MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU

Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản
trị và sử dụng nguyên vật liệu
Qua thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh trong 4 năm 1998 ữ 2001 ta thấy rõ
hiệu quả của các năm tăng lên rõ rệt. Điều đó chứng tỏ Công ty đã từng bớc có những biện
pháp sản xuất kinh doanh phù hợp. Trong đó những biện pháp trong công tác quản lý
nguyên vật liệu là rất có hiệu quả.
Song ngoài các biện pháp quản lý nguyên vật liệu hiện nay của Công ty. Chúng ta
cần có những biện pháp mới hơn, đợc xem xét trên những cơ sở dữ liệu nhất định nhằm
đem lại những hiệu quả quản lý tốt nhất góp phần làm giảm các tác động xấu đến quá
trình sản xuất và giảm chi phí trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
1. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
(MRP)
1.1. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
* Thực chất: MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu
cầu nguyên liệu cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu
cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc, nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
1
1
- Khi nào nhận đợc hàng?
Kết quả thu đợc là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết,
bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng về lợng và thời gian. Hệ thống kế
hoạch này thờng xuyên đợc cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trờng bên ngoài.
* Mục tiêu của MRP
- Giảm thiểu lợng dự trữ nguyên vật liệu
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng, xác định mức dự trữ hợp lý
đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất.

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát
huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Yêu cầu
- Có đủ hệ thống máy tính để tính toán và lu trữ thông tin.
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính.
- Đảm bảo cập nhật những thông tin mới trong:
+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
+ Hồ sơ dự trữ nguyên liệu.
1.2. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1.2.1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
2
2
những thay đổi
lịch đặt hàng theo kế hoạch
xoá bỏ đơn hàng
báo cáo nhu cầu nvl hàng ngày
báo cáo về kế hoạch
báo cáo đơn hàng thực hiện
các nghiệp vụ dự trữ
chương trình máy tính
lịch trình sản xuất
hồ sơ nguyên vật liệu
hồ sơ nguyên vật liệu dự trữTiếp nhậnRút ra
thiết kế sự thay đổi
đơn hàngdự báo
Sơ đồ 4. Quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:
Đầu vào Quá trình xử lý Đầu ra

- Để thực hiện những quá trình đó cần biết các yếu tố đầu vào nh:
+ Số lợng nhu cầu sản phẩm dự báo
+ Số lợng đơn đặt hàng
+ Mức sản xuất và dự trữ
3
3
+ Cấu trúc của sản phẩm.
+ Danh mục nguyên liệu
+ Thời điểm sản xuất
+ Thời hạn cung ứng
+ Dự trữ hiện có và kế hoạch.
+ Mức phế phẩm cho phép.
- Các yếu tố đầu ra là kết quả của MRP cần trả lời đợc những các vấn đề cơ bản
sau:
+ Cần đặt hàng những loại nguyên vật liệu nào?
+ Số lợng bao nhiêu?
+ Thời gian khi nào?
Các thông tin này đợc thể hiện trong các tài liệu nh kế hoạch đặt hàng, báo cáo dự
trữ, lệnh sản xuất. Các báo cáo này gồm báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp
1.2.2. Trình tự lấy kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
Bớc 1: Phân tích kết cấu sản phẩm
Bớc 2: Tính tổng nhu cầu
Bớc 3: Tính nhu cầu thực
Bớc 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
1.3. Xây dựng kế hoạch dự trữ tối u
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào chính cho quá tình sản xuất ra
sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong cấu thành sản phẩm. Vì vậy việc quản lý, kiểm soát tốt
lợng nguyên vật liệu dự trữ có một ý nghĩa kinh tế quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho
quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, có hiệu quả. Bản thân vấn đề quản lý hàng dự trữ
có hai mặt trái ngợc nhau là để bảo đảm sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây

chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng
trong bất kỳ tình huống nào thì doanh nghiệp có ý định tăng lợng dự trữ. Nhng ngợc lại
nếu dự trữ tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến
dự trữ chung.
4
4
Vì vậy bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức
độ đầu t cho hàng dự trữ và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu ngời tiêu
dùng với chi phí tối thiểu nhất.
Các chi phí liên quan đến kế hoạch dự trữ bao gồm:
- Chi phí đặt hàng: Là những chi phí không phụ thuộc vào khối lợng hàng cần
mua mà nó chỉ phụ thuộc đến số lần đặt mua, bao gồm chi phí giao dịch, chi
phí cho các nghiệp vụ khác (ký hiệu là A).
- Chi phí mua hàng: là các chi phí trực tiếp cho một đơn vị hàng hoá về đến kho
bao gồm các chi phí nh: Đơn giá, vận chuyển, bốc xếp (ký hiệu là C)
- Chi phí bảo quản dự trữ: gồm các khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản l-
ợng hàng hoá dự trữ trong kho. Chi phí này đợc tính cho mỗi đơn vị hàng hoá
trong một khoảng thời gian. Thông thờng chi phí bảo quản đợc tính tỷ lệ với
giá hàng dựa trên một hệ số gọi là hệ số bảo quản dự trữ. (Ký hiệu là I). Nh
vậy tổng chi phí nhỏ nhất là:
D
min
= CQ +
AQxIC2
Trong đó: D
min
là tổng chi phí nhỏ nhất
q là lợng đặt hàng mỗi lần
A chi phí đặt hàng
Q lợng hàng nhu cầu trong năm

