(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của bộ công thương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN DUY DỊU

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG

CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Mã số: 60 32 03 01
LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI- 2015


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
2. Mục tiêu của đề tài
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
6. Nguồn tài liệu tham khảo
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
8. Đóng góp mong muốn của đề tài
9. Bố cục đề tài
NỘI DUNG
Chƣơng 1 – NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ

1.1. Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp bộ
1.1.1 Khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà
nƣớc
1.1.2. Khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ
1.2. Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác
lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ
1.2.1. Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền
chung đối với cơ quan cấp bộ
1.2.2. Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lƣu trữ đối
với cơ quan cấp bộ
Chƣơng 2 – THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN
LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG
2.1. Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Công Thƣơng
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công
Thƣơng
2.3. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng
2.3.1. Tổ chức bộ máy
2.3.2. Quản lý nhân lực lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng
2.3.3. Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lƣu trữ
2.3.4. Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lƣu trữ
2.3.5. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lƣu
trữ
2.3.6. Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ
2.3.7. Thực hiện báo cáo, thống kê về lƣu trữ
2.3.8. Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của
Nhà nƣớc và của Bộ Công Thƣơng về lƣu trữ
2.3.9. Sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng về

Trang
4

5
5
5
5
7
8
8
8
10
10
10
12
18
18
19
25
25
27
29
29
31
32
34
38
39
41
42
45
1

lƣu trữ
2.4. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ của Lƣu trữ cơ quan Bộ Công
Thƣơng
2.4.1. Hƣớng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ
chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lƣu trữ cơ quan
2.4.2. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan
2.4.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu lƣu
trữ
2.4.4. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
2.4.5. Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
2.4.6. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu để giao nộp vào
Lƣu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết
giá trị
2.4.7. Thực hiện một số dịch vụ công về lƣu trữ
2.4.8. Hiện đại hóa và đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ
2.5. Thực trạng hoạt động lƣu trữ tại một số tổ chức trực thuộc Bộ
Công Thƣơng
2.6. Nhận xét
2.6.1. Ƣu điểm
2.6.2. Hạn chế
2.6.3. Nhận xét chung
Chƣơng 3 – CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA
BỘ CƠNG THƢƠNG
3.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ
tại Bộ Công Thƣơng
3.1.1. Kiện tồn cơng tác nhân sự làm cơng tác lƣu trữ
3.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lƣu trữ
3.1.3. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lƣu trữ

3.1.4. Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ
3.1.5. Hồn thiện cơng cụ thống kê
3.1.6. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ
3.1.7. Đẩy nhanh ứng dụng cơng nghệ thơng tin
3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ
3.2.1. Tổ thức thu thập tài liệu
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu
3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu
3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
3.3. Các giải pháp khác
3.3.1. Tăng cƣờng giảm, giải mật tài liệu lƣu trữ trong lƣu trữ
3.3.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Về phía Nhà nƣớc

47
47
48
49
50
51
51

52
52
53
55
55
58
61

62

62
63
64
64
65
66
66
67
67
67
68
69
69
70
70
70
71
71
2


3.4.2. Về phía các nhà nghiên cứu về khoa học lƣu trữ
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

72
77

78
80

3


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, cơng cuộc cải cách nền hành chính nhà nƣớc
nói chung và cải cách từng ngành, lĩnh vực nói riêng đƣợc Đảng và Nhà ta đặc
biệt quan tâm. Một trong những kết quả nổi bật của công cuộc cải cách đó là đã
hình thành nên những bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Bộ Công Thƣơng là một
Bộ điển hình trong các bộ thuộc mơ hình quản lý này. Liên quan đến công tác
lƣu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiện nay là ở các bộ thuộc mơ hình quản lý
nêu trên nói chung và ở Bộ Cơng Thƣơng nói riêng, cơng tác lƣu trữ cần đƣợc
quản lý nhƣ thế nào cho thật hiệu quả? Giải quyết thành cơng vấn đề này khơng
chỉ có tính mới về mặt lý luận mà cịn góp phần thực hiện nghiêm chỉnh những
qui định có tính chất qui phạm pháp luật hiện hành về cơng tác lƣu trữ nói chung
và Luật Lƣu trữ nói riêng. Cụ thể là, tại Khoản 4, Điều 38, Chƣơng VI, Luật
Lƣu trữ đã quy định: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan
trung ương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của
mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [tr.39;7].
Đối với Bộ Công Thƣơng, việc nghiên cứu vấn đề này lại càng cấp thiết
trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Bởi lẽ hội nhập kinh tế quốc tế đã dẫn
đến vấn quản lý nhà nƣớc đối với các lĩnh vực của hai ngành công nghiệp và
thƣơng mại là các lĩnh vực thuộc diện đƣợc Chính phủ phân cấp quản lý đang
ngày càng trở nên phức tạp. Tính phức tạp đó khơng loại trừ đối với công tác lƣu
trữ. Vấn đề cụ thể ở đây là, tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ có tính chun
ngành ở các lĩnh vực này cần đƣợc quản lý nhƣ thế nào cho thật sự hiệu quả.
Ngoài ra, thực hiện chủ trƣơng phân cấp phân quyền quản lý sản xuất kinh

doanh, Chính phủ , với việc ban hành Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 15 tháng 11
năm 2012, phân định rõ phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nƣớc đối với từng bộ
ngành, địa phƣơng đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn nhà nƣớc đầu tƣ vào
doanh nghiệp. Theo đó, Bộ Cơng Thƣơng đƣợc bổ sung chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn trong quản lý nhà nƣớc về tồn bộ hoạt động của ngành Cơng
Thƣơng. Để góp phần vào thành cơng chung của tồn ngành Cơng Thƣơng
không thể không nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ. Để nâng cao hiệu
quả quản lý đối với công tác lƣu trữ, phải nghiên cứu đề ra và tổ chức thực hiện
các giải pháp quản lý khác nhau. Những giải pháp đó phải đƣợc dựa trên cơ sở
khoa học. u cầu này địi hỏi, ngồi việc nghiên cứu về cơ sở lý luận của công
tác lƣu trữ cũng nhƣ quản lý công tác lƣu trữ, cần phải có cơ sở thực tiễn vững
chắc. Nói một cách khác cần tiến hành khảo sát, đánh giá, tổng kết thực tiễn
quản lý về công lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, trong đó nêu rõ những ƣu điểm,
tồn tại hạn chế nhằm đƣa ra giải pháp phát huy ƣu điểm và khắc phục những
thiếu sót tồn tại trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công
Thƣơng.
Xuất phát từ những lý do trên, hơn nữa là một cán bộ hiện đang đảm đƣơng
chức trách của ngƣời làm văn thƣ - lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng, chúng tôi quyết
4


định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng” để làm luận văn thạc sỹ của
mình. Việc nghiên cứu thành cơng đề tài này sẽ giúp Bộ Công Thƣơng mà trƣớc
hết là bản thân tôi đƣa ra và trực tiếp tổ chức thực hiện một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng,
góp phần thiết thực vào việc thực hiện tốt vai trò của Bộ quản lý đa ngành, đa
lĩnh trong bối cảnh hiện nay ở nƣớc ta.
2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: Nghiên cứu đƣa ra một số giải pháp cơ bản

