cơ sở phương pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

1
I : giới thiệu Tổng quan Công ty phần
mềm quản lý doanh nghiƯp fast
1.1 Giíi thiƯu chung.
1.1.1 Vµi nÐt vỊ lịch sử thành lập Công ty:
- Ngời đa ra ý tởng thành lập Công ty FAST: Ông Nguyễn Thành
Nam.
- Các sáng lập viên :
+ Ông Trơng Đình Anh (rút khỏi cổ đông từ tháng 10-1998).
+ Ông Nguyễn Hồng Chơng, hiện là giám đốc Công ty đầu t kỹ
nghệ FINTEC .
+ Ông Phan Quốc Khánh.
+ Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc Công ty phần mềm Đan
Phong.
+ Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm
xuất khẩu DPT- FSOFT.
+ Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo
FPT- Aptech.
+ Ông Phan Đức Trung, hiện là trởng phòng ngoại hối ngân hàng
Techcombank.
- Thành viên hội đồng quản trị:
+ Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm
giám đốc Công ty.
+ Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị.
- Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị :
+ Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khối
phổ thông chuyên trờng (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoa
toán đại học tổng hợp Lomonoxov (MGU. Liên Xô); học vị: tiến sỹ
(chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tin
học ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPTFSORT.

+ Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trờng
chuyên Hàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự
động hoá đại học năng lợng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ
(chuyên ngành điều khiển học và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoat động
chính hiện nay: phần mềm tin học ; công tác hiện nay: Giám đốc Công ty
FAST.
+ Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trờng chuyên
Hà Nội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lợng đại học Bách Khoa
Hà Nội; học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trởng phòng
ngoại hối ngân hàng TECHCOMBANK.
- Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm
1996.
- Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.


2
- Các nhân viên đầu tiên:
+ Phan Quốc Khánh : Giám đốc.
+ Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST).
+ Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST).
+ Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST).
- Tên Công ty:
+ Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST.
+ Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company.
+ Tên viết tắt FAST.

-

-

+ Logo :
Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố Hà Nội
cấp ngày 11/01/1997(ngày này đợc lấy là ngày thành lập
Công ty).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu
T Hà Nội cấp ngày 18/06/1997.
Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu
trị gía 100.000 đ.
Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, đợc chia thành
125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000).
Ngành nghề đăng ký kinh doanh:
+ Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính.
+ Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy
tính).
+ Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ.
+ Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Sản xuất, t vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế
toán và quản trị sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Tổ chức của Công ty :
- Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty:
+ Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ.
+ Phát triển sản phẩm và dịch vụ.
+ Quảng cáo và tiếp thị.
+ Bán hàng.
+ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : t vấn thiết kế hệ thống thông
tin, sữa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo.

+ Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm.
+ Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công
đoạn 1
- Tổ chức các phòng ban của FAST:


3

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Câc chi nhánh
HN, HCM, ĐN

Phòng nghiên cứu
và phát triển sản
phẩm

Phòng tồng hợp

Stt Phòng ban, bộ Các công việc chính.
phận
1 Hội đồng quản trị Xác định chiến lợc phát triển dài hạn của Công
ty.
- Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra
phát triển kinh doanh.
2 Giám đốc Công ty - Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách
chung của Công ty .
- Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi

nhánh.
Các trợ lý giám Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân
3 đốc (phòng tổng sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm
hợp)
việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công
ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh.
Phòng nghiên cứu - Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới .
4 và phát triển sản - Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sản
phẩm
phẩm theo các yêu cầu đặc thù.
5 Các chi nhánh bộ - Bán hàng và dịch vụ khách hàng.
phận kinh doanh
- Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng.

