(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị trường đại học và cao đẳng trên địa bàn tỉnh phú yên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---------------------------

NGUYỄN THỊ TUYẾT TRINH

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO
ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---------------------------

NGUYỄN THỊ TUYẾT TRINH

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀ CAO
ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS MAI THỊ HỒNG MINH

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2012


LỜI CAM ĐOAN


Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tơi với sự
hướng dẫn của PGS.TS Mai Thị Hoàng Minh. Các nội dung nghiên cứu và
kết quả trong đề tài là hoàn toàn trung thực.

TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 10 năm 2012
Tác giả

Nguyễn Thị Tuyết Trinh



Lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Trường Đại Học
Kinh Tế TP. HCM đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt thời
gian học tập tại trường. Đặc biệt là cô Mai Thị Hồng Minh đã tận tình hướng
dẫn tơi trong suốt thời gian vừa qua.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bạn bè, các anh chị phịng kế tốn tại
các trường Đại học và cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú n đã hỗ trợ tơi hồn
thành cuộc khảo sát thực tế liên quan đến luận văn này.
Một lần nữa, tơi xin kính chúc sức khoẻ Q Thầy Cơ Trường Đại Học
Kinh Tế, gia đình, bạn bè,....
TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 10 năm 2012.

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
----o0o---HCSN

Hành chính sự nghiệp

CĐKT

Cân đối kế toán

KQHĐKD

Kết quả hoạt động kinh doanh

LCTT

Lưu chuyển tiền tệ

BCTC

Báo cáo tài chính

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

NSNN

Ngân sách Nhà nước

UBND

Ủy ban nhân dân

BTC

Bộ Tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

TKKT

Tài khoản kế tốn

CTKT

Chứng từ kế tốn

KBNN

Kho bạc Nhà nước

CCDC

Cơng cụ dụng cụ

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

CMKT

Chuẩn mực kế toán

XDCB

Xây dựng cơ bản

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TSCĐ

Tài sản cố định


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC

Trang
LỜI MỞ ĐẦU. ....................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI
CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN ....................................................................................... 8
1.1. Một số khái niệm ............................................................................................. 8
1.1.1. Khái niệm kế toán và kế toán nhà nước ......................................................... 8

1.1.2. Phân loại kế toán ........................................................................................... 8
1.1.3. Nhiệm vụ và yêu cầu kế toán ........................................................................ 9
1.1.4. Đối tượng và nguyên tắc kế tốn ................................................................. 10
1.1.5. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán ............................................................... 11
1.1.6. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán .................................................... 11
1.1.7. Kỳ kế toán ................................................................................................... 12
1.1.8. Giá trị của tài liệu, số liệu kế toán ............................................................... 12
1.1.9. Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài
liệu kế tốn ........................................................................................................... 12
1.2. Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán ........................................ 13
1.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán ........................................................ 13
1.3.1. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn .............................................................. 13
1.3.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán ......................................................................... 13
1.3.1.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .......................................................... 19
1.3.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán ............................................................. 20
1.3.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ............................................................ 26


1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán .............................................................................. 30
1.4. Tổng quan về các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu .................................. 36
1.4.1. Bản chất đơn vị hành chính sự nghiệp có thu .............................................. 36
1.4.2. Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ...................... 37
1.5. Cơ chế quản lý tài chính Nhà nước ở đơn vị hành chính sự nghiệp hiên nay .. 39
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..................................................................................... 43
CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC
ĐƠN VỊ TRƯỜNG CAO ĐẲNG, ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN 44
2.1. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu tại các
trường Cao đẳng, Đại học trên địa bàn Tỉnh Phú Yên ........................................... 44
2.1.1. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn .............................................................. 44
2.1.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán ......................................................................... 44

2.1.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ........................................................... 46
2.1.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán ............................................................. 49
2.1.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ............................................................ 54
2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán .............................................................................. 56
2.2. Khảo sát thực trạng áp dụng hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế
toán, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo tài chính tại các trường Đại học
và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên ................................................................ 57
2.2.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát .................................................................... 57
2.2.2. Nội dung khảo sát ....................................................................................... 57
2.2.3. Phương pháp khảo sát ................................................................................. 57
2.2.4. Kết quả khảo sát .......................................................................................... 57
2.2.4.1. Về hệ thống chứng từ kế toán ................................................................... 57


