Định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệp việt nam có quy mô vừa và nhỏ , luận văn thạc sĩ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.93 MB, 131 trang )
BỘ GIÁO D ỤC VÀ
ĐÀO T ẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------------
ĐỖ THỊ THANH NGÂN
ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TOÁN QU ẢN TRỊ
CHO CÁC PH ẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP D ỤNG CHO
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ QUY
MÔ VỪA VÀ NH Ỏ
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Thành ph ố Hồ Chí Minh – N ăm 2014
BỘ GIÁO D ỤC VÀ
ĐÀO T ẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------------
ĐỖ THỊ THANH NGÂN
ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TOÁN QU ẢN TRỊ
CHO CÁC PH ẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP D ỤNG CHO
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ QUY
MÔ VỪA VÀ NH Ỏ
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Chuyên ngành: Kế Toán
Mã s ố: 60340301
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS.TRẦN PHƯỚC
Thành ph ố Hồ Chí Minh – N ăm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan rằng luận văn thạc sĩ kinh tế “ Định hướng tích hợp kế toán quản
trị cho các phần mềm kế toán ápụdng cho doanh nghiệp Việt Nam có quy mô vừa
và nh ỏ” là công trình nghiên cứu của tôi.
Những thông tin được sử dụng được chỉ rõ ngu ồn trích dẫn trong danh mục tài
liệu tham khảo. Kết quả nghiên ứcu này ch ưa được công b ố trong bất kỳ công trình
nghiên ứcu nào t ừ trước đến nay và tác giả hoàn toàn ch ịu trách nhiệm về tính xác
thực của luận văn.
Tp.HCM, ngày ……..tháng ……. n
ăm 2014
Tác giả: Đỗ Thị Thanh Ngân
MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, từ viết tắt
Danh mục bảng biểu, sơ đồ
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ THUY ẾT VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG MÔI TR ƯỜNG TIN HỌC HÓA VÀ T Ổ CHỨC KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ........................................................................................................................................................ 8
1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin k ế toán................................................... ........................................... 8
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin k ế toán................................................... ..................................... 8
1.1.2 Phân lo ại hệ thống thông tin k ế toán................................................. ....................................... 8
1.1.3 Cấu trúc của hệ thống thông tin k ế toán.................................................. ................................. 9
1.1.4 Yêu ầcu đối với hệ thống thông tin k ế toán.................................................. ......................... 10
1.1.5 Phần mềm kế toán................................................... ...................................................................... 11
1.1.5.1 Khái niệm..................................................................................................................................... 11
1.5.1.2 Vai trò c ủa phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin k ế toán..................................... 11
1.1.5.3 Phân lo ại phần mềm kế toán.................................................. ................................................ 12
1.1.5.4 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán ápụdng tại doanh nghiệp [1].................................... 12
1.1.5.5 Cơ chế vận hành c ủa phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin k ế toán........15
1.1.5.6 Mô hình ho ạt động của phần mềm kế toán................................................... ...................... 16
1.1.5.7 Dấu hiệu nhận biết phần mềm kế toán thích hợp............................................................... 17
1.2 Tổ chức hệ thống thông tin k ế toán trong môi trường tin học hóa.............................................. 19
1.2.1 Nội dung công vi ệc tổ chức triển khai hệ thống thông tin k ế toán.................................... 19
1.2.2 Tổ chức nhân s ự............................................................................................................................ 20
1.2.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng........................................... 20
1.3 Tổ chức kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt Nam.............................................................. 21
1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin đầu vào.......................................................................................... 21
1.3.2 Tổ chức phân lo ại xử lý thông tin............................................................................................. 21
1.3.3 Tổ chức truyền tải và cung c ấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.............................. 24
1.3.4 Kinh nghiệm của các nước phát triển về tổ chức sử dụng kế toán quản trị...................... 26
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................................................ 29
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG VỀ THIẾT KẾ KẾ TOÁN QU ẢN TRỊ TRÊN
CÁC PH ẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ V
CÁC
ẬN DỤNG KẾ TOÁN QU ẢN TRỊ TẠI
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ S Ử DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN. ................31
2.1 Thực trạng chung về tình hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay............................................................................................................................................................... 31
2.1.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán.................................................... ....................................... 31
2.1.1.1 Mô hình t ổ chức kế toán quản trị kết hợp............................................................................ 32
2.1.1.2 Mô hình t ổ chức kế toán quản trị tách ờri............................................................................ 33
2.1.2 Thực trạng chung về tình hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay............................................................................................................................................. 34
2.2 Thực trạng về thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán................................................ 41
2.2.1 Phương pháp khảo sát.................................................... .............................................................. 41
2.2.2 Mục đích khảo sát................................................... ...................................................................... 41
2.2.3 Kết quả khảo sát.................................................... ......................................................................... 41
2.3. Thực trạng vận dụng kế toán quản trị hiện nay ở các doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng
phần mềm kế toán................................................... ......................................................................................... 49
2.3.1 Phương pháp khảo sát.................................................... .............................................................. 49
2.3.2 Mục đích khảo sát................................................... ...................................................................... 49
2.3.3 Kết quả khảo sát.................................................... ......................................................................... 49
2.4 Đánh giá ựthc trạng thiết kế và v ận dụng kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán ạti
các doanh nghiệp Việt Nam........................................................................................................................... 53
2.4.1 Đánh giá ựthc trạng thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán..........................53
2.4.2 Đánh giá ựthc trạng vận dụng kế toán quản trị hiện nay tại các doanh nghiệp Việt
Nam có s ử dụng phần mềm kế toán................................................... ................................................ 55
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................................................ 58
CHƯƠNG 3:
ĐỊNH HƯỚNG TÍCH HỢP KẾ TOÁN QU ẢN TRỊ CHO CÁC
PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP D ỤNG CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM CÓ
