TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH IN KHUYẾN HỌC
2.1. KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN
HỌC
Tổng quan về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH In Khuyến học
Phương pháp xác định chi phí sản xuất tại Công ty
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động
sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bá ra có liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh trong một kỳ nhất định.
Tại Công ty, chi phí sản xuất bao gồm chi phí về nguyên vật liệu, chi phí
về nhân công, chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí
bằng tiền khác... Có rất nhiều khoản mục chi phí khác nhau phát sinh tại công
ty. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty có rất nhiều chủng loại, mẫu mã, quy
cách, chi tiết khác nhau, bên cạnh đó quy trình công nghệ sản xuất lại phức
tạp vì vậy chi phí phát sinh ở Công ty phải tập hợp theo từng loại, từng khoản
mục chi phí và phải được thường xuyên theo dõi chi tiết ở từng phân xưởng
và chi tiết cho từng loại sản phẩm. Điều đó đòi hái công tác kế toán phải được
tổ chức một cách khoa học, có hệ thống để có thể đảm bảo tính chính xác và
phản ánh trung thực các khoản chi phí phát sinh.
Kỳ tập hợp chi phí ở Công ty vào cuối tháng, các khoản mục chi phí
phát sinh tại Công ty sẽ được tính và phân bổ theo tháng, cuối quý kế toán giá
thành căn cứ vào các bảng phân bổ của từng tháng để tập hợp lập thành các
bảng phân bổ chi phí cho cả quý để tiến hành tính giá thành.
Chi phí sản xuất ở Công ty được tập hợp theo ba khoản mục:
− Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
− Chi phí nhân công trực tiếp
1
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
1
1
− Chi phí sản xuất chung

2.1.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
2.1.1.1. Nội dung:
Khoản mục này bao gồm toàn bộ các chi phí về nguyên vật liệu chính
như: giấy, mực in, bản kẽm…,vật liệu phụ như: cồn công nghiệp, keo dán, xà
phòng bột, axeton…
Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản
xuất, kinh doanh ở các Công ty. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ
trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh.
Nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty In Khuyến học được theo dõi chi
tiết theo các loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công
chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu
chính tại Công ty chiếm tỷ trọng rất lớn từ 80% đến 85% trong tổng chi phí
nguyên vật liệu bao gồm ba loại là: Giấy, mực in và bản kẽm.
- Giấy bao gồm các loại sau:
- Mực in, bao gồm các loại sau: Mực xanh tím Việt Nam, mực Nhật
đen, mực Nhật đỏ, mực đen Trung Quốc, mực đỏ Trung Quốc, mực vàng
Trung Quốc, mực xanh Trung Quốc, mực nhũ vàng, mực Italia màu vàng,
mực chống sáng, mực vecni.
- Bản kẽm, bao gồm các loại sau: Bản Nhật máy 16 trang, bản máy
Trung Quốc 10 trang, bản Trung Quốc máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 4
trang, bản Italia máy 16 trang.
2
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
2
2
- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong
quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên vật
liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. Tại
Công ty In - Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, nguyên vật liệu phụ bao gồm

