TIỂU LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC LỤC

1


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ vật
mang tin được ghi bằng kí hiệu ngơn ngữ nhất định. Theo nghĩa hẹp thì
văn bản được hiểu là cơng văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Như một tất yếu khách quan, xưa cũng như nay, nhà nước của các giai
cấp thống trị ở các nước trên thế giới nói chung, đều sử dụng văn bản là
phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin để phục vụ cho công tác
quản lý của mình. Chẳng hạn, dùng văn bản để ban hành pháp luật,
truyền đạt mệnh lệnh, phản ánh tình hình, ghi chép và thống kê nhân
khẩu, ruộng đất, thuế khóa, v.v.. Loại văn bản này được gọi là văn bản
quản lý nhà nước. Theo định nghĩa hiện nay, văn bản quản lý nhà nước là
văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt
các quyết định quản lý và các thông tin liên quan đến quản lý khác theo
đúng thể thức và thủ tục do luật pháp quy định. Ở nước ta, từ thời Bắc
thuộc, loại văn bản này đã được chính quyền đơ hộ phong kiến Trung
Hoa sử dụng để tổ chức, điều hành các hoạt động cai trị. Trong suốt 10
thế kỷ, từ đầu thế kỷ X đến cuối thế kỷ XIX, các vương triều phong kiến
Việt Nam - Ngô, Đinh, Lê, Lý, Trần, Hồ, Lê, Nguyễn (Quang Trung),
Nguyễn (Gia Long) kế tiếp nhau trị vì đất nước. Qua những ghi chép ở
những thư tịch đương thời cho thấy, chậm nhất là kể từ triều Lý trở về sau
, các triều đại đã sử dụng văn bản làm phương tiện thông tin chủ yếu phục
vụ cho hoạt động quản lý. Nói cách khác mọi hoạt động hành chính chủ
yếu của nhà nước đều gắn liền với văn bản,, giấy tờ; công tác công văn,
giấy tờ trở thành một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước.

Vì lẽ đó, nhiều triều đại đã ý thức được tầm quan trọng của văn bản,
giấy tờ đối với quản lý nhà nước, sử dụng chúng như một công cụ quan


trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, đưa công tác quản lý
nhà nước vào kỷ cương, nền nếp. Mà nổi bật trong các triều đại phong
kiến không thể không nhắc đến Nhà Lê dưới quyền cai trị của vua Lê
Thánh Tông. Nhiều chủ trương, biện pháp, quy định, thể lệ liên quan đến
văn bản quản lý nhà nước, sổ sách, giấy tờ hành chính đã được Lê Thánh
Tơng ban hành nhằm thể chế hóa về hình thức, nội dung văn bản, cũng
như việc quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chúng.
Chính vì vậy, ngày nay khi nghiên cứu lịch sử tổ chức và hoạt động
bộ máy nhà nước và nền hành chính của các triều đại hay một vương triều
cụ thể nào đó, sẽ là phiến diện nếu chúng ta bỏ qua không nghiên cứu đầy
đủ những vấn đề liên quan đến văn bản, giấy tờ - một công cụ quan trọng
của hoạt động quản lý nhà nước.
2. Mục đích nghiên cứu:
Tìm hiểu hiểu về các chủ trương, quy định và biện pháp về những vấn
đề liên quan đến văn bản quản lý nhà nước nói riêng, cơng tác cơng văn,
giấy tờ nói chung dưới thời vua Lê Thánh Tông.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
3.1. Đối tượng nghiên cứu: Đóng góp của Lê Thánh Tông với công tác
công văn, giấy tờ
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
a) Phạm vi thời gian: là thời gian trị vị của vua Lê Thánh Tông (14601497).
b) Phạm vi nội dung nghiên cứu: Nhũng chủ trương, quy định, biện pháp
của Lê Thánh Tông trong công tác công văn, giấy tờ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
4.1. Nhớ được các loại văn bản và sổ sách hành chính dưới thời Lê Thánh
Tơng.

4.2. Hiểu được chức năng và thẩm quyền ban hành của từng loại văn bản.


4.3. Đánh giá được tầm quan trọng của các loại văn bản và sổ sách hành
chính đối với việc quản lý nhà nước dưới thời Lê Thánh Tông.
4.4. Hiểu rõ hơn về công tác công văn giấy tờ triều đại này.
5. Kết cấu đề tài:
- Phần mở đầu
- Phần nội dung
Chương 1: Sơ lược về công tác công văn giấy tờ các triều đại phong kiến
Việt Nam.
Chương 2: Những đóng góp của Lê Thánh Tơng đối với cơng tác cơng
văn giấy tờ dưới triều Lê.
Chương 3: Giải pháp khắc phục những hạn chế của công tác công văn
giấy tờ dưới triều Lê Thánh Tông.
- Phần kết luận.


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ CÁC TRIỀU
ĐẠI PHONG KIẾN VIỆT NAM
1.1. Khái quát về thiết chế bộ máy nhà nước các triều đại phong kiến
Việt Nam:
Các triều đại phong kiến Việt Nam đều quan tâm đến việc xây dựng
và củng cố bộ máy nhà nước từ trung ương đế cơ sở. Về mô hình tổ chức,
có thể có sự khác biệt giữa các triều đại, nhưng khi thiết chế bộ máy nhà
nước, các vương triều đều dựa trên các cơ sở sau đây:
Một là, xuất phát từ yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế,
xã hội, mà triều đại đó đặt ra.

