn lại
trên sổ kế toán của
TSCĐ
=
Nguyên giá
của TCSĐ
-
Số khấu hao
lũy kế của
TSCĐ
Doanh nghiệp phải thực hiện quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao
hết nhưng vẫn chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông
thường.
Định kỳ vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê
TSCĐ. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm
nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

Qui trình quản lý TSCĐ
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 6 -
Luận văn tốt nghiệp
- TSCĐ mua sắm từ vốn đầu tư phát triển của NHNo&PTNT Việt Nam,
bao gồm một phần vốn điều lệ, vốn tích lũy, vốn tín dụng thương mại để đầu tư
phát triển, quỹ dự phòng tài chính (bù đắp tổn thất TS), quỹ phúc lợi (TS phục
vụ cho mục đích phúc lợi), vốn khấu hao TSCĐ và các khoản nhà nước để lại
cho doanh nghiệp để đầu tư, vốn sửa chữa lớn TSCĐ.
- Đối tượng cụ thể sau:
Các máy móc thiết bị lẻ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị báo động
tự bảo vệ, thiết bị kho quỹ không gắn với giai đoạn đầu tư xây dựng, máy tính,
máy Photocopy, máy Fax và các thiết bị văn phòng khác.
Phương tiện vận chuyển như Ô tô con, ô tô tải, xe chở tiển, các phương
tiện vận chuyển chuyên dùng khác (xuồng ghe, xe máy, tời điện...)
Các loại TS khác phục vụ công tác chuyên môn
Các dự án ứng dụng tin học và bản quyền sở hữu công nghệ, các dự án
công nghệ chuyên dùng khác sẽ có quy định riêng.
- Việc đầu tư mua sắm mới TSCĐ phải phù hợp nhu cầu sử dụng và tiêu
chuẩn, định mức của Nhà nước được cân đối vào kế hoạch hàng năm do hội
đồng quản trị (HĐQT) phê duyệt và phải được hạch toán giá trị khấu hao theo
chế độ.
- Đối với những TSCĐ là thiết bị chuyên dùng (thiết bị an toàn kho quỹ,
phương tiện chuyên chở hàng đặc biệt...) phải tuân thủ qui định của NHNo
- Những TSCĐ đã hết nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không còn hiệu qủa
được phép thanh lý, nhượng bán hoặc điều chuyển nhằm sử dụng hiệu quả vốn
đầu tư. TS phải được kiểm kê đánh giá hàng năm về số lượng, giá trị và hiện
trạng sử dụng.
- Ban quản lý TS: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có nhiệm vụ tham
mưu cho HĐQT và Tổng GĐ thực hiện công tác quản lý mua sắm, SCL, thanh lý
TSCĐ trong toàn bộ hệ thống theo đúng chế độ của nhà nước. Kế toán trưởng

ngành, ban tài chính kế tóan và ngân (quĩ gọi tắt là ban tài chính kế toán) thực
hiện chức năng quản lý cấp phát vốn đầu tư theo kế hoạch được phê duyệt hàng
năm, ban kiểm soát hội đồng quản trị, ban kiểm tra hội đồng kiểm toán nội bộ có
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 7 -
Luận văn tốt nghiệp
trách nhiệm giám sát kiểm tra giúp hội đồng quản trị và tổng GĐ kịp thời phát
hiện và xử lý những sai phạm trong đầu tư mua sắm tài sản.
Phương pháp xác định nguyên giá đối với TSCĐ
Đối với TSCĐ mua sắm:
- Nguyên giá TSCĐ (kể cả mua cũ và mua mới) là giá trị thực tế phải trả cộng
với các khoản thuế (không bao gồm khoản thuế hoàn lại), các chi phí liên quan
trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lãi vay
đầu tư cho TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt,
chạy thử, lệ phí trước bạ…
- Đối với mua trả chậm, trả góp thì nguyên giá TSCĐ là giá trị thực tế phải trả
ngay tại thời điểm mua cộng với các khoản thuế (không bao gồm khoản thuế
hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ
vào hoạt động như tiền lãi vay đầu tư cho TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi
phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…Khoản chênh lệch giá
giữa mua chậm và mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí tài chính theo
hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ theo
qui định vốn hóa chi phí lãi vay.
Nguyên giá TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến :
- Nguyên giá TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến là giá trị còn lại trên sổ kế
toán của tài sản cố định ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển … hoặc giá trị theo
đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng với các chi phí mà bên nhận tài
sản phải chi tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử
dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy
thử, lệ phí trước bạ…
- Nhưng đối với TSCĐ điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ

thuộc trong danh nghiệp là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù
hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, số
khấu hao lũy kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để phản
ánh vào sổ kế toán. Các chi phí liên quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa các
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 8 -
Luận văn tốt nghiệp
đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ
mà hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kì.
Nguyên giá TSCĐ được cho, biếu, tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn
góp, do phát hiện thừa…
- Là giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng các chi phí mà bên
nhận phải chi ra cho đến thời điểm TSCĐ sẵn sàng hoạt động như: chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…
Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp thay đổi trong các trường hợp
sau:
- Đánh giá lại giá trị TSCĐ theo qui định của pháp luật
- Nâng cấp TSCĐ
- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ
Khi thay đổi nguyên giá của TSCĐ, trong doanh nghiệp phải lập biên bản các
căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ
sách, khấu hao lũy kế của TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ. Từ đó tiến
hành hạch toán lại TSCĐ theo qui định hiện hành.
2.1. TSCĐ do NHNo&PTNTVN cấp
Khi NHNo&PTNT Nam Hà Nội có nhu cầu được cung cấp TSCĐ thì cần
lập kế hoạch mua sắm TSCĐ. Giám đốc chi nhánh cấp 1 Nam Hà Nội lập kế
hoạch mua sắm tài sản hàng năm của đơn vị mình trình Tổng Giám đốc. Sau đó
Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt theo nguyên tắc:
-Danh mục TSCĐ đề nghị kế hoạch phải phù hợp với nhu cầu sử dụng và
khả năng cân đối nguồn vốn hàng năm
- Kế hoạch phải do Giám đốc chi nhánh Nam Hà Nội ký và trực tiếp trình

duyệt và là người chịu trách nhiệm trước cấp trên cũng như pháp luật.
Không ủy quyền cho người thứ hai ký vào tờ trình xin phê duyệt kế hoạch
đầu tư, mua sắm, SCL TSCĐ gửi cấp trên.
- Kế hoạch mua sắm hàng năm phải thực hiện từ đầu quí I và xem xét điều
chỉnh vào đầu quí III năm kế hoạch. Đơn vị phải gửi kế hoạch đầu tư, mua
sắm mới, SCL TSCĐ hàng năm của đơn vị về trụ sở chính trước ngày
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 9 -
Luận văn tốt nghiệp
15/10 của năm trước và 1/6 năm kế hoạch đối với các yêu cầu điều chỉnh
bổ xung
-Việc thuê TS tài chính các đơn vị thuê phải có phương án kinh doanh
trình TGĐ phê duyệt, chỉ tiêu thuê tài sản, thuê tài chính của toàn ngành
hàng năm phải đưa vào kế hoạch trình HĐQT phê duyệt
- Những trường hợp mua sắm, SCLTSCĐ khẩn cấp do thiên tai địch họa
theo yêu cầu thực tế của các đơn vị do TGĐ trình thường trực HĐQT phê
duyệt. TGĐ chỉ đạo Ban quản lý tài sản hướng dẫn các đơn vị thiết lập kế
hoạch đầu tư hàng năm. theo nội dung trên.
2.2. Thanh lý và chuyển nhượng TSCĐ
Những TSCĐ bị hư hỏng không có khả năng phục hồi, lạc hậu về kỹ thuật
không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả và không thể nhượng
bán nguyên trạng được phép tổ chức thanh lý.
Những TSCĐ khi sử dụng không còn hiệu quả mà xem xét về mặt kinh tế
thì việc chuyển nhượng để thu hồi vốn. Sử dụng cho mục đích kinh doanh khác
đem lại hiệu quả cao hơn thì được phép tổ chức chuyển nhượng
Thẩm quyền quyết định và tổ chức thực hiện:
Thực hiện theo điều 8 QĐ số 555 QD,HĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch
HĐQT về việc ban hành qui chế tài chính của NHNN&PTNT Việt Nam.
GĐ chi nhánh cấp 1 (hoặc tương đương) là người chịu trách nhiệm trước
hội đồng quản trị, tổng GĐ và trước pháp luật về kết quả thực hiện. Sau khi thực
hiện thanh lý TSCĐ các đơn vị gửi báo cáo về trụ sở chính (ban quản lý TS) để