QUY MÔ V ỪA VÀ NH Ỏ..................................................................................................................... 60
3.1 Quan điểm tích hợp................................................................................................................................... 60
3.1.1 Phù hợp với quy mô ho ạt động của doanh nghiệp Việt Nam............................................. 60
3.1.2 Phù hợp giữa lợi ích, chi phí và v ấn đề xử lý......................................................................... 60
3.2 Định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán ápụdng cho các doanh
nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ................................................................................................. 61
3.2.1 Tổ chức dữ liệu đầu vào trên phần mềm kế toánđể có th ể phục vụ cho kế toán tài
chính và k ế toán quản trị........................................................................................................................ 61
3.2.2 Thiết kế hệ thống phân lo ại và x ử lý thông tin..................................................................... 64
3.2.3 Tổ chức các phân hệ kế toán trên phần mềm kế toánđể phục vụ kế toán quản trị..........73
3.4 Kiến nghị..................................................................................................................................................... 82
3.4.1 Đối với doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng phần mềm kế toán......................................... 82
3.4.2 Đối với doanh nghiệp thiết kế phần mềm kế toán................................................... ..............84
3.4.3 Đối với công tác đào t ạo nguồn nhân l ực thực hiện kế toán quản trị.............................. 85
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3........................................................................................................................ 86
KẾT LUẬN.................................................................................................................................................... 87
TÀI LI ỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HI
ỆU, TỪ VIẾT TẮT
BCTC
Báo cáo tài chính
BTC
Bộ Tài Chính
CMKT
Chuẩn mực kế toán
CP
Cổ phần
CPNVLTT
Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp
CPNCTT
Chi phí nhân công tr ực tiếp
CPSXC
Chi phí sản xuất chung
DN
Doanh nghiệp
DNSX
Doanh nghiệp sản xuất
ERP
Enterprise Resource Planning – H ệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
HTK
Hàng t ồn kho
HTTK
Hệ thống tài kho ản
KQHĐKD
Kết quả hoạt động kinh doanh
KT
Kế toán
KTQT
Kế toán quản trị
KTTC
Kế toán tài chính
LCTT
Lưu chuyển tiền tệ
SX
Sản xuất
TK
Tài kho ản
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TP. Hồ Chí Minh
Thành ph ố Hồ Chí Minh
TSCĐ
Tài s ản cố định
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1: Thông tin chung v ề doanh nghiệp được khảo sát................................................... ........34
Bảng 2.2: Tổ chức hệ thống kế toán ủca doanh nghiệp..................................................................... 35
Bảng 2.3: Mục tiêu ủca kế toán quản trị tại doanh nghiệp................................................................ 36
Bảng 2.4: Nhiệm vụ của nhân viên làm kế toán quản trị.................................................................. 36
Bảng 2.5: Cách ổt chức sổ sách kế toán quản trị................................................................................. 36
Bảng 2.6: Lập dự toán ạti doanh nghiệp............................................................................................... 37
Bảng 2.7: Phân lo ại và ki ểm soát chi phí ạti các doanh nghiệp.................................................... 37
Bảng 2.8: Kế toán chi phí và tính giá thành ạti doanh nghiệp......................................................... 38
Bảng 2.9: Trung tâm trách nhiệm tại các doanh nghiệp.................................................................... 39
Bảng 2.10: Báo cáoếktoán quản trị......................................................................................................... 39
Bảng 2.11: Phân tích bi ến động về mặt doanh thu, lợi nhuận, chi phí.......................................... 40
Bảng 2.12: Khả năng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của phần mềm kế toán..........43
Bảng 2.13: Khả năng lập các báo cáoề doanhv thu bán hàng của phần mềm kế toán.................. 45
Bảng 2.14: Khả năng lập các báo cáoề về lĩnh vực mua hàng c ủa phần mềm kế toán...............46
Bảng 2.15: Khả năng lập các báo cáoề lvĩnh vực hàng t ồn kho của phần mềm kế toán.............47
Bảng 2.16: Khả năng lập các báo cáo phân tíchủ ac phần mềm kế toán......................................... 48
Bảng 2.17: Kết quả về loại hình doanh nghiệp.................................................................................... 49
Bảng 2.18: Phần mềm kế toán ạti doanh nghiệp................................................................................. 50
Bảng 2.19: Vận dụng phần mềm kế toán cho kế toán quản trị........................................................ 50
Bảng 2.20:Phần mềm kế toán ạti DN có th ể tùy chỉnh theo yêu ầcu quản lý............................ 51
Bảng 2.21: Mức độ ứng yêu ầcu quản lý c ủa phần mềm kế toán................................................... 51
Bảng 2.22: Chức năng dùng cho kế toán quản trị của phần mềm kế toán....................................... 51
Bảng 2.23: Khả năng nâng c ấp của phần mềm kế toánđang sử dụng........................................... 52
Bảng 2.24: Các công cụ hỗ trợ lập báo cáoủca phần mềm kế toán................................................... 52
Bảng 3.1: Mẫu bảng danh mục các trung tâm chi phí........................................................................ 62
Bảng 3.2: Mẫu nhập thông tin k ế hoạch dự toán theo tháng........................................................... 62
Bảng 3.3: Mẫu nhập thông tin k ế hoạch dự toán theo năm............................................................. 62
Bảng 3.4: Các thông tin trên phiếu chi phục vụ cho kế toán quản trị............................................. 63
Bảng 3.5: Phân lo ại chi phí theo cáchứng xử của chi phí................................................................ 65
Bảng 3.7: Mẫu thiết kế về bộ mã tài kho ản kế toán trên phần mềm............................................. 66
Bảng 3.8: Minh họa hệ thống tài kho ản phục vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị............68
Bảng 3.9: Mẫu sổ nhật ký chung dùng khi đápứng yêu ầcu của kế toán quản trị...................... 70
Bảng 3.10: Mẫu báo cáoựdtoán hoạt động cho một trung tâm chi phí.......................................... 72
Bảng 3.11: Mẫu báo cáoếkt quả kinh doanh dạng so sánh giữa kế hoạch với thực tế...............72
Sơ đồ 1.1: Khái quát quy trìnhửxlý h ệ thống thông tin k ế toán................................................... .. 9
Sơ đồ 1.2: Mô hình ho ạt động của phần mềm kế toán.................................................. ..................17
Sơ đồ 1.3: Các giaiđoạn triển khai hệ thống thông tin k ế toán................................................... ... 19
Sơ đồ 2.1: Thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp.............................................. 32
Sơ đồ 2.2: Thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình táchờri............................................... 34
Sơ đồ 3.2: Cách mã hóa mã s ố hình cây.............................................................................................. 69
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ xử lý d ữ liệu trong phần mềm kế toán.................................................. ...............74
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, việc áp dụng công tác kế toán quản trị để phục vụ các yêuầuc thu thập,
xử lý và phân tích s ố liệu, cung cấp thông tin v ề hoạt động trong nội bộ đơn vị, trong
một phạm vi quản lý nh ất định như: Chi phí của từng bộ phận, từng công vi ệc, phân
tích, đánh giá tình hình ựthc hiện thực tế với kế hoạch đề ra, tăng cường công tác quản
lý s ử dụng tài s ản, vật tư, tiền vốn, lựa chọn thông tin thích h ợp cho việc tham mưu
quyết định trong việc lập dự toán tài chính; chấp hành và quy ết toán tài chính, quản lý
sử dụng nguồn vốn được linh hoạt, hiệu quả,... ngày càng được quan tâm, chú trọng
hơn. Qua đó giúp các nhà lãnh đạo có th ể hoạch định và đưa ra những quyết sách phù
hợp nhất tại từng thời điểm, trong từng giai đoạn cụ thể để phục vụ công tác quản lý,
điều hành, ki ểm tra được thuận lợi và hi ệu quả hơn.
