Luận văn thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố đà nẵng

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TRẦN THỊ KIM OANH

VIỆN HÀN
LÂM LƯU TRỮ
THỰC HIỆN CHÍNH
SÁCH
KHOA HỌC
XÃ HỘI
VIỆT NAM
TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH
CHÍNH
NHÀ NƯỚC
THUỘC
THÀNH
PHỐ
ĐÀ
HỌC
VIỆN KHOA
HỌC
XÃNẴNG
HỘI

NGUYỄN NGỌC TUẤN

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH SÁCH CÔNG
Chuyên
ngành:

Chính
sáchTRIỂN
công
CHÍNH
SÁCH
PHÁT
Mã số:CHỨC
8340402TỪ THỰC TIỄN
CÁN BỘ, CÔNG
THỊ XÃ ĐIỆN BÀN, TỈNH QUẢNG NAM

ĐÀ NẴNG - 2020

1


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TRẦN THỊ KIM OANH

THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ
TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành
Mã số

: Chính sách công
: 8340402

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. LÊ VĂN ĐÍNH

ĐÀ NẴNG - 2020

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn “Thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ
quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” là công trình
nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn là trung thực,
được các cơ quan cho phép sử dụng và chưa từng được công bố trong bất kỳ
công trình nào khác.
Học viên

Trần Thị Kim Oanh

3


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời biết ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc, các
Khoa, Phòng và các thầy, cô giáo Học viện Khoa học xã hội đã nhiệt tình
truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập và
hoàn thành luận văn thạc sĩ Chính sách công.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS. Lê Văn Đính người đã
trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn và dành thời gian, tâm huyết

hướng dẫn tôi hoàn thành Luận văn này.
Bên cạnh đó, tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo và viên chức chuyên
môn các sở, ban, ngành và Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố đã tạo điều
kiện cho tôi thực hiện luận văn này.
Mặc dù bản thân đã rất cố gắng trong quá trình thực hiện, luận văn
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong nhận được sự góp ý của
các thầy, cô giáo và bạn bè.
Xin trân trọng cảm ơn!
Học viên

Trần Thị Kim Oanh

4


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................... Trang 07
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH
SÁCH CÔNG ............................................................................................. Trang 15
1.1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách công........................................... Trang 15
1.2. Kinh nghiệm một số địa phương về thực hiện công tác lưu trữ và bài học rút
ra cho thành phố Đà Nẵng ............................................................................ Trang 31
Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................. 35
Chương 2. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ... Trang 36
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu
trữ tại các cơ quan hành chính tại thành phố Đà Nẵng ................................. Trang 36
2.2. Tình hình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính
nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng ............................................................. Trang 38
2.3. Đánh giá chung ..................................................................................... Trang 55

Tiểu kết Chương 2 ................................................................................................. 59
Chương 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ............................. Trang 61
3.1. Định hướng nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu...... Trang 61
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu...Trang 62
Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................. 71
KẾT LUẬN ................................................................................................ Trang 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................Trang 73
PHỤ LỤC 1, 2 .................................................................................... Trang 76, 77

5


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TT

CHỮ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

CBCC

Cán bộ, công chức

3

CBCCVC

Cán bộ, công chức, viên chức

6


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Vào ngày 03/01/1946, cách đây 69 năm, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ
tịch Chính phủ lâm đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó
nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và
hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu
có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ
trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài
liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh
trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không
cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc
gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm
trị” [26, Tr.2]. Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của
Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ
Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò
hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược

phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát
triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Để
phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu,
bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công
tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để thuận tiện trong việc tiếp
cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài
liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát
triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Trong tiến trình cải cách hành chính
nhà nước, vai trò và vị trí của công tác lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết
sức quan trọng. Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã

7


quan tâm đến lĩnh vực lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng
bước được kiện toàn.
Bên cạnh việc thực hiện rất tốt công tác lưu trữ tài liệu tạo thuận lợi
trong việc khai thác, phục vụ công tác tra tìm, nghiên cứu thì vẫn còn nhiều
địa phương, đơn vị thực hiện chưa tốt vì gặp trở ngại trong công chức, bất cập
trong thực hiện chính sách gây nên tình trạng tài liệu không được lưu trữ đầy
đủ, bị xáo trộn, thậm chí thất thoát nhiều tài liệu quan trọng, quý hiếm. Trong
nhiều năm qua, chính quyền thành phố Đà Nẵng đã triển khai quyết liệt nhiều
chủ trương cấp trên trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và đạt được
nhiều kết quả tốt được Bộ Nội vụ đánh giá cao. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn
đề còn vướng mắc trong thực hiện như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư,
quyết định đã được ban hành nhưng còn thiếu, chưa qui định cụ thể hết, chưa
đáp ứng với các văn bản quy định văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện
tử; trách nhiệm lập hồ sơ công việc có chất lượng và bàn giao của CBCC
chưa đồng đều tại các cơ quan do chưa có văn bản áp dụng chế tài; văn bản

quy định thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, mang nội dung chung chung
nên các cơ quan không mạnh dạn thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu, việc áp
dụng công nghệ thông tin đã đem lại kết quả nhưng chưa đáp ứng cao; chưa
có văn bản quy định các loại tài liệu được công bố nên đa số CBCC, người
dân chưa được tiếp cận với tài liệu quý hiếm, có giá trị với cộng đồng,...
Trước tình hình trên, tôi chọn đề tài “Thực hiện chính sách lưu trữ
tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” để phân
tích rõ chính sách tại luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Chính sách công.
2. Tình hình nghiên cứu vấn đề có liên quan đến đề tài
Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề
chính sách công, chính sách lưu trữ tài liệu, thực hiện chính sách lưu trữ tài
liệu, đáng quan tâm là những công trình sau:

8


2.1. Các công trình nghiên cứu liên quan đến thực hiện công tác lưu
trữ
- Năm 2008 - 2011 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng một số nghiệp vụ cơ
bản trong công tác lưu trữ” của ThS.Nguyễn Thị Lan Anh, Đề tài căn cứ Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định 130/2004/NĐ-CP và Nghị định
131/2004/NĐ-CP của Chính phủ xây dựng quy trình nghiệp vụ thực hiện
công tác lưu trữ tại các cơ quan trung ương và cơ quan địa phương, Đề tài là
một trong những cơ sở nghiên cứu để ban hành nên Luật Lưu trữ năm 2011.
- Năm 2011 – 2012, công trình nghiên cứu “Chuyển đổi tiêu chuẩn
ngành thành tiêu chuẩn quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu lưu
trữ và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” của Trung tâm Khoa học và Công nghệ
văn thư, lưu trữ. Công trình nghiên cứu kích cỡ bìa hồ sơ, hộp bảo quản và
giá kệ phục vụ cho công tác lập, bảo quản hồ sơ tại các kho lưu trữ hiện hành
và kho lưu trữ lịch sử, trên cơ sở này Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành

uy định về quy cách, tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản và giá kệ lưu trữ.
- Ngày 19/3/2020, Đề tài khoa học cấp cơ sở “Nghiên cứu, hoàn thiện
các quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu" do ThS. Đỗ Thị
Huyền, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (nay là Trung
tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ) làm chủ nhiệm đề tài đi sâu nghiên
cứu các văn bản quy định như Luật Lưu trữ, các Thông tư của các Bộ hoàn
thiện bảng quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ ở các cấp, các cơ quan.
- Còn một số công trình nghiên cứu ngành lưu trữ được biên soạn thành
cuốn “Kỷ yếu các công trình nghiêu cứu khoa học trong ngành lưu trữ (1962
– 2012)” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Khoa học và
Công nghệ văn thư, lưu trữ. Kỷ yếu tập hợp toàn bộ các công trình nghiên
cứu, các đề tài khoa học, đề tài cơ sở của các chuyên gia đầu ngành xây dựng
chính sách lưu trữ, đánh giá thực hiện, Kỷ yếu có giá trị và tầm ảnh hưởng rất
lớn trong ngành lưu trữ cả nước.

