Bài giảng Quản trị kinh doanh 2 – Bài 7: Quản trị sự thay đổi

Bài 7: Quản trị sự thay đổi

BÀI 7

QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh
doanh, NXB ĐH KTQD, 2012.
2. Hướng dẫn bài tập Quản trị kinh doanh, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, NXB ĐH
KTQD, 2012.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài 7 trong học phần Quản trị kinh doanh 2 nghiên cứu những vấn đề:
 Khái quát về quản trị sự thay đổi: Phần này trình bày khái niệm và sự cần thiết khách
quan quản trị sự thay đổi.
 Những nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi: Có 3 nội dung chính, mỗi nội dung lại
được chi tiết hóa theo những vấn đề cụ thể vần quan tâm giải quyết, những phương pháp
có thể sử dụng cũng như hướng phát triển các kỹ năng giải quyết các vấn đề thực tiễn.
 Khái lược về sự thay đổi của doanh nghiệp: Trong phần này, chúng ta xem xét và so
sánh giữa các kiểu thay đổi với nhau.
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
 Những vấn đề khái quát quản trị sự thay đổi.
 Nội dung và phương pháp phân tích các nhân tố thúc đẩy và cản trở sự thay đổi.
 Các kỹ thuật hoạch định sự thay đổi.

 Các nội dung và kỹ năng cần thiết để thực hiện đổi mới tổ chức doanh nghiệp.

68

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229


Bài 7: Quản trị sự thay đổi

Tình huống dẫn nhập
Cơng ty may X thay đổi chiến lược kinh doanh của mình, chuyển từ chiến lược sản xuất hàng
loạt sang chiến lược sản xuất theo đơn hàng. Chính vì thế cơng ty cần phải thay đổi hệ thống tổ
chức từ chức năng sang sản phẩm. Giám đốc đã vẽ ra sơ đồ mới và triển khai áp dụng thì gặp sự
phản ứng dữ dội của cán bộ nhân viên công ty.

Hãy đưa ra lời khuyên cho giám đốc công ty.

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229

69


Bài 7: Quản trị sự thay đổi

7.1.

Khái niệm quản trị sự thay đổi

Khái niệm: Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị chủ động phát
hiện, thúc đẩy và điểu khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những

biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi
trường kinh doanh biến động.
 Quản trị sự thay đổi là một chu trình khép kín: phát hiện, hoạch định và tổ chức
thực hiện sự thay đổi.
 Quá trình liên tục của chu trình quản trị sự thay đổi khơng theo mốc thời gian mà
theo sự xuất hiện của các hiện tượng đòi hỏi phải thay đổi.
 Quản trị sự thay đổi khơng có nghĩa là cứ cần là thay đổi, mà là nghiên cứu thấu
đáo trước khi trả lời câu hỏi và ra quyết định thay đổi.
7.2.

Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi

Quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp là q trình thay
đổi trong mơi trường kinh doanh ngày càng biến động.
Môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi → Phản
ứng của doanh nghiệp.
 Những tiến bộ về kỹ thuật, công nghệ, những thay
đổi về nhu cầu của người tiêu dùng, khuynh hướng
tồn cầu hóa kinh doanh và vấn đề bảo vệ môi trường,… Đã tạo ra những áp lực
mạnh mẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới hoạt động kinh doanh và cung ứng
quản trị.
 Sự biến động của môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, đòi hỏi
doanh nghiệp hoặc thay đổi để thích ứng hoặc nếu khơng bị loại ra khỏi cuộc chơi.
 Ngày nay, tốc độ thích nghi với những thay đổi của môi trường kinh doanh đã trở
thành cần thiết phải quản trị sự thay đổi.
 Quản trị sự thay đổi giúp cho các doanh nghiệp thực hiện sự thay đổi chủ động,
đúng hướng và đúng thời điểm cần thiết. “Các tổ chức đạt được thành công đã
quản trị sự thay đổi có hiệu quả, liên tục làm thích nghi các cơng việc văn phịng,
các chiến lược, các hệ thống, các sản phẩm và văn hóa để vượt qua những biến
động và phát triển lên bằng những sức mạnh đè bẹp sự cạnh tranh”.

7.3.

Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi

7.3.1.

Phân tích hiện trạng, phát hiện sự thay đổi

Để có thể phát hiện sự thay đổi, cần biết hiện trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
 Trong đó nội dung đầu tiên là phân tích, đánh giá những thay đổi của môi trường
kinh doanh, bao gồm môi trường bên ngồi và mơi trường bên trong.
 Phân tích những ngun nhân dẫn đến khoảng cách chênh lệch giữa kết quả đạt
được và mục tiêu đặt ra cũng là một nội dung cần phân tích đánh giá.
Sau đó, phải chuẩn bị những vấn đề mà doanh nghiệp cần thay đổi với mục đích là
bước đầu nhận diện tính chất và nội dung của các vấn đề trước khi tiến hành thay đổi.

