(Luận văn thạc sĩ) định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệp việt nam có quy mô vừa và nhỏ

BỘ GIÁ O DỤC V À ĐÀO T ẠO
TRƯỜN G ĐẠI H ỌC KIN H TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

------------------

ĐỖ THỊ THANH NGÂN

ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TỐN QUẢN TRỊ
CHO CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CĨ QUY MƠ
VỪA VÀ NHỎ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2014


BỘ GIÁ O DỤC V À ĐÀO T ẠO
TRƯỜN G ĐẠI H ỌC KIN H TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

------------------

ĐỖ THỊ THANH NGÂN

ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TỐN QUẢN TRỊ
CHO CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CĨ QUY MƠ
VỪA VÀ NHỎ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Chuyên ngành: Kế Toán

Mã số: 60340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS.TRẦN PHƯỚC

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2014


LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan rằng luận văn thạc sĩ kinh tế “Định hướng tích hợp kế tốn quản
trị cho các phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ
vừa và nhỏ” là cơng trình nghiên cứu của tôi.
Những thông tin được sử dụng được chỉ rõ nguồn trích dẫn trong danh mục tài
liệu tham khảo. Kết quả nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ cơng trình
nghiên cứu nào từ trước đến nay và tác giả hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực
của luận văn.
Tp.HCM, ngày ……..tháng ……. năm 2014
Tác giả: Đỗ Thị Thanh Ngân


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, từ viết tắt
Danh mục bảng biểu, sơ đồ
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN

KẾ TỐN TRONG MƠI TRƯỜNG TIN HỌC HĨA VÀ TỔ CHỨC KẾ TỐN
QUẢN TRỊ

.................................................................................................................. 8

1.1 Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn .................................................................................. 8
1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn ............................................................................. 8
1.1.2 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn ............................................................................... 8
1.1.3 Cấu trúc của hệ thống thơng tin kế tốn. ......................................................................... 9
1.1.4 u cầu đối với hệ thống thơng tin kế tốn. .................................................................. 10
1.1.5 Phần mềm kế toán.......................................................................................................... 11
1.1.5.1 Khái niệm ................................................................................................................... 11
1.5.1.2 Vai trị của phần mềm kế tốn trong hệ thống thơng tin kế tốn ................................ 11
1.1.5.3 Phân loại phần mềm kế toán ....................................................................................... 12
1.1.5.4 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại doanh nghiệp [1] .............................. 12
1.1.5.5 Cơ chế vận hành của phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thơng tin kế tốn ....... 15
1.1.5.6 Mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn ................................................................ 16
1.1.5.7 Dấu hiệu nhận biết phần mềm kế tốn thích hợp. ..................................................... 17
1.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa .......................................... 19
1.2.1 Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán ................................ 19
1.2.2 Tổ chức nhân sự ............................................................................................................ 20
1.2.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng ..................................... 20
1.3 Tổ chức kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt Nam...................................................... 21
1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin đầu vào ............................................................................... 21
1.3.2 Tổ chức phân loại xử lý thông tin.................................................................................. 21
1.3.3 Tổ chức truyền tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. .......................... 24
1.3.4 Kinh nghiệm của các nước phát triển về tổ chức sử dụng kế toán quản trị................... 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ................................................................................................ 29
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VỀ THIẾT KẾ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRÊN

CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CĨ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN. ................ 31
2.1 Thực trạng chung về tình hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay ......................................................................................................................................... 31
2.1.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................... 31
2.1.1.1 Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị kết hợp................................................................... 32
2.1.1.2 Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị tách rời .................................................................. 33
2.1.2 Thực trạng chung về tình hình tổ chức kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay.......................................................................................................................... 34
2.2 Thực trạng về thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán ........................................ 41
2.2.1 Phương pháp khảo sát.................................................................................................... 41
2.2.2 Mục đích khảo sát .......................................................................................................... 41
2.2.3 Kết quả khảo sát ............................................................................................................ 41
2.3. Thực trạng vận dụng kế toán quản trị hiện nay ở các doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng
phần mềm kế tốn. ......................................................................................................................... 49
2.3.1 Phương pháp khảo sát.................................................................................................... 49
2.3.2 Mục đích khảo sát .......................................................................................................... 49
2.3.3 Kết quả khảo sát ............................................................................................................ 49
2.4 Đánh giá thực trạng thiết kế và vận dụng kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán tại
các doanh nghiệp Việt Nam........................................................................................................... 53
2.4.1 Đánh giá thực trạng thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán .................... 53
2.4.2 Đánh giá thực trạng vận dụng kế toán quản trị hiện nay tại các doanh nghiệp Việt
Nam có sử dụng phần mềm kế tốn ....................................................................................... 55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................................ 58
CHƯƠNG 3:

ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHO CÁC

PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CĨ
QUY MƠ VỪA VÀ NHỎ ............................................................................................... 60
3.1 Quan điểm tích hợp ................................................................................................................. 60
3.1.1 Phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam ........................................ 60
3.1.2 Phù hợp giữa lợi ích, chi phí và vấn đề xử lý ................................................................ 60
3.2 Định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh
nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa và nhỏ ....................................................................................... 61


3.2.1 Tổ chức dữ liệu đầu vào trên phần mềm kế tốn để có thể phục vụ cho kế tốn tài
chính và kế tốn quản trị ........................................................................................................ 61
3.2.2 Thiết kế hệ thống phân loại và xử lý thông tin .............................................................. 64
3.2.3 Tổ chức các phân hệ kế toán trên phần mềm kế toán để phục vụ kế toán quản trị ....... 73
3.4 Kiến nghị ................................................................................................................................. 82
3.4.1 Đối với doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng phần mềm kế tốn................................... 82
3.4.2 Đối với doanh nghiệp thiết kế phần mềm kế toán ......................................................... 84
3.4.3 Đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực thực hiện kế toán quản trị ............................ 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................................ 86
KẾT LUẬN

................................................................................................................ 87

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT
BCTC

Báo cáo tài chính

BTC

Bộ Tài Chính

CMKT

Chuẩn mực kế tốn

CP

Cổ phần

CPNVLTT

Chi phi ngun vật liệu trực tiếp

CPNCTT

Chi phí nhân cơng trực tiếp

CPSXC

Chi phí sản xuất chung

DN

Doanh nghiệp

DNSX

Doanh nghiệp sản xuất

ERP

Enterprise Resource Planning – Hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

HTK

Hàng tồn kho

HTTK

Hệ thống tài khoản

KQHĐKD

Kết quả hoạt động kinh doanh

KT

Kế toán

KTQT

Kế toán quản trị

KTTC

Kế tốn tài chính

LCTT

Lưu chuyển tiền tệ

SX

Sản xuất

TK

Tài khoản

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TP. Hồ Chí Minh

Thành phố Hồ Chí Minh

TSCĐ

Tài sản cố định


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1: Thông tin chung về doanh nghiệp được khảo sát .................................................... 34
Bảng 2.2: Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp ............................................................ 35
Bảng 2.3: Mục tiêu của kế toán quản trị tại doanh nghiệp ....................................................... 36
Bảng 2.4: Nhiệm vụ của nhân viên làm kế toán quản trị.......................................................... 36
Bảng 2.5: Cách tổ chức sổ sách kế toán quản trị ...................................................................... 36
Bảng 2.6: Lập dự toán tại doanh nghiệp ................................................................................... 37
Bảng 2.7: Phân loại và kiểm sốt chi phí tại các doanh nghiệp ............................................... 37
Bảng 2.8: Kế tốn chi phí và tính giá thành tại doanh nghiệp .................................................. 38
Bảng 2.9: Trung tâm trách nhiệm tại các doanh nghiệp ........................................................... 39
Bảng 2.10: Báo cáo kế toán quản trị ......................................................................................... 39
Bảng 2.11: Phân tích biến động về mặt doanh thu, lợi nhuận, chi phí ..................................... 40
Bảng 2.12: Khả năng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của phần mềm kế toán ...... 43
Bảng 2.13: Khả năng lập các báo cáo về doanh thu bán hàng của phần mềm kế toán ............ 45
Bảng 2.14: Khả năng lập các báo cáo về về lĩnh vực mua hàng của phần mềm kế toán ......... 46
Bảng 2.15: Khả năng lập các báo cáo về lĩnh vực hàng tồn kho của phần mềm kế toán ......... 47
Bảng 2.16: Khả năng lập các báo cáo phân tích của phần mềm kế tốn .................................. 48
Bảng 2.17: Kết quả về loại hình doanh nghiệp ........................................................................ 49
Bảng 2.18: Phần mềm kế toán tại doanh nghiệp ...................................................................... 50
Bảng 2.19: Vận dụng phần mềm kế toán cho kế toán quản trị ................................................. 50
Bảng 2.20:Phần mềm kế tốn tại DN có thể tùy chỉnh theo u cầu quản lý .......................... 51
Bảng 2.21: Mức độ ứng yêu cầu quản lý của phần mềm kế toán ............................................. 51
Bảng 2.22: Chức năng dùng cho kế toán quản trị của phần mềm kế toán ............................... 51
Bảng 2.23: Khả năng nâng cấp của phần mềm kế toán đang sử dụng ..................................... 52
Bảng 2.24: Các công cụ hỗ trợ lập báo cáo của phần mềm kế toán ......................................... 52
Bảng 3.1: Mẫu bảng danh mục các trung tâm chi phí .............................................................. 62