9


2.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến thực hiện công tác lưu
trữ tại thành phố Đà Nẵng
Thành phố Đà Nẵng không có các đề tài khoa học về công tác lưu trữ,
tuy nhiên có các sáng kiến về công tác văn thư, lưu trữ và được áp dụng hiệu
quả như: Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ;
Xây dựng Bộ mẫu danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, thời hạn
bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của trường tiểu học, trung học cơ
sở, trung học phổ thông, 12 phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và
khối phường, xã; Sổ tay nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, một số vướng mắc
và biện pháp khắc phục…
2.3. Nhận xét tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến
đề tài

Từ những công trình nghiên cứu được đề cập, có thể thấy rằng về cơ
bản đã đề cập được những nội dung lý luận và thực tiễn về chính sách công ở
Việt Nam. Qua các công trình đó có thể rút ra mấy nội dung sau đây:
Thứ nhất, các công trình nghiên cứu về chính sách công đã đề cập đến
khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại chính sách công; Kết cấu nội dung
và các bước chính sách công; Hoạch định chính sách công; Tổ chức thực hiện
chính sách công; Phân tích chính sách công; Đánh giá chính sách công, Nội
dung và phương pháp phân tích chính sách công, Truyền đạt kết quả phân
tích. Vai trò của chính sách công là đặc biệt quan trọng, là mục tiêu, là động
lực để phát triển nhanh và bền vững trong mọi giai đoạn phát triển;
Thứ hai, các công trình nghiên cứu về chính sách lưu trữ tài liệu, hệ
thống chính sách lưu trữ tài liệu đã đề ra những vấn đề cơ bản: Lý luận cơ bản
trong chính sách lưu trữ tài liệu, vai trò của nhà nước trong thực hiện chính
sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam hiện nay, thực trạng thực hiện chính sách lưu
trữ ở nước ta hiện nay; định hướng, giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ
thống chính sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam trong thời gian tới. Đây là những
tài liệu tham khảo để tác giả làm rõ quan niệm, kết cấu, vai trò của chính sách

10


lưu trữ tài liệu; đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả
của việc thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu ở Việt Nam trong nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay;
Thứ ba, các công trình nghiên cứu về lưu trữ do các nhà khoa học xã
hội, các nhà chuyên môn trên cả nước đi sâu vào việc nghiên cứu từng nội
dung riêng lẻ, cơ bản của hệ thống lưu trữ tài liệu như: Tầm quan trọng trong
công tác lập hồ sơ, bàn giao hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử,
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, tra tìm tài liệu phục vụ công tác, lựa chọn
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tài

liệu nhanh chóng, khoa học và dễ tra tìm, tổ chức bảo mật thông tin tài liệu và
công bố tài liệu có giá trị ra cộng đồng,… Các kết quả nghiên cứu này là tài
liệu tham khảo quý giá, có cái nhìn tổng quan giúp chúng ta phân tích thực trạng,
nhiệm vụ và giải pháp thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu ở thành phố Đà Nẵng
trong thời gian đến.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục tiêu của đề tài
Đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà
Nẵng trong thời gian đến
3.2. Nhiệm vụ của đề tài
Với mục tiêu trên, luận văn tập trung làm rõ các vấn đề:
- Khái quát các vấn đề lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách công
và chính sách lưu trữ tài liệu.
- Phân tích, đánh giá thực trạng việc chính sách lưu trữ tài liệu tại các
cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành
phố Đà Nẵng trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

11


4.1. Đối tượng nghiên cứu
Quá trình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các sở, ban, ngành
thuộc thành phố Đà Nẵng (được Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư quy định)
là đối tượng quan trọng cấp địa phương triển khai, thực hiện và chịu sự giám
sát, kiểm tra, đánh giá kết quả chính sách lưu trữ định kỳ, hằng năm từ năm
2017 đến nay.