tổng hợp theo dõi.
Hội đồng giao nhận, hội đồng thanh lý, hội đồng nhựơng bán... TSCĐ
trong doanh nghiệp do doanh nghiệp quyết định thành lập gồm các thành viên
bắt buộc là Giám đốc DN, kế toán trưởng của DN, một chuyên gia kĩ thuật am
hiểu về loại TSCĐ (trong hay ngoài doanh nghiệp), đại diện bên giao TS (nếu
có) và các thành viên khác do doanh nghiệp quyết định. Trong những trường hợp
đặc biệt hoặc theo qui định của chế độ quản lý tài chính hiện hành, doanh nghiệp
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 10 -
Luận văn tốt nghiệp
mời thêm đại diện cơ quan tài chính quản lý và cơ quan quản lý kinh tế, kĩ thuật
(nếu có) cùng tham gia các hội đồng này.
2.3. Nâng cấp, sửa chữa TSCĐ
Các chi phí doanh nghiệp chi ra để nâng cấp TSCĐ được phản ánh tăng
nguyên giá TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí kinh
doanh trong kỳ.
Các chi phí sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phí tổn và được hạch
toán trực tiếp hoặc phân bổ dần dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ nhưng tối
đa không quá 3 năm.
Đối với một số ngành có chi phí sửa chữa TSCĐ lớn và phát sinh không
đều giữa các kỳ các năm, doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa TSCĐ vào
chi phí kinh doanh trong kỳ với điều kiện sau khi trích trước doanh nghiệp vẫn
kinh doanh có lãi. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa
TSCĐ và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Doanh nghiệp phải quyết toán chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với chi
phí sửa chữa đã trích trước. Nếu chi phí sửa chữa lớn hơn chi phí đã trích thì
phần chênh lệch được hạch toán toàn bộ hoặc được phân bổ dần dần vào chi phí
trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm. Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích
thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi nhận ban đầu
được đánh giá một cách chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so

với mức hoạt động ban đầu, thì được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ. Các
chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi nhận ban đầu được
hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.
II. QUI ĐỊNH VỀ HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1. Nhiệm vụ của hạch toán TSCĐ
Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ
hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị,
cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 11 -
Luận văn tốt nghiệp
kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế
hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị.
Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất
– kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định
Tham gia lập kế hoạch sửa chữa dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát
việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.
Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm,
đổi mới, nâng cấp hoặc tháo gỡ bớt làm giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình
hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh
nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ; mở các sổ, thẻ kế
toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo qui định
Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo qui định của nhà nước và yêu
cầu quản lý vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử
dụng TSCĐ tại đơn vị.
2. Nguyên tắc hạch toán TSCĐ
TS do đơn vị nào trực tiếp sử dụng thì đơn vị đó có trách nhiệm tổ chức bảo
quản, khai thác sử dụng, hạch toán giá trị và tính khấu hao
TSCĐ phải được theo dõi, phản ánh đầy đủ sự biến động về số lượng, giá
trị hiện trạng sử dụng. Phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân với các

trường hợp làm hư hỏng mất mát TS
Hàng năm đơn vị sử dụng TS phải tổ chức thực hiện kiểm kê đánh giá lại
TS theo chế độ. Việc kiểm kê, đánh giá lại TS và xử lý TS tốt nhất thực hiện
theo số 555- QĐHĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch HĐQT về việc ban hành
qui chế tài chính qui định của NHNN&PTNT Việt Nam
Tổng GĐ hướng dẫn việc kiểm kê, quản lý sử dụng, hạch toán gía trị và
trích khấu hao TS. Phân định cụ thể trách nhiệm đối với các đơn vị cá nhân quản
lý sử dụng TS
Đánh giá TSCĐ là xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ. TSCĐ được đánh giá
lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá trình sử dụng. TSCD được đánh giá theo
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 12 -
Luận văn tốt nghiệp
nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị đã hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá
TSCĐ bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc xây dựng, mua sắm TSCĐ, kể
cả chi phí về vận chuyển, lắp đặt, chạy thử trước khi dùng.
3. Phương pháp hạch toán
3.1. Hạch toán tăng TSCĐ
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ của Ngân hàng luôn luôn
biến động để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ
mọi trường hợp biến động.
Khi TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân gì đều phải do ban kiểm nghiệm
TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với các biên bản giao lập “Biên
bản giao nhận TSCĐ” theo mẫu qui định trong “chế độ ghi chép ban đầu” cho
từng đối tượng ghi TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc,
do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó
phòng kế toán sao lục cho mọi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng.
Hồ sơ bao gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Các bản sao tài liệu kỹ thuật
- Các hóa đơn, giấy vận chuyển

