Bài kiểm tra giữa kỳ thông tin trong giáo dục

Bài kiểm tra giữa kỳ
Phân tích mối quan hệ giữa quản lý và thơng tin trong quản lý. Phân tích
tác dụng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Cho ví dụ trong cơng tác
quản lý của bản thân.
Khoa học quản lý là một phạm trù rất rộng, dù theo nghĩa thông thường hay
theo nghĩa chuyên môn. Quản lý "cơm áo, gạo, tiền”, quản lý doanh trại, quản lý
chế độ chính sách - đủ loại... từ góc độ mơn khoa học đi tìm phương thức đưa chủ
trương, chính sách ứng dụng vào thực tế. Đúng ra, quản lý có nhiều cấp số, từ vĩ
mơ đến vi mơ, từ bao quát, liên ngành, đến từng ngành, từ các hoạt động khoa học
xã hội, tự nhiên, kỹ thuật, đến vô số lĩnh vực khác
Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu
quả thơng qua q trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực
của tổ chức. Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục
và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên
sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm
đạt được mục tiêu chung. Quản lý bao gồm các yếu tố sau:
- Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý
tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu
các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý. Tác động có thể liên tục nhiều lần.
- Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối
tượng và khách thể quản lý. Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng.
- Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế
chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả.
- Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; cịn đối tượng có thể là con
người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật.
Tóm lại: Quản lý là một q trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản
lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung.
Thông tin (INFORMATION) là một khái niệm trừu tượng mơ tả tất cả
những gì đem lại hiểu biết, nhận thức cho con người về đối tượng mình quan tâm

Thơng tin tồn tại khách quan. Thơng tin có thể tạo ra, phát sinh, truyền đi,
lưu trữ, chọn lọc. Thông tin cũng có thể bị méo mó, sai lệch do nhiễu hay do
người xuyên tạc
Thông tin là một vấn đề phức tạp bao chứa đựng nội dung đa dạng và phong
phú vì thế nó được hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Theo nghĩa chung nhất thì thơng tin được hiểu là những tri thức được sử
dụng để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù
về chất, hồn thiện và phát triển hệ thống.
Thơng tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ
cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý
Có thể nói khơng q rằng chức năng thông tin là phương tiện để thống
nhất hoạt động của hệ thống giáo dục và hệ thống quản lý giáo dục. Nó là phương
tiện cung cấp đầu vào cho hệ thống quản lý, đồng thời cũng là phương tiện để
thay đổi cách cư xử và để tác động lên sự thay đổi. Do đó, có thể định nghĩa thơng
tin là bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để tác động tích cực, để điều
khiển, nghĩa là nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hồn thiện và phát triển hệ thống.
Có thuật ngữ gần gũi với thơng tin (information) là truyền tin, thông báo
(communication). Đây là hai khái niệm khác nhau; tuy nhiên, chúng có quan hệ
với nhau và thuật ngữ thơng tin rộng hơn, nó bao gồm cả việc truyền tin, thông
tin liên lạc.
Thông tin trong quản lý là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được
đánh giá là có ích cho việc ra quyết định. Thông tin trong quản lý gắn liền với
quyết định quản lý. Có thể xem thơng tin trong quản lý như là hệ thần kinh của hệ
thống quản lý nó có mặt và tác động đến mọi khâu của q trình quản lý.
Đặc điểm của thơng tin trong quản lý: Thông tin quản lý khác với tin tức
thông thường của các phương tiện thông tin đại chúng. Thông tin quản lý đòi hỏi
người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp. Bởi vậy thông tin quản lý bên
cạnh tính thơng điệp cịn phải có địa chỉ cụ thể của người gửi và người nhận, phải
có tác dụng giúp người nhận ra được các quyết định quản lý, làm thay đổi trạng
thái bất động của hệ thống. Thông tn quản lý là sản phẩm của lao động quản lý,