4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu việc thực hiện chính sách đối với
công tác lưu trữ tài liệu trên các nội dung: Thu thập, bổ sung, quản lý tài liệu;
chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bảo quản,
thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về không gian: Công tác lưu trữ tài liệu tại 21 sở, ban, ngành thuộc
thành phố Đà Nẵng
- Về thời gian nghiên cứu: Đánh giá chính sách được thực hiện từ năm
2017 đến 2019, đề xuất giải pháp trong thời gian đến.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận
Luận văn được thực hiện dựa trên quan điểm, đường lối, chủ trương, của
Đảng, chính sách, phát luật của Nhà nước (như Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông
tư, quyết định về công tác lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị).
Luận văn vận dụng cách tiếp cận của chuyên ngành chính sách công và
các liên ngành khoa học khác (Nhà nước và pháp luật, Chính trị học).
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu như: Thu thập
thông tin, phân tích, tổng hợp, so sánh khảo sát thực tế,... các phương pháp
này được sử dụng xen kẽ, nhằm giúp cho việc nghiên cứu đạt kết quả cao.
- Phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở phân tích và tổng hợp để
thu thập và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến đề tài nghiên

12


cứu, bao gồm các văn kiện, nghị quyết, quyết định, tài liệu của Đảng, Nhà nước,
các bộ ngành mà chủ yếu là Bộ Nội vụ và UBND thành phố Đà Nẵng, các sở,
ban, ngành; các công trình nghiên cứu, các báo cáo, tài liệu thống kê về chính
sách lưu trữ.

- Phương pháp phân tích chính sách: Đánh giá tính đồng bộ, tính toàn
vẹn, tính hiệu quả và tính khả thi của chính sách nhằm điều chỉnh, bổ sung
cho phù hợp với mục tiêu và thực tế.
- Phương pháp điều tra khảo sát thực địa: Đây là phương pháp nhằm
mục đích so sánh, với các số liệu thu thập được; thu thập bổ sung các số liệu,
tài liệu thực tế tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng nhằm
củng cố tính xác thực các số liệu thu thập được.
- Phương pháp thống kê: Là phương pháp tổng hợp, thu thập, trình bày
số liệu, tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu nhằm phục vụ cho
quá trình phân tích, dự đoán và đề ra các quyết định.
- Phương pháp chuyên gia: Thông qua các buổi trao đổi, thảo luận với
Chi cục Văn thư, lưu trữ thành phố, các CBCC tại các sở, ban, ngành, cá nhận
làm công tác lưu trữ có kinh nghiệm trong việc thực hiện chính sách lưu trữ.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học chính sách công, quản lý công; vai
trò của việc thực hiện hệ thống chính sách lưu trữ tài liệu trong nền kinh tế thị
trường định hướng XHCN ở nước ta. Luận văn sẽ hệ thống hóa cơ sở lý luận
về thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Góp phần cụ thể hóa Nghị quyết số 273/NQ-HĐND bổ sung nội dung
Nghị quyết số 163/NQ-HĐND ngày 12/7/2018 của HĐND thành phố về
thông qua Điều chỉnh quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố
Đà Nẵng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Nghị quyết số 284/NQ-

13


HĐND về nhiệm vụ năm 2020; Nghị quyết 43-NQ/TW về xây dựng và phát
triển thành phố Đà Nẵng đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045; Quyết định

số 7865/QĐ-UBND ngày 14 tháng 11 năm 2016 của UBND thành phố Đà
Nẵng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ
quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017 – 2020.
Luận văn hoàn thành có thể làm tài liệu tham khảo, vận dụng trong quá
trình xây dựng, hoàn thiện và quá trình thực hiện các chính sách về lưu trữ tại
các sở, ban, ngành, UBND các quận huyện, các đơn vị sự nghiệp thuộc thành
phố Đà Nẵng hiện nay. Trên cơ sở đề tài này có thể xây dựng kế hoạch, đề án
hoạt động cụ thể để tổ chức các nội dung nhằm góp phần nâng cao hơn nữa
việc thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà
Nẵng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu làm ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách lưu trữ
Chương 2: Thực trạng thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan
hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà
Nẵng.