để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thƣơng đối với công tác lƣu trữ.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung:
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ.
Về phạm vi không gian: Nội dung trên đƣợc nghiên cứu ở các vụ, các đơn vị
có chức năng quản lý về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
Về phạm vi thời gian:
Các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đƣợc thực hiện có phạm vi thời gian: từ năm
tái lập -năm 2007- đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
1/- Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý công tác lƣu trữ.
2/ Làm rõ cơ sở pháp lý và nội dung quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu
trữ của các cơ quan cấp Bộ, trong đó có Bộ Công thƣơng.
3/- Khảo sát thực trạng và kết quả thực hiện các biện pháp tổ chức, quản lý
công tác lƣu trữ ở Bộ Cơng thƣơng.
4/- Phân tích những ƣu điểm và hạn chế của Bộ Công Thƣơng trong thực
hiện chức năng quản lý về công tác lƣu trữ.
5/- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng quản lý công
tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng trong thời gian tới.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ
tại một số cơ quan nhà nƣớc không phải là vấn đề mới. Song việc nghiên cứu
quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng kể từ khi Bộ Cơng
Thƣơng đƣợc tái lập là một nội dung hồn tồn mới hiện nay. Thật vậy, theo sự
nghiên cứu của chúng tơi, tính đến nay mới chỉ có một số đề tài nghiên cứu về
5

có tính chất gần với nội dung và phƣơng diện tiếp cận đƣợc chúng tôi đề ra.
Dƣới đây là sự khái qt các cơng trình nghiên cứu kế cận đó. Để thuận lợi cho
sự phân tích, chúng tơi phân chia chúng thành các nhóm nhƣ sau:
Nhóm thứ nhất phải kể đến những cơng trình nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc
trong công tác lƣu trữ tại cơ quản quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đã đƣợc
bảo bệ thành cơng. Trong nhóm này, có thể kể đến các cơng trình nghiên cứu
nhƣ: Cơng trình nghiên cứu cấp Bộ do tác giả Đặng Đình Cơn chủ nhiệm với tên
gọi: “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phƣơng án tổ chức, nội dung, phƣơng
pháp thanh tra công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ trong cơ quan quản lý nhà
nƣớc” năm 1998 và cơng trình thứ hai do PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm
với tên gọi “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ”
năm 2001. Đây là hai cơng trình nghiên cứu và tổ chức và quản lý về công tác
văn thƣ và lƣu trữ. Cơng trình “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phƣơng án tổ
chức, nội dung, phƣơng pháp thanh tra công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ trong
cơ quan quản lý nhà nƣớc” của tác giả Đặng Đình Cơn đã nghiên cứu về cơ sở
khoa học, pháp lý về việc thanh tranh công tác văn thƣ, cơng tác lƣu trữ, tuy
nhiên cơng trình chỉ đi sâu nghiên cứu vào một mặt của công tác lƣu trữ đó là
hoạt động thanh tra trong cơng tác lƣu trữ, chƣa bao quát hết đƣợc toàn điện các
mặt hoạt động trong cơng tác lƣu trữ. Cơng trình thứ hai “Cơ sở khoa học để tổ
chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ” của PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm, qua
nghiên cứu cơng trình cho thấy cơng trình đã bao qt hết đƣợc những cơ sở
khoa học chung nhất để tổ chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, song các
nội dung về pháp lý trong quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ đã ít đƣợc đề cập
trong nội dung của cơng trình, hơn nữa những vấn đề về quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ cụ thể của từng lƣu trữ chuyên ngành chƣa đƣợc đề cập đến
trong đề tài nghiên cứu.
Nhóm thứ hai. Đó là các luận văn thạc sĩ khoa học của một số học viên
Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội
đã bảo vệ thành công tại Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phịng. Có thể nêu

một số luận văn cụ thể sau đây:
Luận văn Thạc sĩ: của Nguyễn Thị Lan Anh về “Một vài ý kiến bước đầu tổ
chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, năm 1995; Trần Thanh Tùng về
“Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; Triệu Văn Cƣờng
về “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ” năm
2004; Nguyễn Thị Kim Bình về “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng
công ty 91”, năm 2005; Lê Thị Hoa về “Công tác Lƣu trữ ở Học viện Chính trị
Quốc gia Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”; Phạm Thị Diệu Linh về “Các
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”
năm 2009; Hồng Văn Thanh về “Cơng tác lưu trữ trong các trường cao đẳng,
thực trạng và giải pháp” năm 2011. Có thể nói đây là những cơng trình nghiên
cứu đã đề cập đến nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, song có những
cách tiếp cận khác nhau, đối tƣợng tiếp cận khác nhau. Phạm vi nghiên cứu chỉ
dừng lại ở một mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ hoặc một đối tƣợng cơ quan
6


cụ thể chƣa có một cơng trình nào đƣa ra đƣợc giải pháp chung nhất về tất cả
các mặt hoạt động trong cơng tác lƣu trữ để có thể áp dụng vào quản lý công tác
lƣu trữ của bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ Bộ Công Thƣơng hiện nay.
Nhóm thứ ba. Đó là một số bài viết có liên quan đến tổ chức, quản lý cơng
tác lƣu trữ đƣợc đăng trên các tạp chí văn thƣ-lƣu trữ Việt Nam. Qua khảo sát,
chúng tôi thấy cho đến nay, chƣa có bài viết, cơng trình khoa học nghiên cứu
nào đề cập đến nội dung “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng”. Đây có thể xem là đề tài lần
đầu tiên nghiên cứu về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng từ khi tái lập năm
2007 đến nay. Tuy nhiên, đề tài của chúng tơi có kế thừa một số kết quả, nghiên
cứu về lý thuyết tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ nhƣng nội dung, địa bàn và
phạm vi nghiên cứu hoàn toàn mới, khơng trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trƣớc
đó.

Kết quả nghiên cứu lịch sử vấn đề đƣợc trình bày ở trên đã khẳng định: đề tài
“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu
trữ của Bộ Công Thƣơng” là một đề tài có tính mới và rất cấp thiết hiện nay
góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận cũng nhƣ thực tiễn liên quan đến quản lý
công tác lƣu trữ tại các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nói chung và tại Bộ
Cơng Thƣơng nói riêng.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong đề đề tài, chúng tôi đã sử dụng
các tài liệu tham khảo cơ bản sau đây:
- Các từ điển: Từ điển Lƣu trữ;
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ, các văn
bản của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ.- Các văn bản chỉ đạo,
hƣớng dẫn và báo cáo, thống kê về công tác văn thƣ lƣu trữ tại Bộ Công
Thƣơng…;
- Các văn bản dƣới luật liên quan đến công tác văn thƣ lƣu trữ, công nghệ
thông tin và giao dịch điện tử…;
- Các giáo trình làm cơ sở lý luận khoa học nhƣ: Lý luận về cơng tác văn thƣ,
lƣu trữ- Giáo trình của Trƣờng ĐHKHXH và NV, Trƣờng ĐH Nội vụ...;
- Các cơng trình nghiên cứu của một các chuyên gia về văn thƣ - lƣu trữ, các
kỷ yếu hội thảo khoa học có liên quan và các cơng trình nghiên cứu, luận văn
thạc sĩ của học viên cao học về công tác lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ;
- Các bài viết, bài nghiên cứu liên quan trên tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt
Nam;
Ngoài những tài liệu tham khảo trên nhóm nghiên cứu sẽ tiến hành khảo sát
thực tế trong quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng và một số đơn vị
thuộc Bộ. Kết quả khảo sát thực tế đƣợc tổng hợp, phân tích là một trong những
cơ sở khoa học quan trọng để thực hiện luận văn.
7