Bảng 3.2: Mẫu nhập thơng tin kế hoạch dự tốn theo tháng .................................................... 62
Bảng 3.3: Mẫu nhập thông tin kế hoạch dự tốn theo năm ...................................................... 62
Bảng 3.4: Các thơng tin trên phiếu chi phục vụ cho kế toán quản trị ...................................... 63
Bảng 3.5: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí........................................................ 65
Bảng 3.7: Mẫu thiết kế về bộ mã tài khoản kế toán trên phần mềm ........................................ 66
Bảng 3.8: Minh họa hệ thống tài khoản phục vụ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị ........... 68
Bảng 3.9: Mẫu sổ nhật ký chung dùng khi đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị ................... 70
Bảng 3.10: Mẫu báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí................................... 72


Bảng 3.11: Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh dạng so sánh giữa kế hoạch với thực tế ............ 72

Sơ đồ 1.1: Khái quát quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn. .............................................. 9
Sơ đồ 1.2: Mơ hình hoạt động của phần mềm kế toán ............................................................. 17
Sơ đồ 1.3: Các giai đoạn triển khai hệ thống thông tin kế toán ................................................ 19
Sơ đồ 2.1: Thực tiễn tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp ........................................ 32
Sơ đồ 2.2: Thực tiễn tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tách rời........................................ 34
Sơ đồ 3.2: Cách mã hóa mã số hình cây ................................................................................... 69
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ xử lý dữ liệu trong phần mềm kế toán .......................................................... 74


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, việc áp dụng cơng tác kế tốn quản trị để phục vụ các yêu cầu thu thập,
xử lý và phân tích số liệu, cung cấp thơng tin về hoạt động trong nội bộ đơn vị, trong
một phạm vi quản lý nhất định như: Chi phí của từng bộ phận, từng cơng việc, phân
tích, đánh giá tình hình thực hiện thực tế với kế hoạch đề ra, tăng cường công tác quản
lý sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc tham mưu

quyết định trong việc lập dự tốn tài chính; chấp hành và quyết tốn tài chính, quản lý
sử dụng nguồn vốn được linh hoạt, hiệu quả,... ngày càng được quan tâm, chú trọng
hơn. Qua đó giúp các nhà lãnh đạo có thể hoạch định và đưa ra những quyết sách phù
hợp nhất tại từng thời điểm, trong từng giai đoạn cụ thể để phục vụ công tác quản lý,
điều hành, kiểm tra được thuận lợi và hiệu quả hơn.
Với yêu cầu đó, Bộ Tài chính đã ban hành Thơng tư số 53/2006/TT-BTC ngày
12/6/2006 về Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp để thực hiện.
Theo dự báo năm 2014 và các năm tiếp sau, nền kinh tế thế giới và Việt Nam sẽ
tiếp tục gặp nhiều khó khăn, thách thức trong bối cảnh kinh tế thế giới diễn biến, phức
tạp, khó lường. Do vậy, việc vận dụng các giải pháp, cơng cụ để quản lý, điều hành tài
chính ngân sách tại doanh nghiệp là một trong những yêu cầu cấp thiết. Bên cạnh đó,
việc vận dụng kế tốn quản trị cũng trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác
điều hành tại các doanh nghiệp được hiệu quả hơn.
Phần mềm kế tốn là một cơng cụ khơng thể thiếu đối với người làm kế toán,
được xem là một trong những chìa khóa cho sức cạnh tranh. Nhờ có phần mềm mà
cơng việc kế tốn được giảm tải rất nhiều. Tuy nhiên, đa số các phần mềm kế toán
được sản xuất tại Việt Nam vẫn chưa giải quyết được tồn bộ về vai trị và chức năng
của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Ở các doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa và nhỏ hiện nay, đa số đã sử dụng
phần mềm kế toán để phục vụ chủ yếu cho cơng tác kế tốn tài chính tại đơn vị mình.
Tuy nhiên việc tổ chức thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán vẫn chưa
đáp ứng được hết các yêu cầu của nhà quản lý. Vì vậy mà yêu cầu cấp thiết đặt ra là
cần phải có các phần mềm kế toán đáp ứng được việc vừa đáp ứng tốt cho cả kế tốn
tài chính vừa đáp ứng tốt cho cả kế tốn quản trị, một loại phần mềm có thể tích hợp


2

kế tốn tài chính và kế tốn quản trị trong cùng một hệ thống để đáp ứng được nhu cầu
của các doanh nghiệp Việt Nam.

