MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ
PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG
3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới:
3.1.1.Thị trường xuất khẩu.
Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất
khẩu được 30.145,43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45.592.785 USD sang 30 nước khắp các
châu lục như:MỸ ,Anh ,Pháp ,Đức,...............Trong đó thị trường châu âu là thị trường
nhập khẩu cà phê của công ty nhiều nhất chiếm hơn 50%kim ngạch xuất khẩu cà phê
của công ty.Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng
như:Mỹ ,Đức Thụy Sĩ,Indonexia.......trong đó thị trường Thụy Sĩ ,Đức là hai thị trường
lớn nhất của công ty trong những năm vừa quachir riêng sản lượng xuất khẩu của hai
nước này đã chiếm 40%tổng sản lượng xuất khẩu cà phê của công ty. Trong năm 2009
do biến động tài chinhstreen toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng dến kim ngạch
xuất khẩu cà phê của công ty,các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát
lại đối tác của mình.
3.1.2.Nguồn hàng xuất khẩu.
Thị trường cung ứng cà phê của công ty chủ yếu ở Tây Nguyên như các tỉnh Đắc
Lắc ,Lâm Đồng,Gia Lai, Kon Tum.Cà phê ở thị trường này phần lớn là cà phê Robutsa
Công ty không thu mua trực tiếp từ các nông hộ mà thu chủ yếu qua các công ty,đại lý
chuyên thu mua trực tiếp của nông dân ,mối nơi chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy
nhất,các công ty truyền thống của công ty là:
Bảng 3.1: Danh sách nhà cung ứng
Khu vực thu mua Trung gian cung ứng
ĐắcLắc XNtư nhân TM Trúc Lâm
GiaLai DNTN Vĩnh Hiệp
Lâm Đồng DNTN Hoàng Ngọc
Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng khu vực thu muabawngf cách tìm kiếm thêm
nhiều nhà cung cấp nữa phân bổ đều khắp để đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho các đơn
hàng đồng thời sẽ tạo ra sự cạch tranh để giảm chi phí tăng chất lượng cà phê và giúp
công ty có thêm nhiều lựa chon hơn.

Còn đối với cà phê Arabica công ty thường nhập khẩu ở thị trường Lào ,sau đó tái
xuất cho khách hàng.
3.2.Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex
Đà Nẵng
1
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
3.2.1.Hoàn thiện công tác thuê tàu.
Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho
công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì công ty là người trực tiếp
ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc
để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời công ty cũng có thể
lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng
hóa mà công ty cần giao.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của
mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương
thức mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng
tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu
hiện nay.Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình
tàu chạy mới nhất đến công ty.Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với
nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao
hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty. Hơn nữa công ty sẽ chủ
động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng
Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng Wanhai vì lịch trình của hãng này
qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín,
giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng.Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm
hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu như Mitsui, Huyndai,
OOCL...Các hãng tàu này hiện nay trên thị trường cũng là những hãng tàu uy tín và có
giá cả cạnh tranh. Với việc lựu chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn
được đáp ững kịp thới với các hợp đồng giao hàng.

3.2.1: Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container
3.2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện:
Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng cà phê
chỉ được Công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó là giao hàng nguyên
Container. Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào
Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do Công ty chịu. Từ đó có thể thấy
việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại
sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty.
Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại Công ty đã được thực
hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn
thì Công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như : kiểm tra kỹ tình trạng của
Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của
2
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào
Container tối ưu.
3.2.1.2.Các công tác ảnh hưởng đến công tác đõng hàng vào container
Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau:
-Hàng xuất khẩu của công ty là mặt hàng cà phê, mặt hàng này khi vận chuyển phải
đòi hỏi giữ nhiệt độ ổn định từ 20-25 độ c, đồng thời phải giữ không khí thông thoáng
trong quá trình vận chuyển, độ ẩm không quá 12%.... có như thế mới giữ được chất
lượng cà phê tốt nhất.
-Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử
dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài nếu
công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong
quá trình vận chuyển.
-Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến
việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp
hàng để tận dụng hết thể tích của container.