Từ hồ sơ TSCĐ phòng kế toán mở thẻ hay sổ để hạch toán chi tiết TSCĐ
theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ lập làm 1 bản và để lại phòng kế toán để theo
dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ.
Khi lập xong thẻ TS được đăng ký vào sổ TSCĐ (được lập chung cho toàn
doanh nghiệp một quyển và từng đơn vị sử dụng một quyển)
Thẻ TS và Sổ TS sau khi lập xong cần sắp xếp bảo quản trong hòm thẻ
TSCĐ và giao cho cán bộ kế toán TSCĐ giữ ghi chép và theo dõi.
3.2. Hạch toán giảm TSCĐ
TSCĐ của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như:
Nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác,
tháo gỡ bộ phận...
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 13 -
Luận văn tốt nghiệp
Trong trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục, xác
định đúng những khoản thiệt hại và thu nhận (nếu có). Chứng từ chủ yếu là
“Biên bản thanh lý TSCĐ”, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi sổ
theo dõi từng trường hợp cụ thể.
3.3. Hạch toán khấu hao TSCĐ
Nguyên tắc khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp
- Mọi TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều
phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinh
doanh trong kỳ.
Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ đã
khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh
Đối với những TSCĐ chưa khấu hao hết nhưng đã hỏng, doanh nghiệp
phải xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm đền bù, đòi bồi thường thiệt hại... và
tính vào chi phí khác.
- Những TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không phải
trích khấu hao bao gồm:
TSCĐ thuộc dự trữ nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ

TSCĐ phục vụ các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp như nhà trẻ,
câu lạc bộ, nhà truyền thống, nhà ăn... được đầu tư bằng quĩ phúc lợi.
Những TSCĐ được phục vụ nhu cầu chung toàn xã hội, không phục vụ
cho hoạt động kinh doanh của riêng doanh nghiệp như đắp đê, cầu cống, đường
xá... mà nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý.
TSCĐ khác không tham gia vào hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp
thực hiện việc quản lý theo dõi các TSCĐ trên đây như đối với các TSCĐ dùng
trong hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của TSCĐ này nếu có; mức
hao mòn hàng năm được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia cho thời gian
sử dụng của TSCĐ, xác định theo qui định tại phụ lục1 ban hành kèm theo quyết
định số 206-2003-QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính.
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 14 -
Luận văn tốt nghiệp
Nếu các TSCĐ này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời
gian TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện tính và
trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Hạch toán khấu hao TSCĐ
Sử dụng TSCĐ sẽ bị hao mòn dần về giá trị và hiện vật, phần giá trị hao
mòn được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm làm ra dưới hình thức trích khấu
hao. Hay nói cách khác TSCĐ chính là sự biểu hiện bằng tiền của phần giá trị
TSCĐ đã hao mòn. Hao mòn TSCĐ là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị
và giá trị sử dụng của TSCĐ, mục đích của trích khấu hao là biện pháp chủ quan
nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái tạo lại TSCĐ đã bị hư hỏng.
III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Đặc tả phần mềm
Chương trình quản lý tài sản cố định được xây dựng nhằm quản lý tài sản
cố định trong NHNo&PTNT chi nhánh Nam Hà Nội và thực hiện quản lý theo
đúng tiêu chuẩn của nhà nước và của Bộ Tài Chính cũng như thỏa mãn yêu cầu
của lãnh đạo và người sử dụng.
Do chương trình được xây dựng có nhiều người sử dụng nên có sự phân

