ứng dụng phần mềm Share Point trong công tác chia sẻ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

---------

ĐỀ TÀI THỰC TẬP CƠ SỞ
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SHAREPOINT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH

Sinh viên thực hiện

: Hoàng Thị Thanh Thúy

Lớp

: HCVP – K16B

Mã sinh viên

: DTC175523404060216

Giảng viên hướng dẫn : Ths Đỗ Văn Đại

Thái nguyên, 2019


MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH ẢNH
CHƯƠNG MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................................. 1

2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 1
3. Đối tượng nghiên cứu ....................................................................................................... 2
4. Phạm vi Nghiên cứu ......................................................................................................... 2
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................................. 2
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU ................................... 3
1.1. Tài liệu ........................................................................................................................... 3
1.1.1. Khái niệm: ........................................................................................................ 3
1.1.2. Phân loại ........................................................................................................... 3
1.2. Tài liệu doanh nghiệp .................................................................................................... 3
1.2.1. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng .............................................. 3
1.2.2. Hồ sơ, tài liệu nhân sự ...................................................................................... 4
1.2.3. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất ................................ 4
1.2.4. Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật ............................................................ 4
1.2.5. Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán.................................................... 4
1.2.6. Các loại văn bản tài liệu khác. .......................................................................... 4
1.3. Công tác chia sẻ tài liệu ................................................................................................. 4
1.3.1. Khái niệm chia sẻ tài liệu .................................................................................. 4
1.3.2. Công tác chia sẻ tài liệu .................................................................................... 5
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR
TECH .................................................................................................................................. 6
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Sr Tech ............................................................. 6


2.1.1. Khái quát công ty TNHH Sr Tech ..................................................................... 6
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sr Tech ...................................................... 7
2.2. Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech ................................. 10
2.2.1. Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu ................................................................. 10
2.2.2. Các bước chia sẻ tài liệu qua mạng LAN tại công ty TNHH Sr Tech .............. 11
2.3. Đánh giá về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech ................................ 17
2.3.1. Ưu điểm về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech ...................... 17

2.3.2. Nhược điểm về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech ................ 17
2.4. Giải pháp nâng cao công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech .................... 18
Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SHARE POINT TRONG CÔNG TÁC CHIA SẺ
TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH ................................................................. 18
3.1. Đặt vấn đề .................................................................................................................... 18
3.2. Giới thiệu về phần mềm Share point ........................................................................... 19
3.2.1. Khái niệm: ...................................................................................................... 19
3.2.2. Nguồn gốc ...................................................................................................... 19
3.2.3. Các phiên bản SharePoint ............................................................................... 20
3.2.4. Các chức năng của SharePoint ........................................................................ 21
3.3. Giới thiệu về SharePoint Online .................................................................................. 25
3.3.1. Khái niệm ....................................................................................................... 25
3.3.2. Tính năng của SharePoint Online .................................................................... 25
3.4. Ứng dụng SharePoint Online trong công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech 27
3.4.1. Các bước chia sẻ tài liệu trên SharePoint Online ............................................. 27
3.4.2. Ưu điểm của phần mềm Sharepoint ................................................................. 31
KẾT LUẬN ........................................................................................................................ 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 35


DANH MỤC VIẾT TẮT
Ý nghĩa

Từ viết tắt
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

HĐLĐ

Hoạt động lãnh đạo

BHXH

Bảo hiểm xã hội

ĐDPL

Đại diện pháp luật


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Sr Tech ...................................................... 7
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN ................................................. 11
Hình 2.3 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính .......................................................................... 12
Hình 2.4 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính .......................................................................... 12
Hình 2.5 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính .......................................................................... 13
Hình 2.6: Cài đặt chia sẻ tài liệu......................................................................................... 14
Hình 2.7: Cài đặt chia sẻ tài liệu......................................................................................... 14
Hình 2.8: Thao tác cài đặt chia sẻ tài liệu........................................................................... 15
Hình 2.9: Lựa chọn thư mục cần chia sẻ ............................................................................ 15
Hình 2.10: Thao tác để nhận dữ liệu .................................................................................. 16
Hình 2.11: Nhận dữ liệu được chia sẻ. ............................................................................... 16
Hình 3.1: Tạo Site mới ....................................................................................................... 27
Hình 3.2: Tạo tệp mới......................................................................................................... 28
Hình 3.3: Tải tệp ................................................................................................................. 28
Hình 3.4: Chia sẻ tệp .......................................................................................................... 29
Hình 3.5: Chia sẻ bằng cách sao chép liên kết ................................................................... 29
Hình 3.6: Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến .............................................................................. 30
Hình 3.7: Thêm chú thích ................................................................................................... 30

