kỹ năng đàm phán và tổ chức cuộ họp

`Chuyên đề 12
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP
CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Biên soạn: TS. Nguyễn Thị La

PHẦN 1. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI CÁN BỘ QUẢN LÝ
TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1. Những vấn đề chung về đàm phán và đảm phán trong cơ quan
hành chính sự nghiệp
1.1. Nhận diện về đàm phán:
Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người mà
hàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giác
khơng kịp có thời gian suy nghĩ đến. Trong lĩnh vực quản lý, đàm phán là một
bộ phận không thể tách rời mang lại thành công hay thất bại cho cá nhân hoặc tổ
chức.
Xét ở góc độ giao tiếp, đàm phán là một dạng đặc biệt của giao tiếp; là
những hành vi và q trình, trong đó các bên tham gia giao tiếp sẽ cùng nhau
tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp trên cơ sở những
nguyên tắc, những quy định của pháp luật để cùng nhau đạt được thỏa thuận và
thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống quản lý cụ thể sao cho
chúng càng gần với lợi ích mong muốn của hai bên càng tốt. Đạt được thỏa
thuận chính là kết quả của sự thành công của các bên tham gia trong đàm phán.
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người
hoặc tổ chức khác. Đó là q trình giao tiếp, cùng nhau bàn bạc những vấn đề có
liên quan giữa một bên là cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước và bên kia – là
dân hoặc tổ chức có những quyền lợi có thể chia sẻ nhằm đi đến một thỏa thuận
thống nhất vì lợi ích của hai bên, của cộng đồng. Đàm phán là những hành vi và
quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những
điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề
1

nào đó trong những tình huống nhất định sao cho chúng càng gần với lợi ích
mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của
các bên tham gia. Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi
tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh
doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một
khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết
lắng nghe, lịch sự, và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng
thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa ra những thơng
tin có vẻ là bí mật đối với người khác. Nhà đàm phán giỏi cũng phải biết tự chế
ngự mình để thơng tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào
chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp
nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan”.
Trong quản lý nhà nước, đàm phán là hình thức được sử dụng khi giữa
nhà nước và cơng dân, tổ chức cần đạt được mục đích nào đó mà lợi ích có liên
quan đến cả hai bên. Mặc dù là chủ thể quản lý và bên kia là đối tượng bị quản
lý hoặc giữa cấp trên và cấp dưới trong tổ chức hành chính nhưng có nhiều tình
huống cần tổ chức đàm phán do chưa có pháp luật điều chỉnh mối quan hệ cụ thể
đó hoặc do làm thiệt hại đến lợi ích của cơng dân hoặc tổ chức mà các bên cần
làm rõ vấn đề để giải quyết.
Đàm phán cũng có thể nhằm thỏa thuận trong khi giữa chủ thể và khách
thể quản lý có những quyền lợi có thể chia sẻ và có cả những quyền lợi buộc
thiểu số phải phục tùng đa số khi lợi ích có mâu thuẫn “trong trường hợp cần
thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã
hội, sức khỏe của cộng đồng” hoặc “khơng được xâm phạm lợi ích quốc gia, dân
tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác” (Hiến pháp năm, 2013). Đàm
phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, khơng giống như cuộc thi chạy, thi
chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng. Nhưng đàm phán
khơng chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kỹ xảo
đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán.