Từ tầm quan trọng của vấn đề, tác giả chọn đề tài: “Định hướng tích hợp kế
toán quản trị cho các phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam có
quy mơ vừa và nhỏ”.
2. Tổng quan nghiên cứu
a. Tổng quan các nghiên cứu trước đây
Trong nước đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về tổ chức mơ hình kế tốn quản
trị, tổ chức mơ hình kế tốn quản trị trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, tổ
chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Các nghiên cứu mà tác giả
đã tìm hiểu gồm:
Luận án tiến sĩ:
“Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh
nghiệp Việt Nam” của tác giả Trần Phước (2007): Luận án đã trình bày về thực trạng
sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam và đưa ra được các giải
pháp nâng cao tổ chức sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Trong đó bao gồm cả giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán cho các doanh
nghiệp vừa và nhỏ và giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế tốn cho các doanh
nghiệp có quy mơ lớn.
Luận văn thạc sĩ:
“Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh dịch
vụ và xuất nhập khẩu quận 1 (Fimexco)” của tác giả Đinh Thị Phương Vy (2007):
Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về kế tốn và kế tốn quản trị, dựa trên
những lý thuyết đã trình bày tác giả của luận văn đã trình bày thực trạng tổ chức kế
toán quản trị và thực hiện tổ chức kế tốn quản trị tại cơng ty cổ phần sản xuất kinh
doanh dịch vụ và xuất nhập khẩu quận 1 (Fimexco).
“Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo kế tốn quản trị
tại cơng ty TNHH NGV” của tác giả Đỗ Nguyên Bình (2009): Luận văn đã trình bày
cơ sở lý thuyết về kế toán quản trị và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Từ cơ sở lý
thuyết và thực trạng tình hình tổ chức kế tốn quản trị và trình bày báo cáo kế tốn
quản trị tại cơng ty TNHH NGV cũng như của một số doanh nghiệp có quy mơ vừa và

3

nhỏ trên địa bàn TP.HCM, tác giả của luận văn đã đưa ra giải pháp tổ chức cơng tác kế
tốn quản trị và hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị tại công ty TNHH NGV.
“Tổ chức công tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp vận tải thủy nội địa
Logistics trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh” của tác giả Nguyễn Thành Kim Dung (2013):
Luận văn đã trình bày cơ sở lý thuyết về kế toán quản trị và tổ chức mơ hình kế tốn
quản trị, nghiên cứu tình hình tổ chức kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp vận tải
thủy nội địa Logistics trên địa bàn TP.HCM, và đưa ra giải pháp để hồn thiện cơng
tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp này.
Đề tài nghiên cứu khoa học:
“Xây dựng phần mềm kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt
Nam” chủ nhiệm đề tài Nguyễn Việt (2006): Đề tài đã trình bày thực trạng của việc
vận dụng cơng nghệ thơng tin trong thực tế cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa
và nhỏ tại Việt Nam. Đồng thời cung cấp phiên bản phần mềm đầu tiên của chương
trình ứng dụng kế tốn với đầy đủ tính năng được phát triển theo hướng các chu trình
kế tốn trên thực tế.
Bài báo:
“Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị của một số nước trên thế giới - Bài học kinh
nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam”, tạp chí nghiên cứu tài chính kế tốn. –
Số 7 (96), Tr.54-56 của tác giả Lê Thị Hương: Tác giả đã trình bày về một số mơ hình
tổ chức kế tốn quản trị của một số nước phát triển trên thế giới, bài báo đã cung cấp 2
cách tổ chức mơ hình kế tốn quản trị: mơ hình kết hợp và mơ hình tách rời. Và rút ra
một số bài học kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam về tổ chức kế tốn
quản trị chi phí.
Và cịn nhiều luận án, luận văn, bài báo khác đều có đề cập đến vấn đề tổ chức kế
tốn quản trị trong mơi trường ứng dụng công nghệ thông tin như: luận án tiến sĩ của
Phạm Ngọc Toàn: “Xây dựng nội dung và tổ chức kế toán quản trị cho các doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam”, luận văn thạc sĩ của Trần Kim Tuyến: “Tổ chức cơng

tác kế tốn quản trị tại cơng ty cổ phần Nam Việt”, … Tuy nhiên đó đều là các giải
pháp bổ trợ khác nên tác giả chưa trích dẫn cụ thể vào đề tài.
b. Khe hổng nghiên cứu
Qua phân tích trên, tác giả nhận thấy các nghiên cứu trên chỉ tập trung nghiên
cứu cách tổ chức kế toán quản trị, trình bày báo cáo quản trị của doanh nghiệp, cách tổ


4

chức thiết kế các phần mềm kế toán phục vụ cho doanh nghiệp Việt Nam chưa đề cập
đến việc tích hợp kế tốn quản trị và kế tốn tài chính trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam. Đồng thời theo mơ hình kế tốn quản
trị mà tổ chức ACCA giảng dạy (mơn F5 – ACCA) thì kế tốn quản trị khơng phải là
một bộ phận độc lập với kế tốn tài chính và được hiểu theo mơ hình sau:
KẾ TỐN TÀI CHÍNH
BCTC
-

- Dự toán

Bảng CĐKT
Báo cáo KQHĐKD

-

Báo cáo LCTT

-

Thuyết minh BCTC

+

- Báo cáo nội bộ

KẾ TỐN
QUẢN TRỊ

- ….