2.2.4.2. Về hệ thống tài khoản kế toán .................................................................. 60
2.2.4.3. Về hệ thống sổ sách kế toán ..................................................................... 62
2.2.4.4. Về hệ thống báo cáo kế toán..................................................................... 64
2.2. Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị trường Cao
đẳng, Đại học trên địa bàn tỉnh Phú Yên ............................................................... 66
2.2.1. Những kết quả đạt được .............................................................................. 66
2.2.2. Những tồn tại và nguyên nhân ..................................................................... 67
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..................................................................................... 80
CHƯƠNG 3 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH
TỐN KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG CAO ĐẲNG, ĐẠI HỌC TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN ................................................................................. 81
3.1. Mục tiêu và các giải pháp ............................................................................... 81
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị trường
Cao đẳng, Đại học trên địa bàn Tỉnh Phú Yên ...................................................... 81
3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện ............................................................... 82
3.1.3. Giải pháp hoàn thiện ................................................................................... 83

3.2. Một số kiến nghị với các đơn vị liên quan ...................................................... 96
3.2.1. Kiến nghị với Bộ Tài chính ......................................................................... 96
3.2.2. Kiến nghị với Bộ chủ quản ......................................................................... 97
3.2.3. Kiến nghị với các đơn vị kế toán ................................................................. 98
3.2.4. Kiến nghị với các cơ sở đào tạo .................................................................. 98
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..................................................................................... 99
KẾT LUẬN CHUNG ........................................................................................ 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Ngân sách Nhà nước là một quỹ tiền tệ tập trung của Nhà nước, là công cụ mà Nhà
nước để sử dụng trong quản lý vĩ mô của nền kinh tế – xã hội. Nhà nước có thể phân bổ
trực tiếp hoặc gián tiếp các nền tài chính của quốc gia, định hướng phát triển sản xuất,
hình thành nền cơ cấu kinh tế mới, điều chỉnh thu nhập nhằm thực hiện công bằng xã
hội... Ngân sách Nhà nước còn đảm bảo cho Nhà nước phát huy được sức mạnh của mình,
bảo vệ đất nước, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.
Trong bối cảnh hiện nay, với việc phát triển kinh tế thị trường trong điều kiện hội
nhập kinh tế quốc tế, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và cơng nghiệp hóa hiện đại hóa
được đặt ra rất nặng nề. Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân tố con người đóng vai trị rất
quan trọng . Do đó, trong những năm qua Nhà nước Việt Nam đã có những chính sách
quan tâm, hỗ trợ và đầu tư để phát triển ở lĩnh vực giáo dục và đào tạo tại các trường cao
đẳng, đại học, nhất là các trường Đại học và Cao đẳngở địa phương. Được sự đầu tư từ
ngân sách Nhà nước cấp, tỉnh Phú Yên đã có những bước phát triển đáng kể, các trường
Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh đã ngày càng lớn mạnh và thu hút được đông đảo
nhiều đối tượng học sinh – sinh viên trên toàn quốc. Hầu hết, các đơn vị này là những đơn

vị sự nghiệp có thu nên nhiệm vụ của các đơn vị này là phải sử dụng vốn, kinh phí của
ngân sách Nhà nước cấp phát cho có hiệu quả, trên cơ sở chấp hành đầy đủ các chế độ
quản lý tài chính, quản lý ngân sách là một vấn đề được các đơn vị đặc biệt quan tâm.
Để phục vụ cho việc quản lý tốt các nguồn thu, các khoản chi tại các đơn vị đã có
Luật ngân sách Nhà nước, Luật kế toán, các CMKT cùng các văn bản hướng dẫn. Theo sự
phát triển của quy luật vận động khách quan hoạt động kinh tế ở các đơn vị, BTC cũng đã
ban hành các văn bản phù hợp với cơng tác kế tốn trong tình hình mới như: Chế độ kế
toán đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, đơn vị thực hiện chế độ khốn biên chế và kinh
phí quản lý hành chính.
Tổ chức cơng tác kế tốn tại các trường học đóng vai trị rất quan trọng. Với chức
năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kế tốn là cơng cụ hỗ trợ đắt lực cho các nhà quản
lý, điều hành trong việc bảo vệ an tồn tài sản và sử dụng có hiệu quả tình hình tài sản,