Hình 3.8: Chia sẻ tài liệu qua hộp thư Outlook .................................................................. 31
Hình 3.9: Chia sẻ tài liệu qua Microft Teams .................................................................... 31



CHƯƠNG MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, cùng với xu thế phát triển chung của thời đại công nghệp hóa hiện đại hóa
và cuộc cách mạng 4.0. Máy tính đã tham gia hỗ trợ vào hầu hết hoạt động của con người
như nghiên cứu khoa học, kinh doanh, đặc biệt là yếu tố quan trọng hỗ trợ công tác chia
sẻ tài liệu trong quá trình làm việc. Tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong văn
phòng là không thể phủ nhận được, bất kể công ty hay cơ quan nào của nhà nước cũng
cần đến sự có mặt của tin học văn phòng.
Việc truyền tải khối lượng tài liệu, thông tin lớn trong quá trình làm việc là một vấn
đề khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết được việc chia sẻ thông tin, tài liệu nhanh chóng,
cập nhập thông tin chính xác và hiệu quả. Do đó cần phải tối ưu hóa công tác chia sẻ tài
liệu.
Trong điều kiện thực tế tại công ty TNHH Sr Tech cho thấy công tác chia sẻ tài liệu
còn gặp phải một số vấn đề bất cập. Vì vậy việc chia sẻ tài liệu, cung cấp thông cần phải
có 1 chương trình phù hợp đáp ứng nhu cầu của công ty.
Với thực tế trên tôi đã chọn ứng dụng phần mềm share point để nâng cao hiệu quả
công tác chia sẻ tài liệu, giúp nâng cao chất lượng cũng như tốc độ làm việc của công ty
TNHH Sr Tech.
Phần mềm sharepoint là phần mềm văn phòng khá phổ biến,dễ dàng sử dụng; với
các phiên bản cái tiến phù hợp với hệ thống máy tính văn phòng; các phiên bản được
đăng kí sử dụng với chi phí không cao.
Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm share point nhằm nâng
cao công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech”. Bản thân tôi mong muốn giúp
cho công tác chia sẻ tài liệu được dễ dàng hơn, nhanh chóng và chính xác hơn. Cùng với
đó giúp hoàn thiện quy trình chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech.

2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu
 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu:
- Phân tích qua trình chia sert tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về chia sẻ tài liệu
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
qua đó phát hiện những bất cập còn tồn tại trong quá trình chia sẻ tài liệu, tìm ra một số
nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác chia sẻ tài liệu tại công ty.
- Tìm hiểu ưu nhược điểm, yếu tố ảnh hưởng đến công tác chia sẻ tai liệu
1


- Hiểu được quy trình chia sẻ tài liệu
- Đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho công tác chia sẻ tài liệu tại công ty
- Xây dựng chương trình chia sẻ tài liệu hiệu quả tại công ty TNHH Sr Tech.
 Mục đích nghiên cứu:
- Đề tài giúp công tác chia sẻ tài liệu được thực hiện một cách khoa học, thống nhất
để quá trình chia sẻ tài liệu, thông tin được nhanh chóng, đầy đủ, và có tính bảo mật cao.
- Góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc tại công ty.
- Ứng dụng thành công và đạt hiệu quả trong công tác chia sẻ tài liệu tại công ty
TNHH Sr Tech.
3. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là quy trình và các phương thức chia sẻ tài liệu tại công ty
TNHH Sr Tech.
4. Phạm vi Nghiên cứu
- Về nội dung: Công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech, những thành tựu,
hạn chế và các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác chia sẻ tài liệu tại công ty.
- Về không gian: công ty TNHH Sr Tech.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thông qua việc nghiên cứu các tài liệu có liên
quan đến công tác chia sẻ tài liệu.

- Phương pháp kiểm tra thực tiễn: Khảo sát thực tế công tác chia sẻ tài liệu của công
ty TNHH Sr Tech.
- Phương pháp quan sát, phương pháp định tính – định lượng; phương pháp suy luận
lôgic.