đồng thời là những thơng điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý. Giống như tri
thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thơng tin của thơng tin quản lý khơng bị mất
đi mà thậm chí cịn được tăng lên trong q trình tiêu dùng, thơng tin quản lý rất
dễ sao chép và nhân bản, những giá trị kinh tế của thơng tin quản lý lại có xu
hướng giảm dần theo thời gian. Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền
lực lãnh đạo. Trên bình diện xã hội, việc lắm giữ thông tin đại chúng được xem
như quyền lực thứ tư nhiều khi quyền lực của nó mạnh hơn những quyền lực cơ
bản trong tam quyền phân lập. Trong thời đại kinh tế tri thức, những nghành sử
dụng thông tin nhiều để tạo được những sản phẩm có hàm lượng thơng tin cao
đều chờ thành những ngành có vai trị ngày càng quan trọng.
Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý: Các quyết định và hành động thực
hiện các đạo luật và các văn bản pháp luật khác. Phục vụ và bảo vệ quyền tự do
của công dân, thông tin chỉ thị quản lý. Thơng tin về các mối liên hệ ngược trong
q trình quản lý. Các tình huống có vấn đề, sung đột, cực đoan, các tình huống
phức tạp khác cần có sự can thiệp, tác nghiệp và chủ động mạnh mẽ của chủ thể
quản lý. Nguồn của thông tin tạo ra từ các tình huống (tình huống có vấn đề). Xuất
hiện khi bộc lộ những sai lệch nghiêm trọng so với các tham số hoạt động đã định
trước của các khách thể bị quản lý. Khi xuất hiện những nghi ngờ về khả năng đạt
được mục tiêu đã đề ra. Trong quan hệ thơng tin, tình huống có vấn đề cần dựa
trên những tin tức và số liệu thực tế. Tình huống xung đột thể hiện ở sự xuất hiện
những mâu thuẫn mà người tham gia các quan hệ quản lý và các quan hệ khác.
Thơng tin quản lý có thể từ bên trong hoặc bên ngồi tổ chức. Thơng tin nội bộ tổ
chức thường được lấy qua báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thơng tin bên ngồi có
thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức liên quan, các nhà cung cấp.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Các quyết định quản lý
được chia thành 3 loại:
- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu

và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây


dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thơng
thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ
trách.
- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành
nhiệm vụ những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người
chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm sốt quản
lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược.
Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu
chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết
lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này. Trong
tổ chức thơng thường thì các nhà quản lý như trưởng phịng Tài vụ, trưởng phòng
Tổ chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lý này.
- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những
người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử
dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến
hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài
chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trơng coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc
cơng của những đội sản xuất... thuộc mức quản lý này. Trong các tổ chức, có ba
dạng thơng tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên,
đó là:
- Thơng tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của
tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những
thơng tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc
đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ,
đó là những thơng tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống
kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể
là thơng tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân cơng, ngun vật liệu; các chính

sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần


lớn

các

thơng tin chiến lược khơng thu được sau q trình xử lý thơng tin trên máy tính.
- Thơng tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu
ngắn hạn (như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch
chiến thuật và là mối quan tâm của các phịng ban quản lý. Đó là các thông tin thu
được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các
báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của
các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó địi hỏi một q trình xử lý thơng tin
hợp lý và chính xác.
- Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho
những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thơng tin
về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ
thực hiện các hợp đồng… Thơng tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng
từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn
trương và xử lý dữ liệu kịp thời.
Trong lĩnh vực vai trị ảnh hưởng của cá nhân, HTTT chỉ có thể tham gia
một cách hạn chế và tham gia một cách gián tiếp. Các hệ thống đóng vai trị hỗ
trợ cho việc truyền thông tin bằng một số các ứng dụng hướng truyền thơng tin và
tự động hóa các cơng việc văn phịng. Những hệ thống này tham gia tích cực hơn
vào lĩnh vực các hoạt động quản lý có vao trị thơng tin như việc giới thiệu các
thơng tin mới của nhà quản lý được hỗ trợ bởi một hệ thống thơng tin hung hậu,
các hệ thơng văn phịng và các chuyên trình chuyên gia. Trong lĩnh vực vai trò ra
quyết định, HTTT hỗ trợ quyết định và hệ thống dựa trên máy tính đóng vai trị
khá quan trọng.