14


Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ
THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH CÔNG

1.1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách công
1.1.1. Chính sách công và thực hiện chính sách công
1.1.1.1. Chính sách công

Cho dù tiếp cận theo nhiều cách khác nhau, nhưng các khái niệm đều
thống nhất cho rằng chính sách công bắt nguồn từ những “quyết định” của
nhà nước và và dùng để giải quyết những vấn đề chung vì lợi ích của đời sống
cộng đồng.
Thomas Dye đưa ra một định nghĩa ngắn gọn về chính sách công là:
“bất kỳ những gì mà nhà nước lựa chọn làm hoặc không làm” [28, tr7-15].
Khái niệm về chính sách công của William Jenkins cụ thể hơn so với định
nghĩa trên: Theo ông, chính sách công là “một tập hợp các quyết định có liên
quan với nhau được ban hành bởi một nhà hoạt động chính trị hoặc một
nhóm các nhà hoạt động chính trị liên quan đến lựa chọn các mục tiêu và các
phương tiện để đạt mục tiêu trong một tình huống cụ thể thuộc phạm vỉ thẩm
quyền của họ [29, tr6-8]. Còn James Anderson đưa ra một định nghĩa chung
hơn, mô tả chính sách như là “một đường lối hành động có mục đích được
ban hành bởi một nhà hoạt động hoặc một nhóm các nhà hoạt động để giải
quyết một vẩn đề phát sinh hoặc vẩn đề quan tâm” [27, tr25-27 ].
Tuy có những giới hạn nhất định, nhưng các định nghĩa trên đều tập
trung mô tả nội hàm của chính sách công và cũng chi cho thấy việc nghiên
cứu chính sách công trong một lĩnh vực cụ thể là công việc khó khăn, không
thể chỉ hoàn thành một cách đơn giản bằng việc xem xét các tài liệu chính
thức về việc ban hành quyết định của nhà nước được thể hiện dưới các hình
thức văn bản qui phạm pháp luật. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng, những văn
bản quản lý nhà nước lại là nguồn thông tin quan trọng để các nhà chính tri
xây dựng mục tiêu và biện pháp của chính sách công, nhất là khi tiến hành
các lựa chọn cụ thể và lựa chọn tiềm năng.

15


Trên cơ sở tham khảo các nhiều tài liệu về chính sách công, có thể đi
đến một định nghĩa: Chính sách công là định hướng hành động do nhà

nước lựa chọn để giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống cộng
đồng phù hợp với thái độ chính trị trong mỗi thời kỳ nhằm giữ cho xã hội
phát triển theo định hướng
Do đặc điểm của Hệ thống chính trị và Hệ tư tưởng cho nên vấn đề
nghiên cứu về chính sách công mới chỉ được đề cập trong khoảng gần 20 năm
trở lại đây - đặc biệt từ khi chúng ta chấp nhận cơ chế thị trường với định
hướng xã hội chủ nghĩa và chủ trương xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân. Các nhà khoa học của
Viện Chính trị học, Học viện Hành chính cho rằng: Chính sách công là
Chương trình hành động của nhà nước nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể;
"Chính sách công là thuật ngữ dùng để chỉ một chuỗi các quyết định hoạt
động của nhà nước nhằm giải quyết một vấn đề chung đang đặt ra trong đời
sống kinh tế - xă hội theo mục tiêu xác định". Quan điểm khác lại cho rằng:
Giữa Quyết sách chính trị (của Đảng cầm quyền) và Chính sách công (của
Nhà nước) có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Chính sách công là một dạng
biểu hiện cụ thể của Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền (cương lĩnh,
đường lối…); Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền và Chính sách công
có điểm chung - đó là sự thể hiện ý chí giai cấp cầm quyền, giai cấp thống trị
xã hội; nó thể hiện ý chí của Nhà nước trong việc tổ chức, quản lý, điều hành
một lĩnh vực hoạt động nào đó của đời sống xã hội. Trong đó; Quyết sách
chính trị của Đảng cầm quyền là cơ sở đường lối của các Chính sách công và
Chính sách công là hình thức thực tế, hình thức pháp lý, là công cụ để thể
hiện Quyết sách chính trị. Bất cứ một chủ thể lãnh đạo quản lý chính trị nào
(cụ thể là Đảng cầm quyền) sau khi đề ra một Quyết sách chính trị nào đó đều
lưu tâm đến việc Quyết sách chính trị đó phải được các cơ quan trong bộ máy
nhà nước, chính quyền thể chế hoá thành Chính sách công như thế nào; và
ngược lại để nhà nước có được những Chính sách công đúng đắn thì không
thể không dựa trên sự định hướng của các Quyết sách chính trị của Đảng cầm
quyền. Bởi vì có những Chính sách công nhiều khi do khả năng, quy mô,
phạm vi điều chỉnh và tác động của nó trong đời sống xã hội quá lớn (nhiều

khi nó tính “ưu trội” do hiệu quả tác động vào các quan hệ xã hội của nó có
tính “ trực tiếp” nhờ đặc trưng “cưỡng chế” của nó) thì cũng có thể xem nó

