KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
- Mục đích:
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và
thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án
Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định
những lợi ích kèm theo.
- Yêu cầu: Yêu cuầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người PT
TK cần xácc định trong giai đoạn này
Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho
hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới, vạch kế hoạch cho dự án.
- Các phương pháp khảo sát hiện trạng
Nguyên tắc chung của phương pháp khảo sát là biết càng nhiều thông tin về môi
trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu rõ vấn đề được đặt ra và có khả năng đặt
ra được câu hỏi thiết thực với vấn đề cần xem xét.
Các phương pháp (hình thức) khảo sát:
+ Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức
Chính thức: có chuẩn bị, có thông báo trước
Không chính thức: thường cho ta kết luận khách quan hơn.
+ Phỏng vấn / điều tra: trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống qua các
buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật
+Nghiên cứu tài liệu
+Dùng bảng hỏi,phiếu điều tra:Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu nhập trả lời xử
lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận.Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền
nhưng độ tin cậy thấp.
Khảo sát hiện trạng là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình và
cách thức hoạt động của tổ chức. Nhận định càng xát với thực tiễn sẽ giúp cho giai
đoạn PT & TK được thuận lợi và đúng đắn. Chúng ta nên kết hợp phương pháp pjỏng
vấn và một vài phương pháp khác để thu thập thông tin được chính xác và toàn diện
hơn.
2.1. Nhiệm vụ cơ bản

Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ
của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ phải thực hiện nhập hàng từ kho của nhà cung cấp
(NCC) đưa về đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách mua hàng. Sau đó theo dõi quá
trình nhập hàng và thanh toán tiền của Công ty với NCC, theo dõi quá trình xuất
1
hàng và thanh toán tiền của khách mua hàng để đưa ra được số lượng hàng hoá tồn
kho, trị giá tồn kho, số nợ của khách, những mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng
thời gian…
Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hoạt
động dựa trên mối quan hệ khăng khít giữa các tổ với nhau.
• Tổ thứ nhất: Đảm nhiệm việc nhập hàng, xuất hàng và viết phiếu nhập xuất hàng cho
NCC và khách mua hàng. Sau đó lưu dữ liệu vào sổ sách và chuyển phiếu nhập xuất
cho tổ thứ hai.
• Tổ thứ hai: Đảm nhận việc theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty với
NCC và việc thanh toán tiền của khách mua hàng với Công ty. Sau đó chuyển thông
tin tới tổ thứ ba.
• Tổ thứ ba: Làm nhiệm vụ tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách mua hàng, báo cáo
công nợ tổng hợp và chi tiết của Công ty cho Ban quản lý.
• Tổ thứ tư: Lấy thông tin từ tổ thứ nhất để theo dõi quá trình nhập hàng, xuất hàng để đưa
ra số lượng hàng tồn kho, trị già hàng tồn kho của các mặt hàng.
Cả bốn tổ đều quản lý, lưu trữ, xử lý công việc dựa trên phương pháp truyền
thống, ghi chép nhiều trên giấy tờ.
2.2. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Khi có quyết định nhập hàng của ban quản lý, bộ phận quản lý kho có trách
nhiệm thương lượng với NCC, yêu cầu được nhập hàng theo số lượng và đơn gía
hiện hành, viết phiếu nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho Kế toán kho.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm
bán hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán cho khách.
Kế toán quỹ có trách nhiệm trả tiền, viết phiếu chi cho NCC , viết phiếu thu

cho khách hàng
Phiếu nhập_xuất hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng được chuyển
sang cho Kế toán kho. Kế toán kho theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty cho
NCC, theo dõi quá trình thanh toán tiền của khách hàng cho Công ty, tổng hợp nợ,
viết giấy báo nợ cho khách hàng, báo cáo tổng hợp cho ban quản lý.
Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thể hiện quá trình xử lý thông tin
của bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ:
2
Ghi chú:
Chứng từ trên giấy
Chức năng xử lý
Đường truyền dữ liệu
3
NCC
KH
Kho
KT kho
KT tổng hợp
KT quỹ
BQL
Hàng
Nhập hàng
Trả tiền
Hàng
Xuất hàng
P.Nhập
P.Xuất
Tiền
P.chi
Nhận tiền

P.thu
Tổng hợp nợ
Gbáo nợ
BC nợ tổng hợp
TD nhập_xuất
BC tổng hợp hàng hoá
Tiền
4
2.3. Đánh giá hiện trạng
Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hiện nay
đang hoạt đông thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách quá nhiều do vậy có nhiều hạn
chế.
• Sự thiếu, vắng thông tin cho xử lý, dễ bỏ xót dữ liệu.
• Sự kém hiệu lực thể hiện trên nhiều mặt:
- Cơ cấu tổ chức chưa hợp lý
- Phương pháp xử lý chưa chặt chẽ gây ra tình trạng sai xót trong quá trình tính nợ.
- Lưu chuyển giấy tờ quá dài, vòng vèo…nên xảy ra tình trạng ùn tắc quá tải, mất nhiều thời
gian.
- Tốn nhân lực ở khâu kiểm tra sổ sách
Các thông tin của hệ thống
• Thông tin nhập của hệ thống bao gồm :
- Danh mục hàng hoá
- Danh mục NCC
- Danh mục khách hàng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu tiền mặt
- Phiếu chi tiền mặt
• Thông tin xuất của hệ thống bao gồm :
- Báo cáo hàng nhập kho

- Báo cáo hàng xuất kho
- Báo cáo tổng hợp hàng hoá
- Báo cáo công nợ của khách hàng
- Báo cáo phiếu chi tiền mặt
- Báo cáo phiếu thu tiền mặt
- Báo cáo hàng bán chạy nhất trong một khoảng thời gian
5