ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI
PHÒNG
I. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách
hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ
của tập thể CBCNV trong toàn Công ty. Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng
niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty
một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới
nhiều hình thức. Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua
sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường
xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ
công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tác
văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện
đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn
bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh
chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả
đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty
cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố
mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục,
bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
– lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ
thông tin.
Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với
việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện
Hải Phòng. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 1
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện
những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực
tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời
căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy
qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp
điện Hải Phòng”
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học
Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng
trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng. Làm tốt công tác này cũng có nghĩa
là tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.
Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng,
chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư,
năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công
việc. Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2
nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu
trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân
viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu
tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp,
hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổ
chức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong Công ty…khối lượng công việc của
phòng văn thư tăng lên rất nhiều. Phó phòng TCHC phải đảm nhiệm nhiều công
việc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làm
cho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động
của toàn Công ty. Trước thực trạng trên em cho rằng Công ty phải tổ chức sắp xếp
lại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có
hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn Công ty ngày càng đi lên.
Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau:
-

Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 2
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu
trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm
nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường
không được xử lý kịp thời. Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này,
chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư
– lưu trữ và công tác quản lý. Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng
người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho
cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu
trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này.
-
Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân
viên này. Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể
giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù
hợp với khả năng của họ.
Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có
năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các
trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại
như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận
cho công tác sau này.
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định
sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ
những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và
trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực. Tất cả
mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con
người. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của

Ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt
cho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu. Để góp phần hoàn thành và hoàn thành
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 3
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
xuất sắc nhiệm vụ được giao thì bản thân người cán bộ văn thư phải được trang bị
một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau
-
Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học cho
nhân viên văn thư
Qua thời gian thực tế tại phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn tại
lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng và tiến độ công việc đó là
trình độ vi tính của cán bộ văn thư còn yếu. Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty đã trang
bị cho phòng văn thư bộ máy vi tính cùng các thiết bị phụ trợ tương đối hiện đại để
phục vụ đắc lực cho công việc. Xong những nhân viên đó đã chưa tận dụng được
khả năng vốn có của máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình mà họ vẫn
giải quyết công việc theo phương pháp thủ công, rất tốn thời gian mà không hiệu
quả. Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn
thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế
hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học
ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong
phòng văn thư luân phiên đi học. Trường hợp nếu không tự tổ chức được thì ban
lãnh đạo nên tạo điều kiện về mặt thời gian, kinh phí để cán bộ văn thư có thể đi
học tại các trung tâm tin học. Hơn nữa hiện nay Công ty đã nối mạng internet cho
toàn Công ty như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát
triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu.
-
Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải

đảm nhiệm. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư
không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những
văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản.
Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa
được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại
rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 4
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự
giúp cùng soạn thảo. Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo
văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng
cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu
là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản
của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp,
tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng
nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong
Công ty. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng
soạn thảo.
-
Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ
văn thư. Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người
ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
cũng như kinh phí đi lại…Nhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện
bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật
giao tiếp của mỗi người. Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư
chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa
phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin
dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ

học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp
qua điện thoại, kỹ năng viết…để nâng cao hiệu quả của công tác này.
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc
Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung
và cán bộ văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng
như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng
yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học.
Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 5
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Do đó trong quá trình tiến hành sắp
xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
-
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp
-
Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây
tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Trong thực tế bàn làm
việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình
là người quan trọng, luôn là người bận rộn. Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống
giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản
nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Do vậy để khắc phục
tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn,
nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau:
-
Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết.
-
Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi.
-
Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các

tủ, kệ, giá.
-
Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn.
-
Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích
tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
-
Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên.
-
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng
căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một
lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất
định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình.
-
Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để
thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể:
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 6