16


như một Quyết sách chính trị. Tất nhiên, sự phân biệt giữa Quyết sách chính
trị và Chính sách công chỉ có tính tương đối. Ở nước ta, trên sách báo, chúng
ta thường gặp cụm từ "Chính sách của Đảng và Nhà nước", vì vậy có ý kiến
cho rằng, Đảng cũng là chủ thể ban hành Chính sách công? Điều này có thể
giải thích bằng thực tế “đặc thù” trong tổ chức, hoạt động của Hệ thống chính
trị của nước ta: Ở Việt Nam, Đảng Cộng sản là lực lượng chính trị duy nhất
lãnh đạo Nhà nước, lãnh đạo xă hội. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm
quyền, lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Đảng lãnh đạo bằng các cương lĩnh,
chiến lược, các định hướng về chính sách và chủ trương lớn... để các cơ quan
trong bộ máy Nhà nước ban hành các Chính sách công. Từ đó, quan điểm của
các nhà nghiên cứu ở Việt Nam cho rằng: Chính sách công là tổng thể
chương trình hành động của các chủ thể chính trị có thẩm quyền (Đảng
cầm quyền, Nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội)về việc lựa chọn các mục
tiêu và giải pháp nhằm giải quyết những vấn đề có tính cộng đồng trên các
lĩnh vực của đời sống xã hội theo phương thức nhất định để đảm bảo cho
xã hội phát triển bền vững, ổn định
1.1.1.2. Thực hiện chính sách công
Thực hiện chính sách công là toàn bộ quá trình chuyển hóa ý chí của chủ
thể trong chính sách thành hiện thực với các đối tượng quản lý nhằm đạt được
mục tiêu định hướng của các chủ thể chính trị có thẩm quyền
Trong quá trình thực hiện chính sách, các nguồn lực tài chính, vật chất,
khoa học công nghệ và con người được vận hành có tính định hướng để đạt
được các mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, đây là quá trình kết hợp giữa con
người với các nguồn lực tài chính, vật chất, khoa học công nghệ nhằm sử

dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả theo những mục tiêu đề ra.
Chủ thể thực hiện chính sách trước hết và quan trọng nhất là các cơ quan
hành chính nhà nước, bởi vì đây chính là các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức
triển khai và quản lý các công việc hằng ngày của nhà nước. Tuy nhiên, các
cơ quan lập pháp và tư pháp và các tổ chức đảng, đoàn thể cũng đóng vai trò
quan trọng trong việc vận động và tham gia triển khai chính sách.
1.1.2. Khái niệm, đặc điểm, vai trò thực hiện chính sách lưu trữ tài
liệu
1.1.2.1. Khái niệm chính sách lưu trữ tài liệu

17


a) Công tác lưu trữ tài liệu
Các khái niệm được quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 như
sau:
+ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết
kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản
phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác
phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác.
+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiến,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
+ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

+ Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ
các nguồn khác.
+ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
+ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
+ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
+ Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

18


+ Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
+ Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
* Ngoài ra còn có các khái niệm khác được quy định trong các Thông
tư của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn:
+ Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ
việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số
của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.

+ Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các
khái niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên
những thuộc tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng
nhóm riêng biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại.
+ Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội
dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân
loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội
dung tài liệu đề cập.
+ Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định,
được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
+ Hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các
tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
b) Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội,
nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách
khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu
đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích
ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay căn cứ vào các đặc

19


điểm ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại
hình cơ bản như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim,
phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử…
- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh
những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn

của lịch sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong
kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về
nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng
cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát
tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v..
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ
thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản
ánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các
hoạt động phong phú khác. Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự
kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày
càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài liệu
phim điện ảnh, ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim;
dương bản của các bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: Phim thời sự, phim
khoa học, phim truyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu…
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có
những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các
nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài
liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa
học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi
tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, khoa học.
Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin
đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử.
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

20


Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như

hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người.
+ Về chính trị: Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm
công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai
cấp đối địch. Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho
chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu
hết các nhà nước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ
quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm
lược của ngoại bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất
hiệu quả tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa
đầy tội ác của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công
nhân và nhân dân lao động. Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử
dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ
Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản
án chế độ thực dân Pháp (in năm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch
trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa
khác. Cuốn sách đã đóng góp nhiều vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp
công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, các thuộc địa khác đứng lên đấu
tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó.Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng
sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn
lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước.
Đặc biệt những năm gần đây, các bản đồ, tàn thư được lưu trữ tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I, II và III đã giúp cho Việt Nam có nhiều bằng chứng
chứng minh với thế giới về chủ quyền của Việt Nam tại quần đảo Hoàng Sa
và Trường Sa.
+ Về kinh tế: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên
nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, rừng, biển…) làm cơ sở cho việc quy
hoạch phát triển kinh tế văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ
quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm
trên đất nước. Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế
và thi công của các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sắt, công trình

thủy lợi, nhà ở v.v...) để quản lý tốt các công trình đó, sửa chữa lại các công
trình hư hỏng.

21


+ Về nghiên cứu khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu
tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật và hiện tượng trong tự
nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong
nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử các dân tộc và các quốc gia cần
phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu
quan trọng nhất, chính xác nhất. Vì vậy các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu
trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại
sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. Ví
dụ, nhờ tài liệu lưu trữ của Đảng mà các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng đã xác
minh đúng ngày thành lập Đảng là ngày 3/3/1930 chứ không phải ngày
6/1/1930 như trước đây một số tài liệu đã công bố.
d) Tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với
các loại di sản văn hóa khác mà con người để lại từ đời này sang đời khác như
các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc,
điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại
văn tự có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó
đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh các dân tộc
xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn kiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời. Tài
liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này đến thế hệ khác là nguồn thông tin vô
tận để mọi người sử dụng nó xây đắp nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc.
Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn
lao. Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội
thông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân

tộc, có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã
hội chủ nghĩa”.
đ) Chính sách lưu trữ tài liệu
+ Lưu trữ là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
+ Chính sách lưu trữ tài liệu là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng

22


khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chính sách lưu trữ ra đời do đòi hỏi
khách quan của việc quản lý, lưu giữ lại và tổ chức sử dụng tài liệu để nghiên
cứu, phục vụ xã hội. Vì vậy, chính sách lưu trữ tài liệu được thực hiện ở tất cả
các nước trên thế giới, là một trong những hoạt động được các nước quan
tâm. Chính sách lưu trữ tài liệu bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước
về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
1.1.2.2. Đặc điểm công tác lưu trữ
- Thu thập, bổ sung, quản lý tài liệu, đây là quá trình xác định nguồn tài
liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu, nghiên cứu
sử dụng tài liệu của độc giả.
- Chỉnh lý tài liệu, đây là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống
kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.

- Xác định giá trị tài liệu, đây là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị, là việc hủy những tài liệu không còn giá
trị được loại ra trong quá trình xác định giá trị tài liệu.
- Bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó, bảo
quản tài liệu lưu trữ là quá trình, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu
lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê để nắm được số lượng tài liệu
hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài
liệu trong kho lưu trữ, bảo đảm tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi. Tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết
từ tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
và các lợi ích chính đáng của công dân.

