ĐỀ TÀI MỘT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á

HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: HÀ THỊ THẢO
LỚP: OA16A1

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI
MỘT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS. NGUYỄN THỊ THANH LINH

Đà Nẵng, tháng 8 năm 2020


1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
ST
T
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10

CHỮ VIẾT TẮT
CNTT
CBCCVC
CSDL
HTTT
HTTTQL
NLĐ
QLVBĐH
TT
UBND
VTLTNN

GIẢI MÃ
Công nghệ thông tin
Cán bộ công chức viên chức
Cơ sở dữ liệu
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý
Người lao động
Quản lý văn bản điều hành
Thông tin
Uỷ ban nhân dân
Văn thư lưu trữ nhà nước


2
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Trải qua thời gian dài học tập nghiên cứu tại trường, chúng em cơ bản đã nắm
vững được các lý thuyết về chuyên ngành Quản trị văn phòng, tuy nhiên lý thuyết
thôi thì vẫn chưa đủ vì khi đi làm thực tế tại các cơ quan khác nhiều so với những gì
đã học tập tại trường. Để giúp cho chúng em có thêm các kỹ năng cơ bản và được
các anh chị làm trong nghề lâu năm chỉ dạy thêm kiến thức, Khoa Quản trị đã lập kế
hoạch thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Là sinh viên đang theo học ngành Quản trị văn phòng khóa học 2016 – 2020
của trường Đại học Đông Á với phương châm lý luận gắn liền với thực tiễn trong
công tác đào tạo của trường. Với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh viên
có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộc chuyên ngành học tập của mình.
Trong đợt thực tập tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng với tiêu chí vận dụng kiến
thức đã học ở trường vào thực tế, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình
tại cơ quan và đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong công việc. Tuy còn gặp
nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế song dưới sự
hướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ trong cơ quan giúp em có thêm kiến thức
và kinh nghiệm quý báu. Từ đó em hoàn thành bài Khóa luận của mình một cách
đầy đủ.
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành
phố Đà Nẵng, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các
lĩnh vực: xây dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu
công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: kết cấu hạ
tầng giao thông đô thị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếu sáng, công viên
cây xanh, nghĩa trang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu
kinh tế, khu công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở; kinh doanh bất
động sản; vật liệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà
nước của Sở; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền
của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.

3
Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của cơ quan Sở được thông suốt thì việc
không ngừng hiện đại hóa và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) của
cơ quan Sở là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên. Điều này đã được thể
hiện khá rõ nét trong quá trình thực hiện dự án DNG 6&7 “Xây dựng và triển khai
các ứng dụng CNTT –TT cho các cơ quan chính quyền của TP. Đà Nẵng” theo
Quyết định 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố Đà
Nẵng về quy chế quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Trong hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ quản lý nhà nước của các Sở, nguồn
thông tin văn bản luôn giữ một vai trò đặc biệt quan trọng. Để quản lý nguồn văn
bản này, cũng như các cơ quan nhà nước khác, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đã
sử dụng các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng
ký văn bản đến. Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trong thời đại
bùng nổ thông tin hiện nay đã không còn phù hợp và khiến cho cơ quan Sở gặp
không ít khó khăn trong việc khai thác và sử dụng văn bản. Với sự phát triển mạnh
mẽ của CNTT đã mang đến những phương pháp và phương tiện mới, hiện đại và rất
hiệu quả để lưu trữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, làm cho việc hiện đại hoá các quá
trình quản lý hành chính trở thành hiện thực. Thêm nữa, công tác quản lý trong giai
đoạn mới ngày càng đa dạng và phức tạp đòi hỏi việc cung cấp thông tin phải đáp
ứng các yêu cầu cao hơn, các hình thức cung cấp thông tin phải đa dạng và phong
phú hơn.
Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác quản
lý văn bản để từ đó hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại Sở
Xây dựng thành phố Đà Nẵng là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực trong
công cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý của cơ quan Sở. Xuất phát từ những lý do nêu trên, em đã lựa chọn
đề tài: “Một giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin trong công tác quản
lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng” cho khóa luận tốt nghiệp của
mình.