quyền cho những người dùng.
Chương trình có các Danh mục từ điểm cho phép người sử dụng theo dõi
đến từng chi tiết liên quan đến TSCĐ của họ như: Danh mục Nhà cung cấp;
Danh mục các phòng ban có sử dụng TSCĐ; Danh mục các mục đích sử dụng
TSCĐ; Danh mục Nhóm tài sản có tại NHNo&PTNT Nam Hà Nội…
Chương trình quản lý TSCĐ cho phép cập nhật TSCĐ cũng như theo dõi
những thay đổi liên quan đến TS như nguyên giá, khấu hao lũy kế, khấu hao
trong kỳ, giá trị còn lại, giá trị thanh lý…
Do trong Ngân Hàng rất cần những báo cáo trích rút theo những tiêu
chuẩn khác nhau phục vụ cho quá trình quản lý và phân bổ khấu hao vào chi phí
kinh doanh trong kỳ. Do đó chương trình còn có thể tìm kiếm và xuất ra các báo
cáo theo nhóm tài sản, mã tài sản, tên tài sản, tên nguồn vốn, phòng ban, mục
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 15 -
Luận văn tốt nghiệp
đích sử dụng tài sản, theo ngày đưa vào sử dụng, theo thời gian sử dụng của
TSCĐ, theo nguyên giá, năm sản xuất….
Chương trình tự động tính được khấu hao lũy kế đến một thời điểm tính từ
lúc tài sản được đưa vào sử dụng đến bất kì một thời gian cụ thể do người dùng
nhập vào, tính khấu hao từng thời kỳ, từng năm hạch toán, từng nhóm tài sản …
giá trị còn lại của tài sản, giá trị khấu hao theo tại bất cứ thời điểm nào, theo
từng quí và năm hạch toán.
Do đặc trưng trong ngân hàng, nguyên giá có thể thay đổi rất nhiều lần do
các nguyên nhân:
- Đánh giá lại giá trị TSCĐ theo qui định của pháp luật
- Nâng cấp TSCĐ
- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ
Mỗi lần thay đổi nguyên giá hay thời gian sử dụng thì sẽ ảnh hưởng đến
khấu hao lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng còn lại và công việc quản lý
TS như: Tài sản nào đang sử dụng, tài sản nào đã thanh lý, tài sản nào đã khấu
hao hết, hay đã tạm dừng sử dụng ….Bắt buộc các kế toán viên phải tính toán

mức khấu hao mới cho khoảng thời gian sử dụng còn lại của tài sản.
Chương trình có thể tự động cập nhật lại những thay đổi đó, tính hợp tính
toán lại mức khấu hao, đưa ra khấu hao lũy kế mới, giá trị còn lại mới…. Đưa ra
các báo cáo cần thiết cho công việc quản lý của người sử dụng.
Quan trọng nhất là chương trình có thể lập và xuất ra các báo cáo các danh
mục liên quan đến tài sản, xuất báo cáo cho từng tài sản, từng nhóm tài sản, cho
tất cả các tài sản, tài sản đang tính khấu hao, tài sản thanh lý, tài sản tạm ngừng
sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cũng như của người dùng.
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 16 -
Luận văn tốt nghiệp
1. Sơ đồ chức năng
T
QUẢN LÝ
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
HỆ THỐNG
DANH MỤC TỪ ĐIỂN
CẬP NHẬT &XỬ LÝ
BÁO CÁO
Đăng nhập
Quản lý người dùng
Tham số hệ thống
Thoát
Danh mục nhóm tài sản
Danh mục phòng ban
Danh mục MĐ sử dụng
Danh mục nguồn vốn
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục hợp đồng
Tài sản
thanh lý

Tài sản tiếp tục sử dụng
Tài sản bị đình chỉ
Sửa đổi nguyên giá, thời gian
Nhập
tài sản
Tổng hợp khấu hao
Theo dõi hoạt động
Tổng hợp hiện trạng
Thẻ tài sản
Các danh mục từ điển
Trợ giúp
TRỢ GIÚP
3. Sơ đồ luồng thông tin
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 17 -
Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ
trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý
Thủ công
Giao tác
người - máy
Tin học hoá
hoàn toàn
- Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công
Tin học hoá
Tài liệu
- Dòng thông tin