70

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229


Bài 7: Quản trị sự thay đổi

Trước những thay đổi của mơi trường, doanh nghiệp có thể có nhiều vấn đề cần điêu chỉnh:
 Các vấn đề này có quan hệ hữu cơ với nhau.
 Các nhà quản trị thường tiếp cận sự thay đổi theo phương diện công nghệ, cơ cấu
tổ chức, nhiệm vụ và con người.
7.3.2.

Phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi

Áp lực thúc đẩy sự thay đổi
1. Áp lực cạnh tranh

Áp lực cản trở sự thay đổi
1. Áp lực cá nhân

Đòi hỏi đổi mới sản phẩm.

Lo sợ về những điều chưa biết.

Sự bùng nổ của các kiến thức mới và đòi hỏi đổi
mới cơng nghệ.

Địi hỏi đào tạo lại.
Phá vỡ quan hệ truyền thống.

Thay đổi về cung ứng nguồn lực.

Không tin tưởng.

Thay đổi của đối thủ cạnh tranh.
2. Áp lực mang tính tổ chức

2. Áp lực mang tính tổ chức

Thay đổi các giá trị hoạt động.

Đe dọa đối với cấu trúc quyền lực.

Nhu cầu về giảm căng thẳng và tính năng động

trong làm việc.

Sức ỳ của cấu trúc tổ chức.

3. Áp lực thuộc phạm vi môi trường quốc tế và
kinh tế quốc dân

3. Áp lực thuộc môi trường kinh tế quốc dân

Thay đổi cơ chế.
Xu hướng xã hội mang tính chất khu vực và
quốc tế.

Lãng phí các chi phí đã bỏ ra.
Những cản trở mang tính luật pháp.
Những cản trở mang tính đạo đức.
Những cản trở ở góc độ quản lý vĩ mơ.

 Mục đích: trên cơ sở đánh giá tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở
để xác định bước đi và các giải pháp cần thiết đảm bảo điều kiện thực hiện thay
đổi thành công.
 Nhiệm vụ
o Đánh giá sự đúng đắn, so sánh tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản
trở để trả lời câu hỏi.
 Đối tượng nào cần thay đổi.
 Đã đúng thời điểm thay đổi chưa?
o Hình thành bước đầu các giải pháp vượt qua cản trở và khuyến khích lực lượng
thúc đẩy thay đổi.
 Thời điểm và nơi tiến hành
Tiến hành phân tích nhu cầu thay đổi cũng như phân tích các lực lượng thúc đầy

và cản trở ở thời điểm xuất hiện các hiện tượng khơng bình thường thông qua các
tài liệu thống kê, báo cáo định kỳ, khi có các báo cáo bất thường về hiện tượng
khơng bình thường hoặc khi xuất hiện các dấu hiệu khác thường bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp.
 Nội dung phân tích
o Phân tích nhu cầu thay đổi.
o Phân tích từng áp lực thúc đẩy và cản trở.
 Phân tích và đánh giá mức độ tác động của từng nhân tố.
 Lượng hóa từng nhân tố ở thời điểm phân tích cũng như dự kiến tương lai gần.
 Tổng hợp, đánh giá chung về lực đẩy và lực cản.
TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229

71


Bài 7: Quản trị sự thay đổi
o

Kết luận
 Có cần thay đổi không và mức độ thay đổi.
 Cường độ và xu hướng thúc đẩy sự thay đổi.
 Cường độ và xu hướng diễn biến của các cản trở.
 Sơ bộ xác định thời điểm nào có thể tiến hành thay đổi.

 Yêu cầu
o Khách quan, toàn diện.
o Đầy đủ chứng cứ: thu thập, điều tra bổ sung để có đầy đủ thông tin và xử lý hệ
thống thông tin.
o Áp dụng các phương pháp thích hợp với từng đối tượng.
7.4.

Hoạch định sự thay đổi

7.4.1.

Căn cứ

Hiện trạng đối tượng cần thay đổi và nhu cầu thay đổi.
Kết quả phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi.
7.4.2.