Với yêu ầcu đó, B ộ Tài chính đã ban hành Thông t ư số 53/2006/TT-BTC ngày
12/6/2006 về Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp để thực hiện.
Theo dự báo năm 2014 và các năm tiếp sau, nền kinh tế thế giới và Vi ệt Nam sẽ
tiếp tục gặp nhiều khó kh ăn, thách thức trong bối cảnh kinh tế thế giới diễn biến, phức
tạp, khó l ường. Do vậy, việc vận dụng các giải pháp, công cụ để quản lý, điều hành tài
chính ngân sách tại doanh nghiệp là m ột trong những yêu ầcu cấp thiết. Bên ạcnh đó,
việc vận dụng kế toán quản trị cũng trở thành công c ụ không th ể thiếu trong công tác
điều hành t ại các doanh nghiệp được hiệu quả hơn.
Phần mềm kế toán là một công c ụ không th ể thiếu đối với người làm k ế toán,
được xem là m ột trong những chìa khóa cho s ức cạnh tranh. Nhờ có ph ần mềm mà
công vi ệc kế toánđược giảm tải rất nhiều. Tuy nhiên,đa số các phần mềm kế toán được
sản xuất tại Việt Nam vẫn chưa giải quyết được toàn b ộ về vai trò và ch ức năng của kế
toán quản trị trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Ở các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ hiện nay, đa số đã s ử dụng
phần mềm kế toánđể phục vụ chủ yếu cho công tác kế toán tài chính tại đơn vị mình. Tuy
nhiên việc tổ chức thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế toán vẫn chưa
đápứng được hết các yêuầuc của nhà qu ản lý. Vì v ậy mà yêu cầu cấp thiết đặt ra là cần
phải có các phần mềm kế toánđápứng được việc vừa đápứng tốt cho cả kế toán tài chính
v ừa đápứng tốt cho cả kế toán quản trị, một loại phần mềm có th ể tích hợp
2
kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một hệ thống để đápứng được nhu cầu
của các doanh nghiệp Việt Nam.
Từ tầm quan trọng của vấn đề, tác giả chọn đề tài: “ Định hướng tích hợp kế
toán quản trị cho các phần mềm kế toán ápụdng cho doanh nghiệp Việt Nam có
quy mô v ừa và nh ỏ”.
2. Tổng quan nghiên ứcu
a. Tổng quan các nghiênứ uc trước đây
Trong nước đã có nhi ều công trình nghiên cứu về tổ chức mô hình k ế toán quản
trị, tổ chức mô hình k ế toán quản trị trong điều kiện ứng dụng công ngh ệ thông tin, t
ổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Các nghiênứcu mà tác giả
đã tìm hi ểu gồm:
Luận án tiến sĩ:
“M ột số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh
nghiệp Việt Nam” c ủa tác giả Trần Phước (2007): Luận ánđã trình bày v ề thực trạng sử
dụng phần mềm kế toán ạti các doanh nghiệp Việt Nam và đưa ra được các giải pháp
nâng cao tổ chức sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam. Trong đó
bao g ồm cả giải pháp ổt chức thiết kế phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp vừa và
nh ỏ và gi ải pháp ổt chức thiết kế phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp có quy mô l
ớn.
Luận văn thạc sĩ:
“T ổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty c ổ phần sản xuất kinh doanh dịch
vụ và xu ất nhập khẩu quận 1 (Fimexco)” c ủa tác giả Đinh Thị Phương Vy (2007):
Luận văn đã h ệ thống hóa c ơ sở lý thuy ết về kế toán và kế toán quản trị, dựa trên
những lý thuy ết đã trình bày tác giả của luận văn đã trình bày th ực trạng tổ chức kế
toán quản trị và th ực hiện tổ chức kế toán quản trị tại công ty c ổ phần sản xuất kinh
doanh dịch vụ và xu ất nhập khẩu quận 1 (Fimexco).
“T ổ chức công tác kế toán quản trị và thi ết lập hệ thống báo cáoếktoán quản trị
tại công ty TNHH NGV” c ủa tác giả Đỗ Nguyên Bình (2009): Luận văn đã trình bày
cơ sở lý thuy ết về kế toán quản trị và h ệ thống báo cáoếktoán quản trị. Từ cơ sở lý
thuyết và th ực trạng tình hình tổ chức kế toán quản trị và trình bày báo cáo kế toán
quản trị tại công ty TNHH NGV c ũng như của một số doanh nghiệp có quy mô v ừa và
3
nhỏ trênđịa bàn TP.HCM, tác giả của luận văn đã đưa ra giải pháp ổt chức công tác kế
toán quản trị và hoàn thi ện hệ thống báo cáo quản trị tại công ty TNHH NGV.
“T ổ chức công tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp vận tải thủy nội địa
Logistics trênđịa bàn TP. H ồ Chí Minh” c ủa tác giả Nguyễn Thành Kim Dung (2013):
Luận văn đã trình bày c ơ sở lý thuy ết về kế toán quản trị và t ổ chức mô hình k ế toán
quản trị, nghiên ứcu tình hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp vận tải thủy
nội địa Logistics trênđịa bàn TP.HCM, và đưa ra giải phápđể hoàn thi ện công tác kế
toán quản trị tại các doanh nghiệp này.