2

kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn cũng như ra các quyết định kịp
thời, đúng đắn, hợp lý trong quá trình hoạt động tại đơn vị.
Cơng tác hạch tốn kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu địi hỏi phải minh bạch,
cơng khai rõ ràng của hoạt động tài chính, điều này minh chứng cho sự trong sạch của
Ban lãnh đạo đơn vị. Chính vì lẽ đó, việc thực hiện tổ chức cơng tác kế toán tại các
trường học thống nhất với chế độ kế tốn ban hành có ý nghĩa hết sức quan trọng. Hiện
nay cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cho thấy hầu như không thể quản lý, khai thác được các
nguồn thu của các đơn vị sự nghiệp có thu.
Với cơ chế quản lý tài chính nói chung và cơ chế tổ chức hạch tốn kế tốn nói riêng
tại các đơn vị sự nghiệp có thu hiện này càng làm cho sự mập mờ, sự quản lý của nhà
nước đối với các đơn vị này trở nên khó khăn hơn. Để quản lý nguồn ngân sách nhà nước
mà vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị sự nghiệp có thu phát triển, nhà nước cần sớm thay
đổi quan điểm quản lý tài chính trên mà trước hết là đổi mới cơ chế hạch toán kế toán tại
các đơn vị này cho phù hợp.

Xuất phát từ tính cấp thiết của vấn đề nêu trên, tác giả mạnh dạn nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn tại các đơn vị trường Đại học và Cao
đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên”.
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này tơi phải tìm hiểu đầy đủ và đánh giá đúng đắn
thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các trường Đại học và Cao đẳng trên đại bàn Tỉnh
Phú Yên, cũng từ đó đề xuất phương hướng và một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện
tổ chức cơng tác kế tốn tại các trường Đại học và Cao đẳng trong thời gian tới.
Để hoàn thành luận văn này, ngồi sự cố gắng của bản thân, tơi cịn nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ tận tình của nhiều tập thể, cá nhân. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn
Cơ PGS-TS Mai Thị Hồng Minh, người hướng dẫn khoa học đã tận tình giúp đỡ tơi
trong suốt q trình nghiên cứu và hồn thiện luận văn.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở hệ thống hóa và phát triển các vấn đề cơ sở lý luận và khảo sát thực
trạng về tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp có thu tại một số các trường Đại
học và Cao đẳng trên địa bàn tỉnh Phú Yên nhằm phân tích đánh giá và đưa ra các giải
pháp nhằm hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán tại các đơn vị trường Đại học và Cao
đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên.


3

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn: Luận văn có đối tượng nghiên cứu là tổ chức hạch
toán kế toán trong các trường Đại học và Cao đẳng hiện nay.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Chỉ nghiên cứu sâu vào tổ chức cơng tác kế tốn các đơn
vị hành chính sự nghiệp có thu tại các trường Đại học và Cao đẳng của Tỉnh Phú yên
(Trường Đại học Phú Yên, Trường Đại học xây dựng miền Trung, Trường Cao đẳng nghề
Phú n và Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Tuy Hồ) và khơng nghiên cứu về tổ chức
cơng tác kế tốn tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu khác.
4. Tổng quan và điểm mới của luận văn:

Tổ chức hạch tốn kế tốn có vai trị quan trọng trong việc nối liền giữa lý thuyết
hạch toán kế toán với thực tế thực hành cơng việc kế tốn. Nói đến tổ chức kế tốn là nói
đến tổ chức các phương pháp kế toán và tổ chức nhân sự kế toán theo từng phần hành kế
toán cụ thể của một đơn vị cụ thể nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp những thơng tin về
hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị một cách nhanh nhất, đầy đủ và trung thực nhất.
Trong các nghiên cứu trước đây về tổ chức hạch toán kế toán, các tác giả chủ yếu
đề cập đến nguyên lý và nguyên tắc chung về tổ chức hạch toán kế toán; đặc điểm tổ chức
hạch toán kế tốn trong một số loại hình doanh nghiệp đặc thù. Riêng lĩnh vực tổ chức
hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, ở Việt Nam có một số ít tác giả nghiên cứu
về một số khía cạnh của tổ chức hạch tốn kế tốn. Trong số đó là:
(1) Trần Thị ái Thúy (2010), ‘Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chung cho
các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp ở Việt
Nam’, Luận văn thạc sĩ 106 tr, Trường Đại học Kinh Tế TPHCM.
Do tác giả đang làm cơng tác kế tốn tại một trường học hay nói rộng hơn chính là
một đơn vị sự nghiệp nên tác giả đã tiến hành phân tích được thực trạng hiện tại về hệ
thống tài khoản đang áp dụng trong chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp tại Việt Nam, từ
đó xác định những ưu điểm cũng như những khó khăn gặp phải trong q trình thực hiện
trên thực tế, cũng như sự khác biệt cơ bản trong tài khoản khi một đơn vị vừa có hoạt
động sản xuất kinh doanh và vừa có hoạt động hành chính sự nghiệp. Sau đó, tác giả đã