- Tổ chức của các chi nhánh và bé phËn kinh doanh :


4

Giám đốc chi nhánh

Stt

1

2
3

4

Phòng tổng hợp

Phòng lập trình ứng dụng

Phòng kinh doanh

Phòng hổ trợ bảo hành

Phòng t vấn thiết kế

Phong kế toán

Phòng triển khai

Văn phòng

Phòng ban, bộ Các công việc chính .
phận
- Điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh
đặt ra.
Giám đốc chi - Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung
nhánh
của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế
toán.
- Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty
lập kế hoạch năm cho chi nhánh .
Các trợ lý giám Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng, tiếp
đốc(phòng tổng thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
hợp )
Phòng

kinh - Tìm kiếm khách hàng .
doanh
- Bán hàng.
Hổ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công
việc sau:
+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định
bài toán, xác định khối lợng khối lợng công việc để
Phòng t vấn xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian
thiết kế
thực hiện.
+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các
bài toán cua khách hàng.
hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện


5

5

6

7
8
9

hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đà khảo sát trớc đó.
- Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng.
- T vấn về xây dựng hệ thống thông tin.
- Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test và
tiếp nhận chơng trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù

- Cài đặt và đào tạo.
- Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu.
- Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chơng trình khi cần
thiết .

Phòng t vấn
ứng dụng(triển
khai hợp đồng)
Trong phòng
này có thể có
các nhóm cố
định hoặc các
nhóm thành lập
theo dự án và
các nhân viên
dự án một ngời
triển khai
Mổi chi nhánh
có thể có hơn
một phòng t
vấn ứng dụng
Phòng lập trình - Tham gia vào xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ
ứng dụng
giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn
khảo sát- bán hàng.
- Hổ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong
việc lập trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù.
- Bảo hành chơng trình sữa đổi.
Phòng hổ trợ - Hổ trợ khách hàng sữ dụng chơng trinh.
bảo hành

- Bảo hành sản phẩm.
Phòng kế toán Kế toán.
Văn phòng
- Văn phòng, tổng đài, lễ tân.
- Tạp vụ.

1.1.3 Sản phẩm dịch vụ và công nghệ của Công ty:
- Sản phẩm:
+ Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro.
+ Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server.
+ Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate
Reporter 2003.w trên nền Web.
+ Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của
Jupiter Systems Inc.
+ Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s
trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và
đà hoàn thành vào cuối năm 2003).
- Dịch vụ:
+ Khảo sát yêu cầu và t vấn xây dựng hệ thống thông tin tài
chính kế toán và quản trị kinh doanh.
+ Sữa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của
khách hàng.
+ Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng.
+ Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông
tin.


6
+ Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
- Công nghệ:

+ Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP.
+ KiÕn tróc lËp tr×nh: Client/Server, File server, Web-based.
+ Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro.
1.1.4 Hợp tác quốc tế.
Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý
toàn diện doanh nghiệp ERIC cđa Jupiter Systems Inc t¹i viƯt nam.
Jupiter systems inc. là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực
Đông Nam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh
nghiệp(ERIC). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn
10,000 ngời sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình.
1.1.5 Khách hàng:
Hiện nay FAST có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong
lĩnh vực: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp
và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu
t của nớc ngoài.
Dới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 800 khách hàng:
Khách hàng là các tổng Công ty 90 và 91.
- Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam.
- Tổng Công ty dệt may- Vinatex.
- Tổng Công ty lắp máy- lilama.
- Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera.
- Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC.
- Tổng Công ty xây dựng số 1..
Khách hàng là các Công ty lớn:
- Công ty giấy BÃi Bằng.
- Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn.
Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Bút Sơn.
- Công ty thơng mại dầu khí petechim, Công ty Intimex.
- Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu
- Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12.

- Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực.
Khách hàng là các Công ty có vốn đầu t nớc ngoài:
- Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật).
- Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc).
- Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan).
- Công ty NEWHOPE (Trung Quốc).
- Công ty thức ăn gia súc Guyomach (Pháp).
- Công ty Crown workd wide (Hồng Kông).
* Biểu dồ phát triển số lợng khách hàng qua các năm:


7

7

6.5

6
5

4.33

4
3
2

3

2.42
1.45

1.42

1998

1999

1
0

900
800
700
600
500
400
300
200
100
0

2000

2001

2002

2003

800

600
450
300
200
100
1998

1999

2000

2001

2002

2003

1.1.6. Nhân lực:
- Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh:


8

FDN
12%

FCL
12%

FSG

28%
FHN
48%
FH

N Số nhân viên ở Hà Nội
FSG Số nhân viên ở Sài Gòn
FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng
FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác
- Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng:

Nghiên cứu phát
triển sản phẩm
11%
Quản lý
18%

Kinh daonh
11%

Hỗ trợ bảo hành
15%

- Biểu đồ phát triển số lợng nhân viên qua các năm :

T vấn triển khai
hợp đồng
31%

Lập trình ứng

dụng
14%


9

90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

80

53
30
17

1998

35

21

1999

2000

2001

2002

2003

1.1.7. Định hớng phát triển:
- Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ phục vụ
phòng kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự.
- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.

1.1.8.Mục tiêu của FAST
- Đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vực
cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp.
- Cùng khách hàng đi đến thành công ! là phơng châm hành động của
FAST nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân
và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng và
năng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công,
mang lại hiêu quả cho khách hàng.
1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trờng:
- Đạt 6 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 2002 tại Việt
Nam ComputerWorld Expo.
- Giải thởng sản phẩm công nghệ thông tin của hội tin học Việt Nam.
- Đến cuối năm 2003 đà có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc.
1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu:
1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đà tìm hiểu về hoạt động quản lý và
sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Công
ty.


10
Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn:
Công ty đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự, phần mềm này đÃ
sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), đợc viết trên ngôn ngữ
Foxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngôn ngữ lập trình có
từ rất lâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin
không cao. Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất
nhiều khó khăn.
Cấu. Trúc cơ sở dữ liệu cha tối u, lợng thông tin phải nhập rất nhiều gây
khó khăn cho ngời sử dụng và lu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu
hoặc cha tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đà nhập.
Phần mềm cha hổ trợ các phơng thức tính toán linh hoạt, nhiều phép
toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
Hiện nay số lợng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại đợc phân bố ở các
chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp.
Chính vì thế việc có một phần mềm Quản lý nhân sự phù hợp hơn là rất cần
thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy định
về thời gian cũng nh khối lợng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em
đà chọn đề tài : Phân tích, thiết kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý nhân sự
tại Công ty Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST.
1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu:
+ Đáp ứng đợc đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng
cao hiệu quả công việc quản lý.
+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chơng trình
đợc viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty .

+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chơng trình trong khác
tơng lai (nếu có đợc mà nguồn).
+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam
quy định.
+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin
hiện nay. Để dể dàng xuất dữ liệu để đa lên Web.
+ Nâng cao tính bảo mật.
+ Dể sử dụng do chơng trình đợc xây dng theo yêu cầu của
nhân viên trực tiếp sử dụng chơng trình sau này.
1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài :
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành
công của chơng trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu
tố khách quan, chủ quan nh khả năng của ngời sử dụng, thói quen của ngời sử
dụng, yều cầu về môi trờng phần cứng, phần mềm.
Nh đà biết, một vấn đề trong chơng trình quản lý nhân sự hiện tại của công
ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin
kém. Do đó với đề tài này em đà quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình
Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000.
Microsoft Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các u điểm sau
đây:
+ Là một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng gần gũi với các ứng dụng về
Windows cho nên công việc lập trình tiến hành đợc dễ dang hơn.


11
+ứng dụng đợc viết bằng chạy khá nhanh và nó đang đợc sử dụng rộng rÃi.
+Ngôn ngữ cũng tạo ra ®ỵc mét giao diƯn ®Đp, tiƯn lỵi cho ngêi sư dơng
cht vµ bµn phÝm.
+ Microsoft Visual Basic 6.0 cã bé công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập
dữ liệu dễ dàng hơn.