3.2.1.3.Hoàn thiện công tác đõng hàng vào container
Nghiệp vụ xếp hàng vào container có thể chia thành từng bước công việc. Như vậy
sẽ tạo thuận lợi cho công ty trong kiểm tra giám sát từng công đoạn
 Lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng.
Căn cứ vào hợp đồng, xác định số lượng khối lượng hàng xuất khẩu, công ty tính toán,
lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng cho hợp lý.Khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn,
nếu có thể công ty nên chọn container 40’ tránh việc phân chia hàng vào nhiều container
20’.Như vậy sẽ giảm chi phí giao hàng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu.
Nhận vỏ container từ hãng tàu
Hiện nay các hãng tàu thường cung cấp vỏ container trong một thời gian rất ngắn
trước khi đóng hàng vào container. Công ty cần thỏa thuận với hãng tàu trong quá trình
ký két Booking note về điều khoản thời gian cung cấp vỏ container. Container cần được
vận chuyển trước đến kho hàng của công ty ít nhất là 6 tiếng đồng hồ. Trong thời gian
đó công ty cần thực hiện việc xem xét kiểm tra container cho kỹ càng và thực hiện công
việc dọn dẹp vệ sinh chuẩn bị để xếp hàng và đóng hàng vào container. Đồng thời với
khoản thời gian như vậy công ty mới có thể xử lí kịp thời khi có những vướng mắc phát
sinh
 Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng:
3
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
Tại Công ty, lâu nay việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng vào không được
chú trọng ở mức độ cần thiết. Điều này xuất phát từ suy nghĩ hàng hoá vận chuyển là
mặt hàng cà phê khó hư hỏng, không gây nguy hiểm và ít chịu ảnh hưởng bởi sự thay
đổi của khí hậu . Hơn nữa, trọng lượng hàng được đóng vào Container bao giờ cũng
thấp hơn trọng lượng tịnh của Container.
Tuy nhiên thực tế cho thấy dù hàng hoá đóng vào Container là loại hàng gì thì việc
kiểm tra Container trước khi đóng hàng là điều cần thiết bởi vì cùng một trọng lượng
hàng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phép nhưng nếu Container không đảm bảo an
toàn có thể gây nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá và như vậy công ty sẽ

không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra
trước khi đóng hàng.
Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container theo hai cách :
Cách 1: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi Công ty vận tải đưa
Container đến. Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì Công ty nên yêu cầu Công ty
vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng
một ngày hoặc một buổi. Khi đó, nếu Công ty phát hiện Container có những sai sót mà
không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu Công ty vận tải đổi Container
khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty.
Cách 2: Thay vì yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến sớm hơn thì trước đó
Công ty nên cử người có kinh nghiệm về Container đến tận bãi Container, yêu cầu Công
ty vận tải cho biết Container nào dự kiến sẽ được cấp cho mình, lúc này nhân viên Công
ty có thể kiểm tra xem xét Container tại đó. Nếu cảm thấy không an toàn thì yêu cầu đổi
Container phù hợp hơn với loại hàng được vận chuyển và nhân viên kiểm tra Container
của Công ty cần phải ghi lại số hiệu của Container để tránh việc Công ty vận tải cung
cấp Container không đúng yêu cầu.
* Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau:
- Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng,
khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các
góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của
Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở.
- Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó
là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở. Khi kiểm tra bên
trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan
sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng
hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không. Ngoài ra,
Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu
4
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu

không bởi vì Công ty sẽ tận dụng các dây chằng buộc này trong quá trình đóng hàng vào
Container sau này.
- Kiểm tra cửa Container : Kiểm tra tình trạng hoạt động khi đóng, mở cánh cửa,
kiểm tra chốt và tấm đệm cửa … đảm bảo an toàn khi đóng , mở cửa, niêm phong chắc
chắn và khép kín không để nước thâm nhập.
- Kiểm tra tình trạng vệ sinh: Trước khi đóng hàng vào Container, Công ty cần phải
kiểm tra tình trạng vệ sinh của Container. Nếu Container không đảm bảo yêu cầu vệ sinh
thì Công ty phải tiến hành dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hành đóng hàng vào. Nếu
không, những lốp có màu trắng sẽ bị dây bẩn không đạt yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm tra các ký hiệu , thông tin của Container như: Số hiệu Container, kích thước
chuẩn của Container phải chính xác để không xảy ra sự cố. Nếu số hiệu và kích thước
của Container thực giao có sự sai khác với số hiệu và kích thước của Container ghi
trong các chứng từ có liên quan thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng, thông quan
hàng hoá và dễ bị nhầm lẫn cho người vận tải.
3.2.2. Tổ chức việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng xuất.:
Tại Công ty, việc vận chuyển hàng từ kho ra đến bãi tập kết hàng để chuẩn bị xếp
lên Container chủ yếu là do đội ngũ công nhân trong Công ty thực hiện. Tuỳ theo mặt
hàng được đóng vào Container là cà phê mà Công ty có sự phân bổ công nhân hay các
phương tiện vận chuyển khác nhau phù hợp với từng loại mặt hàng.
Đối với cà phê, Công ty chỉ bố trí khoảng 8 công nhân vận chuyển và 3 công nhân
bốc xếp hàng lên Container. Thông thường, một Container cà phê loại 20. Với con số
lớn như vậy thì việc vận chuyển sẽ vất vả đối với công nhân. Do đó, muốn tăng năng
suất trong việc vận chuyển hàng và giảm bớt sự vất vả cho công nhân, Công ty có thể bố
trí thêm đội ngũ công nhân hoặc cơ giới hoá để vận chuyển hàng vừa tiết kiệm được
thời gian và công sức trong việc vận chuyển . Chẳng hạn, Công ty có thể sử dụng xe rùa
chạy bằng ắc quy có công nhân đi theo để điều khiển. Loại xe này có thể làm việc được
trong nhà kho cũng như ngoài bãi để hàng. Ưu điểm của loại xe này là : cấu tạo đơn
giản và bền, tính cơ động cao và không gây ồn, không làm bẩn môi trường bảo quản.
Nếu Công ty sử dụng xe rùa này thì mỗi lần có thể chất được 5 hoặc 6 kiện cà phê và
như thế việc vận chuyển hàng sẽ được nhanh chóng hơn.