Thực chất kế tốn quản trị là phần cộng thêm của cơng việc kế tốn tài chính. Do
vậy đề tài đã chọn “tích hợp” kế tốn tài chính và kế tốn quản trị để nghiên cứu.
3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Từ việc tìm hiểu những nghiên cứu trước đây và việc xác định khe hổng nghiên
cứu như đề cập trên, tác giả xác định mục tiêu nghiên cứu:
-

Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn và tổ chức kế tốn quản trị
trong mối giao thoa giữa cơng nghệ thơng tin và cơng việc kế tốn.

-

Khảo sát q trình hình thành và phát triển của việc thiết kế kế toán quản trị trên
các phần mềm kế toán đã và đang có mặt tại thị trường Việt Nam.

-

Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có
quy mơ vừa và nhỏ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.

-

Đưa ra một số giải pháp để định hướng tích hợp kế tốn quản trị cho các phần
mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam và giải pháp vận dụng kế
toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng phần mềm kế toán.
Với mục tiêu nghiên cứu như trên, các câu hỏi nghiên cứu đặt ra cần giải quyết

đó là:
Câu hỏi nghiên cứu 1: Hiện nay, các phần mềm kế toán đã tổ chức kế toán quản trị
như thế nào, có đáp ứng được sự kỳ vọng của người làm kế toán và nhà quản trị chưa?
Câu hỏi nghiên cứu 2: Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị hiện nay ở các doanh nghiệp
Việt Nam trong điều kiện có sử dụng phần mềm kế tốn?


5

Câu hỏi nghiên cứu 3: Hướng phát triển của các phần mềm kế tốn Việt Nam có tích
hợp kế tốn quản trị?
Câu hỏi nghiên cứu 4: Những kiến nghị sẽ đề xuất, giải pháp định hướng tích hợp kế
tốn quản trị cho các phần mềm kế toán và giải pháp vận dụng kế toán quản trị tại các
doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng phần mềm kế tốn?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tác giả tập trung vào nghiên cứu một số phần mềm kế
toán có thiết kế và tổ chức kế tốn quản trị. Và việc tổ chức ứng dụng kế toán quản trị
tại các doanh nghiệp Việt Nam quy mô vừa và nhỏ có sử dụng phần mềm kế tốn trên
địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Phạm vi nghiên cứu: Thực hiện đánh giá tổng quát việc tổ chức sử dụng các phần
mềm kế tốn có tích hợp kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ
vừa và nhỏ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
5. Phương pháp nghiên cứu

a. Quy trình nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn và mơ hình tổ chức kế
toán quản trị tại doanh nghiệp trong điều kiện hệ thống thơng tin kế tốn của doanh
nghiệp được thực hiện trên nền tảng có ứng dụng cơng nghệ thơng tin (có sử dụng
phần mềm kế tốn).
Từ cơ sở lý thuyết này, tác giả sẽ:
-

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn và tổ chức kế tốn
quản trị.

-

Nghiên cứu vai trị và chức năng của phần mềm kế tốn cho cơng tác kế
tốn quản trị.

Dựa vào các lý luận trên, tác giả khảo sát thực trạng và đưa ra các giải pháp để
định hướng tích hợp kế tốn quản trị cho các phần mềm kế tốn áp dụng cho doanh
nghiệp Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời đưa ra giải pháp vận dụng kế toán
quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng phần mềm kế tốn.
b. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với phương pháp logic, thống kê,
phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp phỏng vấn, phương
pháp khảo sát.


6

-

Thông qua việc tổng hợp dữ liệu sơ cấp (phỏng vấn, bảng câu hỏi) hay dữ liệu thứ
cấp (tổng hợp từ các sách, giáo trình, internet, các nghiên cứu trước đây) để phân
tích, nội suy và trả lời các câu hỏi nghiên cứu.

6. Các đóng góp của luận văn
Từ những kết quả rút ra sau khi tìm hiểu các nghiên cứu trên, đề tài đã kết hợp
các nghiên cứu riêng lẻ và dựa trên nền tảng của các nghiên cứu trước, dựa vào thực
trạng vận dụng kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa và nhỏ,
cách thức các doanh nghiệp tổ chức báo cáo quản trị trên các phần mềm kế tốn, và
phân tích các phần mềm kế tốn đang có mặt trên thị trường hiện nay về chức năng
phục vụ cho kế toán quản trị. Từ đó, đóng góp của đề tài là:
Một là, đánh giá thực trạng của phần mềm kế toán đã thiết kế để phục vụ cho
cơng tác kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ như
thế nào?
Hai là, đưa ra giải pháp vận dụng kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt
Nam có quy mơ vừa và nhỏ trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh trong điều kiện ứng dụng
cơng nghệ thông tin.
Ba là, đưa ra giải pháp định hướng cho việc thiết kế, tích hợp kế tốn quản trị cho
các phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa và nhỏ
trên thị trường hiện nay.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận và các phụ lục, bảng biểu, danh mục tài
liệu tham khảo, nội dung được chia làm 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi
trường tin học hóa và tổ chức kế tốn quản trị.
Chương 2: Thực trạng về thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế
toán và vận dụng kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có sử dụng
phần mềm kế tốn.