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau
cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và
cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác
nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông


hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế
cạnh tranh. Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin
về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự
phát triển.
Ví dụ: Cửa hàng bán sỉ và lẻ các loại nước ngọt, nước suối, rượu, bia… Đối tượng
mà cửa hàng giao tiếp là khách hàng mua các loại nước giải khát, nhà cung cấp
(các công ty sản xuất nước giải khát) cung cấp các loại nước giải khát cho cửa
hàng và ngân hàng giao tiếp với cửa hàng thông qua việc gửi, rút và thanh toán
tiền mặt cho nhà cung cấp.
Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi: Các phần cứng (Gồm
các thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thơng tin. Trong đó chủ
yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất ra dữ liệu);
Phần mềm (Gồm các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, các phần
mềm chuyên dụng, thủ tục dành cho người sử dụng); Các hệ mạng: để truyền dữ
liệu; Dữ liệu (Con người trong hệ thống thông tin).
Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ
và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin. Hoạt động của một
HTTT được đánh giá thơng qua chất lượng của thơng tin mà nó cung cấp với
những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thơng tin ít
độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
- Tính đầy đủ của thơng tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn

đến các quyết định và hành động khơng đáp ứng với địi hỏi của tình hình thực tế.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: thơng tin cần mạch lạc, thích ứng với người
nhận, khơng nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do
việc tạo ra những thơng tin khơng dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thơng
tin cần thiết.


- Tính được bảo vệ. Thơng tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông
tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới
thơng tin. Sự thiếu an tồn về thơng tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho
tổ chức.
- Tính kịp thời. Thơng tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo
vệ an tồn nhưng vẫn khơng có ích khi nó khơng được gửi tới người sử dụng vào
lúc cần thiết.
Ngày nay, HTTT sử dụng các cơng cụ tính tốn điện tử và các phương pháp
chun dụng để biến đổi các dịng thơng tin ngun liệu ban đầu thành các dịng
thơng tin kết quả.
Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông
tin.
- Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa
được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số
sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới
tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp
bán được một lơ hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán,
giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh tốn, giao nhận
hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản
lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục
đích khác nhau.
- Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thơng tin có dạng như
sản phẩm hồn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã

được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ
Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống
kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán
hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó
(ngày, tuần, tháng…).


Các HTTT có vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý kinh tế. Làm thế
nào để có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của
bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào.
Trong các tổ chức, vai trò của các nhà quản lý thể hiện qua chính các hoạt
động mà họ thường thực hiện và thường được chia thành 3 nhóm chính: vai trị
giữa các cá nhân với nhau, vai trị mang tính thơng tin và vai trị có tính quyết
định.
- Vai trị có tính cá nhân xuất hiện khi nhà quản lý hành động như một
người đại diện của tổ chức ở mơi trường bên ngồi tổ chức, hoặc với tư cách là
nhà lãnh đạo chỉ bảo, khuyến khích và hỗ trợ cho những người làm việc dưới
quyền.
- Vai trò mang tính thơng tin: khi nhà quản lý đóng vai trị trung tâm tiếp
nhận thơng tin mới nhất, chính xác nhất và phân phối những thơng tin đó đến
những nhân viên cần phải biết về nó.
- Vai trị có tính quyết định: khi nhà quản lý ban hành các quyết định, từ đó
các đơn vị, cá nhân trong tổ chức sẽ phải thực hiện các quyết định đó.
Theo các lý thuyết quản lý hiện đại, việc ra quyết định quản lý không hẳn
là trung tâm của các hoạt động quản lý, tuy nhiên nó rất quan trọng và mang tính
thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý.
Các quyết định quản lý có thể được phân thành 3 mức: chiến lược, chiến
thuật và tác nghiệp. Trong mỗi mức, các quyết định cịn được phân loại theo dạng
có cấu trúc (có thể lập trình được), dạng khơng có cấu trúc (khơng lập trình được)
và dạng bán cấu trúc.

- Các quyết định khơng có cấu trúc là các quyết định mà các nhà ra quyết
định phải tự đánh giá và hiểu rõ vấn đề được đặt ra. Những quyết định này thường
quan trọng, mới lạ, không theo nguyên tắc và không có một q trình nào có thể
tạo ra chúng. Ví dụ các quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định mở ngành đào tạo
mới, thiết lập một dây chuyền sản xuất mới…


