CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
I - CÁC KHÁI VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Hệ thống thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực
hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các dàng buộc
được gọi là môi trường. Để có thể nhìn nhận một cách trực quan về hệ thống thông tin người ta
thường tiến hành mô hình hoá hệ thông tin. Nhờ việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà
quản lý có thể thực hiện một cách tốt hơn công việc quản lý của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô
hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định.
Sau đây là mô hình hệ thống thông tin tổng quát.
Mô hình hệ thống thông tin :
Nguồn
Thu thập
Lưu trữ v xà ử lý
Đích
Phân phát
Kho dữ liêu
Nhằm giúp cho công việc đánh giá phân tích hệ thống thông tin một cách thuận lợi người phân
tích cần tiến hành phân loại hệ thống thông tin. Hiện nay tồn tại nhiều cách phân loại hệ thống
thông tin trong tổ chức, nhưng có hai các phân loại thông dụng nhất là:
- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Phân loại theo theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định
2. Cơ sở dữ liệu
Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ
thống. Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, các nhà doanh nghiệp luôn phải lưu trữ và
xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý cũng như hoạt động của doanh nghiệp đó. Dữ liệu
có tầm quan trọng sống còn đối với các doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích,
thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đối bắt buộc đối với các phân tích viên là làm việc
với cơ sở dữ liệu
Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả các thông tin đó vẫn được thu thập, lưu trữ, xử

lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi trên các bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong
các phích bằng bìa cứng… và ngay trong đầu của nhân viên làm việc. Ngày nay nhờ sự phát
triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và
nhanh chóng hơn rất nhiều. Sự bùng nổ của Internet và thương mại đã tạo điều kiện cho việc
thiết kế các cơ sở dữ liệu tập trung có khối lượng lớn và được chia sẻ cho nhiều người dùng
khác nhau.
Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu cần phải quan tâm :
Thực thể ( Entity ). Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu trữ thông
tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều
quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loaị.
Trường dữ liệu ( Field ). Để lưu trữ thông tin về từng thực thể mà người ta thiết lập một bộ
thuộc tính để ghi các giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó
chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông
tin để xây dựng lên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể.
Bản ghi ( Record ). Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành
một bản ghi.
Bảng ( Table ). Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà
mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Cơ sở dữ liệu ( Data Base ) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ
chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương
trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích
khác nhau.
Cập nhật dữ liệu : Đây là nhệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Xu
thế hiện nay của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là làm dễ dàng cho việc tạo và nhập dữ liệu. Thể
thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ liệu được nhìn thấy.
Hiện nay hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều cho phép ta sử dụng giao diện đồ
hoạ để nhập dữ liệu, điều này giúp cho người dùng dễ dàng khi nhập dữ liệu.
Truy vấn dữ liệu. Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để
thực hiện được nhiệm vụ này ta phải có cách thức nào đó giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông
thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn.

•
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL ( Structured Query Language ). Là ngôn ngữ phổ
dụng nhất dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều
thời gian và kỹ năng, nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn có nhiều thực
thể.
•
Truy vấn bằng ví dụ QBE ( Quyre By Example ). Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách
thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào khái niệm QBE. QBE tạo cho người sở
dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họ
muốn tìm kiếm
Lập các báo cáo ( Report) từ cơ sở dữ liệu. Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ
sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra
từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo vẫn có thể được
thể hiện ra trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
được dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đẻ xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể
thức sử dụng được.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu. Dữ liệu phải tổ chức theo một cách nào đó để không dư
thửa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải cấu trúc
lại. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế đẻ gắn kết các thực thể mà chúng có mối quan
hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để
chế ngự các mối quan hệ nào đó :
•
Mô hình phân cấp ( Hierarchical Model )
•
Mô hình mạng lưới ( Network Model )
•
Mô hình quan hệ ( Relational Model )
3. Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin nhằm mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho nhà quản lý một
công cụ quản lý tốt nhất. Để có thể đạt được mục tiêu đó thì hệ thống thông tin cần phải trải qua

một công đoạn gọi là công đoạn phân tích thiết kế. Đây là công việc chủ đạo trong quá trình phát
triển một hệ thống thông tin. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin lại bao gồm nhiều giai đoạn
khác nhau, mỗi giai đoạn lại có các công việc cụ thể
a/ Đánh giá yêu cầu
Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự
án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn
đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi.
Sư phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được gọi là nghiên cứu
khả thi và cơ hội.
Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm trong giai
đoạn này có thể làm lùi bước của toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức.
Đánh giá yêu cầu gồm có 4 công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực
thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
- Lập kế hoạch
- Làm rõ yêu cầu. Làm rõ yêu cầu có mục đích làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của
người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của môi
trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
- Đánh giá khả thi. Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn
cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất không? Tất
nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại những vấn đề
chính về khả năng thực thi là : khả thi về tổ chức, khả thi về kỹ thuật, khả thi về tài chính
- Trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu. Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án
tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình
và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết
định có thể làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án
b/ Phân tích chi tiết
Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra một chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại,
xác định mục tiêu của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt được các mục
tiêu trên. Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống :

- Xác định các yêu cầu. Việc xác định các yêu cầu được thực hiện sau khi đã tiến hành thu thập
thông tin của hệ thống. Được tổng hợp từ kết quả của quá trình ghi chép, phỏng vấn, khảo sát,
quan sát, phân tích các mẫu.
- Bước tiếp theo là phải cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống
- Tìm lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống thông tin trong
tương lai.
Kết quả của các bước này được tổng hợp lại trong hồ sơ của dự án, từ hồ sơ của dự án lại tác
động trở lại các bước này làm cho việc thực hiện nó được hoàn thiện hơn
Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin về hệ
thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông thường người ta
sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để thu thập thông tin. Hiện nay có các
phương pháp thu thập thông tin phổ biến sau :
• Phỏng vấn là phương pháp mà phân tích viên thu thập thông tin thông qua các cuộc tiếp
xúc với khách hàng
• Nghiên cứu tài liệu, cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh
• Sử dụng các phiếu điều tra, được dùng khi phải lấy thông tin từ số lượng lớn các đối
tượng và trên phạm vi địa lý rộng
• Quan sát là phương pháp phân tích viên thu thập các thông tin mà không thể hiện trong
tài liệu hoặc qua phỏng vấn.
Mã hoá dữ liệu
Mã hoá dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp các hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập
hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với những đối tượng cần biểu diễn.Khi xây dựng hệ
thống thông tin thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện các đối tượng
không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn.
Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm :
- Phương pháp mã hoá phân cấp
- Phương pháp mã hoá liên tiếp
- Phương pháp mã hoá theo xeri
- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

- Phương pháp mã hoá ghép nối
Mô hình hoá hệ thống thông tin
Để có thể có được một cái nhì trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống
thông tin trong tương lai người ta thường tiến hành mô hình hoá hệ thống. Mô hình hoá không
những giúp cho người phân tích nhìn nhận nhanh chóng hơn về hệ thống mà còn giúp cho người
yêu cầu dễ dàng hình dung về hệ thống thông tin trong tổ chức của mình.
Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô tả hệ thống thông tin đó là sơ đồ
luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu.
• Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram ) dùng để mô tả hệ thống thông
tin theo cách thức động.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ) dùng để mô tả hệ thông tin trên góc độ
trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trứ dữ liệu, nguồn và đích
nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý.
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông
tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhì là nhận ra nội dung
chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngỡ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua
các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Đây chính là mô hình tổng thể
về hoạt động của hệ thống thông tin.