23


1.1.2.3. Vai trò của công tác lưu trữ tài liệu
Công tác lưu trữ có vai trò rất lớn, xuất phát từ những tác dụng, kết quả
đem lại của tài liệu lưu trữ:
Thứ nhất, công tác lưu trữ giữ lại những tài liệu, thông tin quan trọng
của quốc gia, của Đảng, của Nhà nước. Do vậy, công tác lưu trữ góp phần vào
việc bảo vệ chủ quyền đất nước, quyền lợi, lợi ích của dân tộc, bảo vệ chủ
quyền và toàn vẹn lãnh thổ.
Thứ hai, công tác lưu trữ đóng góp vai trò vào nghiên cứu lịch sử,
nghiên cứu khoa học. Thông qua việc giữ lại những tư liệu tổng kết, đánh giá
quá trình phát triển của xã hội, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu
tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự

nhiên, xã hội và tư duy. Đây cũng là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch
sử các dân tộc, là bằng chứng để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại
sự thật của lịch sử, giúp các thế hệ hiện nay và tương lai hiểu đúng lịch sử.
Thứ ba, công tác lưu trữ đóng góp vai trò vào việc phát triển kinh tế.
Nhờ lưu trữ những tài liệu chứa đựng thông tin về hoạt động, thành tựu kinh
tế, tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc nghiên cứu, lập quy hoạch phát triển kinh
tế.
Thứ tư, công tác lưu trữ góp phần vào việc bảo tồn và phát huy văn hóa
dân tộc. Tài liệu lưu trữ được xem là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc, để
lại cho chúng ta nhiều loại văn tự có giá trị, phản ánh trực tiếp thành quả lao
động về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Có thể
khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc giá là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt
đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”
1.1.3. Quy trình, phương pháp và yếu tố ảnh hưởng thực hiện chính
sách lưu trữ tài liệu
1.1.3.1. Quy trình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều phải xây dựng kế hoạch
thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu bao gồm những nội dung cơ bản sau: Kế
hoạch cung cấp các nguồn vật lực, kế hoạch về tổ chức, điều hành, kế hoạch

24


thời gian triển khai thực hiện, kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực hiện chính
sách.
Dự kiến những qui chế, nội qui về tổ chức điều hành, về trách nhiệm,
quyền hạn của các tổ chức, cá nhân tham gia, điều hành chính sách lưu trữ; về
các biện pháp khen thưởng, kỷ luật
Kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch thực hiện chính sách lưu trữ do lãnh

đạo có thẩm quyền các cấp xem xét thông qua.
- Phổ biến, tuyên truyền chính sách lưu trữ tài liệu
Cần tổ chức phổ biến cho mỗi CBCCVC có trách nhiệm triển khai thực
hiện, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo cơ quan, chánh văn phòng, để họ nắm vững
yêu cầu, mục đích chính sách lưu trữ, phục vụ tốt quá trình thực hiện chính
sách lưu trữ và thực hiện lồng ghép công tác lưu trữ vào các chương trình phát
triển kinh tế xã hội ở mỗi cấp, mỗi ngành, mỗi địa phương. Giúp cho
CBCCVC có trách nhiệm nhận thức đầy đủ tính chất quy mô, tầm quan trọng
của chính sách để họ tích cực tìm kiếm các giải pháp thực hiện.
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chính sách lưu trữ phải được thực hiện
thường xuyên, liên tục và bằng nhiều hình thức khác nhau như tổ chức Hội
nghị triển khai, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hướng dẫn trực tiếp, gián tiếp
qua các phương tiện thông tin như sách website chuyên ngành, báo chí,...
Tổ chức tuyên truyền phổ biến cho mọi người dân hiểu rõ về tính đúng
đắn của chính sách để họ tự giác thực hiện nhằm tạo sự đồng thuận cao trong
nhân dân, đồng thời cũng có thể tham gia vào quá trình giám sát chính sách về
lưu trữ có được tổ chức thực hiện tốt không.
- Phân công, phối hợp thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu trên phạm vi
rộng lớn
Chính sách lưu trữ tài liệu tác động lớn đến lợi ích của các cơ quan, tổ
chức và người dân, kết quả tác động lại liên quan đến nhiều yếu tố, quá trình
thuộc các bộ phận khác nhau, nên cần phải phối hợp chúng lại để đạt yêu cầu
quản lý. Số lượng cơ quan tham gia thực hiện chính sách lưu trữ là rất lớn.
Trong thực tế phân công cơ quan chủ trì nghiệp vụ và các cơ quan triển khai
thực hiện một chính sách cụ thể nào đó.

25