Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử
Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được
trong quá trình triển khai, thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá
nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu
trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
Quan niệm về bối cảnh được gắn với mơi trường của tài liệu đó,
chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã tạo ra tài
liệu. ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài
liệu. Thứ nhất là những thơng tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ
ký của quan chức thừa hành). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu
và các tài liệu khác trong fond. Và, thứ ba là hoạt động mà trong đó tài
liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài
liệu được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu,
cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v... Đối
với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và
cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc vào
thể loại (format) hay phương tiện ghi tin.
Các hệ thống lưu trữ tài liệu hay hệ thống quản lý tài liệu được
thiết lập để bảo quản và tra tìm tài liệu theo một cách thích hợp. Hệ
thống lưu trữ tài liệu là một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm
mục đích bảo quản và tra cứu tài liệu. Hệ thống được tổ chức để kiểm
soát những chức năng cụ thể trong việc tạo lập, bảo quản và tiếp cận
tra cứu sử dụng nhằm bảo vệ tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu.
Như vậy, hệ thống là cơng cụ chính để bảo quản tài liệu và làm cho
chúng luôn sẵn sàng cho việc khai thác sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống
lưu giữ tài liệu đồng thời cũng là một phần của bối cảnh của một tài
liệu. Hệ thống sẽ cung cấp những thơng tin bối cảnh có vai trị thiết
yếu để “chứng minh” tính xác thực của tài liệu và cũng có thể cung

cấp những thơng tin bối cảnh cần thiết cho việc hiểu đúng về nội dung
của nó.
Trong khi các khái niệm “tài liệu” và “hệ thống lưu trữ tài liệu”
áp dụng chung cho tài liệu ở bất kỳ dạng nào thì một số nét đặc sắc
của tài liệu điện tử có ảnh hưởng tới các chiến lược và phương pháp
hữu hiệu trong quản lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Những đặc
điểm đó giúp cho việc phân biệt một tài liệu điện tử với một tài liệu
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

1


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

trên nền giấy truyền thống, đồng thời, đòi hỏi phải áp dụng những
phương pháp mới trong việc thực thi một số chức năng quản lý văn
thư và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, cần phải hiểu rõ các đặc điểm đó để
có thể nhận diện tài liệu điện tử cũng như quản lý chúng theo đúng
những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực.
Một tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa,
truyền tải hay xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số. Những đặc điểm
dưới đây sẽ phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng
truyền thống:
- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu. Nội dung của một tài liệu
truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng
cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể
tiếp cận (đọc) trực tiếp được. Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện
tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện vật lý (với mật độ
cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể
tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự

nhị phân) bắt buộc phải được giải mã. Nói chung, khi một tài liệu điện
tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một
dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng
máy đó chính là phần thơng tin được ghi lại cấu thành tài liệu.
Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi
theo chiều ngược lại. Do con người không thể đọc được tài liệu điện
tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng
thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật như chúng
đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó địi hỏi
người ta khơng chỉ phải bảo quản an tồn tài liệu mà cịn phải có các
phương tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực
hiện việc chuyển đổi một cách chính xác cùng với những hoạt động
kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được
ghi lại.
- Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin. Nội dung
của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (giấy)
và không thể tách rời được khỏi phương tiện đó. Nội dung của một tài
liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang tin, nhưng
đơi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu
(nguyên gốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường
là ở dạng khác) khi được tiếp cận tra cứu tiếp hoặc do sự lạc hậu về
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

2


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

công nghệ buộc người ta phải làm như vậy. Không như các tài liệu
truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kết vĩnh viễn với một

phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào và do đó, khả năng xảy ra
hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những vấn đề
bổ sung trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài
liệu.
- Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý).
Cấu trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt
người sử dụng. Cấu trúc là một bộ phận không thể tách rời của một
văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một trong những tiêu chuẩn để đánh
giá tính xác thực của tài liệu. Cấu trúc thực thể của một tài liệu điện tử
không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử dụng thông
thường. Tất nhiên, cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình
của mình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó cịn phụ thuộc vào hệ
thống máy tính (phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại
trong thiết bị lưu trữ (đĩa cứng, đĩa mềm). Mỗi lần tài liệu được
chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý có thể thay đổi.
Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máy tính có đủ khả
năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để
“đọc” cấu trúc vật lý. Nhưng, ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ
khơng có ý nghĩa và không đáng quan tâm đối với người sử dụng. Nói
tóm lại, tài liệu khơng hề phụ thuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể
nào.
Khi mà cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và khơng
hề hiện hữu thì nó khơng thể có cùng một vai trị như trong trường
hợp tài liệu truyền thống. Vì vậy, cần phải có một cấu trúc lơ gic để có
thể nhận diện hoặc phân định ranh giới từng tài liệu và trình diễn các
phần tử cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồ hay bảng
biểu, lề, đoạn v.v...) Nói chung, cấu trúc lơ gic như vậy của một tài
liệu điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên
màn hình của mình. Để có thể được coi là hồn chỉnh và xác thực thì
tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống

máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi chuyển đổi tài liệu trở lại
dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc lô gic của một tài liệu điện
tử được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân).
Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hố đó phải ln
sẵn sàng cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào.
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

