Công tác tổ chức kho mở tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

TCBQKTL
BÀI TẬP NHÓM
Môn: TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN KHO TÀI LIỆU
Đề bài: Công tác tổ chức kho mở tại Trung
tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà
Nội
I. Thư viện và các hình thức tổ chức kho
1. Mở đầu:
Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và sự
bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và các luồng thông tin thì con người
càng có điều kiện hơn trong việc tiếp cận các nguồn thông tin mới và phù
hợp. Tuy nhiên vấn đề chuyên nghiệp hóa trong thu nhập, bảo quản, xử lý
các nguồn tin lại được đặt ra hơn bao giờ hết.
Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin, thực
hiện thành công sứ mạng của mình, các trung tâm thông tin và thư viện ngày
càng đổi mới cả về khả năng và chất lượng phục vụ. Trong đó yếu tố ghóp
phần quan trong là việc tổ chức và bảo quản kho tài liệu của mỗi thư viện.
Nhằm tìm hiểu rõ hơn về thư viện và đặc biệt là khâu tổ chức và bảo
quản kho tài liệu , xin đi vào vấn đề mang tính phương diện nhỏ trong đó là
hình thức tổ chức kho mở. Từ đó có thể nhận biết thêm về khái niệm, ưu
nhược điểm của kho mở. Và để phù hợp với thực tế hơn thì cũng có sự liên
hệ và chứng minh trong thực tiễn tại một trung tâm thông tâm thông tin thư
viện cụ thể là trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội ( TTTT-
TVĐHSPHN).
1
Nhóm. 4
TCBQKTL
2. Khái niệm tổ chức kho
Bất cứ một thư viện nào cũng có vai trò thu nhập, lưu trữ, khai thác và
tổ chức tài liệu tùy vào loại hình chức năng của nó. Tuy nhiên ở thư viện nào
cũng vậy, việc tổ chức phục vụ kho sách luôn ở vị trí đặc biệt quan trọng.

Tổ chức kho sách là sắp xếp kho sách một cách khoa học, chính xác
nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu bạn đọc, nâng cao chât lượng sử dụng nguồn
tin, không những thế việc tổ chức kho sách một cách hợp lí còn đảm bảo cho
việc kiểm kê được thuận lợi hơn.
Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm- tổ
chức sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chính của việc bảo quản
và tổ chưc tài liệu là nhằm:
- Tạo ra một trật tự nhất định trong kho
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tránh mất mát và hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí
3. Các hình thức tổ chức kho
Hiện nay, nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng lớn và khả năng khai
thác thông tin của họ cũng tốt hơn. Người dùng tin không chỉ có khả năng
tìm kiếm và khai thác thông tin mà còn có khả năng tạo ra nhiều thông tin
mới. Vì thế để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các thư viện
cũng cần có thêm nhiều sự thay đổi hơn. Việc tổ chức kho tài liệu cũng là
một cách để thư viện tiến tới bạn đọc gần hơn và bạn đọc tiếp cận tốt hơn
với thư viện. Ngoài hình thức tổ chức theo kho đóng thì ngày nay hình thức
tổ chức kho mở cũng đang được áp dụng phổ biến với những ưu điểm riêng
biệt.
2
Nhóm. 4
TCBQKTL
3.1 Tổ chức kho đóng:
Là hình thức tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc thông qua đối tượng
trung gian là cán bộ thư viện. Nguyên tắc tổ chức kho đóng là tài liệu được
sắp xếp theo dấu hiệu hình thức như: khổ cỡ, ngôn ngữ, thời gian, số đăng kí
cá biệt.

Ưu điểm của tổ chức kho đóng
-Sách được sắp xếp theo ngôn ngữ, khổ cỡ nghĩa là trật tự sắp xếp
sách theo khổ cỡ và ngôn ngữ sách.
- Cán bộ dễ sắp xếp tài liệu theo các vị trí nhất định
- Tài liệu được bảo quản tốt, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu
- Thuận lợi cho công tác tìm kiếm, kiểm kê hay có kế hoạch bổ sung
Tuy vậy tổ chức kho đóng cũng có những nhược điểm như:
- Người dùng tin không được tiếp xúc trực tiếp nên độ chính xác tìm
tài liệu bị hạn chế, không bổ sung nhu cầu tin mới. Người dùng tin mất thời
gian tra cứu, chờ đợi cán bộ tìm và trả tài liệu theo yêu cầu.
- Cán bộ mất thời gian, công sức phục vụ nhiều lượt bạn đọc. Tài liệu
dễ bị phân tán do cùng một vấn đề. Nội dung kho thông qua hệ thống tra cứu
hoặc sổ sách, đồng thời thông tin chứa đựng trong kho thường là cũ và lạc
hậu.
3.2. Tổ chức kho mở
Hình thức tổ chức kho mở là một hình thức tổ chức kho tài liệu của
thư viện, hiện nay đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi và phổ biến. Đây
là hình thức người dùng tin được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, lấy ra tùy ý
những thông tin mà họ cần mà không cần phải mất thời gian hay công sức
qua bất kì một khâu trung gian nào.
Kho mở được tổ chức thực hiện đầu tiên ở một số thư viện Mỹ vào
những năm cuối thế kỷ XIX và đầu thế kỉ XX, sau đó truyền rộng sang các
3
Nhóm. 4
TCBQKTL
thư viện lớn ở châu Âu và trên toàn thế giới. Ở Việt Nam phải từ những năm
90 của thế kỉ XX trở lại đây mới bắt đầu tổ chức kho mở mà chủ yếu được
áp dụng ở các thư viện lớn.
Kho mở là một hình thức tổ chức kho phục vụ được bạn đọc hết sức
hứng thú và hưởng ứng vì họ được tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, tự do