Nội dung

 Mục tiêu thay đổi
Phải xác định chính xác và rõ ràng thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể nào.
 Xác định đối tượng thay đổi
o Nếu phải thay đổi ở tồn doanh nghiệp thì nên
bắt đầu ở phạm vi nhỏ rồi mở rộng dần ra hay
nên bắt đầu luôn với phạm vi lớn.
o Nếu là thay đổi thử nghiệm thì nên bắt đầu ở bộ
phận nào? Bộ phận đang gặp khó khăn hay bộ
phận đang hoạt động tốt trong doanh nghiệp?
o Nơi nào có mơi trường tốt nhất cho thử nghiệm
sự thay đổi.
o Bộ phận nào có tính đại diện cao nhất để có thể thử nghiệm.
 Xác định người điều hành, người thực hiện và người liên quan sự thay đổi
o Cách cổ điển
 Giám đốc điều hành thiết lập mơ hình của sự thay đổi.
 Cấp trung gian (trưởng phịng, đốc cơng…) điều hành thực hiện sự thay đổi.
 Ưu điểm: Thu hút được sự ủng hộ của lao động cấp cao.

 Nhược điểm: Thiếu ý kiến từ phía dưới nên nhiều khi không sát thực với nhu
cầu thay đổi.
o Cách đi từ cấp dưới
 Cấp dưới đưa ra ý kiến về sự cần thiết phải thay đổi và thay đổi như thế nào.
 Điều kiện: Phải có sự ủng hộ và quan tâm của cấp trên trong suốt quá trình
thực hiện sự thay đổi.

72

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229


Bài 7: Quản trị sự thay đổi
o

Thuê chuyên gia từ bên ngồi
 Chun gia bên ngồi lập ra các mơ hình, kế hoạch và điều hành sự thay đổi.
 Ưu điểm: Khách quan, khai thác được những đóng góp có giá trị cho tổ
chức từ các chuyên gia.
 Nhược điểm: Cố vấn từ bên ngồi có thể khơng hiểu biết đầy đủ về tổ chức
nên khó tìm ra những ngun nhân sâu xa của vấn đề.

 Xác định thời điểm tiến hành thay đổi
o Quan điểm thứ nhất
 Thay đổi sẽ diễn ra dễ dàng hơn khi doanh
nghiệp đang gặp khủng hoảng hoặc khó khăn.
 Tuy nhiên, đợi đến lúc doanh nghiệp gặp
khủng hoảng mới tiến hành thay đổi đôi khi
là q muộn và càng làm cho tình hình càng
khó khăn hơn.

o Quan điểm thứ hai
 Sự thay đổi nên diễn ra ngay khi có những dự đốn về thay đổi của môi trường.
 Đây là quan điểm thay đổi một cách chủ động.
 Xác định tính cơng khai của sự thay đổi
o Vấn đề đặt ra là: Sẽ thông báo về sự thay đổi với ai? Trong bao lâu? Và ở mức
độ nào?
o Mâu thuẫn:
 Nếu những người liên quan cùng biết và ủng hộ thì sự thay đổi sẽ tiến hành
thuận lợi.
 Tuy nhiên có những thay đổi không nên công bố hoặc công bố với một số
người nào đó để có thể kiểm sốt và hạn chế những phản ứng đối với sự
thay đổi.
 Tiến độ thực hiện sự thay đổi
Tiến độ thực hiện sự thay đổi căn cứ vào:
o Cần bao nhiêu thời gian lập kế hoạch cho sự thay đổi;
o Sự thay đổi cần diễn biến nhanh hay chậm thì thuận lợi hơn;
o Dự trù bao nhiêu thời gian để tiếp thu cái mới và sữa chữa sai sót (nếu có).
o Có bao nhiêu thời gian để thay đổi trong điều kiện nhu cầu khách hàng, cạnh
tranh và những điều kiện mơi trường hiện có.
 Xác định các giả pháp cần thiết
Các giải pháp thường chia làm 3 nhóm:
o Các giải pháp khuyến khích các lực lượng thúc đẩy.
o Các giải pháp và vượt qua các cản trở sự thay đổi.
o Các giải pháp đảm bảo tiến trình thay đổi đi đến thành cơng.

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229

73

Bài 7: Quản trị sự thay đổi

Tóm lược cuối bài
 Khái quát về quản trị sự thay đổi: Phần này trình bày khái niệm và sự cần thiết khách quan
quản trị sự thay đổi.
 Những nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi: Có 3 nội dung chính, mỗi nội dung lại
được chi tiết hóa theo những vấn đề cụ thể vần quan tâm giải quyết, những phương pháp có
thể sử dụng cũng như hướng phát triển các kỹ năng giải quyết các vấn đề thực tiễn.
 Khái lược về sự thay đổi của doanh nghiệp: Trong phần này, chúng ta xem xét và so sánh
giữa các kiểu thay đổi với nhau.

74

TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229