Đề tài nghiên cứu khoa học:
“Xây d ựng phần mềm kế toán ửs dụng trong các doanh nghiệp vừa và nh ỏ ở Việt
Nam” ch ủ nhiệm đề tài Nguy ễn Việt (2006): Đề tài đã trình bày th ực trạng của việc
vận dụng công ngh ệ thông tin trong th ực tế công tác kế toán ạti các doanh nghiệp vừa
và nh ỏ tại Việt Nam. Đồng thời cung cấp phiên bản phần mềm đầu tiên ủca chương
trình ứng dụng kế toán với đầy đủ tính năng được phát triển theo hướng các chu trình kế
toán trên ựthc tế.
Bài báo:
“Mô hình t ổ chức kế toán quản trị của một số nước trên thế giới - Bài h ọc kinh
nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam”, t ạp chí nghiên cứu tài chính k ế toán. –
Số 7 (96), Tr.54-56 của tác giả Lê Thị Hương: Tác giả đã trình bày v ề một số mô hình
tổ chức kế toán quản trị của một số nước phát triển trên thế giới, bài báo đã cung c ấp 2
cách ổt chức mô hình k ế toán quản trị: mô hình k ết hợp và mô hình tách rời. Và rút ra
một số bài h ọc kinh nghiệm đối với các doanh nghiệp Việt Nam về tổ chức kế toán
quản trị chi phí.
Và còn nhi ều luận án, luận văn, bài báo khácđều có đề cập đến vấn đề tổ chức kế
toán quản trị trong môi tr ường ứng dụng công ngh ệ thông tin nh ư: luận án tiến sĩ của
Phạm Ngọc Toàn: “ Xây d ựng nội dung và t ổ chức kế toán quản trị cho các doanh
nghiệp nhỏ và v ừa ở Việt Nam”, lu ận văn thạc sĩ của Trần Kim Tuyến: “T ổ chức công
tác kế toán quản trị tại công ty c ổ phần Nam Việt”, … Tuy nhiên đó đều là các giải
pháp bổ trợ khác nên tácả gichưa trích dẫn cụ thể vào đề tài.
b. Khe hổng nghiên ứcu
Qua phân tích trên, tác giả nhận thấy các nghiênứcu trênchỉ tập trung nghiên cứu
cáchtổ chức kế toán quản trị, trình bày báo cáo quản trị của doanh nghiệp, cách ổt
4
chức thiết kế các phần mềm kế toán phục vụ cho doanh nghiệp Việt Nam chưa đề cập
đến việc tích hợp kế toán quản trị và k ế toán tài chính trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin t ại các doanh nghiệp Việt Nam. Đồng thời theo mô hình k ế toán quản
trị mà t ổ chức ACCA giảng dạy (môn F5 – ACCA) thì k ế toán quản trị không ph ải là
một bộ phận độc lập với kế toán tài chính và được hiểu theo mô hình sau:
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
BCTC
- Bảng CĐKT
- Báo cáo KQHĐKD
-
Báo cáo LCTT
-
Thuyết minh BCTC
- Dự toán
+
KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ
- Báo cáoộni bộ
- ….
Thực chất kế toán quản trị là ph ần cộng thêm ủca công vi ệc kế toán tài chính.
Do vậy đề tài đã ch ọn “tích h ợp” k ế toán tài chính và kế toán quản trị để nghiên ứcu.
3. Mục tiêu nghiênứ uc và câu h ỏi nghiên ứcu
Từ việc tìm hiểu những nghiên ứcu trước đây và vi ệc xácđịnh khe hổng nghiên
cứu như đề cập trên, tác ảgixácđịnh mục tiêu nghiênứcu:
-
Tìm hiểu cơ sở lý thuy ết về hệ thống thông tin k ế toán và tổ chức kế toán quản trị
trong mối giao thoa giữa công ngh ệ thông tin và công vi
-
ệc kế toán.
Khảo sát quá trình hình thành và phát ểtrin của việc thiết kế kế toán quản trị trên
các phần mềm kế toánđã và đang có m ặt tại thị trường Việt Nam.
-
Đánh giá ựthc trạng tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có
quy mô v ừa và nh ỏ trênđịa bàn TP. H ồ Chí Minh.
-
Đưa ra một số giải phápđể định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần
mềm kế toán ápụdng cho các doanh nghiệp Việt Nam và gi ải pháp vận dụng kế
toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng phần mềm kế toán.
Với mục tiêu nghiênứcu như trên, các câu ỏhi nghiên ứcu đặt ra cần giải quyết
đó là:
Câu h ỏi nghiên ứcu 1: Hiện nay, các phần mềm kế toánđã t ổ chức kế toán quản trị
như thế nào, có đápứng được sự kỳ vọng của người làm k ế toán và nhà quản trị chưa?
Câu h ỏi nghiên ứcu 2: Mô hình t ổ chức kế toán quản trị hiện nay ở các doanh
nghiệp Việt Nam trong điều kiện có s ử dụng phần mềm kế toán?
5
Câu h ỏi nghiên ứcu 3: Hướng phát triển của các phần mềm kế toán Việt Nam có
tích hợp kế toán quản trị?
Câu h ỏi nghiên ứcu 4: Những kiến nghị sẽ đề xuất, giải phápđịnh hướng tích hợp kế
toán quản trị cho các phần mềm kế toán và giải pháp vận dụng kế toán quản trị tại các
doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng phần mềm kế toán?
4. Đối tượng và ph ạm vi nghiên ứcu
Đối tượng nghiên ứcu: Tác giả tập trung vào nghiên cứu một số phần mềm kế
toán có thiết kế và t ổ chức kế toán quản trị. Và vi ệc tổ chức ứng dụng kế toán quản trị
tại các doanh nghiệp Việt Nam quy mô v ừa và nh ỏ có s ử dụng phần mềm kế toán trên
địa bàn TP. H ồ Chí Minh.
Phạm vi nghiên ứcu: Thực hiện đánh giáổngt quát việc tổ chức sử dụng các phần
mềm kế toán có tích hợp kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô
vừa và nh ỏ trênđịa bàn TP. H ồ Chí Minh.