Chương 3: Định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán
áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa và nhỏ.
Các phụ lục:
- Phụ lục 1: Bảng khảo sát
- Phụ lục 2: Danh sách các công ty khảo sát


7

- Phụ lục 3: Danh sách các phần mềm khảo sát
- Phụ lục 4: Tổng hợp kết quả khảo sát
- Phụ lục 5: Hình ảnh giao diện các phần mềm đã khảo sát


8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN
KẾ TỐN TRONG MƠI TRƯỜNG TIN HỌC HĨA VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ
1.1 Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn
1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn là một tập hợp các nguồn thông tin và phương pháp
xử lý thơng tin liên quan đến lĩnh vực kế tốn để tạo ra những thơng tin hữu ích cho
người sử dụng [21].
Hệ thống thơng tin kế tốn là sự giao thoa của hai ngành học là ngành kế tốn và
ngành cơng nghệ thông tin. Hoạt động của hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều
hoạt động liên quan đến nhiều quy trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kế tốn.
Trong các phân hệ con của hệ thống thơng tin quản lý, hệ thống thơng tin kế tốn
được coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp độ ra
quyết định.

1.1.2 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn
Do thơng tin kế tốn có thể đáp ứng cho nhiều đối tượng có nhu cầu sử dụng
khác nhau nên thơng tin kế tốn được chia thành một số thông tin như sau [10]:
-

Phân loại theo mục tiêu, có hai loại hệ thống thơng tin kế tốn:
+ Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: Cung cấp thơng tin tài chính chủ yếu
cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tn thủ các quy định,
chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành.
+ Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp thơng tin nhằm mục đích
quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.

-

Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu, gồm ba loại hệ thống thông tin kế tốn:
+ Hệ thống thơng tin kế tốn thủ công: Trong hệ thống này con người là
nguồn lực chủ yếu. Tồn bộ các cơng việc kế tốn đều do con người thực hiện.
Dữ liệu được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ,
bảng…
+ Hệ thống thơng tin kế tốn máy tính: Trong hệ thống này nguồn lực chủ yếu
là máy tính, tồn bộ cơng việc kế tốn từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép lưu trữ,
tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu được ghi chép và lưu
trữ dưới hình thức các tập tin.


9

+ Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính: Nguồn lực này bao gồm con
người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện tồn bộ cơng việc kế toán dưới
sự điều khiển, kiểm soát của con người. Hiện nay hệ thống này chiếm phần lớn

trong các doanh nghiệp, vì vậy các doanh nghiệp đã và đang dần trang bị các
phần mềm kế toán.
1.1.3 Cấu trúc của hệ thống thơng tin kế tốn.
Hệ thống thơng tin kế tốn là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu trữ
xử lý, cung cấp thông tin đầu ra [21]. Các thành phần chính này là cấu trúc của một hệ
thống thông tin được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản
xuất kinh doanh của đơn vị.
Sơ đồ 1.1: Khái quát quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn.

THƠNG TIN ĐẦU VÀO

-

LƯU TRỮ, XỬ LÝ

THƠNG TIN ĐẦU RA

Hệ thống thơng tin đầu vào:
Cấu trúc của hệ thống thông tin đầu vào có hai thành phần cơ bản, một là hệ

thống chứng từ gốc và hệ thống thu nhận chứng từ gốc.
Hệ thống chứng từ gốc: là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin đầu
vào.
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc: được sắp xếp tùy theo tổ chức của hệ thống
thơng tin kế tốn của một đơn vị.
Hệ thống thơng tin đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay máy thông qua cơ
sở ghi nhận của thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thơng tin đầu vào địi hỏi
phải phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hoặc quá thiếu, điều
này dẫn đến cung cấp thông tin đầu ra khơng hữu ích.
-

Lưu trữ xử lý:
Giữ vai trị chính trong hệ thống thơng tin kế tốn, cơ sở dữ liệu giúp hệ thống

thu thập lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành
thơng tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin ra quyết định.
Hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên cung cấp thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, phải
được tổ chức và lựa chọn một cách hợp lý, thiết thực nhất để ghi nhận thông tin. Nghĩa


10

là, làm thế nào để thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho thu thập được đầy đủ các thông
tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần có thể lấy
thơng tin nhanh nhất, hữu ích nhất cho việc quản lý doanh nghiệp và quá trình hỗ trợ
ra quyết định. Tuy nhiên hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì với thời gian đủ dài
và xuyên suốt cả quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp.
-

Hệ thống thơng tin đầu ra:
Cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài đơn vị để ra quyết