Hai là, đảm bảo nguyên tắc tập quyền. Nguyên tắc này chi phối mạnh
mẽ cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của chính quyền các cấp cũng
như chức trách của hệ thống quan lại trong bộ máy. Tuy nhiên, do tính
chất, mức độ và yêu cầu về tập quyền của mỗi triều đại không giống
nhau, cho nên sự chi phối của các nguyên tắc này đối với cơ cấu chính
quyền ở những mức độ khác nhau.
Ba là, tham khảo, học tập hoặc mô phỏng thiết chế bộ máy nhà nước
phong kiến Trung Hoa. Tuy nhiên ở các mức độ khác nhau, các triều đại
đã biết kết hợp những đặc điểm dân tộc và đất nước để vận dụng có chọn
lọc.
Ngồi ra, thiết chế bộ máy nhà nước và sự vận hành của nó cịn phụ
thuộc bởi tài trí, bản lĩnh của các hồng đế trị vì. Ví dụ, trong lịch sử chế
độ phong kiến nước ta, đã có hai cuộc cải cách hành chính khá sâu rộng
và triệt để được thực hiện bởi vua Lê Thánh Tông triều Lê và vua Minh
Mạng triều Nguyễn. Họ là những hoàng đế anh minh, tài trí; có trách


nhiệm cao cả với đất nước, có ý chí và nghị lực hơn người, đã để lại cho
hậu thế nhiều kinh nghiệm về mặt này.
Nhìn tổng quát, hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước của các triều đại
phong kiến Việt Nam được tổ chức thành các cấp dưới đây:
a) Chính quyền trung ương:
b) Chính quyền địa phương, gồm các cấp:
- Đạo, giáp, xã (thời Đinh).
- Lộ, phủ, châu, hương (thời tiền Lê).
- Lộ, phủ, huyện, châu, giáp, thôn (thời Lý, Trần).
- Đạo (thừa tuyên), phủ, huyện, châu, xã (thời Lê).
- Trấn (tỉnh), phủ, huyện, châu, tổng, xã (thời Nguyễn).
1.1.1. Các loại văn bản quản lý nhà nước của các triều đại phong kiến
Việt Nam:

Công tác công văn giấy tờ là công cụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước. Ở nước ta,
từ thời phong kiến, công tác này được thông qua các triều đại để từng
bước phát triển và dần dần có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo các
loại văn bản đến nội dung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao,
giải quyết đến quản lý và sử dụng các con dấu; tổ chức lưu trữ văn bản
cho đến việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ
đều được quy định khá chặt chẽ và mang tính khoa học.
Qua những ghi chép lại ở các thư tịch cho thấy, chậm nhất là kể từ Triều
Lý trở về sau, các triều đại đã sử dụng văn bản làm phương tiện thông tin
chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý. Tuy vậy, không phải ngay từ
những vương triều đầu tiên ở nước ta đã có một hệ thống văn bản hồn
chỉnh với chức năng được phân định rõ ràng, mà trải qua nhiều triều đại,
từng bước được bổ sung và hoàn thiện. Dưới đây là một số loại văn bản,
sổ sách chủ yếu được sử dụng ở các triều đại.
1.1.1.1. Luật:


Luật là văn bản quy phạm pháp luật do vua ban hành dùng để điều tiết
các quan hệ xã hội, phục vụ cho quản lý nhà nước.
- Hình thư: Bộ luật thành văn đầu tiên của nước ta ban hành dưới triều Lý
(1042).
- Quốc triều thống chế: được biên soạn và ban hành dưới triều Trần Thái
Tông (1230) gồm 20 quyển.
- Hoàng triều đại điển: ban hành dưới thời Trần Dụ Tơng (1341).
- Quốc triều Hình luật: được ban hành dưới thời Lê Thánh Tông trên cơ
sở kế thừa những thành tựu về luật pháp của các triều vua trước đó. Trải
qua nhiều năm chuẩn bị và soạn thảo, đến năm Hồng Đức thứ 13 (1483)
được chính thức ban hành, nên cịn được gọi là Luật Hồng Đức.
- Hồng Việt luật lê: ban hành năm 1815 dưới thời vua Gia Long, còn gọi

là Luật Gia Long. Gồm 398 điều, chia thành 22 quyển.
1.1.1.2. Chiếu:
Chiếu là loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của nhà vua, được
các hoàng đế dùng để công bố cho thần dân quyết sách, chủ trương, ra
lệnh, thành lập bộ máy, điều động quan lại…
1.1.1.3. Lệ:
Lệ là loại văn bản pháp luật do vua ban hành dùng để bổ sung cho
luật hoặc đề ra các quy định mới về những vấn đề, sự việc thuộc lĩnh vực
quản lý nhà nước.
1.1.1.4. Lệnh:
Lệnh là văn bản do vua ban hành để ra lệnh thi hành hoặc quy định
thực hiện các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước.
1.1.1.5. Sắc:
Là văn bản do vua ban hành, dùng đẻ ra lệnh cho nha môn, thần dân
thi hành thực hiện các nhiệm vụ công tác và công việc thuộc lĩnh vực
quản lý nhà nước.


1.1.1.6. Chỉ:
Là loại văn bản do vua ban hành, cũng dùng để ra lệnh.
1.1.1.7. Dụ:
Là hình thức văn bản do vua ban hành, dùng để khuyên bảo răn dạy
thần dân, ra lệnh thi hành, các quy định mang tính pháp quy.
1.1.1.8. Các loại sổ sách hành chính khác:
Ngồi hệ thống văn bản quản lý nhà nước, các loại sổ sách hành chính
nhà nước cũng có một vai trị khơng kém phần quan trọng đối với hoạt
động quản lý của các cơ quan nhà nước. Chúng ghi chép các thông tin về
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội,… của từng làng, xã, từng phủ, huyện,
lộ, trấn hoặc của từng cơ quan thuộc bộ máy nhà nước. Các sổ sách đó
được lập ra do nhu cầu của quản lý nhà nước nói chung hoặc để phục vụ

cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Do vậy, rất
được các vương triều coi trọng. Trong đó, có một số loại sổ sách như hộ
tịch, sổ duyệt tuyển, địa bạ,… đã được mẫu hóa ở mức độ khá cao để thi
hành thống nhất trong cả nước.


