KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quán cafe

Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quán cafe

Lớp:12CĐ-TP

Nhóm 5:
Nguyễn Duy Anh (Nhóm trưởng)
Trần Công Quan
Phạm Văn Hộp
Trần Thanh Dân

Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh
I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin
Hệ thống: Quản lý quán cafe
Người lập: Nhóm 5
STT

Chủ đề

Ngày lập:1/3/2014
Yêu cầu

Nhóm 5
Trang 1

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

1

Quản lý nhân viên

Nắm bắt được tình
hình làm việc theo sự
phân công của người
quản lý

01/03/2014

01/03/2014

2

Quản lý quá trình
nhập xuất hàng
hóa,thiết bị

Phải nắm bắt được
tình hình nhập xuất
hàng ra vào quán hằng
ngày

01/03/2014

01/03/2014

3

Quản lý bàn,khu
vực

Biết được vị trí của
bàn nào,ở đâu trong
quán

01/03/2014

01/03/2014

4

Quản lý thiết bị
máy móc

Để kiểm tra tình trạng
thiết bị, máy móc

trong quán một cách
thường xuyên

01/03/2014

01/03/2014

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:

Nhóm 5
Trang 2


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Đặng Sơn

Nguyễn Duy Anh

45 Tô Ký, Tân Xuân, Hóc
Môn, Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 01/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 8h30’
Thời điểm kết thúc: 9h

Đối
tượng

Chương
trình

Là nhân viên quản lý các
thiết bị, máy móc của quán
café.

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
vấn: chủ đề đề cập
 Tổng hợp các nội dung
chính
 Kết thúc

 Vai trò: là người hỏi, người
phỏng vấn.

 Vị trí: trưởng nhóm thu thập
thông tin PTTKHT.
 Trình độ: sinh viên khoa
CNTT
 Kinh nghiệm: 2 năm theo học
tại trường.
 2 phút
 2 phút
 15 phút
 3 phút
 1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 23 phút)

Nhóm 5
Trang 3


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý quán cafe

Bộ phận: quản lý các thiết bị, máy móc

Người được phỏng vấn: Đặng Sơn

Người phỏng vấn: Nguyễn Duy Anh

(nhân viên quản lý thiết bị)
Câu hỏi:

Trả lời:

Việc bảo trì thiết bị, máy móc có
thường xuyên không?

Khoảng 2 tháng/ 1 lần.

Câu hỏi 1:

Câu hỏi 2:
Hiện nay quán có ý định nhập thêm
một số thiết bị khác không?

Hiện nay quán đang dự định đầu tư
thêm một dàn âm thanh chất lượng để
có thể phục vụ cho khách hàng tốt hơn.

Câu hỏi 3:
Những loại thiết bị, máy móc có ở
quán?

Ở quán hiện có máy pha chế cafe, dàn
âm thanh, thiết bị phát wifi,… và một
số thiết bị khác.

Câu hỏi 4:

Máy móc và thiết bị có hay bị trục trặc
không? Và cách xử lý trong những
trường hợp đó?

Cũng có một số máy móc dễ bị hỏng
do quá cũ nên thường phải thay mới
như máy sinh tố,máy pha chế café.

Câu hỏi 5:
Khách hàng có than phiền về chất
lượng phục vụ của thiết bị trong quán
không?

Không.Bởi vì quán đã thay đổi rất
nhiều thiết bị để cho phù hợp với nhu
cầu của hiện nay

Nhóm 5
Trang 4


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:

Địa chỉ

Đối

tượng

Chương
trình

Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Lâm Vũ
Người phỏng vấn:
(nhân viên quản lý)
Trần Công Quan
45 Tô Ký, Tân Xuân, Hóc Môn, Hồ
Thời gian hẹn: 01/03/2014
Chí Minh
Thời điểm bắt đầu: 8h30’
Thời điểm kết thúc: 9h
Là quản lý quán cafe: Người trực tiếp Các yêu cầu đòi hỏi:
hiểu rõ về quá trình phân công nhân
 Vai trò: là người hỏi,
người phỏng vấn.
viên và nắm bắt vị trí của các khu
 Vị trí: thành viên
vực rõ nhất.
nhóm thu thập thông
tin PTTKHT.
 Trình độ: sinh viên cao
đẳng khoa CNTT
 Kinh nghiệm: Lần
đầu thực nghiệm
 Giới thiệu.
 2 phút