7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu
sau:
- Phƣơng pháp luận về nhận thức khoa học. Trong đó cơ bản là chủ nghĩa
Mác – Lênin.
- Phƣơng pháp lịch sử. Sử dụng phƣơng pháp này phân tích những văn bản
quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng đã ban hành và hiệu
quả của các văn bản đó.
- Phƣơng pháp phân tích hệ thống đƣợc sử dụng khi nghiên cứu hệ thống văn
bản quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ.
- Phƣơng pháp khảo sát, thống kê, mơ tả, phân tích-tổng hợp, đánh giá đƣợc
sử dụng để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Cơng Thƣơng
với mục đích nhằm tìm ra những ƣu điểm nhừa kế thừa.
8. Đóng góp mong muốn của đề tài
- Đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng, giúp cho
Lãnh đạo Bộ Cơng Thƣơng có cái nhìn tổng quan rõ nét về những ƣu điểm và
tồn tại trong quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng hiện nay.
- Góp phần quan trọng trong việc vận dụng các lý luận công tác lƣu trữ vào
thực tiễn tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ngành Công Thƣơng.
- Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý cơng tác lƣu trữ tại Bộ
Cơng Thƣơng.
Ngồi ra, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và
những ngƣời làm công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học trong quản lý
nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại các Bộ đa ngành, đa lĩnh
vƣc hiện nay. Đồng thời, kết quả của đề tài cũng là tài liệu tham khảo trong bài
giảng dạy môn học về quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại
các cơ sở đào tạo ở Việt Nam.
9. Bố cục đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục nhƣ sau:
Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác

lưu trữ cấp bộ.
Đây là chƣơng cơ sở đặt nền tảng cho các chƣơng sau. Ở chƣơng này chúng
tôi đề cập một số vấn đề cơ bản về quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành
chính nhà nƣớc; khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ; nội dung quản lý nhà
nƣớc về công tác lƣu trữ và yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công
tác lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ và những qui định về thẩm quyền quản lý nhà
nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
8


Chương 2- Thực trạng thực hiện chức năng quản lý cơng tác lưu trữ của Bộ
Cơng Thương.
Đây là chƣơng chính của luận văn. Trong chƣơng này, chúng tơi trình bày sơ
lƣợc lịch sử hình hành và phát triển của Bộ Công Thƣơng, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ; Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ và thực
hiện các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng; các hoạt động
nghiệp vụ về lƣu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Cơng Thƣơng. Trên cơ sở
đó, chƣơng 2 đã đánh giá ƣu điểm, kết quả đạt đƣợc và những tồn tại trong quản
lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng.
Chương 3- Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công
tác lưu trữ của Bộ Công Thương.
Từ thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công
Thƣơng, trong chƣơng 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nâng
cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ và
kiến nghị một số vấn đề đối với cơ quan quản lý nhà nƣớc và các nhà khoa học
nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Cơng Thƣơng.
Trong q trình nghiên cứu, tơi gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:
Thuận lợi: Trên cƣơng vị là một cán bộ hiện đang đảm nhiệm chức trách của
ngƣời làm công tác văn thƣ – lƣu trữ tại Bộ Cơng thƣơng nên tơi có điều kiện
tiếp cận với các tƣ liệu, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, tơi cịn đƣợc sự hƣớng dẫn

sát sao của các giảng viên Khoa Lƣu trữ.
Khó khăn: Nguồn tài liệu về cơng tác này còn phân tán, quỹ thời gian dành
cho quá trình nghiên cứu khơng nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phía
cơng việc chun mơn.
Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phịng Bộ Cơng
thƣơng, Phịng Lƣu trữ Bộ Cơng thƣơng, đặc biệt với sự hƣớng dẫn của TS.
Nguyễn Cảnh Đƣơng cùng với nỗ lực của bản thân, tơi đã hồn thành luận văn
đúng tiến độ. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phịng Bộ
Cơng Thƣơng, Phịng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng và TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng –
Ngƣời thầy đã tận tình hƣớng dẫn tơi hồn thành Luận văn tốt nghiệp./.
Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015
HỌC VIÊN

Nguyễn Duy Dịu

9


NỘI DUNG
Chƣơng 1
NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ
1.1. Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp Bộ
1.1.1. Khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính
nhà nƣớc
Để bàn về vấn đề quản lý công tác lƣu trữ, trƣớc hết cần phải hiểu một
cách thống nhất khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc, quản lý hành chính nhà
nƣớc:
Trước tiên về khái niệm “quản lý”
Trong đời sống kinh tế-xã hội, vấn đề quản lý rất phức tạp. Quản lý có ở

mọi lúc, mọi nơi, có trong hầu hết các hoạt động của xã hội. Quản lý là một
trong hoạt động quan trọng của tất cả cơ quan, tổ chức, kể các tổ chức xã hội-ở
những nơi mà ở đó có các cá thể đến hàng nghìn, hàng triệu thành viên và độ
phức tạp của một tổ chức lại tăng theo cấp số nhân của số thành viên trong tổ
chức.
Quản lý hiểu theo giác độ hành động là chỉ huy, điều kiển, điều hành.
Theo nghĩa chung nhất, quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành,
hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng
đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan. (Giáo trình quản
lý hành chính Nhà nƣớc, tập 1, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội năm
1997), [tr.1;18].
Với cách hiểu như trên về quản lý nói chung, chúng ta sẽ bàn về khái
niệm “quản lý nhà nước.”
Quản lý nhà nƣớc xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nƣớc, đó là quản
lý tồn xã hội. Nội hàm của quản lý nhà nƣớc thay đổi phụ thuộc vào chế độ
chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗi
quốc gia qua các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nƣớc bao
gồm 3 chức năng: thứ nhất, chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực
hiện; thứ hai, chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thống
hành chính nhà nƣớc đảm nhiệm; và thứ ba, chức năng tƣ pháp do các cơ quan
tƣ pháp thực hiện.
Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội nhƣ: tổ
chức chính trị, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, các đoàn thể
nhân dân, các hiệp hội.v.v. So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhà
nƣớc có những điểm khác biệt nhƣ sau:

10


Trước hết, chủ thể quản lý là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nƣớc

