LUAN VAN công tác mô tả biên mục tại trung tâm thông tin thư viện, đại học quốc gia hà nội

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thế kỷ 21, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và cơng nghệ cùng với
xu thế hội nhập là những địi hỏi và thách thức cho ngành thông tin thư viện nói
chung và cho thư viện đại học nói riêng cần phải có những đổi mới trong hoạt động,
bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước. Tổ chức và cung cấp thô ng tin luôn được xác định là một trong
những nhiệm vụ hàng đầu có tính chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri
thức ở các trường đại học.
Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo và nghiên cứu
trọng điểm trong hệ thống các trường đại học ở Việt Nam hiện nay. Để phục vụ cho
chương trình đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN, Trung
tâm Thông tin – Thư viện được giao nhiệm vụ phát triển nguồn lực thông tin phục
vụ nhiệm vụ chiến lược 16 + 23 và đào tạo tín chỉ của ĐHQGHN, đã ln bám sát
chương trình đào tạo để bổ sung số lượng tài liệu trong năm học sau luôn tăng gấp 2
đến 3 lần năm học trước. Làm thế nào để giúp cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của
trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tin do thư viện quản
lý?. Điều đó đòi hỏi Trung tâm phải làm tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc
xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm
kiếm thơng tin tự động hố. Đó chính là bài tốn đặt ra đối với cơng tác xử lý tài
liệu trong các cơ quan thông tin thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV,
ĐHQGHN nói riêng.
ĐHQGHN là một đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; trong quá
trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu
có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh, bao gồm các cơng trình nghiên cứu khoa học,
luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa
học … Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy,
nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên. Do đó, việc tổ chức, quản lý,
khai thác nguồn tin nội sinh này đã được Ban lãnh đạo ĐHQGHN đặc biệt quan tâm

2

và đã xây dựng thành các dự án. Trong đó, việc xây dựng các bộ sưu tập số đã và
đang được tiến hành và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Ban giám đốc
ĐHQHHN. Việc xây dựng các bộ sưu tập số không chỉ là phương tiện cung cấp các
tài liệu học tập, nghiên cứu trong không gian số - phù hợp với xu thế của thời đại,
nó cịn là một trong những tiêu chí để xếp hạng Website ĐHQGHN qua chỉ số
Webometrics – Webometrics là một cách thức đánh giá các website của đại học do
nhóm nghiên cứu Cybermetrics Lab thuộc tổ chức Spanish National Research
Council (CSIC) có trụ sở tại Madrid đề xuất và được thừa nhận rộng rãi, được các
tổ chức đảm bảo chất lượng sử dụng. Đến nay, tổ chức này đã thực hiện xếp hạng
cho hơn 20.000 đại học trên thế giới. Một trong những chỉ số mà Webometrics tính
điểm đó là chỉ số thư tịch khoa học Sc (viết tắt của từ Scholar), đo số tài liệu khoa
học số hóa định dạng html hay pdf có cấu trúc chuẩn của một tài liệu khoa học. Nhờ
đó mà Google scholar mới có thể nhận diện được tài liệu thơng qua phân tích cấu
trúc chuẩn của tài liệu khoa học này.
Để xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số của ĐHQGHN một cách hiệu
quả và bền vững nhất thiết phải nghiên cứu xây dựng kiến trúc tổng thể và kế hoạch
phát triển, xử lý tài liệu số theo các chuẩn quốc tế, sử dụng phần mềm tương thích.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn biên mục trong
công tác biên mục nhằm xây dựng những CSDL thư mục, các CSDL toàn văn, tạo
lập các tham chiếu qua lại và mối liên kết với các tư liệu khác, thiết lập những
đường liên kết hữu ích trong tài liệu số, mang tới sự nhất quán khi mô tả tài liệu
khoa học, tích hợp tra cứu liên thư viện, chia sẻ thơng tin trong những hệ thống mục
lục liên hợp... tác giả luận văn chọn đề tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung
tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” với mong muốn làm sảng tỏ
những nội dung của công tác biên mục và khảo sát mức độ áp dụng các chuẩn biên
mục, trên cơ sở có những giải pháp nâng cao hiệu cơng tác biên mục, hồn thiện

cơng tác xử lý thơng tin tư liệu, phục vụ ngày càng tốt hơn sự nghiệp giáo dục đào
tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, góp phần quảng bá uy tín và thương hiệu
ĐHQGHN trong giai đoạn hiện nay là vấn đề có tính cấp thiết.


3

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trong cơng tác biên mục, có rất nhiều các cơng cụ biên mục được sử dụng
phổ biên rộng rãi cho các thư viện trên thế giới và trong nước như: Tiêu chuẩn Mô
tả thư mục quốc tế ISBD, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, mô tả dữ liệu XML,
Dublin Core; Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại của Thư
viện Quốc hội (LCC), Khung Phân loại BBK; Bảng tiêu đề chủ đề của Thư viện
Quốc hội (LCSH), Bảng tiêu đề chủ đề Sears; Từ điển từ chuẩn của UNESCO; Khổ
mẫu MARC 21; Tra cứu liên thư viện Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10161,...
Trước những năm 1980, thực tiễn biên mục ở Việt Nam chịu rất nhiều ảnh
hưởng của Liên Xơ cũ. Khi ISBD được phổ biến thì hầu hết các thư viện ở Việt
Nam đều áp dụng mô tả tài liệu dựa trên tiêu chuẩn này.
AACR đã được lưu hành ở Miền Nam Việt Nam từ trước năm 1975 với
nhan đề “Quy tắc tổng kê Anh -Mỹ”; như vậy có thể nói AACR khơng xa lạ với
thực tế biên mục ở Việt Nam. AACR2 tiếp tục được nghiên cứu, phát triển và đã
được dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau và được xuất bản dưới 2 dạng: ấn phẩm và
điện tử. Năm 2009 AACR2 đã được dịch sang tiếng Việt và xuất bản dưới dạng ấn
phẩm; tạo ra một cơng cụ hữu ích cho cơng tác biên mục ở Việt Nam.
Khung Phân loại thập phân Dewey đã được dịch sang tiếng Việt, được sử
dung bởi 200.000 thư viện tại hơn 138 quốc gia và trong 62 thư mục quốc gia.
Tháng 3 năm 1995, Hội thảo đầu tiên về siêu dữ liệu Dublin Core được tổ
chức tại Dublin, Ohio, Mỹ. Dublin Core đã được áp dụng trên 20 ngôn ngữ. Được
Ủy ban Châu Âu về tiêu chuẩn hóa/Hệ thống tiêu chuẩn hóa Xã hội thơng tin cơng
nhận làm tiêu chuẩn. Việt Nam đang đề nghị chọn Dublin Core là khổ mẫu siêu dữ