- Các quyết định có cấu trúc được ban hành theo một quy trình gồm một
chuỗi các thủ tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thơng lệ. Ví
dụ các quyết định số tiền thưởng theo doanh số bán hàng của các nhân viên bán
hàng, quyết định khen thưởng sinh viên xếp loại xuất sắc, giỏi hàng năm…
- Các quyết định bán cấu trúc là giao thoa của 2 dạng trên. Các nhà quản
lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, một phần dựa vào những
thủ tục đã thiết lặp sẵn; các quyết định ít có tính lặp lại. Ví dụ như các quyết định
mức chi khen thưởng cho cán bộ có thành tích cơng tác tốt, cho sinh viên đạt kết
quả học tập cao…Nhìn chung, quá trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước:
- Thu thập thông tin: tìm kiếm các thơng tin từ các CSDL bên ngoài và bên
trong tổ chức liên quan đến các vấn đề mà nhà quản lý cần ra quyết định. HTTT
sẽ rà sốt tồn bộ các dữ liệu trong q khứ của tổ chức cũng như các dữ liệu từ
môi trường bên ngồi liên quan đến chính sách, pháp luật của nhà nước, khách
hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp… Những thông tin thu được từ các HTTT
sẽ giúp nhà quản lý nhận thức được các vấn đề thách thức hay các cơ hội đang
xuất hiện với tổ chức của họ.
- Thực hiện các hoạt động thiết kế: tùy thuộc vào đặc điểm của vấn đề cần
giải quyết, các nhà quản lý sẽ xác định các quyết định ban hành có dạng cấu trúc
hay phi cấu trúc. Đối với dạng quyết định có cấu trúc, cần chỉ rõ các bước cần
thực hiện với những phương án cụ thể. Khi đó, các kỹ sư viết phần mềm dễ dàng
lập trình để hỗ trợ việc ban hành các quyết định có cấu trúc. Ngược lại với các
quyết định phi cấu trúc, do phần lớn các bước tiếp theo sau một hành động được
lựa chọn là khó xác định trước, các kỹ sư viết phần mềm rất khó lập trình và chỉ

có thể xây dựng một số tình huống dạng “Nếu – Thì”…
- Lựa chọn một nhóm các quyết định cụ thể. Để có thể giúp cho nhà quản
lý lựa chọn một quyết định nào đó, HTTT thường phải thu thập đầy đủ thơng tin
về vấn đề cần giải quyết và có một tập sẵn có các quyết định cùng các cân nhắc
cần lựa chọn. Các nhà quản lý sẽ lựa chọn các quyết định trong một trạng thái
“hợp lý có giới hạn”. Nói chung, HTTT thường giúp các nhà quản lý bằng cách


đưa ra một số các nhận xét, trong đó nhấn mạnh những điểm cần cân nhắc với
mỗi một phương án nào đó.
- Thực hiện các quyết định đã được lựa chọn. Ở bước này HTTT cung cấp
cho các nhà quản lý các báo cáo điều hành về các hoạt động đang được thực hiện
bởi các quyết định đã được lựa chọn, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh quyết
định nếu thấy cần thiết.
HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) là HTTT cho
phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mơ hình phức tạp để hỗ trợ
cho những quyết định dạng khơng có cấu trúc hoặc bán cấu trúc.
Hệ thống này có chức năng cung cấp thơng tin và trợ giúp cho các nhà quản
lý trong suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý. Các nhà
quản lý có thể tìm những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mơ hình thích
hợp, điều khiển q trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của
các tổ chức. Trước đây, các HTTT trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản
lý cấp cao, còn ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung.
Một HTTT hỗ trợ ra quyết định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ
nhiều cấp quản lý khác nhau:
- Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định
chiến lược nhằm xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức
trong dài hạn. Vấn đề quan trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và
môi trường mà tổ chức đang hoạt động trong đó.

- Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định
chiến thuật để giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định
cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Việc điều khiển q
trình này địi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể
nào đó của tổ chức.


- Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm,
dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin
hiệu quả trong tổ chức…
- Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt
động cụ thể như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn
thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt
được…
Một số ví dụ về các hệ thống DSS:
- Hệ thống xác định giá và tuyến bay của của các hãng hàng không (American
Airlines, Vietnam Airlines…)
- Hệ thống điều khiển tàu và tuyến đi của Southern Railway
- Hệ thống phân tích hợp đồng cho Bộ Quốc phịng Mỹ
- Hệ thống định giá bán sản phẩm của Kmart…
Các thành phần cơ bản của hệ thống
Một HTTT hỗ trợ ra quyết định bao gồm 5 thành phần cơ bản:
- Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối
mạng để có thể trao đổi các mơ hình phần mềm và các số liệu với các hệ thống hỗ
trợ ra quyết định khác.
- Nhân lực: bao gồm các nhà quản lý sử dụng hệ thống, các lập trình viên
và các kỹ thuật viên quản lý hệ thống.
- CSDL: bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ CSDL của các tổ chức
kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý. Hệ
thống DSS bảo đảm tính tồn vẹn của dữ liệu, bản thân nó khơng tạo ra hoặc cập

nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ liệu lại theo cách mà từng cá nhân hoặc từng nhóm
nhận thấy là phù hợp để tạo quyết định dựa trên tình trạng thực tế. CSDL của mơ
hình này thường đã được tổng hợp và lưu trữ đặc biệt cho mục đích sử dụng riêng
của hệ thống DSS do hai nguyên nhân: tổ chức cần bảo vệ CSDL của tổ chức,
chống sự phá hoại từ những thay đổi đột ngột hoặc không thích hợp; nếu tự rà sốt
CSDL lớn của tổ chức thì đó sẽ là một q trình chậm chạp và tốn kém.


- Mơ hình: tổng thể các mơ hình phân tích và tốn học sử dụng trong q
trình ra quyết định như mơ hình thống kê, mơ hình dự báo, mơ hình điều hành,
mơ hình lập kế hoạch. Mỗi mơ hình là một sự mô tả các yếu tố hoặc các mối quan
hệ của một hiện tượng nào đó, ví dụ như mơ hình phân tích hồi quy, phân tích độ
nhạy, phân tích tình huống, tìm điểm hồ vốn, mơ hình bài tốn quy hoạch tuyến
tính… Mỗi hệ thống DSS được xây dựng cho một tập hợp các mục đích khác nhau
và sẽ tạo ra một tập hợp các mơ hình phụ thuộc theo mục đích mà nó hướng tới.
- Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mơ hình thơng qua quyết
định và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống. Hệ thống phần mềm
DSS cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào CSDL và cơ sở mơ hình của hệ
thống một cách dễ dàng.
Hệ thống phần mềm DSS cung cấp các biểu đồ dễ sử dụng và các giao diện
linh hoạt, cho phép cả các nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính
cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng.
Phương pháp xây dựng hệ thống
Do hệ thống DSS được tạo ra để phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của nhà quản
lý và chuyên dùng cho một lớp các quyết định nào đó nên trong q trình xây
dựng hệ thống DSS cần có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất. Hệ
thống này chỉ sử dụng một số lượng nhất định các dữ liệu liên quan, không cần
việc trao đổi các dữ liệu một cách trực tiếp và có xu hướng sử dụng những mơ
hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác.
Quy trình xây dựng các hệ thống DSS thường có các bước sau:

- Phân tích: nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà nhà quản lý có thể cho
là hữu ích trong việc dẫn dắt tới các quyết định liên quan tới vấn đề đó. Các bước
cần tiến hành để thực hiện việc phân tích đạt kết quả cao:
- Thiết kế: không giống như một chu trình thiết kế HTTT truyền thống, việc
thiết kế hệ thống DSS được thực hiện theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử
nghiệm. Người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát hiện các sai sót hoặc


bất hợp lý, thực hiện điều chỉnh…; cứ thế lặp đi lặp lại cho tới khi có được một
sản phẩm được coi là “phù hợp”.
- Thực hiện: Không giống như các HTTT quản lý khác, việc thiết kế HTTT
DSS không bao gồm việc thực hiện một cách riêng rẽ mà việc phát triển hệ thống
sẽ được thực hiện một cách liên tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, các nhà
quản lý sẽ đánh giá hệ thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu
cầu quản lý của tổ chức.
HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm
Do cách làm việc theo nhóm ngày càng gia tăng trong các tổ chức nên vào
cuối những năm 1980, những người phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc
phát triển các HTTT có khả năng hỗ trợ tạo quyết định theo nhóm.
HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System)
được phát triển để giải quyết các vấn đề khơng có cấu trúc nhằm nâng cao chất
lượng và hiệu quả của những cuộc gặp theo nhóm. Nhờ các hệ thống này, số lượng
các cuộc gặp gỡ của các nhà ra quyết định tăng lên, thời gian họp cũng được kéo
dài hơn và gia tăng số ý kiến tham gia để giải quyết các vấn đề của tổ chức.
Việc tạo ra các quyết định theo nhóm có đặc thù riêng và khác với việc ra những
quyết định của mỗi cá nhân. Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo
nhóm phụ thuộc vào những yếu tố sau:
- Các đặc điểm của mỗi nhóm: số người trong nhóm, kinh nghiệm của từng
người…
- Đặc điểm tổ chức mà nhóm đang làm việc: quy mơ, lĩnh vực hoạt động…