C chi phí mua hàng
I chi phí bảo quản dự trữ
Khi đó lợng hàng đặt tối u mỗi lần đợc xác định:
q* =
IC
AQ2
Giả sử kế hoạch cung ứng Feldspar phong hoá cho nguyên liệu xơng năm 2001 nh
sau:
Q = 13.050 (tấn)
A = 200.000 đ
5
5
C = 265.000 đ/tấn
I = 0,01
Nh vậy lợng đặt hàng tối u mỗi lần là:
q* =
IC
AQ2
=
26500001,0
130502000002
x
xx
= 1403,5 tấn.
Số lần đặt hàng trong năm là:
r =
5,1403
050.13
= 9 lần.
Chi phí nhỏ nhất là:

Dmin = CQ +
xAQIC2
= 265.000 x 13.050 +
1305020000026500001,02 xxxx
= 3.458.250.000 + 3.719.233
= 3.461.969.233 đ
2. Đổi mới và hoàn thiện phơng pháp xây dựng định mức
Công ty có thể sử dụng phơng pháp phân tích trong xây dựng định mức. Tuy phơng
pháp này phức tạp hơn phơng pháp thống kê kinh nghiệm nhng lại cho một kết quả chính
xác hơn rất nhiều. Trong điều kiện hiện nay, Công ty có khả năng áp dụng phơng pháp này
vì một số lý do sau:
- Không phải đầu t nhiều khi áp dụng phơng pháp mới. Với phơng pháp này Công
ty không phải đầu t trang bị phòng thí nghiệm hoặc là các phơng pháp tiện hỗ trợ
thêm,...
6
6
- Cán bộ xây dựng định mức hiện nay của Công ty đảm bảo cả về trình độ lẫn
kinh nghiệm nên có thể áp dụng phơng pháp này mà không cần phải đào tạo lại.
- Hệ thống thông tin trong Công ty đợc tổ chức tốt. Các phòng ban các phân xởng
đợc trang bị hệ thống máy tính và đã thiết lập đợc mạng quản lý nội bộ. Điều
này giúp cho cán bộ xây dựng định mức nhanh chóng thu nhập các thông tin cần
thiết phục vụ cho công việc chuyên môn.
Để có thể đa ra một mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý nhất theo phơng pháp này
trớc hết cán bộ định mức cần phải thu nhập thông tin một cách toàn diện và chính xác về
những yếu tố liên quan đến mức nh: đặc tính kinh tế kỹ thuật của nguyên vật liệu, của sản
phẩm, chất lợng máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân vận hành máy móc, số
liệu thống kê về tình hình thực hiện mức,...
Sau khi có các số liệu này thì tiến hành phân tích đánh giá tổng thể, xác định mối
quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố và ảnh hởng của nó tới mức. Để phân tích đợc khối l-
ợng số liệu này một cách nhanh chóng và hiệu quả, Công ty có thể tổ chức một nhóm cán

bộ gồm: cán bộ xây dựng định mức, cán bộ chuyên trách về thiết kế sản phẩm, cán bộ kỹ
thuật cơ điện, cán bộ phòng KCS chuyên trách kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào. Nhóm
này sẽ tập trung thảo luận phân tích các yếu tố liên quan để bớc đầu đa ra một mức hợp lý
nhất có thể.
Kế tiếp định mức phải phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân
tố ảnh hởng tới nguyên vật liệu hiện nay Công ty vẫn cha tính toán cụ thể từng bộ phận
của mức mà chỉ đa ra một mức chung.
Do vậy khi áp dụng phơng pháp này cán bộ định mức định phải xác định từ đầu.
Công việc này đòi hỏi một lợng thời gian tơng đối lớn, nhng không phải là không tiến
hành đợc. Sau khi xác định đợc lợng tiêu hao tổn thất này phụ thuộc vào tính chất công
nghệ, tình trạng máy móc, tay nghề công nhân.
Để giảm lợng tổn thất này thì phải cải tiến công nghệ, đảm bảo chất lợng máy móc
và tay nghề công nhân ổn định,...
Sau khi phân tích tất cả các yếu tố này, cán bộ định mức tổng hợp lập lại mức cho
kỳ kế hoạch và đề ra biện pháp phấn đấu giải quyết một cách cụ thể, chi tiết và khoa học.
7
7