liệu trên các Website hoặc Portal của cơ quan nhà nước.
Năm 1997, MARC 21 ra đời trên cơ sở kết hợp hai khổ mẫu USMARC và
CANMARC. MARC 21 là sự hồn thiện của MARC II, do vậy nó kế thừa và phát
huy cấu trúc của MARC II. MARC 21 không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng và
liên kết. Trong đó, khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trị chủ đạo, với một cấu
trúc hồn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy nó thu hút được sự


4

quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng.
Khổ mẫu MARC là cơng cụ khơng thể thiếu của q trình biên mục tự động, cho
phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở
rộng các phương thức tiếp cận và tra tìm tài liệu thuận tiện.
Có khá nhiều các tài liệu, các bài báo đã được công bố, các luận văn đã được
bảo vệ đề cập đến DDC, AACR2, MARC21, cụ thể như:
-

Các bài báo đã được đăng trên các tạp chí gần đây: bài “Tổng kết hội nghị -

hội thảo sơ kết 3 năm áp dụng DDC trong ngành thư viện Việt Nam” của tác giả
Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1-2010; bài “Thực tiễn
công tác phân loại tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số vấn đề đặt ra” của tác giả Vũ
Dương Thúy Ngà đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 3-2012; bài “Một số vấn
đề về áp dụng AACR2 trong biên mục mô tả tại các thư viện Việt Nam” của tác giả
Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thơng tin và Tư liệu, số Số 1/2009; “Về vấn
đề áp dụng thống nhất AACR2 trong giảng dạy và trong công tác biên mục” của tác
giả Nguyễn Thị Đào đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 4-2012; bài “Áp
dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành
đăng trên Tạp chí Thơng tin và Tư liệu, số số 2-2006; bài “Ứng dụng MARC21 tại

Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trên tạp chí Thư
viện Việt Nam, số Số 1-2010.
-

Các luận văn: “Nghiên cứu áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại thư

viện Trường đại học Hà Nội” của tác giả Lê Thị Thành Huế (năm 2010); “Công tác
phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện
Đại học Sư phạm Hà Nội 2” của tác giả Ngô Thị Linh (năm 2013); “Ứng dụng Khung
phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội thực trạng và
giải pháp” của tác giả Phạm Ngọc Hương (năm 2013).
-

Một số cơng trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học

Quốc gia Hà Nội, như: Luận văn: “Hồn thiện cơng tác Thơng tin - Thư viện Đại
học Quốc gia Hà nội”, của tác giả Nguyễn Văn Hành, bảo vệ năm 2000; Luận văn
“Phân loại và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông


5

tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Trương Thị Kim Thanh, bảo
vệ 2000; Luận văn “Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ Thông tin
– Thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác
giả Phạm Thị Yên, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu
tại Trung Tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Đồng
Đức Hùng, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Hiện đại hóa cơng tác phục vụ bạn đọc tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Lê Minh
Thu, bảo vệ 2006; Luận văn“ Xây dựng thư viện điện tử tại Trung tâm Thông tin

Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội- Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”, của tác
giả Trần Thị Minh Nguyệt, bảo vệ năm 2010; Luận văn “Nghiên cứu nhu cầu tin tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Nguyễn
Bích Hạnh, bảo vệ năm 2011; Luận văn “Quản lý, phát triển nguồn nhân lực tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Hoàng Văn
Dưỡng, bảo vệ năm 2011.
Như vậy, các cơng trình nghiên cứu trên chưa có một cơng trình nào đi sâu
nghiên cứu về cơng tác biên mục; đặc biệt là vấn đề kiểm sốt tính thống nhất trong biên
mục. Với CSDL thư mục lên tới hàng ngàn, hàng vạn biểu ghi, nếu khơng có các cơng
cụ kiểm sốt tính nhất qn thì sẽ làm giảm chất lượng của bộ máy tra cứu, dẫn đến hiện
tượng tản mạn, nhiễu và mất tin.
Trong 3 năm trở lại đây, được sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo
ĐHQGHN, Dự án đầu tư chiều sâu và dự án Ebooks đã được được thực hiện và
đang vào giai đoạn sử dụng thử nghiệm tại các thư viện trực thuộc Trung tâm; trong
đó có phần mềm mới Virtual, Content Pro. Quá trình triển khai và áp dụng phần
mềm có ảnh hưởng tới một số cơng đoạn trong q trình biên mục xử lý tài liệu của
Trung tâm.
Song song với việc bổ sung nguồn tài liệu truyền thống dạng in ấn, phát triển
nguồn tài liệu số với phương thức phục vụ mà bạn đọc có thể khai thác bất kỳ lúc
nào và ở bất cứ đâu là nhiệm vụ quan trọng được Trung tâm ưu tiên hàng đầu, góp
phần hồn thiện các bước xây dựng thư viện điện tử, tiến tới thư viện số ở Trung


6

tâm. Trong khi đó yêu cầu xử lý tài liệu số đã có nhiều thay đổi cũng như địi hỏi
của người dùng tin đối với việc tra cứu, tìm kiếm tin cũng đã khác trước rất nhiều.
Tất cả những vấn đề trên đặt ra cho công tác biên mục - xử lý tài liệu của
Trung tâm những yêu cầu mới, cần có những nghiên cứu, đánh giá và đưa ra những
giải pháp thích hợp.