2


Như vậy, để đàm phán thành cơng cần có sự tơn trọng nhau, quan tâm đến
lợi ích của nhau chứ không áp đặt, không dùng quyền lực nhà nước để bắt đối
tượng quản lý thi hành mà khơng tính đến sự hợp lý của các quyết định quản lý
hành chính nhà nước.
Trong thế giới hội nhập, vai trò của đàm phán ngày càng được coi trọng.
Một trong những hình thức quan trọng để giữa các quốc gia tăng cường sự hiểu
biết lẫn nhau thường thông qua những cuộc đàm phán, thương lượng. Đàm phán
để tăng cường sự hợp tác; để cùng nhau phát triển kinh tế; để giải quyết vấn đề
môi trường, ... Kết quả của những cuộc đàm phán như vậy làm dịu tình hình
căng thẳng, thậm chí tránh được những xung đột hoặc một cuộc chiến tranh
không đáng có. Trong các tổ chức hành chính sự nghiệp, việc tiến hành đối
thoại, đàm phán giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan cấp trên và cấp dưới;
là việc làm cần thiết và nó sẽ làm tăng hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan này.
1.2. Đặc điểm của đàm phán và đàm phán trong tổ chức hành chính
sự nghiệp
- Đàm phán khơng đơn thuần là q trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng
lẻ của một bên, mà là q trình đơi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất
qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình.
-Đàm phán khơng phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm
hợp tác” hay “xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó. Đàm
phán khơng phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một cách vơ hạn chế,
mà sẽ có giới hạn lợi ích nhất định.
- Sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không phải được
đánh giá dựa vào mục tiêu dự định của một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều
tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp, như: thực hiện mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan
hệ giữa các bên,… Vì vậy, đàm phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ

thuật.
3


- Trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, đàm phán được diễn ra khi có
một bên đề nghị, kiến nghị giải quyết một hoặc nhiều vấn đề nào đó liên quan
đến lợi ích của mình với bên có liên quan.
- Đàm phán là một hoạt động tự nguyện của hai bên với mục đích ban
đầu chưa thống nhất với nhau; trong quá trình đàm phán các bên được coi ngang
nhau về quyền và nghĩa vụ, khơng có quản lý và bị quản lý; hoạt động đàm phán
diễn ra nhằm đạt mục đích của mỗi bên trên cơ sở tuân theo pháp luật và tơn
trọng lợi ích tập thể, lợi ích quốc gia; đồng thời có tính đến những yếu tố văn
hóa truyền thống tốt đẹp của đất nước.
- Mỗi bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và mong muốn đạt được mục
đích của mình trong đàm phán.
- Đàm phán là thỏa thuận bằng văn bản; nhưng không phải mọi cuộc đàm
phán đều kết thúc bằng thỏa thuận, có những việc được giải quyết ngay tại đàm
phán nếu hai bên nhất trí và thơng qua bằng một biên bản.
- Kết quả mong muốn của đàm phán là cải thiện được tình hình hiện tại
của cả hai bên, làm cho cơ quan hành chính sự nghiệp cung cấp được những
dịch vụ hành chính cấn thiết cho người dân và tổ chức. Kết quả này chưa mang
tính pháp lý mà mới chỉ ở mức thỏa thuận giữa hai bên, nhưng nó có giá trị tham
khảo rất lớn để cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ra quyết định để
giải quyết vấn đề.
1.4. Nguyên tắc đàm phán
Để đàm phán thành công, cần chú ý các nguyên tắc dưới đây:
- Ấn tượng ban đầu:
Không nên dùng quyền lực nhà nước hoặc đối đầu ngay với đối tác đàm
phán bằng những yêu cầu địi hỏi. Trước hết phải tạo ra một khơng khí tin cậy,
dễ chịu bằng chào hỏi, bắt tay và có một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử

chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Sau đó sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm
phán, thương thuyết với đối tác.
4


- Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.
Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua
và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể chủ thể đàm phán . Ít
nhất một phần ba thơng tin được tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu và
cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh
chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi
trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trongcách thể hiện, giọng
điệu và cách nói với những tình cảm chân thành. Cụ thể là:
- Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi
mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
- Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối
tác nói.
- Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.
- Người đàm phán với dân và tổ chức cần phải biết hỏi nhiều thay vì nói
nhiều.
- Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do
đàm phán tới giới hạn nào.
- Ðể tránh cho những hiểu lầm vơ tình hay hữu ý và để tránh nội dung
đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết
luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội
dung đàm phán mới.
- Luôn nhớ áp dụng nguyên tắc hai bên đều thắng (Thắng - Thắng)
Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương
thuyết.
Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu

khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội
dung đàm phán tiếp theo.

