Siết chặt kiểm soát - lợi hay thiệt?

Siết chặt kiểm soát - lợi hay thiệt?
Đã bao giờ bạn chứng kiến tổ chức của mình chỉ tăng cường kiểm soát và
ban hành hàng loạt các quy định cấm đoán, ngăn chặn việc này việc kia khi
sự đã rồi? Ở trong thế "mất bò mới lo làm chuồng", họ thường "nhanh nhảu"
ngăn ngừa nguy cơ tái diễn việc xấu bằng nhiều biện pháp chẳng hạn như
giới hạn quyền hành chỉ cho một số người hay siết chặt việc kiểm soát.

Mặc dù các biện pháp ứng phó này có thể ngăn chặn những tình huống
tương tự tái diễn trong tương lai (nghĩa là họ sẽ không thất thoát tài sản do
những sơ hở như trước nữa) nhưng các biện pháp kiểm soát theo kiểu ứng
phó như vậy thường chỉ gây ra sự rắc rối, nhầm lẫn và dẫn đến những chi phí
không cần thiết. Thậm chí, chưa tính đến chuyện, các biện pháp kiểm soát
mới sẽ chẳng có tác dụng ngăn chặn những tình huống xấu xảy ra theo hình
thức mới.
Chính vì vậy, để chuẩn bị kỹ càng hơn, các tổ chức cần định kỳ rà soát và
kiểm tra các biện pháp ứng phó với những vấn đề phổ biến vốn được áp
dụng chỉ sau khi sự cố đã xảy ra:
1. Các biện pháp kiểm soát cứng nhắc với những vấn đề đòi hỏi sự linh
hoạt
Những ai đã từng đáp chuyến bay muộn đặc biệt trên các hành trình đến Mỹ
chắc chắn đều chứng kiến sự gia tăng không ngừng của các hàng rào an ninh
do nhà chức trách Mỹ dựng lên ở sân bay và trên máy bay. Chẳng hạn, ngay
khi lên chuyến bay từ Canada tới Mỹ, tôi đã phải trải qua thêm ba cửa soi
chiếu ở ba khu vực khác nhau. Ủy ban an ninh vận tải Hoa Kỳ đã dựng thêm
ba bước kiểm tra này cùng với những khâu sẵn có từ trước.
Tuy nhiên, bất chấp các biện pháp kiểm soát ngặt nghèo của nhà chức trách,
các vụ tấn công mới dưới những hình thức mới vẫn tiếp diễn. Kết quả là, các
bên cung ứng biện pháp tăng cường an ninh cùng hàng loạt chuyên gia công
nghệ và hãng hàng hàng không lại cùng nhau ngồi lại, tìm ra các biện pháp
kiểm soát an ninh chặt chẽ hơn, có tốc độ xử lý nhanh lẹ hơn và hiệu quả
hơn. Khi không thể nghĩ ra thêm biện pháp nào khác, họ chỉ còn biện pháp

kiểm soát duy nhất là không cho ai bay nữa.
2. Chi phí kiểm soát còn lớn hơn khi thả nổi
Vài năm trước, một nhà máy đã tuyển các kỹ sư vận hành máy tiện tốc độ
cao. Khi găng tay của những người kỹ sư bị mòn, để đổi được đôi găng tay
mới và tiếp tục làm việc thì họ phải tắt máy, đi sang một tòa nhà khác, điền
thông tin vào đơn và xuất trình găng tay cũ với một người thủ kho. Khi được
hỏi vì sao lại áp dụng quy trình như vậy, người ta nói trước đây họ đã bị thất
lạc một số hộp găng tay vì vậy họ áp dụng quy trình này cũng chỉ cốt giảm
thiểu mất mát.
Tuy nhiên, mới thoáng qua cũng thấy cách tính toán này vô hình chung lại
làm giảm năng suất và khiến những người kỹ sư nọ cảm thấy mình không
được tin tưởng. Tóm lại, chi phí mất đi để ngăn chặn tình trạng thất thoát
găng tay còn lớn hơn rất nhiều so với tất cả số găng tay có thể bị mất.
3. Biện pháp kiểm soát được áp dụng đại trà bất kể có cần thiết hay
không
Một lỗi phổ biến tiếp theo với các biện pháp kiểm soát sau khi sự đã rồi là
chúng thường được dùng như những công cụ giám sát đối với tất cả mọi
người, ở mọi nơi cho dù vấn đề thực tế chỉ xảy ra trong phạm vi hẹp. Đề cập
tới trường hợp này không thể bỏ qua điều luật Sarbanes Oxley [1], một hệ
thống các quy phạm pháp luật được quy định cặn kẽ là điều cốt yếu để bảo
đảm minh bạch tài chính và ngăn chặn các hoạt động gian lận nhưng nếu áp
dụng nó vào mọi loại hình kinh doanh trong khi những hoạt động này vốn
rất trung thực và vẫn luôn nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật dù có Sarbanes
Oxley hay không thì quả là điều đáng bàn.
Mọi tổ chức đều có những quy trình và chính sách kiếm soát của riêng mình
bao gồm cả những quy định được người ta đề ra sau khi sự việc đã xảy ra.
Những quy định như vậy vốn ra đời nhằm ngăn chặn những sự cố tương tự
sẽ xảy ra trong tương lai. Nhưng nếu không định kỳ rà soát và đánh giá, cân
đối chi phí và lợi ích từ việc thực hiện các quy trình này thì bạn có nguy cơ
gây ra phiền hà nhiều hơn là tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Hãy ngay lập tức xem xét lại các biện pháp kiểm soát mà tổ chức của mình
đang áp dụng. Liệu các biện pháp đó có còn mang tính tích cực hay không?

Bài viết của Ron Ashkenas trên Harvard Business Publishing
[1] Điều luật Sarbanes-Oxley(gọi tắt là SOX) được thông qua năm
2002 còn được biết đến là "Điều luật về Cải Cách Hoạt Động Kế Toán của
Các Công Ty Đại Chúng và Bảo Vệ Nhà Đầu Tư và Điều Luật về Nghiệp
Vụ và Trách Nhiêm Kế Toán Kiểm Toán của Công Ty". Điều luật này ra đời
sau khi một loạt các vụ bê bối tài chính của nhiều tập đoàn trong đó có
Enron, Tyco International, Adelphia, Peregrine Systems và WorldCom bị
phanh phui. Những vụ gian dối này đã làm thiệt hại hàng tỷ đô la của các
nhà đầu tư sau khi giá trị cổ phiếu của các tập đoàn này bị lao dốc không
phanh và ảnh hưởng sâu sắc đến niềm tin của giới đầu tư đến thị trường
chứng khoán Mỹ.