3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác biên mục tại Trung tâm Thông
tin - Thư viện, ĐHQGHN, bao gồm việc áp dụng: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ
AACR2, Chuẩn Dublin Core, Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC 14), Bộ từ
khóa, Khổ mẫu MARC21.
4. Phạm vi nghiên cứu
4.1 Phạm vi về không gian
Trung Tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN.
4.2 Phạm vi về thời gian
Hiện trạng áp dụng các chuẩn biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện,
ĐHQGHN từ khi triển khai thực hiện Công văn 1597/BVHTT (2007) đến giai đoạn
hiện nay.
5. Mục đích nghiên cứu
Luận văn tập trung khảo sát, nghiên cứu công tác biên mục tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN; đồng thời góp phần xây dựng lý luận cơng tác
biên mục và hồn thiện cơng cụ biên mục đặc biệt là cho các thư viện đại học ở Việt
Nam. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác biên
mục tại Trung tâm.
6. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đích trên, Luận văn tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ
chính sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về biên mục.
- Tìm hiểu vị thế, vai trò của ĐHQGHN trước yêu cầu đổi mới giáo dục đại
học Việt Nam và nhiệm vụ nâng cao vị thế của ĐHQGHN trong khu vực và trên thế
giới; Xác định đặc điểm Trung tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN.


7

- Xác định ý nghĩa, vai trò, đặc điểm của công tác biên mục tại các cơ quan

thông tin – thư viện nói chung và tại Trung tâm Thơng tin -Thư viện, ĐHQGHN nói
riêng.
- Nghiên cứu thực trạng cơng tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư
viện, ĐHQGHN.
- Đánh giá, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1 Phương pháp luận
Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy
vật lịch sử, quan điểm của Hồ Chí Minh, đường lối của Đảng và Nhà nước về hoạt
động thông tin - thư viện.
7.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã
vận dụng phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp trao đổi chuyên gia
8. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn
8.1 Về mặt lý luận
Kết quả nghiên cứu của cơng trình góp phần hoàn thiện lý luận về biên mục.
8.2 Về mặt thực tế
Góp phần nhận dạng cơng tác biên mục, đặc biệt là các công cụ biên mục
đang được áp dụng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN.

8

Xây dựng quy trình biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện,
ĐHQGHN.
Đưa ra các giải pháp góp phần hồn thiện và nâng cao hiệu quả cơng tác
biên mục tại Trung tâm.
9. Cấu trúc của luận văn
Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN với công tác biên mục
Chương 2: Thực trạng công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện, ĐHQGHN.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN.


9

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐHQGHN VỚI
CÔNG TÁC BIÊN MỤC
1.1. Tổng quan về biên mục
1.1.1.Khái niệm biên mục
- Biên mục được coi là hoạt động chính yếu nhất để thực hiện kiểm soát thư
mục, tạo ra cơng cụ thư mục. Là tồn bộ q trình có liên quan đến tổ chức các
cơng cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng, bao gồm mơ tả thư mục, phân loại
và định chủ đề tài liệu. Có thể khẳng định, lịch sử thư viện gắn liền với lịch sử biên
mục. Theo Đại từ điển tiếng Việt: “biên” là viết, ghi chép, tổ chức, sắp xếp theo một
trật tự nhất định [8, tr. 157]; “mục” là phần nhỏ tên sách báo hoặc một nội dung trọn
vẹn [8, tr. 1150]. Theo nghĩa đó, có thể hiểu “biên mục” là việc tổ chức, sắp xếp nội
dung mô tả tài liệu theo một trật tự nhất định.
- Theo Bách khoa thư về hệ thống cơ sở dữ liệu (Encyclopedia of Database
Systems[49, p 309]: Biên mục là sử dụng những quy tắc, tiêu chuẩn để tạo ra bản

thay thế tài liệu, nó mô tả những yếu tố chủ yếu về tài liệu để nhận dạng tài liệu này
là duy nhất, phân biệt với các tài liệu tương tự khác. Khi khơng nhìn vào tài liệu,
người dùng có thể biết đầy đủ thơng tin về tài liệu mà họ cần nếu nó phù hợp với nhu
cầu của họ. Thông thường biên mục bao gồm mơ tả thư mục (cịn gọi là biên mục mơ
tả), phân tích chủ đề (bao gồm định tiêu đề chủ đề và định chỉ số phân loại).
- Theo tác giả Vũ Văn Sơn, biên mục được xác định là “một bộ phận của q
trình kiểm sốt thư mục, là tồn bộ q trình liên quan đến tổ chức các cơng cụ thư
mục nói chung và mục lục nói riêng: mơ tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm sốt
tính thống nhất. Việc kiểm sốt tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai
đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề” [6, tr. 28 ].
Trong định nghĩa này, biên mục bao gồm: mô tả thư mục, phân tích chủ đề
và kiểm sốt tính thống nhất. Thực chất cơng việc kiểm sốt tính thống nhất chính
là kiểm sốt tính nhất qn các yếu tố mơ tả thư mục và trong việc lập các tiêu đề
mô tả khi mơ tả thư mục; cũng như kiểm sốt tính nhất quán các tiêu đề chủ đề và


10

các kí hiệu phân loại khi biên mục chủ đề. Cơng cụ để tiến hành cơng việc kiểm
sốt tính thống nhất là các hộp phiếu công vụ, các Hồ sơ tiêu đề chuẩn (authority
files) trong máy tính. Các cơng cụ này thường được xây dựng dựa trên các quy tắc
mô tả (như ISBD, AACR2), các Khung đề mục chủ đề, các bảng phân loại, các bộ
từ khóa, các từ điển và từ chuẩn, …
- Theo ODLIS. Online Dictionary for Library and Information Science (Từ
điển trực tuyến về khoa học thông tin thư viện) [63]: Biên mục là quá trình tạo ra
những bản mô tả cho mục lục. Trong thư viện, công việc biên mục thường bao gồm:
mô tả thư mục, phân tích chủ đề, cung cấp chỉ số phân loại và những hoạt động liên
quan đến sự chuẩn bị về mặt vật lý tài liệu để xếp giá sách, những công việc này
thường được thực hiện bởi cán bộ thư viện chuyên nghiệp được gọi là cán bộ biên
mục.