2


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU
1.1. Tài liệu
1.1.1. Khái niệm:
Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) đều bắt nguồn từ tiếng Latinh
DOCUMENTUM có nghĩa là chứng cứ. Tài liệu là dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu
cụ thể. Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như thu thập tài liệu,
tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu. Ngay trong nhiều giáo trình về công tác lưu trữ cũng đề cập
nhiều về khái niệm tài liệu và các loại hình tài liệu. Qua đó tài liệu được hiểu là dạng vật
chất ghi nhận thông tin.
1.1.2. Phân loại
Như vậy, thông tin trong tài liệu rất đa dạng. Mỗi dạng thông tin tương ứng với mỗi
loại tài liệu. Có thể có một loại tài liệu sau:
-

Thông tin là văn bản ta có tài liệu chữ viết;

-

Thông tin là hình ảnh thì ta có tài liệu ảnh;

-

Thông tin là âm thanh ta có tài liệu ghi âm;

-

Thông tin ở dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng,..) ta có tài liệu điện tử;

-

Thông tin là bản đồ

-

Tài liệu bản đồ

Cùng với quan điểm trên về khái niệm “tài liệu”, tại khoản 2 Luật Lưu trữ năm 2011,
tài liệu được định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Ngoài ra cũng có nhiều trường hợp gọi theo vật chất mang tin: tài liệu giấy, mộc bản,…
1.2. Tài liệu doanh nghiệp
Mỗi công văn, giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp lại có một giá trị khác nhau, mục tiêu
sử dụng và lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy, để có thể tra cứu, khai thác và sử dụng một
cách nhanh chóng, hiệu quả thì tất cả các công văn tài liệu này cần được phân loại một cách
khoa học, hợp lý.
Chúng có thể được phân loại dựa theo cách sau:
1.2.1. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng
3


- Công văn, văn bản quy phạm pháp luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo

- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và
quyết định thành lập,...)
- Tài liệu về các hội nghị, đại hội
- Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp
- Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,...
- Các loại văn bản giấy tờ khác
1.2.2. Hồ sơ, tài liệu nhân sự
- Các quyết định bổ nhiệm, bầu của ban lãnh đạo
- Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động
- Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,...)
- Các quyết định khen thưởng, kỉ luật nhân viên
- Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động
1.2.3. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất
- Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Kế hoạch tài lụ hàng năm/ quý
- Giấy tờ tài liệu về các hợp đòng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,...
- Các tài liệu liên quan khác
1.2.4. Văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật
- Văn bản giấy tờ về đăng ký bản quyền, sở hữu
- Hồ sơ về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công
nghệ...
- Tài liệu liên quan khác
1.2.5. Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán
- Các loại VBQPPL, quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán
- Dự toán, quyết toán kinh phí
- Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán
- Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm
1.2.6. Các loại văn bản tài liệu khác.
1.3. Công tác chia sẻ tài liệu

1.3.1. Khái niệm chia sẻ tài liệu

4


Chia sẻ tài liệu được hiểu đơn giản là việc tài những thông tin, tài liệu, văn bản ...
trong 1 đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp được chia sẻ đến các thành viên, nhóm dự án,... trong
tổ chức, đơn vị mà mình đang công tác, làm việc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất
làm việc.
1.3.2. Công tác chia sẻ tài liệu
Công tác chia sẻ tài liệu được thực hiện ở tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nó có
vị trí quan trọng mà không gì có thể thay thế được.
Có thể nói rằng, công tác chia sẻ tài liệu là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung
gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở
trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một
cách thuận lợi nhất. Vai trò của công tác chia sẻ tài liệu được thể hiện qua hai mặt là bên
trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Về bên ngoài: công tác chia sẻ tài liệu có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường
bên ngoài, và đưa thông tin, tài liệu từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin,
tài liệu được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin, tài liệu về giá cả, sức
lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của
chính phủ,…
Về mặt nội bộ: công tác chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp đóng vai trò như một cây
cầu, liên kết giữa các bộ phận, tổ chức và các thành viên trong doanh nghiệp với nhau. Gây
dựng một doanh nghiệp thống nhất, phát triển đồng bộ. Các thành viên luôn có sự tương
tác với nhau, nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng làm việc tại doang nghiệp.