3


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

- Metadata: Metadata được định nghĩa là dữ liệu về dữ liệu. Đó
là một khái niệm quan trọng đối với tài liệu điện tử, bởi lẽ, metadata
về bối cảnh và cấu trúc của một tài liệu, là yếu tố cần thiết để làm cho
tài liệu có thể hiểu được và sử dụng được. Như đã được trình bày
trong phần khái niệm về tài liệu, thông tin về bối cảnh là một trong
những phần tử cần thiết trong việc cung cấp bằng chứng về hoạt động
mà tài liệu phản ánh. Tài liệu điện tử thiếu những yếu tố nhất định của
tài liệu truyền thống - những thành tố góp phần thiết lập, xác định mối
quan hệ giữa một tài liệu và bối cảnh hành chính và bối cảnh chức
năng của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu điện tử phụ thuộc rất lớn khơng
chỉ vào việc bối cảnh hành chính có được ghi lại đầy đủ hay khơng mà
cịn vào việc metadata mô tả về việc thông tin được ghi lại như thế
nào. Metadata mô tả về nhưng mối quan hệ hành chính và quan hệ tài
liệu giữa các đơn vị riêng biệt trong phạm vi một hệ thống lưu giữ tài
liệu cụ thể trong suốt vòng đời của tài liệu đó, sẽ là một phần của bối
cảnh của tài liệu và nó phải được bảo tồn.
- Xác định, nhận diện tài liệu. Một tài liệu điện tử không thể
nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay

vào đó nó tạo nên một thực thể lô gic, vừa là kết quả vừa là bằng
chứng về một hoạt động hay tác nghiệp công việc. Trong nhiều trường
hợp, tài liệu điện tử có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng
như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản đăng ký v.v... Trong
những trường hợp khác, các bản song song với tài liệu truyền thống
tương ứng không hiển diện một cách rõ ràng (như trong trường hợp
của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính điện tử, các hệ
thống đa phương tiện). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu
(và đơi khi cịn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ cịn gặp những
khó khăn, thách thức lớn hơn.
- Bảo quản tài liệu qua thời gian. Bảo quản tài liệu truyền thống
có nghĩa là giữ gìn các đơn vị vật lý (như các tờ giấy, tập/quyển tài
liệu...) trong những điều kiện tốt nhất có thể nhằm tránh những hư hại
và sửa chữa những hư hại nếu có. Bảo quản tài liệu điện tử là một vấn
đề tương đối khác. Các đơn vị vật lý (phương tiện lưu trữ) phải được
giữ gìn trong những điều kiện tốt nhất có thể được. Nhưng cho dù điều
kiện bảo quản có tốt đến đâu thì những thơng tin điện tử vẫn sẽ “bị
mất dần” sau một thời gian tương đối ngắn (từ 5 - 30 năm tuỳ thuộc
vào loại vật mang tin). Hơn nữa, đa số các hệ thống máy tính đều sẽ
trở nên lạc hậu trong một thời gian còn ngắn hơn. Điều đó có nghĩa là
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

4


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

thơng tin mà các hệ thống máy tính tạo ra sẽ không thể khai thác, sử
dụng được bằng các hệ thống máy tính thế hệ kế tiếp. Vì vậy, để bảo
quản an toàn, tài liệu điện tử phải được thường xuyên chuyển đổi/di

trú sang các nền công nghệ mới (sao chép sang các thiết bị bảo quản
mới hoặc chuyển đổi sang một dạng phù hợp với các hệ thống máy
tính mới).
Phần này đã minh hoạ những đặc tính chung nhất của tài liệu
điện tử để phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu trên nền giấy
truyền thống. Tuy nhiên, chính các mơi trường rất đa dạng trong đó tài
liệu điện tử được sản sinh đã tạo ra những loại tài liệu điện tử khác
nhau và như vậy, đòi hỏi phải có những phương pháp quản lý văn thư
và lưu trữ khác nhau. Còn nhiều việc quan trọng cần phải làm để xác
định các mơi trường, mà trong đó tài liệu điện tử được tạo lập, cũng
như trong việc xác định các dạng hay loại tài liệu như vậy.

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

5