Thủ tục theo dõi và đo lường các quy trình

THỦ TỤC THEO DÕI & ĐO LƯỜNG
CÁC QUÁ TRÌNH



1. Mục đích:

- Đảm bảo các quá trình được thực hiện dưới sự kiểm soát, các thông số yêu cầu
được tuân thủ theo qui đònh để đảm bảo kết quả đầu ra như hoạch đònh.

- Đánh giá, xác đònh hiệu quả và hiệu lực của các quá trình để tìm cơ hội cải tiến
và điều chỉnh để các quá trình đạt hiệu quả cao hơn.

2. Phạm vi:

p dụng cho việc theo dõi, đo lường các quá trình của Hệ thống quản lý chất
lượng.

3. Đònh nghóa:

3.1 Các thuật ngữ được sử dụng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

3.2 Các từ viết tắt:

- Ban Tổng Giám Đốc : BTGĐ
- Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ

4. Nội dung:

Người thực hiện Qui trình Tài liệu





Trưởng Bộ phận



Trưởng Bộ phận


Trưởng Bộ phận

Nhân viên


Trưởng Bộ phận


Nhân viên



Nhân viên



Trưởng Bộ phận,
nhân viên

Nhân viên

Kế hoạch kiểm soát
quá trình






















Phiếu CAR
Yêu cầu kết quả
các quá trình

Xác đònh kế hoạch
Xác đònh phương pháp
đo lường
Phân công
Thực hiện, theo dõi, đo
lường
Xem xét tính hiệu quả
củaqúatrình
Cập nhât hồ sơ
Lưu
Kết thúc
Lập phiếu CAR
Chuyển phiếu Car




4.1 Theo dõi các quá trình:


a> Trưởng Bộ phận xác đònh phương pháp kiểm soát các quá trình sao cho đảm bảo các
quá trình được thực hiện tuỳ theo qui đònh, các thông số/yêu cầu được tuân thủ trong
suốt quá trình thực hiện.

b> Việc theo dõi các quá trình có thể thực hiện bằng việc áp dụng Thủ tục áp dụng kỹ
thuật thống kê.

c> Việc theo dõi có thể thực hiện đột xuất hoặc đònh kỳ tuy nhiên các quá trình sau bắt
buộc phải được theo dõi chặt chẽ trong quá trình thực hiện gồm:
- Quá trình thuê ngoài:

- Các quá trình mà kết quả có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản phẩm hoặc sự thoả mãn
của khách hàng.
- Các quá trình bắt nguồn cho các quá trình khác, thời gian hoàn thành là một tiêu chí
quan trọng để đánh giá.
- Các quá trình liên quan và ảnh hưởng đến kết quả của các quá trình quan trọng .
- Các quá trình liên quan đến tài sản lớn.
- Các quá trình cân sự ổn đònh cao ví dụ: quá trình sản xuất sản phẩm hàng loạt.
- Các quá trình rất khó khắc phục hoặc có thể dễ dàng gây hậu quả.

d> Khi phát hiện có sự sai lệch các thông số hoặc khuynh hướng sai lệch, Trưởng Bộ phận
phải thực hiện biện pháp sửa chữa để đảm bảo kết quả các quá trình. Nếu xét thấy cần
thiết (sự sai lệch lặp lại hoặc theo qui luật) Trưởng Bộ phận phát hành phiếu yêu cầu
hành động khắc phục phòng ngừa. Việc theo dõi phải được thực hiện theo Thủ tục
kiểm soát hồ sơ.

4.2 Đo lường các quá trình:

a> Đònh kỳ 01 năm một lần trước khi họp xem xét lãnh đạo, sau mỗi lần thực hiện đối với các quá
trình dễ thay đổi, các quá trình ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoả mãn của khách hàng, Trưởng
Bộ phận tiến hành đo lường và ghi nhận các kết quả thực hiện các quá trình.

b> Kết quả ghi nhận được so sánh với kết quả dự tính của quá trình, nếu quá trình không đạt kết
quả mong muốn hoặc có nhưng không đạt hiệu quả trong tương lai thì Trưởng Bộ phận phải lập
phiếu Car để tìm hiểu nguyên nhân, xác đònh hành động khắc phục phòng ngừa để các quá
trìnn đạt kết quả mong muốn.


c> Việc đo lường cũng có thể kết hợp các công cụ thống kê để phát hiện các khuynh hướng của
các quá trình.

d> Việc theo dõi được ghi nhận vào hồ sơ theo Thủ tục kiểm soát hồ sơ.

5. Tài liệu tham khảo:

Sổ tay chất lượng

6. Phụ lục: