Học thói quen chuyên nghiệp để thành công

Học thói quen chuyên nghiệp để thành công
Những chuyên gia thành công nhất thường có thói quen làm việc chuyên nghiệp từ
sớm để định hướng cho sự nghiệp phát triển của mình. Nếu muốn thành công bạn
cũng phải như thế. Vậy những thói quen chuyên nghiệp đó là gì?

Những lời gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tạo ra những thói quen tốt để đạt
được sự tích cực trong năng suất làm việc:
1. Tạo và làm theo danh sách công việc hàng ngày
Không có một lý do gì để bạn phải “lúng túng” tại nơi làm việc chỉ vì không chuẩn
bị và không tập trung. Việc đặt ra một kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về
mục đích và cách hiệu quả nhất để đạt được mục đích đó. Bạn có thể tổ chức tốt
công việc nếu bạn vẽ ra một biểu đồ những việc cần làm trong ngày và cuối ngày.
Một người có đầu óc tổ chức sắp xếp tốt luôn đạt được hiệu quả mà không bị lãng
phí thời gian vô ích.
Xem xét từng nhiệm vụ và luôn ghi nhớ trong đầu rằng bạn đang làm việc cho ai -
những người cần biết đến sự tiến bộ của bạn và bạn mong đợi những gì từ những
người cộng tác với bạn. Tạo một danh sách công việc và mục tiêu hoàn thành
chúng trong một thời gian nhất định. Nếu có việc gì cần được điều chỉnh, bạn nên
giải quyết nó một cách nhanh chóng và cố gắng tránh ảnh hưởng tới những nhiệm
vụ khác.
Những thói quen chuyên nghiệp thường đòi hỏi cách “tiếp cận” nhiệm vụ đúng
hướng. Cách tiếp cận này chính là tạo ra một luồng công việc phù hợp và cho phép
bạn thiết lập được thời hạn thực tế. Nếu công việc của bạn được tổ chức, tâm trí
của bạn sẽ phối hợp một cách nhịp nhàng, và khi đó tổng thể chất lượng và sự thoả
mãn trong công việc của bạn sẽ tăng lên.
Một khi bạn đã làm chủ được những thói quen chuyên nghiệp như việc hàng ngày
lập kế hoạch, bạn có thể mở rộng nó để lập kế hoạch hàng tuần, như vậy bạn sẽ
biết rõ ràng 5 ngày tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào. Nếu trong trường hợp đã đến
hạn chót cho một công việc nào đó, thì một danh sách các việc cần làm sẽ giúp
bạn bình tâm mà thực hiện hơn là rơi vào tình trạng “đầu bù tóc rối” không biết
nên làm gì và đành biến nhà thành công sở.

2. Sớm hơn 10 phút
Đúng giờ là một trong những yếu tố quan trọng nhất của những thói quen chuyên
nghiệp để bạn áp dụng. Đó là điều thiết yếu trong giới kinh doanh và nó là một chỉ
số trung thực của các kỹ năng tổ chức và uy tín của bạn. Sự chậm chạp thường
phản ánh một loạt các lỗi khác mà nhiều người sử dụng lao động sẽ tránh gặp phải.
Nếu bạn là một trong số những người đi làm trễ, dù đúng hay không, bạn cũng sẽ
được xem như là người cuối cùng quay lại làm việc sau bữa ăn trưa và như là
người cuối cùng đến trong một cuộc họp quan trọng.
Sự đúng giờ cần phải đặt lên đầu danh sách các thói quen chuyên nghiệp để áp
dụng. Hãy thử là sớm 10 phút thay cho muộn 10 phút. Bạn cũng có thể áp dụng
quy tắc 10 phút vào những hạn chót khác trong kế hoạch hàng ngày của bạn.
Chẳng hạn, nếu bạn có một cái hạn chót vào lúc bốn chiều, bạn hãy hoàn thành nó
vào 3h50. Mỗi lần bạn làm xong sớm, giám đốc của bạn sẽ ghi nhớ và nó sẽ tốt
hơn là khi bạn thường xuyên hoàn thành muộn.
Bắt đầu sớm không có nghĩa là bạn phải tiêu tốn thêm thời gian của mình để làm
việc. Vấn đề là để cho tâm trí của bạn có cơ hội để thư gian trước khi bước vào
công việc. Mất vài phút để đọc tin tức, nghe nhạc hay là gọi một cuộc điện thoại
ngắn. Khi đó tâm trí của bạn sẽ được tập trung và sẵn sàng để làm việc. Sau giờ
làm việc, làm một số việc thư giãn tương tự như vậy trước khi bạn trở về nhà.
Việc có thời gian để thư giãn và không cuống cuồng chỉ vì bị chậm trễ là một
trong những lợi ích của việc đúng giờ và tất cả đều bắt đầu với việc sớm 10 phút.
3. Tìm hiểu thêm về công việc qua báo chí
Càng biết nhiều, khả năng thăng tiến của bạn sẽ càng cao. Một thói quen chuyên
nghiệp tuyệt vời khác cần được áp dụng đó là tìm hiểu về ngành nghề của bạn.
Tạo thêm thời gian để nghiên cứu xem công ty của bạn có ảnh hưởng như thế nào
đến thị trường và tìm kiếm những tạp chí có thể giúp bạn “tăng tốc” hoặc “động
lực” để phát triển. Việc quyết định đọc tạp chí nào phụ thuộc vào việc bạn đang
làm việc trong chuyên ngành nào. Nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu, hãy
thử đọc bất kỳ ấn phẩm nào có trong văn phòng của mình. Nếu bạn không thể tìm
thấy bất kỳ bản in nào, bạn có thể “săn lùng” trong những bài báo trực tuyến.

Đọc báo không nhất thiết phải được đọc tại nơi làm việc. Nếu đam mê công việc
thì một khi bạn đã chọn được một vài tạp chí yêu thích, bạn có thể đặt mua và đọc
chúng vào thì giờ nhàn rỗi. Bạn càng đọc nhiều, kiến thức về chuyên ngành của
bạn càng lớn. Nếu bạn áp dụng những kiến thức đó vào công việc của bạn, tất cả
sự đóng góp của bạn sẽ tạo nên sức mạnh làm cho công việc của bạn sẽ luôn luôn
tốt đẹp.
4. Giữ bàn làm việc gọn gàng
Một bàn làm việc lộn xộn là dấu hiệu của một tư tưởng vô tổ chức. Không có gì
nói: “Tôi lộn xộn” hơn là biểu hiện của những giấy tờ rải rác trên bàn làm việc và
còn “sót lại” bữa ăn nhẹ của ngày hôm qua bên cạnh chiếc máy tính. Chỉ cần có
thói quen tốt và có tổ chức về những cái gì cần phải giữ và nơi cất chúng. Hãy
đảm bảo rằng tất cả mọi thứ, từ các hồ sơ dự án đến rác đều có chỗ của nó. Đừng
để giấy tờ chất đống, làm các thư mục cụ thể cho các dự án hiện tại, trong khi đó
thường xuyên huỷ bỏ hay lưu trữ những tài liệu cũ không cần thiết.
Một bàn làm việc sạch sẽ có nghĩa là điện thoại, máy tính và lịch của bạn không
bao giờ vượt ra khỏi tầm với của bạn. Với các thư mục gọn gàng, có tổ chức, bạn
sẽ tiết kiệm được thời gian khi phải tìm kiếm những chú ý cho cuộc họp cuối tuần
hay là dự thảo các dự án mà bạn phải soạn thảo trong buổi sáng nay.
5. Sắp xếp các e-mail hàng ngày
Tài khoản email thường xuyên bị tràn ngập bởi những thông báo hàng ngày. Email
có thể tiện lợi, nhưng khi nó được gửi đến hàng loạt và quá tải thì rất dễ khiến
những tin tức quan trọng bị lạc trong cả đống email quảng cáo lẫn email làm việc
và có nguy cơ bị đưa vào mục “spam”. Thói quen chuyên nghiệp cuối cùng để
chúng ta áp dụng là kiểm soát các thư điện tử một cách khoa học.
Bạn có thể trả lời những email ngay lập tức, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất
làm việc của bạn. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các quy tắc email tự động để
chuyển những thư mới vào trong các thư mục định trước, có thể dựa trên người
gửi, chủ đề, hay điều kiện nào khác tuỳ vào việc lựa chọn của bạn. Nếu bạn có
nhiều khách hàng hay dự án, chúng rất dễ theo dõi. Ngoài các quy tắc email, bạn
có thể xếp hạng tin nhắn của bạn theo tầm quan trọng (email phân loại) để xác

định khi nào trả lời. Một số sẽ nhận được mail trả lời ngay lập tức, các cái khác có
thể chờ đợi, nhưng mọi thứ sẽ được hoàn tất vào khoảng cuối ngày làm việc.
Đừng quên sắp xếp sổ địa chỉ của bạn. Danh bạ nên luôn luôn hiện hữu, do đó bạn
không cần tốn thời gian xem lại những tin nhắn cũ để tìm kiếm một ai đó. Bạn
cũng có thể tổ chức danh bạ của bạn vào số lượng lớn các nhóm email, vì vậy
những tin nhắn của bạn có thể đi đến những danh sách đã được cài sẵn. Điều này
giúp tiết kiệm thời gian nhập địa chỉ của từng người nhận thư vào trong mail của
bạn. Chỉ cần nhớ phép lịch sự trong email và những thói quen email của bạn sẽ là
mẫu chuẩn.
Những thói quen cũ có thể khó bị phá vỡ, nhưng đó không phải là lý do để không
cố gắng và thay thế chúng bởi những cái tốt hơn. Những người thành công là
những người biết tận dụng cơ hội tốt kết hợp với thói quen chuyên nghiệp. Hãy
thử làm nhé, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn, tổ chức tốt hơn và đạt năng suất làm việc
tốt hơn.