+ Microsoft Visual Basic 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo
cho phép, xem trớc và in các báo cáo trong Visual Basic
Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng. Để chạy tốt nó yêu cầu
cấu hình tối thiểu là:
-CPU 30486
-Màn hình SVGA
-32 MB RAM
-Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống.
Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các
bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu
gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông
qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ
liệu một cách chính xác. Đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ.
Một nhóm các Table có liên quan với nhau đợc quản lý bởi một Database.
Trong bài toàn này, phần chơng trình đợc tạo ra bởi các mà của Visual Basic và
để liên kết với cơ sở dữ liệu trong Access bằng cách sử dụng đối tợng liên kết
ADO (ActiveX Data Object) của Microsoft Visual Basic. Các đối tợng trong
Microsoft Visual Basic đợc thể hiện nh là những thực thể có thể nhìn thấy đợc.Ví
dụ nh một cửa sổ màn hình là một đối tợng kiểu Form.Mỗi đối tợng đều đặc trng bởi những thuộc tính và hành vi.
Ngoài ra, chơng trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mà chơng trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000.


12
II. cơ sở phơng pháp luận của phân tích thiết kế hệ
thống thông tin quản lý
2.1.Thông tin
2.1.1.Khái niệm thông tin
Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tợng sự vật nào đấy trở thành dữ dữ
liệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh.

Đối tợng đợc
phản ánh

Phản ánh

Chủ thể nhận
phản ánh

Tri thức hoá

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một
đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một khuôn khổ,
một nhiệm vụ cụ thể.
Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho ngời
lÃnh đạo đa ra đợc những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý.
Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lÃnh đạo mới có
khả năng đa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối
tợng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian.
2. Đặc trng của thông tin
Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu
các đặc trng cơ bản của thông tin nh sau:
Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tợng của thông
tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì
độ bất định về hệ thống ngày càng giảm.
Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng.
Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là thông
tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính
thời kỳ dài.
Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý
nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử

dụng nó.
Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên
hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó
đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống.
Thông tin mang tính tơng đối. Thông tin đợc tạo ra và
truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các
nhiễu thông tin gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều
mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên. đà làm cho
thông tin chỉ phản ánh đợc một cách tơng đối về đối tơng
đối đợc phản ánh.


13
2.2.Hệ thốNG THÔNG TIN
2.2.1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu.thực hiện hoạt động thu thập l u trữ, xữ lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tin
học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các
nguồn (sources) và đợc xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đÃ
đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).

Nguồn

Thu nhập

Đích

Xử lý và lu giữ

Phân phát

Kho dữ liệu

Hệ thống thông tin gồm có :
Hệ thống chính thức và hệ thống không chÝnh thøc.
Mét hƯ thèng th«ng tin chÝnh thøc thêng bao gồm một tập hợp các quy tắc
và các phơng pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng đợc thiết lập
theo một truyền thống. Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng đợc hoặc hệ thống
quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng
và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài
chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ thống chuyên gia cho
phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức.
Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các
hoạt động xử lý thông tin nh gửi th và nhân th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói
chuyên điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các
bài báo trên báo chí, tạp chí.
2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đợc dùng.
Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy
nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân lo¹i.


14
2.2.2.1.Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhng
chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách
này có 5 loại: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ

thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cờng khả năng cạnh
tranh.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System).
Nh chính tên của chúng đà nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đà xử lý các dữ
liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp,
những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài
liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có
nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.
Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc
loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng,
theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài
liệu cho một th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của ngời nộp
thuế.
- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System).
Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quảnlý của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý
giao dịch cũng nh các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo
cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thờng có
tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đà đợc dự
kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh
nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch
sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các
hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất
nhiều vào việc vận hành tèt hay xÊu cđa hƯ xư lý giao dÞch. HƯ thống phân tích
năng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của
nhân viên, nghiên cứu về thị trờng.là các hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System).
Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợgiúp các hoạt động ra

quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo
thành từ 3 giai đoạn: Xác đinh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải
quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết
định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rỏ tình hình
mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình
hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống
đối thoại có khả năng tiệp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc
nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc hình thành từ một
cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia
nh là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia
hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy
nhiên đặc trng cđa nã n»m ë viƯc sư dơng mét sè kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo,