5

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Sr Tech
2.1.1. Khái quát công ty TNHH Sr Tech
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH SR TECH
- Tên giao dịch:SR TECH CO., LTD
- Mã số thuế:2300896937
- Tình trạng hoạt động:Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
- Nơi đăng ký quản lý:Cục Thuế Tỉnh Thái Nguyên
- Địa chỉ:Khu B, Khu Công nghiệp Sông Công I, đường Cách Mạng Tháng 10,
Phường Bách Quang, Thành phố Sông Công, Thái Nguyên
- Điện thoại:02803662113
- Đại diện pháp luật:You Soo Don
- Địa chỉ người ĐDPL:Số nhà 145, đường Nguyễn Thị Minh Khai, Tổ dân phố Đại
đồng-Phường Bãi Bông-Thị xã Phổ Yên-Thái Nguyên.
- Giám đốc:You Soo Don
- Ngày cấp giấy phép:02/10/2015
- Ngày bắt đầu hoạt động:05/10/2015
- Ngày nhận TK:26/05/2016
- Năm tài chính: 2000
- Số lao động: 700 người
- Cấp Chương Loại Khoản: 551-582
- Ngành nghề kinh doanh:
+ S95120 sửa chữa thiết bị liên lạc (Ngành chính)
+ C26100 sản xuất linh kiện điện tử
+ C33130 sửa chữa thiết bị điện tử và quaung học
+ N82920 dịch vụ đóng gói
Công ty có 100% vốn đầu tư Hàn Quốc, chuyên đóng gói các linh kiện điện thoại như
pin, sạc pin, dây tai nghe,...với tổng vốn đầu tư hàng triệu USD. Quy mô: 500 công nhân
Công ty được đánh giá là một trong những Công ty có môi trường làm việc hiện đại và tốt

nhất. Chính sách tiền lương, thưởng cạnh tranh với mục tiêu công bằng, nâng cao hiệu quả
làm việc và tăng cường sự gắn bó giữa các thành viên.
6


2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sr Tech
2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức

Hình 2 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Sr Tech
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
a. Tổng giám đốc
Tổng giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công
ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của
mình.
Chức năng, nhiệm vụ của giám đốc:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng thành viên;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có
quy định khác;
7


- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các
chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ
tịch Hội đồng thành viên;
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty.
b. Phó giám đốc sản xuất
- Điều hành hoạt động sản xuất của công ty theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao

- Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho bãi,
hàng hóa thuộc bộ phận sản xuất
- Nhận và lập kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành và thực hiện sản xuất, đảm bảo
năng suất, chất lượng, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí, vật tư theo yêu cầu.
- Cân đối năng lực sản xuất của công ty, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao
hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực của công ty
- Chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo, phân công công việc & phát triển nhân sự khu
vực xưởng sản xuất : Rà soát, xác định nhu cầu số lượng và chất lượng nhân sự, đề xuất
tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, khen thưởng, kỷ luật… trên cơ sở kết quả thực hiện công
việc của nhân viên và quy định của công ty;.....
c. Phó giám đốc tài chính
- Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài chính
- Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính;
chuẩn bị các báo cáo đặc biệt
- Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi
tiêu; phân tích những sai biệt; thực hiện động tác sửa chữa
- Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập,
phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính
- Quản lý nhân viên
- Phân tích đầu tư & quản lý danh mục đầu tư (nếu có)
d. Đại diện lãnh đạo
- Chịu trách nhiệm về các vấn đề hệ thống chất lượng của doanh nghiệp.
- Thay mặt lãnh đạo cấp trên giải quyết những vấn đề trong khả năng, chức vụ
quyền hạn.
- Có trách nhiệm về các vấn đề pháp lý của daonh nghiệp...
8


e. Phòng sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất và điều tiết sản phẩm của công ty

- Chịu trách nhiệm đôn đốc phối hợp với các phòng ban khác để triển khai sản xuất
đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm mà công ty đã đề ra;...
- Phòng kĩ thuật
- Tham mưu về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm
- Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu
thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
f. Phòng kế hoạch kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch hằng năm, theo sát yêu cầu nhiệm vụ của công ty theo từng
thời kỳ.
- Xây dựng chương trình marketing để đẩy mạnh việc tiêu thị sản phẩm
- Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế
- Thực hiện khảo sat dự báo nhu cầu thị trường tiêu thụ
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hàng năm, quý,
tháng.
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh.
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách
hợp tác với các khách hàng.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Xây dựng cách chiến lược, marketng cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối
tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu
- Phòng xuất nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện cơ chế chính sách đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu cho công
ty
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác hội nhập kinh tế
- Quản lý hoạt động xuẩ nhập khẩu
g. Phòng tài chính kế toán