Chương 2
NHỮNG ĐĨNG GĨP CỦA LÊ THÁNH TƠNG ĐỐI VỚI CÔNG
TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ DƯỚI TRIỀU LÊ
2.1. Khái quát công tác công văn giấy tờ dưới triều Lê Thánh Tông:
Triều Lê (hậu Lê), kể từ khi Lê Lợi đánh đuổi quân Minh và lên ngôi
vua (1428), cho đến lúc vị vua cuối cùng của dòng họ này - Lê Chiêu
Thống rời bỏ ngai vàng (1788), trải qua 360 năm tồn tại. Đây là một giai
đoạn tương đối dài trong lịch sử chế độ phong kiến Việt Nam. Đất nước
Đại Việt thuộc giai đoạn này có lúc hưng thịnh, an bình, những cũng trải
qua nhiều năm tháng phân cắt và triền miên nội chiến. Thịnh trị nhất của
triều đại này và cũng là thời đại hoàng kim của chế độ phong kiến Việt
Nam là thời kỳ đất nước dưới quyền trị vì của Lê Thánh Tơng, một vị
hồng đế anh minh và tài trí (1460-1497).
Lê Thánh Tơng đã có nhiều cải cách về hành chính, luật pháp, như
phân chia lại khu vực hành chính; cải tổ bộ máy nhà nước; quy định về
thể chế quan chức; ban hành hình luật,… Thời bấy giờ, văn bản, giấy tờ
đã trở thành một phương tiện thông tin quan trọng trong hoạt động quản
lý. Nhà nước phong kiến sử dụng phương tiện này để dịnh luật lệ, thể chế
hóa các chế độ, chính sách, điều hành các mặt hoạt động. Và để phục vụ
có hiệu quả cho việc xây dựng một nhà nước kỷ cương, thống nhất, tập
trung được quyền lực vào chính quyền trung ương, bản thân văn bản, giấy
tờ cũng đã được thể chế hóa bằng nhiều văn bản của nhà vua như chiếu,
chỉ, sắc, dụ; ở mức cao hơn là đưa vào hình luật.
2.2. Các quy định về văn bản, giấy tờ dưới triều Lê Thánh Tông:

2.2.1. Cách thể hiện nội dung văn bản:
Các triều đại nói chung đều rất coi trọng nội dung của các văn bản
ban hành, xem đây là phần quan trọng nhất của văn bản, bởi nếu chất


lượng về nội dung của văn bản không đảm bảo, sẽ ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động quản lý nhà nước.
Nội dung văn bản phải được thể hiện một cách chính xác, rõ ràng,
thiết thực, giản yếu và nhất quán.
Dưới triều Lê, năm Hồng Đức thứ 2 (1471), Lê Thánh Tơng ra sắc chỉ
cấm các bản tâu khơng được nói mập mờ, văn bản phải viết thẳng hàng,
không được tẩy xóa, có vết bẩn và khơng để sai sót. Sắc chỉ ngày 23
tháng 2 năm Hồng Đức thứ 17 quy định: “Kể từ nay, Thông chánh sứ ty
nhận được bản tâu của nha mơn trong ngồi, nếu bản nào có chữ viết
thiếu sót, sai lầm phải lập tức kiểm sốt và tâu lên, giao cho bộ Hình phạt
tiền như lệnh. Nếu là lính và dân thì miễn phạt tiền”. Tồn thư đã ghi lại
trường hợp Lê Thánh Tông “trị tội viên chỉ huy sứ Phan Sư Kinh vì tờ tâu
của Phan Sư Kinh rối rắm, lằng nhằng, có ý ngạo mạn, lừa dối”.
Quốc triều hình luật quy định:
- Thảo chiếu, chế mà quên nhầm hay viết chiếu, chế mà sai chữ thì xử
phạt 60 trượng, thảo sai ý chỉ của nhà vua thì xử tội biếm hay tội đồ tùy
theo trường hợp nặng nhẹ.
- Các quan, sảnh viên làm công văn, giấy tờ về việc ban thưởng chỉ
dựa vào tờ khai của đương sự mà không xét rõ quan tước trong sổ gốc
của từng người thì xử phạt 20 trượng.
- Những quan tâu việc hay dâng thư mà nội dung trước sau khơng
thống nhất, nếu là việc nặng thì bị tội đồ hay lưu, việc nhẹ thì bị biếm.
Dưới triều Lê, không chỉ văn bản quản lý mà cả các sổ sách hành
chính cũng địi hỏi phải được ghi chép đầy đủ, trung thực, không được
thêm bớt, dối trá.

2.2.2. Về thể thức văn bản:
Lê Thánh Tông đã đề ra nhiều quy định về thể thức của văn bản,
nhằm thể hiện quyền uy của hoàng đế và các cơ quan nhà nước, bảo đảm
tính chân thực và hiệu lực pháp lý của các văn bản được ban hành. Đại


Việt sử kí tồn thư chép rằng, năm Quang Thuận thứ 9 (1468), nhà vua đã
chỉ thị cho bộ Lễ bàn định về “quy cách giấy tờ trong dân gian để ban
hành trong cả nước”. Đến tháng 7 năm Hồng Đức thứ 2 (1471), thể thức
về lập bản đồ và văn khế đã được ban hành. Lê Thánh Tông quy định: Kể
từ ngày văn bản có hiệu lực thi hành, mọi bản đồ và văn khế không làm
đúng theo thể thức sẽ không hợp lệ.
Về bản tâu, bản đề là những thể loại đã có từ các triều vua trước,
nhưng chưa được phân định rạch ròi về cách sử dụng, thì nay được xác
định: “các bản tâu bày về phụng mệnh thánh chỉ hoặc tình hình thi hành
của các nha mơn thì gọi là bản đề, cịn tất cả các bản tâu bày về việc công
tư nào đáng phải tâu bày của quan lại các nha môn và của dân chúng thì
gọi là “bản tâu”. Nhà vua cũng đã ra Sắc chỉ ở một số trường hợp cụ thể:
“Khi có lệnh ban ơn thì (quan văn) nhất phẩm được dùng chế, quan võ
nhất phẩm, quan văn tam phẩm được dùng cáo, quan võ tam, tứ phẩm,
quan văn tứ, ngũ phẩm được dùng sắc…”.
Chữ ký và con dấu trong văn bản - hai yếu tố quan trọng nhằm bảo
đảm tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản đã được quy định khá
chặt chẽ. Năm Quang Thuận thứ 7 (1466), Lê Thánh Tông quy định: Văn
bản của các nha môn nếu gặp khi chánh quán khuyết hoặc đi việc quan
vắng thì quan tá nhị thay giữ ấn tín của nha môn ấy. Ngày 5 tháng 9 năm
Hồng Đức thứ 9 (1478), nhà vua đã định lệ ký tên cho các quan thủ lĩnh,
rằng: “các bản tâu và mọi giấy tờ việc quan, quan thủ lĩnh các nha môn
đều phải ký tên vào cuối tờ giấy, không được đứng tên ngang bảng với
các đường quan”. Năm Hồng Đức thứ 14 (1483), Thánh Tông lại ra sắc

chỉ: “Kể từ nay, các bộ có bản tâu và hết thảy cơng văn các việc đều phải
ký tên ở cuối tờ giấy như các quan kinh lịch năm phủ và thủ lĩnh thừa ty
các xứ”. Sắc chỉ ngày 12 tháng 2 năm Hồng Đức thứ 15 (1484) quy định
thêm: “các bản tâu và đề của các nha mơn trong ngồi thì chính viên quan
phụ trách phải ký tên, không được sai lại viên viết chữ ký thay”. Các văn


bản do các cơ quan ban hành đều phải đóng dấu. “Nếu là bản tâu về việc
cơng thì được dùng dấu của nha mơn mình, nếu là bản tấu của những
quan viên, quản sắc nào khơng có con dấu thì đều cho Thông chánh sứ ty
(cơ quan kiểm duyệt và chuyển giao văn bản) xét đóng dấu kiểm vào chỗ
hai tờ giấy đóng liền nhau”.
So với chữ ký thì đóng dấu vào văn bản được các triều đại coi trọng
hơn, xem con dấu là yếu tố thông tin quan trọng nhất để đảo bảo hiệu lực
pháp lý và tính chân thực của văn bản, đồng thời cũng thể hiện quyền uy
của hoàng đế và của cả vương triều. Dưới triều Lê, các con dấu của nhà
vua được đúc bằng vàng và bạc. Theo Đại Việt sử kí tồn thư, vào năm Ất
Mão (1435), vua Lê Thánh Tông đã cho đúc 6 con dấu. Sau khi đúc xong
đã đến Thái miếu làm lễ tế cáo. Các con dấu được sử dụng vào những
mục đích sau:
- Thuận thiên thừa vận chi bảo dùng đóng vào văn bản truyền ngơi.
- Đại thiên hành hóa chi bảo dùng đóng vào các văn bản liên quan đến
việc

đánh

dẹp.

- Chế cáo chi bảo dùng đóng vào các văn bản chế, chiếu.
- Sắc dụ chi bảo dùng khi ra sắc dụ, hiệu lệnh thưởng phạt và các việc

quan
-

Ngự

trọng.
tiền

chi

bảo

dùng

đóng

vào

giấy

tờ,

sổ

sách.

- Ngự tiền tiểu bảo dùng đóng vào các văn bản có nội dung cơ mật.
Luật pháp triều Lê xử phạt rất nặng những vi phạm về thể thức đóng dấu
văn bản, làm dấu giả hoặc dùng dấu giả đóng vào văn bản. Quốc triều
hình luật có tới 4 điều luật quy định về các tội danh này:

- Đóng dấu vào sổ sách cơng bị thiếu sót phạt 80 trượng. Nếu cố ý đóng
gian thì xử phạt nặng hơn: bị biếm chức hoặc bị tội đồ.
- Làm giả con dấu của thái thượng hoàng, hoàng thái hậu, hoàng hậu,
hoàng thái tử và vợ hồng thái tử thì bị tội chém hoặc xử giảo.
- Làm giả con dấu của các nha môn, các quan đại thần, tướng súy và các