3.2.3. Lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container :
Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải
gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối
với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất
xếp cần lưu ý những điểm sau:
5
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
- Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc
xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân
cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở
chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn
thận trong lúc vận chuyển.
- Việc chất xếp các loại cà phê sao cho thuận lợi trong khâu kiểm ra Hải quan.
- Cố gắng sắp xếp cho khoảng trống không thể tránh được trong đống hàng nằm dọc
theo đường tâm của Container, không để ở bên thành nhằm hạn chế việc dịch chuyển
của hàng hoá.
- Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách
thức chất xếp như sau:xếp loại cà phê nào ra loại náy tránh tình trạng xếp lẫn lộn đến
khi bốc hàng sẽ không phân biệt được loại nào ra loại nào.
-Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container
mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa
trong container
3.2.4.Hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan
Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải
tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những
rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập hồ sơ
đúng theo quy định của hải quan. Do đó, Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để
nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa
chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả

trong công tác giao nhận.
Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, Công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ nội
dung các khoản mục trên tờ khai hải quan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông tin
cần thiết. Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ. Bất cứ xảy ra một sự
không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra sự
chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau
để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp.
- Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy
xoá, sửa chữa … vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và
phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận.
- Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt,
có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài.
- Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác.
6
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
- Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư
cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai
của mình.
Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của
Công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng
mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục,
có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp
cho việc giao hàng được nhanh chóng.
Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất
khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì Công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ
ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất
khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại Công
ty hiện nay.
Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là

nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa
xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty
nói riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải quan
đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng,
đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai không xa,
Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ
khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng
hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ
thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến
các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót
có thể xảy ra.
3.2.5.Hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng
3.2.5 1. Những vấn đề Công ty cần quan tâm khi thiết lập bộ chứng từ thanh
toán:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và công tác giao nhận hàng
xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ
khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hoàn thành bộ chứng
từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng. Tuy nhiên trong thực tế chính khâu
quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh
toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài
thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh toán hoặc
thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công
7
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được
ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt
động giao nhận của Công ty:
- Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu
cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này.

- Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (như
những khách hàng ở thị trường Malaysia và Argentina) thì bộ chứng tư Công ty lập ra
đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng. Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong
nội dung các điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ
trong việc thể hiện hợp lý các nội dung này trên bề mặt các chứng từ gởi hàng.
- Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C (như những
khách hàng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoà Séc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể
hiện được những yêu cầu sau mới được ngân hàng chấp nhận thanh toán:
+ Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ các chứng từ nghĩa là các loại chứng từ và số
lượng của từng loại phải theo quy định của L/C.
+ Bộ chứng từ lập ra phải hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài. Điều này có
nghĩa rằng bộ chứng từ này cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C : từ
mô tả đặc điểm của hàng hóa, đến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,…
+ Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiêm ngặt về mặt chứng
từ. Bởi vì, ngân hàng chỉ thanh toán tiền hàng cho Công ty dựa vào bộ chứng từ chứ
không dựa vào hàng hóa. Vì thế ngân hàng giám sát rất chặt chẽ từng nội dung của từng
loại chứng từ có phù hợp với quy định của L/C hay không. Thậm chí nếu Công ty có
những sai sót nhỏ thì ngân hàng sẽ gây khó khăn cho việc thanh toán tiền hàng xuất
khẩu.
+ Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mâu thuẩn giữa các chứng
từ, nghĩa là nội dung của các loại chứng từ không được mâu thuẩn với nhau. Ví dụ mô
tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C;
số lượng hàng hóa ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C.
+ Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của
L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP-
DC quy định như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho
ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng”. Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ
không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C.
3.2.5.2. Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng
từ thanh toán :

8
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là
điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức
thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những
khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót
hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là:
a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) :
Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng
hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần
chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập
chứng từ này.
* Ngày lập hoá đơn :
Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao
hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao
nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý
đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai
sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng
với ngày ký B/L.
* Mô tả hàng hóa :
Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách
hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong
cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ
sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả
hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong
hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh
toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và
các chứng từ khác cũng phải được thể hiện.
* Trị giá hóa đơn :

Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số
tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải
không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là
nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung
sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng
phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối
cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không
bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những
9
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép
là hơn hoặc kém không quá 10%.
Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng Công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và
điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có
sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví
dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Malaysia, ở mục
trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau:
Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000
(say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents)
Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên
ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn:
Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE.
* Số bản hoá đơn khi xuất trình:
Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít
nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất
trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó
khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại
quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản
photo) cho đầy đủ.

b/ Phiếu đóng gói (Packing list):
Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng
và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty
lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần
thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì
nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container
nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng
và nhanh chóng hơn.
Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là
tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng
hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính
vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao
hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được
tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải
chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp.
c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) :
10
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2