4

mạnh dạn đề ra một số giải pháp để hoàn thiện và xây dựng mới hệ thống kế toán áp dụng
chung cho các đơn vị có hai chức năng này đi kèm. Tuy nhiên, đề tài cũng chưa đề cập
đến việc sử dụng tài khoản này trong công tác lập báo cáo tài chính như thế nào. Đây
được xem là một hạn chế của đề tài.
(2) Nguyễn Chí Hiếu (2010), ‘Thiết lập hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính trong điều
kiện áp dụng chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế vào đơn vị hành chính sự nghiệp tại Việt
Nam’, Luận văn thạc sĩ 84 trang, Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM.

Bằng việc vận dụng bộ chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, đề tài đã tiến hành thiết
lập hệ thống tài khoản kế toán cũng như báo cáo tài chính trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp. Đề tài đã sử dụng các nền tảng chung nhất trong chuẩn mực quốc tế để có những
áp dụng cơ bản trong chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, xét
về chi tiết, đề tài chỉ mới dừng lại ở việc giới thiệu các báo cáo tài chính cơ bản có thể lập
theo hướng vận dụng các hướng dẫn của quốc tế mà chưa đi vào việc thiết lập biểu mẫu,
quy cách, hình thức trình bày, cách lập số liệu của các báo cáo này.
(3) Nguyễn Thị Tố Hoa (2009), ‘Vận dụng chuẩn mực kế toán cơng quốc tế để hồn thiện
chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp Việt Nam’, Luận văn thạc sĩ 73tr, Trường Đại học
Kinh Tế TPHCM.
Theo hướng áp dụng của chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế, tác giả của cơng trình
này đã vận dụng để đưa ra những kiến nghị trong việc thay đổi các nội dung trong chế độ
kế tốn hành chính sự nghiệp của Việt Nam hiện hành. Trong đây, tác giả đề cập đến sửa
đổi trong chế độ hành lang pháp lý, trong tài khoản, trong báo cáo, trong cách thức ghi
chép các đối tượng kế toán. Nhưng nếu xét về tổng thể thì đề tài cao học chỉ mới đề cập ở
mức độ khái quát và còn chung chung, chưa đi vào cụ thể cũng như mức độ vận dụng
chuẩn mực quốc tế để mới ở mức độ cơ bản nhất.
(4) Bộ Tài chính (2011), ‘Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán đơn vị hành chính sự
nghiệp và Quy định mới về cơ chế, chính sách tài chính năm 2011’, In lần thứ 1, 535 tr ;
28 cm.
Tài liệu tổng hợp giữa các văn bản pháp luật áp dụng trong đơn vị hành chính sự
nghiệp bao gồm các cơ chế, chính sách thực hiện liên quan đến ngân sách, kế toán tại
những đơn vị này với những văn bản mới dành cho các đơn vị từ năm 2011.


5

(5) Bộ Tài chính (2012), ‘Hướng dẫn thực hành chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp năm
2012 Các quy chế mới nhất về quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước ở đơn vị hành chính
sự nghiệp', Nhà xuất bản tài chính, 496 trang, nộp lưu chiểu quý I / 2012.