5. Phương pháp nghiênứ uc
a. Quy trình nghiên ứcu
Nghiên ứcu cơ sở lý thuy ết về hệ thống thông tin k ế toán và mô hình tổ chức kế
toán quản trị tại doanh nghiệp trong điều kiện hệ thống thông tin k ế toán ủca doanh
nghiệp được thực hiện trên nền tảng có ứng dụng công ngh ệ thông tin (có s ử dụng
phần mềm kế toán).
-
Hệ thống hóa c ơ sở lý lu ận về hệ thống thông tin k ế toán và tổ chức kế toán
quản trị.
-
Nghiên ứcu vai trò và ch ức năng của phần mềm kế toán cho công tác ếk
toán quản trị.
Dựa vào các lý luận trên, tác ảgikhảo sát thực trạng và đưa ra các giải phápđể định
hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán ápụdng cho doanh nghiệp
Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ, đồng thời đưa ra giải pháp vận dụng kế toán quản trị
tại các doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng phần mềm kế toán.
b. Phương pháp nghiênứcu
-
Phương pháp nghiên ứcu định tính kết hợp với phương pháp logic, thống kê,
phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp phỏng vấn, phương
pháp khảo sát.
6
-
Thông qua vi ệc tổng hợp dữ liệu sơ cấp (phỏng vấn, bảng câu h ỏi) hay dữ liệu
thứ cấp (tổng hợp từ các sách, giáo trình, internet, các nghiênứutrcước đây) để
phân tích, nội suy và tr ả lời các câu hỏi nghiên ứcu.
6. Cácđóng góp c ủa luận văn
Từ những kết quả rút ra sau khi tìm hiểu các nghiênứcu trên,đề tài đã k ết hợp các
nghiênứcu riêng ẻl và d ựa trên nền tảng của các nghiênứcu trước, dựa vào th ực trạng
vận dụng kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ, cách
thức các doanh nghiệp tổ chức báo cáo quản trị trên các phần mềm kế toán, và phân
tích các phần mềm kế toánđang có m ặt trên thị trường hiện nay về chức năng phục vụ
cho kế toán quản trị. Từ đó, đóng góp c ủa đề tài là:
Một là, đánh giá ựthc trạng của phần mềm kế toánđã thi ết kế để phục vụ cho
công tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ như
thế nào?
Hai là, đưa ra giải pháp vận dụng kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt
Nam có quy mô v ừa và nh ỏ trênđịa bàn TP. H ồ Chí Minh trong điều kiện ứng dụng
công ngh ệ thông tin.
Ba là, đưa ra giải phápđịnh hướng cho việc thiết kế, tích hợp kế toán quản trị cho
các phần mềm kế toán ápụdng cho các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ
trên thị trường hiện nay.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn ngoài ph ần mở đầu, kết luận và các phụ lục, bảng biểu, danh mục tài
liệu tham khảo, nội dung được chia làm 3 ch ương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý thuy ết về tổ chức hệ thống thông tin k ế toán trong môi
trường tin học hóa và t ổ chức kế toán quản trị.
Chương 2: Thực trạng về thiết kế kế toán quản trị trên các phần mềm kế
toán và vận dụng kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam có s ử dụng
phần mềm kế toán.
Chương 3: Định hướng tích hợp kế toán quản trị cho các phần mềm kế toán
áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam có quy mô v ừa và nh ỏ.
Các phụ lục:
- Phụ lục 1: Bảng khảo sát
- Phụ lục 2: Danh sách các công ty khảo sát
7
- Phụ lục 3: Danh sách các phần mềm khảo sát
- Phụ lục 4: Tổng hợp kết quả khảo sát
- Phụ lục 5: Hình ảnh giao diện các phần mềm đã kh ảo sát
8
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUY ẾT VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG MÔI TR ƯỜNG TIN HỌC HÓA VÀ T Ổ CHỨC KẾ
TOÁN QUẢN TRỊ
1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin k ế toán
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin k ế toán
Hệ thống thông tin k ế toán là một tập hợp các nguồn thông tin và ph ương pháp
xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toánđể tạo ra những thông tin h ữu ích cho
người sử dụng [21].
Hệ thống thông tin k ế toán là sự giao thoa của hai ngành h ọc là ngành k ế toán
và ngành công ngh ệ thông tin. Ho ạt động của hệ thống thông tin k ế toán bao gồm
nhiều hoạt động liên quanđến nhiều quy trình xử lý nghi ệp vụ của một đơn vị kế toán.
Trong các phân hệ con của hệ thống thông tin qu ản lý, h ệ thống thông tin k ế
toán được coi là m ột thành ph ần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các cấp
độ ra quyết định.
1.1.2 Phân lo ại hệ thống thông tin k ế toán
Do thông tin k ế toán có thể đápứng cho nhiều đối tượng có nhu c ầu sử dụng
khác nhau nên thông tin ếk toánđược chia thành m ột số thông tin nh ư sau [10]:
-
Phân lo ại theo mục tiêu, có hai lo ại hệ thống thông tin k ế toán:
+ Hệ thống thông tin k ế toán tài chính: Cung cấp thông tin tài chính ch ủ yếu
cho cácđối tượng bên ngoài. Những thông tin này ph ải tuân th ủ các quyđịnh,
chế độ, các nguyênắ c,t chuẩn mực kế toán hiện hành.
+ Hệ thống thông tin k ế toán quản trị: Cung cấp thông tin nh ằm mục đích
quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
-
Phân lo ại theo sự lưu trữ và x ử lý s ố liệu, gồm ba loại hệ thống thông tin k ế toán:
+ Hệ thống thông tin k ế toán thủ công: Trong hệ thống này con ng ười là
nguồn lực chủ yếu. Toàn b ộ các công việc kế toánđều do con người thực hiện.
Dữ liệu được ghi chép thủ công và l ưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ,
bảng…
+ Hệ thống thông tin k ế toán máy tính:Trong hệ thống này ngu ồn lực chủ yếu
là máy tính, toàn bộ công vi ệc kế toán ừt phân tích nghi ệp vụ, ghi chép ưlu trữ,
tổng hợp, lập báo cáođều do máy tính thực hiện. Dữ liệu được ghi chép và lưu trữ
dưới hình thức các ậtp tin.
