ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG
Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới công tác văn phòng trong các cơ quan
nhà nước đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp tới việc giúp cho
các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả công việc. Để công tác văn phòng thực sự
là một bộ máy giúp việc đắc lực cho các cơ quan, doanh nghiệp thì cần phải có các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO
Thông tin được coi là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của
cơ quan, tổ chức. Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi
toàn cầu. Thời đại công nghệ thông tin mới đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để
phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc.
Vì vậy việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho
lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động
hiệu quả.
Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin, thông tin có vai trò rất quan trọng
trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của văn phòng.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu
cầu về thông tin của ban lãnh đạo vào các bộ phận khác trong Sở; đồng thời xác
định rõ các loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp những thông tin đó.
Thông thường bộ phận văn phòng sẽ nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, liên
quan đến nhiều vấn đề, nhiều lĩnh vực. Do vậy, thông tin phải được tập hợp và hệ
thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định.
Sau khi các thông tin được tóm tắt, bộ phận văn phòng cần sắp xếp theo hệ thống
để tránh có những trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin.
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cán bộ trong Sở, bộ phận văn phòng
cần tìm hiểu chính xác yêu cầu của người cần cung cấp thông tin (yêu cầu cung cấp
1
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 1

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
thông tin về vấn đề gì, thời gian cho phép để thu thập và xử lý thông tin, hình thức
cung cấp thông tin bằng văn bản, sao chụp hay báo cáo trực tiếp…).
Sau khi cung cấp thông tin xong, bộ phận văn phòng cần lưu lại các thông tin
đã cung cấp. Điều này sẽ giúp bộ phận văn phòng thuận lợi trong việc cung cấp
thông tin lần sau, hoặc có thể làm bằng chứng cần thiết khi những thông tin đã
cung cấp bị phản đối, hoặc bị xuyên tạc, bóp méo.
* Để khắc phục hạn chế trong công tác thông tin, báo cáo của hoạt động văn
phòng tại Sở cần có những biện pháp sau:
+ Cần đặt mua thêm lượng báo chí nhiều hơn nữa để các cán bộ trong cơ quan
có thể nắm bắt kịp thời và thu thập được nhiều thông tin hơn. Cùng với sự phát
triển của công nghệ thông tin là Internet, hiện nay các thông tin về kinh tế, chính
trị, xã hội đều được đưa lên mạng Internet một cách đầy đủ và chính xác. Vì vậy
việc truy cập Internet sẽ giúp cho các cán bộ có được nhiều thông tin một cách
nhanh nhất, chính xác nhất.
+ Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo của cán bộ văn phòng,
Sở cần đưa ra quy định về thời gian cụ thể đối với các cán bộ phải nộp báo cáo chi
tiết cho cán bộ văn phòng.
+ Sở đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy tính hiện đại và đã kết nối
Internet nhưng trong thực tế cho thấy việc thu thập và truyền tải thông tin qua
mạng Internet của nhân viên vẫn còn hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, ban
lãnh đạo Sở cần thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm
việc trong bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và
mạng Internet. Nếu biết áp dụng triệt để các lợi ích của máy vi tính, các cán bộ có
thể quản lý thông tin bằng máy tính thay vì sử dụng sổ sách như hiện nay, có thể
dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật của mình, tránh tình trạng để lộ thông tin ra
bên ngoài. Qua hệ thống Internet, văn phòng cũng có thể truyền tải thông tin tới
các bộ phận và nhận thông tin phản hồi nhanh nhất bằng hình thức gửi email mà
không cần cử người trực tiếp đến phòng ban, làm tốt điều này sẽ tiết kiệm được rất