lựa chọn tài liệu mà mình cần. Điều đó tạo ra sự năng động cho bạn đọc,
ghóp phần vào việc đào tạo trình độ tìm kiếm và chọn lọc thông tin cho đông
đảo người dùng tin.
Thực tế cho thấy hiện nay, các thư viện chủ yếu tập trung xây dựng tổ
chức kho mở để trực tiếp giới thiệu kho sách, kích thích hứng thú đọc sách
và việc tìm đến thư viện của bạn đọc. Từ đó tìm mọi cách dễ dàng thỏa mãn
những nhu cầu ngày càng đa dạng, phức tạp của bạn đọc.
Hình thức tổ chức kho mở do những ưu điểm lớn của nó nên hiện nay
được nhiều loại hình thư viện áp dụng như là một loại hình thân thiện hơn
với bạn đọc như: thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành..
Hình thức tổ chức kho mở thường được tập trung áp dụng ở các bộ
phận như: phòng đọc sách mới, phòng đọc báo và tạp chí, phòng đọc cho
cán bộ giảng viên.
Có 2 hình thức tổ chức kho mở chính là:
- Kho mở toàn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu
không lớn như : Kho báo, tạp chí…
- Kho mở một phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu
nhiều, đa dạng, tài liệu thường xuyên được cập nhât như:
sách tham khảo, luận án, luận văn…
Tổ chức kho mở có các ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm:
4
Nhóm. 4
TCBQKTL
- Hình thức tổ chức kho mở tạo ra cho bạn đọc điều kiện được
trực tiếp tiếp xúc và khai thác tài liệu ngay tại kho; do đó họ có thể xem lướt
qua tài liệu để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu có cuốn họ cần
thông tin mà không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự
xếp cạnh đó mà không phải viết lại phiếu yêu cầu; không phải chờ đợi mất
thời gian, không cần phiền hà tới thủ thư. Vì thế tạo ra sự tự do, hứng thú

cho bạn đọc; đồng thời nguồn tài liệu tìm được luôn đáp ứng nhu cầu thông
tin của bạn đọc mà không để xảy ra tình trạng nguồn thông tin tìm được
không thỏa đáng với nhu cầu tin.
- Do người dùng tin có thể vào kho và tự tìm tài liệu mình cần nên
người cán bộ thư viện không phải mất công tiếp nhận yêu cầu và không phải
vào kho tìm và lấy tài liệu cho bạn đọc. Họ có thể làm việc tại phòng phục
vụ, hướng dẫn bạn đọc lấy và trả sách… Như vậy đỡ tốn được nhiều công
sức cho người cán bộ
- Đơn giản hóa thủ tục tìm tin, tìm tài liệu vì vậy mà bạn đọc tìm được
thông tin nhanh hơn, đồng thời do tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo
môn loại khoa học ( áp dụng các bảng phân loại ) nên bạn đọc dễ dàng thỏa
mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu. Việc tìm kiếm tài liệu không còn bị
phụ thuộc vào hệ thống mục lục.
Nhược điểm:
- Tổ chức kho mở làm tốn nhiều diện tích kho vì phải dành chỗ cho
sách mới phát triển, nếu kế hoạch hay tiên đoán sai lệch khi các đề mục phát
triển nhanh sẽ gây thiếu chỗ và phải yêu cầu dãn kho gây áp lực nên cơ sở
vật chất và người cán bộ tổ chức kho.
- Các giá kệ đều phải có ngăn rộng dành cho sách có khổ lớn. Sách
sắp xếp không đẹp vì sách có khổ to nhỏ khác nhau được sắp xếp cùng chỗ.
Lối đi giữa các giá phải rộng để người dùng tin tự do lựa chọn tài liệu.
5
Nhóm. 4
TCBQKTL
- Bạn đọc trực tiếp vào kho tìm và lấy tài liệu nên vấn đề bảo quản và
an toàn cho kho sách là vấn đề rất khó khăn phức tạp, dễ gây mất mát tài
liệu, đồng thời tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng do bị luân chuyển nhiều hơn
so với kho đóng.
- Nếu để cho bạn đọc tự lấy và tự trả tài liệu trên giá thì dễ gây lộn
xộn và không đúng vị trí ban đầu vì họ không nhớ rõ vị trí, không biết cách

sắp xếp của thư viện; hoặc do họ thiếu ý thức nên để lộn xộn gây nhiều khó
khăn cho cán bộ thư viện trong kiểm kê, sắp xếp lại .
4. Các phương pháp sắp xếp tài liệu kho mở
Nhiệm vụ và yêu cầu:
- Đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu của bạn đọc
- Tiết kiệm được diện tích kho
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê kho sách theo
chuyên ngành
- Kho tài liệu có tính thẩm mỹ cao.
Sắp xếp theo khung phân loại: Việc lựa chọn khung phân loại tùy
chọn vào mỗi thư viện. Kho sách được sắp xếp theo khung phân loại thì
không phân biệt khổ cỡ hay ngôn ngữ nữa.
Sắp xếp theo kí hiệu tác giả: Bên trong phạm vi mỗi kí hiệu phân loại
người ta còn có thể quy định theo các nhóm chữ cái Latinh, chữ Krin, chữ
tượng hình vì sách trong cùng một kí hiệu phân loại được sắp xếp kết hợp
với bảng chữ cái tác gỉa. Hiện nay, các thư viện thường dùng 2 bảng chữ cái
tác giả là bảng Cutter cho chữ Latinh và bảng Khapkina cho chữ Krin.
Kí hiệu xếp giá trong kho mở: Trong kho mở kí hiệu xếp giá được tạo
bằng kí hiệu phân loại ( theo khung phân loại mà thư viện đó đang dùng )
6
Nhóm. 4