Tài liệu cập nhật về hướng dẫn chi tiết về chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp cùng với các quy định về quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước từ
lúc được dự tốn, cấp phát cũng như quy trình quyết tốn ngân sách tại những đơn vị này.
(6) Trong những năm qua BTC đã ban hành chế độ cụ thể hướng dẫn thực hành kế tốn
ở các đơn vị HCSN nói chung. Tuy nhiên cho đến nay, các quy định này được dùng
chung cho mọi đơn vị HCSN, không phân biệt lĩnh vực, khơng tính đến đặc thù của từng
ngành khác nhau. Trên thực tế nhận thức được sự khác biệt trong tổ chức hoạt động của
các ngành, lĩnh vực mà đã có tác giả nghiên cứu về tổ chức kế tốn ở từng loại hình đơn
vị cụ thể. Một trong số đó là tác giả Nguyễn Thị Minh Hường với cơng trình Luận án tiến
sĩ kinh tế với đề tài “Tổ chức kế toán ở các trường Đại học trực thuộc Bộ Giáo dục Đào
tạo”. Trong cơng trình này tác giả chỉ trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế
tốn nói chung áp dụng cho mọi đơn vị kế tốn mà khơng đi vào tìm hiểu tổ chức kế toán
trong các đơn vị sự nghiệp. Các kiến nghị và giải pháp chủ yếu đề cập đến vấn đề quản lý
Tài chính chứ khơng đi sâu vào việc hoàn thiện và tăng cường vị thế của tổ chức kế tốn.
Xuất phát từ q trình tìm hiểu về đề tài nghiên cứu, Luận văn sẽ tập trung vào các
vấn đề chính như vai trị, ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán đối với các đơn vị sự
nghiệp, những nguyên tắc cần tôn trọng khi tổ chức hạch toán kế toán, thực tế tổ chức
hạch toán kế toán trong các trường Đại học và Cao đẳng của Việt Nam hiện nay, những
ưu điểm và tồn tại từ đó xác lập mơ hình tổ chức hạch tốn kế toán trong các trường phù
hợp nhằm tăng cường quản lý tài chính ngành các trường Đại học và Cao đẳng ở Phú Yên
- Về lý luận: Luận văn trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức hạch tốn kế tốn trong
các đơn vị sự nghiệp có thu. Trong đó tác giả đưa ra vấn đề tổ chức hạch toán kế toán
phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các đơn vị sự nghiệp.
- Về thực tiễn: Luận văn mơ tả và phân tích thực trạng cơng tác quản lý Tài chính cũng
như tổ chức hạch toán kế toán trong các trường Đại học và Cao đẳng một cách có hệ


6

thống. Trên cơ sở đó, tác giả phân tích, đánh giá và xem xét các nguyên nhân chủ quan và

khách quan của những kết quả và tồn tại theo các nội dung trên. Luận văn trình bày các
quan điểm định hướng và đề xuất mơ hình tổ chức hạch tốn kế tốn áp dụng trong các
trường hồn chỉnh bao gồm cả tổ chức bộ máy và tổ chức các phần hành cơng việc cụ
thể. Mơ hình được xây dựng phù hợp với yêu cầu của luật pháp và những điều kiện phù
hợp với yêu cầu quản lý của các trường Đại học và Cao đẳng tại địa phương. Mơ hình
được xác định rõ ràng và có sự phát triển theo hướng mở để áp dụng cho các trường ở các
quy mơ và hình thức sở hữu khác nhau.
5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn:
Luận văn sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích, tư duy logic,
thống kê mô tả và các phương pháp kỹ thuật cụ thể như so sánh, điều tra, phỏng vấn,.
Luận văn sử dụng cả phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để giải quyết vấn
đề nghiên cứu. Dữ liệu sử dụng phục vụ cho việc phân tích, đánh giá bao gồm cả dữ liệu
sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng cách phát phiếu điều tra, phỏng vấn
trực tiếp các nhà quản lý cũng như những người đang làm kế toán tại đơn vị. Dữ liệu thứ
cấp bao gồm các chế độ tài chính; những quy định về tổ chức hạch toán kế toán trong các
trường , chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của các trường Đại học và Cao đẳng trên địa
bàn Tỉnh Phú n. Ngồi ra tác giả cịn thu thập từ các bài báo và các trang web liên
quan.
6. Nội dung nghiên cứu:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế tốn tại các đơn vị kế tốn.
Nội dung chính của chương này, tác giả trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức
hạch tốn kế tốn nói chung, những lý luận này xuất phát từ bản chất, đặc điểm, vai trị
của cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn tại đơn vị, bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, hệ
thống CTKT, hệ thống TKKT, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn trong các đơn vị trường Đại
học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên.