Từ những định nghĩa trên, tùy theo góc độ tiếp cận nghiên cứu, nhưng điểm
chung có thể khái qt về cơng tác biên mục qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục

Biên mục

Biên mục mô tả
(Mô tả thư mục)

Biên mục chủ đề
(Phân tích chủ đề)

Định định chủ đề

Phân loại

Kiểm sốt tính thống nhất


11

*Biên mục mô tả
Biên mục mô tả (descriptive cataloguing) hay cịn gọi là mơ tả thư mục: là
việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo
những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có những khái niệm về một tài liệu trước khi
tiếp xúc với tài liệu đó.
Theo tác giả Vũ Văn Sơn: “Biên mục mô tả là một bộ phận của q trình
biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về
tài liệu để giúp lưu giữ và tìm lại tài liệu một cách chính xác và khơng nhầm lẫn với
các tài liệu khác” [6, tr. 29].

Bảng thuật ngữ trong Nguyên tắc biên mục quốc tế (IFLA, 2009) đã định
nghĩa biên mục mô tả là “phần của công tác biên mục cung cấp dữ liệu mô tả và các
điểm truy cập không phải chủ đề”.
Theo Giáo sư Patricia G. Oyler (Giáo sư về Khoa học thông tin – thư viện,
trường đại học Simmons, Mỹ): biên mục mô tả là một phần của quá trình biên mục
liên quan tới việc nhận dạng và mơ tả một gói thơng tin, việc ghi lại thơng tin này
dưới hình thức biểu ghi mục lục, lựa chọn và trình bày điểm truy cập cùng với các
điểm truy cập chủ đề.
Như vậy, biên mục mô tả là một bộ phận của q trình biên mục có liên quan
đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu ấy trên một phiếu
mô tả mục lục hay biểu ghi thư mục sao cho nó có thể nhận dạng được tài liệu ấy
một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác và được thể hiện qua
các điểm truy cập được tạo lập.
Mục đích của mơ tả thư mục là giúp người dùng tin có khái niệm về tài liệu
và dễ dàng tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
Những yếu tố cơ cản của mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin trách nhiệm, lần xuất
bản, thông tin về xuất bản, phát hành, mô tả vật lý,…
Mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là
một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó
bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho người dùng tin một bản mô tả


12

duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin. Với tư cách
là một cơng đoạn, người ta gọi đó là cơng tác biên mục – biên mục mơ tả. Đó là
bước đầu tiên của xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và được trình bày
theo một quy tắc chặt chẽ.
Biên mục mô tả bao gồm các công việc:
Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình

thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, năm nơi xuất bản, nhà xuất bản, số trang …)
Ghi các dữ liệu trên phiếu, tờ nhập tin- worksheet hay nhập dữ liệu vào biểu
ghi theo các quy định và tiêu chuẩn cụ thể để phục vụ cho việc khai thác thông tin
sau này.
Biên mục mô tả cung cấp cho tài liệu một bản mô tả duy nhất, khơng mơ hồ,
nó giúp cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào
các bộ phiếu hay các biểu ghi và tìm kiếm lại được các tài liệu đó. Thơng qua việc
mơ tả sẽ giúp cho NDT có một khái niệm về tài liệu nhanh chóng, tìm được tài liệu
phù hợp với u cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục
lục phiếu, cơ sở dữ liệu…)
Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc
trưng cơ bản của tài liệu. Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu,
lựa chọn các yếu tố đặc trưng, đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả. Các yếu tố mô tả
sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định, có hệ thống dấu quy định đặt trước mỗi
yếu tố mô tả và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả/biểu ghi. Các công cụ mô tả
thư mục được sử dụng phổ biến là Tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế (ISBD), Quy
tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).


13

Sơ đồ 1.2: Quy trình biên mục mơ tả
Biên mục mô tả

Tạo lập bản mô tả thư mục

Tạo các điểm truy cập cho biểu ghi thư mục

8 vùng mô tả:
Các yếu tố mô tả

Cấu trúc của bản mô tả
Dấu phân cách

Lựa chọn điểm truy cập:
Hình thức của các điểm truy cập
Điểm truy cập chính
Điểm truy cập bổ sung

Tạo biểu ghi thư mục

Kiểm sốt tính thống nhất

Theo Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, có ba mức độ chi tiết trong bản
mô tả thư mục, mỗi mức độ mô tả phải chứa những yếu tố tối thiểu phải có khi thư
viện hoặc tổ chức biên mục chọn mức đó để mô tả.
Mức độ thứ nhất: đưa vào bản mô tả tối thiểu tập hợp những yếu tố như
trong sơ đồ sau:
Nhan đề chính / thơng tin trách nhiệm đầu tiên, nếu khác tiêu đề mơ tả chính
về hình thức hoặc số hoặc khơng có tiêu đề mơ tả chính. – Lần xuất bản. – Chi tiết
đặc thù loại tài liệu. – Nhà xuất bản thứ nhất, năm xuất bản. – Khối lượng của tài
liệu. – Phụ chú. – Số tiêu chuẩn quốc tế
Mức mô tả thứ hai: đưa vào bản mô tả tối thiểu tập hợp những yếu tố như
trong sơ đồ sau:


14

Nhan đề chính [định danh dạng tài liệu chung] = Nhan đề song song: thông
tin khác của nhan đề / thông tin trách nhiệm đầu tiên ; những thông tin trách nhiệm
tiếp sau. – Lần xuất bản / thông tin trách nhiệm đầu tiên liên quan đến lần xuất bản.