đƣợc trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tƣ pháp.
Thứ hai, đối tƣợng quản lý nhà nƣớc là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh
sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc ngoài
lãnh thổ quốc gia.
Thứ ba, quản lý nhà nƣớc là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng, ngoại
giao.
Thứ tư, quản lý nhà nƣớc mang tính quyền lực nhà nƣớc, sử dụng cơng cụ
pháp luật nhà nƣớc, chính sách để quản lý xã hội.
Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nƣớc là phục vụ nhân dân, duy trì sự
ổn định và phát triển của toàn xã hội.
Từ những đặc điểm trên, có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản
lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính
sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời
sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ
nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội. (Giáo trình lý luận hành
chính nhà nƣớc-Học viện Hành chính quốc gia năm 2010) [ tr.7;10].
Trong các mặt quản lý nhà nước cần phân biệt rõ về quản lý nhà nước
nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Ở đây cần thống nhất về
khái niệm "hành chính".
Từ điển Oxford định nghĩa hành chính là: “một hành động thi hành”,
“quản lý các cơng việc” hoặc “hƣớng dẫn hoặc giám sát sự thực hiện, sử sụng
hoặc điều kiển”. Theo gốc Latin, ban đầu hành chính bắt nguồn từ minor, nghĩa
là: “phục vụ”, sau này là ministrate, nghĩa là “điều hành”.
Từ những định nghĩa trên có thể thấy rằng về cơ bản, hành chính có
những đặc tính sau: thứ nhất, hành chính là phục vụ ngƣời khác thông qua việc
chấp hành các quyết định do ngƣời đó ban hành và chịu sự kiểm sốt của họ.
Thứ hai, hành chính là điều hành – khai thác, huy động và sử dụng các nguồn
lực (cơ sở vật chất, tài nguyên, nhân lực, tài chính...) theo quy định (luật hoặc
điều lệ) nhằm đạt đƣợc mục tiêu của hệ thống (tổ chức hoặc nhà nƣớc).

Tóm lại, có thể hiểu: hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành
trong quản lý một hệ thống theo những quy định định trước nhằm đạt được mục
tiêu của hệ thống.
Trong quản lý nhà nƣớc, hành chính cơng hay hành chính nhà nƣớc là
hoạt động phục vụ nhân dân và công chức (nhà hành chính) thực hiện các chính
sách, pháp luật do ngƣời khác (nhà chính trị) ban hành. Hành chính nhà nƣớc
liên quan đến các thủ tục, biến các chính sách, quy định pháp luật thành hành
động và quản lý công sở. Quản lý nhà nƣớc bao gồm hành chính nhà nƣớc, đồng
thời bao gồm việc xác định mục tiêu ban đầu, thiết lập các quy định để đạt mục
11


tiêu với hiệu quả tối đa, cũng nhƣ chịu trách nhiệm chính về các kết quả. Do đó,
hành chính nhà nƣớc chỉ là một bộ phận của quản lý nhà nƣớc hay nói cách khác
hành chính nhà nƣớc có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nƣớc ở một số khía
cạnh.
Thứ nhất, hành chính nhà nƣớc là hoạt động thực thi quyền hành pháp của
Nhà nƣớc tức là hoạt động chấp hành và điều hành.
Thứ hai, chủ thể của hành chính nhà nƣớc là các cơ quan, cá nhân có thẩm
quyền trong hệ thống hành chính nhà nƣớc.
Nhƣ vậy, Quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận trong quản lý nhà
nước- hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp
hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong quản lý xã hội theo
khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và
phát triển của xã hội. (Giáo trình lý luận hành chính nhà nƣớc-Học viện Hành
chính quốc gia năm 2010) [tr.9;23]. Cơ quan quản lý nhà nƣớc là một bộ phận
hợp thành của bộ máy nhà nƣớc có những đặc điểm chung của cơ quan nhà
nƣớc. Đồng thời, cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc có những đặc điểm
riêng, tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện chức năng quản lý Nhà
nƣớc trong từng lĩnh vực (bằng phƣơng thức quản lý, tổ chức điều hành và phối

hợp hành động).
Cơ quan hành chính nhà nƣớc gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơ
quan thẩm quyền riêng. Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan thẩm quyền riêng thực
hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc đối với ngành hoạt lĩnh vực công tác trong
phạm vi cả nƣớc. Theo đó, Bộ Cơng Thƣơng là cơ quan của Chính phủ thực
hiện chức năng “quản lý nhà nƣớc ngành Công Thƣơng trong phạm vi cả nƣớc”.
Sự thống nhất nêu trên về khái niệm quản lý hành chính nhà nƣớc nói
chung và quản lý nhà nƣớc ngành Cơng Thƣơng nói riêng cho phép ta đi đến
một khẳng định. ể nghiên cứu thành cơng luận văn này cần phải làm rõ và phân
tích đƣợc tính hiệu quả của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về
công tác lƣu trữ và các văn bản hƣớng dẫn để thực thi các văn bản quy phạm
pháp luật đó tại Bộ Cơng thƣơng.
Vấn đề tiếp theo khi bàn về khái niệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu
trữ là cần phải hiểu thông nhất về khái niệm cũng nhƣ nội dung cơ bản của công
tác lƣu trữ.
1.1.2. Khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ
1.1.2.1.Khái niệm công tác lƣu trữ
Bàn về quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ, trƣớc hết phải hiểu
thống nhất về khái niệm công tác lƣu trữ. Về khái niệm “Công tác lƣu trữ”
(CTLT) hiện nay ở Việt Nam và nƣớc ngồi (ở Liên xơ trƣớc đây và ở Liên
bang Nga hiện nay) có một số định nghĩa khác nhau. Dƣới đây là sự phân tích
của chúng tơi về một số định nghĩa đó.
12


Ở nƣớc ta, chúng tôi đề cập đến 04 định nghĩa cơ bản đƣợc cơng bố chính
thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lƣu trữ học và trong Từ điển
chuyên ngành về văn thƣ-lƣu trữ. Đó là các định nghĩa sau đây:
* Định nghĩa thứ nhất- (ĐN 01)-Theo cuốn giáo trình “ Lý luận và thực
tiễn công tác lƣu trữ” dùng cho sinh viên đại học lƣu trữ do nhà xuất bản Đại

học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990,
công tác lƣu trữ đƣợc định nghĩa là: “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã
hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan
đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[tr.15;2].
Định nghĩa này có nội hàm cơ bản sau đây:
- Công tác lƣu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nƣớc mà còn của xã
hội.
- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực
tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
* Định nghĩa thứ hai (ĐN 02)-Theo Từ điển Lƣu trữ Việt Nam do Cục
Lƣu trữ Nhà nƣớc (nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc) xuất bản năm
1992, công tác lƣu trữ đƣợc định nghĩa theo hai nghĩa nhƣ sau:
- Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội.
- Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội ) bao gồm các mặt chính trị,
khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ.
Định nghĩa này (nghĩa thứ hai) có nội hàm cơ bản tƣơng tự với nội hàm
của khái niệm nêu trong cuốn giáo trình vừa nêu trên. Đó là:
- Cơng tác lƣu trữ khơng chỉ là hoạt động của Nhà nƣớc mà cịn của xã
hội.
- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực
tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Song, ở nghĩa thứ hai của định nghĩa ĐN 02 này, khái niệm cơng tác lƣu
trữ có nội hàm rộng hơn so với ĐN 01 ở chỗ nó bao gồm cả mặt chính trị có liên
quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Điểm cần nhấn mạnh ở đây là định nghĩa ĐN 02 này đã bắt đầu có sự
phân biệt giữa hai phƣơng diện thuộc nội hàm của khái niệm công tác lƣu trữ.
Phƣơng diện thứ nhất là hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ và phƣơng diện thứ hai là
hoạt động quản lý của Nhà nƣớc về lƣu trữ.