- Điều khiển
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 18 -
Luận văn tốt nghiệp
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 19 -
Luận văn tốt nghiệp
3.1. Sơ đồ luồng thông tin với tiến trình Cập nhật tài sản
Thời điểm
Nguồn
Phòng Nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp
Lãnh đạo
Khi có nhu cầu thêm mới TSCĐ
Bảng theo dõi TSCĐ, báo cáo tình trạng TSCĐ
Đánh giá yêu cầu và tổng hợp kế hoạch
(Đầu quí 1)
Duyệt
kế hoạch
Kế hoạch
đã duyệt
(Trước 1/6)
Kí hợp đồng với nhà
cung cấp
Nhập
TSCĐ về
Thẻ TS
Cập nhật TS
In Báo cáo
Biên bản
bàn giao
Báo cáo
tổng hợp

Cuối kỳ
Trong kỳ
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 20 -
Luận văn tốt nghiệp
3.2. Sơ đồ luồng thông tin với tiến trình Tính khấu hao TSCĐ
Thời điểm
Nguồn
Phòng Kế toán – Ngân quỹ
Lãnh đạo
Đầu kỳ
Chọn kỳ
kế toán và
TS cần tính
khấu hao
Tính khấu hao
Sổ cái
In Báo cáo
Báo cáo
trích khấu hao
Cuối kỳ
Trong kỳ
Sổ TSCĐ
Xác định phương pháp tính khấu hao
Bảng tính khấu hao
Báo cáo tình trạng tài sản
3.3. Sơ đồ luồng thông tin với tiến trình Thanh lý, nhượng bán TS
Thời điểm
Nguồn
Phòng Nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp
Lãnh đạo

Khi có nhu cầu thanh
lý TSCĐ
Bảng theo dõi TSCĐ, báo cáo tình trạng TSCĐ
Đánh giá yêu cầu và tổng hợp kế hoạch
(Đầu quí 1)
Duyệt
kế hoạch
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 21 -
Luận văn tốt nghiệp
Kế hoạch
đã duyệt
(Trước 1/6)
Lập biên bản thu hồi TS
Thực hiện Thanh lý TS
Hồ sơ TS
Cập nhật lại
In Báo cáo
Biên bản
thanh lý, nhượng bán
Báo cáo
tổng hợp
Cuối kỳ
Trong kỳ
2. Sơ đồ luồng dữ liệu
Đưa ra những sơ đồ luồng dữ liệu chúng ta phải trải qua giai đoạn phân
tích thiết kế chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn
đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng
như những nguyên nhân chính của chúng, xuất ra được những yếu tố giải pháp
cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm được điều này chúng ta cần hiểu sâu
sắc về môi trường trong hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của hệ

thống.
Sơ đồ môi trường
Phòng ban
Nhà cung cấp
Kế toán viên
Lãnh đạo
Chương trình Quản lý TSCĐ
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loịa ký pháp cơ bản: thực
thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Tên người/ bộ phận phát/nhận tin
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 22 -
Luận văn tốt nghiệp
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Tên tiến trình xử lý
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
3.1 Sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính
của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần
nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để sơ đồ ngữ cảnh sáng
sủa dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã
(Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ
mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…

Trả lời
yêu cầu
Yêu cầu
tăng giảm TS
Các đơn vị phòng ban
Nhân viên kế toán
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 23 -
Luận văn tốt nghiệp
Nhà
cung cấp
Báo cáo định
kỳ
Chứng từ
Kế toán
B/C tổng hợp
B/C tài chính
Trả lời yêu cầu
Đơn đặt hàng
Lãnh đạo
Quản lý TSCĐ
3.2. Mức 0
Đơn vị,
Phòng ban
Lãnh đạo
1.0
Cập nhật dữ liệu
4.0
Lập và In báo cáo
3.0
Xử lý

2.0
Theo dõi thay đổi
Sổ TSCĐ, sổ cái
Kho dữ liệu
Báo
Cáo
Bảng khấu hao
Chứng từ
Yêu cầu
Văn bản
Chứng từ
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 24 -
Luận văn tốt nghiệp
Văn bản
3.3. Mức1
1.0 Cập nhật dữ liệu
Danh
mục
cuối kỳ
Danh
mục
cuối
kỳ
Yêu cầu thêm mới
Sổ TSCĐ
Đơn vị, phòng ban
Kế toán viên
1.1
Duyệt Cập nhật Tài sản
1.2

Kiểm tra
Danh mục Tài sản
1.3
Thêm Mới
1.4
Chỉnh sửa Danh mục
Thông
tin
tài
sản
Thông tin tài sản
Yêu cầu được duyệt
Đào Thị Lan Hương – Tin44B - 25 -