15
chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy
tắc đợc chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh TSCA (Information
System for Competitive Advantage).
Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Khi nghiên
cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nó
hoặc cũng không tín đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ răng đó
chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ
thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời
ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một
tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp. (trong khi ở 4 loại hệ thống trên ng ời sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu nh những hệ thống đợc xác định

trớc đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống
tăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy
có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chức thành công
trong việc đối đầu với các lực lợng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà
cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và
các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.
2.2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mổi
cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng đợc phục vụ. Có thể
xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để
hiểu cách phân chia này :
Tài
chính Marketing
Nhân
lực Kinh doanh
chiến lợc
chiến lợc
chiến lợc
và sản xuất
chiến lợc
Tài
chính Marketinh
chiến thuật
chiến thuật

Hệ
thống
Nhân
lực Kinh doanh thông tin văn
chiến thuật

và sản xuất phòng
chiến thuật

Tài chính tác Marketing
nghiệp
tác nghiệp

Nhân lực tác Kinh doanh
nghiệp
và sản xuất
tác nghiệp

2.2.3. Mô hình biêu diển hệ thèng th«ng tin .
Cïng m«t hƯ thèng th«ng tin cã thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của ngời mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phơng
pháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình cùng đợc đề
cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý
ngoài và mô hình vật lý trong.


16

Mô hình ổn đinh nhất

Cái gì? Để làm gì?

Mô hình lôgic
(Góc nhìn quản lý)

hình vật lý ngoài

Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô(Góc
nhìn ngời
dùng)

Mô hình hay thay đổi
nhất

Nh thế nào?

Mô hình vật lý
trong
(Góc nhìn kỹ thuật)

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu và nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các
xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi Cái
gì? và để làm gì?.Nó không quan tâm tới phơng tiện sử dụng cũng nh địa
điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự
động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là
các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của
đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và
vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố
về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc s dụng. Mô
hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm
mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai ?
ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao
dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ
thống tự nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ

thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng
để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức
vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể
hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ
thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là
kế quả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, và
mô hình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình có độ ổn định khác
nhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến ®æi nhÊt.


17

2.3. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
2.3.1.Phơng pháp tổng hợp
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhng
phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng các
mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
u điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theon
từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không
cần thiết.
2.3.2.Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logic
toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chơng trình đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc
một cách thủ công.
Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này.

2.3.3Phơng pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phơng pháp kết hợp đông thời cả hai phơng pháp trên. Tiến hành
đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụ
càn thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin
trong hệ thống.

2.4.Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực
2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp
Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên
nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất
nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữ
liệu nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực
của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ.
2.4.1.1Hệ thống thông tin quản lý lơng
Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lơng thực hiện thu
thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản
lý lơng chứa một lợng lớn thông tin về ngời lao động, hệ số lơng của ngời lao
động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của ngời lao động. Đó là
những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Với hệ
quản trị cơ sở dữ liệu, ngêi ta cã thĨ thùc hiƯn lu tr÷ d÷ liƯu với sự giảm thiểu tối
đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lơng


18
và hệ thống nhân sự, nhng vẫn đảm bảo sự tơng thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ
thống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lợc từ dữ liệu của hai hệ
thống này.
2.4.1.2.Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm
Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất đợc chia ra từ những hoạt động
của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc đợc thực hiện bởi một

ngời lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc là
xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và
nhân sự đang đảm đơng vị trí đó.
Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh
mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung
công việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc còn
khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra
các quyết định tuyển ngời. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cung
cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các
vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lợc phù hợp.
2.4.1.3.Hệ thống thông tin quảnlý ngời lao động
Phòng tổ chc hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của
doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ
thống thông tin quản lý ngời lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ liệu về
bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức nh họ tên, giới tính,
tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp .Một phần khác
của hệ thống thông tin quản lý ngời lao động là danh mục các kỹ năng, chứa các
thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích
và các khả năng đặc biệt khác của ngời lao động. Danh mục này có thể giúp cho
các quản trị viên nhân lực xác định đợc năng lực của ngời lao động và sắp xếp
đúng ngời, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh
mục này cũng đợc sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời
gian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp
vị trí việc làm.
2.4.1.4.Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngời
Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình
thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo
mức lơng lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lợng sản phẩm . Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khó
khăn hơn.
Những đánh giá do hệ thống thôngtin đánh giá tình hình thực hiện công

việc và con ngời cung cấp đợc gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ cho các
đánh giá biểu hiện đợc thu thập bằng các mẩu đánh giá ngời lao động phát tới
cấp trên trực tiếp của ngời lao động, hoặc phát tới ngời cùng làm việc, tới bản
thân ngời lao động và thậm chí là tới các khách hàng.
Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng đợc sử dụng để xác
định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không
bảo đảm chất lợng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát
triển một chơng trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhân
công lao động.