* Định nghĩa thứ ba (ĐN 03)-Theo cuốn từ điển “Giải thích nghiệp vụ
văn thƣ lƣu trữ” do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin ấn hành năm 2011, công tác
lƣu trữ là “Tồn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ
nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu
13


quả tài liệu lưu trữ” (tr. 109). Phân tích định nghĩa này cho thấy, nội hàm của
khái niêm này chỉ phản ánh quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm
thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lƣu trữ. Phƣơng diện nghiệp vụ và các tính chất chính trị, khoa học, pháp
chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ không
bao hàm trong định nghĩa này.
* Định nghĩa thứ tư (ĐN 04)-Theo Điều 01 của Thông tƣ số 04/2013/TTBNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế
mẫu về công tác văn thƣ, lƣu trữ ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về
thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Phân tích cách giải thích này
cho thấy:
- Cơng tác lƣu trữ chỉ là các cơng việc có tính nghiệp vụ liên quan đến tài
liệu lƣu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm 04 công việc: thu
thập; chỉnh lý; xác định giá trị và sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Các công việc nhƣ bảo quản và thống kê nhà nƣớc đối với tài liệu lƣu
trữ không đƣợc đề cập đến trong cách giải thích này.
- Các tài liệu lƣu trữ hình thành trong q trình hoạt động của cá nhân, gia
đình và dịng họ khơng đƣợc đề cập đến trong cách giải thích này.
Nhƣ vậy, theo cách giải thích đƣợc nêu trong Thơng tƣ trên, nội hàm của
công tác lƣu trữ chỉ bao gồm bốn cơng việc có tính chất nghiệp vụ liên quan đến
tài liệu lƣu trữ. Có nghĩa là trong cách giải thích này chỉ đề cập một cách chƣa
đầy đủ, về phƣơng diện nghiệp vụ, tới các công việc cơ bản liên quan đến tài
liệu lƣu trữ và không đề cập đến phƣơng diện quản lý nhà nƣớc đối với các công

việc này. Trong Thông tƣ đã qui định rõ về các chủ thể- đối tƣợng thực hiện
các nghiệp vụ lƣu trữ. Đó là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng, các Tập đoàn
kinh tế nhà nƣớc và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ
chức). Riêng các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức
kinh tế khác không bắt buộc hực hiện nhƣng có thể vận dụng để thực hiện các
nội dung hoạt động đƣợc qui định trong Thông tƣ.
Tổng hợp kết quả phân tích, so sánh cả 04 định nghĩa nêu trên cho phép đi
đến nhận xét chung sau đây:
Trong 04 định nghĩa nêu trên có hai định nghĩa (01 và 02 ), xét về nội
dung phản ánh, tƣơng đối giống nhau. Sự giống nhau đó đƣợc thể hiện ở chỗ là
cả hai đều cho rằng công tác lƣu trữ bao gồm hai phƣơng diện có liên quan đến
tài liệu lƣu trữ: Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc và phƣơng diện các công việc
(hoạt động) thuần túy nghiệp vụ lƣu trữ. Trong hai định nghĩa cịn lại, khi giải
thích về khái niệm công tác lƣu trữ, xét về nội dung phản ánh, mỗi định nghĩa
thiên về một phƣơng diện khác nhau. Cụ thể, định nghĩa 03 là định nghĩa thiên
về phƣơng diện quản lý và định nghĩa 04 lại thiên về phƣơng diện hoạt động
14


nghiệp vụ. Cả 04 định nghĩa đều không đề cập đến sự quản lý nhà nƣớc cũng
nhƣ sự tiến hành các công việc nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lƣu trữ đƣợc
hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình và dịng họ.
Trên đây là sự phân tích, so sánh và nhận xét về bốn định nghĩa cơ bản
đƣợc chính thức cơng bố ở Việt Nam trƣớc đây và hiện nay. Vậy ở nƣớc ngoài,
trƣớc hết là ở Liên xô trƣớc đây và Liên bang Nga hiện nay, khái niệm “cơng tác
lƣu trữ” đƣợc hiểu chính thức nhƣ thế nào?
Dƣới đây là 04 định nghĩa về khái niệm “công tác lƣu trữ” ở Liên xô
trƣớc đây, Liên bang Nga hiện nay và sự phân tích, so sánh cũng nhƣ sự nhận
xét của chúng tôi về các định nghĩa đó.

Bốn định nghĩa mà chúng tơi nêu ở đây đƣợc lựa chọn dựa vào tính cơng
bố chính thức của chúng. Bởi lẽ cả bốn định nghĩa này đƣợc chính thức đƣa vào
giáo trình giảng dậy bậc đại học về chuyên ngành lƣu trữ học hoặc đƣợc qui
định trong văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ Liên bang Nga.
* Định nghĩa thứ năm (ĐN 05) –Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ các nƣớc
xã hội chủ nghĩa. M. 1982, tr.19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga -Công tác lƣu trữ:
“Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học,
pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ”.
Phân tích định nghĩa này cho thấy:
- Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động mang tính xã hội, song ở thời
kỳ xã hội cịn tồn tại nhà nƣớc thì hoạt động này là hoạt động của Nhà nƣớc (có
tính chất cơng quyền). Nghĩa là ngành hoạt có tính chất nhà nƣớc đồng thời có
tính xã hội, nhƣng không phải là hoạt động của cá nhân.
- Hoạt động đó có các mặt: chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn ( 04
mặt).
- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến hai loại công việc: bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
* Định nghĩa thứ sáu (ĐN 06)-Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn cơng
tác lƣu trữ ở Liên xơ, M.1980-cuốn giáo trình đƣợc tham khảo, sử dụng phổ biến
ở nƣớc ta từ những năm 80 của thế kỷ XX đến hiện nay, công tác lƣu trữ đƣợc
định nghĩa là: “Một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa
học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và công việc của các tổ
chức lưu trữ” ( trg.04). Phân tích định nghĩa này cho thấy:
- Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động mang tính nhà nƣớc (có tính
chất cơng quyền), nghĩa là ngành hoạt khơng bao gồm tồn xã hội, không phải là
hoạt động của cá nhân.
- Hoạt động đó có các (04) mặt hoạt động nhƣ: chính trị; khoa học; pháp
luật; thực tiễn.