những loại sau: cồn công nghiệp (đơn vị: lít), dầu hoả (đơn vị: lít), keo dán
PVA (đơn vị: kg)..
- Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được dùng để thay thế, bảo dưỡng,
sửa chữa các máy móc, thiết bị. Tại Công ty In - Nhà xuất bản Lao động - Xã
hội , phụ tùng thay thế bao gồm: vòng bi 608 (đơn vị: vòng), bóng đèn neon
1,2m (đơn vị: cái), bóng đèn neon 0,6m (đơn vị: cái), bóng đèn 100-200 (đơn
vị: cái)...
- Phế liệu: là những nguyên liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất,
những nguyên vật liệu này có thể được dùng lại tại Công ty hoặc bán ra ngoài.
Phế liệu, bao gồm các loại sau: giấy in hỏng; giấy lề, giấy xước ở bên ngoài
các lô giấy cuộn; lõi của lô giấy; phôi giấy; giấy bị ố, ngả màu.....
Để đáp ứng nhu cầu vật liệu cho sản xuất. Hàng quý căn cứ vào kế
hoạch sản xuất và các hợp đồng đã ký kết với khách hàng, phòng kế hoạch lên
các kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để trình lên Phó giám đốc phụ trách sản
xuất của Công ty phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, phòng kế hoạch sẽ làm
việc với các bộ phận có liên quan để tiến hành mua và nhập hàng phục vụ cho
sản xuất.
Trong quá trình sản xuất nếu phát sinh nhu cầu vật liệu ngoài kế hoạch
thì các bộ phận lập báo cáo gửi lên phòng kế hoạch để lên phương án trình
Phó giám đốc phụ trách sản xuất của Công ty phê duyệt và triển khai thực
hiện. Một số trường hợp, để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian cho các
đơn đặt hàng các tổ sản xuất có thể tự đảm nhận phần vật liệu (nếu có thể) sau
3
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
3
3
khi được sự đồng ý của Phó giám đốc phụ trách sản xuất của Công ty sau đó
thanh toán với Công ty theo khối lượng thực tế phát sinh.
2.1.1.2.Tài khoản sử dụng:
- Kế toán chi phí sử dụng tài khoản 621 để theo dõi chi phí nguyên vật

liệu phát sinh trong năm. Tài khoản 621 được mở cho tất cả đơn đặt hàng phát
sinh trong năm, mà không mở tài khoản chi tiết cho từng đơn hàng riêng biệt
do kỳ kế toán áp dụng tại Công ty là theo năm.
- Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu kế toán sử dụng
TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu và được mở chi tiết theo 3 tiểu khoản:
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522 : Vật liệu phụ
+ TK 1523 : Nhiên liệu.
Trong đó với từng tiểu khoản, kế toán mở các mã hàng chi tiết theo dõi
đến từng loại nguyên liệu, vật liệu chính sử dụng trong sản xuất.
2.1.1.3.Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết:
- Chứng từ sử dụng: Bảng phân bổ nguyên vật liệu: là căn cứ để phản
ánh giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị
vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng.
Cơ sở để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các phiếu xuất kho nguyên vật
liệu phát sinh trong tháng.
- Việc hạch toán kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được
thực hiện theo sơ đồ sau:
4
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
4
4
TK 111, 112, 141, 331…
TK 621
TK 154 (TK 631)
TK 152, 153 (TK 611)
TK 152
TK 632
TK 133.1
(1) (3)

(4)
(5)
(2a)
(2b)
Sơ đồ 2.1: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chú thích:
(1) Giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm
(2a) Trị giá NVL mua dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm
(2b) Thuế GTGT được khấu trừ
(3) Trị giá NVL dùng không hết, phế liệu thu hồi
(4) Kết chuyển và phân bổ chi phí NVLTT vào các đối tượng chịu chi phí
(5) Chi phí NVL vượt trên mức bình thường tính vào giá vốn hàng bán.

2.1.1.4.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp:
Do đặc trưng của Công ty, kế toán sử dụng phương pháp sổ số dư để
theo dõi và hạch toán chi tiết hàng tồn kho, theo đó:
Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho
vào Sổ số dư.
5
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
5
5
Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 đến 5 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ
kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ
kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ
số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Phương pháp này giúp tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều

công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Tuy nhiên
sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối
chiếu và phát hiện sai sót; đòi hỏi đội ngũ kế toán có trình độ cao.
* Khi nhập vật liệu
6
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
6
6
Khi có nhu cầu về vật liệu, Phòng kinh doanh tổ chức cho cán bộ đi
mua vật tư về nhập kho. Khi nhập kho, căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất
kho của bên bán, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư do bộ phận
kiểm tra chất lượng kiểm tra chất lượng quy cách vật tư, người phụ trách bộ
phận kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên:
+ Một liên gửi lên phòng kinh doanh (kế hoạch vật tư) giữ
+ Một liên thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho
phòng kế toán làm căn cứ đối chiếu kiểm tra.
+ Một liên dùng để làm thủ tục thanh toán giao nhận hàng
Ví dụ: Ngày 11/01/2010 mua vật tư về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn
GTGT số 054745 ngày 11/01/2010 (biểu 1), biên bản kiểm nghiệm vật tư
(biểu 2), bộ phận kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho (biểu 3).
7
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
7
7
Biểu 2.1
Hoá Đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 11/01/2010
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Nam Sơn
Địa chỉ: Số tài khoản