định. Những thơng tin đầu ra là báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo mẫu biểu
đã được xác lập trước. Đối với hệ thống thơng tin kế tốn xử lý bằng thủ cơng, thì các
báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ
thống kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế tốn, thì các báo cáo được phần
mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập.
Tổ chức hệ thống thơng tin đầu ra là địi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào.
Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngồi đơn vị (như hệ thống báo
cáo tài chính) yêu cầu là phải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin phục vụ cho

đối tượng nội bộ doanh nghiệp (như hệ thống báo cáo kế toán quản trị), mẫu biểu do
chính nhà quản lý đó thiết lập.
1.1.4 u cầu đối với hệ thống thơng tin kế tốn.
Để thật sự là thơng tin hữu ích cho người sử dụng, các thơng tin do hệ thống kế
tốn cung cấp phải đảm bảo được các yêu cầu [21] sau:
Tính chính xác: có thể nói sự chính xác của thơng tin kế toán nếu hiểu theo
nghĩa tuyệt đối là một điều kiện khơng thể có, điều này có thể được lý giải từ những
hạn chế nhất định của các phương pháp đánh giá hàng tồn kho, phương pháp khấu hao
và phương pháp phân bổ chi phí.
Tính kịp thời: u cầu này địi hỏi thơng tin kế tốn phải được cung cấp đúng
lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị, nhằm giúp các nhà quản trị nắm
được tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhanh chóng, trên cơ sở đó
có thể phát huy được ưu điểm và khắc phục được các khuyết điểm một cách kịp thời,
qua đó hạn chế được thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp. Đồng thời, có thể quyết
định đúng lúc các vấn đề thời cơ có thể mang đến lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
Tính đầy đủ và hệ thống: u cầu này địi hỏi hệ thống thơng tin kế toán được
thiết lập phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động cũng như mọi khía cạnh của toàn bộ


11

các sự việc kinh tế tài chính phát sinh, nhằm giúp người sử dụng có thể nhìn nhận và
đánh giá vấn đề một cách tồn diện về hệ thống.
Tính thích hợp: để hữu dụng, thơng tin kế tốn khơng chỉ mang tính chính xác,
kịp thời và đầy đủ mà địi hỏi cịn phải có tính thích hợp với những nhu cầu ra quyết
định kinh tế của người sử dụng. Thông tin chỉ có tính thích hợp khi nó có thể giúp con
người sử dụng có thể đánh giá các sự kiện diễn ra trong quá khứ, hiện tại và tương lai;
hay để xác nhận việc điều chỉnh đánh giá trong q khứ.
Tính có thể so sánh được: những người sử dụng có thể cần phải so sánh thơng
tin trên các báo cáo kế toán của kỳ này với kỳ trước để xác định xu hướng biến động

về tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp. Hoặc người sử dụng cũng có
thể so sánh các báo cáo tài chính của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác để đánh
giá mối tương quan về tình hình tài chính, kinh doanh và những thay đổi về tình hình
tài chính giữa các doanh nghiệp.
Tính bảo mật: là tính chất quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn, bởi nó ảnh
hưởng trực tiếp đến tiềm năng kinh tế, tính độc lập cũng như khả năng cạnh tranh của
doanh nghiệp.
1.1.5 Phần mềm kế toán
1.1.5.1 Khái niệm
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý
các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định
của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản
trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác [3]. Phần mềm kế toán được tổ
chức thành các phân hệ kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán vật tư, kế tốn hàng hóa,
kế tốn bán hàng, … kết nối với nhau thành một hệ thống thơng tin kế tốn trên máy vi
tính phù hợp với quy mơ doanh nghiệp.
1.5.1.2 Vai trị của phần mềm kế tốn trong hệ thống thơng tin kế tốn
Thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn bằng thủ cơng: phần mềm kế
tốn đã thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc ghi chép, tính tốn, xử lý bằng thủ
cơng của người làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình của doanh
nghiệp nhanh hơn. Căn cứ vào số liệu do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản trị
đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích và nhanh chóng hơn.


12

Vai trị số hóa thơng tin: phần mềm kế tốn tham gia vào việc cung cấp thơng
tin được số hóa để hình thành nên một xã hội thơng tin điện tử, thơng tin của kế tốn
được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thơng

tin qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.
1.1.5.3 Phân loại phần mềm kế toán
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế toán chia làm
2 loại: phần mềm kế toán bán lẻ và phần mềm kế toán tài chính quản trị [3]
- Phần mềm kế tốn bán lẻ: Là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên
lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần
mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Phần
mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các
báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho.
Phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc
kinh doanh trực tuyến trên internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào
cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị.
- Phần mềm kế tốn tài chính quản trị: là phần mềm dùng để nhập các chứng từ kế
tốn, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo
cáo phân tích thống kê tài chính.
Phân loại theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế tốn chia làm 2 loại: phần mềm
đóng gói, phần mềm đặt hàng [3]
- Phần mềm kế tốn đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và
bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ
biến trên thị trường.
- Phần mềm kế toán đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế
riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một
tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại
phần mềm này là khơng phổ biến và có giá thành cao.
1.1.5.4 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại doanh nghiệp [1]
+ Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của
Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất,