15

- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến tổ chức tài liệu lƣu trữ
và công việc của chính các tổ chức lƣu trữ.
Trên đây là hai định nghĩa đƣợc sử dụng chính thức và phổ biến trong thời
kỳ xô viết và đƣợc áp dụng vào lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ ở Việt Nam.
So sánh hai định nghĩa này, xét về nội dung phản ánh, cơ bản có sự giống nhau.
Sự khác nhau giữa hai định nghĩa chỉ ở phạm vi chủ thể hoạt động. Ở định nghĩa
05 chủ thể hoạt động có phạm vi rộng hơn –không nêu cụ thể về chủ thể nào.
Ngƣợc lại, ở định nghĩa 06 nêu cụ thể về chủ thể đó là các tổ chức lƣu trữ. Cả
hai định nghĩa đều nhấn mạnh tới mặt pháp luật –một trong những nội dung của
phƣơng diện quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ. Nói một
cách khác, hai định nghĩa này đều khẳng định nội hàm của công tác lƣu trữ bao
gồm cả hai phƣơng diện liên quan đến tài liệu lƣu trữ: quản lý và hoạt động
nghiệp vụ lƣu trữ.
* Định nghĩa thứ bảy –(ĐN 07)- Theo khoản 01 điều 3 của Luật Liên
bang Nga số 125-f3 về “ Công tác lƣu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22
tháng 12 năm 2004 và định nghĩa thứ tám (ĐN 08) trong giáo trình -Lƣu trữ học
–Lý luận và phƣơng pháp xuất bản tại Matxcơva 2012 (tr.21) do E.M. Burova
và các tác giả khác biên soạn, cùng có chung định nghĩa về khái niệm “Công tác
lƣu trữ ở Liên bang Nga: “là hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan tự
quản địa phương, các tổ chức và các công dân trong lĩnh vực tổ chức bảo quản,
thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang và các tài
liệu lưu trữ khác ”. Định nghĩa này nêu rõ:
- Công tác lƣu trữ là hoạt động không chỉ của các tổ chức lƣu trữ mà còn
bao gồm cả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa
phƣơng và cả hoạt động của các công dân.
- Lĩnh vực hoạt động của các tổ chức và công dân nêu trên bao gồm 04
công việc: Tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng không chỉ tài liệu
của Phông lƣu trữ Liên bang Nga mà còn cả các tài liệu lƣu trữ khác.

Nhƣ vậy cho đến nay, khái niệm về công tác lƣu trữ ở Liên bang Nga có
nội hàm rộng hơn so với cách định nghĩa trƣớc đây. Nó cụ thể hóa về phạm vi
chủ thể, các công việc và đối tƣợng của hoạt động lƣu trữ. Cụ thể là, về phạm vi
chủ thể, nếu trƣớc đây là ngành hoạt có tính chất nhà nƣớc mà khơng bao gồm
tồn xã hội, khơng phải là hoạt động của cá nhân thì hiện nay bao gồm không
chỉ cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức mà cịn cả các cơng dân- Cũng có nghĩa là,
trƣớc đây chỉ qui định trách nhiệm hoạt động lƣu trữ là trách nhiệm của các tổ
chức lƣu trữ mà chƣa nêu rõ về trách nhiệm của cơ quan quản lý về lƣu trữ và
của công dân. Về hoạt động, gồm 04 công việc nhƣ: tổ chức bảo quản, thu thập,
thống kê và sử dụng. Về đối tƣợng hoạt động không nêu chung chung là tài liệu
lƣu trữ mà nêu cụ thể là tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Liên bang Nga và các tài
liệu lƣu trữ khác, nghĩa là kể cả tài liệu không thuộc Phông lƣu trữ Liên bang
Nga. Ở đây tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Liên bang Nga đƣợc qui định trong luật
16


nêu trên là: “Tài liệu lƣu trữ đã đƣợc xác định giá trị, thuộc diện thống kê nhà
nƣớc và bảo quản vĩnh viễn” (Điều 3 khoản 9 của Luật nêu trên).
Ở các nƣớc phƣơng Tây, theo khả năng tiếp cận của chúng tơi, có một
thuật ngữ đƣợc coi là gần đồng nghĩa với thuật ngữ cơng tác lƣu trữ. Đó là thuật
ngữ “Archive(s) administration”. Thuật ngữ này đƣợc Hội đồng lƣu trữ quốc tế
chính thức đƣa vào Từ điển “Thuật ngữ lƣu trữ ”, xuất bản năm 1988 bằng tiếng
Anh và tiếng Pháp, (K.G. Saur. Munchen-NewYork-London-Paris 1988, trg.20,
thuật ngữ 32). Thuật ngữ này đƣợc giải thích theo hai nghĩa nhƣ sau:
- The theoretical and practical study of policies, procedures and problems
relating to archival functions.- Các nghiên cứu lý luận và thực tiễn về các chính
sách, thủ tục và các vấn đề liên quan đến các chức năng lƣu trữ.
- The direction and management of archives (archives đƣợc hiểu theo
nghĩa thứ 2- các cơ quan, tổ chức lƣu trữ) -Chỉ đạo và quản lý các tổ chức lƣu
trữ.

Phân tích và so sánh hai cách định nghĩa về thuật ngữ này cho thấy: định
nghĩa thứ hai có nội hàm gần tƣơng đồng với phƣơng diện quản lý trong nội
hàm của thuật ngữ “cơng tác lƣu trữ ”. Bởi lẽ, nó đề cập đến một nội hàm thể
hiện phƣơng diện hoạt động quản lý –một trong hai phƣơng diện thuộc nội hàm
của thuật ngữ “công tác lƣu trữ ”-một thuật ngữ đã đƣợc phân tích ở trên.
Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hƣớng hội nhập
quốc tế cũng nhƣ theo tinh thần đổi mới đƣợc đề ra trong Luật Lƣu trữ của nƣớc
ta (trong Luật Lƣu trữ ở nƣớc ta, Nhà nƣớc công nhận quyền sở hữu về tài liệu
lƣu trữ, bao gồm quyền sở hữu tƣ nhân về tài liệu lƣu trữ và qui định phải lựa
chọn để bảo quản nhà nƣớc tài liệu không chỉ đƣợc sản sinh trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu đƣợc sản sinh trong hoạt động của các cá
nhân), có thể đƣa ra định nghĩa chung về khái niệm công tác lƣu trữ ở Việt Nam
nhƣ sau: Công tác lƣu trữ (CTLT) là hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp,
tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và
các cá nhân trong quản lý và thực hiện các công việc liên quan tới thu thập, xác
định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm “công tác lƣu trữ” bao
gồm hai phƣơng diện: Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc với các việc cơ bản nhƣ:
biên soạn, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn thi
hành các văn bản qui phạm pháp luật; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra,
thực hiện tổng kết, thi đua- khen thƣởng trong việc thực hiện các văn bản đó; tổ
chức nghiên cứu khoa học- công nghệ và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý
đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lƣu trữ và Phƣơng diện hoạt động
nghiệp vụ với các công việc cơ bản nhƣ: thu thập và xác định giá trị tài liệu lƣu
trữ; tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lƣu; thống kê nhà
nƣớc tài liệu lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
17

1.1.2.2. Nội dung công tác lƣu trữ
Theo định nghĩa nêu trên (xét về lý luận), nội dung công tác lƣu trữ gồm
có:
Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc nhƣ: ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hƣớng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức
hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thƣởng trong việc thực hiện các quy
định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ
và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức
lƣu trữ và Phƣơng diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản nhƣ: thu
thập và xác định giá trị tài liệu lƣu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ; bảo
quản, bảo vệ tài liệu lƣu; thống kê nhà nƣớc tài liệu lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài
liệu lƣu trữ.
1.1.2.3. Khái niệm và nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ
Trên cơ sở kết quả phân phân tích nêu trên về hai khái niệm cơ bản – khái
niệm quản lý hành chính nhà nƣớc và khái niệm về công tác lƣu trữ, chúng ta có
thể đƣa ra định nghĩa về khái niệm quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ở nƣớc ta
nhƣ sau: Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là hoạt động của hệ thống các cơ
quan nhà nƣớc và các tổ chức chính trị -xã hội trong việc ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thƣởng trong việc thực
hiện các quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa
học-công nghệ và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công
chức và viên chức lƣu trữ.
Kết quả phân tích trên đây là một trong những nội dung căn bản tạo nên
cơ sở lý luận để giải quyết những vấn đề đặt ra khi bàn về quản lý nhà nƣớc
công tác lƣu trữ ở Bộ Công Thƣơng nói riêng và những bộ đa ngành, đa lĩnh vực
nói chung. Cơ sở lý luận đó chỉ có thể áp dụng vào thực tiễn thông qua những
qui định pháp luật. Dƣới đây chúng ta bàn về cơ sở pháp luật đó.
1.2. Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác
lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ

1.2.1. Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền
chung đối với cơ quan cấp bộ
Để giải quyết các vấn đề đặt ra trong luận văn này, không thể không căn
cứ vào các qui định quy phạm pháp luật chung. Trong số các qui định đó, trƣớc
hết cần kể đến các qui định đƣợc nêu trong các văn bản cơ bản sau đây:
1/ Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001;
2/ Luật Lƣu trữ năm 2011;
3/ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan
ngang bộ;
18


4/ Nghị định số 95/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công
Thƣơng;
5/ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ.
Từ những qui định chung về thẩm quyền đƣợc giao về phạm vi trong hoạt
động quản lý, trong đó cụ thể nhất là Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15
tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm
của Bộ trong việc quản lý ngành lĩnh vực đƣợc Chính phủ giao. Tất cả những
qui định đó khẳng định rõ trách nhiệm của Bộ đối với ngành, lĩnh vực mà mình
quản lý. Cơng tác lƣu trữ là một lĩnh vực không thể tách rời trong hoạt động của
mỗi ngành lĩnh vực của từng bộ, ngành. Do đó, quản lý tốt cơng tác lƣu trữ của
ngành Cơng Thƣơng cũng góp phần rất quan trọng cho sự phát triển của lƣu trữ
ngành Cơng Thƣơng nói riêng và ngành Lƣu trữ Việt Nam nói chung. Chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn đó của các bộ về cơng tác văn thƣ và công tác lƣu
trữ đƣợc quy định dựa trên những cơ sở pháp luật chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ.
1.2.2. Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lƣu trữ đối

với cơ quan cấp bộ
Quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ đóng vai trị rất quan trọng trong
việc giúp cho công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất trong một ngành, lĩnh
vực nhất định cũng nhƣ trong phạm vi cả nƣớc. Vì vậy, công tác này từ lâu đã
đƣợc Nhà nƣớc ta quan tâm mà dẫn chứng cụ thể nhất là việc thành lập Cục Lƣu
trữ (nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc) vào năm 1962 để quản lý thống
nhất công tác lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc. Sau khi Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc
đƣợc thành lập, năm 1982 Nhà nƣớc ta ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu
trữ quốc gia, tiếp đến là Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia, năm 2001 và đặc biệt là
Luật Lƣu trữ đƣợc Quốc hội khoa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11 tháng
11 năm 2011. Có thể nói, Luật Lƣu trữ ra đời đánh dấu một mốc phát triển mới
cho công tác lƣu trữ của Việt Nam.
Ở đây cần phải phân tích sâu thêm rằng Luật này đã có một chƣơng riêng
(Chƣơng VI) để qui định về trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Trong đó
trƣớc hết phải chú ý đến Điều 38 của chƣơng VI này. Điều 38 đã có 05 khoản
quy định cụ thể về trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Đó lá các khoản:
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ.
2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ thực hiện quản lý nhà
nƣớc về lƣu trữ và quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam.
3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản
lý tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ƣơng
của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực
hiện quản lý về lƣu trữ.
19


5. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình
thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở địa phƣơng.
Phân tích nội dung 05 khoản nêu trên cho thấy, Nhà nƣớc đã có sự phân

cấp trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Trƣớc hết, tại khoản 01, Luật đã khẳng
định Chính phủ thống nhất quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Ở đây cần nhấn mạnh
rằng, trong Luật đã qui định đây là nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nƣớc về
lƣu trữ. Hơn nữa, Luật cũng đã cụ thể hóa nội dung của nguyên tắc này. Nội
dung đó đƣợc qui định tại Điều 3 của Luật nêu trên. Đó là:1). Nhà nƣớc thống
nhất quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Việt Nam. 2). Hoạt động lƣu trữ đƣợc thực
hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 3). Tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia
Việt Nam đƣợc Nhà nƣớc thống kê.
Tiếp theo Khoản 01 nêu trên, Luật đã qui định, Bộ Nội vụ chịu trách
nhiệm trƣớc Chính phủ thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ và quản lý tài liệu
Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. Liên quan trực tiếp đến nội dung của luận
văn này, cần phải chú trọng tới sự phân cấp trách nhiệm của các bộ trong quản
lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Sự phân cấp này đƣợc qui định tại Khoản 4, điều 38 này
nhƣ sau: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung
trƣơng của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình
thực hiện quản lý về lƣu trữ”.
Nhƣ vậy, lƣu trữ là một trong những lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nƣớc của Bộ Nội vụ. Các bộ, trong đó có Bộ Cơng Thƣơng là bộ khơng có thẩm
quyền quản lý chuyên ngành về lƣu trữ mà chỉ đƣợc phân cấp “trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lƣu trữ”. Nghĩa là các bộ,
trong đó có Bộ Cơng Thƣơng, chỉ có trách nhiệm thực hiện các qui định quản lý
nhà nƣớc về lƣu trữ do Bộ Nội vụ và Chính phủ ban hành. Liên quan đến trách
nhiệm “thực hiện quản lý về lƣu trữ” của cấp bộ, thiết nghĩ cần phải làm rõ thêm
về nội dung thực hiện quản lý đó. Theo sự nghiên cứu, phân tích và tổng hợp
của chúng tơi, trong văn bản qui phạm pháp luật về lƣu trữ đƣợc ban hành từ
trƣớc đến nay, nội dung trách nhiệm thực hiện quản lý về lƣu trữ cấp bộ đã đƣợc
qui định cụ thể và rõ nét nhất tại Khoản 2 Điều 23 của Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “Qui định chi thiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia”. Cụ thể là theo Khoản 2
điều này, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện quản lý

về lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc theo những nội dung sau: a)
Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lƣu trữ của bộ, ngành; b) Căn
cứ quy định của pháp luật, ban hành, hƣớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc; c) Thực hiện
thống kê về lƣu trữ theo quy định; d) Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ
lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc; đ) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động lƣu trữ; e) Tổ chức đào tạo,
bồi dƣỡng công chức, viên chức lƣu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thƣởng
trong hoạt động lƣu trữ; g) Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
20


liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; h) Tổ chức sơ kết,
tổng kết về hoạt động lƣu trữ.
Những nội dung đƣợc qui định nhƣ trên cho đến nay đều không trái với
Luật Lƣu trữ và các qui định qui phạm pháp luật hiện hành về lƣu trữ. Chúng tôi
muốn nhấn mạnh điểm này với mục đích khẳng định cơ sở pháp lý khi xem xét,
phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ
của Bộ Công Thƣơng ở chƣơng tiếp theo của luận văn này. Nghĩa là, khi xem
xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lƣu trữ của Bộ Công
Thƣơng cần phải căn cứ vào các nội dung nhƣ đã nêu trên.
Ngoài những qui định có chung nêu trên, trong Luật Lƣu trữ cũng đã có
những qui định khá cụ thể đảm bảo tính khả thi cho các qui định chung đã nêu
trong luật. Những qui định cụ thể này thực sự là một trong các căn cứ rất quan
trọng để đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lƣu trữ
của Bộ Cơng Thƣơng nói riêng và của cấp bộ nói chung. Trong Luật đã có nhiều
qui định cụ thể, nhƣng liên quan đến việc đề xuất các giải pháp có tính thực thi
để nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lƣu trữ nói chung và cấp bộ nói riêng,
theo chúng tơi, là các qui định đƣợc nêu tại Điều 4. Chính sách của Nhà nƣớc về
lƣu trữ và Điều 39. Kinh phí cho công tác lƣu trữ. Những qui định trong hai điều

này đƣợc thực thi sẽ tạo nền tảng vật chất tối quan trọng để tính khả thi của các
nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý về lƣu trữ.Ví dụ, các qui định tai điều
04 nhƣ: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an tồn,
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông Lƣu trữ quốc gia Việt Nam; Tập
trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ
trong hoạt động lƣu trữ đã đƣợc chi tiết hóa ở Điều 39 nhƣ: Kinh phí cho cơng
tác lƣu trữ “đƣợc bố trí trong dự tốn ngân sách nhà nƣớc hằng năm và đƣợc sử
dụng vào các công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lƣu trữ; b) Mua sắm
thiết bị, phƣơng tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lƣu trữ; c) Sƣu
tầm, mua tài liệu lƣu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; đ) Thực hiện các biện
pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lƣu trữ; e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu
lƣu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trƣng bày, triển lãm tài liệu lƣu trữ; h) Nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lƣu trữ; i) Những hoạt động
khác phục vụ hiện đại hóa cơng tác lƣu trữ.
Những qui định nhƣ trên, xét về thực tiễn cũng nhƣ lý luận, thực sự là căn
cứ tối quan trọng để thực thi các nội dung quản lý về lƣu trữ nhƣ đã đƣợc nêu ở
trên.
Lưu ý thêm rằng, chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi tồn quốc
đã được Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ trước khi chưa ban hành Luật Lưu trữ.
Với việc ban hành Luật Lưu trữ, chức năng này càng được thể hiện rõ nét hơn.
Về mặt tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân
các cấp đã được bộ Nội vụ quy định tại Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28
tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ "Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
21


Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân các cấp", nghĩa là trước khi
Luật Lưu trữ ban hành.

Tại Thơng tƣ này, về vị trí và chức năng của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ,
đã đƣợc quy định ở Điều 2 với các nội dung sau đây:
Thứ nhất, về chức năng (Điều 1): Việc thành lập Phòng thuộc Văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phịng Văn thƣ Lƣu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mƣu cho Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ
quan ngang Bộ, Thủ trƣởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý cơng tác văn thƣ,
lƣu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
Thứ hai, về nhiệm vụ và quyền hạn, Thông tƣ (Điều 3, khoản 1,2 và 3) đã
qui định:
1/. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a) Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thƣ, lƣu trữ;
b) Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nƣớc
và của Bộ về văn thƣ, lƣu trữ;
c) Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thƣ, lƣu trữ trình Bộ phê
duyệt và tổ chức thực hiện;
d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ,
lƣu trữ;
đ) Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho
cán bộ công chức, viên chức của Bộ;
e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ;
g) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thƣ, lƣu trữ;
h) Sơ kết, tổng kết về văn thƣ, lƣu trữ;
i) Thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng về văn thƣ, lƣu trữ.
2/. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thƣ cơ quan:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình ngƣời có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và

ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có);
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lƣu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ, công chức, viên chức;
22


i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác đƣợc giao.
3. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan:
a) Hƣớng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu để giao nộp vào Lƣu trữ
lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
g) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thƣ, lƣu trữ.
Bên cạnh qui định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức văn
thƣ, lƣu trữ bộ, Điều 05 của Thông tƣ này cũng đã qui định: "Tại Tổng cục, Cục
(và tổ chức tƣơng đƣơng); đơn vị sự nghiệp nhà nƣớc; tổ chức kinh tế nhà nƣớc
ở Trung ƣơng tùy theo khối lƣợng công việc về văn thƣ, lƣu trữ để thành lập
phịng, tổ hoặc bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ cho phù
hợp".
Về nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức
nêu trên, Thông tƣ đã qui định: "đƣợc thực hiện theo Khoản 2, Khoản 3 của

Điều 3 của Thơng tƣ này". Theo đó, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thƣ, lƣu
trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên là: giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện
nhiệm vụ của Văn thƣ cơ quan và nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan. Phân tích nội
dung của quy định này cho thấy, tổ chức văn thƣ, lƣu trữ ở các tổ chức nêu trên
chỉ thực hiện những nhiệm vụ có tính chất nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ và khơng
có thẩm quyền thực hiện những nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý nhà nƣớc
công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ.
Luật Lƣu trữ với nội dung của nó khơng những đã kế thừa những qui định
nêu trên mà còn qui định rõ hơn về trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan
trong quản lý lƣu trữ. Cụ thể, tại Điều 6 của luật này về Trách nhiệm của ngƣời
đứng đầu cơ quan, tổ chức đã qui định: “Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lƣu trữ, áp
dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo
quản và sử dụng tài liệu lƣu trữ; ban hành quy chế về công tác lƣu trữ của cơ
quan, tổ chức mình”.
Tiểu kết chƣơng 1:
Từ những phân tích cơ sở lý luận và cơ sở pháp luật quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ cho chúng ta thấy, về cơ bản đã có sự thống nhất trong nhận
thức về nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Đó là, quản lý nhà nƣớc
về cơng tác lƣu trữ hay còn gọi là quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ là một trong hai
phƣơng diện của công tác lƣu trữ. Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở
23


nƣớc ta là phƣơng diện hoạt động của cơ quan thẩm quyền nhƣ đã nêu trên.
Công cụ cơ bản để quản lý nhà nƣớc hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hƣớng dẫn việc thi hành hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về lƣu
trữ. Trong khi đó, phƣơng diện hoạt động lƣu trữ là phƣơng diện hoạt động phổ
biến không chỉ đƣợc thực hiện bởi các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trịxã hội mà còn bởi các tổ chức khác và bởi các cá nhân. Hoạt động của các tổ
chức này và của các cá nhân chỉ là hoạt động có tính chất sự nghiệp nhằm thực

hiện các qui định của Nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ. Đó là hoạt động nghiệp vụ
lƣu trữ theo đúng nghĩa đã đƣợc giải thích tại Khoản 1. Điều 2. trong Luật Lƣu
trữ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lƣu trữ”.
Kết quả phân tích cơ sở lý luận và pháp lý vừa nêu trên là căn cứ để xem
xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lƣu trữ của Bộ Công
Thƣơng.

24