2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài này được nghiên cứu nhằm những mục đích sau:


4
- Khẳng định rằng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp
quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý. Thật vậy, trong hoạt động
của các cơ quan, HTTT giữ vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lý và hệ thống
thực hiện các quyết định quản lý. HTTT làm nhiệm vụ thu thập, phân tích, tổng hợp
và cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và được gọi là HTTTQL.
Trong các nguồn thông tin của HTTT được sử dụng để phục vụ công tác quản lý thì
nguồn thông tin văn bản luôn chiếm một số lượng lớn và giữ vai trò quan trọng. Có
thể coi đây là nguồn nguyên liệu chính của hoạt động quản lý hành chính và là
thành phần không thể thiếu của bất kỳ một HTTTQL nào. Một HTTTQL gồm nhiều
thành phần với nhiều phương pháp và phương tiện để quản lý các nguồn thông tin.
Hiện nay, với sự phát triển của khoa học và công nghệ, việc ứng dụng CNTT để
quản lý văn bản được coi là một giải pháp chính nhằm hoàn thiện HTTTQL.
- Xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức
năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản. Để tiến hành ứng
dụng CNTT vào một lĩnh vực hoạt động bất kỳ, người ta cần phải xác định rõ mục
tiêu của việc ứng dụng đó làm cái gì, nghĩa là phải trả lời được câu hỏi “ứng dụng
CNTT làm cái gì?”. Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn
bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
hoạt động của HTTTQL, vì vậy, phải xác định những vấn đề nào của hoạt động
quản lý văn bản cần phải tin học hoá khi tham gia vào HTTTQL.
- Đưa ra những biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT. Bên cạnh mục tiêu và các vấn đề liên quan tới quản lý văn bản cần được tin
học hoá của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, đề tài đã phân tích và đề xuất các
biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý
văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.

5
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận chủ yếu tập trung các quy trình của công
tác quản lý văn bản, bao gồm việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, theo dõi xử lý
và tìm kiếm văn bản; Văn bản được đề cập đến trong nội dung của khóa luận này là
các văn bản hành chính hiện hành, chưa được giao nộp vào lưu trữ. Trong hoạt động
của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, ngoài những văn bản quản lý nhà nước, còn
sản sinh ra một khối lượng lớn các văn bản bản chuyên môn như đề tài, đề án, các
văn bản hình thành trong quá trình xét, cấp đề tài, đề án… những văn bản này
không phải là đối tượng nghiên cứu của khóa luận; Vì nghiên cứu về ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản nên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản và
điều hành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng cũng là đối tượng nghiên cứu của
khóa luận.
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý văn bản như một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Sở
Xây dựng thành phố Đà Nẵng, khóa luận xác định những mục tiêu sau đây:
- Nghiên cứu các nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong HTTTQL
của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, qua đó chứng minh rằng ứng dụng CNTT là
một trong những giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà
Nẵng nói riêng và của các cơ quan nhà nước nói chung.
- Mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản
trong HTTTQL. Kết quả của quá trình phân tích đó được sử dụng để xác định sự
cần thiết phải xây dựng các chức năng của chương trình nhằm đảm bảo cho việc
quản lý văn bản có hiệu quả.
- Đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác
quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng. Những biện pháp được đề
xuất trong khóa luận có thể được xem xét để nghiên cứu triển khai ứng dụng CNTT

trong công tác quản lý văn bản không chỉ của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng mà
còn của các cơ quan nhà nước khác.
Để đạt được những mục tiêu nêu trên, khóa luận có nhiệm vụ nghiên cứu
những nội dung chính sau:


6
- Khảo sát hoạt động và phạm vi quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
cũng như mối liên hệ của Bộ với các cơ quan Nhà nước khác.
- Khảo sát nguồn văn bản hình thành tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
Khảo sát việc tiếp nhận, quản lý, chuyển giao và khả năng tìm kiếm, đảm bảo thông
tin bằng văn bản trong HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
- Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản như một
giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng
CNTT trong hoạt động quản lý văn bản của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói
riêng và của các cơ quan Nhà nước nói chung.
5. Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của khóa luận tập trung về các vấn đề như: nguồn văn bản
hình thành trong hoạt động hành chính của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng bao
gồm các văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ; các quy trình quản lý
văn bản; chương trình phần mềm ứng dụng “Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành” trong HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng. Khóa luận không đi
vào nghiên cứu về kỹ thuật và công nghệ của HTTTQL này.
Thời gian nghiên cứu hai tháng (từ ngày tháng 6 tới ngày tháng 7 năm 2020).
6. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu
là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; phương pháp tiếp cận và
phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của khóa luận.
Trong quá trình triển khai nghiên cứu, khóa luận đã áp dụng các phương pháp

nghiên cứu cụ thể như:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển
giao văn bản tại Văn phòng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
- Nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung của đề tài.
- Nghiên cứu và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và
điều hành qua mạng bằng văn bản” tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
7. Đóng góp mới của đề tài
Kết quả nghiên cứu của khóa luận có những đóng góp cơ bản như sau:


7
Thứ nhất là khóa luận đã khái quát được các nguồn văn bản hành chính hình
thành trong hoạt động của cơ quan Sở và thực trạng quản lý các nguồn văn bản đó.
Khóa luận cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của CNTT và ứng dụng
CNTT để quản lý văn bản như là một giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện
HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng và các HTTTQL của các
cơ quan Nhà nước nói chung.
Thứ hai là khóa luận cũng đã nghiên cứu và đề xuất được các biện pháp cần
phải thực hiện để nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại Sở Xây dựng
thành phố Đà Nẵng.
8. Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận được cấu trúc thành 3 chương.
Chương 1. Cơ sở xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản của Sở Xây
dựng thành phố Đà Nẵng.
Chương 2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
Chuơng 3. Những nhận xét và các biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin để quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô nhà trường đã tạo

một môi trường học tập tốt. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cô ThS. Nguyễn Thị
Thanh Linh, đã từng bước hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập và
hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn đến
Lãnh đạo Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đã tiếp nhận em vào cơ quan, tất cả các
anh chị cán bộ cơ quan đã tận tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên, góp ý kiến, tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo của mình.
Đà Nẵng, ngày16 tháng 8 năm 2020
Sinh viên thực hiện

Hà Thị Thảo


8


9
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN
BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
1.1. Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của Sở Xây dựng thành
phố Đà Nẵng
Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là các
văn bản quản lý. Hàng ngày, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng tiếp nhận cũng như
sản sinh ra một khối lượng rất lớn các văn bản quản lý, có thể chia thành 3 loại như
sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ.
Văn bản do cơ quan Sở nhận được từ các nơi khác gửi đến được gọi tắt là
công văn “đến”. Văn bản do cơ quan Sở gửi cho nơi khác, được đăng ký tại Bộ
phận văn thư của Sở được gọi tắt là công văn “đi”. Tất cả các công văn “đến” và
công văn “đi” của Sở đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thư thuộc Phòng
Hành chính Văn phòng Sở. Văn phòng chỉ trình lãnh đạo Sở những công văn đã

đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn “đi” và “đến” đã đăng ký tại bộ
phận văn thư.
Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích quản lý, Văn phòng cũng như cơ quan Sở
phải ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ,
thông báo ý kiến của lãnh đạo Sở, thông báo công việc đối với những phòng hoặc
các đơn vị trực thuộc hoặc để báo cáo, đề nghị lên lãnh đạo Sở hoặc để trao đổi
công việc với các đơn vị khác trong Sở theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnh
đạo Sở giao. Hoạt động này đã hình thành nên một nguồn văn bản được lưu hành
trong nội bộ Sở.
Dưới đây chúng ta sẽ xem xét 3 dòng văn bản trên.


10
1.1.1. Văn bản đến
Như đã nêu ở trên, văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan
bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình, cơ quan Sở thường xuyên nhận được
rất nhiều các văn bản do các đối tác bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông
tin để biết, hoặc để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ý
kiến chỉ đạo…. Trên cơ sở khảo sát nguồn văn bản đến và được đăng ký tại bộ phận
Văn thư thuộc phòng Hành chính – Văn phòng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, có
thể phân tách các văn bản đến thành những loại văn bản sau:
- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn bản liên quan
tới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp tới lĩnh vực do
Sở phụ trách. Cụ thể như:
+ Luật của Quốc hội. VD: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội;
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự; Luật Khoa học và công
nghệ.….
+ Pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội. VD: Pháp lệnh cán bộ công
chức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh An toàn và
Kiểm soát bức xạ; Pháp lệnh Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; Pháp lệnh Chất

lượng hàng hoá….
+ Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ.
+ Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, cơ quan Sở cũng nhận
được các văn bản hành chính thông thường khác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ
Quốc hội; văn bản của các cơ quan khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản của
Văn phòng Quốc hội; văn bản của các đoàn đại biểu Quốc hội thuộc các tỉnh, thành
phố; các văn bản hành chính thông thường khác của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Văn phòng Chính phủ…..
- Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các Sở, ngành và các cơ quan trung
ương khác. Cụ thể như:


11
+ Các quyết định, chỉ thị, thông tư của Sở trưởng và Thủ trưởng cơ quan
ngang Sở; Các văn bản liên tịch….. những văn bản này phản ánh rõ nét mối quan hệ
của Sở với các cơ quan nhà nước khác thông qua các vấn đề như: chỉ đạo thực hiện,
báo cáo tình hình, đề nghị phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc,
thông báo…..
- Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở như Văn phòng Sở, các Tổng
cục, Viện… Những văn bản này được hình thành trong quá trình các cơ quan, đơn
vị đó thực hiện các nhiệm vụ được Sở giao. Những văn bản đó bao gồm các loại
như quyết định, tờ trình, công văn hành chính, kế hoạch, báo cáo, thông báo…. nội
dung chủ yếu là để báo cáo kế hoạch, báo cáo tình hình công tác, báo cáo về tiến độ
thực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí triển khai kế hoạch,
xin điều chỉnh kế hoạch….
- Văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, các Sở
KH - CN tại các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Mặc dù các Sở KH - CN
là cơ quan chuyên môn của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương
nhưng vẫn phải chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của Sở Xây dựng thành phố Đà

Nẵng . Chính vì điều đó, trong quá trình hoạt động, các Sở này phải thường xuyên
báo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của mình với Sở Xây dựng thành phố Đà
Nẵng . Bên cạnh văn bản của các Sở KH - CN, Sở còn nhận được các văn bản của
UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Nội dung chủ yếu của các văn
bản này là báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực
do Sở phụ trách; báo cáo tình hình thực hiện các dự án; đề nghị nghiệm thu dự án,
xin ý kiến thẩm định, ý kiến chỉ đạo giải quyết và hướng dẫn các lĩnh vực chuyên
môn thuộc phạm vi quản lý của Sở…. Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồm
các quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch….


12
- Văn bản của các Tổng công ty, công ty, Trường Đại học, Trung tâm, Tổng
Cục, Cục, Viện, các tổ chức khác… và các cá nhân gửi đến. Nội dung của các văn
bản này chủ yếu tập trung vào việc xin thẩm định các dự án đầu tư; xin cấp văn
bằng thẩm xét chất lượng; xin nhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng; đề nghị giải
thích, hướng dẫn về các lĩnh vực hoạt động do Sở quản lý; khiếu nại, tố cáo… Hình
thức của các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, công
văn hành chính, báo cáo, kế hoạch…
1.1.2. Văn bản đi
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây
dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu
chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: kết cấu hạ tầng giao thông đô
thị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếu sáng, công viên cây xanh, nghĩa
trang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu
công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở; kinh doanh bất động sản; vật
liệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;
thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban
nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật., Sở Xây dựng thành phố Đà
Nẵng được quyền sử dụng các loại văn bản quản lý. Theo quy định của pháp luật,

Sở trưởng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng có thẩm quyền ban hành các loại văn
bản quy phạm pháp luật sau:
Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên quan tới
đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo. Văn bản được dự thảo
xong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách nhiệm và chỉnh sửa. Văn
bản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem xét và chuyển cho Văn phòng
kiểm tra về mặt thể thức, sau đó sẽ chuyển cho lãnh đạo Sở ký ban hành.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, quy trình ban hành tuân theo những quy
định của nhà nước.


13
1.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ
Bên cạnh nguồn tư liệu văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lý
được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Sở phát sinh một nguồn văn
bản nữa được gọi là văn bản lưu hành nội bộ. Văn bản lưu hành nội bộ bao gồm một
số loại sau: quyết định của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo,
nội quy, quy chế, tờ trình. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan
Sở, từ Văn phòng Sở hoặc các Vụ chức năng và không ban hành ra bên ngoài.
Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi
nhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ cơ quan
Sở hoặc gửi cho các đơn vị trong Sở mà không qua bộ phận văn thư của Sở để đăng
ký và lấy dấu.
Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong
nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc.
Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản.
1.2. Hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
1.2.1. Quản lý và hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.1. Khái niệm quản lý và thông tin trong quản lý
a) Quản lý