Điện thoại: Mã số
Họ tên người mua : Anh Cường
Địa chỉ:
Đơn vị: Công ty TNHH In Khuyến học
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số 054745
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
1. Giấy Bãi Bằng 70g/m2 Kg 5.700
15.60
0
88.920.000
2. Giấy Cút sê 200g/m2 Tờ
20.00
0
2.450 49.000.000
Cộng tiền hàng 137.920.000
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT 13.792.000
Tổng tiền thanh toán 151.712.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mốt triệu bảy trăm mười hai nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
8
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
8
8

Biểu 2.2 Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số 05-VT
(vật tư, sản phẩm hàng hoá) Số 01
Ngày 11 tháng 01 năm 2010
Căn cứ vào hoá đơn số 054745 ngày 11/01/2010 của Công ty TNHH
Nam Sơn.
Ban kiểm nghiệm gồm:
- Ông : Lê Xuân Chính Trưởng ban
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư
S
T
T
Tên nhãn
hiệu,quy cách
vật tư
Phương
thức kiểm
nghiệm
Đơn
vị
tính
Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi
chú
Số lượng
đúng QCPC
Số lượng
sai

QCPC
1
Giấy Bãi
Bằng 70g/m2
Chọn mẫu Kg 5.700 5.700
2
Giấy Cút sê
200g/m2
Chọn mẫu Tờ 20.000 20.000
3
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
9
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
9
9
Biểu2.3: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
Ngày 11 tháng 01năm 2010 Số 01
Họ tên người giao hàng: anh Hùng
Theo hoá đơn số 054745 ngày 11/01/2010
Của Công ty TNHH Nam Sơn
S
T
T
Tên nhãn hiệu
quy cách phẩm
cấp vật tư
MS
Đơn
vị

tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Theo hợp
đồng
Thực
nhập
1.
Giấy Bãi Bằng
70g/m2
G01 Kg 5.700 5.700
15.60
0
88.920.000
2.
Giấy Cút sê
200g/m2
G05 Tờ 20.000
20.00
0
2.450 49.000.000
Cộng
137.920.00
0
Nợ TK 152 : 137.920.000
Nợ TK 1331 : 13.792.000
Có TK 111 : 151.712.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Mười chín triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.

10
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
10
10
* Trường hợp xuất vật liệu
Trên thưc tế việc thu mua và nhập kho vật liệu là do phòng kinh doanh
căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng thangs,quý để lên kế hoạch cung ứng
vật tư.Nghiệp vụ xuất kho phát sinh khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất
(phân xưởng) về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng bộ phận kế hoạch
vật tư sẽ thiết lập phiếu xuất kho thành ba liên.
- Một liên phòng kinh doanh (kế hoạch vật tư )giữ.
- Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thử kho, cuối tháng
chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Một liên giao cho người nhận vật tư.
Ví dụ: Ngày 15/01/2010, xuất kho nguyên vật liệu cho phân xưởng in.
Khi đó bộ phận kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho (biểu 4)
11
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
11
11
Biểu 2.4 Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
Ngày 15

tháng 01 năm 2010 Số 01
Họ tên người nhận vật tư: Anh Tuấn Nợ TK 621
Phân xưởng in Có TK 1521
Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
Xuất tại Kho Công ty
S
T