con dấu khác thì xử tội dày đi châu xa hoặc châu gần.
- Dùng dấu giả của nhà vua, của quan đóng vào sắc mệnh, văn bằng, sổ
sách hoặc cho người khác mượn để lấy tiền hay đồ vật thì khép vào tội
làm giả, đúc giả.
Lê Thánh Tơng cịn quy định về khổ giấy và loại giấy dùng cho một
số loại văn bản, nhằm phân biệt tính chất và giá trị của các thể loại văn
bản. Chẳng hạn, đối với bản tâu thì phải dùng giấy trúc; cịn khi sao chép
các sắc chỉ của nhà vua phải căn cứ vào tính chất và nội dung văn bản để
dùng khổ giấy thích hợp: “việc lớn thì dùng giấy khổ to, việc nhỏ thì
dùng giấy khổ nhỏ, đều viết vào một tờ, khơng được đóng gộp nhiều tờ”;
khi làm chúc thư, văn khế thì nhất thiết phải dùng giấy lục tơ hạng trung,
còn hết thảy giấy tờ khác phải dùng giấy quan hạng trung. Kể cả giấy làm
phong bì cũng được thể chế hóa: Các nha mơn trong ngồi “nếu có mừng
nhau, tặng nhau, thì phong bì nên dùng loại giấy trung chỉ, khơng được
trang hồng”.
2.2.3. Về soạn thảo văn bản:
Nhà nước phong kiến dưới sự điều hành của Lê Thánh Tông hết sức
coi trọng chất lượng của văn bản. Đòi hỏi các văn bản được soạn thảo và
ban hành không những phải theo đúng các quy định về hình thức mà về
nội dung cần phải chuẩn xác, cụ thể, rõ ràng. Đối với văn bản do nhà vua
ban hành thì càng phải đòi hỏi chặt chẽ hơn. Việc ghi chép, phê duyệt các
sổ sách về ruộng đất, thuế khóa, hộ tịch, quản lý quan chức, kiện cáo
cũng phải đòi hỏi chuẩn xác, trung thực, theo đúng luật lệ ban hành. Bằng

không sẽ bị phạt.
Để đảm bảo yêu cầu về chất lượng của văn bản, Thánh Tông quy
định: Ở các nha môn, đối với những văn bản quan trọng thì quan phụ
trách phải tự mình soạn thảo lấy, rồi giao cho lại viên chép lại. Cịn ở
triều đình, bên cạnh vua có cả một bộ máy giúp việc về công tác văn thư
gồm Hàn lâm viện, Đông các, Trung thư giám và Hồng mơn tỉnh. Hàn


lâm viện gồm những người có học vấn uyên thâm, làm nhiệm vụ giúp nhà
vua soạn thảo chiếu, chế, biểu và các văn bản khác. Đông các được giao
nhiệm vụ sửa chữa các văn bản do Hàn lâm viện soạn thảo và chuyển
sang. Văn khi đã được Đông các sửa chữa thì chuyển sang Trung thư
giám để chép lại. Sau khi sao chép xong thì đưa Hồng mơn tỉnh ( cơ
quan giữ con dấu của nhà vua) để đóng dấu. Đối với các văn bản về ngoại
giao, còn phải đưa cho các triều thần góp ý. Đại Việt sử kí toàn thư chép
rằng: “Về giấy tờ bang giao, Vưa trước hết sai quan Hàn lâm viện soạn
thảo, rồi trao xuống Đông các xem, sau lại đưa cho triều thần xem. Nếu
có ý gì khác thì sửa lại. Vì thế người Minh đều khen rằng nước ta có
nhiều người tài giỏi”.
Hàn lâm viện cũng được bổ sung các vị trí chuyên môn như Thị độc
phụ trách đọc sách, Thị giảng phụ trách việc giải thích, bình luận các văn
bản, Thị thư giữ việc vào sổ các văn thư. Hoạt động của ba cơ quan có
chức năng văn phịng này của nhà vua đã tạo nên một quy trình soạn thảo
văn bản chặt chẽ, vừa phối hợp, vừa kiểm soát nhau nhằm đảm bảo chất
lượng và tiến độ ban hành văn bản của nhà vua và triều đình.
Việc coi trọng cơng tác cơng văn, giấy tờ nói chung, chất lượng văn
bản quản lý nói riêng cịn được thể hiện ở cách thức và yêu cầu về tuyển
chọn đội ngũ quan lại. Soạn thảo chiếu, biểu (các hình thức văn bản do
nhà Vua ban hành) trở thành một trong ba hoặc bốn môn thi của các kỳ
thi Hương và thi Hội (nhằm tuyển chọn nhân tài bổ sung cho đội ngũ

quan lại) mà các sĩ tử đều phải sát hạch . Lại viên (viên chức) làm việc ở
các nha môn phải được tuyển chọn từ những người có học vấn nhất định,
viết chữ đẹp, giỏi làm tính. Sự việc dưới đây mà sử sách cịn ghi lại có thể
minh chứng cho sự quan tâm của Lê Thánh Tông đối với vấn đề này:
Năm Quang Thuận thứ 8 (1467), “Khảo thi và sa thải bọn Đông cung
thị giảng là Vũ Nguyên Tiềm và Tạ Bưu. Vua ngự đến Đông Cung, hỏi
chữ nghĩa hôm nay thế nào, thái tử đem những lời Nguyên Tiềm đã dạy


để trả lời. Vua bèn sai ra ba đề chế, chiếu, biểu bắt bọn Tiềm và Bưu thi ở
Phụng Nghi đường. Bọn Tiềm đều quên lối làm, cả ba bài đều không
thành văn lý. Vua xem xong phê rằng “đáng tởm” và trách quở Lại bộ
Thượng thư Nguyễn Như Đổ, Đông cung quan Trần Phong và Đo ngự sử
đài Trần Xác về tội bảo cử bậy”.
2.2.4. Quy định về chuyển giao và giải quyết văn bản:
2.2.4.1. Chuyển giao văn bản:
Chuyển giao văn bản khâu trung gian giữa việc ban hành và giải
quyết văn bản. Văn bản sau khi đã được hồn thiện và làm xong các thủ
tục ban hành thì phải chuyển đến cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.
Văn bản sau khi đã làm xong thủ tục ban hành, địi hỏi phải chuyển
giao ngay, khơng được để chậm trễ. Quốc triều hình luật quy định: “Đối
với các chiếu, chế, sắc, chỉ không ban ngay ra, chậm 1 ngày thì phạt 50
roi, 3 ngày thêm 1 bậc, chỉ đến tội đồ làm khao đinh (phục dịch trong
quân đội); để chậm trễ những công văn (là giấy tờ về việc quan) một ngày
thì phạt 30 roi, 3 ngày thêm một bậc, chỉ đến tội biếm một tư”. Trong
trường hợp viên quan phụ trách tự tiện sai bảo người đưa văn thư công đi
làm việc riêng, để chậm trễ ngày giờ thì viên quan phụ trách đó cũng bị
xử phạt 60 trượng và bị giáng 2 tư. Đặc biệt, trong lĩnh vực quân sự, nếu
gặp việc khẩn cấp thì phải phi báo, đi qua nơi nào, quan sở tại nơi ấy phải