 Tổng quan về dự án.
 3 phút
 Tổng quan về phỏng vấn: chủ
 25 phút
đề đề cập
 Tổng hợp các nội dung chính
 5 phút
 Ý kiến của người được hỏi.
 5 phút
 Kết thúc
 1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 41 phút)

Nhóm 5
Trang 5


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý quán cafe

Bộ phận: quản lý bàn,khu vực

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lâm Vũ

Trần Công Quan

(nhân viên quản lý)
Câu hỏi:

Trả lời:

Ở quán mình có tất cả bao nhiêu khu
vực và số bàn trong mỗi khu vực là
bao nhiêu?

Quán có tất cả 3 khu vực:sảnh,trên
lầu,ngoài trời.Ở mỗi khu vực chỉ để
khoảng 7-10 bàn.

Câu hỏi 1:

Câu hỏi 2:
Để quản lý những bàn nằm ở những
khu vực đó thì anh sẽ quản lý bằng
cách nào?

Để quản lý được tất cả các bàn trong
quán thì thường dùng sổ sách để ghi
chép lại.

Câu hỏi 3:
Nếu như có một phần mềm chuyên

dụng cho việc quản lý này thì anh thấy
thế nào?
Trình độ tin học của anh có thể sử
dụng được chứ?

Về trình độ tin học của tôi thì ở mức
độ trung bình nên nếu được chỉ dẫn sơ
qua thì chắc cũng biết.Và nếu có phần
mềm quản lý được sử dụng trong quán
thì việc quản lý của tôi cũng sẽ giảm
bớt được đi rất nhiều.

Câu hỏi 4:
Bộ phận nhân viên được phân công
như thế nào?Anh thường lưu trữ các
báo cáo ở đâu?

Nhân viên được phân công theo ca và
khu vực được chỉ định.Các báo cáo
thường được lưu trữ trên máy tính của
quán để tiện cho việc theo dõi.

Nhóm 5
Trang 6


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:

Kế hoạch phỏng vấn
Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lâm Vũ

Phạm Văn Hộp

(nhân viên quản lý)
Địa chỉ

Đối
tượng

Chương
trình

45 Tô Ký, Tân Xuân, Hóc
Môn, Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 01/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 8h30’

Là quản lý quán cafe: Người
trực tiếp hiểu rõ về quá trình
phân công nhân viên và nắm
bắt vị trí của các khu vực rõ

nhất.

Thời điểm kết thúc: 9h
Các yêu cầu đòi hỏi:
 Vai trò: là người hỏi, người
phỏng vấn.
 Vị trí: thành viên nhóm thu
thập thông tin PTTKHT.
 Trình độ: sinh viên khoa
CNTT
 Kinh nghiệm: 2 năm theo học
tại trường.
 2 phút
 3 phút
 20 phút

 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
vấn: chủ đề đề cập
 Tổng hợp các nội dung
 5 phút
chính
 Ý kiến của người được
 5 phút
hỏi.
 Kết thúc
 1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 36 phút)

Nhóm 5
Trang 7


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý quán cafe

Bộ phận: quản lý nhân viên

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lâm Vũ

Phạm Văn Hộp

(nhân viên quản lý)
Câu hỏi:

Trả lời:

Vấn đề lương thưởng của nhân viên có
ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng
phục vụ , cũng như thái độ của nhân
viên đối với khách hàng không?