9
+ Hệ thống thông tin k ế toán trênề n máy tính:Nguồn lực này bao g ồm con
người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn b ộ công vi ệc kế toán dưới
sự điều khiển, kiểm soát ủca con người. Hiện nay hệ thống này chi ếm phần lớn
trong các doanh nghiệp, vì vậy các doanh nghiệp đã và đang dần trang bị các phần
mềm kế toán.
1.1.3 Cấu trúc của hệ thống thông tin k ế toán.
Hệ thống thông tin k ế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, l ưu
trữ xử lý, cung c ấp thông tin đầu ra [21]. Các thành phần chính này là c ấu trúc của
một hệ thống thông tin được xử lý theo m ột quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc
điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Sơ đồ 1.1: Khái quát quy trìnhửxlý h ệ thống thông tin k ế toán.
THÔNG TIN ĐẦU VÀO
-
LƯU TRỮ, XỬ LÝ
THÔNG TIN ĐẦU RA
Hệ thống thông tin đầu vào:
Cấu trúc của hệ thống thông tin đầu vào có hai thành ph ần cơ bản, một là h ệ
thống chứng từ gốc và h ệ thống thu nhận chứng từ gốc.
Hệ thống chứng từ gốc: là m ột cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin đầu
vào.
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc: được sắp xếp tùy theo tổ chức của hệ thống
thông tin k ế toán của một đơn vị.
Hệ thống thông tin đầu vào có th ể thu nhận bằng thủ công hay máy thông qua cơ
sở ghi nhận của thông tin là ch ứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi h ỏi
phải phân tích k ỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hoặc quá thiếu, điều
này d ẫn đến cung cấp thông tin đầu ra không h ữu ích.
-
Lưu trữ xử lý:
Giữ vai trò chính trong h ệ thống thông tin k ế toán, ơc sở dữ liệu giúp hệ thống
thu thập lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuy ển đổi các dữ liệu đó thành
thông tin có ý ngh ĩa cho người sử dụng thông tin ra quy ết định.
Hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên cung ấcp thông tin ph ải được tiêu chuẩn hóa, ph ải
được tổ chức và l ựa chọn một cách hợp lý, thi ết thực nhất để ghi nhận thông tin. Ngh ĩa
10
là, làm th ế nào để thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho thu thập được đầy đủ các thông
tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần có th ể lấy
thông tin nhanh nh ất, hữu ích nhất cho việc quản lý doanh nghi ệp và quá trình hỗ trợ
ra quyết định. Tuy nhiên hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì với thời gian đủ dài
và xuyên suốt cả quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp.
-
Hệ thống thông tin đầu ra:
Cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoàiđơn vị để ra quyết
định. Những thông tin đầu ra là báo cáo tài chính hay báo cáoảquntrị theo mẫu biểu đã
được xác ậlp trước. Đối với hệ thống thông tin k ế toán xử lý b ằng thủ công, thì các
báo cáođược tập hợp từ các ổs kế toán chi tiết và s ổ kế toán ổtng hợp. Đối với hệ
thống kế toán xử lý b ằng máy tính và phần mềm kế toán, thì các báo cáođược phần
mềm tập hợp và x ử lý d ựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác ậlp.
Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi h ỏi tất yếu của bất cứ nhà qu ản lý nào.
Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngoài đơn vị (như hệ thống báo cáo
tài chính) yêu ầcu là ph ải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin ph ục vụ cho đối
tượng nội bộ doanh nghiệp (như hệ thống báo cáoếktoán quản trị), mẫu biểu do chính
nhà qu ản lý đó thi ết lập.
1.1.4 Yêu ầcu đối với hệ thống thông tin k ế toán.
Để thật sự là thông tin h ữu ích cho người sử dụng, các thông tin do hệ thống kế
toán cung ấcp phải đảm bảo được các yêuầ cu [21] sau:
Tính chính xác: có th ể nói s ự chính xác của thông tin k ế toán nếu hiểu theo
nghĩa tuyệt đối là m ột điều kiện không th ể có, điều này có th ể được lý gi ải từ những
hạn chế nhất định của các phương phápđánh giá hàngồtn kho, phương pháp khấu hao
và ph ương pháp phân bổ chi phí.
Tính kịp thời: yêu ầcu này đòi h ỏi thông tin k ế toán phải được cung cấp đúng
lúc, đúng thời điểm theo yêu ầcu của các nhà quản trị, nhằm giúp các nhà quản trị nắm
được tình hình và k ết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhanh chóng, trên cơ sở đó
có th ể phát huyđược ưu điểm và kh ắc phục được các khuyết điểm một cách kịp thời,
qua đó h ạn chế được thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp. Đồng thời, có th ể quyết
định đúng lúc cácấvn đề thời cơ có th ể mang đến lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
Tính đầy đủ và h ệ thống: yêu ầcu này đòi h ỏi hệ thống thông tin k ế toánđược
thiết lập phải phản ánhđầy đủ các mặt hoạt động cũng như mọi khía cạnh của toàn b ộ
11
các ựs việc kinh tế tài chính phát sinh, nhằm giúp người sử dụng có th ể nhìn nhận và
đánh giáấvn đề một cách toàn diện về hệ thống.
Tính thích hợp: để hữu dụng, thông tin k ế toán không chỉ mang tính chính xác,
kịp thời và đầy đủ mà đòi h ỏi còn ph ải có tính thích h ợp với những nhu cầu ra quyết
định kinh tế của người sử dụng. Thông tin ch ỉ có tính thích h ợp khi nó có th ể giúp con
người sử dụng có th ể đánh giá cácự kisện diễn ra trong quá khứ, hiện tại và t ương lai;
hay để xác nhận việc điều chỉnh đánh giá trong quáứkh.
Tính có th ể so sánhđược: những người sử dụng có th ể cần phải so sánh thông
tin trên các báo cáoếtoánk ủca kỳ này v ới kỳ trước để xácđịnh xu hướng biến động về
tình hình tài chính và kinh doanh c ủa doanh nghiệp. Hoặc người sử dụng cũng có thể
so sánh các báo cáo tài chínhủa cdoanh nghiệp với các doanh nghiệp khácđể đánh giá
mối tương quan về tình hình tài chính, kinh doanh và nh ững thay đổi về tình hình tài
chính gi ữa các doanh nghiệp.