5


Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho
nhà thương thuyết luôn ln khơng xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm
phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.
2. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN: Để đàm phán đạt hiệu quả, chủ thể đàm
phán cần thực hiện theo 3 bước theo những cách thức sau:
2.1. Chuẩn bị đàm phán:
a). Đánh giá tình hình, thu thập thơng tin về đối tác về những nội dung:
- Tìm hiểu mục đích của đối tác; Xác định nhu cầu, mong muốn của đối
tác;
- Mặt mạnh và mặt yếu của mỗi bên;
- Ai đại diện đàm phán, trình độ văn hóa, thái độ chính trị của người đó;
- Luật pháp và tập qn;
- Tình hình trong nước và quốc tế về vấn đề sẽ đàm phán.
- Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng
yếu tố thời gian để gây sức ép.
b) Đề ra mục tiêu:
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu
tố như:
Tính pháp lý, tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả, hiệu quả và chi phí,
mức độ chấp nhận có thể lựa chọn:
+ Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
+ Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
+ Một mục tiêu trọng tâm- cái mà ta thực sự mong muốn được giải
quyết…

c) Chuẩn bị nhân sự

6


+ Ngoài những thành viên trong những cuộc đàm phán, tiếp dân được quy
định trong các văn bản; lựa chọn thành viên trong đồn đàm phán cần đúng
chun mơn với vấn đề cần giải quyết, có kinh nghiệm trong đàm phán;
+ Tự đánh giá, hiểu các thành viên tham gia đàm phán cả hai bên, hiểu
được tính cách của mỗi người trong cả hai bên tham gia đàm phán.
d) Lựa chọn chiến lược, chiến thuật trong đàm phán
- Lựa chọn kiểu chiến lược
+ Chiến lược “Cộng tác” hay hai bên đều thắng (thắng – thắng)
Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng
vẫn giữ được quan hệ giữa nhà nước với tổ chức hoặc cá nhân và đảm bảo cả 2
bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành
động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà cịn đại diện cho
lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử
dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là cách giải
quyết mang tính cộng tác mà nó địi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắngthắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo.
* Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:
+ Giải quyết mối quan hệ lợi ích lâu dài giữa nhà nước và công dân trên
cơ sở pháp luật và lợi ích của tập thể, nhà nước lên trên lợi ích cá nhân;
+ Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.
+ Cần sự cam kết để giải quyết cơng việc.
+ Mong muốn xây dựng, duy trì mối quan hệ giữa dân và nhà nước.
* Chiến lược “Thỏa hiệp”
Khi nhận thấy một giải pháp khó đạt được kết quả “thắng-thắng”, người
đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần
nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự

thuyết phục và lơi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số
cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lịng cả 2 bên.Tình thế
7


thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ítthua ít”.
Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:
+ Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được.
+ Mối quan hệ là quan trọng nhưng khơng thể hịa giải.
+ Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích
duy nhất.
+ Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.
+ Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.
+ Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ khơng có giải pháp nào khác.
* Chiến lược “Hịa giải”
Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua - thắng”, mà quan điểm của người
đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng khi nhận ra sự bất hợp lý trong
các quyết định hay vấn đề đang tiềm ẩn nguy cơ xung đột lớn hơn. Giải quyết
đàm phán đồng thời cần kiến nghị với cơ quan/người có thẩm quyền có những
giải pháp tiếp theo.
Chiến lược “Hồ giải” sử dụng tốt nhất khi:
+ Nhận thấy mình sai.
+ Mong muốn được xem là người hiểu biết.
+ Vấn đề được giải quyết có tầm quan trọng hơn đối với sự ổn định lâu
dài.
+ Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau.
+ Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu.
+ Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn.
* Chiến lược “Kiểm soát” hay chiến lược “Thắng – thua”
Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần

thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích giải quyết vấn đề mà mình đại diện,
8


cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được giải quyết như là một lời tuyên bố
thắng, cần thắng bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người
đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan
điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.
Chiến lược “Kiểm sốt” sử dụng tốt nhất khi:
+ Hành động nhanh chóng, dứt khốt là vấn đề sống cịn (như trường hợp
khẩn cấp).
+ Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường.
+ Biết mình đúng.
+ Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.
* Chiến lược “Tránh né” hay chiến lược “Thua – Thắng:.
Người đàm phán xem xét xung đột là vấn đề phải tránh xa bằng mọi giá.
Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng
cho các bên liên quan. Mục đích của các bên khơng được đáp ứng, mà cũng
khơng duy trì được mối quan hệ. Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để
hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một
tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong
đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia
thắng trong danh dự.
Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:
+ Những vấn đề khơng quan trọng.
+ Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.
+ Khơng có cơ hội đạt được mục đích khác.
+ Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.
+ Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ.
+ Cần thời gian để thu thập thêm thông tin.

2.2. Mở đầu đám phán
9


a) Tạo khơng khí đàm phán:
Nếu xuất phát từ góc độ có lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được
một bầu khơng khí tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác.Cố gắng xây dựng một
mối quan hệ tốt với phía bên kia ngay từ giây phút gặp mặt,dù đã biết hoặc
khơng biết họ trước đó. Một vài câu chuyện "xã giao" ban đầu sẽ là những cầu
nối làm quen có hiệu quả trong hồn cảnh này
b) Lập chương trình làm việc:
Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập
ra chương trình làm việc nên được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để có
thời gian chuẩn bị.
Tuy nhiên chương trình làm việc vẫn có thể đàm phán thay đổi lại.
2.3. Tiến hành đàm phán
a) Đưa ra những đề nghị ban đầu:
Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban
đầu của hai bên vì một số lí do sau:
+ Nó truyền đạt thơng tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận
thức của bên kia và những vấn đề bất đồng.
+ Nó có khả năng tiếp tục tạo bầu khơng khí trong đàm phán.
+ Nó có thể được sử dụng để các bên thăm dị tình hình của phía bên kia
trước khi đưa ra quyết định của mình.
+ Nó có thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán.
+ Cần phải tính tốn để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi có thể
thỏa thuận.
+ Lợi ích thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với
những mất mát thể diện do phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại lớn trong đàm
phán.

b) Tạo sự hiểu biết giữa các bên:
10


- Đặt câu hỏi
Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán:
+ Thu thập thông tin nhất định.
+ Đưa ra thơng tin.
+ Làm cho phía bên kia chuyển hướng.
+ Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận.
+ Thu hút sự chú ý.
Loại câu hỏi:
+ Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên
quan.
+ Câu hỏi thăm dị để gợi thêm ra những thơng tin.
+ Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận
được những câu trả lời đơn giản là có và không.
+ Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề
nhất định.
Kỹ thuật đặt câu hỏi:
+ Không đặt nhiều những câu hỏi đóng trừ khi khơng cần thiết.
+Đặt câu hỏi u cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời
bằng giải pháp.
+ Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính với thái độ bình tĩnh.
+ Nếu định lấy thơng tin khó, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng
trước để đối tác thoải mái, sau đó mới đặt câu hỏi chính.
Im lặng:
Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa:
+ Buộc bên kia tiếp tục phát biểu.
+ Báo hiệu rằng mình đã nói đủ.