T
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm cấp vật tư
MS
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
1
Bản Trung Quốc
máy 16
B01 Bản 200 200 54.000 10.800.000
2
Giấy bãi bằng
70g/m2
G01 Kg 800 800 15.600 12.480.000
Cộng 23.280.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Hai ba triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách Người nhận Thủ kho
đơn vị cung tiêu
12
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
12

12
Tại kho: Hàng ngày thủ kho tiến hành ghi chép phản ánh tình hình
nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu cho chỉ tiêu số lượng trên mỗi thẻ
kho( mỗi thẻ được chi tiết một loại vật liệu)
Biểu 2.5 Thẻ kho (trích) Mẫu số 06-VT
Tháng 11 năm 2010
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy bãi bằng 70g/m2
Đơn vị tính : kg
Mã số
ST
T
Chứng từ
Trích yếu
Số lượng Ký xác
nhận
của kế
toán
SH
Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Tồn kho đầu kỳ 300
1 PN01 11/01 Anh Hùng 5.700
2 PX01 15/01 Anh Tuấn 800
………
………
Kiểm kê ngày 31/01 5.700 2.000 4.000
Để đảm bảo tính chính xác số vật liệu tồn kho hàng tháng, thủ kho phải
đối chiếu số thực tồn kho và số tồn ghi trên mỗi thẻ kho. Trong khoảng 3 – 5
ngày, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho lên cho phòng

kế toán (kế toán nguyên vật liệu).
Tại phòng kế toán: Sau khi nhận các chứng từ nhập, xuất và thẻ kho,
kế toán tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng theo từng loại vật liệu
13
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
13
13
để kiểm tra xem thủ kho có ghi chép và tính đúng số lượng vật liệu tồn kho
cuối tháng và đối chiếu xem số liệu có đúng hay không, đồng thời tiến hành
vào sổ kế toán chi tiết ( Biểu 6)
Biểu 2.6 Trích sổ chi tiết tài khoản 621
Tài khoản 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày: 31/01/2010
Số dư đầu kỳ 0
Chứng từ
Diễn giải
TK
đ/ư
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
15/1/2009 PX01
Bản Trung Quốc máy 16
1521
10.800.000
15/1/2009 PX01
Giấy bãi bằng 70g/m2
1521
12.480.000
....................
....................

Tổng phát sinh nợ: 354.000.000
Tổng phát sinh có: 354.000.000
Số dư cuối kỳ: 0

Ngày 31 tháng 1 năm 2010
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Biểu 2.7 Trích chứng từ ghi sổ số 11
Tháng 1 năm 2010
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Ngày 15/01/2010 xuất vật tư phục
vụ sản xuất
621 1521 23.280.000
…………. …….. ….. ………….
Cộng 354.000.000
14
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
14
14
Kèm theo … chứng từ gốc
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Biểu 2.8 Trích chứng từ ghi sổ số 12
Tháng 1 năm 2010
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Kết chuyển chi phí nguyên vật
liệu
154 621 354.000.000
Cộng 354.000.000
Kèm theo … chứng từ gốc
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Biểu 2.9 Trích sổ cái tài khoản 621
Tài khoản 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Tháng 1 năm 2010
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số
hiệu TK
ĐƯ
Số tiền
Ghi
chú

Số
hiệu
Ngày tháng Nợ Có
Số dư đầu năm 0
Số phát sinh trong
tháng
31/01 11 31/01
Chi phí nguyên vật liệu
chính
1521 354.000.000
31/01 12 31/01
Kết chuyển chi phí
nguyên vật liệu
154 354.000.000
Cộng số phát sinh tháng 354.000.000 354.000.000
Số dư cuối tháng 0
Cộng lũy kế từ đầu quý
15
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
15
15
- Sổ này có 01 trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang 01
- Ngày mở sổ: 01/01/2010
Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên)
Ngày 31tháng 01 năm 2010
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thực tế, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty không sử dụng
bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ mà theo dõi trực

tiếp tình hình luân chuyển vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho và cuối
tháng được tổng hợp vào sổ số dư.
16
§iªu ThÞ Thu H»ng - KTK9
16
16