7

Nội dung chính của chương này, tác giả trình bày thực trạng tổ chức hạch toán kế
toán tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên điạ bàn Tỉnh Phú Yên. Để nghiên cứu
vấn đề này, tác giả đã đi từ tổng quan các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (các trường
Đại học và Cao đẳng) trên địa bàn tỉnh Phú Yên để tìm hiểu cách phân loại, chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức, đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài
chính và hạch tốn. Từ đó đi vào những nội dung chủ yếu gồm tổ chức bộ máy kế toán,
hệ thống CTKT, hệ thống TKKT, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán
với những dẫn chứng điển hình tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú
Yên.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức hạch tốn kế toán trong các đơn vị
trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn tỉnh Phú Yên.
Nội dung chính của chương này, tác giả đưa ra các yêu cầu, nguyên tắc hồn thiện,
các giải pháp hồn thiện trong cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn tại các đơn vị hành
chính sự nghiệp có thu (các trường Đại học và Cao đẳng) trên địa bàn Tỉnh Phú Yên giúp
cho các đơn vị này thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn ngày một tốt hơn, minh bạch và
rõ ràng hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý hiện nay.
Danh mục tài liệu tham khảo.
Phụ lục.


8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN
1.1. Một số khái niệm:
1.1.1. Khái niệm kế toán và kế toán nhà nước:
- Theo luật kế toán Việt Nam: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích
và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao
động.

- Kế toán Nhà nước: Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì kế

tốn được xem là việc ghi chép, tính tốn bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện
vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình
hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử
dụng vốn của Nhà nước, cũng như của từng tổ chức, xí nghiệp.
1.1.2. Phân loại kế tốn:
 Nếu căn cứ vào tính chất của thơng tin và đối tượng cung cấp thơng tin thì kế toán
được phân thành hai chuyên ngành: kế toán tài chính và kế tốn quản trị.
- Kế tốn tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thơng tin kinh tế,
tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin của đơn vị kế
tốn. Kế tốn tài chính cung cấp thơng tin về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình
hình và kết quả hoạt động của đơn vị, nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thơng tin
bên trong và bên ngồi đơn vị, nhưng chủ yếu là cho các đối tượng bên ngồi. Kế tốn tài
chính phản ánh những sự kiện đã xảy ra trong quá khứ và hiện tại; thông tin cung cấp gắn
liền với phạm vi tồn đơn vị, có độ tin cậy cao và mang tính pháp lệnh.
- Kế tốn quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế,
tài chính theo u cầu quản trị và ra quyết định trong nội bộ đơn vị kế toán. Đây là cơ sở
pháp lý quan trọng để thực hành kế toán quản trị ở doanh nghiệp. Kế tốn quản trị cung
cấp thơng tin về dự tốn tài chính ngắn hạn và dài hạn, q trình hình thành và phát sinh
doanh thu, chi phí, lợi nhuận khi thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn để nhà quản trị
hoạch định, kiểm soát ra quyết định. Kế toán quản trị phản ánh những sự kiện đang và sắp
xảy ra; thông tin cung cấp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng hoạt động trong đơn
vị, có tính linh hoạt và thích ứng, khơng mang tính pháp lệnh.


9



Nếu căn cứ vào mức độ phản ánh đối tượng kế tốn thì kế tốn được phân thành:

Kế tốn tổng hợp và kế toán chi tiết.
- Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng
quát trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính theo các chỉ tiêu giá trị của doanh
nghiệp.
- Kế toán chi tiết: Kế toán chi tiết là việc ghi chép, phản ánh một cách chi tiết nhất,
cụ thể các đối tượng, các loại nghiệp vụ cần phải quản lý, theo dõi cụ thể, chi tiết và có
thể sử dụng các loại thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo giá trị tùy theo yêu
cầu quản lý của các doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán:
 Nhiệm vụ kế toán:
- Thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng việc kế
tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán
nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn
ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn.
- Phân tích thơng tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu
cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế tốn.
- Cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
 Yêu cầu kế toán:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào CTKT, sổ kế tốn và
báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế tốn.
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thơng tin, số liệu kế tốn.
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính.
- Thơng tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết
thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị
kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