11


+ Thể hiện những bất bình hoặc khơng chấp nhận những quan điểm của
bên kia.
+ Thể hiện một sự thất vọng.
+ Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói cịn có tác
dụng thu hút sự chú ý của bên kia.
+ Im lặng còn thể hiện sự miễn cưỡng.
Lắng nghe:
Lắng nghe trong đàm phán để:
+ Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên
kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn.
+ Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của
bên kia.
+ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi
và nhu cầu của bên kia…) để đoán được sự trung thực trong lời nói của phía bên
kia.
+ Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa.
Muốn lắng nghe có hiệu quả cần:
+ Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng.
+ Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe.
+ Bộc lộ thái độ chia sẻ.
+ Sử dụng những câu từ, bôi trơn.
+ Hãy lắng nghe cả cách nói.
+ Khơng cắt ngang.
+ Khơng phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt.
+ Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra
lại tính chính xác hoặc để cơ đọng lại.
+ Khơng vội phán quyết.

12


+ Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ.
+ Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo.
+ Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản.
Nhượng bộ:
Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó một bên đàm phán đã
giữ và bảo vệ một cách công khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và ln
được trơng đợi trong đàm phán.
Trước khi đưa ra nhượng bộ:
Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề:
+ Có nên thực hiện bây giờ hay khơng?
+ Nên nhượng bộ bao nhiêu?
+ Sẽ được trả lại cái gì?
Kỹ thuật nhượng bộ:
+ Nhượng bộ nhỏ.
+ Nhượng bộ có điều kiện.
+ Nhượng bộ có lý do.
+ Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng.
Thuyết phục:
+ Hướng về người ra quyết định.
+ Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận.
+ Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận.
+ Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3.
+ Khuyên bảo và gợi ý:
+ Giữ thể diện cho bên kia.
c) Một số kỹ thuật trong đám phán:

13

Đàm phán luôn là một đề tài hấp dẫn nhưng cũng gây nên rất nhiều vấn đề
với mọi người. Trong đàm phán, mỗi bên không thể chỉ đứng trên lập trường và
lợi ích của mình mà cịn phải nhìn từ phía đối tác để có thể tạo nên một cuộc
đàm phán thành cơng mà các bên cùng có lợi, tức là áp dụng nguyên tắc hai bên
đều thắng (Thắng-Thắng). Để làm được điều này cần lưu ý một số điểm dưới
đây:
- Thống nhất về các điều khoản và phạm vi của tranh chấp:
Rất nhiều cuộc đàm phán không thành công bởi vì khi bắt đầu cuộc đàm
phán các bên liên quan đã không dành thời gian để xác định rõ những điểm mà
họ không đồng ý. Rất thường xuyên, các bên sẽ nhanh chóng đạt được lợi thế về
phía vị trí trên những gì họ thấy vấn đề chính được, nhưng trước khi có thỏa
thuận thực sự dựa trên vấn đề đang bị đe dọa, khơng có thỏa thuận thực sự nào
là có thể. Để nâng cao kỹ năng đàm phán trong trường hợp này cần phải:
+ Xác định điểm mà tất cả các bên đồng ý và không đồng ý - các điểm
đồng thuận chính trở nên rõ ràng và phạm vi của thỏa thuận có thể minh bạch
hơn.
+ Khám phá lĩnh vực có thể thỏa thuận – tạo nên một trạng thái cân bằng
hơn trước khi tất cả các bên tiến xa hơn.
Xác định phạm vi tranh chấp – mỗi bên sẽ bắt đầu kiểm soát tốt hơn hơn
q trình đàm phán sau đó.
- Cùng chia sẻ thơng tin về vấn đề đàm phán.
- Nhìn mình từ Quan điểm của phía Đối tác:
"Đồng cảm" với đối tác khơng có nghĩa là mềm yếu, hay ủy mị - nó có
nghĩa là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác, để nhìn vấn đề từ quan
điểm của họ. Các quyết định quản lý khi biết đặt mình vào đối tượng bị quản lý
sẽ có tính hợp pháp và hợp lý cao hơn.
Sự đồng cảm khơng địi hỏi "sự cảm thơng", nó chỉ địi hỏi sự hiểu biết.
Mỗi bên có thể đồng ý hoặc khơng đồng ý với bất cứ điều gì mà phía bên kia