Tính bảo mật: là tính ch ất quan trọng của hệ thống thông tin k ế toán, bởi nó ảnh
hưởng trực tiếp đến tiềm năng kinh tế, tính độc lập cũng như khả năng cạnh tranh của
doanh nghiệp.
1.1.5 Phần mềm kế toán
1.1.5.1 Khái niệm
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùngđể tự động xử lý
các thông tin kế toán trên máy vi tính,ắ t bđầu từ khâu l ập chứng từ gốc, phân lo ại
chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quyđịnh
của chế độ kế toánđến khâu in ra s ổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáoếtoánk quản
trị và các báo cáoốthng kê phân tích tài chính khác [3]. Phần mềm kế toánđược tổ
chức thành các phân hệ kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán vật tư, kế toán hàng hóa,
kế toán bán hàng, … kết nối với nhau thành m ột hệ thống thông tin k ế toán trên máy vi
tính phù hợp với quy mô doanh nghi ệp.
1.5.1.2 Vai trò c ủa phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin k ế toán
Thay thế toàn b ộ hay một phần công vi ệc kế toán bằng thủ công: ph ần mềm
kế toánđã thay th ế toàn b ộ hay một phần công vi ệc ghi chép, tính toán, ửx lý b ằng
thủ công c ủa người làm k ế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình ủca doanh
nghiệp nhanh hơn. Căn cứ vào s ố liệu do phần mềm kế toán cung ấcp, các nhà quản trị
đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích và nhanh chóng h ơn.
12
Vai trò s ố hóa thông tin: ph ần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông
tin được số hóa để hình thành nên một xã h ội thông tin điện tử, thông tin c ủa kế toán
được lưu trữ dưới dạng các ậtp tin của máy tính nênễddàng s ố hóa để trao đổi thông tin
qua các báo cáo trênạngmnội bộ hay trên internet.
1.1.5.3 Phân lo ại phần mềm kế toán
Phân lo ại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế toán chia làm 2
loại: phần mềm kế toán bánẻ lvà ph ần mềm kế toán tài chính quản trị [3]
- Phần mềm kế toán bánẻ:l Là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên
lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy ừtng lĩnh vực và ph ần
mềm cụ thể mà ph ần mềm này có th ể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng t ồn kho.
Phần mềm này có tính n ăng đơn giản và các báo cáo do ầphn mềm cung cấp chỉ là
các báo cáoổngt hợp tình hình bán hàng và báo cáoồnt kho.
Phần mềm này ch ủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng ho ặc
kinh doanh trực tuyến trên internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này s ẽ là đầu vào
cho phần mềm kế toán tài chính quản trị.
- Phần mềm kế toán tài chính quản trị: là ph ần mềm dùng để nhập các chứng từ kế
toán, ưlu trữ, tìm kiếm, xử lý và k ết xuất báo cáo tài chính, báo cáoả nqutrị và báo
cáo phân tích thống kê tài chính.
Phân lo ại theo hình thức sản phẩm, phần mềm kế toán chia làm 2 loại: phần
mềm đóng gói, ph ần mềm đặt hàng [3]
- Phần mềm kế toánđóng gói: là các phần mềm được nhà cung c ấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các h ộp sản phẩm với đầy đủ tài li ệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và
bộ đĩa cài ph ần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán ộrng rãi và ph ổ
biến trên thị trường.
- Phần mềm kế toánđặt hàng: là ph ần mềm được nhà cung c ấp phần mềm thiết kế
riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một
tập đoàn theo đơn đặt hàng, d ựa trên các yêuầuccụ thể. Đặc điểm chung của loại
phần mềm này là không ph ổ biến và có giá thành cao.
1.1.5.4 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán ápụdng tại doanh nghiệp [1]
+ Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân th ủ các quyđịnh của
Nhà n ước về kế toán; khi ửs dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất,
13
nguyên ắtc và ph ương pháp kế toánđược quy định tại các văn bản pháp luật hiện
hành v ề kế toán
Phần mềm kế toán ápụdng tại cácđơn vị kế toán phải đảm bảo các yêuầuc của pháp
luật hiện hành v ề kế toán theo cácộni dung sau:
Đối với chứng từ kế toán:Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo
phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quyđịnh tại Điều 17 của
Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế
toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các ộni dung khác vào chứng từ kế
toánđược lập trên máy vi tính theo yêuầucquản lý c ủa đơn vị kế toán, trừ các chứng từ
kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toánđiện tử được sử
dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân th ủ các quyđịnh về chứng từ kế
toán và các quyđịnh riêng về chứng từ điện tử.
Đối với tài kho ản kế toán và phương pháp kế toán:Hệ thống tài kho ản kế toán ửs
dụng và ph ương pháp kế toánđược xây d ựng trong phần mềm kế toán phải tuân th ủ
theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù h ợp với tính chất hoạt động và yêu cầu
quản lý c ủa đơn vị. Việc mã hóa các tài kho ản trong hệ thống tài kho ản và các đối
tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có h ệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc
tổng hợp và phân tích thông tin c ủa ngành và đơn vị.
Đối với hệ thống sổ kế toán:Sổ kế toánđược xây d ựng trong phần mềm kế toán
khi in ra phải đảm bảo các yêuầcu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;đảm bảo mối quan hệ
giữa các ổs kế toán với nhau; đảm bảo có th ể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các ổs;
phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chếđộ kế toán hiện
hành; s ố liệu được phản ánh trên cácổ ksế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ
đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang s ổ khác.
Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉtiêu khác vàoổs kế toán theo yêuầcu quản lý
c ủa đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính:Báo cáo tài chínhđược xây d ựng trong phần mềm kế
toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và ph ương pháp tính toán cácỉ chtiêu theo
quy định của chế độ kế toán hiện hành phù h ợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ
tiêu báo cáoảphiđảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán
giữa cácđơn vị trực thuộc và cácđơn vị khác có liên quan.
