TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
I. THỦ TỤC CHỨNG TỪ THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Cơ sở chứng từ để tính trả lương theo thời gian là “Bảng chấm công” mấy số 01 -
LĐLT , còn cơ sở để tính trả lương theo sản phẩm là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công
việc hoàn thành”- mẫu số 06 - LĐLĐ, ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau:
- Phiếu báo làm thêm giờ - mẫu số 07 - LĐTL
- Hợp đồng giao khoán - mẫu số 08 - LĐTL
- Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu số 09 - LĐTL
Đơn vị...... Mẫu số: 06 - LĐTL
Bộ phận.....
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn chỉnh
Ngày..... tháng ....... năm 199...
Tên đơn vị (hoặc cá nhân)....
Theo hợp đồng số ......ngày .... tháng...... năm199...
STT
Tên sản phẩm
(công việc)
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3 D
Σ
X X X
Tổng số tiền (viết bằng chữ)...
Người giao việc
(Ký, họ tên)
Người nhận việc
(Ký, họ tên)
Người kiểm tra
chất lượng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên)

II. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG:
1. Tài khoản 334:
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho
công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các
khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 - phải trả CNV.
Bên nợ: các khoản tiền lương, tiền công tiền thưởng BHXH và các khoản khác đã trả,
đã ứng cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên
Bên có:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả cho
công nhân viên.
Số dư bên có: các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng các các khoản khcá phải
trả cho công nhân viên.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt số dư nợ TK334
(nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả và tiền lương , tiền công, tiền thưởng và các
khoản khác cho công nhân viên.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán lương và thanh toán
các khoản khác. Để hạch toán hai khoản này kế toán phải sử dụng 2 tài khoản cấp 2:
TK3341: tiền lương: Dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thưởng và các khoản
phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương.
TL3342: các khoản khác: dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thưởng có nguồn
bù đắp riêng từ các quỹ khác ngoài lương ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên
quan.
TK662: chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân
công trực tiếp vào giá thành sản phẩm bao gồm chi phí tiền lương trả cho công nhân sản
xuất và những khoản trích theo chế độ. Tài khoản này được mở chi tiết theo đối tượng
hạch toán chi phí.
TK627(6271) chi phí nhân viên quản lý phân xưởng dùng để tập hợp chi phí tiền
lương và các khoản trích theo lương cuả nhân viên quản lý phân xưởng.

TK641(6411) chi phí nhân viên bán hàng: Dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các
khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng.
TK642 (6421) chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp dùng để tập hợp chi phí tiền
lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý và sử dụng một số tài khoản
khác như:
TK111, TK141; TK335; TK333; 338...
2. Tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác.
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp
ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). Tài khoảng này
còn phản ánh các khoản doanh thu nhập trước và cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.
a. Nội dung phản ánh tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết
định của cấp có thẩm quyền ghi trong buôn bán xử lý, nếu đã xác định được nguyên nhân.
- Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân,còn chờ quyết định xử lý của cấp
có thẩm quyền.
- Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của toà án
(tiền nuôi con khi li dị, con ngoài giá thú...)
- Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
- Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh.
- Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng các
khoản đi vay, đi mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời.
- Các khoản nhận từ đơn vị uỷ thác hoặc các đại lý của đơn vị nhậ uỷ thác hàng xuất
nhập khẩu hoặc đại lý bán hàng để hợp các loại thuế xuất, nhập khẩu, doanh thu...
- Các khoản phải trả, phải nộp khác.
b. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK338 - phải trả, phải nộp khác:
Bên nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong
biên bản xử lý.
- BHXH phải trả công nhân viên

- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT và chi phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH,
BHYT và kinh phí công đoàn.
- Số kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK511 - doanh thu bán hàng phần doanh
thu của kỳ kế toán.
- Thuế doanh thu phải nộp tính trên doanh thu nhận trước
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên có:
- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân)
- Giá trị tài khoản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo
quyết định ghi trong biên bản xử lý chưa xác định ngay được nguyên nhân.
- Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nước ở tập thể.
- Trích BHYT trừ vào lương của công nhân viên
- BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù.
- Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.
- Các khoản phải trả khác.
Số dư bên có:
- Số tiền cần phải trả, cần phải nộp
- BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý
hoặc số quỹ để bù cho đơn vị chưa chi hết.
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
Tài khoản này có thể có số dư bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải
trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
TK338 có 6 tài khoản cấp 2:
TK3381: tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ
nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
Trường hợp tài sản thừa xác định được nguyên nhân và có biện pháp xử lý thì được
ghi ngay vào các tài khoản có liên quan, không hạch toán vào TK 338 (3381).
- TK 3382 - kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công

đoàn tại đơn vị.
- TK 3383 - BHXH: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của đơn vị.
- TK 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quyết
định.
- TK 3387 - Doanh thu nhận trước: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm
doanh thu nhận trước. Chỉ hạch toán vào TK này số tiền khách hàng trả trước hoặc niên độ
kế toán về lao vụ, dịch vụ... đơn vị đã cung cấp cho khách hàng. Từng kỳ kế toán trích, kết
chuyển doanh thu nhận trước sang TK511. Không hạch toán vào TK3387 số tiền người
mau ứng trước mà đơn vị chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách
hàng.
- TK3388 - phải trả phải nộp khác : phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị
ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản từ TK331 đến TK336 và
từ TK3381 đến TK3387
III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN:
1. Hạch toán tiền lương:
a. Hạch toán chi tiết tiền lương:
1a hạch toán số lương lao động
- Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách thường do phòng
tổ chức lao động quản lý dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm cả số lao
động dài hạn và số lao động tạm thời cả lực lượng lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động
thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất.
- Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng
cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao
động hiện có của từng đơn vị.
- Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác, tình hình biến
động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho
việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời.
- Số lao động tăng thêm khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động chứng từ là các
hợp đồng lao động.
- Số lao động giảm khi lao động trong doanh nghiệp thuyên chuyển công tác, thử

việc, nghỉ hưu, mất sức.
- Các chứng từ hạch toán số lượng lao động do phòng tổ chức lao động lập
2a. Hạch toán thời gian lao động:
Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động
của từng người trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho một lao động được chính xác.
Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc
ngừng sản xuất nghỉ việc của từng người lao động từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban
trong doanh nghiệp
Chứng từ hạch toán thời gian lao động:
+ Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng
cho các tổ đội. Phòng ban ghi hàng ngày. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban
trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt của bộ phận mình
phụ trách. Cuối tháng dựa trên số liệu trên bảng chấm công tính ra tổng số giờ làm việc,
nghỉ việc để căn cứ tính lương thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh
nghiệp ở mỗi bộ phận.
+ Phiếu làm thừa giờ (hay phiếu làm thêm) được hạch toán chi tiết cho từng người
theo số giờ làm việc.