9


Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức
thực hiện các mặt công tác sau:
- Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, Vốn chủ sở hữu, nợ phải trả; các
hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Công ty, đảm
bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị.
- Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản
lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và nội bộ tại đơn vị.
h. Phòng quan hệ khách hàng
- Tìm kiếm, thiết lập mối quan hệ khách hàng. Đây là một công việc đặc thù chỉ có ở
một số ngành nghề đặc trưng như ngân hàng, tài chính, bất động sản,…
- Tổng hợp, phân tích, phân loại nhóm đối tượng khách hàng.
- Nghiên cứu, đánh giá hành vi, tâm lý mua hàng của từng nhóm đối tượng khách
hàng đã phân loại.
- Lên kế hoạch, đề xuất, tổ chức các công việc chương trình, sự kiện làm thỏa mãn,
hài lòng nhu cầu khách hàng.
i. Phòng tổ chức hành chính
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ
- Bảo vệ chính trị nội bộ
- Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành
- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe.
2.2. Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
2.2.1. Thực trạng công tác chia sẻ tài liệu
Công ty TNHH Sr Tech đã sử dụng rất nhiều phương pháp để chia sẻ tài liệu như: sử
dụng phương pháp truyền thống là chia sẻ bằng văn bản, giấy tờ hoặc chia sẻ tài liệu thông

qua gmail, fax,...và đang sử dụng mạng LAN làm công cụ chính để chia sẻ tài liệu trong
quá trình làm việc. Việc chia sẻ tài liệu thông qua mạng LAN gặp khá nhiều nhiều khó khăn
vì nó tuân thủ theo những quy tắc và đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối nếu không sẽ dẫn đến
10


lỗi cho tài liệu. Để sử dụng đuợc mạng LAN thì đòi hỏi mỗi phòng làm việc cần có một hệ
thống mạng LAN khác nhau dẫn tới việc tốn rất nhiều chi phí.
2.2.2. Quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN tại công ty TNHH Sr Tech
2.2.2.1. Quy trình chia sẻ tài liệu.

Hình 2.2. Sơ đồ quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN
2.2.2.2. Mô tả quy trình chia sẻ tài liệu qua mạng LAN
Để có thể chia sẻ file giữa các máy tính trong mạng LAN, bạn cần thực thiện các bước sau:
 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính:
Thực hiện trên cả hai máy (Máy chia sẻ và máy nhận dữ liệu).
11


Bước 1: Mở Network and Sharing Center trong Control Panel.

Hình 2.3 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính
Bước 2: Chọn vào mạng mình đang sử dụng (ở đây là mạng Wi-Fi Anh Thu), một hộp
thoại hiện ra chọn Properties. Một hộp thoại nữa xuất hiện bạn đúp chuột vào Internet
Protocol Version 4 (TCP/IPv4).

Hình 2.4 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính
12

Bước 3: Chọn dòng Use the following IP address và điền các thông số như hình dưới đây.
Ở ô IP address các bạn có thể thay số 144 bằng một số khác (lớn hơn 1 và nhỏ hơn 255).

Hình 2.5 Đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy tính
Lưu ý: Các máy tính trong cùng mạng phải có một địa chỉ IP khác nhau. Nếu sau khi đặt
IP xong mà xuất hiện dấu chấm than vàng ở biểu tượng mạng có nghĩa là địa chỉ IP đó đã
được cấp cho một thiết bị khác, bạn hãy quay lại bước 3 và thay bằng một số khác.
 Cài đặt lựa chọn chia sẻ
Thực hiện trên cả hai máy (Máy chia sẻ và máy nhận dữ liệu).
Bước 1: Mở Network and Sharing Center trong Control Panel.
13


Hình 2.6: Cài đặt chia sẻ tài liệu
Bước 2: Chọn Change advanced sharing settings

Hình 2.7: Cài đặt chia sẻ tài liệu

14


Bước 3: Tùy chỉnh các lựa chọn như hình bên dưới sau đó bấm lưu lại:

Hình 2.8: Thao tác cài đặt chia sẻ tài liệu
 Share folder chứa dữ liệu cần chia sẻ
Thực hiện trên máy chia sẻ dữ liệu.
Bước 1: Chọn thư mục trên máy tính chứa dữ liệu cần chia sẻ. Click chuột phải
chọn Properties. Sang tab Sharing chọn Advanced Sharing… -> Share this folder -> OK

Hình 2.9: Lựa chọn thư mục cần chia sẻ

15


Mặc định thư mục sẽ được chia sẻ với quyền Read nếu muốn chỉnh sửa các bạn có thể
vào Permissions.
Vậy là xong, cơ bản bạn đã hoàn thành tất cả các bước chuẩn bị.
 Nhận dữ liệu được chia sẻ
Thực hiện trên máy nhận dữ liệu.
Mở File Explorer hoặc Run lên, nhập địa chỉ IP mà bạn đã cài đặt cho máy chia sẻ dữ liệu
vào ô tìm kiếm với dấu “\\” ở đâu ( ví dụ: \\192.168.1.144). Nhấn Enter.