– Chi tiết đặc thù loại tài liệu. – Nơi xuất bản, v.v. thứ nhất: nhà xuất bản, v.v. thứ
nhất, năm xuất bản, v.v.. – Khối lượng của tài liệu: những chi tiết mơ tả vật lý khác ;
kích thước. – (Nhan đề chính của tùng thư / thơng tin trách nhiệm liên quan đến
tùng thư, ISSN của tùng thư ; số thứ tự trong tùng thư. Nhan đề tùng thư con, ISSN
của tùng thư con ; số thứ tự trong tùng thư con). – Các phụ chú. – Số tiêu chuẩn
quốc tế.
Mức mô tả thứ ba: đưa vào bản mô tả mọi yếu tố nêu trong những quy tắc
tiếp sau có thể áp dụng cho tài liệu đang mơ tả.
* Biên mục chủ đề (subject cataloguing): “là quá trình xác định các đề tài hoặc vấn
đề cũng như phần chia nhỏ, khía cạnh hoặc góc độ nghiên cứu của các đề tài này
nhằm tạo ra các điểm truy cập cho tài liệu. Các điểm truy cập này là từ hay một cụm
từ thích hợp nhất được rút ra từ một bộ tiêu đề chủ đề” [4, tr. 28].
Theo Nguyên tắc biên mục quốc tế (IFLA, 2009), biên mục chủ đề là “phần của
công tác biên mục cung cấp những thuật ngữ chủ đề có kiểm sốt và/hoặc chỉ số phân
loại”. Như vậy biên mục chủ đề bao gồm việc định chủ đề và phân loại tài liệu.
Định chủ đề có thể tiến hành:
+ Định chủ đề tự do không kiểm sốt, khơng dựa vào cơng cụ kiểm sốt từ vựng
nào. Sử dụng chủ đề này sẽ không được hiển thị theo chuẩn biên mục và chỉ dẫn trong
khổ mẫu MARC21 ở trường 653. Tạo ra những thuật ngữ tìm tin hậu kết hợp.
+ Định chủ đề có kiểm sốt, dựa vào các từ điển từ chuẩn, thuật ngữ chuyên
ngành. Tạo ra những thuật ngữ tìm tin hậu kết hợp.
+ Định chủ đề có kiểm sốt dựa vào các tiêu đề chủ đề trong các Khung đề
mục chủ đề, các tiêu đề chủ đề này sẽ được hiển thị theo chuẩn biên mục và chỉ dẫn
trong khổ mẫu MARC21 ở khối trường 6XX (600; 650; 651). Tạo ra ngơn ngữ tìm
tin tiền kết hợp. Việc định chủ đề cho tài liệu được thể hiện bằng các Tiêu đề chủ đề
là công việc mang tính nghiệp vụ cao, được thực hiện bởi các các bộ biên mục


15

chun nghiệp nhờ đó mà nội dung tồn bộ vốn tài liệu mới được phản ánh thông
qua những công cụ tìm kiếm thơng tin.
Mục tiêu của biên mục chủ đề là nhằm tạo nên những Tiêu đề chủ đề phản
ánh nội dung tài liệu để xây dựng Mục lục chủ đề giúp người sử dụng tra cứu và
truy cập tài liệu theo chủ đề. Về bản chất, định chủ đề tài liệu liệu là quá trình xử lý
nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng Tiêu đề chủ đề. Cơng cụ kiểm
sốt việc định chủ đề đảm bảo tính khoa học và thống nhất là các Khung đề mục
chủ đề. Hiện nay có những khung đề mục chủ đề chuẩn như: LCSH (Library of
Congress Subject Headings), Sears List (Sears list of Subject Headings), MeSH
(Medical Subject Headings – dùng cho ngành Y).
Ở Việt Nam hiện nay chưa có Khung đề mục chủ đề dùng chung nên hầu hết
các thư viện đang thể hiện chủ đề bằng từ khóa.
- Định nghĩa về từ khóa: “là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng
để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu hiện
đại”. [3, tr. 66].
- Định từ khóa: là quy trình mơ tả nội dung chính của tài liệu bằng một từ
hay một cụm từ ổn định, đơn giản được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài
liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu. Từ khóa có thể là một danh từ,
động từ, cụm danh động từ và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Yêu cầu về nội dung:
- Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học
- Súc tích: từ khóa phải thể hiện nội dung thơng tin dưới hình thức diễn đạt
ngắn gọn nhất.
- Ngắn gọn: từ khóa cần được thể hiện bằng những khái niệm đơn giản, ngắn
gọn để tạo khả năng kết hợp linh hoạt và tối ưu hóa trong q trình tìm tin.
- Chính xác, hiện đại: từ khóa phải phản ánh đúng chủ đề nội dung của tài
liệu và phải là những thuật ngữ đang được sử dụng trong lĩnh vực khoa học cụ thể.
- Đơn nghĩa: một khái niệm chỉ được mơ tả bằng một từ khóa duy nhất; loại bỏ
các hiện tượng đồng âm khác nghĩa và đồng nghĩa khác âm của ngôn ngữ tự nhiên.

16

- Khách quan: từ khóa phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu gốc,
không mang sắc thái phê phán hay đánh giá của người xử lý tài liệu.
u cầu về hình thức:
- Thống nhất về chính tả khi xử lý từ khóa.
- Thống nhất về việc sử dụng các tên hóa chất/ tên các nguyên tố hóa học:
mô tả theo tên thông dụng theo TCVN 5529:2010 Thuật ngữ hóa học, khơng mơ tả
bằng ký hiệu hóa học hay cơng thức hóa học.
Ví dụ: Sắt (khơng viết Fe), Axit photphoric (không viết: H3PO4) …
- Tên cơ quan tổ chức: không viết tắt tên các cơ quan tổ chức của Việt Nam.
Chỉ viết tắt tên các tổ chức nước ngồi thơng dụng, nếu khơng thơng dụng thì viết
đầy đủ.
Ví dụ: UNESCO, UNICEF, WTO,…
Thơng thường cơng việc định từ khóa được thực hiện theo đúng các yêu cầu
trên và quy trình như sau:
Bước 1: Phân tích chủ đề, xác định các đặc trưng nội dung (đối tượng nghiên
cứu, phương diện nghiên cứu)
Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngơn ngữ từ khóa bằng phương
pháp xử lí từ vựng
Bước 3: Trình bày theo quy định
*Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tri thức đã được
in ấn, xuất bản trên các vật mang tin khác nhau; sắp xếp chúng thành những ngành
khoa học cơ bản theo một trật tự nhất định, logic và khoa học. Như vậy, nguồn tài
liệu này có thể được in ấn dưới dạng truyền thống hoặc hiện đại. Phân loại tài liệu là
một trong những cơng đoạn của tồn bộ quy trình biên mục, nhằm xác định nội
dung và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu đã được định sẵn trong khung
phân loại. Tạo ra cơng cụ tìm tin tiền kết hợp. Các khung và bảng phân loại được sử
dụng phổ biến là: Khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal

Classification), Khung phân loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal
Classification), Khung phân loại thư viện quốc hội LCC (Library of Congress