14
Chữ số và ch ữ viết trong kế toán:Chữ số và ch ữ viết trong kế toán trên giao ệdin
của phần mềm và khi in ra ph ải tuân th ủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp
đơn vị kế toán ầcn sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình
bày song ng ữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nh ưng phải thống nhất
với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi màn hình ph ải dễ hiểu, dễ truy cập và d ễ tìm
kiếm.
In và l ưu trữ tài li ệu kế toán:Tài li ệu kế toánđược in ra từ phần mềm kế toán
phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán
ưlu giữ trên máy vàốs liệu kế toán trênổskế toán, báo cáo tài chínhđược in ra từ máyđể
lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài li ệu kế toán trên máyđược thực hiện theo quy định về thời
hạn lưu trữ tài li ệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm
bảo cácđiều kiện kỹ thuật để có th ể đọc được các tài liệu lưu trữ.
+ Phần mềm kế toán phải có kh ả năng nâng c ấp, có th ể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà
không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có
Có kh ả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung
các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ
kế toánđã được sử dụng trong hệ thống. Có th ể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán không
s ử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có th ể bổ sung tài kho ản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch
toánđối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có th ể bỏ bớt các tài khoản
không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có th ể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi
chép cácổs kế toánđã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có
h ệ thống với các ổs kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sử dụng mà
không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có th ể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ậlp và trình bày báo cáo
tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có th ể loại bỏ bớt báo cáo tài chính không sử
dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
+ Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế
toán
15
Tự động xử lý, l ưu giữ số liệu trên nguyênắ ct tuân th ủ các quy trình kế toán
cũng như phương pháp tính toán cácỉ chtiêu trên báo cáo tài chính theo quyđịnh hiện
hành.
Đảm bảo sự phù hợp, không trùng l ắp giữa các ốs liệu kế toán.
Có kh ả năng tự động dự báo, phát ệhin và ng ăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu
và quá trình xử lý thông tin k ế toán.
+ Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn d ữ liệu
Có kh ả năng phân quy ền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toán
trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm k ế toán. Mỗi vị trí được phân công có
nhiệm vụ và quy ền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm
không th ể truy cập vào công vi ệc của người khác trong phần mềm kế toán ủca đơn vị,
nếu không được người có trách nhiệm đồng ý.
Có kh ả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu ứthc, như: thời gian
truy cập thông tin k ế toán vào hệ thống, các thao tácủca người truy cập vào h ệ thống,
cácđối tượng bị tácđộng của thao tácđó,…
Có kh ả năng lưu lại các dấu vết trên ổs kế toán về việc sửa chữa các ốs liệu kế
toánđã được truy cập chính thức vào h ệ thống phù hợp với từng phương pháp ửsa
chữa sổ kế toán theo quyđịnh; đảm bảo chỉ có ng ười có trách nhiệm mới được quyền
sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào h ệ thống.
Có kh ả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin k ế toán trong các ườtrng hợp
phát sinh ựs cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình ửs dụng.
1.1.5.5 Cơ chế vận hành c ủa phần mềm kế toán kết nối với hệ thống thông tin k ế
toán
Phần mềm kế toán có thể xử lý t ất cả các loại nghiệp vụ của kế toán. Cơ chế vận
hành chung c ủa phần mềm kế toán thông thường được thiết kế theo sự vận hành c ủa
các quy trình của kế toán như: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản
xuất, quy trình tài chính, quy trình qu ản lý ngu ồn lực, …. C ăn cứ vào t ừng quy trình
và quy mô s ản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhà s ản xuất phần mềm sẽ
thiết kế theo từng phân h ệ phù hợp với hệ thống thông tin k ế toán ủca doanh nghiệp
[25].
Sau đây là s ự tóm l ược những phân h ệ của phần mềm kế toán gắn kết với hệ
thống thông tin k ế toán qua các quy trìnhếktoán ơc bản trong doanh nghiệp:
16
+ Quy trình bán hàng: Là chu trình liên quan đến những công vi ệc bán hàng
hóa, d ịch vụ, theo dõi công n ợ phải thu, và thu ti ền của khách hàng. Các module ủca
phần mềm kế toán liên quanđến quy trình này nh ư module bán hàng, module vật tư,
hàng hóa, module qu ản lý ti ền, module công n ợ phải thu,…
+ Quy trình mua hàng: Là chu trình liên quan đến những công vi ệc đặt hàng,
mua hàng, theo dõi n ợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Các module ủca phần
mềm kế toán liên quanđến quy trình này nh ư module đơn đặt hàng, module mua hàng,
module hàng t ồn kho, module quản lý ti ền, module công n ợ phải trả, …
+ Quy trình sản xuất: Là chu trình liên quan đến công vi ệc chuyển đổi tài
nguyên (nguyên ệliu, vật liệu, công c ụ, nhân công…) thành hàng hóa d ịch vụ. Các
module của phần mềm kế toán liên quanđến quy trình này: module t ập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm, module hoạch định tài nguyên vật liệu, …
+ Quy trình tài chính: Là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,
kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, cho vay, đi thuê hay cho thuê,… của doanh
nghiệp. Các module của phần mềm kế toán liên quanđến quy trình này: module qu ản
lý ti ền, module báo cáo tài chính,…
+ Quy trình quản lý ngu ồn lực: Là quy trình qu ản lý các nguồn lực chính trong
đơn vị như nguồn lực nhân s ự và ngu ồn lực tài s ản cố định. Các module ủca phần
mềm kế toán thường thiết kế liên quanđến quy trình này g ồm: module quản lý nhân s
ự - tiền lương, module tài s ản cố định
1.1.5.6 Mô hình ho ạt động của phần mềm kế toán
Hoạt động của phần mềm kế toán gồm 3 công đoạn [3]:
+ Nhận dữ liệu đầu vào:
Trong công đoạn này, ng ười sử dụng phải tự phân lo ại chứng từ phát sinh trong
quá trình hoạt động kinh kế. Sau đó nh ập bằng tay vào h ệ thống tùy theo đặc điểm của
từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào ph ần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy
tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
+ Xử lý:
Công đoạn này th ực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin
tài chính k ế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nh ập trong công đoạn 1 để
làm căn cứ kết xuất báo cáo,ổ ssách, thống kê trong công đoạn sau.