Hình 2.10: Thao tác để nhận dữ liệu
Tại đây ta sẽ thấy những thư mục đã được chia sẻ ở các bước trên, bạn có thể sao chép
chúng về ổ đĩa của mình.

Hình 2.11: Nhận dữ liệu được chia sẻ.
16


2.3. Đánh giá về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
2.3.1. Ưu điểm về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
- Khả năng chia sẻ tài nguyên: Với các không gian lưu trữ mạng lưới thiết bị ngoại
vi như máy tính, máy in được chia sẻ với các máy trạm mà không phải yêu cầu về phần
cứng. Điều này giúp các doanh nghiệp giảm chi phí và đồng thời nâng cao năng suất hơn
trong công việc.
- Phần cứng máy tính tiêu chuẩn được sử dụng cho các máy trạm cũng như máy chủ
mạng. Từ đó mang đến bạn những thiết kế linh hoạt, dễ dàng bảo trì một cách hiệu quả.
- Các ứng dụng thường gặp là trong thời gian chuyển tiếp cho người dùng đến nhiều
môi trường khác nhau. Lợi ích của việc này là giảm chi phí hơn so với khả năng cấp phép
độc lập.

- Thông qua việc chả sẻ tập tin, người dùng có thể chuyển đổi các tập tin một cách
dễ dàng. Đồng thời tăng khả năng bảo mật cho dữ liệu bạn gửi đi. Cũng cho phép người
dùng truy cập vào các ứng dụng trong của hệ thống.
- Hệ thống mạng LAN cho phép lưu trữ dữ liệu tập trung, cung cấp khả năng chia sẻ
dữ liệu từ một hệ thống máy chủ duy nhất. Mạng LAN còn giúp chúng ta hỗ trợ một số
tính năng chịu lỗi. Chính điều này đã làm cải thiện độ tin cậy của người dùng với mạng
LAN hơn. Đồng thời giảm tối đã thời gian chết cho doanh nghiệp.
- Hệ thống mạng LAN cũng cung cấp cho người dùng một bảo mật tập trung, cho
phép kiểm soát truy cập vào các hệ thống mạng lưới cũng như nguồn lực của mình. Tùy
thuộc vào yêu cầu của người dùng mà có các chính sách bảo vệ dữ liệu riêng.
- Khả năng giao tiếp với người dùng khác cũng dễ dàng hơn bởi hệ thống tin nhắn.
Chính vì vậy, mạng LAN giúp khả năng quản lý có hiệu lực hơn.
- Tiết kiệm khoảng cách.
- Khi cáp mạng bị đứt thì thông thường chỉ làm hỏng kết nối của một máy, các máy
khác vẫn hoạt động được.
2.3.2. Nhược điểm về công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
- Việc chia sẻ tài liệu qua mạng LAN không linh hoạt trong những hoàn cảnh khác
nhau vì nó chỉ có thể chia sẻ khi mọi người sử dụng máy tính của công ty đã kết nối mạng
LAN.

17


- Khi trao đổi các hệ thống mạng khác nhau thì các thông tin dù là đơn giản nhất
cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.
- Việc chia sẻ tài liệu tốn khá nhiều thời gian
- Khi thực hiện nếu sai sót bất kì bước nào trong quá trình chia sẻ tài liệu thì tài liệu
đó đều bị lỗi hoặc gây lỗi thiết bị.
- Không gian chia sẻ tài liệu bị hạn hẹp.
- Gây ra hạn chế về việc cập nhật và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp

- Chi phí rất cao khi phải lắp đặt toàn bộ hệ thống mạng LAN cho tất cả các bộ phận
phòng ban của công ty
- Hạn chế khả năng khai thác tài liệu
- Không có khả năng chia sẻ và nhận dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.
2.4. Giải pháp nâng cao công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr
Tech.
- Xây dựng hệ thống thông tin văn phòng để có thể chia sẻ tài liệu nhanh chóng và
đạt hiệu quả.
- Xây dựng hệ thống thông tin để liên kết các nhân viên, các phòng, ban, đơn vị
trong doanh nghiệp.
- Triển khai mô hình cơ sở dữ liệu phù hợp tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa
các nhân viên, bộ phận, tổ chức trong doanh nghiệp.
- Hoàn thiện, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật bảo đảm khả năng truyền dẫn, kết nối các hệ
thống thông tin trong và ngoài phạm vi cơ quan, tổ chức.
- Ứng dụng phần mềm vào công tác chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech: Phần
mềm SharePoint.
Chương 3
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SHARE POINT TRONG CÔNG TÁC CHIA SẺ TÀI
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SR TECH
3.1. Đặt vấn đề
Hiện tại, việc chia sẻ tài liệu tại công ty TNHH Sr Tech gặp rất nhiều khó khăn, cản
trở vì chưa có một giải pháp ưu việt nhất. Trước khi sử dụng mạng LAN thì việc chia sẻ
tài liệu chỉ thông qua văn bản, giấy tờ, nhiều hơn là chia sẻ qua email hoặc một số trang
18


mạng xã hội. Sau này khi sử dụng mạng LAN thì một số vấn đề đã được giải quyết, tuy
nhiên cũng gặp khá nhiều khó khăn. Thao tác để có thể chia sẻ tài liệu qua mạng Lan khá
phức tạp, yêu cầu người sử dụng phải thực hiện đúng, đủ quy trình mà nó thiết lập sẵn,

trường hợp thao tác sai thì tài liệu sẽ bị lỗi và không chia sẻ được. Mạng LAN cũng rất
hay gặp vấn đề về đường truyền, mà lỗi này thì chỉ những nhân viên kĩ thuật mới có khả
năng khắc phục vì vậy gây ra rất nhiều bất tiện trong quá trình sử dụng. Đặc biệt, mạng
LAN có một nhược điểm mà khó có thể khắc phục được đó là khoảng không gian chia sẻ
tài liệu bị hạn chế. Các máy tính chỉ có thể chia sẻ tài liệu cho nhau khi được kết nối với
nhau thông qua các đường truyền và kết nối với một máy tính chủ. Trong trường hợp đi
công tác xa mà vẫn muốn làm việc và chia sẻ tài liệu với các nhân viên trong phòng làm
việc hoặc nhóm dự án thì việc sử dụng mạng LAN là không thể. Vì vậy có một phương án
có thể giải quyết triệt để vấn đề này đó là ứng dụng phần mền SharePoint vào công tác
chia sẻ tài liệu tại công ty. Phần mềm SharePoint có thể giải quyết được những nhược
điểm của mạng LAN trong khi vẫn đáp ứng được ưu điểm mà mạng LAN đang có.
3.2. Giới thiệu về phần mềm Share point
3.2.1. Khái niệm:
SharePoint là 1 nền tảng phát triển ứng dụng web-based được xây dựng bởi
Microsoft nhằm phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau của doanh
nghiệp như cổng thông tin nội bộ (intranet), cộng tác (collaboration), quản lý nội dung
(content management), tự động hóa quy trình làm việc (workflow).
SharePoint tích hợp với Microsoft Office và được ra mắt lần đầu tiên năm 2001.
3.2.2. Nguồn gốc
“SharePoint phát triển từ các dự án có tên mã là “Máy chủ Office” và “Tahoe” trong
chu kỳ phát triển Office XP.
“Máy chủ Offixe’ được phát triển từ Phần mở rộng FrontPage và Office Server và
“Trang nhóm”. Nó nhắm mục tiêu hợp tác đơn giản, từ dưới lên.
“Tahoe” được xây dựng trên công nghệ chia sẻ với Exchange và Bảng điều khiển kỹ
thuật số trực tuyến, đã nhắm mục tiêu từ trên xuống, quản lý tìm kiếm và tài liệu. Các tính
năng tìm kiếm và lập chỉ mục của Sharepoint đến từ từ bộ tính năng “Tahoe”. Các tính năng
tìm kiếm và lập chỉ mục là sự kết hợp giữa các tính năng lập chỉ mục và thu thập thông tin
từ dòng sản phẩm Microsoft Site Server và từ ngôn ngữ truy vấn của Microsoft Index
Server.
19