Có ảnh hưởng rất lớn. chất lượng
phục vụ của nhân viên tùy vào cấp
bậc, người mới đến thì lương sẽ thấp
hơn, kinh nghiệm còn thiếu sót.
Thưởng lương mỗi tháng sẽ khiến cho
nhân viên làm việc tốt hơn

Câu hỏi 1:

Câu hỏi 2:

Tuỳ theo thời gian biểu của từng nhân
viên mà quản lý,nhân viên sẽ cung cấp
Việc quản lí số ngày nghĩ, số ngày làm
thời gian để sắp xếp và phân công giờ
của nhân viên , số giờ làm,phân công
làm, ngày nghĩ thì sẽ được trừ vào
theo ca như thế nào?
ngày công, nếu nghĩ qua số ngày qui
định sẽ kỷ luật , giờ làm bình thường
thì giống như các nhân viên khác nếu
tăng ca thì lương sẽ được tăng thêm

Câu hỏi 3:

Nhóm 5
Trang 8

Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Quán có quan tâm đến trình độ học
vấn, cũng như năng lực làm việc của
tùng nhân viên không?

Có. Đây là yếu tố đầu tiên để nhận
việc của từng nhân viên, người có trình
độ cao sẽ được đưa vào bộ phận quản
lý với những vị trí còn trống , đương
nhiên lương cũng cao hơn

Câu hỏi 4:
Vậy có bao nhiêu bộ phận nhân viên
trong quán?

Bộ phận kiểm kê chi phi cung như sinh
hoạt hàng tháng, bộ phận phục vụ, bộ
phận vệ sinh.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:

Nhóm 5
Trang 9


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Kế hoạch phỏng vấn
Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân

(nhân viên quản lý nhập xuất)
Địa chỉ

Đối
tượng

45 Tô Ký, Tân Xuân, Hóc
Môn, Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 01/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 8h30’

Hiểu và nắm rõ thông tin về
quản lí hàng hóa.

Thời điểm kết thúc: 9h
Các yêu cầu đòi hỏi:

Quá trình lưu sổ sách , nhập

hàng

Chương
trình

 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
vấn: chủ đề đề cập
 Tổng hợp các nội dung
 5 phút
chính
 Ý kiến của người được
 5 phút
hỏi.
 Kết thúc
 1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 46 phút)

Phiếu phỏng vấn:

Nhóm 5

 Vai trò: là người hỏi, người
phỏng vấn.
 Vị trí: thành viên nhóm thu
thập thông tin PTTKHT.
 Trình độ: sinh viên khoa
CNTT
 Kinh nghiệm: 2 năm theo học

tại trường.
 2 phút
 3 phút
 30 phút

Trang
10


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý quán cafe

Bộ phận: Quản lý nhập xuất hàng
hóa,thiết bị

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân

(nhân viên quản lý nhập xuất)
Câu hỏi:

Trả lời:

Tiêu chuẩn sản phẩm đầu vào của
quán anh thế nào?

Sản phẩm phải đảm bảo chất lượng và
phải đúng hạn sử dụng theo quy định...

Câu hỏi 1:

Câu hỏi 2:
Việc nhập xuất hóa đơn hàng hóa được Sản phẩm được đặt từ các đại lý sẽ
tiến hành như thế nào?
mang trực tiếp đến quán,sau đó thì
nhân viên sẽ kiểm tra sản phẩm,số
lượng,...và chất lượng.
Câu hỏi 3:
Quán anh lựa chọn đại lý cung cấp dựa Quán chọn những đại lý cung cấp phải
vào những tiêu chí nào?
có uy tín,có giao hàng tận nơi và phải
hợp pháp...
Câu hỏi 4:
Hóa đơn nhập hàng sẽ đc thanh toán
như thế nào?

Hóa đơn nhập hàng quán chúng tôi sẽ
thanh toán ngay sau khi nhân viên
kiểm tra hàng xong.

Câu hỏi 5:

Nước giải khát có phải là mặt hàng
chủ yếu của quán anh?
Nhóm 5

Không hẳn là vậy,bởi vì ngoài nước
giải khát quán chúng tui còn cung cấp

Trang
11


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

thức ăn nhanh và 1 số loại rượu...
Câu hỏi 6:
Những mặt hàng hết hạn sử dụng mà
quán vẫn chưa bán đc quán anh xử lý
như thế nào?

Các mặt hàng hết hạn sử dụng mà vẫn
chưa bán đc thì quán sẽ trả lại đại lý
cung cấp...