14


thấy hay tin, nhưng biết đặt mình vào hồn cảnh của đối tượng bị quản lý sẽ
thực sự hiểu rõ hơn. Bằng sự hiểu biết nó, mỗi bên sẽ có lợi thế trong việc biết
làm thế nào để trình bày những gì mình tìm kiếm như là một kết quả công bằng
trong các điều khoản mà các bên kia sẽ có thể chấp nhận và hiểu, chứ khơng
phải sự sợ hãi trong đó.
- Nhìn Đối tác từ quan điểm của chính họ, cố gắng hiểu họ:
Muốn dẫn dụ ai làm việc theo ý ta, chỉ có cách là làm cho người ấy phát
khởi cái ý muốn làm việc đó (Dale Carnegie). Tài ứng xử là khả năng nhìn thấy
những người khác khi họ nhìn thấy mình để thuyết phục họ; định hướng hành vi
của họ theo mình. Để làm được điều này là những yêu cầu của mình được thuyết
phục hợp với sở thích với đối tác và chỉ cho họ cách đạt được sở thích đó đúng
luật.
- Hãy ln nở nụ cười, làm cho bầu khơng khí đàm phán thân thiện, bình
đẳng.
- Hãy chân thành, và chấp nhận sự thực một cách đúng đắn.
- Đừng để cảm xúc chi phối, phải thật sự khách quan.
- Vận dụng kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong đàm phán; biết khen ngợi đối
tác đúng lúc, tôn trọng ý kiến của họ; đừng chê bai và phê phán họ trước đơng
người.

- Tìm một số mục tiêu, tiêu chuẩn công bằng mà các bên có thể đồng ý.
Tránh nêu ngay từ đầu đàm phán những quan điểm mà hai bên còn chưa thống
nhất (bất đồng), mà nên khơi gợi những vấn đề mà cả hai bên dễ dàng đồng ý.
Cần chứng minh rằng, mục đích của hai bên mong muốn đạt được trong đàm
phán là giống nhau, chỉ có phương tiện đưa đến mục đích giải quyết vấn đề cịn
khác biệt cần tháo gỡ.

15


Chủ động đề xuất sớm một số tiêu chuẩn công bằng dựa vào đó bất kỳ
giải pháp cuối cùng nào cũng có thể được đánh giá. Bàn với đối tác về việc mình
muốn đi đến một giải pháp cơng bằng nhằm tối đa hóa kết quả cho cả hai bên,
và đề xuất một số tiêu chuẩn để các kết quả có thể đánh giá được.
- Chớ hứa những điều gì mà mình khơng làm được (khơng đúng thẩm
quyền, chưa xin ý kiến cấp trên...).
- Có thể đưa ra vài phương án giải quyết vấn đề khác nhau và phân tích
mỗi phương án được cái gì và chưa được cái gì trong khuôn khổ của pháp luật;
đồng thời chỉ cho đối tác biết những hậu quả sẽ ra sao nếu những thiện chí đúng
luật đó khơng được thực hiện. Với những đối tác hiểu biết pháp luật chưa đầy đủ
thì phương pháp này thường đem lại hiệu quả tốt.
d) Phá vỡ bế tắc trong đàm phán:
- Bế tắc có thể xảy ra bởi một số nguyên nhân sau:
+ Chưa hiểu biết lẫn nhau.
+ Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau.
+ Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập
trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại.
+ Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia
xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ.
- Xử lý bế tắc trong đàm phán:
+ Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm
những lựa chọn bổ sung. Có thể có một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra:
+ Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích.
+ Thơng báo cho phía bên kia về hậu quả nếu khơng đạt được một giải
pháp nào cả.
+ Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả hai bên có
thể thỏa thuận.