17

Classification), Bảng phân loại – thư mục (BBK), Bảng phân loại thập tiến 19 lớp
(do TVQGVN biên soạn), Bảng phân loại NLM (National Library of Medicine) của
Hiệp hội Y học Quốc gia Hoa Kỳ...
Các thư viện có thể sử dụng nhiều khung phân loại khác nhau, có thể lấy kí
hiệu phân loại có độ dài ngắn, nơng sâu khác nhau nhưng hầu hết các thư viện đều
tiến hành phân loại theo các bước:
- Bước một: Nghiên cứu nội dung tài liệu
- Bước hai: Đối chiếu với bảng phân loại
- Bước ba: Định ký hiệu phân loại cho tài liệu
Tóm lại: Mỗi một cơ quan thơng tin thư viện có những đặc thù khác nhau về
chức năng, nhiệm vụ, số lượng, loại hình tài liệu, đối tượng NDT, nhưng thơng
thường cơng tác biên mục đều được tiến hành theo quy trình tương đối giống nhau.
Sau khi bổ sung tài liệu, các cơ quan thông tin - thư viện thường tiến hành công tác
biên mục theo hai giai đoạn:
-Biên mục mô tả (biên mục sơ lược): là mô tả những yếu tố hình thức ban
đầu của một tài liệu, bao gồm: nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, nhà
xuất bản, số trang, số tập …
- Tiếp sau khi biên mục sơ lược tài liệu sẽ được chuyển sang biên mục chủ
đề, biên mục chi tiết các yếu tố về nội dung: làm từ khố, định chủ đề, tóm tắt, định
ký hiệu phân loại, cập nhật cơ sở dữ liệu.
* Kiểm soát nhất quán trong biên mục
Kiểm soát nhất quán hay kiểm sốt tính thống nhất (Authority control) là một
phần trong cơng tác biên mục, là q trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt
một điểm truy cập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên riêng, các tác phẩm hay chủ

đề dựa trên các quy tắc mô tả, hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá có kiểm sốt,
từ điển từ chuẩn, hoặc bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính thống
nhất. Trong q trình biên mục, việc kiểm sốt tính thống nhất các yếu tố mô tả thư
mục, các tiêu đề chủ đề, các kí hiệu phân loại được làm song song và thường xuyên
bởi kiểm soát nhất quán thực hiện 2 chức năng quan trọng:


18

Chức năng thứ nhất là cho phép cán bộ biên mục lựa chọn chính xác, phân
biệt được tài liệu có tiêu đề đề mục giống hoặc tương tự nhau.
Ví dụ 2 tác giả có tên trùng nhau, để phân biệt có thể bổ sung năm sinh, năm
mất, từ chỉ trách nhiệm liên quan… Ví dụ: Trần Đình Long, sinh năm 1950 và là
doanh nhân; và Trần Đình Long, sinh năm 1930 mất năm 2000 và là họa sỹ. Mô tả:
Trần, Đình Long, doanh nhân, 1950Trần, Đình Long, họa sỹ, 1930-2000
Chức năng thứ hai là giúp cán bộ biên mục có thể cùng sắp xếp, định vị
được những tài liệu mà chúng có quan hệ với nhau về logic mặc dù chúng có thể
được coi là khác nhau. Ví dụ, lập nhan đề đồng nhất cho một tài liệu có những
phiên bản, hiển thị khác nhau dưới những nhan đề khác nhau (bản dịch). Hay tên
của tác giả có nhiều bút danh biệt hiệu khác nhau …
Ví dụ: Tên tài liệu “Gone with the wind”(bản tiếng Anh), “Cuốn theo chiều
gió” (bản dịch tiếng Việt), “Autant en emporte le vent” (bản dịch tiếng Pháp).
Ví dụ: Tên tác giả là Hồ Chí Minh có các tên và cách viết khác:
Ho Chi Minh; Nguyễn Tất Thành; Nguyễn Ái Quốc; Nguyễn Sinh Cung;
Tống Văn Sơ; Tân Sinh …
Một cách thức thông thường để thực hiện kiểm soát nhất quán trong biên
mục là xây dựng một CSDL kiểm soát nhất quán riêng. Những biểu ghi trong CSDL
kiểm soát nhất quán được gọi là biểu ghi kiểm soát nhất quán hay biểu ghi tiêu đề
chuẩn. Biểu ghi tiêu đề chuẩn là một công cụ được các cán bộ biên mục dùng để
thiết lập hình thức của các tên (dành cho người, địa danh, tên tập thể) nhan đề, và

tiêu đề chủ đề dùng trong các biểu ghi thư mục. Biểu ghi tiêu đề chuẩn được tạo lập
theo các trường của khổ mẫu Kiểm sốt tính thống nhất trong tổng thể khổ mẫu
MARC21. Biểu ghi tiêu đề chuẩn tồn tại độc lập và được liên kết với biểu ghi thư
mục để tạo ra các tiêu đề chuẩn cho tên, nhan đề và chủ đề. Các tiêu đề chuẩn này
giúp cho các cán bộ thư viện cung cấp cho độc giả sự truy cập đồng nhất đến các tài
liệu thư viện thông qua việc sử dụng mục lục thư viện (OPAC) cũng như cung cấp
những thông tin rõ ràng về tác giả, nhan đề và tiêu đề chủ đề.


19

Ví dụ biểu ghi tiêu đề chuẩn cho tác giả là Mark Twain của Thư viện Quốc
hội Mỹ. Khi NDT tra cứu tên Mark Twain trên CSDL thì được chỉ dẫn là “dùng
cho” các tên khác (Clemens Samuel Langhorne, Snodgrass Quintus Curtius) và các
tên khác của Mark Twain được tham chiếu là “xem” Mark Twain. Tên Mark Twain
được tra cứu dưới bất kỳ ngôn ngữ nào mà NDT sử dụng để tra cứu.
Twain, Mark, 1835-1910 được dùng cho các tên khác:
Clemens, Samuel Langhorne, 1835-1910
Snodgrass, Quintus Curtius, 1835-1910
và tên Mark Twain được tạo lập bằng các ngôn ngữ khác nhau:
Tuwayn, Mark, 1835-1910
Твен, Марк, 1835-1910
1835-1910 ,‫ מרק‬,‫טבןן‬
1835-1910 ,‫ מארק‬,‫טוויין‬
1835-1910 ,‫ מרק‬,‫טווין‬
馬馬馬馬, 1835-1910
…
1.1.2. Yêu cầu đối với các công cụ biên mục
Công tác biên mục tài liệu luôn gắn liền với việc sử dụng các công cụ biên
mục như: các khung phân loại, các quy tắc hay tiêu chuẩn mô tả thư mục, các khổ

mẫu. Việc lựa chọn, quyết định sử dụng công cụ biên mục nào cho các thư viện nói
chung và ở Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nói riêng thì cũng phải đảm bảo một số
yêu cầu. Cụ thể:


20

Yêu cầu
chung
Tính khoa
học

Tính hiện
đại

Khung phân loại
Thể hiện ở cấu trúc chặt
chẽ dựa trên nền tảng
phân loại khoa học, thể
hiện mối liên hệ giữa
các ngành khoa học. Các
đề mục phân bố một
cách hệ thống, thể hiện
đầy đủ các lĩnh vực tri
thức…
Khung phân loại phản
ánh hiện trạng và sự
phát triển của khoa học
và thực tiễn với những
thành tựu mới nhất, có

khả năng mở rộng và
được cập nhật thường
xuyên.

Tính phổ
biến

Khả năng trao đổi thơng
tin trong phạm vi quốc
gia, quốc tế

Tính hồn
thiện

Khung phân loại phải có
đầy đủ bảng chính, bảng
phụ, bảng tra chủ đề.

Quy tắc và tiêu chuẩn
mô tả thư mục
Quy định chi tiết về việc
mô tả các yếu tố của tài
liệu trong từng vùng mô
tả và lựa chọn các tiêu đề
làm điểm truy cập

Khổ mẫu

Cho phép mã hóa dữ
liệu thư mục và dữ liệu

toàn văn của tất cả các
dạng tài liệu trong các
nhãn trường – Mỗi nhãn
trường xác định loại dữ
liệu trong đó. Giúp tìm
kiếm tài liệu một cách
nhanh chóng, dễ dàng
-Cung cấp mẫu mơ tả chi Thích ứng với cơng
tiết và thống nhất cho tất nghệ mới, hiện đại
cả các loại hình tài liệu
(giấy và phi giấy).
-Có những quy tắc chung
có thể sử dụng làm cơ sở
cho biên mục mô tả
những tài liệu không được
thu thập thường xuyên và
những loại tài liệu thư
viện chưa được biết đến
Khả năng trao đổi thông Khả năng trao đổi thông
tin trong phạm vi quốc tin trong phạm vi quốc
gia, quốc tế. Tạo khả năng gia, quốc tế
thực hiện mục lục tích
hợp đa phương tiện
(multimedia)
Có các hệ thống dấu, kí -Có dấu phân cách
hiệu chung cho các vùng trường, chỉ thị
mơ tả và dùng riêng cho -Có các trường dành chỗ
từng yếu tố mô tả; để cho các thơng tin bổ
nhận dạng các yếu tố sung có tính chất cục bộ
trong các vùng mơ tả

của từng thư viện cụ thể

1.1.3. Giới thiệu một số công cụ biên mục chính


21

*Khổ mẫu MARC 21
Khổ mẫu MARC 21(Machine Readable Cataloguing – Khổ mẫu biên mục
có thể đọc bằng máy) là do Thư viện Quốc hội Mỹ phát triển, là một cấu trúc dành
riêng cho các dữ liệu thư mục quản lý bằng máy tính điện tử. Nét độc đáo của nó là
đưa ra một phương pháp mã hóa dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc những yếu tố thư
mục, trong đó chịu ảnh hưởng rất lớn của Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2.
Sơ đồ 1.3: Thành phần MARC 21

Khổ mẫu MARC 21

về mẫu
vốn tư
kiểm
liệusốt tính nhất qn
Khổdữ
mẫu
liệu
phân loạiKhổ mẫu cộng đồng
Khổ mẫuKhổ mẫu dữ liệuKhổ
thư mục

- Khổ mẫu thư mục (Format for Bibliographic Data): được thiết kế chứa dữ
liệu liên quan đến thông tin thư mục (thông tin hình thức: tác giả, nhan đề, thơng tin

xuất bản,… và thông tin nội dung: chủ đề, chỉ số phân loại, tóm tắt,… của tài liệu).
- Khổ mẫu dữ liệu về vốn tư liệu (Format for Holdings Data): được thiết
kế nhằm nhận dạng các yếu tố dữ liệu trong các thông báo về vốn tư liệu của từng
thư viện, chủ yếu là các ấn phẩm nhiều kỳ.
- Khổ mẫu kiểm soát tính nhất quán dữ liệu (Format for Authority Data):
được thiết kế để chứa các thông tin liên quan đến những hình thức chuẩn của tên,
nhan đề, chủ đề được dùng như là điểm truy cập trong các biểu ghi; các tham chiếu
cho tên, nhan đề, chủ đề được lập và tạo ra các mối liên hệ qua lại giữa các hình
thức này.
- Khổ mẫu phân loại (Format for Classification Data): được thiết kế phản
ánh thông tin về các số phân loại và các định danh liên quan được tạo lập theo một
khung phân loại.


22

- Khổ mẫu cộng đồng (Format for Community Information:): được thiết
kế để chứa các yếu tố mô tả các loại nguồn lực không phải là thư mục; đáp ứng nhu
cầu thông tin của cộng đồng.
Trong số 5 khổ mẫu trên thì Khổ mẫu thư mục được nghiên cứu và áp dụng
rộng rãi và phổ biến nhất. Cấu trúc của một biểughi biên mục MARC21 gồm
ba phần:
- Đầu biểu (LEADER): là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24
ký tự chứa các thơng tin về q trình xử lý biểu ghi.
- Thư mục (DIRECTORY): là phần tiếp sau ngay đầu biểu, là một loạt nhóm
dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi.
- Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ liệu mơ tả.
Các trường dữ liệu có thể có độ dài thay đổi (Variable Fields) hoặc độ dài cố
định (Fixed – Length Fields).
Bên trong vùng các trường dữ liệu, mỗi trường dữ liệu có hai loại mã xác