Quản lý là một lĩnh vực hoạt động của trí tuệ, là một trong những công việc
khó khăn, phức tạp nhất trong các lĩnh vực hoạt động của con người. Theo C.Mác
“trong tất cả những công việc mà có nhiều người hợp tác với nhau thì mối liên hệ
chung và sự thống nhất của quá trình tất phải biểu hiện ra ở trong một ý chí điều
khiển và trong những chức năng không có quan hệ với những công việc Bộ phận,
mà quan hệ với toàn Sở hoạt động của công xưởng, cũng giống như trường hợp
nhạc trưởng của một dàn nhạc vậy. Đó là một thứ lao động sản xuất có tính chất kết
hợp”. Theo quan điểm hệ thống, quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến
khách thể quản lý để tổ chức phối hợp hoạt động của con người trong các quá trình
sản xuất – xã hội nhằm đạt được mục tiêu đã định. Theo GS. Đỗ Hoàng Toàn:
“Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thể
quản lý để đạt được mục tiêu chung”.


14
Quá trình quản lý luôn nằm trong sự tương tác có hiệu chỉnh giữa hai ngôi:
khách thể quản lý và chủ thể quản lý thông qua quá trình thông tin liên tục hai chiều
giữa hai ngôi trên. Cơ sở cho việc ra quyết định quản lý là toàn bộ không gian thông
tin bao gồm:
- Thông tin từ trên xuống (các chỉ thị, mệnh lệnh, pháp quy điều chỉnh)
- Thông tin từ dưới lên (thông tin phản ánh, hiện thực)
- Thông tin từ môi trường vào.
Các nhà lãnh đạo khi thực hiện chức năng quản lý của mình đều cần tới các
loại thông tin, do vậy về thực chất, hoạt động quản lý chính là quá trình tiếp nhận và
xử lý thông tin – quá trình thông tin. Khi thông tin trở thành tri thức sẽ tạo điều kiện
cho lãnh đạo ra quyết định chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
Có thể định nghĩa khái quát về quản lý như sau: “Quản lý là sự tác động có
hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý, bằng một hệ thống các giải
pháp nhằm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý, đưa hệ thống tiếp cận mục tiêu
cuối cùng, phục vụ cho lợi ích của con người”.

b) Thông tin trong quản lý.
Thông tin tồn tại và vận động trong không gian và thời gian nhờ các kênh và
phương tiện riêng biệt. Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau. Các số
liệu, dữ kiện ban đầu thu thập được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên
liệu, còn gọi là dữ liệu. Từ các dữ liệu đó, qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ thu
được những thông tin có giá trị cao hơn hay còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng
(value added information). Ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong
quản lý và lãnh đạo – kết qua xử lý của những nhà quản lý có năng lực và kinh
nghiệm. Mức độ cao nhất là các thông tin chứa đựng trong các quy luật khoa học –
kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và
chuyên môn và khi đó thông tin trở thành tri thức.


15
Như vậy, dữ liệu có thể hiểu là nguyên liệu gốc, là đầu vào của một hệ thống
thông tin. Dữ liệu có các đặc tính như lưu giữ các sự kiện, mang tính bị động và
được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Trong khi đó thông tin có các đặc tính là
cung cấp các sự kiện, mang tính hoạt động và được xử lý, biến đổi từ dữ liệu.
Thông tin là kết quả được xử lý từ dữ liệu thông qua trí tuệ của con người và các
phương tiện, công cụ hỗ trợ như máy vi tính.
Từ những vấn đề đã trình bày ở trên và xét trên góc độ công tác quản lý, người
ta hiểu thông tin là những tri thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh
giá là có ích cho việc ra quyết định hay nói cách khác, thông tin quản lý là “thông
tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết
định quản lý của mình”. Để quản trị và khai thác có hiệu quả các thông tin trong các
cơ quan quản lý, người ta xây dựng các hệ thống thông tin quản lý.

1.2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý.
a) Hệ thống thông tin.
“Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ

thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành
các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra trong một môi trường nhất định” . Đây
là khái niệm tiếp cận hệ thống thông tin theo phương thức hiện đại, khi công nghệ
thông tin ngày càng tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của
công nghệ thông tin đã được khẳng định.
Các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin bao gồm:
- Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống
thông tin. Người sử dụng có thể là người làm nhiệm vụ cập nhật các nguồn dữ liệu
đầu vào cho hệ thống, những khách hàng sử dụng các sản phẩm thông tin do hệ
thống tạo ra. Các chuyên gia về hệ thống thông tin bao gồm các chuyên gia phân
tích hệ thống, các lập trình viên và các kỹ sư tin học. Đây là những người làm
nhiệm vụ xây dựng và vận hành hệ thống thông tin.