16


+ Nhượng bộ một điểm nào đó khơng quan trọng.
+ Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại
sau đó. Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ sung.
- Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông
báo cho đối tác biết về việc này.
+ Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành động như là một
người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài.
2.4. Kết thúc đàm phán;
Khi cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu, có
thể kết thúc bằng những cơng việc sau:
a) Hồn tất thỏa thuận:
Để tránh những sự bất ngờ khó chịu, trước khi ngừng vòng đàm phán cuối
cùng:
- Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thỏa thuận.
- Tự hỏi những câu hỏi: Ai đạt được bao nhiêu? của cái gì? khi nào?
- Lập thỏa thuận thành văn bản.
b) Rút kinh nghiệm:
Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau:
- Mình có hài lịng với kết quả của cuộc đàm phán không?
- Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất?
- Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao?
- Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán
nhất?
- Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán?
- Mình đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận
này nhất?
17

- Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng nó tốt hơn
khơng?
- Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều nhất?
- Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị khơng? Điều gì xảy ra với
chúng?
- Mình đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn dấu và những vấn đề có liên
quan đến bên kia khơng? Phía bên kia liệu có hiểu mình khơng?
- Sự chuẩn bị của mình có thích đáng khơng? Nó ảnh hưởng đến đàm
phán như thế nào?
- Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến
và lý lẽ của mình như thế nào?
- Những điểm cơ bản nào mà mình học được từ cuộc đàm phán này?
Mình sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?
3. Những lỗi thơng thường trong đàm phán
Trong q trình đàm phán, các bên thường gặp những lỗi dưới đây:
- Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn
- Khơng biết bên đối tác ai là người có quyền quyết định
- Khơng biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào
- Bước vào đàm phán với mục đích chung chung
- Khơng đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị
- Khơng kiểm sốt các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian
và trật tự của các vấn đề
- Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước
- Từ bỏ khi cuộc đàm phán khi thấy nó dường như đi đến chỗ bế tắc
- Không biết kết thúc đúng lúc
4. Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường khi đàm phán
- Khơng ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe
18

- Đặt các câu hỏi mở có mục đích dể tạo sự hiểu biết
- Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tích cực
- Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ
- Lập một mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán
- Tóm tắt nội dung đàm phán thường xuyên
- Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu
- Tránh dùng những ngôn ngữ yếu
- Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả hai bên để đi
đến thỏa thuận
- Tránh chọc tức bên kia;
- Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình.
- Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá
nhân.
5. Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại
- Nói quá nhỏ:
Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác khơng tập trung và có thể
dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm
hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp
thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.
- Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác không thiện
cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối
tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy
cho đối tác.
- Khơng có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng có kế hoạch cụ thể
định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung,
lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm
phán.
19

- Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm
phán với đối tác:
Giống như cuộc họp không được chuẩn bị nội dung cho các đại biểu; điều
này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại
với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía đối tác cử nhầm
người ra đàm phán vì khơng rõ nội dung sẽ đàm phán.
- Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:
Nếu đối tác nói q nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt
ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung
chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để
làm mục đích khác như kích động, lơi kéo người tiêu cực...
- Ðưa hết tất cả thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi
đàm phán:
Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu
mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của
mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng
đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" các thơng tin trước khi bị thuyết
phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
- Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác:
Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay
nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì
vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý
lẽ thơng tin của mình.
- Khơng chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:
Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi khơng thể có những
linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, khơng chỉ gây thất
bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước
thất bại cho cả những lần đàm phán sau.