II. Mô tả - phân tích hệ thống và biểu mẫu
Qua lần khảo sát ngày 1/3/2014 của nhóm tại quán cafe Sài Gòn Phố tại 45 Tô Ký,
Tân Xuân, Hóc Môn, Hồ Chí Minh thì nhóm đã thu thâp được như sau:
 Hệ thống lưu trữ:
1) Quán sẽ lập ra một danh sách nhân viên bao gồm:mã nhân viên,họ

tên nhân viên, phái, năm sinh, chức vụ, lương cơ bản, số ngày
làm, số ngày nghỉ…
2) Trong quá trình nhập xuất hàng hóa và thiết bị thì nhân viên sẽ lập
một báo cáo bao gồm: mã số phiếu, số lượng nhập hoặc số lượng
xuất, giá cả, ngày nhập, ngày lập phiếu
3) Mỗi nhân viên phục vụ sẽ hoạt động trong khu vực được chỉ định
và sẽ lập một hóa đơn ngay sau khi nhân viên báo cáo cho quản lý
về thức uống của khách bao gôm: Số bàn, khu vực, loại thức uống,
giá cả, số lượng
4) Quản lý thiết bị máy móc sẽ lưu thông tin của các loại máy móc
trong quán : mã số thiết bị, tên thiết bị, số lượng máy, tình trạng
thiết bị máy móc.
 Hoạt động của hệ thống:
1) Quán Sài Gòn Phố làm việc cả tuần. Đối với nhân viên thì sẽ quản lý
được số nhân viên đi làm trong ngày và làm báo cáo lên chủ quán
hàng tháng

Nhóm 5

Trang
12


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

2) Đối với khách hàng thì sẽ quản lý được số bàn của khách trong khu
vực đó để tạo ra một hóa đơnvà nếu khách làm thiệt hại về vật chất
của quán thì sẽ phải trả tiền bồi thường cho quán.

3) Đối với việc nhập xuất hàng hóa thì hệ thống sẽ quản lý được tất cả
các phiếu nhập từ trước cho tới nay và sẽ xóa bớt dữ liệu trước đó sau
khi tổng kết báo cáo của 1 tháng nhằm giảm dung lượng bộ nhớ của
các bộ lưu trữ của máy
4) Đối với quá trình quản lý thiết bị ,máy móc thì khi nhìn vào báo cáo
của quá trình quản lý ta sẽ biết được là nên thay mới hay nâng cấp
thiết bị để phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Nhóm 5

Trang
13


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Nhóm 5

Trang
14


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Nhóm 5

Trang
15


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Nhóm 5

Trang
16


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Biểu đồ phân rã :

Hệ thống quản lý

Quản lý nhân
viên

Nhóm 5

Quản lý quá trình
nhập xuât hàng
hóa,thiết bị

Quản lý
bàn,khu vực

Trang
17

Quản lý thiết
bị,máy móc


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Quản lý nhân viên:
Quản lý nhân viên

Số nhân viên

Phân công
theo ca,công
việc

Kiểm tra số nhân viên
hiện đang có mặt theo
sự phân công

Báo cáo sỉ số
nhân viên

Quản lý nhập xuất:
Quản lý nhập xuất

Kiểm tra hàng
hóa

Nhóm 5

Chuyển hàng
hóa vào kho

Đưa hàng hóa vào sử
dụng

Trang
18

Lưu báo cáo chi
tiết về hàng hóa


Đề tài: Quản lý quán cafe

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống

Quản lý bàn,khu vực:
Quản lý bàn,khu vực

Kiểm tra số

bàn trong từng
khu vực

Phân công
nhân viên
phục vụ

Giải quyết sự
cố khi xảy ra ở
khu vực

Thanh toán tiền
theo bàn khi có
yêu cầu

Lưu báo cáo
vào máy

Quản lý thiết bị máy móc:
Quản lý thiết bị,máy
móc

Kiểm tra thiết
bị trước khi sử
dụng

Nhóm 5

Mua thiết bị mới
,nâng cấp cho các

thiết bị trong quán

Giải quyết sự
cố khi xảy ra

Trang
19

Kiểm tra thiết bị
lần cuối cùng
trong ngày

Lưu báo cáo
vào máy