10

- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống và có thể so
sánh được.
1.1.4. Đối tượng và nguyên tắc kế toán:
 Đối tượng kế toán:
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự
nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: Tiền,
vật tư và tài sản cố định; Nguồn kinh phí, quỹ; Các khoản thanh tốn trong và ngồi đơn
vị kế tốn; Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động; Thu, chi và kết dư ngân sách
nhà nước; Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; Nợ và xử lý nợ của Nhà nước; Tài sản
quốc gia; Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
- Đối tượng kế tốn thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức khơng sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước gồm: Tiền, vật tư và tài sản cố định; Nguồn kinh phí, quỹ; Các khoản
thanh tốn trong và ngồi đơn vị kế tốn; Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước; Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; Nợ và xử lý
nợ của Nhà nước; Tài sản quốc gia; Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế tốn.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: Tài sản cố định, tài sản lưu
động; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí
khác và thu nhập; Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước; Kết quả và phân chia
KQHĐKD; Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khốn,
đầu tư tài chính, gồm: Tài sản cố định, tài sản lưu động; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;
Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập; Thuế và các khoản
nộp ngân sách nhà nước; Kết quả và phân chia KQHĐKD; Các tài sản khác có liên quan
đến đơn vị kế tốn; Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng; Các khoản thanh tốn trong và
ngồi đơn vị kế tốn; Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá.
 Ngun tắc kế tốn:

- Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận
chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào
trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đơn vị kế tốn khơng được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã
ghi sổ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.


11

- Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán
trong kỳ kế toán năm; trường hợp có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kế tốn
đã chọn thì đơn vị kế tốn phải giải trình trong báo cáo tài chính.
- Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng
kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Thơng tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế tốn phải được cơng
khai theo quy định.
- Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản
thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính
của đơn vị kế tốn.
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà
nước ngồi việc thực hiện quy định trên còn phải thực hiện kế tốn theo mục lục ngân
sách nhà nước.
1.1.5. Đơn vị tính sử dụng trong kế tốn:
Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:
- Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là đ, ký hiệu quốc tế là
VND”). Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ, phải ghi theo
nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái
do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ khơng có tỷ giá hối đối với đồng Việt Nam
thì phải quy đổi thơng qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đối với đồng Việt Nam.
- Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của

Cộng hịa XHCN Việt Nam; trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi
ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hịa XHCN Việt Nam.
1.1.6. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán:
- Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng
nước ngoài trên CTKT, sổ kế tốn và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng
thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.


12

- Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ
số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số
sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
1.1.7. Kỳ kế toán:
Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ
kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài
chính.
Kỳ kế tốn gồm kỳ kế tốn năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được quy
định như sau:
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31
tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế tốn có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được
chọn kỳ kế tốn năm là mười hai tháng trịn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01
tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thơng báo
cho cơ quan tài chính biết;
+ Kỳ kế tốn q là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối
cùng của tháng cuối quý;
+ Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của
tháng.
- Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế tốn năm cuối cùng có thời gian
ngắn hơn chín mươi ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng

(+) với kỳ kế tốn năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu
tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng.
1.1.8. Giá trị của tài liệu, số liệu kế toán:
- Tài liệu, số liệu kế tốn có giá trị pháp lý về tình hình kinh tế, tài chính của đơn
vị kế tốn và được sử dụng để cơng bố cơng khai theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán,
quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
1.1.9. Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài
liệu kế toán:


13

- Đơn vị kế tốn có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế
toán.
- Đơn vị kế tốn có trách nhiệm cung cấp thơng tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy
đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
1.2.Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán:
Để đáp ứng cho ngành sản xuất xã hội ngày càng phát triển, kế toán cũng phải thay
đổi phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn.
Hạch tốn nghiệp vụ: Là sự quan sát, phản ánh và giám đốc trực tiếp từng nghiệp vụ
kinh tế - kỹ thuật cụ thể nhằm mục đích chỉ đạo kịp thời và thường xun các nghiệp vụ
đó.
Hạch tốn thống kê: Là mơn khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối quan hệ với
mặt chất của các hiện tượng kinh tế - xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm
cụ thể nhằm rút ra bản chất và quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó.
Hạch tốn kế toán: Là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, sự
vận động của tài sản trong đơn vị, một tổ chức kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc, giám
sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.
1.3. Nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn

1.3.1. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn
1.3.1.1. Tổ chức CTKT


Bản chất, nội dung của CTKT

CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế tốn.
Chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát
sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người
chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ...
CTKT phải có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ.
- Tên và địa chỉ của đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ: Là yếu tố quan trọng để xác
định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp


14

vụ theo dõi đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ. Đây cũng là cơ sở xác định đối chiếu
và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế.
- Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ: Là yếu tố cơ sở hoá chi tiết nghiệp vụ theo
thời gian, là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính.
- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Là yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ
và của chứng từ.
- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị ... là yếu tố phân định ranh giới giữa
CTKT với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính
- Chữ ký của người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ: Về nguyên tắc

CTKT phải có ít nhất hai chữ ký của người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế,
kèm theo chữ ký của người xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị.
 Quản lý, sử dụng CTKT:
- Thông tin, số liệu trên CTKT là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- CTKT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo
quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm
phong CTKT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp;
đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại CTKT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu
và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong CTKT phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số
lượng từng loại CTKT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
BTC đã ban hành Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh
vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước; Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/9/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/3/2006 về việc ban hành Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp. Trong đó quy
định chế độ CTKT gồm hai hệ thống:
1. Hệ thống CTKT thống nhất bắt buộc
2. Hệ thống CTKT hướng dẫn


15

Hệ thống CTKT thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ
kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng
rãi. Đối với loại chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh
vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống CTKT hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị.

Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ
sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp.
 Phân loại CTKT:
- Phân loại theo công dụng của chứng từ:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý. Loại
chứng từ này biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện chưa chứng minh kết quả hình
thành nghiệp vụ nên loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ chấp hành (thực hiện): Là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã
hồn thành. Loại chứng từ này có thể làm căn cứ ghi sổ.
+ Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện lợi
cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây là loại chứng từ trung gian, phải kèm
theo chứng từ ban đầu mới đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.
+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng
từ nêu trên.
- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
+ Chứng từ bên trong: Là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch tốn
khơng phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ bên trong có loại liên quan
đến nghiệp vụ kinh tế giải quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị; có loại liên quan đến nghiệp
vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giải quyết các mối quan hệ kinh tế với bên ngoài.
+ Chứng từ bên ngoài: Là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch
toán nhưng lập từ các đơn vị khác.
- Phân loại theo trình tự lập chứng từ:


16

+ Chứng từ ban đầu hay chứng từ trực tiếp: Phản ánh trực tiếp đối tượng hạch tốn,
là tấm hình gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực
cho hạch toán và cho quản lý.

+ Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát: Là phương tiện tổng hợp tài liệu về
các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ cơng tác kế tốn và đơn
giản trong ghi sổ. Loại chứng từ này khơng có ý nghĩa tổng hợp, chỉ thành phương tiện
thông tin và chứng minh khi đi kèm chứng từ ban đầu.
- Phân loại theo phương thức lập chứng từ:
+ Chứng từ một lần: Là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và
chuyển vào chi sổ kế toán. Loại chứng từ này vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh
tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một địa điểm. Chứng từ một lần
được lập và thực hiện trong phạm vi một ngày.
+ Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều
lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn tới một giới hạn xác định trước,
chứng từ khơng cịn sử dụng tiếp nữa được chuyển vào ghi sổ kế toán và lưu trữ.
- Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ: Theo
cách phân loại ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu
sau: Chỉ tiêu lao động và tiền lương; Chỉ tiêu hàng tồn kho; Chỉ tiêu bán hàng; Chỉ tiêu
tiền tệ; Chỉ tiêu tài sản cố định.
- Phân loại theo tính cấp bách của thơng tin chứa trong chứng từ:
+ Chứng từ bình thường: Chứa đựng những thơng tin thể hiện tính hợp quy luật
của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và
trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.
+ Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức
độ diễn biến khơng bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như vật tư sử dụng vượt định
mức, thực hiện hợp đồng kinh tế khơng bình thường... Những chứng từ này cần được xử
lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.
- Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ:


17

+ Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng

minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua
dạng dữ liệu điện tử.
+ Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã
hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang
tin như: Bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán,…
 Luân chuyển chứng từ:
- Bản chất:
Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai
đoạn khác của chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập đến
khâu lưu trữ, hủy chứng từ.
Luân chuyển chứng từ gồm các khâu cụ thể sau:
+ Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ: Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp
vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà
chứng từ được lập thành một hoặc nhiều liên. Chữ ký của người liên quan trên chứng từ
phải được ký trực tiếp, không qua giấy than.
+ Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như
các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên
chứng từ. Sau khi chứng từ được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
+ Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: Cung cấp nhanh
những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ theo từng loại
nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu
cầu ghi sổ kế toán, lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.
+ Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ
- Kế hoạch luân chuyển chứng từ: Đây là con đường được thiết lập trước cho quá
trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của
chứng từ.,,