cấp tốc chuyển ngay, không được chuyển theo lệ công văn thường.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo an tồn và bí mật. Năm
Quang Thuận thứ 2 (1461),Thánh Tông đã ban lệnh đến tận các phủ,
huyện và xã, thơn, cấm các thuộc lại khơng được bóc trộm các văn bản
dán kín, khơng được chia nhau cầm giữ mang về nhà hoặc cho người nhà
truyền nhau sao chép. Điều 566 của Quốc triều hình luật quy định:
“Người mở trộm những cơng văn có niêm phong đóng dấu mà xem thư,
thì xử biếm hay bãi chức; nếu là việc cơ mật thì xử chém; lầm lẫn mà mở


ra xem, thì được giảm tội hai bậc; mở lầm mà khơng xem thì giảm tội ba
bậc; mở trộm những văn thư của nước ngoài gửi đến cũng xử tội như thế.
Luật hình cịn quy vào tội làm trái pháp luật trường hợp “Chiếu chỉ mà
triều đình chưa kịp cơng bố nhưng quan viết chiếu chỉ đã truyền tin tức
cho người ngồi biết hoặc dâng thư mật tâu việc gì mà người tâu lại để
tiết lộ ra bên ngoài”.
2.2.4.2. Giải quyết văn bản:
Giải quyết văn bản là khâu quan trọng trong công tác công văn, giấy
tờ. Bởi đây là công việc có ý nghĩa quyết định đến kết quả thực hiện các
quyết định quản lý của nhà vua và chính quyền các cấp, cũng như kết quả
giải quyết các kiến nghị, đề nghị hoặc tình hình các mặt do cấp dưới đệ
trình. Do vậy nhiều triều đại đã đề ra các quy định cụ thể nhằm phân định
rõ trách nhiệm giải quyết văn bản của từng cơ quan, quan chức và đảm
bảo giải quyết cơng việc được nhánh chóng, kịp thời và chính xác.
Luật hình triều Lê có tới trên 10 điều quy định xử phạt những trường
hợp giải quyết cơng văn, giấy tờ khơng kịp thời, thiếu chính xác, sai
nguyên tắc, với hình phạt từ biếm chức, cách chức đến tội đồ. Đó là:
- Khơng kịp thời sao lục và niêm yết các chiếu lệnh của triều đình.
- Làm trái hoặc thực hiện sai chế, sắc của nhà vua.
- Xé hoặc viết những điều nhảm nhí lên các tờ thơng báo, cáo tị hoặc

trát địi về kiện tụng.
Tiếp nhận tờ tâu nhưng vì sợ kẻ quyền thế hay muốn bao che cho
người thân mà không tâu lên vua tường tận nội dung tờ tâu hoặc dấu diếm
thêm bớt.
- Duyệt sổ dân đinh, chức sắc hay hạng sai dịch mà tự tiện làm chậm
chễ.
- Xử lý văn bản, giấy tờ như xét việc kiện cáo và thuế khóa khơng kịp
thời, đúng hạn để “công thuế bị thiếu”.


- Duyệt sổ hộ khẩu, chức sắc, nha dịch sai lầm khơng báo cáo kịp thời
để cải chính.
- Phê duyệt vào sổ sách, giấy tờ không đúng theo văn bản pháp quy,
tùy tiện theo ý riêng của mình.
- Xét việc khen thưởng và kiện tụng mà không căn cứ vào sổ gốc, chỉ
dựa vào lời khai của đương sự rồi viết văn bản báo cáo lên trên.
- Thăng trật cho cho các quan chức chưa tâu trình lên vua duyệt mà tự
tiện ghi vào sổ sách.
2.2.4.3. Nghiêm cấm làm giả văn bản, giấy tờ:
Phép nước dưới triều Lê Thánh Tông cũng rất nghiêm khắc với những
hành vi dối trá, vi phạm đạo đức và pháp luật. Trong 38 điều luật quy
định về tội gian dối trong Quốc triều hình luật, có tới 12 điều luật quy
định về tội gian dối trong văn bản, giấy tờ. Đó là các tội làm giả tờ chế
của nhà vua, làm giả hoặc thêm bớt vào công văn, làm giả chúc thư, văn
khế, giấy tờ, sổ sách,… Hình phạt đối với những tội này nặng nhất là xử
tử (như tội làm giả tờ chế của vua), nhẹ nhất là bồi thường thiệt hại.
2.2.5. Về lưu trữ văn bản, giấy tờ:
2.2.5.1. Khái quát công tác lưu trữ văn bản, giấy tờ triều Lê:
Triều Lê, một trong những triều đại thịnh trị nhất trong lịch sử phong
kiến Việt Nam, đã có những chế định luật pháp khá chặt chẽ đối với công

tác công văn giấy tờ. Quốc triều hình luật, bộ luật sớm nhất trong lịch sử
phong kiến Việt Nam hiện còn lưu giữ được đến ngày nay, trong 722 điều
thì có đến mấy chục điều nói về công tác này như các quy định về cách
thức soạn thảo công văn giấy tờ, quy định về việc dùng ấn dấu, công tác
bảo mật công văn giấy tờ, việc ban hành và tiếp nhận văn bản... Sách
Thiên Nam dư hạ tập, bộ sách mang tính chất hội yếu, ghi chép các điển
chương chế độ thời kỳ đầu của nhà Lê được biên soạn dưới thời vua Lê
Thánh Tông cũng có những quy định rất rõ ràng về các việc như cấm đệ
trình văn bản trái lệ, cấm tâu trình vượt cấp, quy định về việc chuyển phát