nhiều sức người, sức của cho cơ quan.
2
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 2
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
+ Nếu bộ phận văn phòng có những biện pháp tăng cường nguồn thông tin và
xử lý thông tin tốt sẽ góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động của cơ quan. Khi
các thông tin đã đầy đủ và chính xác sẽ giúp ban lãnh đạo có thể xử lý nhanh các
tình huống xảy ra trong quản lý.
3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP
Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho ban lãnh đạo cơ quan
chỉ đạo điều hành công việc được toàn diện, vừa đảm bảo công việc thực hiện
trước mắt, đồng thời quán xuyến được mọi công việc trọng tâm, lâu dài tạo ra được
sự thích ứng hợp lý về mục tiêu và biện pháp thực hiện.
Việc xây dựng chương trình công tác có ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đảm
bảo cho các hoạt động của Sở và các bộ phận trong Sở được tiến hành liên tục,
hiệu quả. Ngoài ra, việc xây dựng chương trình công tác còn có chức năng điều
chỉnh xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế, đảm bảo hiệu quả trong hoạt
động của cơ quan.
* Để hạn chế những khó khăn trong công tác tham mưu, tổng hợp cần có một số
biện pháp sau:
+ Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phòng, từ đó mỗi
cán bộ sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho
lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn.
+ Các cán bộ trong Sở cần chủ động hơn nữa trong việc đề xuất ý kiến với lãnh
đạo. Ban lãnh đạo Sở cũng cần kịp thời khen thưởng những cán bộ có sự cố gắng,
có tính sáng tạo trong công việc. Điều này thể hiện sự dân chủ, tình cảm mật thiết
giữa ban lãnh đạo với các cán bộ trong Sở.
+ Cán bộ văn phòng sẽ căn cứ vào những bản kế hoạch chi tiết của các cán bộ
trong cơ quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, do đó cần nắm vững 3 nguyên tắc:

Thứ nhất là nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và
thống nhất của kế hoạch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất
theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới.
3
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 3
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc ưu tiên. Sự ưu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ
văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực
hiện trước để ưu tiên giải quyết.
Cuối cùng là nguyên tắc dự phòng. Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán bộ văn
phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết
khác trong bản kế hoạch tổng hợp.
Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, nếu tuân thủ theo 3 nguyên tắc
trên thì sẽ giúp cán bộ văn phòng có những bản kế hoạch tổng hợp được các yếu tố
như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của các cán bộ trong Sở, phù
hợp với mục tiêu hoạt động của Sở, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và
đảm bảo được tính khả thi.
3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN
* Chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo:
Đối với công tác này, hiện nay văn phòng đã thực hiện được tương đối tốt,
đảm bảo theo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác được
đảm bảo và chặt chẽ hơn nữa, văn phòng nên có một bản quy định về việc chuẩn bị
cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trưởng phòng TC – HC nên giao cho một
nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc
quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu sót trong quá
trình chuẩn bị do chưa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn
mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
* Công tác mua sắm trang thiết bị cho cơ quan:
Sở phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định

kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc
mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan luôn đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra cũng
cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết.
* Công tác phục vụ:
Sở cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên
tạp vụ như yêu cầu khả năng giao tiếp của nhân viên bảo vệ để có thể tạo thiện cảm
4
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 4
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng
với khách của cơ quan ngay khi họ đến và trước khi ra về. Bên cạnh đó cũng cần
có yêu cầu về tuổi tác đối với nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo và phù
hợp với công việc này từ 25 đến 40 tuổi. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều các
công ty bảo vệ có uy tín, Sở có thể lựa chọn một trong các công ty bảo vệ đó để
thuê nhân viên bảo vệ. Nhân viên của các công ty bảo vệ này được đào tạo, huấn
luyện về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó chất lượng hay nói cách khác hiệu quả làm
việc sẽ được nâng cao hơn.
Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có sự nhiệt tình với công việc, ý thức
tiết kiệm cho cơ quan.
3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
Hiện nay, văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã thực hiện
các công tác hội nghị, hội thảo khá tốt, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định
cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị. Làm được như vậy
sẽ thực hành được tiết kiệm, tránh lãng phí.
Công tác này tại văn phòng của Sở vẫn tồn tại hạn chế cần khắc phục, đó là
việc chưa tuyên truyền được cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan về tầm quan
trọng của các cuộc họp, hội nghị. Bởi vậy, văn phòng cần đẩy mạnh công tác tuyên
truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được
các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đã đạt được và là cơ hội để họ bày
tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo.

3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ
Hiện tại phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải
Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư
kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ
còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích
quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện
cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ.
Theo em, để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và
nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng thì phòng
5
Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 5