16
- Công nghệ thông tin: bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để
xử lý thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi dùng để
tiếp nhận dữ liệu vào, lưu trữ thông tin, xuất thông tin ra; các chương trình phần
mềm giúp máy tính có thể quản lý tài nguyên của hệ thống, xử lý, lưu trữ và cung
cấp thông tin và thực hiện các giao dịch với người sử dụng; mạng lưới viễn thông
làm nhiệm vụ liên kết và chuyển tải thông tin của hệ thống và giữa các hệ thống với
nhau. Có thể nói công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị của hệ
thống thông tin.
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là từ được dùng để mô tả các thông tin sơ cấp, thông
tin ban đầu của một tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra
những thông tin có giá trị gia tăng (Value added information). Hay nói cách khác,
dữ liệu có thể được xem như những dấu hiệu ban đầu, những quan sát và ghi chép,
những nội dung được truyền đạt trong một thời điểm mà chưa tác động tới hành vi.
Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô” của một hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể
xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… Các

nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin sẽ được tổ chức thành các cơ sở dữ liệu; cơ sở
mô hình; cơ sở tri thức.
b) Hệ thống thông tin quản lý
“Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems) là hệ thống
được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các
nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong một tổ chức”.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là
cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từ
quản lý chiến lược, quản lý chiến thuật đến quản lý tác nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các CSDL, các luồng thông tin, các
phương tiện kỹ thuật và được kết định với nhau theo các chức năng để thực hiện
mục tiêu chung. Để cung cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quá
trình ra quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức, HTTTQL thực hiện các
chức năng của HTTT, gồm:


17
- Chức năng nhập dữ liệu: Hệ thống thông tin cho phép người sử dụng có thể
cập nhập dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi để tạo
CSDL và xử lý. Các dữ liệu sau khi thu thập phải được xử lý và nhập vào máy tính
của hệ thống thông tin theo những biểu mẫu đã được định ra từ trước. Các nguyên
tắc, các cách thức, các quy ước và các thủ tục nhập dữ liệu phải được hướng dẫn
một cách cụ thể, chi tiết. Điều này thực sự cần thiết bởi quá trình xử lý thông tin tự
động hoá của máy tính nói chung và các máy tính nằm trong hệ thống thông tin nói
riêng chỉ có thể làm việc với những quy chuẩn đã được định ra từ trước.
- Chức năng xử lý dữ liệu: Việc biến đổi các dữ liệu đầu vào thành các thông
tin đầu ra phù hợp với yêu cầu của người sử dụng là bài toán đặt ra cho hệ thống
thông tin. Bài toán này đã được các chuyên gia phân tích hệ thống, các kỹ sư lập
trình máy tính phối hợp giải quyết bằng một hoặc một tập hợp các phần mềm
chuyên dụng. Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử lý bằng hàng loạt

các thao tác như tính toán, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân
tích…. để biến đổi thành những thông tin hữu dụng.
- Chức năng cung cấp thông tin: Mục đích của hệ thống thông tin là cung cấp
các sản phẩm thông tin có chất lượng đến người sử dụng phù hợp với yêu cầu đặt
ra. Các sản phẩm thông tin này có thể được biểu diễn dưới dạng các bản báo cáo,
các biểu mẫu, các danh sách, các đồ thị, các hình ảnh hoặc/và âm thanh… Các sản
phẩm này có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy.
- Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Lưu trữ là một hoạt động cơ bản của
hệ thống thông tin, trong đó các dữ liệu và thông tin đã được xử lý sẽ được giữ lại
theo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặc
các CSDL để sử dụng sau này.
- Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo
ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thể
đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.


18
Trong bất kỳ một tổ chức hành chính nào cũng có thể xác định được ba hệ
thống cơ bản: hệ thống điều khiển, hệ thống thực hiện và hệ thống thông tin. Hệ
thống điều khiển làm nhiệm vụ ra quyết định. Hệ thống thực hiện làm nhiệm vụ
thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển. Hệ thống thông tin thực hiện sự
liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu
đã đặt ra. Như vậy hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng cấu thành của một tổ
chức, có nhiệm vụ hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện
các chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần
thiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người
đã có và huy động các nguồn lực khác (nếu cần thiết) nhằm đạt được mục tiêu đặt
ra, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Thiết kế phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, đảm bảo phục vụ tốt các

nhiệm vụ của tổ chức.
+ Phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật và công nghệ hiện đại nhất về xử
lý và trao đổi thông tin. Có khả năng nâng cấp, thay đổi cho phù hợp với sự phát
triển của thực tiễn.
+ Phải đạt mục đích là hỗ trợ tốt nhất cho việc ra quyết định bằng cách cung
cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và có chất lượng.
1.2.2. Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Sở
Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2019/TT-BNV về việc
quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công
việc của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, Bộ Nội vụ đã quy định về việc quản lý văn
bản điện tử, chữ ký số của cơ quan có một số nội dung khác so với quy trình quản lý
văn bản giấy cụ thể:
1.2.2.1. Quản lý văn bản đến
 Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.


19
2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến
của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ.
4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến
của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
 Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1. Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử
trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm
2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Thông báo đã nhận văn bản
Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong
ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản.
 Đăng ký, số hóa văn bản đến
1. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết
nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản
quốc gia, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14,15, 16 (trong Phụ lục V của khóa luận);
b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các
hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TTBTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính
nhà nước;
c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy


20
a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ
quan tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn
bản có định dạng giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản
lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số

hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước
bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,
giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
 Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối,
chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi là người có thẩm quyền).
2. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư này.
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải
xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải
quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
 Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống
1. Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ
trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số
và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập
nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 (trong Phụ lục V của khóa luận).


21
Lưu đồ quản lý văn bản đến quy định chi tiết tại Phụ lục II của khóa luận.
1.2.2.2. Quản lý văn bản đi
 Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ
quan, tổ chức.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường
mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại
Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu
tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy
định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 09/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử
trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
 Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ
“khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo
đơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 (trong
Phụ lục VI của khóa luận.
2. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách
nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.


22
3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn
thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.

4. Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày,
tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã
định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11,
14.1 (trong Phụ lục VI của khóa luận) được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
5. Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi
tiết tại Phụ lục III của khóa luận).
 Ban hành và phát hành văn bản
1. Ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo
quy định tại Điều 12 Thông tư này, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát
hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức
năng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản
và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 3 Điều
này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 13 Thông tư này và phát
hành văn bản điện tử.
c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 6, 13, 14.2,
16 (trong Phụ lục VI của khóa luận).
2. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy
Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực
hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số
09/2019/TT-BNV, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản 2
Điều 6 Thông tư 09/2019/TT-BNV và phát hành văn bản số hóa.
3. Đối tượng nhận văn bản giấy


23

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công
nghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao
dịch khác theo quy định của pháp luật.
4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ
lục IV của khóa luận.
 Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên
văn bản giấy.
2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh,
định dạng (.png).
 Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên
trái;
2. Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước
bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);
3. Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,
giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
 Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ
quan, tổ chức trong công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan,
tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà
nước.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được
giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức

cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;


24
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ
chức trực tiếp số hóa.
Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà Nẵng đang sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
Chương 2. THỰC TIỄN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Xây dựng thành phố Đà
Nẵng
2.1.1. Lịch sử hình thành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng được thành lập theo Quyết định số 17/QĐUB ngày 03 tháng 01 năm 1997 của UBND thành phố Đà Nẵng; là cơ quan chuyên
môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: xây dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng
kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao
gồm: kết cấu hạ tầng giao thông đô thị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếu
sáng, công viên cây xanh, nghĩa trang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp,
khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở;
kinh doanh bất động sản; vật liệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vực
quản lý nhà nước của Sở; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân
cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
Thực hiện Quyết định số 6026/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2016 của
UBND thành phố Đà Nẵng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng. Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đã
trình và được UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt cơ cấu tổ chức (có kèm theo sơ

đồ cơ cấu tổ chức Phụ lục I của khóa luận) gồm 9 phòng, ban sau:
1. Văn phòng Sở Xây dựng;
2. Thanh tra Sở Xây dưng;
3. Phòng Quy hoạch Kiến trúc;