công văn... Tuy đây mới chỉ là những định chế luật pháp cịn khá đơn
giản đối với cơng tác văn thư lưu trữ, nhưng đã bước đầu đánh dấu sự
hình thành những nghiệp vụ chuyên môn của công tác này dưới thời
phong kiến.
Theo Quốc triều hình luật, Điều 195 quy định:
“Những viên thuộc lại ở các sảnh, các viện cố ý giữ các sổ phê, sổ lưu trữ
lâu ngày không trình quan trên để cất vào tủ cơng thì xử phạt 60
trượng…”
- Hạn chế của công tác lưu trữ dưới triều Lê Thánh Tông là vẫn chưa
đặt cơ quan và bố trí quan chuyên trách đối với việc bảo quản và quản lý
tài liệu lưu trữ. Việc không nhận thức được giá trị lịch sử của văn bản,
giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, khơng có
những chủ trương, biện pháp thích đáng để bảo quản và lưu trữ chúng
khiến phần lớn tài liệu hình thành ở triều đại này bị mất mát, thất lạc hoặc
hủy họai ngay từ đương thời.
2.2.5.2. Ưu điểm, hạn chế trong công tác lưu trữ văn bản, giấy tờ:
a) Ưu điểm:
- Đến triều Lê thì văn bản, sổ sách đã được quản lý khá chặt chẽ và bắt
đầu có ý thức giữ gìn sổ sách.

- Đẫ biết sử dụng văn bản, sổ sách vào các mục đích: quản lý ruộng đất,
tuyển quân,thu thuế,… thông qua các sổ duyệt tuyển, sổ hộ tịch..
b) Hạn chế:
- Chưa có ý thức bảo vệ và coi trọng giá trị của các tài liệu.
- Các nghiệp vụ lưu trữ văn bản, giấy tờ, sổ sách chưa hình thành.
- Tài liệu được xếp, bó và và để một cách vô trật tự trên các giá hay nhà
kho và khơng được bảo quản cẩn thận.
- Chưa có sự phân biệt rõ ràng bản chính, bản sao.


- Tài liệu chưa được sử dụng để biên soạn sử và khơng có chủ trương giữ
lại và bảo tồn lâu dài.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG HẠN CHẾ CỦA CÔNG TÁC
CÔNG VĂN GIẤY TỜ DƯỚI TRIỀU LÊ THÁNH TÔNG
3.1. Các giải pháp khắc phục:
3.1.1. Muốn xây dựng một nền hành chính vững mạnh, đảm bảo thực
hiện có hiệu quả nhiệm vụ quản lý đất nước thì cần coi trọng đúng
mức cơng tác cơng văn giấy tờ nói chung, hoạt động ban hành văn
bản quản lý nhà nước nói riêng.
Nền hành chính vững mạnh là nền hành chính có hệ thống pháp luật
hoàn chỉnh, làm nền tảng pháp lý cho mọi hoạt động quản lý, có bộ máy
nhà nước hồn thiện với cơ chế vận hành hợp lý, đội ngũ cán bộ có
năng lực chun mơn và phẩm chất chính trị tốt. Để có một nền hành
chính như vậy, tất yếu cần có sự hỗ trợ đắc lực của văn bản - công cụ để
ban hành pháp luật, xác lập tổ chức bộ máy nhà nước và cơ chế vận
hành của nó, điều hành các hoạt động khác về quản lý nhà nước. Vì lẽ
đó, mà Lê Thánh Tơng khi cải cách nền hành chính đương thời, đều đã
rất coi trọng cơng tác cơng văn giấy tờ nói chung, hoạt động ban hành
văn bản nói riêng.

3.1.2. Cần thể chế hóa cơng tác cơng văn giấy tờ một cách hệ thống,
tồn diện và đồng bộ.
Đây là điều mà công tác công văn giấy tờ dưới triều Lê Thánh Tông
chưa làm được, chỉ khi đến triều Nguyễn thì cơng tác cơng văn giấy tờ đã
được thể chế hóa ở mức độ khá cao, hầu như mọi mặt, mọi khía cạnh của
cơng tác này đều có sự quy định cụ thể của nhà nước.


3.1.3. Cần nhận thức rõ mối quan hệ hữu cơ giữa công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ để đề ra các quy định, biện pháp phù hợp
và hữu hiệu, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ hồn chỉnh tài liệu có giá
trị hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung
chính cho lưu trữ quốc gia. Bởi chúng phản ánh trung thực tổ chức và
hoạt động của bộ máy nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội của đất nước; là nguồn sử liệu gốc có sức hấp dẫn đối với các nhà
quản lý và giới nghiên cứu.
Như các triều đại phong kiến trước Nguyễn, trong đó có vương triều
Lê cũng không làm được điều này, cho nên cái giá phải trả là đã mất đi
hầu hết nguồn di sản văn tự này.
3.1.4. Xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm thể chế về công
tác công văn giấy tờ
Nhìn chung, luật pháp về văn bản, giấy tờ dưới triều Lê Thánh Tông
đều quy định khá cụ thể các hình thức xử phạt đối với những trường hợp
vi phạm. Tùy theo mức độ vi phạm mà bị phạt bằng các hình thức khác
nhau: đánh bằng roi, bằng gậy, biếm chức, lao động khổ sai, lưu đầy, tử
hình. Các biện pháp xử lý này đã có tác dụng thường xuyên nhắc nhở,
cảnh tỉnh quan lại phải trau dồi nghiệp vụ, làm tốt nhiệm vụ về công tác
công văn giấy tờ được giao. Ngày nay, dĩ nhiên chúng ta không thể và
cũng khơng nên áp dụng máy móc biện pháp thời xưa. Nhưng điều đáng

được học tập và kế thừa trong vấn đề này là xử lý nghiêm minh của nhà
nước đối với quan chức vi phạm các thể chế văn bản, giấy tờ - một
phương tiện thông tin quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước.