- Đặc điểm của nhiệm vụ mà nhóm triển khai: chức năng hoạt động, nội
dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian triển khai…
- Việc sử dụng CNTT như hệ thống gặp mặt điện tử, truyền hình hội nghị…
- Quá trình liên hệ và tạo quyết định mà nhóm đang sử dụng…
Hệ thống GDSS có khả năng giúp giải quyết các vấn đề của các cuộc họp
bằng cách như sau:


- Phát triển các kế hoạch định trước để tạo cho cuộc gặp gỡ có hiệu quả
hơn và thu được kết quả tốt hơn. Các bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm trên
máy PC có khả năng cấu trúc lại các kế hoạch và do đó, phát triển những kế hoạch
này.
- Tăng khả năng tham gia. Hệ thống này khiến cho tất cả các thành viên
đều có khả năng tham gia đầy đủ ngay cả khi số thành viên là khá lớn. Các thành
viên có thể tham gia ý kiến đồng thời hơn vào cùng một thời điểm và do đó tạo
hiệu quả cho các cuộc gặp gỡ.
- Tạo khơng khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của
các cấp quản lý khác nhau. Các thành viên ở cấp quản lý thấp có thể tham
gia ý kiến mà khơng sợ bị các cấp quản lý cao chỉ trích. Các thành viên ở cấp quản
lý cao tham gia cuộc họp mà cũng không lo rằng sự có mặt của họ sẽ điều khiển
các luồng ý kiến và từ đó khơng thu được kết quả như mong đợi. Những người
tham gia đều cảm nhận rằng với sự trợ giúp của hệ thống GDSS, việc
đóng góp ý kiến trở nên tự do hơn, cởi mở hơn và từ đó sẽ có trách nhiệm cao hơn
trong cuộc họp.
- Nhằm mục tiêu đánh giá: người tham gia sẽ tập trung đánh giá chính xác
các vấn đề được đặt ra. Người đưa ra ý kiến có cơ hội tách biệt bản thân họ với ý
kiến của họ để có một cái nhìn khách quan hơn. Việc đánh giá trong bầu khơng
khí khơng xưng danh như vậy làm tăng độ chính xác của các ý kiến phản hồi.
- Tổ chức và đánh giá các ý kiến: Các công cụ của hệ thống này được cấu
trúc và dựa trên một phương pháp cụ thể, cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp

những kết quả theo nhóm mà khơng cần xưng danh. Sau đó từng nhóm sẽ tổng
hợp lại và phát triển các ý kiến đã được tổ chức này cho tới khi hoàn thiện được
các tài liệu.
- Tạo tài liệu của cuộc gặp: các thành viên có thể sử dụng dữ liệu của cuộc
họp để tranh luận sau cuộc họp hoặc cung cấp với những ai không tham gia cuộc
họp, thậm chí có thể tạo ra các bản trình bày từ những dữ liệu đó. Một số cơng cụ
của hệ thống GDSS cho phép người sử dụng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi


tiết hơn, đầy đủ hơn; cho phép những người không tham gia cuộc họp có cơ hội
tìm kiếm được các thơng tin cần thiết sau cuộc họp…
Hệ thống GDSS có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên nó khá phức tạp; tính hiệu
quả của các cơng cụ được sử dụng phụ thuộc phần nào vào các thiết bị phần cứng,
chất lượng của các kế hoạch, sự hợp tác của các thành viên…; chi phí cho những
hệ thống này khá đắt nên thực tế việc đưa các hệ thống này vào sử dụng vẫn cịn
hạn chế.
HỆ THỐNG THƠNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH
Khái niệm HTTT hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) là
một HTTT có khả năng tương tác cao, cho phép các cấp lãnh đạo trong bộ máy
quản lý truy cập thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác để hỗ trợ việc
ban hành các quyết định quản lý.
Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế
để tổng hợp thông tin từ bên ngồi (mơi trường vĩ mơ, vi mơ) và thông tin từ các
HTTT nội bộ MIS, DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những
thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các
thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, việc tìm kiếm thơng tin từ hệ
thống này khơng có quy trình cụ thể mà địi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng
đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình.
ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất, giúp họ giải quyết
các vấn đề khơng có cấu trúc ở mức chiến lược. Hệ thống chỉ cung cấp các thông

tin trợ giúp nhà quản lý định vị chính xác các vấn đề cần giải quyết mà không đưa
ra một giải pháp chi tiết cho vấn đề đó.
Các đặc điểm chính của các hệ thống ESS là:
- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
- Cung cấp cơng cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ
mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp.
- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO
– Chief Executive Officer)


- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái qt
cao).
Mơ hình hệ thống ESS hoạt động trên cơ sở các phần mềm cung cấp thông
tin, một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thơng. Nó cho phép truy cập
một cách nhanh chóng và dễ dàng vào các CSDL nội bộ và một số CSDL bên
ngoài tổ chức. Nhờ thế, các cán bộ lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin
một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.
Một HTTT hỗ trợ điều hành bao gồm các thành phần cơ bản:
- Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối
mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL.
Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ
xử lý mộtkhối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ
thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động
doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục
phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo
cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng
quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho
tổ chức của mình…
- CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng
dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý.

Các nhà quản lý có thể cần tìm kiếm thơng tin ở các bài báo, các tạp chí
được lưu trữ trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một thư viện nào đó.
Họ cũng có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên gia bên ngoài tổ chức hoặc với
một vài đồng nghiệp cùng tổ chức nhưng ở nhiều nước trên thế giới… Do đó,
HTTT hỗ trợ điều hành phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngồi
hơn là các hệ thống thơng thường khác. Đối với nguồn dữ liệu bên trong, ệ thống
ESS chủ yếu sử dụng thông tin từ các HTTT nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như
MIS, DSS của tổ chức để việc xử lý, tổng hợp thông tin chiến lược được thực hiện
một cách nhanh chóng.


- Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mơ hình cung cấp
thơng tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống.
Hệ thống này địi hỏi các phần mềm có khả năng phân tích, quản lý, kết
xuất dữ liệu tổng quát một cách linh hoạt giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian
tìm kiếm thơng tin. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có
thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các
cấp lãnh đạo của tổ chức. Hệ thống phần mềm cung cấp các giao diện linh hoạt,
dễ sử dụng, cho phép cả các nhà quản lý khơng có kinh nghiệm sử dụng máy tính
cũng có thể tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng
Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là một cơng việc có đặc
thù riêng của nó. Hệ thống thơng tin hỗ trợ ra quyết định thông thường chỉ sử
dụng một lượng nhỏ dữ liệu, không cần việc trao đổi các dữ liệu một cách trực
tiếp, bao gồm một số người sử dụng quan trọng, và có xu hướng sử dụng những
mơ hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác. Do đó hệ thống thơng tin hỗ
trợ ra quyết định được tạo ra để phục vụ nhu cầu đặc biệt của người sử dụng và
chuyên dung cho một lớp các quyết định đặc biệt nào đó cho nên chúng địi hỏi
phải có khả năng sử dụng sự tham gia của người sử dụng ở mức độ cao nhất. Ra
quyết định quản lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của một tổ chức,
một đơn vị, hay một doanh nghiệp. Do áp lực cạnh tranh giữa các đối thủ, sự giới

hạn về các nguồn lực kinh tế và thời gian tính. Địi hỏi người quản lý để ra quyết
định hợp lý cần phân tích logic bài toán bằng cách áp dụng khoa học vào kinh
doanh (thống kê, xác suất, kinh tế học…) cần có cơng cụ máy tính hỗ trợ ra quyết
định, phương thức ra quyết định, ra quyết định một/nhiều thành viên. Nếu quyết
định bởi nhóm: thường có những thái độ và suy nghĩ khác nhau trong nhóm; các
mục tiêu có thể xung đột…Nếu người quản lí biết vấn đề là gì, nó bao gồn cái gì
và tài sản nào được dùng tốt nhất trong giải pháp của nó, họ có thể ra quyết định
nhanh chóng. Tất nhiên các quyết định tốt bao gồm tri thức doanh nghiệp và tư
duy phê phán. Mọi vấn đề đều dựa trên hai yếu tố: Qui trình và Kết quả. Qui trình
bao gồm "cách" mọi sự được thực hiện. Kết quả là cái ra của qui trình. Khi kết


quả khơng đáp ứng mục đích, người quản lí phải quyết định thay đổi qui trình để
có được kết quả mong muốn. Một mình việc ra quyết định là khơng đủ; người
quản lí phải thường xuyên giám sát việc thực hiện và điều chỉnh qui trình để có
được kết quả mong muốn.