định nội dung là: Chỉ thị (gồm hai ký tự, nếu có) và dấu phân cách trường con (gồm
hai ký tự). Giữa các trường sẽ có mã kết thúc trường. Cuối mỗi bản ghi có mã kết
thúc biểu ghi.
Các trường dữ liệu của MARC 21:
00X. Các trường kiểm soát
1XX. Các trường tiêu đề chính
2XX. Các trường nhan đề và liên quan đến nhan đề
3XX. Các trường mô tả đặc trưng vật lý
4XX. Thông tin tùng thư
5XX. Các trường phụ chú
6XX. Các trường truy cập chủ đề
70X – 75X. Các trường tiêu đề bổ sung
76X-78X. Các trường thông tin liên kết
80X-840. Tiêu đề bổ sung cho tùng thư
841-88X. Vốn tư liệu, đồ họa khác, v.v…


23

9XX. Khối trường cục bộ
*Quy tắc Biên mục Anh – Mỹ (AACR2: Anglo-American Cataloging
Rules. – 2nd ed.)
Năm 1967, người Mỹ và Anh đã hợp tác biên soạn và xuất bản một bộ quy tắc
chung gọi tắt theo tên tiếng Anh là AACR (Anglo-American Cataloging Rules) về sau
đổi thành AACR1 để phân biệt với AACR2 dành cho các thư viện nghiên cứu.
Năm 1974, đại diện các hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ và
Canada đã soạn thảo một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện thuận lợi cho
người sử dụng mục lục tìm tư liệu nhanh chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong
lĩnh vực biên mục. Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và được áp dụng
tương đối rộng rãi. AACR2 đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và hiệu đính.

Thư viện Quốc hội Mỹ đã đi đầu trong việc áp dụng AACR2 và có nhứng đóng góp
đáng kể trong việc sửa đổi, hiệu đính quy tắc này. Đến nay, bộ quy tắc này đã được
dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau, được xuất bản đồng thời dưới hai dạng: ấn phẩm
và điện tử. AACR2 được thiết kế để sử dụng cho việc xây dựng các mục lục thư
viện. Bộ Quy tắc biên mục Anh – Mỹ gồm 19 chương và được xếp vào 2 phần
chính như sau:
Phần I. Mơ tả tài liệu
Chương 1. Quy tắc mô tả tổng quát
Chương 2. Sách, sách mỏng và tờ in
Chương 3. Tài liệu bản đồ
Chương 4. Bản thảo (bao gồm cả sưu tập bản thảo)
Chương 5. Tài liệu âm nhạc
Chương 6. Tài liệu ghi âm
Chương 7. Phim điện ảnh và tài liệu ghi hình
Chương 8. Tài liệu đồ họa
Chương 9. Nguồn tin điện tử
Chương 10. Vật chế tác và vật thể ba chiều
Chương 11. Tài liệu vi hình


24

Chương 12. Nguồn tin tiếp tục
Chương 13. Mô tả phân tích
Phần II. Tiêu đề, Nhan đề đồng nhất, Tham chiếu
Chương 21. Lựa chọn điểm truy cập
Chương 22. Tiêu đề cá nhân
Chương 23. Địa danh
Chương 24. Tiêu đề tập thể
Chương 25. Nhan đề đồng nhất

Chương 26. Tham chiếu
Dấu phân cách: Đặt một dấu chấm, dấu cách, gạch ngang và dấu cách (. – )
trước mỗi vùng trừ vùng đầu tiên, hoặc trước mỗi lần lặp lại của vùng phụ chú, hoặc
vùng số tiêu chuẩn quốc tế, trừ khi vùng đó được bắt đầu bằng dòng mới. Đặt một
dấu cách trước và sau mỗi dấu phân cách chỉ định, trừ trường hợp dấu phẩy, dấu
chấm, dấu gạch nối, dấu mở và đóng ngoặc đơn, dấu mở và đóng ngoặc vng.
*Khung phân loại thập phân Dewey (DDC: Dewey Decimal Classification)
DDC được hơn 200.000 thư viện sử dụng tại 138 quốc gia trên thế giới, chỉ
số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước
trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á- Thái Bình Dương, 13 nước châu Mỹ, 8
nước châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 125 năm tồn tại, DDC đã được dịch
sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một
số nước đã đưa ký hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy tính.
Chính vì vậy, khung phân loại DDC mang tính quốc tế cao, bên cạnh đó khung này
được cập nhật liên tục, thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản. DDC cũng
là khung phân loại được cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử
dụng ở Việt Nam.
Khung phân loại DDC14 ấn bản tiếng Việt gồm 1 tập, công bố năm 2006,
trên 1000 trang bao gồm: Phần giới thiệu và thuật ngữ giải thích, Bảng chính 000999, Bảng chỉ mục quan hệ, Cẩm nang và bảng phụ (1-4).


25

Cấu trúc theo nguyên tắc: Lớp – Đề mục – Tiểu đề mục. Cụ thể bảng chính
có 10 lớp chính, trong mỗi lớp chính có phần tóm lược. Và trong từng lớp chính đó
được phân thành 10 đề mục. Trong mỗi đề mục lại được tiếp tục chia thành 10 tiểu
đề mục.
o Mười lớp chính:
 Lớp 000: Tin học, thơng tin & tác phẩm tổng quát
 Lớp 100: Triết học & tâm lý học

 Lớp 200: Tôn giáo
 Lớp 300: Khoa học xã hội
 Lớp 400: Ngôn ngữ
 Lớp 500: Khoa học tự nhiên
 Lớp 600: Công nghệ (khoa học ứng dụng)
 Lớp 700: Nghệ thuật & vui chơi giải trí
 Lớp 800: Văn học
 Lớp 900: Lịch sử & địa lý
Mỗi lớp chính được chia thành 10 đề mục tiếp theo
Bên cạnh đó cịn có 4 bảng phụ (đối với DDC rút gọn)
Bảng 1. Tiểu phân mục chung
Bảng 2. Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, tiểu sử
Bảng 3. Tiểu phân mục về nghệ thuật, về nền văn học riêng rẽ, về hình thái
văn học cụ thể.
Bảng 4. Tiểu phân mục của ngôn ngữ và họ ngôn ngữ riêng rẽ
Cịn đối với DDC đầy đủ có thêm 2 bảng phụ là:
Bảng 5. Nhóm sắc tộc và dân tộc
Bảng 6. Ngôn ngữ
1.2.Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN
1.2.1.Sơ lược về lịch sự ra đời và phát triển của Trung tâm