KẾT LUẬN
Tóm lại, điều đáng lưu ý là hầu hết các loại văn bản quản lý nhà
nước mà các vương triều phong kiến sử đụng đều phỏng theo văn bản
quản lý nhà nước của các triều đại phong kiến Trung Hoa. Tuy nhiên,
ít nhiều đã được cải biến và dùng theo cách của người Việt Nam.
Bên cạnh văn bản quản lý nhà nước, cịn có hệ thống sổ sách, giấy
tờ hành chính, như sổ hộ khẩu, địa bạ, sổ thuế, sổ lý lịch quan lại,…
Đó là những cơng cụ phụ trợ không thể thiếu của hoạt động quản lý
nhà nước. Do nhận thức được tầm quan trọng của văn bản quản lý nhà
nước đối với hoạt động quản lý, nên nhìn chung các vương triều đều
coi trọng cơng tác cơng văn giấy tờ. Đồng thời với việc xây dựng,
củng cố và hồn thiện nền hành chính quốc gia, thì cơng tác này cũng
từng bước dược thể chế hóa. Việc thể chế hóa được tiến hành trên
nhiều mặt:từ chức năng của các loại văn bản, thể thức văn bản, soạn
thảo và ban hành văn bản cho đến việc truyền đạt,tiếp nhận, giải
quyết văn bản, tổ chức bảo quản, lưu trữ và sử dụng văn bản, đào tạo
và tuyển dụng quan chức làm việc về văn bản, giấy tờ.
Thực tế lịch sử cho thấy, triều vua nào quan tâm đến việc xây
dựng và đổi mới nền hành chính nhà nước cũng đều rất coi trọng công
tác công văn giấy tờ. Cùng với việc sử dụng văn bản để ban hành luật
pháp, thể chế hóa nền hành chính nhà nước, đã chú ý tìm cách cải tiến
và hồn thiện cơng tác này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
và đạt các mục tiêu đề ra trong công cuộc cải cách. Minh chứng cho
điều này là phần lớn các quy định mang tính chất luật pháp về văn
bản, giấy tờ dưới thời phong kiến Việt Nam mà sử sách ghi chép đều

được ban hành dưới thời vua Lê Thánh Tông (1460-1497) và thời vua
Minh Mạng triều Nguyễn. Đặc biệt là cuộc cải cách hành chính mà Lê
Thánh Tơng chủ xướng đã góp phần đưa chế độ phong kiến Việt Nam


đến thời điểm cực thịnh, xây dựng đất nước Đại Việt trở thành một
quốc gia hùng mạnh ở Đông Nam Á như nhiều nhà sử học đã đánh
giá. Sự coi trọng và đề cao vai trò của văn bản, giấy tờ của Lê Thánh
Tơng trong q trình thực hiện cải cách hành chính thể hiện ở cả lời
nói, việc làm và đặc biệt là ở hệ thống văn bản mang tính chất pháp
luật đã được ban hành. Có thể nói rằng theo một ý nghĩa nhất định,
thể chế về công văn giấy tờ là tấm gương phản chiếu về nền hành
chính của một triều đại nói chung, một triều vua nói riêng. Nghĩa là
thơng qua luật pháp về lĩnh vực này chúng ta có thể nhận biết nền
hành chính của triều vua đó có được xây dựng, kiện tồn, đảm bảo kỷ
cương, thống nhất và hoạt động có hiệu quả hay không.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đại Việt sử kí tồn thư, tập 1, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998.
2. Đại Việt sử kí tồn thư, tập 2, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998.
3. Đại Việt sử kí toàn thư, tập 4, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 1998.
4. Phan Huy Chú: Lịch triều hiến chương loại chí, tập 1, Nxb. Khoa học
xã hội, Hà Nội, 1992.
5. Phan Huy Chú: Lịch triều hiến chương loại chí, tập 2, Nxb. Khoa học
xã hội, Hà Nội, 1992.
6. Phan Huy Lê chủ biên: Lịch sử Việt Nam, tập 1, Nxb. Đại học và Trung
học chuyên nghiệp, Hà Nội, 1995.
7. Phan Huy Lê: Thiết chế chính trị - di sản và kế thừa, Tạp chí Khoa học
(Đại học Tổng hợp hà Nội), số 2-1993.

8. Quốc triều hình luật, Nxb. Pháp lý, Hà Nội, 1991.
9. Vũ Thị Phụng: Lịch sử Nhà nước và pháp luật Việt Nam, Nxb. Khoa
học xã hội, 1990.
10. Vương Đình Quyền: Thể chế về văn bản, giấy tờ trong nền hành
chính dưới triều Lê Thánh Tơng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1993.
11. Vương Đình Quyền: Vấn đề tuyển dụng thư lại và quan chức làm
công tác văn bản, giấy tờ dưới chế độ phong kiến Việt Nam, Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, số 2-1997.


PHỤ LỤC

Ảnh 2.1. Tượng đồng vua Lê Thánh Tông (nguồn: Wikipedia)

Ảnh 2.2.3. bìa sách Đại Việt sử kí tồn thư - bộ sách đã được Lê Thánh
Tông cho biên soạn và được hoàn thành vào năm Hồng Đức thứ 10.
(nguồn: Wikipedia)