19
2.4.1.5. Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.
Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lơng, quản lý ngời lao động và hệ
thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể đợc sử dụng để lên
các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví dụ, luật
quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trì
các thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi ngời lao động, kể cả những thông
tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp.
Tổ chức doanh nghiệp có thể đợc thực hiện đợc nhiều cải tiến, bằng cách
sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông
tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an
toàn lao động, có thể tính toán đợc chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp.
Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục ngời lao
động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên các
yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp.
Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn và
bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho
mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các
bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhà

phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; và
cũng xác định những ngời lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề
nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao
động cho những ngời đó cũng nh ngời phụ trách của họ.
Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận đợc theo
nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những
khảo sát trong tơng lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối
với mét sè lo¹i tai n¹n hay nhãm bƯnh nghỊ nghiƯp, trên cơ sở đó thực hiện
những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trờng làm việc.
2.4.1.6. Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Sau khi đà xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó,
sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa
chọn và sắp xếp những ngời lao động vào các vị trí lao động còn trống. Để chắc
chắn phù hợp với các luật định của nhà nớc, các thủ tục phải đợc lập hồ sơ và tiến
hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu đợc qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết
định phân công phải đợc thu thập và lu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều
luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.
2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lợc.
Các hệ thống thông tin sách lợc cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ
trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh vực
quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển ngời lao
động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo
hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho ngời lao động.
2.4.2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.
Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần
thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của ngời công nhân để thực hiện các công việc đó. Mỗi mô tả công việc phải đặc tả đợc
mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện và
chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô

20
tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đối
với ngời lao động để có thể đợc sắp vào vị trí làm việc nh mô tả.
Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ
liệu thu đợc qua các cuộc phỏng vấn những ngời phụ trách, những ngời lao động
và các bản hớng dẩn. Thông tin thu đợc từ môi trờng của tổ chức cũng là đầu vào
của hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ
cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.
Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả
và đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra các
quyết định sách lợc nh việc xác định giá trị tơng đối của một công việc so với
những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thực
hiện nguyên tắc trả lơng công b»ng cho ngêi lao ®éng trong néi bé tỉ chøc doanh
nghiệp, tránh gây nên bất bình trong ngời lao động.
Thông tin thu đợc từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể đợc sử
dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chức
danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểm
chung nh nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúc
công việc trong doanh nghiƯp cịng nh dĨ dµng thùc hiƯn viƯc chuyển đổi nhân sự
giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơn
giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm.
Thông tin phân tích và thiêt kế việc làm có thể đợc kết nối với hệ thống
thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đa ra dạnh mục các vị trí việc làm
còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo
trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó.
Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đà giúp cho tổ chức xác định
đợc các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyên dụng: Cần tuyển ai và sắp
xếp họ vào những công việc nao. Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ
sở để xác đinh mức chi trả cho ngời lao động, để thực hiện việc đánh giá,để bạt

hay buộc thôi việc ngời lao động. Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kế
công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.
Vây nên, hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lợc liên
quanđến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.
2.4.2.2.Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực.
Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân
lực có đào tạo, có khả năng đảm đơng các vị trí công việc còn trống, xác định đợc từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống thông tin
phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng cần đảm
bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên chế lao
động.
Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá
tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều
kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí
công việc còn trống, danh sách những ngời lao động dự kiến đến tuổi hu trí,
thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trờng của
những ngời lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và con
ngời lao động.
Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúp
các nhà quản lý kiểm soát đợc các hoạt động tuyÓn chän.