20


- Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác:
Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, giao tiếp một chiều; dạy bảo
đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán.
Khơng nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu
cho đối tác
6. Sáu quy tắc trong đàm phán:
Việc hiểu sâu sắc các nghi thức ở bàn đàm phán có tầm quan trọng đối với
các nhà quản lý các tổ chức hành chính sự nghiệp. Những tính cách được đánh
giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh.
Một cử chỉ hoặc lời nói khơng thích hợp có thể phá hỏng kết quả của buổi đàm
phán quan trọng. Vậy chúng ta cần nắm vững một số quy tắc trước một cuộc
đàm phán để nắm chắc kết quả; đó là:
Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của
tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác, phải biết ai thực sự là
người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều
nhất. Nhiều khi, đó khơng phải là trưởng đồn mà là người lãnh đạo bộ phận có
liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên,
sẽ chỉ định những thành viên trong phái đồn của mình.
Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp
Khơng có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là
nên tổ chức vào buổi sáng. Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2
tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất
30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê,
bánh kẹo.
Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán

21


Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng
phải được sự đồng ý của khách mời.
Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”
- Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ
thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
- Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối
diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để
tiện ra hiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà.
- Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen.
Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp mà đút ngay
vào túi hoặc ví mà cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi.
- Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, nên
đặt trước mặt mỗi người một bảng tên để tiện giao tiếp.
- Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là
“cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm
giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
- Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Khơng nên vươn người
sang phía khơng gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà
chưa được phép.
- Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.
- Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong
phái đồn đối tác cũng nên như vậy.
- Nếu muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, phải được sự đồng ý
của phía đối tác.
Quy tắc 5: Cách trang phục
Con người khi gặp nhau, họ quan sát đầu tiên là đôi mắt; thứ hai là cách
trang phục; do vậy, ăn mặc đúng cách sẽ làm tăng hiệu quả đàm phán.

Cách trang phục của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp.
22


Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng nên trang phục trang trọng và lịch
sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay
một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với
quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, khơng
mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các
đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ
- Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện.
Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.
- Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên
giữ một bộ mặt lạnh băng. Khơng nên nói to q, nhưng cũng khơng nên nói
nhỏ đến mức thì thầm.
- Khơng nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những
vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi có thể khen bộ
com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn.
- Nên giữ bầu khơng khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện
những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp ơng/bà”, hoặc “Cảm ơn vì
ơng/bà đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”.
- Khơng nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố
mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời
người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên
giữ thái độ im lặng.
- Khơng nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự
đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “khơng” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý
do mà đối tác có thể chấp nhận được.
- Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế

nào?”...

23


- Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bản
thân khơng thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi
đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng
đồn của cả hai phía.

24


Phần 2. KỸ NĂNG TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA NGƯỜI LÃNH
ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỘI HỌP
1.1. Khái quát chung về hội họp
Hội họp là một hoạt động phổ biến trong đời sống hàng ngày cũng như
trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng
trong đời sống cộng đồng – nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Hội họp là một hình thức của hoạt động của các tổ chức hành chính sự
nghiệp, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó, thủ trưởng cơ quan
trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải
quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của
pháp luật.
Đây là một trong những hoạt động chủ yếu của các cơ quan, tổ chức nói
chung và của lãnh đạo, quản lý các tổ chức hành chính sự nghiệp nói riêng.
a) Mục đích của việc hội họp.
Tổ chức cuộc họp được coi là một trong những phương thức để người

lãnh đạo, quản lý thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lí của mình nhằm phát huy
năng lực của từng thành viên, huy động trí tuệ của tập thể để thực hiện nhiệm vụ
chung, thực hiện các quy trình, thủ tục quản lý, phối hợp và tạo điều kiện cho
các thành viên thực hiện tốt nghĩa vụ, quyền lợi trước tập thể và giải quyết các
nhiệm vụ cụ thể do thực tiễn đặt ra.
Việc tổ chức họp của lãnh đạo, quản lý của tổ chức hành chính sự nghiệp
nhằm các mục đích cụ thể sau:
- Phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.
- Thực hiện các quy chế cơng khai, dân chủ, khai thác trí tuệ tập thể, tạo
sự phối hợp chặt chẽ trong công việc, phát huy sự tham gia rộng rãi của nhân
viên vào công việc của cơ quan, đơn vị.
25