13

nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện
hành về kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của
pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:
Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo
phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17
của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế
độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào
chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ
các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện
tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định
về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.
Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử
dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ
theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu
cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối
tượng kế tốn phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho
việc tổng hợp và phân tích thơng tin của ngành và đơn vị.
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán
khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ
giữa các sổ kế tốn với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ;
phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện
hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ
đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác.
Đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản
lý của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế
toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính tốn các chỉ tiêu theo

quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ
tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán
giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.


14

Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện
của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp
đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngồi trên sổ kế tốn thì có thể thiết kế, trình
bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất
với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm
kiếm.
In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế tốn
phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế
toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ
máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy
định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế tốn hiện hành. Trong q trình lưu trữ, đơn vị kế
toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
+ Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà
khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có
Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung
các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng
từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế tốn
khơng sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối
với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài khoản không
sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung mẫu sổ kế tốn mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi

chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết
có hệ thống với các sổ kế tốn khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế tốn khơng sử dụng mà
khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày báo cáo
tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt báo cáo tài chính khơng
sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
+ Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế
toán


15

Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tn thủ các quy trình kế tốn
cũng như phương pháp tính tốn các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện
hành.
Đảm bảo sự phù hợp, khơng trùng lắp giữa các số liệu kế tốn.
Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu
và q trình xử lý thơng tin kế tốn.
+ Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu
Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toán
trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) và người làm kế tốn. Mỗi vị trí được phân cơng có
nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người khơng có trách nhiệm
khơng thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế tốn của đơn vị,
nếu khơng được người có trách nhiệm đồng ý.
Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: thời gian
truy cập thơng tin kế tốn vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống,
các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…
Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế
toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa
chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền

sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống.
Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thơng tin kế tốn trong các trường hợp
phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
1.1.5.5 Cơ chế vận hành của phần mềm kế tốn kết nối với hệ thống thơng tin kế
tốn
Phần mềm kế tốn có thể xử lý tất cả các loại nghiệp vụ của kế toán. Cơ chế vận
hành chung của phần mềm kế tốn thơng thường được thiết kế theo sự vận hành của
các quy trình của kế tốn như: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản
xuất, quy trình tài chính, quy trình quản lý nguồn lực, …. Căn cứ vào từng quy trình
và quy mô sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhà sản xuất phần mềm sẽ
thiết kế theo từng phân hệ phù hợp với hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp
[25].
Sau đây là sự tóm lược những phân hệ của phần mềm kế toán gắn kết với hệ
thống thơng tin kế tốn qua các quy trình kế tốn cơ bản trong doanh nghiệp:


16

+ Quy trình bán hàng: Là chu trình liên quan đến những cơng việc bán hàng
hóa, dịch vụ, theo dõi công nợ phải thu, và thu tiền của khách hàng. Các module của
phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như module bán hàng, module vật tư,
hàng hóa, module quản lý tiền, module công nợ phải thu,…
+ Quy trình mua hàng: Là chu trình liên quan đến những công việc đặt hàng,
mua hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Các module của phần
mềm kế tốn liên quan đến quy trình này như module đơn đặt hàng, module mua hàng,
module hàng tồn kho, module quản lý tiền, module công nợ phải trả, …
+ Quy trình sản xuất: Là chu trình liên quan đến công việc chuyển đổi tài
nguyên (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, nhân cơng…) thành hàng hóa dịch vụ. Các
module của phần mềm kế tốn liên quan đến quy trình này: module tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm, module hoạch định tài nguyên vật liệu, …

+ Quy trình tài chính: Là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,
kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, cho vay, đi thuê hay cho thuê,… của doanh
nghiệp. Các module của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này: module quản
lý tiền, module báo cáo tài chính,…
+ Quy trình quản lý nguồn lực: Là quy trình quản lý các nguồn lực chính trong
đơn vị như nguồn lực nhân sự và nguồn lực tài sản cố định. Các module của phần mềm
kế toán thường thiết kế liên quan đến quy trình này gồm: module quản lý nhân sự tiền lương, module tài sản cố định
1.1.5.6 Mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn
Hoạt động của phần mềm kế tốn gồm 3 cơng đoạn [3]:
+ Nhận dữ liệu đầu vào:
Trong công đoạn này, người sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh trong
quá trình hoạt động kinh kế. Sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của
từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy
tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
+ Xử lý:
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng tin
tài chính kế tốn dựa trên thơng tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm
căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.